TOMSOperatives Asset Management, Betriebsführungs- und Betriebsmittelinformationssystem

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TOMS - Technical Operationaland Maintenance System

TOMS (Technical Operational and Maintenance System) ist ein umfassendes Informationssystem und eine Pro-zesslösung im Sinne eines Enterprise Asset Management-Systems (EAM). TOMS als operatives Asset Manage-mentsystem, Betriebsführungs- und Betriebsmittelinformationssystem unterstützt und vernetzt durchgängig die Prozesse der Instandhaltung, der Instandsetzung, des Betriebs, der Planung und des Baus von Anlagen und Netzen aller Art. TOMS ist dabei eng mit Betriebsmittelverwaltungs- und geografischen Informationssystemen verbunden. TOMS erweitert die Anlageninformationen um Daten und Workflows zu Ereignissen, wie z.B. Stö-rungen, Wartungs- und Inspektionsarbeiten, Planungs- und Baumaßnahmen und Arbeitsaufträgen. TOMS un-terstützt somit die Kerngeschäftsprozesse sowohl des Asset Managements als auch des Asset Service. Damit schafft es mit seiner Datenbasis die Voraussetzungen, um Kosten während des gesamten Lebenszyklus von Anlagen und Netzen zu analysieren und nachhaltig zu senken. Es unterstützt Sie dabei, Wartezeiten für Repara-turen zu reduzieren, Ausfallzeiten bei Störungen und Abschaltungen zu minimieren, und gibt Ihnen umfassende Möglichkeiten, Ihre Unternehmensressourcen zu optimieren und Reserven zu aktivieren. TOMS deckt dabei den gesamten Lebenszyklus Ihrer Anlagen und Netze ab - von der Anfrage über die Planung und Projektierung, die Bauausführung bis zu Wartung und Betrieb. Die Möglichkeiten von TOMS können effizient durch die Verbindung mit semantisch oder räumlich orientierten Betriebsmittelinformationssystemen/GIS für Anlagen und Netze wie z.B. LIDS und Lösungen für das mobile Workforce Management wie z.B. WFMS erweitert werden.

TOMS GIS Explorer

Die Grundvoraussetzung für die optimierte Steuerung technischer Infrastruktur-Management-Prozesse ist eine technisch einwand-freie, präzise und aktuelle Dokumentation der technischen Infrastrukturen. Die technischen Objekte haben ausreichend Informatio-nen über die technischen Eigenschaften jedes Objekts zu bieten, um in der Lage zu sein, die Anlage in Hinblick auf Betriebszustand, Lage und Beziehungen zu anderen Objekten abzuleiten.

Die oben beschriebene Anlagendokumentation ist die Grundlage jedes technisch-operativen Informationssystems für das techni-sche Infrastrukturmanagement in Unternehmen. Der Zugriff auf die Daten der Anlagendokumentation wird durch den TOMS GIS-Explorer realisiert, über den prozessübergreifend auf alle Objekte zugegriffen wird. Der TOMS GIS Explorer bietet Werkzeuge für die Erfassung, Fortführung und Nutzung sowie Weiterverwendung von Elementen einer einheitlichen und konsistenten Datenbasis. Der TOMS GIS-Explorer verbindet also alle TOMS Module mit den Objekten im GIS/Betriebsmittelverwaltung. Für räumliche Daten ermöglicht er den Benutzern, Objekte geografisch oder schematisch zu lokalisieren und zu visualisieren. Dabei bleibt in der Regel die Erfassung und Fortführung der Objekte Aufgabe des GIS/der Betriebsmittelverwaltung, welche die Objektdaten aus einer einheit-lichen und konsistenten Datenbasis zur Verfügung stellt. Im TOMS GIS Explorer ist der direkte Zugriff auf alle Eigenschaften der Ob-jekte sowie die Visualisierung räumlicher und logischer Verbindungen in Karten, Schemadarstellungen sowie Dokumentenanhänge wie Fotos in allen TOMS Modulen verfügbar.

TOMS Struktur

TOMS ist in Systemmodule strukturiert, die Benutzer- sowie Administrationsmodule umfassen; es enthält dabei auch Be-reiche und Support-Werkzeuge, die von mehreren Modulen verwendet werden. Die Benutzermodule bieten die folgen-den Hauptfunktionen:• Technische Dokumentation und Management von Daten

umfangreicher Infrastrukturen• Betriebsführung und Controlling der technischen Infrastruk-

turen im Bereich Betrieb sowie Wartung und Instandhaltung• Planung, Standardisierung und Realisierung von techni-

schen Infrastrukturen über die Phasen Projektierung, Pla-nung, Bau und Inbetriebnahme

Im Kern baut TOMS auf Daten der technischen Infrastruktu-ren auf, die in der Regel von GIS/Betriebsmittelverwaltungs-system bereitgestellt werden. Bei Vorhandensein räumlicher Daten können die Objekte lokalisiert und visualisiert werden, anderenfalls arbeitet TOMS attributiv mit Objekten der realen Welt. Dabei werden Listen, Formulare, Karten dynamisch, direkt aus der Datenbank, generiert und gespeichert.

Auf Basis der einheitlichen, digitalen Dokumentation ist die ef-fektive Unterstützung der Prozesse Planung, Bau, Betrieb sowie Wartung und Instandsetzung während des gesamten Lebens-zyklus technischer Infrastrukturen gewährleistet.

TOMS schafft mit der Philosophie einer einheitlichen, zentralen Datenbankbasis die Voraussetzung für die konsistente Kontrolle aller grundlegenden technischen Infrastrukturmanagement-prozesse und deren Vernetzung. Die Datenbank stellt allen prozessspezifischen Anwendungen einen zentralen Zugang zu Informationen für die Prozesssteuerung zur Verfügung. Alle Teil-informationen zusammen decken den gesamten Lebenszyklus von Objekten technischer Infrastrukturen ab. TOMS hält auch den historischen Verlauf aller Ereignisse an Objekten, speichert die Art, Zeit und den Grund der Eingriffe an Equipments und dokumentiert die Entwicklung des Anlagenzustands. TOMS ist als 3-Schicht-Architektur umgesetzt und auch für den Einsatz in großen LAN- und WAN-Netzwerken konzipiert.

Module Instandhaltung

Das Wartungsmodul stellt eine der wichtigsten Komponen-ten des technischen Betriebs- und Instandhaltungssystems (TOMS) dar. Das Ziel des Moduls ist es, IT-Unterstützung für die Planung und Steuerung der Wartung und Instandhaltung technischer Infrastrukturen zu geben. Das Wartungsmodul nutzt die Informationen technischer Objekte und unterstützt alle Arbeitsschritte im Zusammenhang mit der Wartung und Reparatur der technischen Infrastruktur. Dies beginnt in der Phase der Planung von Instandhaltungsmaßnahmen und deckt die verschiedenen Schritte der operativen Arbeit mit Vorbereitung geplanter Aktivitäten, Erstellung von Arbeits-aufträgen bis zur Planung und Verbuchung von Materialien, Arbeitsaufwand und Kosten umfassend ab. Das Modul um-fasst auch die Schaden-, Mangel- und Befunddokumentation sowie den Prozess der Mangelbehebung. Auch die Planung und Dokumentation von Abschaltungen, die aus dem In-standhaltungsprozess heraus notwendig werden, ist vorge-sehen. Signifikante Vorteile können durch die Vernetzung mit den Prozessen anderer Module erzielt werden. Die praxisna-he Unterstützung der Arbeitsvorbereitung mit TOMS hilft, die Dauer von Ausfallzeiten und Reparaturen zu reduzieren, wo-durch die Einnahmenverluste und Wartungskosten verringert und die Inanspruchnahme von Unternehmensressourcen und Reserven optimiert werden.

Module Planung

Das TOMS Modul Planung unterstützt die Planungsabteilungen technischer Infrastrukturunternehmen mit Vorschlägen für die Entwick-lung der Infrastruktur, Einhaltungen von Investitionsplänen, bei Instandsetzungen sowie bei der Beurteilung und Erledigung von Kun-denanfragen und Beschwerden (z.B. für Hausanschlüsse, Leistungsveränderungen, Einspeisungen). Das Planungsmodul stellt eine we-sentliche Integrationskomponente des Systems dar, da es intensiv mit allen anderen Modulen und Daten in TOMS zusammenwirkt. Die Vorteile des Moduleinsatzes bestehen in der direkten Unterstützung der technischen und kaufmännischen Planungsprozesse bei der Vorbereitung der Asset-Strategie, bei der Vorbereitung kaufmännischer Entscheidungen zur Investitionsplanung, der Statusverfolgung in Stellungnahmeverfahren, bei der wirtschaftlichen Beurteilung von Maßnahmen vor, während und nach der Bauausführung, bei der Vorbereitung der Planunterlagen für das Projekt und bei der Bearbeitung von Beschwerden. Ein Alleinstellungsmerkmal der Lösung ist die redundanzfreie Nutzung von Infrastrukturdaten einschließlich räumlicher Daten und GIS-Funktionen, wodurch Entscheidungen für Planung und Betrieb auf einheitlichen Datenquellen und geografischen Grundlagen getroffen werden können. Die positive Folge ist eine deutlich verbesserte Planungsqualität und Prozesstransparenz aufgrund GIS-integrierter Planung und durchgängiger Workflows.

Module Bau

Das TOMS Modul Bau bietet Werkzeuge zum Baustellenmana-gement als wichtige Phase des Entstehungsprozesses neuer Assets, beginnend mit der Beschreibung von Bauanforderun-gen für die Bau- und Investitionsplanung, über Feinplanung, Budgetierung, Abschluss von Verträgen mit den Lieferanten und die Umsetzung der Baumaßnahme, bis hin zur As-Built-Do-kumentation der Maßnahmen in der Betriebsmittelverwaltung/GIS und der Anlagenbuchhaltung sowie der Kostenverfolgung und wirtschaftlichen Abrechnung der Baumaßnahmen.

Das Modul ermöglicht eine statusbezogene Prozessüberwa-chung und Vergleiche von Plankosten zu Istkosten. Bauanforde-rungen können mit Kostenschätzungen hinterlegt und Investi-tionsplänen zugeordnet werden. Baumaßnahmen können mit Teilprojekten, Bauabschnitten und Bauobjekten strukturiert und die Entwicklung der Istkosten überwacht werden.

Neben den technischen Aufzeichnungen zu Baumaßnahmen bietet das Modul DMS-Funktionen für die Zusammenstellung aller Dokumente im Sinne einer digitalen Projektakte. Zudem un-terstützt das Modul die Vorbereitung der Daten für die Anlagen-buchhaltung sowie die Überwachung von Meilensteinen und Zahlungsfristen. Das Modul Bau bietet zahlreiche Werkzeuge, um die komplette Bauleitung in Eigenregie des Unternehmens durchführen zu können, ohne Aufgaben auslagern zu müssen.

Module Plantafel

Das TOMS Modul Plantafel ist das Werkzeug für die zentrale oder abteilungsweise Arbeitsvorbereitung und das Dispat-ching. Als zentrales Dispositionstool im MS Outlook-Design mit Drag & Drop-Funktionen bietet es eine transparente Über-sicht über die geplante Zuordnung der ausführenden Einhei-ten sowie deren Auslastung. Integriert mit HR-Systemen oder anderen Auftragsquellen können geplante Abwesenheiten und Urlaube ebenso visualisiert und berücksichtigt werden, wie feste Kundentermine und Abhängigkeiten von Qualifika-tionen und Berechtigungen. Die Ansicht ist als Kalender oder Zeitleiste (GANTT) für Vergangenheit, Gegenwart und Zu-kunft einstellbar und nach zahlreichen Kriterien filterbar.

Module Entstörung/Abschaltung

Das TOMS Modul Entstörung/Abschaltung dient dem Ma-nagement geplanter und ungeplanter Versorgungsunterbre-chungen technischer Infrastrukturen. Das Modul umfasst die Annahme, Bearbeitung und Beseitigung von Störmeldungen und Störungen, die Planung und Dokumentation von Abschal-tungen, die Mangeldokumentation, die Erstellung von Ausfall-statistiken sowie die Verwaltung von Netzwerkstrukturen.

Das Hauptziel des Systems ist es, dem Dispatcher schnelle Infor-mationen zum Fehlerort zu geben, z.B. durch Informationen von betroffenen Kunden inklusive Statusinformationen zum Versor-gungsstatus. Unter Verwendung der Netzwerkstrukturinformati-onen ist es z.B. möglich, den Standort der auftretenden Störung auf der Basis der Kundenanrufe zu identifizieren und andere betroffene Kunden automatisch zu informieren. Auch die zeit-nahe Bereitstellung von Informationen zu Status und geplanten Aktivitäten und Zeiten ist ein wichtiger Aspekt des Moduls. Die Netzwerkstrukturdaten können mit Daten des GIS integriert werden, was die Objektauswahl und Lokalisierung im GIS er-möglicht. Das Modul Entstörung reduziert die Zeiten sowohl für die Einsatzplanung, die Mobilisierung der Teams als auch den Dokumentationsaufwand im Rahmen von Entstörungen und Abschaltungen. Mit Hilfe der anlagenscharfen Dokumenta-tion von Versorgungsunterbrechungen ist TOMS nicht nur das zentrale Reportwerkzeug für das Berichtswesen an BNetzA, FNN, DVGW, AGFW, sondern liefert darüber hinaus stichhaltige Ergebnisse zur Bewertung der Zuverlässigkeit des Netzes. Das Modul dient dem Management von Störungen und Abschaltun-gen unterschiedlichster Infrastrukturen.

Mobile Solution

Die komplizierte wirtschaftliche Situation führt an vielen Stel-len zur Notwendigkeit von Kostensenkungen, zur Optimie-rung aller betrieblichen Aktivitäten im Zusammenhang mit technischen Infrastrukturen und dem Zwang der besseren Nutzung personeller und technischer Ressourcen. Ein Lö-sungsansatz für diese Aufgabenstellung ist die Verbesserung der Organisation der mobilen Teams, deren Management sowie Outsourcing der Instandhaltungsarbeiten. Dank der Fortschritte bei Telekommunikationsdiensten, der Weiterent-wicklungen bei mobilen Geräten und der Verfügbarkeit von Navigationssystemen bieten sich ausreichend Möglichkeiten, sowohl mobile Teams als auch Externe mit den erforderlichen Informationen zu versorgen und diese operativ und effektiv zentral zu managen. Die Teams bearbeiten unter den neuen Bedingungen oft einen viel größeren Bereich als in der Ver-gangenheit und können nicht überall auf das lokale Wissen einzelner Mitarbeiter zurückgreifen. Die Techniker sind also stark darauf angewiesen, diese Informationen durch IT-Syste-me bereitgestellt zu bekommen. Der mobile Teil von TOMS gewährleistet genau diese Informationsbereitstellung zur Un-terstützung der Aktivitäten mobiler Teams und bietet somit eine Antwort auf die aktuellen Anforderungen. Die Mobile Solution von TOMS stellt einen wichtigen Beitrag zur Steige-rung der Effizienz, Einfachheit der Bedienbarkeit und schnel-len Betriebsbereitschaft im Bereich des technischen Infra-strukturmanagements dar. Ein großer Vorteil der Lösung sind deren Offline-Möglichkeiten, so dass Informationen auch an Orten ohne Online-Verbindung zur Verfügung stehen und deren Synchronisierung dann erfolgen kann, wenn eine Online-Verbindung verfügbar ist. Folgende Basisfunktionen enthält das TOMS Modul Mobile Solution:• Aufzeichnung durchgeführter Arbeiten an Anlagen mit

Bezug zum Arbeitsauftrag• Erfassung der Aufwände wie Stunden, Material und Kfz/

Technik• Einfache Verlinkung von Fotos und Dokumenten zu Anla-

gen und Aufträgen • Bereitstellung der Objektattribute und geografischer

Daten aus dem GIS-System• Fortführung von Anlageninformationen vor Ort• Navigation zum Arbeitsort

Durch ihre Einfachheit und die Nutzung modernster Techno-logien bietet die Mobile Solution von TOMS ein hohes Poten-zial für weitere Anwendungen und Entwicklungen.

Integration mit anderen Informationssystemen

Die Standardinstallation von TOMS umfasst in der Regel auch die Integration mit bestehenden ERP-Systemen des kaufmän-nischen Bereichs. Einfache Tools für Anpassungen ermögli-chen es, die Integration mit anderen Informationssystemen flexibel umzusetzen. Für die Kommunikation mit anderen Systemen bietet TOMS sowohl Offline- als auch Online-Schnittstellen. Ein Teil von TOMS sind Standard-Schnittstellen zu SAP-Systemen, die vor allem prozessuale Beziehungen zwischen TOMS und SAP Core, FI, PM, PS, MM, IS-U und CRM bereitstellen.

TOMS Vorteile und Nutzen

• Die Bereitstellung von Informationen für die Prozesse/Ak-tivitäten Planung, Projektierung, Bauausführung, Betrieb und Kontrolle, Wartung und Instandhaltung

• Unterstützung für die Einrichtung von Standards• Vereinheitlichung und Optimierung von Arbeitsabläufen• Verbesserte Koordination und Kommunikation• Einhaltung durch Rechtsvorschriften bedingter Anforde-

rungen• Verbesserung des Kundenservices • Datenbereitstellung für das technische Controlling • Reduzierung der Kosten für Wartung und Entstörung• Reduzierung der Kosten für Planungs- und Baumaßnah-

men

• Minimierung von Energieverlusten und Strafzahlungen• Bereitstellung von Daten für das Finanz-Controlling• Vereinheitlichung der Datenbasis der technischen Infra-

strukturen für die Prozesse in TOMS und anderer Anwen-dungen (Netzberechnung, SCADA usw.), Vermeidung von Redundanzen

• Verstärkte Nutzung räumlicher Daten und GIS-Funktionen in allen Prozessen

• Integrationsplattform für technische Spezialanwendungen (Netzberechnung, AVA, SCADA, Messungen)

• Zentraler Daten-Pool für die strategische Planung und Ent-wicklung technischer Infrastrukturen

Lösungsfamilie SAMO

Unser SAMO-Lösungskonzept ermöglicht es, TOMS als Modul des integrierten, zukünftigen Asset Management-Systems mit bestehenden Anwendungen zu kombinieren. Dabei werden einzelne SAMO-Module mit anderen Lösun-gen zu einer funktionalen Einheit zusammen-geschlossen (z.B. mit SAP-Lösungen, SCADA-Systemen oder anderer EAM-Software). Die SAMO-Module bieten Konformität nach ISO 55000 ff.

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TOMS Operatives Asset Management, Betriebsführungs- und Betriebsmittelinformationssystem

05 | 2016