SAP® ERP – Praxishandbuch Projektmanagement

Holger Gubbels

SAP® ERP – Praxishandbuch Projektmanagement

SAP® ERP als Werkzeug für professionelles Projektmanagement – aktualisiert auf ECC 6.0

3. Auflage

ISBN 978-3-8348-1681-8 ISBN 978-3-8348-2160-7 (eBook)DOI 10.1007/978-3-8348-2160-7

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Holger GubbelsStuttgartDeutschland

In dieser Publikation wird auf Produkte der SAP AG Bezug genommen. SAP, R/3, SAP NetWeaver, Duet, PartnerEdge, ByDesign, SAP BusinessObjects Explorer, Stream-

Work und weitere im Text erwähnte SAP-Produkte und Dienstleistungen sowie die entsprechenden Logos sind Marken oder eingetragene Marken der SAP AG in Deutschland und anderen Ländern.

Business Objects und das Business-Objects-Logo, BusinessObjects, Crystal Reports, Crystal De-cisions, Web Intelligence, Xcelsius und andere im Text erwähnte Business-Objects-Produkte und Dienstleistungen sowie die entsprechenden Logos sind Marken oder eingetragene Marken der Busi-ness Objects Software Ltd. Business Objects ist ein Unternehmen der SAP AG.

Sybase und Adaptive Server, iAnywhere, Sybase 365, SQL Anywhere und weitere im Text er-wähnte Sybase-Produkte und -Dienstleistungen sowie die entsprechenden Logos sind Marken oder eingetragene Marken der Sybase Inc. Sybase ist ein Unternehmen der SAP AG.

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V

Vorwort

Liebe Leserin, lieber Leser,SAP ERP ist das wichtigste ERP-System in Europa und ist in allen namhaften Groß-

firmen vertreten – mittlerweile in der Komponentenversion ECC 6.0. Neben den Kern-modulen Finanzbuchhaltung, Controllings Produktion und Logistik sowie immer häufi-ger auch der Personalwirtschaft wird auch das Projektsystem vermehrt genutzt. Einerseits stellt es eine gute Alternative dar, Aufträge in Teilaufträge zu splitten und beispielsweise an mehrere Firmen zu verteilen. Aber auch „echtes“ Projektmanagement wird immer häufi-ger mit SAP PS abgebildet. Dieses Buch zeigt das Modul PS genau in einem solchen Zu-sammenhang.

Oberstes Ziel dieses Buches ist Nachvollziehbarkeit – auch in der vorliegenden dritten Auflage. In dieser Auflage kommt in Kap. 8 ergänzend der externe Zugriff auf das SAP PS hinzu. Zwar bietet SAP PS die Funktionalität, die man für die Projektplanung und -steue-rung benötigt – trotzdem wünscht man sich häufig einen benutzerfreundlicheren Weg als die SAP GUI-Oberflächen. Die in diesem Kapitel beschriebenen Werkzeuge geben Ihnen die Möglichkeit, eigene, externe Oberflächen anzubieten, die sich besser oder zumindest schöner bedienen lassen.

Ich hoffe sehr, dass Sie, liebe Leserin und lieber Leser, dadurch den praktischen Nutzen des Werkzeugs besser erleben können. Über Lob und Kritik freue ich mich sehr. Zögern Sie bitte nicht, mir Feedback zu senden an: buch@h-gubbels.de.

An dieser Stelle möchte ich den Menschen danken, die mich beim Schreiben dieses Buches sehr unterstützt haben. Ganz oben auf der Liste meinem guten Freund Patrick Theobald, der mich nicht nur durch seine konstruktive Kritik sehr unterstützt hat. Und natürlich meinem Geschäftspartner Andreas Moosbrugger, der mich nicht zuletzt dadurch unterstützt hat, dass ich Teile dieser Arbeit zu Lasten anderer Aufgaben in unserer Firma durchführen konnte.

Vielen Dank!Nun wünsche ich Ihnen liebe Leserin, lieber Leser eine spannende und informative

Lektüre.

Stuttgart Holger GubbelsJuni 2013

VII

Inhaltsverzeichnis

1 Einleitung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11.1 Ziel dieses Buches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21.2 Wie dieses Buch aufgebaut ist . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

2 Methoden des Projektmanagements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52.1 Begriffe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52.2 Projektplanung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

2.2.1 Projektstrukturplan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82.2.2 Schätzverfahren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122.2.3 Risikoanalyse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152.2.4 Ablauf- und Terminplanung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172.2.5 Meilensteinplan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

2.3 Projektrealisierung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 232.3.1 Zeiterfassung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 232.3.2 Meilensteintrendanalyse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 242.3.3 Kostentrendanalyse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

2.4 Projektabschluss . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

3 Aufbau und Strukturen in SAP ERP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 333.1 Die Module . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 333.2 Die Organisationseinheiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 353.3 Der Einstieg . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 393.4 Die IDEEFIX GmbH . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 413.5 Customizing der IDEEFIX GmbH . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42

3.5.1 Mandant anlegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 423.5.2 Benutzerverwaltung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 483.5.3 Organisationsstrukturen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 493.5.4 Arbeitsplätze/Kostenstellen/Kostenarten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67

3.6 Der Kundenauftrag . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79

4 Aufbau einer Projektstruktur in SAP ERP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 814.1 Das Projektsystem im Überblick . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81

VIII Inhaltsverzeichnis

4.2 Der Aufbau eines Projekts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 824.2.1 Die Projektdefinition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 824.2.2 Der Projektstrukturplan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 904.2.3 Meilensteine für PSP-Elemente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 974.2.4 Status-Verwaltung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101

4.3 Einstellungen im Customizing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1024.3.1 Projektnummern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1034.3.2 Projektarten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1074.3.3 Benutzerfelder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1084.3.4 Status-Verwaltung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1094.3.5 Versionsprofile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1154.3.6 Projektprofile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1174.3.7 Meilensteine . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121

5 Netzpläne, Terminplanung und der Project Builder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1235.1 Anlage eines Netzplans . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1235.2 Netzplanvorgänge anlegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1265.3 Meilenstein in Netzplänen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138

5.3.1 Vorgangs-Meilensteine anlegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1385.3.2 Meilenstein-Funktionen im Netzplan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140

5.4 Terminierung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1445.5 Kosten planen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1545.6 Project Builder und die Projektplantafel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1565.7 Einstellungen im Customizing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169

5.7.1 Terminierungsprofile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1695.7.2 Parameter für die Reduzierung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1725.7.3 Netzplanart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1725.7.4 Netzplanprofil . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176

6 Projekt-Realisierung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1816.1 Rückmeldungen erfassen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1816.2 Meilensteintrendanalyse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1866.3 Projektauswertung/Projektversionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1956.4 Fortschrittsanalyse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 202

6.4.1 Messmethoden in der Fortschrittsanalyse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2036.4.2 Fortschritt ermitteln . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2106.4.3 Fortschritt auswerten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 213

6.5 Einstellungen im Customizing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2156.5.1 Rückmeldungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2156.5.2 Fortschrittsanalyse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 219

7 Projektabschluss . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2277.1 Standard-Projektstrukturpläne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2277.2 Standard-Netzpläne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 230

IXInhaltsverzeichnis

7.3 Projektverdichtung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2337.3.1 Ablauf der Projektverdichtung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2347.3.2 Auswertung der Projektverdichtung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 240

7.4 Exportmöglichkeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2457.4.1 Datenexport nach MS ACCESS® . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2457.4.2 Dezentrale Rückmeldung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2487.4.3 Datenexport nach MS Project® . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2487.4.4 OpenPS für MS Project® . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 249

8 Projektsystem extern steuern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2558.1 Szenarien . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 255

8.1.1 Auswertungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2558.1.2 Microsoft SharePoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2568.1.3 Taskverwaltung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 256

8.2 Grundlagen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2578.2.1 Remote Function Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2578.2.2 Struktur eines RFC . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2588.2.3 Business Application Programming Interface . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2638.2.4 Read Table . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2658.2.5 Application Link Enabling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 267

8.3 Wichtige BAPIs im Projektsystem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2688.3.1 Projektdefinitionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2688.3.2 PSP-Elemente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2728.3.3 Netzwerk . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 276

8.4 Tabellen im Projektsystem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 279

9 Fazit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 283

10 Beispieldaten für das LVS Projekt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28510.1 PSP-Elemente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28510.2 Vorgänge zu den PSP-Elementen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28510.3 Anordnungsbeziehungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28710.4 Meilensteine zu Netzplanvorgängen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 290

10.4.1 Vorgang Spezifikation prüfen und korrigieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29010.4.2 Vorgang Entwurf prüfen und korrigieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29210.4.3 Vorgang Funktionstest . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29510.4.4 Vorgang Einführung Vorort (Abb. 10.16) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 299

10.5 Ist-Buchungen für die Meilensteintrendanalyse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29910.6 Rückmeldungen für Entwurfs-Phase . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 301

11 Verwendete Transaktionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 303

Glossar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 307

Sachverzeichnis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 311