Schulung für Microsoft ® Office Project 2007 Präsentieren eines Projekts in Word, PowerPoint oder Visio [Ihr Firmenname] stellt vor:

Schulung für Microsoft® Office

Project 2007

Präsentieren eines Projekts in Word, PowerPoint oder Visio

[Ihr Firmenname] stellt vor:


Kursinhalt

• Übersicht: Kommunizieren Ihrer Informationen

• Lektion 1: Kopieren von Project-Informationen in ein Office-Programm

• Lektion 2: Kopieren von Project-Informationen auf eine Webseite

Jede Lektion enthält eine Liste mit Aufgabenvorschlägen sowie Testfragen.


Übersicht: Kommunizieren Ihrer InformationenDas Erstellen eines Projekts ist eine Sache, die entsprechenden Informationen effektiv an andere zu vermitteln, kann jedoch noch einmal etwas völlig anderes darstellen.

Die Zusammenarbeit und Informationsübermittlung im Team scheitern häufig daran, dass Informationen nicht für alle verfügbar sind.

In diesem Kurs erfahren Sie, wie Sie Ihr Projekt effektiv präsentieren, indem Sie Project-Informationen in Microsoft Office Word, Microsoft Office PowerPoint® oder Microsoft Office Visio® exportieren oder auf einer Webseite veröffentlichen.


Lernziele für den Kurs

• Kopieren von Project-Informationen in Microsoft Office PowerPoint, Word oder Visio mithilfe eines Assistenten

• Erstellen eines Bilds von einem Projekt, das auf einer Webseite eingefügt werden kann

Lektion 1

Kopieren von Project-Informationen in ein

Office-Programm


Kopieren von Project-Informationen in ein Office-Programm

Sie haben ein Projekt über Wochen vorbereitet und möchten nun Ihren Kollegen das Ergebnis Ihrer Arbeit vorstellen.

Die Informationen liegen gemeinsam mit passenden Balken- und Netzwerkdiagrammen in Project vor, doch wie können Sie den Plan für Mitarbeiter zugänglich machen, die nicht über Project verfügen?

Hier ist die Antwort: Zeigen Sie die Projektinformationen einfach mithilfe eines Assistenten in einem neuen PowerPoint-, Word- oder Visio-Dokument an.


Wie bekommen Sie Ihre Informationen aus Project heraus?

Sie haben alle Felder in Ihrem Projekt ausgefüllt und die Daten eingegeben. Wie können Sie nun Ihre Arbeit in einer ansprechenden und effektiven Präsentation darstellen, ohne dafür ein weiteres Wochenende im Büro verbringen zu müssen?

Mithilfe von Excel oder Visio können Sie ein Diagramm erstellen, das Ihrem Projekt ungefähr entspricht.

So müssen Sie die Arbeit jedoch doppelt erledigen, und das kann viel Zeit kosten, insbesondere, wenn bereits alle benötigten Informationen in Project vorliegen.


Wie bekommen Sie Ihre Informationen aus Project heraus?

Mit dem Assistenten zum Kopieren von Bildern in Office können Sie in Project ein Bild des Projekts erstellen, das automatisch in Word, PowerPoint oder Visio kopiert wird.

Der Befehl Bild zu Office-Assistenten kopieren befindet sich auf der Symbolleiste Analyse.

Zeigen Sie im Menü Ansicht auf Symbolleisten, und klicken Sie dann auf Analyse.


Verschaffen Sie sich zunächst einen Überblick

Sie sollten die Project-Ansicht zunächst so vorbereiten, dass alle Informationen enthalten sind, die Sie in Word, PowerPoint oder Visio anzeigen möchten.

Der Grund hierfür ist, dass die Präsentation keine ablenkenden oder unwichtigen Informationen wie die Dauer der einzelnen Vorgänge oder die Kostensätze für die Ressourcen enthalten soll.


Verschaffen Sie sich zunächst einen Überblick

Für die weniger erfahrenen Kursteilnehmer kann es sinnvoll sein, einige Spalten zu entfernen.

Ein typisches Projekt enthält normalerweise Dutzende oder sogar Hunderte von Spalten. Eine gut verständliche Präsentation sollte jedoch nur wenige Spalten enthalten.

Wenn Sie zudem nur bestimmte Vorgänge in dem kopierten Bild darstellen möchten, sollten Sie vor dem Starten des Assistenten die anzuzeigenden Zeilen auswählen.


Okay, wunderbar. Jetzt zum Assistenten

Wenn alle Spalten und Ansichten des Projekts Ihren Vorstellungen entsprechen, können Sie mithilfe des Assistenten die Darstellung des Projekts optimieren.

Wie oben beschrieben, klicken Sie auf der Symbolleiste Analyse auf Bild zu Office-Assistenten kopieren.


Okay, wunderbar. Jetzt zum Assistenten

Im ersten Schritt des Assistenten entscheiden Sie, ob Sie die ursprüngliche Gliederungsebene beibehalten möchten oder sie so ändern, dass alle Vorgänge oder nur Sammelvorgänge angezeigt werden.

Sie könnten z. B. beschließen, dass die Präsentation durch das ausschließliche Anzeigen von Sammelvorgängen leichter auf einen Blick erfasst werden kann und daher für Manager oder Geschäftspartner besser geeignet ist.

Das Auswählen der richtigen Detailgenauigkeit ist häufig entscheidend für den Erfolg einer Präsentation.


Festlegen der Darstellung der Präsentation

Nun kommt der unterhaltsame Teil – Sie bestimmen , wie das Bild des Projekts erstellt werden soll.

Dies ist der nächste Schritt im Assistenten.

Wenn Sie vor dem Starten des Assistenten bereits Zeilen ausgewählt haben, können Sie angeben, dass nur diese Zeilen angezeigt werden.

Wenn Sie andere Zeilen auswählen möchten, müssen Sie den Assistenten beenden, die gewünschten Zeilen auswählen und den Assistenten erneut starten.


Festlegen der Darstellung der Präsentation

Nun kommt der unterhaltsame Teil – Sie bestimmen, wie das Bild des Projekts erstellt werden soll.

Dies ist der nächste Schritt im Assistenten.

Wenn Sie einen bestimmten Zeitraum anzeigen möchten, können Sie ihn ebenfalls auf dieser Seite des Assistenten angeben. Die Präsentation ist nun fast fertig zum Exportieren in ein anderes Programm.


Wie groß soll die Präsentation sein?

Das Publikum soll nicht von zu großen Bildern überwältigt werden, die Zuschauer sollen aber auch nicht die Augen zusammenkneifen müssen, um auf einem kleinen Bild etwas erkennen zu können.

Das Angeben einer geeigneten Größe für das Bild ist ein wichtiger Schritt.

• Wählen Sie Standard aus, damit die Präsentation in einer Standardgröße mitca. 20 cm Höhe und 15 cm Breite angezeigt wird. Diese Größe ist gut für eine Präsentation in Visio oder PowerPoint geeignet.


Wie groß soll die Präsentation sein?

Das Publikum soll nicht von zu großen Bildern überwältigt werden, die Zuschauer sollen aber auch nicht die Augen zusammenkneifen müssen, um auf einem kleinen Bild etwas erkennen zu können.

• Wählen Sie Maximum aus, wenn das Bild besonders groß sein soll, z. B. um es zu drucken. Die maximale Größe beträgt ca. 55 cm.

• Wählen Sie Benutzerdefiniert aus, und geben Sie die Dimensionen ein, die Sie verwenden möchten, wenn Sie zum Beispiel Word nutzen und ein kleineres Bild benötigen, das Sie zwischen zwei Textabsätzen einfügen können.


Zeit für eine genauere Betrachtung

Als Nächstes sollten Sie nun eine Vorschau des Bilds anzeigen, indem Sie auf Vorschau klicken.

Wenn das angezeigte Bild nicht Ihren Vorstellungen entspricht, klicken Sie im Assistenten einfach auf die Schaltfläche Zurück und nehmen dann die entsprechenden Änderungen vor.

Wenn Sie mit dem Ergebnis zufrieden sind, wählen Sie das Office-Programm aus, an das das Bild gesendet werden soll. Wählen Sie dann Quer- oder Hochformat aus.


Auswählen von weiteren Informationen

Als letzten Schritt geben Sie zusätzliche Informationen an, die mit dem Bild gesendet werden sollen.

Dabei handelt es sich um allgemeine Informationen zu dem Projekt, z. B. Anfangs- und Endtermine, die in einer eigenen Tabelle über dem gerade eingerichteten Bild des Projekts angezeigt werden.


Auswählen von weiteren Informationen

Wenn Sie im Assistenten auf Fertig stellen klicken, wird das angegebene Programm geöffnet und das Bild des Projekts angezeigt.

• Eine Übersicht, die die Gesamtdauer des Projekts, die Kosten und alle weiteren Informationen enthält, die Sie in Schritt 4 des Assistenten angegeben haben.

• Detaillierte Projektinformationen zu den Vorgängen, die Sie im Assistenten ausgewählt haben.

Das erstellte Bild enthält die folgenden zwei Bereiche:


Übungsvorschläge• Exportieren von Project-Informationen in andere Programme

Onlineübung (Word, PowerPoint oder Visio, Produktversionen 2000 oder höher sind erforderlich)

http://office.microsoft.com/training/Training.aspx?AssetID=RP102151581033&CTT=6&Origin=RC102151571033


Test 1, Frage 1

Wenn Sie ein Bild in ein Office-Programm kopieren, werden die Informationen mit dem ursprünglichen Projektplan verknüpft. (Wählen Sie eine Antwort aus.)

1. Richtig

2. Falsch


Test 1, Frage 1: Antwort

Falsch

Wenn Sie ein Bild in ein Office-Programm kopieren, werden die Informationen nicht mit dem ursprünglichen Projektplan verknüpft.


Test 1, Frage 2

Welches Office-Programm können Sie nicht mit dem Assistenten zum Kopieren von Bildern in ein Office-Programm verwenden? (Wählen Sie eine Antwort aus.)

1. Microsoft Office Word

2. Microsoft Office OneNote®

3. Microsoft Office Visio



Microsoft Office OneNote

In OneNote können Sie alle Notizen auf Computern, Laptops oder anderen Geräten erfassen und organisieren. Sie können mit diesem Assistenten jedoch kein Project-Bild an OneNote senden.


Test 1, Frage 3

Wenn Sie den Assistenten zum Kopieren von Bildern in ein Office-Programm abgeschlossen haben, müssen Sie das Bild des Projekts manuell im entsprechenden Office-Programm einfügen. (Wählen Sie eine Antwort aus.)

1. Richtig

2. Falsch



Falsch

Der Assistent öffnet das Office-Programm automatisch und fügt das Bild ein.

Lektion 2

Kopieren von Project-Informationen auf eine

Webseite


Kopieren von Project-Informationen auf eine Webseite

Verfügt Ihre Organisation oder Ihr Team bereits über eine Website, auf der Informationen zu gemeinsamen Projekten bereitgestellt werden?

Anstatt die Projektinformationen in ein anderes Office-Programm zu kopieren, könnten Sie eine Webseite erstellen, auf der Sie ein Bild des Projekts einfügen.

Es gibt eine einfache und flexibel gestaltbare Möglichkeit, um ein Bild des Projekts zu erstellen und es auf der Webseite des Teams hinzuzufügen.


Verschaffen Sie sich auch hier zunächst einen Überblick

Wie Sie in der ersten Lektion erfahren haben, sollten Sie nur wenige Spalten mit Informationen anzeigen. So wird die Präsentation nicht durch Dutzende von Spalten überladen, die die Zuschauer oder Leser verwirren.

Möglicherweise müssen auch Spalten entfernt werden.

Schließlich möchten Sie nicht, dass die Präsentation ablenkende oder unwichtige Informationen wie die Dauer der Vorgänge oder die Kostensätze für die Ressourcen enthalten soll.


Auswählen von Bildoptionen

Nachdem Sie das Projekt Ihren Vorstellungen entsprechend eingerichtet haben, müssen Sie ein Bild erstellen, das Sie später auf der Webseite einfügen können.

Zunächst erstellen Sie hierzu im Dialogfeld Bild kopieren (Menü Bericht) ein Bild, das Sie dann mithilfe eines HTML-Editors auf einer Webseite einfügen.



Geben Sie zunächst an, wie das Bild wiedergegeben werden soll.

Weboption: Für eine Webseite sollten Sie im Allgemeinen ein GIF-Bild (Graphics Interchange Format) erstellen.

Zum Kopieren des Bilds im GIF-Format klicken Sie auf Für GIF-Datei. Klicken Sie anschließend auf Durchsuchen, um anzugeben, wo das Bild gespeichert werden soll.




• Wenn Sie ein Bild erstellen möchten, das für die Anzeige am Computer optimiert ist und bei dem die Farben und Formatierungen erhalten bleiben, klicken Sie auf Für Bildschirm.

Andere Optionen:




• Wenn Sie ein Bild erstellen möchten, das für das Drucken optimiert ist und bei dem die Formatierungen intakt bleiben und Balkendiagramme z. B. deutlich mit klar getrennten Farben, Formen und Mustern angezeigt werden, klicken Sie auf Für Drucker.

Andere Optionen:


Auswählen von Bildoptionen, Fortsetzung

Auch für die Präsentation gibt es eine Reihe von Optionen.

Zum Kopieren von Daten für einen anderen als den derzeit in der Zeitskala angezeigten Terminbereich geben Sie unter Zeitskala in den Feldern Von und Bis einen Anfangs- und einen Endtermin ein bzw. wählen diese aus.

Sie können auch angeben, ob Sie die Zeilen so kopieren möchten, wie sie auf dem Bildschirm angezeigt werden, oder ob nur ausgewählte Zeilen kopiert werden sollen.


Das Bild ist fertig. Was nun?

Nun müssen Sie nur noch entscheiden, wie Sie das Bild verwenden möchten.

Als erste Möglichkeit gibt es die Weboption.

Wenn Sie eine GIF-Datei ausgewählt haben und das Bild größer ist als 254 cm mal 254 cm (100 Zoll mal 100 Zoll), werden Optionen zum Reduzieren der Größe angezeigt.

Danach öffnen Sie einfach einen HTML-Editor und fügen die Bilddatei von der Festplatte oder einem Speicherort im Netzwerk ein.


Das Bild ist fertig. Was nun?

Es gibt noch weitere Optionen.

Wenn Sie auf Für Bildschirm oder Für Drucker geklickt haben, müssen Sie zunächst zu dem Programm wechseln, in das Sie die Project-Informationen einfügen möchten.

Anschließend fügen Sie das Bild mit der Tastenkombination STRG+V oder dem Befehl Einfügen in dem Programm ein.


Übungsvorschläge• Kopieren von Informationen auf eine Webseite

Onlineübung (Word, PowerPoint oder Visio, Produktversionen 2000 oder höher sind erforderlich)



Test 2, Frage 1

Wenn Sie ein Bild auf eine Webseite kopieren, werden die Projektinformationen dynamisch mit der Webseite verknüpft, sodass alle Änderungen am ursprünglichen Projekt automatisch auf der Webseite angezeigt werden. (Wählen Sie eine Antwort aus.)

1. Richtig

2. Falsch



Falsch

Wenn Sie ein GIF-Bild erstellen, besteht danach keine Verknüpfung zu den ursprünglichen Projektinformationen.


Test 2, Frage 2

Welche Option sollten Sie verwenden, wenn Sie angeben, wie das Bild auf einer Webseite dargestellt werden soll? (Wählen Sie eine Antwort aus.)

1. Für Bildschirm

2. GIF

3. Für Drucker



GIF

Bei GIF-Dateien wird ein Format für komprimierte Grafikdateien verwendet, die von Webbrowsern als Inlinegrafiken angezeigt werden können. GIFs werden häufig verwendet, um Bilder über das Internet zu übertragen.


Test 2, Frage 3

Wenn Sie mit dem Befehl "Bild kopieren" ein Bild für eine Webseite erstellen, fügt Project das Bild automatisch auf einer von Ihnen angegebenen Webseite ein. (Wählen Sie eine Antwort aus.)

1. Richtig

2. Falsch



Falsch

Wenn Sie das Bild mit Project erstellen, müssen Sie es mit einem HTML-Editor manuell einfügen.


Kurzübersichtskarte

Eine Übersicht der in diesem Kurs bearbeiteten Aufgaben finden Sie auf der Kurzübersichtskarte.


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