Richtlinie

zur Beschaffung von

Lieferungen und Leistungen

im

Karlsruher Institut für Technologie (KIT)

(Beschaffungsrichtlinie - BeRil -)

Stand: 15. Dezember 2011

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Inhalt

I. Vergabearten und Zuständigkeiten

1. Allgemeines

2. Grundsatz

3. Geltungsbereich

4. Vergabearten 4.1 Öffentliche Ausschreibung / offenes Verfahren

4.2 Beschränkte Ausschreibung / nicht offenes Verfahren

4.3 Freihändige Vergabe / Verhandlungsverfahren

5. Zuständigkeiten

5.1 Zentrale Beschaffung durch die Dienstleistungseinheit Einkauf, Ver-kauf und Materialwirtschaft (EVM)

5.2 Dezentrale Beschaffung

5.2.1 Beschaffungen < 4.200 € (ohne USt.), die finanztechnisch dem Uni-versitätsbereich zuzuordnen sind

5.2.1.1 Berechtigte Personen

5.2.1.2 Vier-Augenprinzip

5.2.1.3 Zeichnungszusatz

5.2.1.4 Einhaltung des öffentlichen Vergaberechtes

5.2.1.5 Honorarverträge

5.2.1.6 Verträge mit Mitarbeitern/innen des KIT

5.2.1.7 Kontierungsblatt / Wareneingang

5.2.1.8 Gefahrstoffe

5.2.2 Beschaffungen der Dienstleistungseinheit KIT-Bibliothek (BIB)

5.2.3 Beschaffungen der Dienstleistungseinheit TID-Dienste (TID-DGT)

5.2.4 Beschaffungen des Instituts für Meteorologie und Klimaforschung, Institut für Umweltforschung (IMK-IFU)

5.2.5 Beschaffungen des Helmholtz-Instituts Ulm (HIU)

5.3 Abrufe aus KIT-integrierten elektronischen Katalogen

6. Zeichnungsrichtlinie für Beschaffungen

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II. Beschaffungsverfahren / Auftragsabwicklung / Beratung

1. Beschaffungsverfahren

1.1 Elektronische Anforderungen an Lieferungen/Leistungen durch die Bedarfsträger im SAP-SRM (Supplier Relationship Management)

1.2 Begründung der Notwendigkeit der Beschaffung

1.3 Leistungsspezifikation durch die anfordernde Organisationseinheit

1.4 Prüfung der Finanzierungsvoraussetzungen für den Großforschungs-bereich (Etatkontrolle)

1.5 Durchführung der Ausschreibung

1.5.1 Ausschreibungen / Angebotseinholungen / Bewerber-/ Bieterauswahl

1.5.2 Wertgrenzen bei Beschaffungen von Lieferungen und Leistungen (ausgenommen Bauleistungen)

1.5.3 Wertgrenzen bei Beschaffungen von Bauleistungen für den Großfor-schungsbereich

1.5.4 Auswertung der Angebote / Vergabeverhandlungen / Dokumentation

1.5.5 Zustimmung zur Durchführung von Beschaffungen > 50.000 €

1.5.6 Zustimmung zu Investitionen für den Universitätsbereich > 250.000 €

1.5.7 Entscheidung über die Auftragsvergabe

1.5.8 Informationspflichten

1.5.9 Auftragsänderungen / Nachträge

1.5.10 Schnellbeschaffungsdienst

2. Auftragsabwicklung

3. Beratung

III. Inkrafttreten IV. Anlagen

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I. Vergabearten und Zuständigkeiten

1. Allgemeines

Das KIT ist eine rechtsfähige Körperschaft des öffentlichen Rechts und zugleich staatliche Einrichtung. Das KIT erfüllt seine Aufgaben jeweils in den rechtlich un-selbstständigen Bereichen Universität (Universitätsbereich) und Großforschung (Großforschungsbereich). Im Rahmen der durch das KIT-Zusammenführungsgesetz eröffneten Möglichkeiten und unter Beachtung der sich aus den Artikeln 91b Abs.1 und 143 c GG ergebenden Bedingungen schafft sich das KIT die zur Erfüllung sei-ner Aufgaben geeigneten Strukturen und Abläufe. In dieser Form ist das KIT Öffent-licher Auftraggeber im Sinne des § 98 Nr.2 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbe-schränkungen (GWB).

Die folgenden Bestimmungen regeln verbindlich die Beschaffungen des KIT. Die aufgeführten Wertgrenzen sind, soweit nicht ausdrücklich anderweitig gere-gelt, Nettowerte, d. h. beinhalten nicht die Umsatzsteuer.

2. Grundsatz

Bei der Vergabe öffentlicher Aufträge sind die allgemeinen Vergabegrundsätze zu beachten, insbesondere:

- der Wettbewerbsgrundsatz,

- das Gleichbehandlungsgebot,

- das Nichtdiskriminierungsgebot,

- das Transparenzgebot sowie

- das Gebot der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit (§ 55 BHO, § 55 LHO).

Beschaffungen haben grundsätzlich schriftlich zu erfolgen. Bei allen von den zu-ständigen Mitgliedern des erweiterten Präsidiums zu genehmigenden Beschaf-fungsanträgen haben die Anforderer im Großforschungs- und Universitätsbereich etwaige mit der Beschaffung verbundene Folgekosten (z. B. Betriebs-, Instandhal-tungskosten, s. u. Ziffer II. 1.2) und deren Finanzierung anzugeben.

3. Geltungsbereich Die Beschaffungsordnung gilt für die Beschaffung sämtlicher Lieferungen und Leis-

tungen des KIT. Ausgenommen hiervon sind Bauleistungen, die finanztechnisch dem Universitätsbereich zuzuordnen sind; diese werden gegenwärtig vom Landes-betrieb Vermögen und Bau Baden-Württemberg, Amt Karlsruhe, durchgeführt.

4. Vergabearten Das KIT ist öffentlicher Auftraggeber; vor diesem Hintergrund sind alle Aufträge des

KIT nach dem öffentlichen Vergaberecht unter Berücksichtigung der bundes- und landesspezifischen Vergabevorschriften zu vergeben. Es ist dabei im Wesentlichen für den nationalen („nat.“) und europäischen („eu.“) Bereich unter Berücksichtigung des Auftragswertes zwischen den nachfolgenden Verfahren zu unterscheiden:

- Öffentliche Ausschreibung (nat.) / Offenes Verfahren (eu.)

- Beschränkte Ausschreibung (nat.) / Nicht offenes Verfahren (eu.)

- Freihändige Vergabe (nat.) / Verhandlungsverfahren (eu.)

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4.1 Öffentliche Ausschreibung / offenes Verfahren

~ umfasst die öffentliche Aufforderung an eine unbeschränkte Anzahl von Unter-

nehmen zur Abgabe eines Angebotes. Sie soll stattfinden, wenn nicht die Eigenart der Leistung oder besondere Umstände eine Abweichung rechtfertigen.

4.2 Beschränkte Ausschreibung / nicht offenes Verfahren

~ kommt für eine Lieferung/Leistung unter anderem dann in Betracht, wenn Art und Umfang der Lieferung/Leistung besondere Zuverlässigkeit, Leistungsfähigkeit und Fachkunde erfordern und nur ein beschränkter Bieterkreis in Frage kommt.

4.3 Freihändige Vergabe / Verhandlungsverfahren

~ erfolgt unter anderem dann, wenn für die Lieferung/Leistung aus besonderen

Gründen nur ein Unternehmen in Betracht kommt.

5. Zuständigkeiten

5.1 Zentrale Beschaffung durch die Dienstleistungseinheit Einkauf, Verkauf und Materialwirtschaft (EVM)

Sämtliche Beschaffungen, ausgenommen Bauleistungen für den Universitätsbereich

sowie Beschaffungen gem. Ziffer I. 5.2 sind von EVM nach den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit im Wettbewerb unter Beachtung des öffentlichen Vergaberechtes unter Einhaltung des Vier-Augen-Prinzips durchzuführen.

EVM ist ebenfalls zuständig für die Antragstellung bei DFG-Verfahren nach Art. 91 b

GG zur hälftigen Mitfinanzierung von Forschungsgroßgeräten und für DFG-Anträge nach Art. 143 c GG. Die Zuständigkeit umfasst die Beratung der Antragsteller, die Prüfung der Antragsvoraussetzungen und -notwendigkeit (> 200.000 €; > 80% For-schungsanteil), die formelle und wirtschaftliche Prüfung sowie die Versendung der Anträge. Die inhaltliche Beratung der Antragsteller erfolgt jeweils durch die Dienst-leistungseinheit Forschung (nachfolgend FOR).

5.2 Dezentrale Beschaffung

5.2.1 Beschaffungen < 4.200 €, die finanztechnisch dem Universitätsbereich zuzuordnen sind

Vor dem Hintergrund der bisherigen für den Universitätsbereich geltenden Verfah-

rensweise werden Beschaffungen (Lieferungen und Leistungen, ausgenommen Bau-, Werk- und Dienstleistungen), die finanztechnisch dem Universitätsbereich zu-zuordnen sind, von berechtigten Personen der jeweils anfordernden Organisations-einheiten bis zu einem Gesamtauftragswert von < 4.200 € eigenverantwortlich nach den Vorschriften des öffentlichen Vergaberechtes unter Einhaltung des Vier-Augen-Prinzips (Ziffer I. 5.2.1.2) ohne Einschaltung von EVM direkt (freihändig) durch-geführt. Bei der Beschaffung von IuK-Systemen (Hardware und Software) sollen die Angebote des Steinbuch Centre for Computing (SCC) oder aus KIT-integrierten elektronischen Katalogen (vgl. 5.3) bevorzugt werden. Die Beschaffung von Soft-warelizenzen bedarf bei einem Auftragswert > 500 € der vorherigen Zustimmung durch das SCC (elektronisch im SAP-SRM oder per E-Mail an infosoftware@scc.kit.edu ). Beschaffungen > 4.200 €, ausgenommen Bauleistun-gen, werden im Universitätsbereich zentral von EVM durchgeführt.

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5.2.1.1 Berechtigte Personen Berechtigte Personen sind die budgetverantwortlichen Leiter/-innen der beschaffen-

den Organisationseinheit sowie diejenigen Personen, die von den budgetverantwort-lichen Leitern/-innen der beschaffenden Organisationseinheit schriftlich als für die Durchführung von Beschaffungen < 4.200 € berechtigt, benannt sind. Bis zur Höchstgrenze von < 4.200 € können die budgetverantwortlichen Leiter/-innen der beschaffenden Organisationseinheit Abweichendes regeln.

5.2.1.2 Vier-Augen-Prinzip Das Vier-Augen-Prinzip gilt als eingehalten, wenn bei Beschaffungen > 100 €:

- die Bestellung von zwei zeichnungsberechtigten Personen der anfordernden Or-

ganisationseinheit unterzeichnet ist oder

- die Bestellung von einer zeichnungsberechtigten Person der anfordernden Orga-nisationseinheit unterzeichnet und die Rechnung von einer weiteren zeichnungs-berechtigten Person dieser Organisationseinheit mitgezeichnet wird oder

- die Bestellung per Fax oder E-Mail von einer zeichnungsberechtigten Person er-folgt ist und die Rechnung von einer weiteren zeichnungsberechtigten Person dieser Organisationseinheit mitgezeichnet wird oder

- die Bestellung über KIT-integrierte elektronische Kataloge im Rahmen des Ge-nehmigungs-Workflows erfolgt ist.

Telefonische Bestellungen sind grundsätzlich nicht zulässig; im Ausnahmefall sind

sie durch gesondertes Bestellschreiben, Fax oder E-Mail in obigem Sinne unverzüg-lich nachzuholen.

5.2.1.3 Zeichnungszusatz Bei schriftlichen Bestellungen ist unter der Grußformel mit „Karlsruher Institut für

Technologie“ - jeweils mit dem Zusatz „i. A.“ - zu unterzeichnen bzw. bei E-Mails der entsprechende Zusatz „i. A.“ zu führen.

5.2.1.4 Einhaltung des öffentlichen Vergaberechtes Bei sämtlichen Beschaffungen haben die Organisationseinheiten die Vorgaben des

öffentlichen Vergaberechtes sowie insbesondere den Grundsatz der Wirtschaftlich-keit und Sparsamkeit einzuhalten, d. h.:

- bei Beschaffungen < 1.000 € sind grundsätzlich formlos mindestens drei Ver-

gleichsangebote (auch telefonisch) einzuholen, es sei denn, der Auftragswert ist < 500 € oder für die Lieferung/Leistung kommt aus besonderen Gründen nur ein Unternehmen in Betracht;

- bei Beschaffungen > 1.000 € < 4.200 € sind mindestens drei schriftliche Ver-gleichsangebote einzuholen, es sei denn, für die Lieferung/Leistung kommt aus besonderen Gründen nur ein Unternehmen in Betracht; die Preisermittlung ist zu dokumentieren.

Sämtliche Beschaffungsunterlagen sind 10 Jahre aufzubewahren. Inhaltlich sind bei sämtlichen Beschaffungen grundsätzlich die Bestimmungen der

Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen (VOL/B) sowie, soweit möglich, die Zusätzlichen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (ZVBL) des KIT (Anlage 1) mit dem Auftragnehmer zu vereinbaren.

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5.2.1.5 Honorarverträge Der Abschluss von Honorarverträgen (z. B. für Seminare, Workshops) < 4.200 €

bleibt den Organisationseinheiten vorbehalten. Die Dienstleistungseinheit Personal-entwicklung (nachfolgend PEW genannt) erteilt hierzu entsprechende Auskünfte. Hinsichtlich eines zu verwendenden Vertragsmusters wird auf Anlage 2 verwiesen.

5.2.1.6 Verträge mit Mitarbeitern/innen des KIT Verträge mit Mitarbeitern/innen des KIT oder mit Auftragnehmern, an denen Mitar-

beiter/innen des KIT als Gesellschafter beteiligt oder als Geschäftsführer oder Mit-arbeiter/innen beschäftigt sind, bedürfen vor Vertragsabschluss der Zustimmung des für die jeweilige Organisationseinheit zuständigen Mitgliedes des erweiterten Präsidiums.

5.2.1.7 Kontierungsblatt / Wareneingang Erstellung des Kontierungsblattes und Wareneingang nebst Wareneingangskontrol-

le, -buchung sowie etwaige erforderliche Zollabwicklung erfolgen in Eigenverantwor-tung durch die beschaffende Organisationseinheit selbst; gleiches gilt für Termin-überwachung, Abnahme der Lieferung/Leistung und Geltendmachung von Mängel-ansprüchen.

5.2.1.8 Besondere Voraussetzungen für die Beschaffung von Gefahrstoffen Die Beschaffung von Gefahrstoffen wird innerhalb der jeweiligen Organisationsein-

heit von dem hierfür zuständigen Gefahrstoffbeauftragten bis zu einem Gesamt-auftragswert von < 4.200 € eigenverantwortlich nach den Vorschriften des öffentli-chen Vergaberechtes unter Einhaltung des Vier-Augen-Prinzips (Ziffer I. 5.2.1.2) ohne Einschaltung von EVM direkt (freihändig) durchgeführt. Die jeweilige Organisa-tionseinheit hat ein Gefahrstoffkataster zu erstellen, zu aktualisieren und die ent-sprechenden Daten jährlich der Dienstleistungseinheit KIT-Sicherheitsmanagement (nachfolgend KSM) zu melden. Bei Einsatz des Chemieassistenten (ChemA) zur Führung/Pflege des Gefahrstoffkatasters entfällt eine Meldung an KSM.

5.2.2 Beschaffungen der Dienstleistungseinheit KIT- Bibliothek (BIB) Beschaffungen von Literatur aller Art (Bücher, Zeitschriften, Berichte, elektronische

Medien etc.) werden von berechtigten Personen von BIB eigenverantwortlich unter Einhaltung des Vier-Augen-Prinzips nach den Vorschriften des öffentlichen Verga-berechtes (Ziff. I. 5.2.1.1 - 5.2.1.4 sowie Ziff. II. 1.5.2 gelten entsprechend) bis zu einem Betrag von < 30.000 € ohne Einschaltung von EVM direkt (freihändig) durch-geführt.

Inhaltlich sind bei den Beschaffungen grundsätzlich die Bestimmungen der Verga-be- und Vertragsordnung für Leistungen (VOL/B) sowie, soweit möglich, die Zusätz-lichen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (ZVBL) des KIT (Anlage 1) mit dem Auftragnehmer zu vereinbaren.

5.2.3 Beschaffungen der Dienstleistungseinheit TID - Dienste (TID - DGT) für die Kantine Campus Nord

Beschaffungen der für den Kantinenbetrieb am Standort Campus Nord erforderli-

chen Einsatzstoffe (Food) werden von berechtigten Personen von TID - Dienste (TID-DGT) eigenverantwortlich unter Einhaltung des Vier-Augenprinzips nach den Vorschriften des öffentlichen Vergaberechtes (Ziff. I. 5.2.1.1 - 5.2.1.4 sowie Ziff. II.

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1.5.2 gelten entsprechend) bis zu einem Gesamtauftragswert < 30.000 € ohne Einschaltung von EVM direkt (freihändig) durchgeführt.

Inhaltlich sind bei den Beschaffungen grundsätzlich die Bestimmungen der Verga-be- und Vertragsordnung für Leistungen (VOL/B) sowie, soweit möglich, die Zusätz-lichen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (ZVBL) des KIT (Anlage 1) mit dem Auftragnehmer zu vereinbaren.

5.2.4 Beschaffungen des IMK - IFU in Garmisch-Partenkirchen Berechtigte Personen des IMK - IFU können Beschaffungen (ausgenommen sind

Personaldienst- und Bauleistungen sowie Investitionen, d. h. selbständig nutzbare Gegenstände wie z. B. Geräte, technische Anlagen oder Einrichtungsgegenstände > 150 €) eigenverantwortlich unter Einhaltung des Vier-Augenprinzips nach den Vorschriften des öffentlichen Vergaberechts (Ziff. I. 5.2.1.1 - 5.2.1.4 sowie Ziff. II. 1.5.2 gelten entsprechend) bis zu einem Gesamtauftragswert < 10.000 € ohne Einschaltung von EVM direkt (freihändig) durchführen.

Inhaltlich sind bei den Beschaffungen grundsätzlich die Bestimmungen der Verga-be- und Vertragsordnung für Leistungen (VOL/B) sowie, soweit möglich, die Zusätz-lichen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (ZVBL) des KIT (Anlage 1) mit dem Auftragnehmer zu vereinbaren.

5.2.5 Beschaffungen des HIU Berechtigte Personen des HIU können Beschaffungen (ausgenommen sind Perso-

naldienst- und Bauleistungen sowie Investitionen, d. h. selbständig nutzbare Ge-genstände wie z.B. Geräte, technische Anlagen oder Einrichtungsgegenstände > 150 €) eigenverantwortlich unter Einhaltung des Vier-Augenprinzips nach den Vorschriften des öffentlichen Vergaberechts (Ziff. I. 5.2.1.1 - 5.2.1.4 sowie Ziff. II. 1.5.2 gelten entsprechend) bis zu einem Gesamtauftragswert < 10.000 € ohne Einschaltung von EVM direkt (freihändig) durchführen.

Inhaltlich sind bei den Beschaffungen grundsätzlich die Bestimmungen der Verga-be- und Vertragsordnung für Leistungen (VOL/B) sowie, soweit möglich, die Zusätz-lichen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (ZVBL) des KIT (Anlage 1) mit dem Auftragnehmer zu vereinbaren.

5.3 Abrufe aus KIT- integrierten elektronischen Katalogen

Berechtigte Personen können aus den zur Verfügung gestellten elektronischen Ka-talogen Lieferungen/Leistungen direkt und rechtsverbindlich bis zu einem Gesamt-auftragswert von < 10.000 € abrufen. Elektronische Direktabrufe werden als elektro-nische XML-Dokumente versandt. Die für Direktabrufe erforderlichen Berechtigun-gen (SAP/SRM-Zugang, Zeichnungsberechtigung) erteilt die Dienstleistungseinheit Organisation und Business IT (nachfolgend ORBIT genannt).

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6. Zeichnungsrichtlinie für Beschaffungen

Die Zeichnungsrichtlinie für Beschaffungen ergibt sich aus Anlage 3.

II. Beschaffungsverfahren / Auftragsabwicklung / Beratung

1. Beschaffungsverfahren Vor jeder Beschaffung ist vom Budgetverantwortlichen der jeweiligen Organisations-

einheit sicherzustellen, dass die benötigten Haushaltsmittel vorhanden oder verbind-lich und nachweisbar zugesagt sind.

Zu den wichtigsten Stufen des Beschaffungsverfahrens gehören:

- die elektronische Anforderung an Lieferungen/Leistungen durch die Bedarfsträ-ger im SAP-SRM (Supplier Relationship Management),

- die Begründung der Notwendigkeit der Beschaffung,

- die Leistungsspezifikation durch die anfordernde Organisationseinheit,

- die Prüfung der Finanzierungsvoraussetzungen (Etatkontrolle) sowie

- die Durchführung des Ausschreibungsverfahrens.

1.1 Elektronische Anforderungen an Lieferungen/Leistungen durch die Be-darfsträger im SAP-SRM (Supplier Relationship Management)

Die Anforderung von Lieferungen und Leistungen erfolgt grundsätzlich elektronisch.

Ausgenommen hiervon sind Beschaffungen von Bauleistungen für den Großfor-schungsbereich.

1.2 Begründung der Notwendigkeit der Beschaffung Jeder Beschaffungsanforderung sind eine Begründung (Notwendigkeit, sachliche

Beschaffungsgrundlage, Gesamtzusammenhang) und soweit relevant, nähere An-gaben zu möglichen Folgewirkungen der Beschaffung (Bedarf an Strom, Wärme, Kälte sowie weitere zusätzliche Betriebs- bzw. Investitionskosten, Personalmehr-bedarf, Baumaßnahmen, Raumbedarf, Instandhaltung etc. sowie deren Finanzie-rung) beizufügen.

Lieferungen/Leistungen dürfen von den Organisationseinheiten bei EVM nur ange-

fordert werden, wenn deren Notwendigkeit eindeutig gegeben ist und insbesondere:

- die Lieferungen/Leistungen technisch-wissenschaftlich mit dem Forschungs- und Entwicklungsprogramm bzw. Ausbauprogramm oder Sonderprogramm über-einstimmen und die erforderlichen Finanzmittel zur Verfügung stehen,

- der Beschaffungsgegenstand technisch ausreichend spezifiziert ist,

- im Falle von Gerätebeschaffungen die Frage einer wirtschaftlichen Nutzung die-ser oder ggf. vorhandener Geräte geprüft ist sowie die Möglichkeit von Finanzie-rungszuschüssen durch den Bund (DFG-Antragsverfahren) sowie das Land Ba-den-Württemberg geprüft ist,

- alle mit der Beschaffung unmittelbar oder mittelbar zusammenhängenden Vo-raussetzungen (z. B. etwaige zusätzliche Lieferungen/Leistungen, Bereitstellung notwendiger Versorgungseinrichtungen (Strom, Wärme, Kälte), behördliche Auf-lagen, Genehmigungen) rechtzeitig erfüllt werden können,

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- bei Leasing- und ähnlichen Verträgen zur Nutzungsüberlassung deren Wirt-schaftlichkeit festgestellt wurde,

- die Finanzierung etwaiger Folgekosten (z. B. Baumaßnahmen, Personalmehrbe-darf, Raumbedarf, Mieten, Instandhaltung) sichergestellt ist.

1.3 Leistungsspezifikation durch die anfordernde Organisationseinheit Die Beschaffungsanforderung muss alle zur eindeutigen und erschöpfenden Spezi-

fikation des Beschaffungsgegenstandes erforderlichen Angaben (ggf. unter Beifü-gung von Zeichnungen, technischen Liefer- und Abnahmebedingungen) und den Verwendungszweck sowie die notwendigen Terminangaben enthalten. Bei Nach-tragsanforderungen ist auf den Hauptauftrag Bezug zu nehmen.

1.4 Prüfung der Finanzierungsvoraussetzungen für den Großforschungs-bereich (Etatkontrolle)

Die Dienstleistungseinheit Finanzmanagement (FIMA) überprüft im Hinblick auf die

angeforderten Lieferungen/Leistungen die Finanzierungsvoraussetzungen (Etatkon-trolle).

1.5. Durchführung der Ausschreibung

1.5.1 Ausschreibungen / Angebotseinholungen / Bewerber-/ Bieterauswahl ~ werden eigenverantwortlich durch EVM unter Beteiligung der anfordernden Orga-

nisationseinheit (Ausnahmen Ziffer I 5.2) durchgeführt. Etwaige technische Kontakte dürfen nicht zur förmlichen Angebotsabgabe führen. Gleichwohl abgegebene An-gebote ersetzen nicht das Ausschreibungsverfahren durch EVM. Sämtliche im Rahmen des Ausschreibungsverfahrens den Beteiligten bekannt gewordenen In-formationen sind von EVM und den beteiligten Organisationseinheiten vertraulich zu behandeln.

1.5.2 Wertgrenzen bei Beschaffungen (ausgenommen Bauleistungen)

1.5.2.1 Bei Beschaffungen - < 1.000 € sind grundsätzlich formlos mindestens drei Vergleichsangebote (auch

telefonisch) einzuholen, es sei denn, der Auftragswert ist < 500 € oder für die Lie-ferung/Leistung kommt aus besonderen Gründen nur ein Unternehmen in Be-tracht.

- > 1.000 € < 10.000 € hat eine förmliche und zu dokumentierende Preisermittlung durch drei schriftliche Vergleichsangebote zu erfolgen, es sei denn, für die Liefe-rung/Leistung kommt aus besonderen Gründen nur ein Unternehmen in Betracht.

- > 10.000 € < 30.000 € bedarf es zusätzlich einer schriftlichen Angebotsaufforde-rung (inkl. Leistungsverzeichnis).

1.5.2.2 Beschaffungen < 30.000 € können von EVM sowie den hierzu berechtigten Organisa-

tionseinheiten im Wege der Freihändigen Vergabe erfolgen; die Grundsätze des-Wettbewerbs und der Wirtschaftlichkeit sind hierbei zu beachten.

1.5.2.3 Beschaffungen > 30.000 € sind von EVM nach den Regeln der einschlägigen Verga-be- und Vertragsordnungen (VOF, VOL/A) zu vergeben.

1.5.2.4 Alle Beschaffungsunterlagen sind 10 Jahre aufzubewahren (§ 257 HGB u. § 147 AO).

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1.5.3 Wertgrenzen bei Beschaffungen von Bauleistungen für den Großfor-schungsbereich

1.5.3.1 Beschaffungen von Bauleistungen erfolgen gemäß den Bestimmungen der VOB/A;

freihändige Vergaben können bis einschließlich 10.000 € durch EVM erfolgen. 1.5.3.2 Alle Beschaffungsunterlagen sind 10 Jahre aufzubewahren (§ 257 HGB u. § 147 AO).

1.5.4 Auswertung der Angebote / Vergabeverhandlungen / Dokumentation

Der Bedarfsträger ist im Einzelfall bei der technischen und kaufmännischen Auswer-

tung der Angebote zu beteiligen.

- Der Zuschlag hat auf das wirtschaftlichste Angebot zu erfolgen;

- Vergabeverhandlungen erfolgen ausschließlich unter der Federführung von EVM; die anfordernde Organisationseinheit ist bei Bedarf oder auf Wunsch an den Verhandlungen sowie erforderlichenfalls bei der Gestaltung der Aufträ-ge/Verträge zu beteiligen;

- Vergabeentscheidungen werden den Bewerbern/Bietern von EVM schriftlich mit-geteilt. Der Ausschreibungs- und Vergabevorgang ist von EVM zu dokumentieren und zu archivieren.

1.5.5 Zustimmung zur Durchführung von Beschaffungen > 50.000 €

Beschaffungsanforderungen > 50.000 € werden von EVM dem fachlich zuständigen Mitglied des erweiterten Präsidiums zur Zustimmung vorgelegt; ausgenommen hier-von sind Beschaffungsanforderungen, die bereits vom erweiterten Präsidium z. B. im Rahmen von Projekten (vornehmlich im Baubereich), Berufungsverhandlungen, oder 91b-Anträgen genehmigt wurden. Der Vorlage ist eine von der anfordernden Organisationseinheit zu erstellende Kurzbegründung für die Beschaffungsmaßnah-me beizufügen.

1.5.6 Zustimmung zu Investitionen für den Universitätsbereich > 250.000 € Die Beschaffung von Investitionsgütern für den Universitätsbereich > 250.000 € be-

darf der Zustimmung des Aufsichtsrates. Die anfordernden Organisationseinheiten haben EVM rechtzeitig über ihren Bedarf zu informieren, damit mit einer Vorlaufzeit von 2 Monaten vor der angesetzten Aufsichtsratssitzung EVM das Zustimmungsver-fahren einleiten kann. Der Zeitplan für die anstehenden Aufsichtsratssitzungen kann beim Präsidialstab (PST-Gremien) für das jeweilige Jahr angefragt werden.

1.5.7 Entscheidung über die Auftragsvergabe Die Entscheidung über die Auftragsvergabe erfolgt (Ausnahme Ziffer I. 5.2) in Zu-

sammenarbeit mit den Bedarfsträgern und unter Beteiligung weiterer betroffener Organisationseinheiten wie z. B. FIMA, Dienstleistungseinheit Innovationsmanage-ment (IMA), Dienstleistungseinheit Rechtsangelegenheiten (RECHT).

- bei einem Gesamtauftragswert < 250.000 € durch EVM, ausgenommen Beschaf-

fungen von grundsätzlicher Bedeutung oder mit präjudizieller Wirkung (z. B. Machbarkeitsstudien, Vorprojekte, Beratungsleistungen),

- bei einem Gesamtauftragswert > 250.000 € durch das/die fachlich zuständige/n Mitglied/er des erweiterten Präsidiums auf Vorschlag von EVM im schriftlichen Umlaufverfahren.

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1.5.8 Informationspflicht Sollen Beschaffungen nicht weitergeführt werden oder treten Umstände ein, die sich

seitens der anfordernden Organisationseinheit auf das Vergabeverfahren auswirken können, ist der Bedarfsträger verpflichtet, hierüber EVM unverzüglich zu informie-ren.

1.5.9 Auftragsänderungen / Nachträge Änderungen, Annullierungen oder Erweiterungen bestehender Aufträge dürfen nur

durch EVM rechtsverbindlich vorgenommen werden (Ausnahme Ziffer I. 5.2). Zeichnet sich eine solche Änderung ab, hat die anfordernde Organisationseinheit EVM unverzüglich zu benachrichtigen.

Für Nachtragsaufträge gilt ebenfalls das Verfahren gemäß dieser Beschaffungs-richtlinie.

1.5.10 Schnellbeschaffungsdienst Zur Versorgung mit dringend benötigten Verbrauchsmaterialien besteht bei EVM ein

Schnellbeschaffungsdienst, der täglich Besorgungen < 500 € im Raum Karlsruhe für den Großforschungsbereich vornimmt. Der Bedarfsträger stellt hierzu eine elektroni-sche Beschaffungsanforderung mit dem Vermerk „Schnellbeschaffung“ aus und übermittelt diese an EVM. Sobald die technischen Voraussetzungen vorliegen, wird dieser Service auch dem Universitätsbereich zur Verfügung gestellt.

2. Auftragsabwicklung Die Auftragsabwicklung umfasst im Wesentlichen:

- die kaufmännische Projektbegleitung, d. h. Abnahme und Prüfung der Lieferun-gen und Leistungen, die Auftrags- und Terminverfolgung sowie die Prüfung und Geltendmachung von Mängelansprüchen durch EVM und RECHT; ausgenom-men hiervon sind die dezentralen Beschaffungen gem. I. Ziffer 5.2,

- die Rechnungsprüfung und Bezahlung der Lieferungen und Leistungen durch FIMA,

- soweit erforderlich die Inventarisierung durch FIMA,

- Aufbewahrung der Beschaffungsunterlagen für 10 Jahre,

- Archivierung der Beschaffungsunterlagen (Beschaffungsanforderung, Angebote, Angebotszusammenstellung, Auftragsschreiben, Vergabevermerk) durch EVM; ausgenommen hiervon sind die dezentralen Beschaffungen gem. I. Ziffer 5.2.

3. Beratung durch EVM EVM berät die anfordernden Organisationseinheiten in allen Phasen der Beschaf-

fung. Bei der Vorbereitung von umfangreichen und speziellen technischen Anfragen stimmt sich EVM mit der anfordernden Organisationseinheit in Bezug auf Festle-gung des Vergabeverfahrens und Bewerber-/ Bieterauswahl ab.

III. Inkrafttreten Die Beschaffungsrichtlinie tritt zum 1.Januar 2012 in Kraft.

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IV. Anlagen

- Zusätzliche Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (ZVBL) (Anlage 1)

- Muster Honorarvertrag

(Anlage 2)

- Zeichnungsrichtlinie für Beschaffungen (ZfB) (Anlage 3)