SD.NET - Das Sitzungsmanagement€¦ · SD .NET unterstützt eine Vielzahl von Varianten, um Ihre Verteiler zu erstellen . Wählen Sie den Verteiler der Anwesenheitsliste, den Stan-dardverteiler

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Produktbeschreibung / Systemvoraussetzungen Stand 10/2016

SD.NET - Das Sitzungsmanagement


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SD.NET | Sitzungsdienst

Inhaltsverzeichnis

SD.NET Leistungsmerkmale

Einfach . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

Effizient . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

Individuell . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

Modul Sitzungsdienst

Grundfunktionalität . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

Stammdaten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

Personen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

Termine . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

Vorlagen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

Tagesordnung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

Protokolle / Niederschriften . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

Beschluss- und Antragskontrolle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

Recherche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

Workflow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

Systemverwaltung / Administration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

Benutzerverwaltung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

Modul Abrechnung

Das Regelwerk ist die Basis für eine

korrekte Abrechnung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

Die Bewertung der Entschädigungsarten

erfolgt vollautomatisch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

Die Zahlbarmachung ist funktionell und transparent . . 20

Jahresrechnung und -bescheinigung per Mausklick . . . 21

Zusatzmodule SD.NET

KorrBGes - Mehr Transparenz für die Öffentlichkeit . . . 22

Druckmanager - Drucken, Sortieren, Kopieren,

Personalisieren und Versenden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

Ratsverzeichnis - Auch das gedruckte Papier

hat seine Reize . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

Adressverwaltung - Alles aus einem Datenbestand . . . . . 25

Formularimport / interaktive Sitzung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

Sprachaufzeichnung / Beschlussbuch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

Schnittstellen

Dokumentenmanagementsystem (DMS) . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

Outlook - Abgleich von Terminen und Kontakten

in Echtzeit (Just-in-Time) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

SD.NET RIM Leistungsmerkmale

Informativ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

Flexibel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30

Sicher . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

Zusatzmodule

iRICH - die SitzungsApp / BürgerApp . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

winRICH - der mobile WindowsClient . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

SD .NET RIM - Wasserzeichen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

Workflow Plus - im RIM und iRICH . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

Portalsuche - Öffentliche Inhalte einfach finden . . . . . . . . 36

Systemvoraussetzungen

SD .NET . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37

SD .NET RIM . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38

SD .NET RICH . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39

Referenzen

SD .NET . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40

SD .NET RIM . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40

Weitere Referenzen nach Bundesländern . . . . . . . . . . . . . . . . . 41


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SD.NET | Sitzungsmanagement

Die Menüführung

In SD .NET verfügen Sie über eine bedienerfreundliche und leicht zu handhabende Benutzeroberfläche . Die übersichtliche Baumstruktur führt Sie in die einheitlich gestalteten Bearbeitungsdialoge .

Umfangreiche Auswahlfilter und Favoritenlisten unterstüt-zen Sie beim Wiederauffinden von Vorlagen und Sitzungen .

Dem Benutzer werden nur die Informationen angezeigt, die auch seinem aktuellen Rechteprofil entsprechen .

Einfach | Mit intuitivem Handling schnell zum Ziel

Der Vorlagenassistent

Mit dem Vorlagenassistenten werden sowohl „Vielschrei-ber“ als auch ungeübte Benutzer ihre Freude haben .

Sie werden in wenigen Schritten durch den Erfassungs-modus für Vorlagen geführt . Tipptexte helfen Ihnen beim Ausfüllen der Eingabefelder und Pflichtfelder verhindern, dass Sie etwas vergessen .

Nach Fertigstellung wechseln Sie automatisch in die Text-verarbeitung . Alle relevanten Informationen sind bereits im Vorlagendokument vorhanden .

Die letzte Aufgabe besteht darin, den Beschlussvorschlag und die Sachdarstellung zu formulieren .

Die ganzheitliche Textverarbeitung

In allen Schreibfunktionen der Textverarbeitung wird Ihnen jeweils das gesamte Dokument mit geschützten Schreibzo-nen angeboten .

Ob Vorlage, Tagesordnungspunkt oder Protokoll, Sie be-arbeiten stets das gesamte Dokument . Lästiges Hin– und Herwechseln zwischen den Textbausteinen entfällt .

Sie sehen immer das gesamte Layout und können bei Bedarf Seitenumbrüche, Leerzeilenausgleich, abweichen-de Schriftarten, Absatzformate, Randeinstellungen usw . unmittelbar im Text korrigieren .


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Der Aufbau der Tagesordnung

Die in SD .NET hinterlegten Standard-Tagesordnungspunkte werden in Verbindung mit den terminierten und freige-gebenen Vorlagen per Knopfdruck zu einer Tagesordnung zusammengestellt .

Sie können nun per Drag & Drop die Reihenfolge verän-dern, Einrückungen vornehmen, neue Vorlagen aufneh-men, vorhandene Vorlagen zurückstellen oder einmalige Tagesordnungspunkte hinzufügen .

Abschließend wird die Tagesordnung mit dem SD .NET-Text-Prozessor als druckreifes Einladungsdokument ausgege-ben .

Effizient | Unterlagen ohne Umwege auf den Weg bringen

Der Workflow / digitale Mitzeichnung

Bei Bedarf können Sie für Vorlagen, Tagesordnungen und Protokolle den integrierten Workflow nutzen .

Standardaufgaben mit hinterlegten Beteiligten und Fristen helfen Ihnen, Ihre Arbeiten zu terminieren . Schon beim Programmstart von SD .NET werden die Benutzer auf fällige Aufgaben hingewiesen .

Nach Erledigung einer Aufgabe werden die Nachfolger per E-Mail über die anstehende Aufgabe informiert . Mit Freigabe und Beendigung des Workflows wird der Ersteller ebenfalls per E-Mail benachrichtigt .

Ein Dienst für Überwachungsfunktionen und Wiedervorla-gefristen löst Erinnerungen per E-Mail aus .

Der Verteiler

SD .NET unterstützt eine Vielzahl von Varianten, um Ihre Verteiler zu erstellen .

Wählen Sie den Verteiler der Anwesenheitsliste, den Stan-dardverteiler aus den ordentlichen Gremienmitgliedern oder den nachrichtlichen Verteiler für den gesamten Rat .

Für die wiederholte Verwendung nutzen Sie die Ein-Klick-Ausgabe . Hier werden Ihnen die Personen– und Adressda-ten automatisch in Form von Adressetiketten oder Serien-briefen generiert .


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Der Funktionsumfang

Durch den modularen Aufbau können Sie mit den Grund-funktionen beginnen und SD .NET sukzessive mit Freischal-ten weiterer Funktionen zu einem komfortablen Sitzungs-management ausbauen .

Modulerweiterungen werden in den Stammdaten über zusätzliche Registerkarten abgebildet . Vom Anwender einstellbare Hilfstabellen bestimmen den Nutzungsgrad einzelner Programmbereiche .

Der Funktionsumfang für die am Verfahren beteiligten Benutzer, wird über die feingliedrige Rechtesteuerung ge-regelt . Der Benutzer bekommt nur die Funktionen angebo-ten, die unmittelbar in sein Aufgabengebiet fallen .

Individuell | Passt wie maßgeschneidert

Der Aufbau und die Abläufe

Unsere mehr als 25-jährige Erfahrung hat zu einer Vielzahl von Einstellmöglichkeiten geführt, die den Aufbau und die Abläufe Ihres Sitzungsmanagements bestimmen .

Vom Aufbau der Vorlagennummer über die Festlegung der Dokumententypen und Freigabeebenen bis hin zum Regelwerk der Abrechnung verfügen Sie über eine Fülle von Funktionen zur Steuerung von SD .NET .

Mit Hilfe der vielen spezifischen Merkmale in den Grund-einstellungen bzw . Stammdaten legen Sie Ihre Abläufe fest .

Aus den bestehenden Standarddokumenten: Vorlagen, Einladungen, Niederschriften, Auszüge und Beschluss-blätter können Sie eine Vielzahl von gremienspezifischen Varianten ableiten .

Zusätzliche Dokumente, wie Bekanntmachung oder Beschlussempfehlungsliste lassen sich individuell gestalten .

Layout und Inhalt der Dokumente werden über das Textsystem bestimmt .

Mit einem umfangreichen Angebot von Platzhaltern wer-den Ihre Dokumente mit vorgegebenen Informationen von SD .NET gefüllt .


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Grundfunktionalität

Symbolleisten

✓ Optisch einheitliches Erscheinungsbild der Symbole mit alternativen Tipptexten

✓ Benutzerbezogene Favoritenliste für Vorlagen und Sitzungen

Baumstruktur

✓ Übersichtliche Anzeige der Hauptfunktionen gemäß Benutzerrechten

✓ Hauptfunktionen mit aufklappbaren Unterfunktionen

Übersichten

✓ Standardanzeige mit stets aktuellen Daten ✓ Filter über funktionsbezogene Auswahllisten, Aktiv-

merkmale, Zeiträume, Stichtage, Sortierkriterien ✓ Suchfunktionen über den Volltext ✓ Navigation über Vor- und Zurückschaltflächen ✓ Individuelle Sortierung von Übersichten ✓ Benutzerbezogene Speicherung von Ansichten

Dialogbearbeitung

✓ Identisches Erscheinungsbild aller Dialogboxen ✓ Übersichtliche, themenbezogene Anordnung der Daten-

felder in Karteikarten ✓ Farblich markierte Pflichteingaben ✓ Unmittelbare Erfassung nicht vorhandener

Daten in Auswahllisten ✓ Direkte Plausibilitätsprüfungen mit

aussagefähigen Meldungen

SD.NET | Modul Sitzungsdienst

Ein modulares Verfahren für Ihr zukünftiges Sitzungsmanagement

✓ Feldbezogene Tipptexte mit Typ– bzw . Längenangaben und Zusatzinformationen

✓ Kontextsensitive Hilfefunktionen

Druckfunktionen

✓ Umfangreiche Auswahlfilter ✓ Vorschau und optionale Druckausgabe ✓ Individuelle Berichtsanpassung

Verlauf

✓ Benutzer– und vorgangsbezogene Aufzeichnung aller Aktivitäten

✓ Information und Kontrolle des jeweiligen Bearbeitungszustandes von einzelnen Vorgängen (Vorlagen, Sitzungen usw .)

✓ Detailinformation zu geänderten Datensätzen (vorher / nachher)

Mandantenfähigkeit

✓ Beliebige Anzahl Mandanten ✓ Ein-Klick-Mandantenwechsel


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Stammdaten

Die nachstehenden Stammdaten bilden die Grundlage für alle Kernfunktionen des Sitzungsmanagements:

✓ Dezernate, Fachbereiche ✓ Ämter, Abteilungen, Sachgebiete ✓ Parteien ✓ Institutionen ✓ Personenkreise ✓ Funktionen ✓ Gebäude und Räume

Den Gremien und Fraktionen kommt aufgrund des Daten-umfangs und der Abhängigkeiten eine besondere Bedeu-tung zu .

Gremien

✓ Grunddaten mit Einstellungen für Sitzungsdienst, Abrechnung und Veröffentlichung, Gruppierung, Sortierung und Gültigkeiten

✓ Gremienfunktionen und Sortierung für Anwesenheitslisten

✓ Mitglieder mit Funktionen und optional 1. und 2. persönlicher Stellvertreter (auch historisch)

✓ Wiederkehrende Standard-Tagesordnungspunkte ✓ Auswahlliste der Mitglieder nach verschiedenen Merk-

malen (aktiv, historisch usw.)

Stammdaten schnell und komfortabel eingerichtet

Fraktionen

✓ Grunddaten mit Einstellungen für Sitzungsdienst, Abrechnung und Veröffentlichung

✓ Adress– und Kontaktdaten für mehrere Anschriften: pri-vat, 2. Anschrift, dienstlich, Versandanschrift (temporär)

✓ Fraktionsfunktionen und Sortierung für Anwesenheitslisten

✓ Mitglieder mit Funktion ✓ Bankverbindungen ✓ Regelwerk für die Abrechnung

Druckausgabe

✓ Ausgabe aller Stammdaten in Listenform ✓ Gremien und Fraktion als Stammblatt mit umfangrei-

chen Selektionsmöglichkeiten

Funktionalität

✓ Historische Speicherung aller Daten ✓ Speicherung des Erstellers mit Zeitstempel ✓ Speicherung des letzten Bearbeiters mit Zeitstempel ✓ Vielfältige Plausibilitätsprüfungen


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Personen

In diesem Bereich werden eine Vielzahl von Grunddaten (Anrede, Titel, Anredetitel, Namen, Beruf usw .) gespei-chert . Je nach Nutzungsgrad des Sitzungsmanagements werden folgende Daten historisch geführt:

Sitzungsdienst

✓ Adress– und Kontaktdaten für mehrere Anschriften: pri-vat, 2. Anschrift, dienstlich, Versandanschrift (temporär)

✓ Parteizugehörigkeit ✓ Fraktionszugehörigkeit mit Funktion ✓ Personenkreiszugehörigkeit ✓ Gremienzugehörigkeit mit Funktion und optional 1. und

2 . persönlicher Stellvertreter ✓ Ausgeübte Stellvertretungen

Abrechnung

✓ Bankverbindungen ✓ Persönliches Regelwerk für die Abrechnung ✓ Entfernungskilometer für Fahrtkostenerstattung ✓ Persönliche Verdienstausfallzeiten

Veröffentlichung

✓ Freigaben auf Feldebene zur Veröffentlichung im Internet / Intranet

Personen– und Adressdaten mit Überblick

Internetzugang

✓ Automatische Login– und Kennwortgenerierung ✓ Automatische Rechteverwaltung durch Festlegung

des Personenkreises und der Fraktions- und Gremienzugehörigkeiten

Optional: Daten gem. KorrbGes

✓ Zugehörigkeiten zu Institutionen und Vereinen

Weitere Merkmale

✓ Erhaltene Präsente ✓ Notizen (intern) ✓ Bild und Anlagen zur Person inklusive Vorschau

Druckausgabe

✓ Personenstammblatt mit allen Informationen einschließlich Historie

✓ Fragebogen für Veröffentlichung und Angaben zum KorrbGes

✓ Anschreiben mit Internetzugangsdaten

Selektionsmöglichkeiten

✓ Personenauswahl mit vielfältigen Filterfunktionen ✓ Übergabe der Geburtstage an den Terminkalender ✓ Ermittlung der Jubiläen und optionale Übergabe an den

Terminkalender

Schnittstelle Outlook

✓ Übergabe der Kontaktdaten ✓ Optionale Übergabe der Geburtstage


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Termine

Termine sind die Basis für die erfolgreiche Planung und Durchführung von Sitzungen . Sie dienen bereits bei der Vorlagenerfassung als Vorgabe für die Beratungsfolge .

Termine sind das A & O

Termine steuern gleichermaßen die Anwesenheitslisten und die Abrechnungsdaten . Die Termine teilen sich in ver-schiedene Terminebenen auf .

Gremientermine

✓ Gremium, abweichende Bezeichnung ✓ Datum mit Uhrzeit von / bis ✓ Sitzungsnummer und –bezeichnung ✓ Abrechnungsmerkmale ✓ Öffentlichkeitsmerkmale ✓ Hinweise (Veröffentlichung im

Internet) ✓ Raumbelegung mit

Doppelbelegungsanzeige ✓ Zuständiger Sachbearbeiter (abweichend) ✓ Hinzufügemodus mit empirischer

Terminermittlung ✓ Serientermine mit Ferien– und

Feiertagscheck

Fraktionen

✓ Fraktion, abweichende Bezeichnung ✓ Datum mit Uhrzeit von / bis ✓ Sitzungsbezeichnung ✓ Abrechnungsmerkmale ✓ Öffentlichkeitsmerkmale ✓ Raumbelegung mit Doppelbelegungsanzeige

Personen

✓ Geburtstage und Jubiläen

Feiertage

✓ Bundeslandspezifische gesetzliche und kirchliche Feiertage sowie Ferienzeiten

Weitere Terminebenen

✓ Ämter ✓ Interne / Externe Termine ✓ Frei wählbare Terminebenen mit

Ressourcenverwaltung, z . B . Fuhrpark

Druckausgabe

✓ Listenausgabe mit frei wählbaren Gremien, Fraktionen und Zeiträumen

Sonstige Funktionen

✓ Export des Sitzungskalenders nach Excel, mit bundeslandspezifischen Feiertagen und Ferienzeiten (2 DIN A4-Seiten)

Schnittstelle Outlook / GroupWise

✓ Abgleich der Sitzungstermine und Raumbelegung ✓ Ausgewählte persönliche Kalender


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Vorlagen

Mit Einführung des Vorlagenassistenten ist die Einführung eines dezentralen Sitzungsmanagements noch einfacher . Der Assistent führt durch mehrere Registerkar-ten bis hin zur Fertigstellung des Vorlagentextes .

Die Vorlagenerfassung wird mit dem Assistenten zum Kinderspiel

Sitzungsdienst

✓ Vorlagentyp, Öffentlichkeitsstatus, federführendes Amt, Betreff und Kurzbetreff

✓ Nummernvergabe automatisch, halbautomatisch (Sys-temvorschlag) oder manuell mit Vergabecheck

✓ Beratungsfolge mit halbautomatischer Terminierung ✓ Verschiedene Freigabestatus (persönlich, Entwurf,

Durchlauf (Workflow), vorläufige Freigabe, Freigabe, Veröffentlichung, Archivierung)

Anlagen

✓ Beliebige Anzahl von Anlagen ✓ Tipptext ✓ Öffentlichkeitsstatus ✓ Dateitypen einstellbar ✓ Speichergrößencheck ✓ Änderung der Sortierfolge ✓ Übergabe mit Drag & Drop

Externe Vorlagen

✓ Übernahme von Vorlagen, Anträgen und Anfragen mit individuellem Formularaufbau einschließlich Fraktions-logos

Optional

✓ Aufgaben und Workflow ✓ Schlüsselworte ✓ Auszugsvormerkungen ✓ Beteiligte Ämter ✓ MapPoints ✓ Formularimport

Vorlagentypen

✓ Frei wählbare Vorlagentypen (Beschlussvorlagen, Mitteilungsvorlagen, Anträge, Anfragen usw.)

Nummernkreise

✓ Frei gestaltbare Nummernkreise mit den Merkmalen Legislaturperiode, Jahr, lfd . Nummer, Konstanten und Trennzeichen, Ergänzungssystematik

✓ Vorlagenzusätze ✓ Frei wählbare Zusatzinformationen in Abhängigkeit des

Vorlagentyps

Textverarbeitung

✓ Aufbau eines ganzheitlichen Dokumentes für die Bearbeitung

✓ Vorschau im Sitzungsmanagement ✓ Speicherung der Dokumente

in der Datenbank


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Tagesordnungen / Einladung

Grundfunktionen

✓ Automatischer Entwurf der Tagesordnung unter Be-rücksichtigung der Standardtops und aller terminierten Vorlagen

✓ Hinzufügen, Verschieben oder Entfernen von Standardtagesordnungspunkten oder Vorlagen per Drag & Drop

✓ Hinzufügen, Bearbeiten und Entfernen von Tagesordnungspunkten

✓ Einrücken und Ausrücken von Tagesordnungspunkten ✓ Blockbildung durch Zuordnung von Vorlagen

zu einem Standardtagesordnungspunkt ✓ Direkter Wechsel in die Vorlage ✓ Automatische Neunummerierung nach

Ebenen frei gestaltbar ✓ Einarbeiten von Tagesordnungspunkten

außerhalb der Nummerierung ✓ verschiedene Freigabestatus bis hin zur

Veröffentlichung im Internet / Intranet

Anlagen

✓ Beliebige Anzahl von Anlagen ✓ Tipptext ✓ Öffentlichkeitsstatus ✓ Dateitypen einstellbar ✓ Speichergrößencheck ✓ Änderung der Sortierfolge ✓ Übernahme per Drag & Drop

Die Tagesordnung wird per Knopfdruck erstellt

Optional

✓ Erstellung von Nachträgen ✓ Erstellung einer Anwesenheitsliste ✓ Erstellung einer Beschlussempfehlungsliste ✓ Ein-Klick-Verteiler durch hinterlegte Selektionsparame-

ter, Datenquellen und Serienbriefdateien ✓ Aufgaben und Workflow

Textverarbeitung

✓ Individuelle Formularbearbeitung ✓ Gremienspezifische Varianten ✓ Dokumentenvorschau im Sitzungsmanagement ✓ Speicherung der Dokumente in der Datenbank

Druckausgabe

✓ Schnelldruck des Entwurfes einer Tagesordnung ✓ Erstellung der Sitzungsunterlagen (auch als ZIP Datei) ✓ Mehrere Versandwege (Papier, E-Mail,

Intranet-Download)


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Protokolle - Niederschriften

Grundfunktionen

✓ Anwesenheitsliste (mit Übergabe zum Modul Sitzungsgeldabrechnung)

✓ Tagesordnung gemäß Einladung oder entsprechend dem Sitzungsverlauf

✓ Abstimmungsergebnisse nach frei einstellbaren Ergebnisvarianten, zusätzliche Darstellung von Fraktionsauszählungen oder namentlicher Abstimmung

Das Kurzprotokoll steht unmittelbar nach der Sitzung zur Verfügung

✓ Abweichende Beschlüsse (Beschlusshistorie), Teilbeschlüsse

✓ Automatische Übernahme der Beschlussempfehlung der Verwaltung oder eines vorberatenden Gremiums

✓ Topbezogene bzw . ganzheitliche Protokollbearbeitung

✓ Getrennte Protokolle (öffentlich / nichtöffentlich oder gesamt)

✓ Sperrung einzelner Tagesordnungspunkte ✓ Verschiedene Freigabestatus über Veröffentlichung

im Internet / Intranet bis zur Archivierung

Optional

✓ Übernahme der Daten aus der Interaktiven Sitzung (An-träge, Abstimmungsergebnisse, Beschlusstexte usw.)

✓ Auszugsvormerkungen ✓ Aktivierung der Beschlusskontrolle ✓ Gemeinsame Sitzungen ✓ Automatische Generierung der Beschlussdokumente je

Tagesordnungspunkt ✓ Aufgaben und Workflow ✓ Kurzprotokoll

Textverarbeitung


Druckausgabe

✓ Erstellung der Protokollunterlagen (auch als ZIP Datei) ✓ Auszüge einzeln / gesamt ✓ Mehrere Versandwege (Papier,

E-Mail, Intranet-Download)


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Beschluss– und Antragskontrolle (BAK)

Alles im Griff mit Antragserfassung, Beschlussverfolgung und Wiedervorlage

Grundfunktionen

✓ Verwaltung von Anfragen und Anträgen mit Antragstellern

✓ Vorgabe von Hinweisen und Erledigungsterminen ✓ Integration in die Protokollbearbeitung ✓ Wiedervorlagetermine und Erledigungsvermerke ✓ Überwachung und Kontrolle der

ausführenden bzw . beteiligten Ämter


✓ Antragsteller ✓ Amt / Fachbereich ✓ Gremium, Termin ✓ Vorlagentyp ✓ Öffentlich / nichtöffentlich ✓ Offene bzw. erledigte Beschlüsse ✓ Zeitraum von / bis ✓ Verschiedene Sortierkriterien

Druckausgabe

✓ Sortierung nach Antragstellern, Gremien, Terminen, erledigt, nicht erledigt usw .

✓ Variable Druckausgabe

Textverarbeitung


Optional

✓ Erweiterung von Anfragen und Anträgen zu Vorlagen mit Beratungsfolge

✓ Darstellung im Internet / Intranet mit Ampelfarben

✓ Ausführung und Erledigung mit E-Mail-Benachrichtigung

✓ Individuelle Freigaberechte


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Recherche

In der Recherche behalten Sie den Überblick

Grundfunktionen

✓ Vorlagenübersicht nach Nummerierungen ✓ Protokollübersicht nach Sitzungsterminen

Optional

✓ Exportfunktionen der Sitzungsprotokolle nebst Vorlagen und Anlagen in strukturierte Verzeichnisse

✓ Ausgabe über definierte Schnittstellen zu Fremdarchiven

Textverarbeitung

✓ Dokumentenvorschau im Sitzungsmanagement

✓ Anzeige über die Textverarbeitung mit Positionierung auf die Suchbegriffe


✓ Amt / Fachbereich, Gremium, Termin, Vorlagentyp ✓ Zeitraum von / bis

Volltextrecherche

✓ Volltextsuche mit frei wählbaren Begriffen ✓ Filterfunktionen nach Gremien, Dokumentenarten und

Terminen (von / bis)


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Workflow

Die in SD .NET verwendeten Workflows sind eine Anein-anderreihung von Aufgaben für verschiedene Personen mit Erledigungsterminen und vorgegebenen Aktionen .

Während eines offen gelegten Workflows können keine Bearbeitungen durch Dritte an diesen Vorgängen erfolgen .

Grundfunktionen

✓ Workflow für Vorlagen, Tagesordnungen und Protokolle

Workflow für den schnellen und papierlosen Durchlauf

✓ Grafische Darstellung der einzelnen Aufgaben ✓ Definition der an dem Vorgang beteiligten Personen mit

Vorgabe der Aktionen (Kenntnisnahme, Stellungnahme, Bearbeitung, Freigabe)

✓ Ablaufkontrolle bei der Erfassung ✓ Vorgabe der Erledigungstermine ✓ Parallelbearbeitung von Aktionen mit denselben

Erledigungsterminen ✓ Verschiedene Bearbeitungsstufen (geplant, erhalten, in

Bearbeitung, erledigt) ✓ Aktivierung des Workflows für die Bearbeitung bzw.

Anhalten des Workflows ✓ E-Mail Benachrichtigungen an Nachfolger

bei Erledigung

✓ Fristüberwachung mit E-Mail-Benachrichtigung an Ersteller und/oder Nachfolger bei Verzögerung

✓ Abbruch des Workflows und Rückverweis an den Ersteller

Optional

✓ E-Mail-Benachrichtigungen an Ersteller, Vorgänger und / oder Nachfolger bei Erledigung bzw . Verzögerung

✓ Hinterlegung von Standardworkflows mit Vorgabe der beteiligten Personen und Zeiträume für die Erledigung unter Berücksichtigung von Wochenenden und Feiertagen

✓ Automatische Freigabe bei Erledigung

Übersichten

✓ Erhaltene Aufgaben (in Arbeit) ✓ Weitergeleitete Aufgaben nach Erledigung ✓ Zukünftige Aufgaben im Rahmen offener Workflows ✓ Versendete Aufgaben (als Ersteller)

Sonstiges

✓ Stellvertreterfunktionalität bei Abwesenheit


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Systemverwaltung und Administration

Die Steuerung des Aufbaus und Ablaufes aller in SD .NET relevanten Funktionen für Sitzungsdienst, Abrechnung und Internet wird in Tabellenform hinterlegt und ist frei änderbar .

Im Hintergrund ist alles einstellbar

Systemverwaltung

✓ Freigabestatus, Dokumententypen

✓ Termintypen ✓ Anreden, Titel,

Anredetitel, Postleitzahlen, Bankleitzahlen, Arbeitgeber

✓ Vorlagentypen, Nummernkreise, Vorlagenzusätze, verwendete Vorlagenzu-sätze

✓ Standardtagesordnungspunkte, Nummerierungsebenen, Abstimmungsvarianten

✓ Nachgenerierung von Volltextindizes und Dokumenten ✓ Zahlwege, Beschäftigungsarten, Verdienstausfallzeiten,

Fahrtkosten, Buchungsschlüssel, Buchungsstaffeln, Haushaltsstellen und Beschränkungen

✓ Vorgabe der Navigation für das Internetmodul ✓ Hinterlegung von Standardworkflows ✓ Formularverwaltung (Basistexte) ✓ E-Mail-Texte für Benachrichtigungen

Administration

✓ Mandantenverwaltung zur Nutzung mehrerer autonomer Datenbestände

✓ Benutzerverwaltung (siehe gesonderte Beschreibung) ✓ Aktuelle Benutzeranmeldungen ✓ Aktuelle Benutzersperren ✓ Automatische Versionskontrolle von SD.NET ✓ Parameterverwaltung zur Steuerung

einzelner Funktionen ✓ Anpassen aller vorhandenen Bezeichnungen an

individuelle Bedürfnisse (spezifische Namensgebung) zur Ausgabe in Übersichten, Bearbeitungsfunktionen und Listen

Verlauf

✓ Anzeige Benutzer ✓ Änderungsdatum und -zeit ✓ Ausgeführte Funktion und betroffener Inhalt ✓ Detailanzeige (vorher / nachher) ✓ Aktion (z. B. freigegeben, geändert, entfernt,

aufgebaut) ✓ Anzeige aller Aktionen eines Benutzers ✓ Definierbare Sicherheitsstufen im Überblick (Grundda-

ten, Buchungen, Regelwerk, usw .) ✓ Vieraugencheck ausgewählter

Sicherheitsstufen


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Benutzerverwaltung

Benutzerzugriffe sicher und bedienergerecht steuern

Anmeldung

✓ Automatischer Programmstart über Single-Sign-On

✓ Beliebiger Benutzerwechsel ✓ Stellvertreterregelung mit Aktivierung / Deaktivierung ✓ Stellvertreterbenachrichtigung

Administration

✓ Grunddaten mit Vergabe von Login, Kennwort und optional Netzwerklogin

✓ Hinzufügen, bearbeiten, entfernen, kopieren von Benutzergruppen

✓ Hinzufügen, bearbeiten, entfernen, kopieren von Benutzern

✓ Allgemeine, ämter- und gremienbezogene Rechte ✓ Funktionsrechte hinzufügen, bearbeiten, zeigen,

drucken, freigeben, Freigabe aufheben, ausführen, Vollzugriff

✓ Status persönlich, Entwurf, vorläufig freigeben, freigeben, veröffentlichen, archivieren in Kombination mit Funktionsrechten

✓ Rechte auf Dokumententypen gemäß Systemverwaltung

✓ Differenzierung von öffentlichen und nichtöffentlichen Rechten

✓ Einschließende und ausschließende Rechte

Vorschau und Druckausgabe

✓ Individuelle Rechtevorschau als Ergebnis aus Gruppen-rechten und Benutzerrechten (Effektivrechte)

✓ Druckausgabe der Benutzerrechte mit Vorauswahl der Rechtestufen

Active Directory (optional)

✓ Auswahl und Übernahme von Gruppen und Untergrup-pen

✓ Automatische Übernahme der Gruppenmitglieder ✓ Automatischer Abgleich bei Veränderung der

Benutzer-Gruppen-Zuordnungen

Rechterverwaltung SD.NET RIM

✓ Übernahme und Rechteverwaltung für das Bürgerinformationssystem

✓ Rechteverwaltung für das Ratsinformationsmanage-ment nach Personenkreisen (= Benutzergruppen) und Individualrechten (= Gremienzugehörigkeiten)

✓ Automatischer Abgleich der Rechte bei Beendigung von Personenkreis- oder Gremienzugehörigkeiten

✓ Benutzer- und Kennwortgenerierung ✓ Serienbrieferstellung mit Zugangsdaten für die Man-

datsträger ✓ Rechteverwaltung für die Verwaltungsbenutzer im

Intranet


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SD.NET | Abrechnung

Grundfunktionen

Die Abrechnung basiert auf unterschiedlichen Entschä-digungsarten, frei einstellbaren Regelwerken und indivi-duellen Zuordnungen in den Stammdaten von Gremien, Fraktionen und Personen .

Entschädigungsarten

✓ Aufwandsentschädigung ✓ Sitzungsgeld ✓ Fahrtkosten ✓ Verdienstausfall ✓ Sonstige Erstattungen

Regelwerk

✓ Regelwerk Personenkreise (Ratsmitglieder, Sachkundige Bürger usw .)

✓ Regelwerk Mandatsfunktionen (Vorsitzende, Mitglieder usw .)

✓ Festlegung aller Entschädigungsarten mit individuellen Buchungstexten

Das Regelwerk ist die Basis für eine korrekte Abrechnung

✓ Zuordnung der Einheiten (Monat, Stunde, Sitzung, km, Staffel)

✓ Differenzierung zusätzlicher Entschädigungsarten (Fraktionsvorsitz usw.)

✓ Optional taggenaue Berechnung ✓ Zuordnung von Haushaltsstellen

✓ Abzüge (prozentual oder Festbetrag) an abweichenden Zahlungsempfänger (Fraktionen, Arbeitgeber usw.)

✓ Vormerkung für Jahresrechnung ✓ Gültigkeit des Regelwerksatzes (von / bis)

Gremien

✓ Freigabe für die Abrechnung ✓ Zuordnung von Haushaltsstellen

Fraktionen

✓ Freigabe für die Abrechnung ✓ Zuordnung von Haushaltsstellen ✓ Adresse und Standardbankverbindung ✓ Regelwerk für individuelle Regelungen

Personen

✓ Fraktions- und Gremienzugehörigkeiten ✓ Adresse und Standardbankverbindung ✓ Persönliches Regelwerk für individuelle Regelungen ✓ Beschäftigungskennzeichen ✓ Abweichende Arbeitszeiten ✓ Entfernungskilometer zu einzelnen Gebäuden ✓ An- und Abfahrtszeiten


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SD.NET | Abrechnung

Buchungsstapel und Bewertungen

Nach Anlage eines Buchungsstapels können die verfügbaren Monats– und Sitzungstermine unmittelbar bewertet werden . Die Korrektur übernommener Anwesenheitslisten oder Erfassung von Fraktionssitzungen ist jederzeit möglich . Doppelbuchungen von Terminen sind ausgeschlossen .

Buchungsstapel

✓ Bezeichnung, optionaler Verwendungszweck ✓ Haushaltsjahr und

Fälligkeit ✓ Auswahl des Zahlweges

(DTA / SEPA oder Schnittstelle zum Finanzwesen)

Vorbereitende Arbeiten

✓ Übernahme und Kontrolle der Anwesenheitslisten aus dem Grundmodul mit separater Freigabe

✓ Hinzufügen Fraktionstermine, Erstellung und Bearbeitung der Anwesenheitslisten

✓ Sitzungsfolgen eines Tages zusammenfassen ✓ Gemeinsame Sitzungen verschmelzen /

zusammenhalten

Bewertungslauf

✓ Automatische Bewertung aller markierten Termine mit Hilfe des hierarchischen Regelwerks (Person, Funktion, Personenkreis)

✓ Ermittlung der Sitzungsdauer (z.B. zweites Sitzungsgeld, Sitzungsgeldstaffel)

✓ Ermittlung der Fahrtkosten / des Verdienstausfalls für mehrere Sitzungen an einem Tag unter Berücksichtigung der An– und Abfahrtzeiten

Die Bewertung der Entschädigungsarten erfolgt vollautomatisch

✓ Begrenzung auf max . Anzahl Sitzungen je Tag, Monat, Quartal, Jahr

✓ Anzeige der bewerteten Beträge je Termin / gesamt je Buchungsstapel

✓ Ausweisung von Überbuchungen und fehlender Bankverbindungen

Abstimmung und Korrektur

✓ Abstimmen der bewerteten Buchungszeilen über verschiedene Auswahlfilter (Personenkreis, Termin, Entschädigungsart)

✓ Hinzufügen manueller Buchungen ✓ Bearbeiten oder Entfernen von Buchungszeilen ✓ Stornierung und Verrechnung bereits gezahlter Beträge

über das Buchungsarchiv


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SD.NET | Abrechnung

Zahlbarmachung

Nach erfolgter Bewertung und Abstimmung über den Bild-schirm oder die Zahlungsvorschlagsliste wird gebucht und die Druckausgabe erstellt . Die Zahlungsanwei-sung erfolgt per DTA / SEPA oder Schnittstelle zum Finanzwesen .

Zahlungsvorschlagsliste

✓ Sortiert nach Personen ✓ Ausweisung aller Buchungspositionen mit

Entschädigungsarten und Auszahlungsbeträgen ✓ Ausweisung von Abzügen für die Auszahlung an

abweichende Zahlungsempfänger ✓ Bankverbindung des Empfängers

Zahlungen buchen

✓ Buchen aller vorhandenen mit dem Zahlungsvorschlag abgestimmten Buchungspositionen

✓ Korrekturen nur noch über Stornierungen möglich

Druckausgaben

Listen

✓ Zahlungsvorschlag / Zahlungsprotokoll mit Auflistung der Einzelpositionen und der an abweichende Zahlungsempfänger abgeführten Beträge

✓ Zahlungsprotokoll für abweichende Zahlungsempfänger

Die Zahlbarmachung ist funktionell und transparent

✓ Zahlungsprotokoll für Fraktionen ✓ Sammelauszahlungsanordnung

Druckausgabe mit Word

✓ Detaillierte Abrechnungsbelege für jede Person ✓ Frei einstellbare Wordbescheinigung ✓ Schneller Dokumentenaufbau mit XML-Technologie ✓ Druckausgaben jederzeit wiederholbar

Zahlungsverkehr

✓ DTA - Datenträgeraustausch mit Banken und Sparkassen mit Begleitzettel

✓ SEPA mit Banken und Sparkassen mit Begleitzettel

✓ Optional einstellbare Schnittstellen zu den aktuellen Finanzwesen (AB-DATA, DATEV, GI-FIN, H & H, K-IRP, NSK, MACH, OK-FIS, SAP, UVN-FIN u . a .)

Exportfunktionen

✓ Übergabe der Buchungspositionen eines Stapels an Excel für weitere Auswertungen


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SD.NET | Abrechnung

Jahresrechnung und Statistik

Die Jahresrechnung greift auf alle Buchungspositionen der Buchungsstapel eines Haushaltsjahres zurück . Die Einzelpositionen werden über die Zuordnung der Entschädigungsarten ermittelt .

Für die Druckausgabe stehen verschiedene Varianten zur Verfügung .

Statistiken können jederzeit unabhängig von der Jahres- rechnung erstellt werden .

Jahresrechnung

✓ Ermittlung, Korrektur und Bewertung der Einzelpositionen

✓ Berechnung der Monatswerte und Steuerfreibeträge mit Umverteilung

✓ Vorschau der Jahreswerte mit Gesamtbeträgen der Entschädigungen und Steuerfreibeträgen

✓ Abstimmung über Personenkreise, Personen oder Buchungsschlüssel

Jahresrechnung und -bescheinigung per Mausklick

Druckausgaben

✓ Jahresverdienstbescheinigung über den Abrechnungszeitraum eines Jahres zur Vorlage beim Finanzamt (optional)

✓ Darstellung der Beträge in Monatstabellen ✓ Darstellung der Beträge in Funktionstabellen ✓ Darstellung nach Entschädigungsarten ✓ Jahresbescheinigungen für abweichende

Zahlungsempfänger (Fraktionen) ✓ Direktmeldung der Gesamtbeträge an das Finanzamt

Optional

✓ Druckausgabe in Word ✓ Text frei gestaltbar

Auswertungen und Statistiken

✓ Kontoauszüge mit Auswahl Gremien, Fraktionen, Person, Zeitraum (von / bis)

✓ Buchungsübersichten monatlich mit Auswahl Jahr, Monat, Person

✓ Gremienstatistik mit Anzahl Sitzungen ✓ Fraktionsstatistik mit Anzahl Sitzungen ✓ Personenstatistik mit Anzahl Sitzungen

in Gremien / Fraktionen


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SD.NET | Zusatzmodul

Korruptionsbekämpfung

Mit Inkrafttreten des Gesetzes zur Verbesserung der Korruptionsbekämpfung (KorruptionsbGes / KorrBGes) für das Land Nordrhein-Westfalen haben wir auf Wunsch mehrerer Anwender ein weiteres Zusatzmodul für SD .NET entwickelt . In dem Gesetz geht es u . a . um die Offenlegung sonstiger Mitgliedschaften gemäß §17 KorruptionsbGes . Hierzu gehören:

✓ Beraterverträge ✓ Mitgliedschaften in Aufsichtsräten ✓ Mitgliedschaften in Organen des Landes NRW ✓ Mitgliedschaften in Organen privatrechtlicher Unter-

nehmen ✓ Funktionen in Vereinen und vergleichbaren Gremien

Datenerhebung

✓ persönliche Fragebögen ggf . mit bereits gespeicherten Daten

✓ Seriendruck ✓ Stammdatenpflege ✓ Explizite Freigabe der Daten zur Veröffentlichung

Mehr Transparenz für die Öffentlichkeit

Stammdaten

✓ Institutionen ✓ Funktionen ✓ Mitglieder ✓ Bemerkungen / Notizen ✓ Gültigkeitszeiträume

Veröffentlichung im Internet mit SD.NET RIM

✓ Tabellarische Darstellung der sonstigen Mitgliedschaften bei den einzelnen Mandatsträgern


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Standardpakete und -verteiler

✓ Status öffentlich / nicht öffentlich ✓ Zuordnung der Dokumententypen,

Vorlagen und Anlagen ✓ Erstversand von Vorlagen ✓ Zuordnung des Drucksystems mit

vielfältigen Einstellmöglichkeiten ✓ Mitglieder des Gremiums ✓ Nachrichtlich ohne Mitglieder

des Gremiums ✓ Auswahl zusätzlicher Empfänger

Pakete und Verteiler

✓ Automatisches Zusammenstellen der Dokumente und Anlagen gemäß Festlegung im Standardpaket

✓ Automatisches Zusammenstellen der Empfänger gemäß Standardverteiler

✓ Optional Hinzufügen, Bearbeiten oder Entfernen von Empfängern

Drucken, Sortieren, Kopieren, Personalisieren und Versenden

Aufträge

✓ Auslösen der Druck- und Versandaufträge nach ausge-wählten Paketen

✓ Ausdruck des Verteilers

Dienste

Die Dienste laufen auf einem separaten Rechner, der von allen Stellen per SD .NET-Auftrag angesteuert wird .

Paketdienst

✓ Zusammenstellung der Dokumente und Anlagen in einer PDF-Datei mit Lesezeichen

✓ Berücksichtigung von Schwärzungen bei öffentlichen Dokumenten

✓ Automatische Weiterleitung der Pakete an den Druck– bzw . Versanddienst

Druckdienst

✓ Personalisiert als Serienbrief / ggf . auch mit der Einladung oder als Deckblatt (Einleger)

✓ alternativ: Anzahl Kopien ✓ Schachtauswahl, Duplexmodus, Heften mit Heftsequen-

zen, Lochen (druckerabhängig)

Versenden

✓ Probeexemplar als E-Mail an Auftragsersteller ✓ E-Mail-Versand mit Anlage der Pakete

Auftragsüberwachung

✓ Markierung erledigter Aufträge

Optional

✓ Single-Client-Version mit Direktdruck


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Ratsverzeichnis

Das Ratsverzeichnis ist eine geordnete Zusammenstellung aller Mandats- und Funktionsträger in gedruckter Form . Die Daten werden nach den zugeordneten Personenkrei-sen, Funktionen, Fraktionen und Gremien zusammengetra-gen . Im Einzelnen sind dies:

✓ Verzeichnis der Ratsmitglieder ✓ Verzeichnis der sachkundigen

Bürgerinnen und Bürger ✓ Bürgermeister ✓ Fraktionsvorsitzende ✓ Rat und Ausschüsse mit Vorsitzenden, Mitgliedern,

Stellvertretern und Schriftführern ✓ 1 . und 2 . persönliche oder allgemeine Stellvertreter

Druckausgabe

✓ Deckblatt ✓ Inhaltsverzeichnis ✓ Abkürzungsverzeichnis ✓ Frei wählbare Schriftarten ✓ Freie Gestaltung des Layouts ✓ Öffentliche, nichtöffentliche und gesamte Darstellung

PDF-Ausgabe

✓ Darstellung mit Lesezeichen

Auch das gedruckte Papier hat seine Reize


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Adressverwaltung

Die Adressverwaltung ist eine zentrale Datensammlung aller Personen und Adressen, die für die Öffentlichkeitsar-beit in einer Verwaltung benötigt werden .

✓ Mandatsträger ✓ Ortsansässige Politiker und Würdenträger ✓ Ehrenbürger, VIPs ✓ Bürger aus Kultur, Sport und Vereinen ✓ Ansprechpartner aus Wirtschaft, Medien und Sozialen

Einrichtungen ✓ Bedienstete und Ehemalige

Stammdaten- und Adressenpflege

Aufbauend auf den bereits vorhandenen Stammdaten und Personen werden in einem eigenständigen Bereich weitere Gremien (Selektionen) und Funktionsbezeichnungen mit differenzierten Anredetiteln verwaltet .

Für die Adressenpflege werden die bekannten Eingabedia-loge der Personenverwaltung von SD .NET genutzt .

Externe Datenbestände aus Word, Excel, Access oder Outlook können komfortabel importiert werden . Dubletten werden erkannt und aussortiert .

Vorhandene Personenkreise sind automatisch in die Adressverwaltung eingebunden und können dort ergänzt werden .

Adressenauswahl

Alles in einem Datenbestand

Präsenteverwaltung

✓ Weihnachtsbriefe für verschiedene Personenkreise ✓ Sonstige Gaben zu offiziellen Anlässen ✓ Jährlich wiederkehrende Präsentverteilung mit

wechselnden Inhalten ✓ Jahreswechsel und Präsentfestlegung

Auswertungen

✓ Geburtstags-, Hochzeits- und Dienstjubiläen ✓ Ermittlung der Ehrenbriefe (12 J. Hessen) / Ehrungen

der Mandatsträger ✓ Geschenkeliste ✓ Individuelle Auswertungen über die Microsoft-Access-

Schnittstelle

Besondere Merkmale

✓ Import vorhandener Adressbestände ✓ Zentrale Verwaltung, keine Dubletten ✓ Speicherbare Selektionen, optionaler Änderungsschutz

/ exklusive Nutzung ✓ Funktionsbezogene Anredetitel ✓ Postalisch korrekte Anschriften ✓ Etikettenschnelldruck


✓ Microsoft Access (bei Nutzung der Schnittstelle)


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Formularimport

Mit Hilfe eines Formulars können die Vorlagen auch außer-halb des SD .Net geschrieben werden . Dieses kommt vor allem den Personen zu Gute, die nur sehr wenige Vorlagen im Jahr erstellen müssen . Im Formular werden alle wich-tigen Texte erfasst und der Vorlagentyp ausgewählt. Im SD.NET wird es anschließend importiert und mit Zusatzin-formationen, wie z.B. der Beratungsfolge, versehen. Die Texte und Informationen aus dem Formular werden sofort an die richtige Stelle im Vorlagen-Vorgang übernom-men .

Interaktive Sitzung

Mit der interaktiven Sitzung können Tagesordnungen inklusive Vorlagen und Anlagen an jedem Sitzungsort präsentiert werden. Während der Sitzung besteht die Möglichkeit, auch ohne Datenbankverbindung Interakti-onen durchzuführen oder einzelne Tagesordnungspunkte ganzheitlich durch Erfassung von Sitzungsverlauf, Anträ-gen, Beschlussfassung und Abstimmung zu bearbeiten. Nach der Rückkehr an den Arbeitsplatz können diese Infor-mationen importiert werden und stehen dann für weitere Bearbeitungen zur Verfügung .

SprachaufzeichnungIn Ergänzung zur interaktiven Sitzung bietet die digitale Sprachaufzeichnung neue Möglichkeiten der Protokoller-stellung . Im Rahmen der Sitzung vorgenommene Markie-rungen (Klicks) auf Tagesordnungspunkte werden mit der Audiodatei synchronisiert . Ein separater Player mit optionaler Steuerung über Fußschalter gibt den Inhalt der Sitzung mit Anzeige des Tagesordnungspunktes wieder .

BeschlussbuchMit dem Beschlussbuch werden automatisiert alle Be-schlüsse über einen frei definierbaren Zeitraum in einem Dokument zusammengestellt . Durch zusätzliche Filtermöglichkeiten, wie z .B . das Gre-mium, bekommen Sie komfortabel eine Übersicht der Beschlüsse in einem Dokument. Automatisiert bekommt das Dokument ein Inhaltsverzeichnis sowie einen Index der Beschlüsse .


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SD.NET Schnittstelle | DMS

Standard Schnittstelle-DMS

Das SD .NET bietet eine Vielzahl an externen Schnittstellen . Eine Möglichkeit besteht darin die erstellten Dokumente, Vorlagen, Einladungen und Niederschriften zusätzlich in ein Dokumentenmanagement-System (DMS) zu exportie-ren .

Der Export der Vorlagen wird über die Zuweisung der Aktenzeichen und Teilaktenzeichen aus dem bestehenden Aktenplan realisiert . Einladungen und Niederschriften erhalten Ihr Kennzeichen aus dem Termin . Somit ist es möglich z .B . Vorlagen im Aktenplan oder in den Ordnern Sitzungstermine zu recherchieren .

Zusätzlich können bestehende Dokumente aus dem DMS als Anlage in den Sitzungsdienst importiert werden . Durch markieren des Dokuments im DMS kann SD .NET die Anlage mit der Option „aus Regisafe importieren“ anhand der Markierung importieren .

Einstellungen

✓ Individuelle Bezeichnungen der Feldbezeichnungen ✓ Individuelle Eingabemöglichkeiten für Vorgangskennung ✓ Festlegung zu welchem Zeitpunkt Vorlagen ins Regisafe

importiert werden (Standard: mit der Unterschrift) ✓ Individuelle Bezeichnungen für Einladungen und Nieder-

schriften im Dateinamen im DMS

Definierte Schnittstellen

✓ Regisafe (Firma: Hans Held) ✓ d.3 (Firma: codia Software) ✓ enaio® (Firma: Optimal Systems) ✓ Doxis (Firma: SER)

Standardschnittstelle

Für weitere Dokumentenmanagement-Systeme haben wir eine Standardschnittstelle erstellt, die ggf . für Spezial-lösungen individualisiert werden kann .

Ein Standard für alle!


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SD.NET | Schnittstelle Outlook / GroupWise

JIT-Schnittstelle zu MS Outlook

Über SD .NET werden die Gremien- und Fraktionstermine sowie Personen- und Adressdaten unmittelbar in frei de-finierbaren Ordnern von Microsoft Outlook (Just-In-Time) angelegt bzw . aktualisiert .

Darüber hinaus können Sitzungstermine als Kalender in persönlichen Postfächern geführt werden .

Abgleich von Terminen und Kontakten in Echtzeit (Just-in-time)

Hierbei lassen sich die gewünschten Gremien bzw . Fraktio-nen je Benutzer bestimmen .

Grundfunktionen

✓ Frei definierbare Ordner ✓ Automatisches Erstellen der Ordner in Outlook ✓ Automatischer Abgleich beim Hinzufügen, Bearbeiten

und Entfernen von Terminen und Kontakten

Öffentlicher Ordner Sitzungstermine

✓ Zentraler Kalender aller Sitzungstermine ✓ Aktivierung je Gremium und Fraktion

Öffentlicher Ordner Raumbelegung

✓ Zentraler Kalender aller Raumbelegungen von Sitzungs-terminen

✓ Je Raum ein Kalender


✓ MS Exchange Server (bei zentraler Ablage) ✓ MS Outlook XP, 2003, 2007, 2010

Alternative Schnittstelle zu GroupWise

✓ Übergabe und Abgleich der Sitzungstermine und Raum-belegung

Öffentlicher Ordner Personen- und Adressdaten

✓ Zentraler Ordner aller Personen- und Adressdaten ✓ Aktivierung je Personenkreis ✓ Übernahme aller Kontaktdaten ✓ Automatische Zuordnung der Kategorien

(Personenkreise)

Persönliche Postfächer

✓ Je Benutzer zu aktivieren ✓ Sitzungstermine mit individueller Gremienauswahl ✓ Automatischer Abgleich beim Programmstart


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SD.NET | Ratsinfomanagement (RIM)

Die Grunddaten

Eine umfangreiche und stets aktuelle Datensammlung ist die Voraussetzung für ein informatives Bürger- und Ratsin-formationsmanagement (RIM) .

Das SD .NET Sitzungsmanagement fungiert als Redakti-onssystem, mit dem die Informationen verwaltet und aufbereitet werden . Alle freigegebenen, veröffentlichten Daten und Dokumente präsentieren sich auf übersichtli-chen Webseiten . Vielfältige Verlinkungen unterstützen den Internetbesucher bei seinen Recherchen .

Besuchen Sie unsere Online-Demo des Ratsinformations-managements unter www .ratsinfomanagement .net .

Informativ

Die Sitzungsunterlagen

Es eröffnen sich Möglichkeiten, auf Heim-PCs oder Note-books lokale Archive anzulegen .

Die einzelnen Tops sind mit den Vorlagen, Anlagen und Anträgen verlinkt . Hier können Sie alle Dokumente selek-tiv abrufen . Tipptexte mit Inhalts- und Größenangaben helfen bei der Navigation .

Der Vorgang liefert weitere Details zur Vorlage mit Bera-tungsfolge, Einzelbeschlüssen, Notizen, Beschlusskont-rolle und bietet optional die Möglichkeit, Änderungsan-träge zu erfassen .

Die Tagesordnung

Über den Sitzungskalender gelangen Sie in die Übersicht der einzelnen Tagesordnungen . Hier erhalten Sie detail-lierte Informationen zum Sitzungsort und den verfügba-ren Dokumenten . Mit den Sitzungsunterlagen und dem Download eröffnen sich Möglichkeiten, auf Heim-PCs oder Notebooks lokale Archive anzulegen .

Die einzelnen Tops sind mit den Vorlagen, Anlagen und Anträgen verlinkt . Hier können Sie alle Dokumente selektiv abrufen . Tipptexte mit Inhalts- und Größenangaben helfen bei der Navigation .

Der Vorgang liefert weitere Details zur Vorlage mit Bera-tungsfolge, Einzelbeschlüssen, Notizen, Beschlusskontrolle und bietet optional die Möglichkeit, Änderungsanträge zu erfassen .

Einladung, Vorlagen, Anlagen und Anträge werden in der Reihenfolge der Tagesordnung automatisch zu einem PDF-Doku-ment zusammengestellt . Aussagekräftige Lesezeichen unterstützen die Seitenauswahl .

Die Sitzungsunterlagen können auf lokalen Medien abgelegt und von dort jederzeit wieder abgerufen werden .


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Das Menü

Mit SD .NET RIM steht Ihnen eine umfangreiche Auswahl an Grundfunktionen zur Verfügung . Je nach Bedarf können Sie die integrierten Funktionen erweitern und mit den Seiten Ihrer Homepage verknüpfen .

Die Funktionen lassen sich über die Grundeinstellungen aktivieren bzw . deaktivieren . Die Bezeichnungen lassen sich ebenso anpassen wie die Reihenfolge innerhalb des Menüs .

Im geschützten Bereich von SD .NET RIM steht ein persön-liches Menü zur Verfügung . Der Benutzer erhält damit Zugang zu individualisierten Funktionen, wie berufliches und privates Profil, Favoriten usw .

Flexibel

Das Layout

Das Standard-Layout ist von vornherein für die Integration in vorhandene Homepages ausgelegt . Dem Betrachter wird ein homogener Internetauftritt vermittelt . Die Navigation ist einheitlich und überflüssige Fenster-wechsel entfallen .

Die Darstellungsebene von SD .NET RIM wurde in mehreren Schichten konzipiert . Dadurch ist es möglich, das Erschei-nungsbild für Bürger, Politik und Verwaltung zu variieren .

Die einzelnen Internetseiten verwenden valides HTML nach dem XHTML 1.0 Standard und sind durchgängig mit Style-Dateien unterlegt .

Die Barrierefreiheit

Bei der Entwicklung des Systems sind die Anforderungen an einen barrierefreien Internetauftritt konsequent umge-setzt worden . Grundlage ist die barrierefreie Informations-technik-Verordnung (BITV) in Ergänzung des Behinderten-gleichstellungsgesetztes (BGG) vom 27 . April 2002 .

PDF-Dokumente werden im Rahmen der Konvertierung mit sog . Tags versehen, die eine komfortable Navigation mittels Screen-Readern ermöglichen .

Hinweis: Die Inhalte der Dokumente und Anlagen sind verwaltungsintern barrierefrei zu gestalten .

SD .NET RIM unterstützt alle gängigen Browser .

Responsive Design

Die Form des neuen Responsive Designs gestaltet die Homepage so, dass sie sich jeder Eigenschaft des jewei-lig verwendeten Endgerätes grafisch anpassen kann . Die Anordnung und Darstellung einzelner Elemente, wie bspw . die Navigation, Texte etc . ändern sich und bieten dem Betrachter somit eine übersichtliche und benutzerfreundli-che Oberfläche .


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Die Zugriffsrechte

Jede Menüfunktion und jede Dokumentenart lässt sich in Abhängigkeit der Kennung öffentlich / nichtöffentlich einzelnen Benutzerprofilen zuordnen . Der Internetbe-nutzer ist mit einem öffentlichen Profil verbunden . Die Ratsmitglieder, Stadtverordneten usw . haben umfassenden Zugriff auf öffentliche und nichtöffentliche Informationen . Sachkundige Bürger oder Ortsbeiräte haben ein einge-schränktes nichtöffentliches Profil .

Diese Rechte werden wie auch alle anderen Zuordnungen über SD .NET verwaltet .

Sicher

Die Verschlüsselung

Der Aufruf von ausgewählten Daten und Dokumenten wird verschlüsselt . Damit werden unberechtigte Zugriffe durch Manipulation von Nummernschlüsseln usw . unterbun-den . Ein integrierter Zeitstempel schränkt zusätzlich die Nutzungsdauer ein . Die Links verlieren nach Ablauf einer vorgegebenen Frist ihre Gültigkeit .

Die Datenübertragung erfolgt üblicherweise in der SSL-Technik (Secure-Socket-Layer) . Mit dem Aufbau der Verbindung wird ein zertifizierter Schlüssel ausgetauscht, der nur dem Sender und dem Empfänger bekannt ist . Die Daten werden während der Übertragung verschlüsselt und können somit nur vom autorisierten Empfänger wieder lesbar gemacht werden .

Der Datenschutz

In Dokumenten enthaltene, personenbezogene Daten dürfen nicht im Internet veröffentlicht werden .

Mittels einer einfachen Technik werden die Passagen in den Dokumenten im Zuge der Veröffentlichung automa-tisch geschwärzt . Damit bleiben die persönlichen Inter-essen gewahrt und die Öffentlichkeit bekommt trotzdem Einblick in die Sachthemen .

In jedem Dokument kann zusätzlich ein Wasserzeichen in Textform ausgegeben werden . Hier wird der Name des Mandatsträgers bei einem Ausdruck hinter dem Text angezeigt .


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SD.NET | iRICH - die SitzungsApp

Die SitzungsApp iRICH ist eine speziell für das Apple iPad entwickelte App für die papierlose Gremienarbeit .

Die im Ratsinfosystem veröffentlichten Termine und Doku-mente werden automatisch auf dem iPad abgelegt. Damit können Sie jederzeit, auch ohne Verbindung zum Internet, auf die Daten und Dokumente zugreifen und recherchieren .

Durch Innovation neue Wege gehen

Bei der Entwicklung wurde besonderer Wert auf eine einfache Handhabung gelegt . Der Anwender bezieht die App iRICH aus dem App Store. Nach der Installation müssen nur die Zugangsdaten / Webadresse hinterlegt werden . Weitere Einstellungen sind nicht erforderlich .

Nach der Anmeldung führt iRICH einen Datenabgleich mit dem Ratsinfomanagement SD .NET RIM 4 durch .

Anmeldung

✓ Sie melden sich mit Ihrer bekannten Benutzer-Passwort-Kombination aus dem SD.NET RIM 4 an

✓ Melden Sie sich mittels Touch ID (Fingerabdruck) in Ihrer iRICH App an

Einstellungen

✓ Zeitraum der Datenhaltung (ggf . Datenbestands) ✓ Zeitraum für zukünftige Termine in der Anzeige ✓ Verbindungs– und Sicherheitsoptionen

Datenabgleich

✓ Im Online-Betrieb erfolgt ein automatischer Abgleich, bei dem nicht vorhandene bzw . aktualisierte Daten und Dokumente heruntergeladen werden .

✓ Im Offline-Betrieb haben Sie Zugriff auf alle bisher abge-legten Daten und Dokumente .

Startseite

✓ Allgemeine Statusinformationen ✓ Terminauswahl mit Filterfunktion ✓ Funktionsleiste mit Schaltflächen für Volltextrecherche,

News, Dokumentensammlung, Einstellungen, Abmel-dung, Aufgaben BAK

✓ Ansicht über neue und ungelesene Dokumente innerhalb der App

Tagesordnungen und Dokumente

✓ Anzeige der Tagesordnung über Inhaltsverzeichnis ✓ Gesamtanzeige aller Dokumente mit einfacher

Blätterfunktion ✓ Dokumentenübersicht (Grid-Funktion) ✓ Zoom- und Drehfunktionen ✓ Randnotizen in der Tagesordnung verwalten und mit

anderen Fraktionsmitgliedern ggfs. teilen ✓ Notizen im Text ✓ Text markieren, unterstreichen und durchstreichen

(mit verschiedenen Farben), Freihandzeichnen

✓ Übersicht der Notizen in „Notizenverzeichnis“ sowohl im geöffneten Dokument als auch auf Tagesordnungsebene

✓ Vorgangsbezogene Informationen zum Tagesordnungs-punkt inkl . Vorberatungen

Leistungsmerkmale

✓ Einfache Installation, komfortable Bedienung ✓ Automatische Online-Erkennung ✓ Benachrichtigung per Push-Nachricht über neue Dokumente ✓ Automatische und gesicherte Datenübertragung ✓ Sofortige Betriebsbereitschaft durch Abgleich der Daten

im Hintergrund ✓ Volle Funktionsfähigkeit im Online- / Offline-Betrieb ✓ Automatische Sicherung aller Notizen im Online-Betrieb ✓ Programm-Update-Service (App Store) ✓ Mandantenfähigkeit


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SD.NET | winRICH - der Windows-Client

Der Client winRICH (Rats Info Compact Home) für Win-dows ist das Pendant zur SitzungsApp für das iPad .

Wie auf dem iPad werden alle Informationen von Termi-nen und Sitzungen, die über das Ratsinfosystem veröffent-licht wurden, auf dem Windows-Notebook oder -Tablet abgelegt . Damit sind Sie jederzeit in der Lage, auch ohne Anbindung an das Internet, auf die Daten und Dokumente des Systems zuzugreifen .

Bei der Entwicklung wurde besonderer Wert auf einfache Handhabung gelegt . Es sind keine weiteren Installationsar-beiten erforderlich .

Falls möglich, wird die Verbindung zum Internet automa-tisch hergestellt und SD .NET RICH führt einen Datenab-gleich durch .

Mobile Sitzungsvorbereitung mit dem Windows-Client

Anmeldung

✓ Sie melden sich mit Ihrer bekannten Benutzernamen-Kennwort-Kombination an

✓ Zeitraum der Datenhaltung ✓ Allgemeine Einstellungen ✓ Im Online-Betrieb erfolgt ein automatischer Abgleich, in

dem nicht vorhandene Daten heruntergeladen werden ✓ Im Offline-Betrieb haben Sie Zugriff auf alle lokal gesi-

cherten Daten und Dokumente

Startseite

✓ Allgemeine Statusinformationen ✓ Aktuelle Sitzungen und neue Dokumente ✓ Recherche und Aktivitätsprotokoll

Sitzungsvorbereitung

✓ Terminbezogene Sitzungsanzeige ✓ Anzeige aller Dokumente und Anlagen mit Positionie-

rung auf den gewählten Tagesordnungspunkt ✓ Text markieren, unterstreichen und durchstreichen ✓ Freihandzeichnen ✓ Notizen im Text ✓ Verwaltung von Randnotizen

Recherche

✓ Lokale Volltextrecherche auf alle offline-verfügbaren Dokumente (Vorlagen, Tagesordnungen, Protokolle)

✓ Parallele Nutzung während der Sitzungsbearbeitung

Leistungsmerkmale

✓ Einfache Installation ✓ Automatische Online-Erkennung mit Update-Service

und Datenabgleich ✓ Automatische Sicherung aller Notizen im

Online-Betrieb ✓ Verschlüsselung aller Daten und Dokumente ✓ Volle Funktionsfähigkeit im Online- / Offline-Betrieb ✓ Parallelbearbeitung und -suche in Registerkarten


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SD.NET RIM | Zusatzmodul Wasserzeichen

Mit dem Modul Wasserzeichen werden alle nichtöffent-lichen Sitzungsunterlagen mit einem personalisierten „Stempel„ versehen .

Die Informationen bleiben nach Speicherung und Drucken sichtbar .

Mehr Sicherheit durch Personalisierung

Dokumente mit Wasserzeichen:

✓ nichtöffentliche Vorlagen ✓ Einladung mit nichtöffentlichem Sitzungsteil ✓ nichtöffentliche / gesamte Niederschriften / Protokolle ✓ nichtöffentliche Beschlüsse

PDF-Verschlüsselung

Wir erreichen eine zusätzliche Sicherheit durch die Ver-schlüsselung alle im Internet befindlichen Dokumente . Ganz gleich ob öffentlich oder nichtöffentlich werden so Manipulationsversuche unterbunden .

Folgende Funktionen im PDF können blockiert werden:

✓ Zusammenstellen ✓ Inhalte kopieren ✓ Formulare bearbeiten ✓ Kommentare, Markierungen usw . ✓ Bearbeitung ✓ Drucken


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WorkflowPlus | RIM und iRICH

WorkflowPlus im RIM Der WorkflowPlus ist eine Erweiterung des verwaltungs-

internen Workflows (Seite 15) für die papierlose Gremien-

arbeit . Damit können Personen der Leitungsebene oder

auch Mandatsträger, die keinen Zugriff auf den Sitzungs-

dienst haben, in den Workflow eingebunden werden .

Die Verwaltung erstellt wie gewohnt einen Workflow zur

digitalen Mitzeichnung, zu Umlaufbeschlüssen oder zur

Protokollgenehmigung . Diese Dokumente und Aufgaben

fließen über das Gremieninformationssystem bis auf das

iPad und werden dort ausschließlich den Workflow-Teil-

nehmern angezeigt .

Die Aufgaben lassen sich unmittelbar bearbeiten bzw . erle-

digen . Über ständig aktive Serviceprogramme gelangen die

Erledigungsvermerke zurück in die Verwaltung und können

dort weiterverarbeitet werden . Die Workflow-Teilnehmer

werden durch eine Reihe von Nachrichten über anstehen-

de bzw . erledigte Aufgaben unterstützt .

Plattformübergreifender Workflow

Anzeige der Benachrichtigung auf dem iPad

WorkflowPlus im iRICH Nutzer der SitzungsApp iRICH haben gleichermaßen Zugriff

auf alle Workflowvorgänge, an denen sie beteiligt sind .

Neue Aufgaben werden über Push-Nachrichten visualisiert .

In der Startleiste findet sich ein weiterer Marker über

offene Aufgaben . In der Übersicht sind offene und erledig-

te Vorgänge gelistet . In der gewohnten Oberfläche können

die einzelnen Aufgaben bearbeitet werden, wobei einmal

gemachte Notizen in den Dokumenten erhalten bleiben .

Mit Beendigung einer Aufgabe werden die Erledigungs-

vermerke im Onlinemodus unmittelbar, im Offlinemodus

zunächst gespeichert und bei nächster Gelegenheit syn-

chronisiert .

Benachrichtigung über anstehende Aufgaben Die Workflow-Teilnehmer werden über alle anstehenden

Aufgaben per E-Mail informiert . Nach Erledigung einer

Aufgabe (ggf . mit Kommentierung) können wiederum

Nachrichten nach einem vorgegebenen Verteilerschlüssel

ausgelöst werden . Auch bei der Nutzung der SitzungsApp

iRICH werden Nachrichten im laufenden Betrieb an den

Teilnehmer übermittelt .

Aufgabenübersicht und Vorlagenüber-sicht

Aufgabenübersicht auf dem iPad


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SD.NET RIM | Zusatzmodul Portalsuche

Von der Homepage aus zugreifen

Die Technik macht‘s möglich: Sie können von der Home-page aus mit den eingegebenen Suchbegriffen direkt auf das Ratsinformationsmanagement SD .NET RIM zugreifen und die Ergebnismenge in der Trefferliste der Homepage ausgeben .

Die Suche

Probieren Sie das Ganze aus unter

www .sitzungsdienst .net

Geben Sie einen beliebigen Suchbegriff ein und klicken auf ausführen .

Die Trefferliste

Das Ergebnis der Suche wird Ihnen auf einer speziellen Webseite ausgegeben . Bei diesen Daten handelt es sich um aufbereitete XML-Datenstrukturen, die von jedem Fremdsystem (CMS) eingelesen und entsprechend dem Corporate Design ausgegeben werden können .

In der nachstehenden Abbildung werden verschiedene Datenfelder ausgegeben:

✓ Betreff mit Verlinkung auf das Dokument

Öffentliche Inhalte einfach finden

✓ Abgabe der Fundstelle im Fließtext mit Markierung des Suchwortes

✓ Ordnungsbegriff des Dokumentes mit Verlinkung ✓ Sitzungstermin mit Verlinkung auf die Tagesordnung

Diese Informationen lassen sich in beliebiger Form zusam-menstellen .

Die Ergebnisseite

Alle Dokumente des SD .NET RIM liegen in PDF-Format vor . Beim Öffnen einer Ergebnisseite aus der Recherche wer-den die Suchworte an den PDF-Reader übergeben und im Dokumententeil automatisch markiert . Sie können damit komfortabel im Dokument navigieren .


✓ SD.NET RIM 4.0.3 ff ✓ CMS-System, die diese Schnittstelle unterstützen, sind

z. B.: iKISS, Advantic GmbH

Allgemeiner Hinweis

Durch die Offenlegung der Webservice-Aufrufe kann diese Schnittstelle in jedes beliebige CMS-System eingearbeitet werden .


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Systemvoraussetzungen | Sitzungsdienst

SD.NET

ArbeitsplätzeHardware ✓ 1 GB verfügbarer Festplattenspeicher

✓ 1024 x 768 Bildschirmauflösung

Betriebssysteme ✓ Windows 7 / 8 / 10

✓ Aktuelle Service Packs

Hinweis: Wir empfehlen die Installation von SD .NET nicht im Standard-

installationsverzeichnis „C:\Program Files (x86)\SD .NET“ durchzuführen .

Geeigneter ist hierfür „C:\SD .NET“ oder eine weitere Partition .

Software- komponenten

✓ Microsoft Office 2007 ff + Service Packs

Alternativen: OpenOffice 4 .1 ff / LibreOffice 4 .1 ff

✓ Microsoft .NET Framework Version 4 ff

✓ Ggf . Oracle Client 11g / 12c

✓ Ggf . zusätzliche Schriftarten, die in der Textverarbeitung verwendet werden .

Änderungen vorbehalten.

ServerApplikationsserver ✓ Windows Server 2008 / 2012, Linux

✓ 1 GB verfügbarer Festplattenspeicher

Datenbankserver ✓ Windows Server 2008 / 2012, Linux ✓ 10 GB verfügbarer Festplattenspeicher

✓ Microsoft SQL Server 2008 ff, in kleinen Netzen auch mit lizenzfreier Microsoft SQL Server Express Edition

✓ Oracle Server 11g / 12c

✓ MySQL 5 .1 / 5 .4 ff,

Hinweis: Bei MySQL ist eine kostenpflichtige Lizenz erforderlich .

Terminalserver ✓ Windows Server 2008 / 2012 ✓ Microsoft Terminal Server bzw. Microsoft Remote Desktop Services ✓ Citrix Server


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Systemvoraussetzungen | Gremieninfosystem


SD.NET RIM 4

Webserver

Betriebssysteme ✓ Linux, Windows


✓ Apache HTTP Server 2 ff. inkl. mod_php5, mod_rewrite, „AllowOverride“ durch .htaccess

✓ PHP 5.6 ff mit Zip, SOAP, XMLReader, GD, JSON, MySQLi, mbstring, mcrypt, FTP, empfohlen PEAR Mail, APC

✓ MySQL 5.5 ff ✓ FTP-Server (für lokalen Schreibzugriff auf Linux-Systeme) ✓ Empfohlen: SSH-Server, SSL-Zertifikat

Firewall- Einstellungen

✓ FTP- / SSH-Ports ✓ HTTP- / HTTPS-Ports ✓ SMTP Server-Port

Hinweis: Wir empfehlen die Verwendung von Standardkompilierungen . Sollten Fehler durch eigens kompilierte

Versionen auftreten, so unterliegen Leistungen zur Findung und Behebung unsererseits nicht den Pflege- und

Wartungsverträgen .

Exportrechner

Betriebssysteme ✓ Windows 7 / 8 / 10 ✓ Windows Server 2008 / 2012 ✓ Aktuelle Service Packs


✓ Microsoft Office 2007 ff + Service Packs Alternativen: OpenOffice 4.1 ff / LibreOffice 4.1 ff

✓ Microsoft .NET Framework Version 4 ff ✓ Ggf . Oracle Client 11g / 12c

✓ Ggf . zusätzliche Schriftarten, die in der Textverarbeitung verwendet werden .

Firewall- Einstellungen

✓ FTP- / SSH-Ports ✓ HTTP- / HTTPS-Ports ✓ SMTP Server-Port

SD.NET Backsystem RIM


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Systemvoraussetzungen | Mobile Gremienarbeit

Die Systeme iRICH, anRICH und winRICH können parallel betrieben werden. Alle Systeme erhalten die Inhalte aus dem SD.NET RIM 4, das als Datenplattform dient.


iRICH & BürgerApp - openRICH

Betriebssysteme ✓ iOS 8 ff

Apple-Clients ✓ iPad 3 ff ✓ iPad mini 2 ff ✓ 16 GB Speicher ✓ Kein Adobe Acrobat oder ähnliche Apps zum Öffnen und Bearbeiten von

PDF-Dokumenten nötig ✓ Internetzugang (WLAN / DSL)

Dokumente sollten nur im WLAN geladen werden . Eine SIM-Karte für eine permanente Internetverbindung ist nicht erforderlich .

winRICH

Betriebssysteme ✓ Windows 7 / 8 / 10 Windows RT wird nicht unterstützt

Windows-Clients ✓ Notebook / PC / Tablet ✓ 1024 x 768 Bildschirmauflösung

✓ 1 GB verfügbarer Festplattenspeicher ✓ Microsoft .NET Framework 4 ff ✓ Microsoft Visual C++ Redistributable Package (x86) ✓ Microsoft SQL Server Compact 3.5 ✓ Kein Adobe Acrobat oder ähnliche Programme zum Öffnen und Bearbeiten von

PDF-Dokumenten nötig ✓ Internetzugang (über LAN, WLAN / DSL)

Eine SIM-Karte oder ein USB-UMTS-Stick für eine permanente Internetverbindung sind nicht erforderlich .

anRICH

Betriebssysteme ✓ Android 4.1 ff

Android-Clients ✓ Tablet ✓ min . 1024 MB RAM, empfohlen 2048 MB ✓ 16 GB Speicher ✓ Kein Adobe Acrobat oder ähnliche Apps zum Öffnen und Bearbeiten von

PDF-Dokumenten nötig ✓ Internetzugang (WLAN / DSL)

Dokumente sollten nur im WLAN geladen werden . Eine SIM-Karte für eine permanente Internetverbindung ist nicht erforderlich .


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Auszug Referenzen

Stadt EmsdettenBundesland Nordrhein-WestfalenEinwohnerzahl 35 .500Ratsmitglieder 47Kunde seit 1990Module Sitzungsdienst, Ratsverzeichnis,

Schnittstelle Outlook, Abrechnung, Ratsinfosystem

Landratsamt Breisgau-Hochschwarzwald, FreiburgBundesland Baden-WürttembergEinwohnerzahl 253 .000Kreistagsmitglieder 69Kunde seit 2008Module Sitzungsdienst, Abrechnung,

Bürger- und Kreistagsinfosystem

Stadt FriedrichsdorfBundesland HessenEinwohnerzahl 25 .000Stadtverordnete 37Kunde seit 1997Module Sitzungsdienst, Adressverwaltung,

Abrechnung, Politisches Informationssystem, SitzungsApp, Sprachaufzeichnung

Stadt OlpeBundesland Nordrhein-WestfalenEinwohnerzahl 35 .500Stadtverordnete 43Kunde seit 1997Module Sitzungsdienst, Workflow, DMS,

Ratsinfosystem, SitzungsApp, Abrechnung

Landkreis VerdenBundesland NiedersachsenEinwohnerzahl 133 .900Kreistagsmitglieder 51Kunde seit September 2006Module Sitzungsdienst, Abrechnung,

Kreistagsinfosystem, SitzungsApp

Stadt TönisvorstBundesland Nordrhein-WestfalenEinwohnerzahl 30 .000Kreistagsmitglieder 38Kunde seit Juli 2012Module Sitzungsdienst, Abrechnung,

Ratsinfosystem, SitzungsApp

Stadt FlensburgBundesland Schleswig-HolsteinEinwohnerzahl 85 .000Ratsmitglieder 44Kunde seit Mai 2005Module Sitzungsdienst, Ratsverzeichnis,

GroupWise-Schnittstelle, Ratsinfosystem, Portalsuche

Gemeinde BrüggenBundesland Nordrhein-WestfalenEinwohnerzahl 16 .100Ratsmitglieder 39Kunde seit Juli 2008Module Sitzungsdienst, Ratsverzeichnis,

Schnittstelle Outlook, Ratsinfosystem

Stadt HalverBundesland Nordrhein-WestfalenEinwohnerzahl 17 .200Ratsmitglieder 35Kunde seit 2007Module Sitzungsdienst, Ratsverzeichnis,

Outlook-Schnittstelle, Ratsinfosystem, Abrechnung

Stadt EssenBundesland Nordrhein-WestfalenEinwohnerzahl 576 .200Ratsmitglieder 91Kunde seit August 2009Module Sitzungsdienst, Abrechnung,

Ratsinfosystem

Gemeinde GanderkeseeBundesland NiedersachsenEinwohnerzahl 30 .800Ratsmitglieder 37Kunde seit November 2001Module Sitzungsdienst, Abrechnung,

Ratsinfosystem

Weitere Referenzen erhalten Sie auf Anfrage.


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Referenzen nach Bundesländern | Weitere

Schleswig-Holstein Kreis Schleswig-Flensburg, Schleswig

Kreis Nordfriesland, Husum

Stadt Flensburg

Stadt Eckernförde

Stadt Kaltenkirchen

Stadt Glücksburg (Ostsee)

Niedersachsen Landkreis Emsland

Landkreis Cuxhaven

Landkreis Schaumburg

Landkreis Verden

Landkreis Osterholz

Gemeinde Ganderkesee

Gemeinde Wallenhorst

Gemeinde Grasberg

Stadt Nordhorn

Stadt Cuxhaven

Stadt Cloppenburg

Stadt Rinteln

Stadt Seesen

Bremen CDU-Bürgerschaftsfraktion

SPD-Fraktion Land Bremen

Bremer Straßenbahn Aktiengesellschaft

Nordrhein-Westfalen Bezirksregierung Arnsberg

Bezirksregierung Detmold

Rhein-Erft-Kreis, Bergheim

Kreisverwaltung Gütersloh

Kreis Minden-Lübbecke, Minden

Kreis Siegen-Wittgenstein, Siegen

Rheinisch-Bergischer Kreis, Bergisch Gladbach

Hochsauerlandkreis, Meschede

Kreis Herford

Kreisverwaltung Euskirchen

Gemeinde Brüggen

Gemeinde Reken

Nordrhein-Westfalen

Gemeinde Recke

Gemeinde Rödinghausen

Gemeinde Nordwalde Stadt Essen Stadt Paderborn Stadt Ibbenbüren

Alte Hansestadt Lemgo

Stadt Emsdetten

Stadt Greven

Stadt Steinfurt

Stadt Tönisvorst

Stadt Olpe

Stadt Halver

Hessen Landkreis Marburg-Biedenkopf, Marburg

Landkreis Fulda

Gemeinde Petersberg

Gemeinde Breuna

Stadt Kassel

Stadt Fulda

Stadt Rüsselsheim

Stadt Oberursel

Stadt Viernheim

Stadt Friedrichsdorf

Stadt Vellmar

Stadt Lich

Stadt Wolfhagen

Stadt Schotten

Rheinland Pfalz Landkreis Vulkaneifel, Daun

Verbandsgemeinde Schönenberg-Kübelberg

Gemeinde Waldmohr

Baden-Württemberg Landratsamt Rhein-Neckar-Kreis, Heidelberg

Landkreis Ortenaukreis, Offenburg

Landkreis Heilbronn

Landratsamt Breisgau-Hochschwarzwald, Freiburg


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Baden-Württemberg Landratsamt Enzkreis, Pforzheim Landkreis Rottweil Landkreis Tuttlingen

Landkreis Esslingen

Gemeinde Eningen unter Achalm

Gemeinde March

Gemeinde Engelsbrand

Gemeinde Biberach

Stadt Sindelfingen Stadt Lahr / Schwarzwald

Stadt Bietigheim-Bissingen

Stadt Vaihingen an der Enz

Stadt Oberkirch

Stadt Bad Saulgau

Stadt Sachsenheim

Stadt Stockach

Stadt Sigmaringen

Stadt Schriesheim

Stadt Staufen

Bayern Landratsamt Ansbach

Gemeinde Grasbrunn

Gemeinde Putzbrunn

Stadt Passau

Stadt Coburg

Stadt Unterschleißheim

Stadt Pfaffenhofen a .d .Ilm

Stadt Lohr a .Main

Stadt Rothenburg ob der Tauber

Brandenburg Landkreis Barnim, Eberswalde

Stadtverwaltung der Fontanestadt Neuruppin

Stadt Templin

Stadt Bad Freienwalde

Amt Märkische Schweiz, Buckow

Amt Brieskow-Finkenheerd

Stadt Wriezen

Amtsverwaltung Neuzelle

Mecklenburg-Vorpommern Landkreis Vorpommern-Greifswald, Anklam

Stadt Schwaan

Sachsen Stadt Torgau

Stadt Großenhain

Stadt Bischofswerda

Sachsen-Anhalt Landkreis Harz, Halberstadt

Stadt Möckern

Thüringen Landratsamt Saalfeld-Rudolstadt, Saalfeld

Landratsamt Weimarer Land, Apolda

Stadt Gera

Stadt Rudolstadt

Stadt Leinefelde - Worbis

Referenzen nach Bundesländern | Weitere

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