Réunion des Secrétaires du 1Dcae-aix-marseille.nerim.net/sta/Download/Reunion_de_rentree_Aix.pdf · Il n’estplus possible de radier un élève dans BE1D, même pour les gestionnaires

Observatoire Solfège

Provence Alpes

1Direction Diocésaine de

l’Enseignement Catholique

-- Réunion des Secrétaires du 1D --

10/09/2015

Sommaire2

Actualités

Chiffres clés rentrée 2015

Quelques dates

BE1D

Présentation

Constat de rentrée

Gabriel

Présentation

ANGE-1D

Présentation

Nouveautés

Fonctionnement

Maternelle Elémentaire Total 2015 Total 2014 Différentiel

Aix 2 422 4 724 7 166 7 085 81

Ens. Spéc. 20 18 2

Digne 263 521 784 732 52

Gap 327 675 1 002 1006 -4

Académie 9 435 18 595 28 109 27 686 423

Ens. Spéc. 79 67 8

3

Les chiffres clés

Vendredi 4 Septembre à 12h :

Flash de rentrée dans ANGE1D : 100% remplis – 109 établissements sur 121 ont validés

Depuis le 1er Septembre :

Déposer le fichier dans BE1D

Le lendemain : Consulter les comptes rendu d’import

Avant le 18 Septembre :

Pour BE1D :

Tous les élèves doivent avoir un INE :

Ajuster et corriger les informations parvenues dans BE1D : élèves en doublons ou sans INE

Pour ANGE1D :

Mettre à jour la base des enseignants dans ANGE1D (Informations perso + Divisions)

Le menu « Validation » doit être à l’équilibre dans ANGE1D

Du vendredi 18 au mercredi 23 Septembre :

Observation et validation de l’enquête BE1D par votre chef d’établissement

Mercredi 23 Septembre :

Validation de l’enquête lourde dans ANGE1D avec les mêmes effectifs que ceux validés dans BE1D

4

Quelques dates clés …

ANGE-1D :

Constituer en interne pour l’Enseignement Catholique une base élèves académique

par le transfert de données à partir d’Aplon, Magister ou Charlemagne

Activité du SAAR

Service accueil et d’accompagnement des enseignants entrant dans l’Enseignement

Catholique, dirigé par Gérard ALBERICI.

Secrétariat : Jacqueline Chioselli : [email protected]

Site web : www.saar-aix-marseille.fr

Actualisations dans le module Ogec d’Ec~ol des informations :

Les locaux : gestion du patrimoine immobilier

Les forfaits d’externat : renouvellement des négociations avec les mairies

INDICES : https://www.indices-fnogec.org/

.

5

Applications à votre service

Les enquêtes d’évaluations des élèves :

Distinguer les enquêtes nationales et les enquêtes locales. Pour renseigner une

enquête, le chef d’établissement reçoit un courrier ou un courriel de l’Inspecteur

d’académie et vérifie que le Diocèse a validé cette enquête (exemple sur les

langues, le CP …)

Pour les GIBII dans toutes les écoles

http://pedagogie.ac-aix-marseille.fr :

JP. Vincent correspondant académique GIbii pour le privé

A la demande de l’établissement

1- Activation des écoles

2- Import des élèves présents dans BE1D

6

Applications à votre service

BE 1d

Etablissement

IDSOFT

Magister NETEC

Statim

Une saisie unique pour

Aplon

Par

import

de

fichiers

Validation par

le CE-1D

UROGEC

Validation par

le CE-1D

Par

transfert

ou saisie

directe

(…)CAAC Web

ANGE-1D

7

Principe de base : double transfert

BE1D

8

BASE ELEVES : BE1D

Base Elève est l’application d’aide à l’inscription et à la gestion des élèves pourles directeurs d’école et les mairies. C’est un outil de l’Enseignement Public.

Les modalités d’utilisation par les établissements privés sous contrat sont décrites dans uneconvention entre le CAEC et Rectorat signée en mai 2012 :

aucune saisie directe par les établissements,

renseignement uniquement par dépôt de fichier,

seulement pour déclarer les effectifs et les divisions au moment du constat derentrée auprès des IA.

Il n’est plus possible de radier un élève dans BE1D, même pour les gestionnaires de labase à l’IEN. Il faut obligatoirement radier l’élève dans la base établissement etrenvoyer la base dans BE1D. Un solution est en cours d’étude…

OBii : pour le 2nd degré seulementPour l’année 2015-2016, GIBII reste l’outil du 1er degré pour la prise en charge par l’élèvedu suivi de sa formation (items), le suivi pédagogique et la validation des compétencespar les personnels d’éducation concernés (validation ou non des items demandés),l’organisation, la gestion des compétences, (demandes de formation... ) par le chefd'établissement . OBii se substituera à terme à GIBII pour le 1er et 2nd degré.

9

Présentation

10

Mettre à jour Mozilla Firefox ou Chrome

Vider le cache, les cookies et les fichiers temporaires

(aide sur le site du STA (http://caec-aix-marseille.fr.nf)

Vider les fichiers importés dans BE1D durant l’année n-1

Préalable au dépôt

11

Accès au portail de BE1D à partir de Mozilla Firefox ou Chrome

https://si1d.ac-aix-marseille.fr

Code pin + Token de la clé

Connexion (1/2)

12

Connexion (2/2)

13

Bilan de votre dernier import :

Nombre d’élèves rejetés

Effectuer un

nouvel import

Nombre d’élèves

avec et sans INE

Constat de rentrée (1/5)

14


Cliquer sur « Ecole » puis « Suivre les effectifs »

15

Le lendemain du dépôt de fichier


16

Le nombre d’élèves présentés doit correspondre au

nombre d’élèves présents dans l’école

Le nombre d’élèves refusés doit être nul


17

Le surlendemain du dépôt de fichier : détail des erreurs

Sélectionner le type d’élèves

recherchés

Vous pouvez éditer la liste des

erreurs


18

Date de début de scolarité

Si l’erreur ne concerne que quelques élèves : Vérifier la date de début d’année scolaire dans votre logiciel privé pour

cet élève.

Date de saisie de la fiche élève / d’entrée ≠ date de début de scolarité

La date d’admission de l’élève doit être égale ou postérieure à la date officielle de début d’année scolaire.

Vérifier la date de présence / d’observation.

Si l’erreur concerne la plupart des élèves : Vérifier les dates de début et fin d’année scolaire dans votre logiciel

privé.

Les dates doivent être celles données par le Ministère, quelles que soient les dates réelles de votre établissement.

Vérifier la date de présence / d’observation.

Principales causes de refus des fiches élèves importées (1/2)

19

Toutes ces erreurs doivent être corrigées dans votre logiciel privé

Refaire ensuite un import dans BE1d

Pour toute difficulté jusqu’à ce niveau, contacter votre prestataire

(Aplon ou Charlemagne)

En l’absence de solution, informer Solfège

Principales causes de refus des fiches élèves importées (2/2)

20

Pour être compté dans BE1D, un élève doit être :

admis dans l’établissement sur la période de l’année scolaire

réparti dans une des classes de l’établissement

titulaire d’un Identifiant National Elève (INE)

Prise en compte des élèves

Non attribution d’INE21

Au plus tôt 2 nuits après l’import

La BNIE a identifié un doublon possible car : élève scolarisé dans le public, jumeaux…

élève scolarisé dans un autre ETB privé l’an dernier

Contact par l’IA pour éliminer les incertitudes

Envoyer fichier Excel à l’IA avec ETB et commune d’origine des élèves sans INE

Identifier les élèves sans INE (1/2)22

Le lendemain de l’import si toutes les fiches ont été intégrées

Identifier les élèves sans INE (2/2)23

Vous pouvez sélectionner la liste des élèves, { } la copier puis la coller dans un fichier

Excel afin de pouvoir la compléter avec les informations nécessaires à l’IA pour constituer

le dossier unique de l’élève (Nom ou code RNE de l’établissement d’origine, commune,

date d’entrée dans votre établissement).

Copier la liste des élèves sans INE dans Excel

24

Ouvrir un nouveau document Excel

Dans l’application BE1d (cf. diapo 21)

sélectionner les élèves sans INE en les surlignant

Appuyer simultanément sur les touches « Ctrl » et

« C »

Dans Excel, cliquer sur une cellule puis à partir

d’un clic droit « Collage spécial » choisir

« texte »

Procédure d’échanges avec l’IA25

Utiliser la boîte aux lettres académique de l’ETB

Indiquer en signature du message :▪ Nom et commune de l’établissement

▪ Code RNE

▪ Téléphone

▪ Personne à contacter

▪ A : [email protected]

Préparer les informations sur les élèves sans INE afin d’aider l’IA à résoudre les conflit d’attribution

mailto:[email protected]

Procédure du constat de rentrée26

Email de l’IA sur la messagerie académique de l’établissement Date d’observation des effectifs

Date limite de validation

Procédure d’élaboration du constat en 2 phases Calcul

Validation

Constat de rentrée : Calcul (1/2)27

Prérequis : import réalisé, contrôlé et OK, tous

les élèves ont un identifiant

Constat de rentrée : Calcul (2/2)28

Vous avez la

possibilité de

conserver ce calcul

d’effectifs en cliquant

sur « Enregistrer »

Constat de rentrée : Validation (1/3)29

Menu Ecole/Suivi des effectifs /Liste des états

d’effectifs

L’application vous demande de confirmer la validation de l’état d’effectifs



La validation apparaît dans la colonne « Statut » de

l’écran « Liste des états d’effectifs »

Vous pouvez l’archiver afin de le conserver d’une année

sur l’autre :

Notes d’attention32

Le calcul d’effectifs à la demande de l’IA ne fonctionne que sur la période définie par le Ministère (fin septembre).

Le constat d’effectifs ne sera pas possible avant la date d’observation donnée par l’IA.

Au-delà de la date de clôture, les effectifs ne pourront plus être remontés.

ANGE1D

33

Périmètre d’action34

Référentiel des données de l’enseignement catholique

Annuaire35

Portail référençant les

établissement de

l’enseignement catholique

Données administratives :

Issues de l’onglet « Etablissement »

de ANGE1D

Données informatives :

A renseigner directement dans Gabriel

ANGE1D

36

Présentation

ANGE-1D :

application Web adoptée par l’Enseignement Catholique à la rentrée 2012-

2013 pour la gestion des effectifs, des moyens et des enseignants.

ANGE-1D permet :

• La gestion conjointe des fiches élèves et des fiches enseignants

• La saisie des 2 enquêtes de rentrée :

o Flash (anciennement « Constat de rentrée »)

o Enquête lourde (« Validation »)

• Le transfert de la base élèves par votre prestataire de service

(Statim, Magister, Aplon VB ou Aplon Cloee)

• Le transfert des données élèves vers BE1D

37

Nouveautés

• Gestion du mot de passe

Possibilité de le réinitialiser

• Refonte de la fiche enseignant

Nouvelle forme

38

Connexion

Accès au portail de ANGE-1D à partir de Mozilla Firefox ou Chrome

http://ange1d.fr

Les identifiants et mots de passe ont été envoyés par mail :

Par ex :

Identifiant = première lettre du prénom + nom du CE

Mot de passe (initial) = RNE

39

Gestion du mot de passe

Si vous avez oublié votre identifiant ou votre mot de passe, vous

pouvez les réinitialiser.

40

Pour ce faire, vous être alors redirigé vers le portail GABRIEL.

L’adresse mail à renseigner est celle contenue dans la fiche

enseignant de ANGE1D.

Renseigner ANGE-1D

Le renseignement des fiches élèves, dans enseignants et des divisions est réalisé par transfert de données à partir de Magister, Aplonou Statim.

Mode d’emploi disponible sur :

http://caec-aix-marseille.fr.nf/1erDEGRE/ANGE1D

41

http://caec-aix-marseille.fr.nf/

Les menus en quelques mots…42

La fiche établissement43

Les Divisions et Moyens horaires…

Ouvrir la fiche division en double cliquant dans un des

champs de la ligne division souhaitée

44

Contrôler/Modifier une division existante45

Caractères autorisés :

De A à Z, de 0 à 9 et le -

Champs à renseigner

Pour supprimer une division,

Il faut au préalable

dé-répartir tous les élèves

Dénomination des divisions

Il importe que la dénomination des classes respecte les consignes suivantes :

A défaut (dénomination trop longue), vous ne serez pas en

mesure de différencier vos divisions dans ANGE

46

La gestion des élèves (1/2)

3 menus :

Inscriptions

Admissions

Répartitions

47

Les certificats de radiations peuvent être édité à partir de la fiche élève, menu « Scolarité »,

48

La gestion des élèves (2/2)

En cliquant sur l’onglet Enseignants, on obtient la liste des maîtres

qui étaient présents dans l’établissement lors de la précédente

année scolaire

Menu Enseignants

Le chef d’établissement est surligné en vert clair. Pour modifier

le nom du chef d’établissement, contacter l’Observateur

Solfege académique

49

En double-cliquant sur la ligne d’un Enseignants, vous visualisez sa fiche:

Menu Enseignants :

Contrôler/Renseigner une fiche existante (1/2)50

Menu Enseignants :

Contrôler/Renseigner une fiche existante (2/2)

Lorsque vous apportez des modifications dans les

rubriques « Informations personnelles » ou « Situation

professionnelle », il est impératif de cliquer sur le

bouton «Enregistrer» pour qu’elles soient enregistrées.

51

Menu Enseignants :

Renseigner affectation(s) et service(s)

Définitions

Affectation : C’est le support de l’emploi. Il comporte• une date de début et dans certains cas une date de fin,

• une qualité juridique,

• un nombre d’heures total.

L’affectation peut être composée d’un ou plusieurs services.

Un enseignant peut avoir plusieurs affectations dans un ou plusieurs établissements.

Service : C’est la nature de l’activité réalisée par le maître. Il est composé de :

• un type d’heures,

• une division d’exercice

• un nombre d’heures total ou partiel.

52

Menu Enseignants :

Renseigner une affectation (1/2)53

Cliquez sur « Ajouter une affectation »

Renseigner les 3 champs

en rouge

La durée doit être entre

0 et 27h

Menu Enseignants :

Renseigner une affectation (2/2)54

Menu Enseignants :

Renseigner un service (1/2)55

Cliquez sur « Ajouter un service »

Menu Enseignants :

Renseigner un service (2/2)56

Menu Enseignants :

Divisions spécifiques (1/2)57

Si Nature du service= Heures devant élèves /

Décharge de direction / Décharge syndicale / Autres

Heures

Si Nature du service = Heures de suppléances /

Heures supplées

Choisir la division d’enseignement du maître

Puis renseigner la quotité horaire (champ libre)

Et cliquer sur « Enregistrer »

Dans chacune des fiches du « couple »

maître suppléant-maître suppléé :

saisir la même division dans le service du maître suppléé

et dans le service du maître qui le remplace (suppléant)

Renseigner la quotité horaire (champ libre)

Puis cliquer sur

Menu Enseignants :

Divisions spécifiques (2/2)58

Décharge syndicale Décharge de direction

Pour l’enseignant effectuant cette décharge :

Nature du service : Heures de décharge syndicale

Pour l’enseignant effectuant ces heures :

Qualité juridique : Remplaçant dans le cadre d’un

congés

Nature du service : Heures devant élèves

Pour le chef d’établissement :

Nature du service : Heures de décharge de direction

Pour l’enseignant effectuant ces heures :

Nature du service : Heures devant élèves

Pour les classes ouvertes, le service est à renseigner en « Autres Heures »

Flash de rentrée (1/2)

Cliquez sur le menu « Flash »

Elèves admis : renseignée par

les données saisies ou

importées dans le menu Elève

Présent(s) au jour de l’enquête :

saisir par niveaux l’effectif

présent au jour de la rentrée

Divisions :

saisir le nombre de divisions

Remarque : • Un élève non présent est saisi dans la rubrique « Non présents tous niveau confondu ». Il sera

admis et réparti dès sa rentrée dans l’établissement

• Un élève est en TPS s’il a 3 ans après le 31 décembre de l’année en cours, sinon il est au moins

en PS

59

Flash de rentrée (2/2)

Calcul du nombre de divisions :

Proprata du nombres d’élèves répartis dans chaque division

2 divisions contenant des élèves de CM1 :

Le nombre d’élèves en CM1 est donc de :

12+11 = 23 élèves.

Le nombre de divisions en CM1 est donc de :

(12/18) + (11/22) = 0.67 + 0.5 = 1.17 divisions.

60

Libellé de la

division

Nombre d’élèves Nombre d’élèves

en CM1

CE2-CM1 18 12

CM1-CM2 22 11

Enquête lourde

Cliquez sur le menu « Validation »

Les données de l’Enquête lourde sont renseignées à partir de vos saisies dans

l’application

61

Rappels réglementaires sur les congés (1/3)

Taxonomie :

Congés :

Congé de maternité / paternité / adoption

Congé parental

Congé de longue maladie

Congé de longue durée

Congé pour soins à donner à un enfant ou un ascendant

Congé pour élever un enfant de moins de 8 ans

Congé formation

Temps partiels :

Sur autorisation

De droit pour raisons familiales

Temps incomplet :

62

Type Durée Poste protégé Rens. Titulaire

dans ANGE-1D

Rens. Remplaçant

dans ANGE-1D

Congé de

maternité /

paternité /

adoption

- 6 sem. avant

- 8 sem. après

Oui, pendant toute

sa durée

-Contrat définitif

- H. suppléées

- Remplaçant dans le

cadre d’un congé

- H. suppléance

Congé parental Jusqu’aux 3 ans

de l’enfant (par

périodes de 6

mois)

Oui, pendant 1 an : - si début 1/9 fin

31/8

- si début pendant

Année Scolaire

fin 31/08 suivant

Non, au delà

-Contrat définitif

-H. suppléées

-Disponibilité


cadre d’un congé

-H. suppléance

-DA sur poste vacant

Congé de

longue maladie

3 ans maximum Oui, pendant toute

sa durée

-Contrat définitif

- H. suppléées


cadre d’un congé

- H. suppléance

Congé de

longue durée

5 ans maximum Oui, pendant toute

sa durée

-Contrat définitif

- H. suppléées


cadre d’un congé

- H. suppléance


63

Type Durée Poste protégé Rens. Titulaire

dans ANGE-1D

Rens. Remplaçant

dans ANGE-1D

Congé

formation

Inférieur ou égal

à une année

scolaire

oui -Contrat définitif

- H. suppléées


cadre d’un congé

- H. suppléance

Temps partiel

sur autorisation

1 an

reconductible

uniquement sur

année scolaire

complète

Oui, pendant toute

sa durée en totalité

Soit 13,5h soit

20,25h

-Contrat définitif

- H. suppléées


cadre d’un congé

- H. suppléance

Temps partiel

de droit pour

raisons

familiales

1 an

reconductible

uniquement sur

année scolaire

complète

Oui, pendant toute

sa durée en totalité

Soit 13,5h, 17h ou

20,25h

-Contrat définitif

- H. suppléées


cadre d’un congé

- H. suppléance

Temps incomplet A compté de

l’année scolaire

suivante

Non réintégration

par le mouvement

des maîtres

-Contrat définitif -contrat définitif

provisoire ou délégué

auxiliaire sur heures

vacantes


64

Application iprofessionnel et messagerie

Il doit se connecter au portail du rectorat @mel ouvert afin d’activer sa messagerie, ce qui lui donnera son code et mot de passe (http://messagerie.ac-aix-marseille.fr ) .

Il pourra se connecter sur l’application i-prof (https://bv.ac-aix-marseille.fr/iprofessionnel/ServletIprof ) :

L’application permet au maître de

consulter son dossier administratif mais

également de signaler tous

changements ou interroger les services

du rectorat sur sa carrière ou autres…

Une autre application fiche

d’inspection est accessible avec le

même identifiant

65

Enquête lourde :

Les sources de votre Observatoire Solfège

Pour les suppléants : données provenant du servicedes suppléants des Directions Diocésaines.

Pour les Stagiaires CFP : données du centre deformation.

Ces données doivent correspondre avec l’enquêtesolfège de l’année scolaire 2014-2015.

Ne pas oublier les suppléants, les maîtres endisponibilité, ceux ayant quitté l’établissementainsi que les professeurs stagiaires à affecter dansune des classes du cycle où ils sont enresponsabilité dans l’établissement ou ils ont étéinstallé le jour de la rentrée scolaire

66

Contact :

Mr Jean-Paul VINCENT

Observateur Solfège

16 bd Chave

13006 MARSEILLE

tel : 04.91.36.52.03

fax : 04.91.47.15.38

[email protected]

http://caec-aix-marseille.fr.nf

67

Documents

Réunion des Secrétaires du 1Dcae-aix-marseille.nerim.net/sta/Download/Reunion_de_rentree_Aix.pdf · Il n’estplus possible de radier un élève dans BE1D, même pour les gestionnaires