SharePoint, InfoPath & andere Potentiale für elektronische Arbeitsplätze Helmut Reinke

SharePoint, InfoPath & andere Potentiale für

elektronische Arbeitsplätze

Helmut Reinke

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Agenda Die MindBusiness GmbH / Über mich SharePoint – Ein Überblick Die Technologie hinter SharePoint InfoPath & Office 2007 Einstieg in die Welt der Workflows Im Fokus: Der Richterarbeitsplatz Demo Die Lösung: Umsetzung der Musterakte Die Technik hinter der Lösung: XML Blick in die Zukunft: Office & SharePoint 14 Diskussion

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Die MindBusiness GmbH IT-Dienstleister für Microsoft Trainings &

Projektberatung (Kommunikation, Controlling) Portfolio: gesamtes Spektrum an SharePoint- und

Office-Know-how Effiziente Software-Werkzeuge Praxisnahe Portal-Lösungen Unternehmensweite SharePoint- & Office-Rollouts Auf den Arbeitsablauf bezogene

Wissensvermittlung in Workshops oder Events Microsoft Gold Partner (InformationWorker- &

Software Solutions)

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Über mich 1949 im Saarland geboren Studierter Betriebswirt, staatlich

anerkannter Organisationsprogrammierer Fokus liegt auf der Verbindung zwischen

Betriebswirtschaft und EDV Steckenpferde:

Projekt- & Prozessmanagement in SharePoint Rollout EDV-gestützter Lösungen Management-Informations-Cockpits

Veröffentlichung zahlreicher Publikationen

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Was ist SharePoint – Ein Überblick

DMS System von Microsoft

Intranet Portal

Teamarbeitsbereich

Genial einfach und nützlich

Nischenprodukt

TeufelswerkSharePoint ist auf dem Server,

was Office auf dem Client istBill Gates

Info-Lego: Baukasten für Informationslösungen

SharePoint is the Glue Jeff Teper

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Was bietet SharePoint? Einfache und intuitive Benutzeroberfläche Office-Integration Optimale Besprechungsarbeitsbereiche Effizienteres Arbeiten Integration des Systems und Zusammenarbeit mit

Servern Arbeitsabläufe werden prozessorientiert über

Programmgrenzen hinweg abgebildet Teams arbeiten ortsunabhängig gemeinsam an

Dokumenten Integrierte Lösungen für Zusammenarbeit und

Kommunikation

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Dokumentenmanagement vor & mit 2007Früher Inhaltsgenehmigung Einstufige

Versionierung Ein-/Auschecken Metadaten über

Spalteneigenschaften Berechtigung auf

Bibliotheksebene

Heute Versionierung

Keine Versionskontrolle Hauptversionen Haupt- und

Nebenversionen Grenzwert für die Anzahl

von Versionen Entwurfselementsicherheit Erzwungenes Auschecken Papierkorb

Zweistufige Wiederherstellung von Dokumenten

Workflow

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Kreislauf & Kernpunkte

Kernpunkte/Möglichkeiten im SharePoint für ein effizientes Dokumenten-Management?

Erstellen BearbeitenPrüfen

SignierenFreigeben

Veröffent-lichen

Archivie-ren

Metadaten

Einheitliches Schlagwortsystem

Tracking

Gesetzliche Anforderungen

Workflow

Abbildung & Arbeitsabläufe

Archivierung

Lebenszyklus der Dokumente

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Effizient: Die Metadaten in SharePoint Metadaten beschreiben die Eigenschaften eines Dokuments Sie werden in der Dokumentbibliothek als Spalten definiert Es gibt eine Reihe von Metadaten-Typen (Text, numerisch,

Datum, Auswahlliste, Verweise…) Sie können Pflicht- oder optionale Eigenschaften besitzen Metadatenmanagement über:

Websitespalten Websiteinhaltstypen Dateieigenschaften Dokumentvorlagen

Workflows Eingebaute Workflows Eigene Workflows mit SharePoint Designer

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Rechte in SharePoint 2007 Rechte auf 4 Ebenen

Websitesammlung Website Liste/Bibliothek Dokumente/Elemente

Vererbung von Websitesammlung auf Website und tiefer

Prozess dauert an bis Vererbung deaktiviert wird

In 2007 werden eigene Gruppen bei der Erstellung der Seite angelegt

Personen hinzufügen durch »People-Picker« Websiteübergreifende Gruppen (2003) gibt es nicht mehr!

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Darum ist MOSS die richtige Technologie Einfache, übersichtliche Dokumentenverwaltung Schnelle Erfassung von Formularen Webbasiert und zukunftssicher durch ständige

Weiterentwicklungen von Microsoft Passt sich an Office Client-Software Höchste Flexibilität Ortsunabhängig XML und Web-Services Voll erweiterbare Benutzeroberfläche Umfangreiche Schnittstellen (API’s = Application

Programming Interfaces)

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Vorteile im ÜberblickEinheit-liche Benut-zerober-fläche für den Anwen-der

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Einheit-liche Entwick-lungs-platt-form

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Einheit-liche tech-nische Infra-struktur

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Zentrale Admi-nistra-tion

4

Einheit-liches Berech-tigungs-system

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Inter-opera-bilität durch allge-meine Stan-dards

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Die Idee von SharePoint: Collaboration

Individual

Teams

Abteilung

Enterprise

Inseln der Produktivität

Konsistente Zusammenarbeit, Administration, Entwicklung

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Proaktive Analysen und effizientes BerichtswesenDashboards, Cockpits,Scorecards, KPI-Analysen

Integrierte, rollenbasierte Workflows

Manuelle und automatisierteWorkflows mit Statusberichte,

Formular Management

Teamübergreifende Zusammenarbeit

Diskussionen, Wiki, Blogs, Umfragen, Projekte, Besprechungen, Aufgaben,

Portale und Arbeitsbereiche(Mitarbeiter, Kunden, Partner, …)

Unternehmens-weite Suche

Federierte SucheIndexsuche

Personensuche &Expert Finder

LOB-Daten-Suche (ERP, CRM, SCM)

Suche im Intranet, Extranet und Internet

Crawling, Ranking, Security Trimming

Integriertes Enterprise Content ManagementReguliertes DokumentenManagement mit Versionierung, Audits und HistorienverlaufRecords ManagementCompliance ManagementUnternehmensweite SucheWeb Content Management

Technologie hinter SharePoint: Eine integrierte Lösungsplattform

Business Intelligence

Integrierte, rollenbasierte Geschäftsabläufe

Collaboration

Unternehmens-weite Suche

Enterprise Content Management

Technologie hinter SharePoint:Erweiterte integrierte Lösungsplattform

Unified Communication

Projekt & Portfolio Management

Performance Management

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Integrations- & Optimierungsmöglichkeiten

IBM

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Sicherheitsaspekte, Betrieb, Überw

achung der Infrastruktur

Collaboration und Präsentation

Applikationen und Dienste

Geschäftsprozesse und Orchestrierung

Legacy-Anbindung

Mobile Endgeräte

Basisdienste

IBM

J2EE-Anbindung

SAP

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InfoPath: Was ist das? InfoPath ist eine digitale Formular-Software Vereinfachung der Arbeit mit Formularen Erstellung flexibler und dynamischer Formulare Teams bzw. alle Mitarbeitern im Unternehmen haben

jederzeit Zugriff darauf InfoPath basiert auf XML, so kann mit den vorhandenen

Daten weitergearbeitet werden Relevante Informationen können einfach

zusammengeführt werden Vorteile: Vermeidung von Fehlern, einfach Anwendung,

flexibel, Integration in SharePoint, gemeinsame Sprache, Verfügbarkeit!

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Allgemein: Zusammenspiel Office 2007 Bessere Ergebnisse schneller erzielen durch:

Effizientes Zeit-, Prozess- und Informationsmanagement

Einfache Verarbeitung und Visualisierung von Informationen

Präzise Vorbereitung und Umsetzung von Entscheidungen

Einfache Adaption neuer Lösungen Intuitives Arbeiten mit weniger Anwendungen Kommunikation in Echtzeit Transparente Organisation & verbesserte Teamarbeit

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SharePoint-Workflows – Was ist das?Workflow = „vordefinierte Abfolge von IT-gestützten Aktivitäten“

Unterstützung bei Geschäftsprozessen wie Bestätigungen, Anträge, Rechnungen etc.

Mensch-orientierte Workflows werden vom Menschen angestoßen und sind eher unstrukturiert

Systemorientierte Workflows werden von technischen Prozessen angestoßen und enthalten eine strukturierte Abfolge von Aktivitäten

Beispiel: Genehmigungsworkflow (Approval)

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Einfacher SharePoint Workflows aus der Praxis: Der Urlaubsantrag

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Anforderungen am Richterarbeitsplatz Erfassung aller relevanter (rechtlicher) Informationen Elektronische Darstellung der Sachverhalte (=

Aktenauszug) Möglichkeit zur Beurteilung komplexer Sachverhalte Kopplung von Informationen zur Darstellung von

Abhängigkeiten Logische, dynamische Bearbeitung der Akten und

Prozessschritte Schnelle Entscheidungsfindung und -Begründung Optimales Wissensmanagement

(Rechtssprechung/Literatur online)

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Allgemeine Anforderungen Bereitstellung eines umfassenden

Werkzeugs, dass Geschäftsprozesse unterstützt

Ergonomische und selbsterklärende Benutzeroberfläche

Elektronische Aktenführung Integration des elektronischen

Rechtsverkehrs Ablage und Archivierung des

Schriftverkehrs Intelligente Suchmechanismen

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Herausforderungen am Richterarbeitsplatz Produktivitätssteigerung der

Wissensarbeiter Nahtlose Integration externer erledigter

Arbeiten Innovationsfähigkeit beschleunigen Zusammenarbeit fördern (intern/extern) Standard-Prozesse beschleunigen Richtlinien einhalten Publizieren von Inhalten

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Hindernisse & Lösungen Mögliche Probleme

Jahrelang gewachsene und eingeschliffene Arbeitsabläufe Unternehmenskultur mit geringer Veränderungsbereitschaft Viele Einzelkämpfer mit unterschiedlichen Anforderungen Mangelnde Kenntnisse der SharePoint-Plattform

Lösung: Realen Nutzen aufzeigen Referenzprojekt erstellen und zeigen Jedem Mitarbeiter einen persönlichen Vorteil verschaffen Projekt dem Veränderungstempo der Organisation anpassen Widersacher gewinnen, die konkret mitarbeiten Klare Linie der Geschäftsführung Weniger ist mehr!

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Agenda Die MindBusiness GmbH / Über mich SharePoint – Ein Überblick Die Technologie hinter SharePoint InfoPath & Office 2007 Einstieg in die Welt der Workflows Im Fokus: Der Richterarbeitsplatz Demo am Bsp. des LAG Hamm Die Lösung: Umsetzung der Musterakte Die Technik hinter der Lösung: XML Blick in die Zukunft: Office & SharePoint 14 Diskussion

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Demo - Startseite• Unterschiedliche Illustrationen im Einsatz• Farbraum Grün (=Akten grün, Bücher):Etage 1: Richter, Rechtspfleger, Service• Farbraum Orange (=Vorgang Orange, Globus):EG: Verwaltung, Personal, IT

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Demo – Mein Arbeitsplatz

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Demo Die Suche in der Praxis

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Agenda Die MindBusiness GmbH / Über mich SharePoint – Ein Überblick Die Technologie hinter SharePoint InfoPath & Office 2007 Einstieg in die Welt der Workflows Im Fokus: Der Richterarbeitsplatz Demo Die Lösung: Umsetzung Ihrer Musterakte Die Technik hinter der Lösung: XML Blick in die Zukunft: Office & SharePoint 14 Diskussion

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Fazit – Umsetzung Musterakte Mit MOSS und einer ergonomischen

Darstellung können Ihre Prozesse umgesetzt werden

Bsp. „Erstes elektr. Musterverfahren“ Antragsaufnahme (Erbschein) durch den

Rechtspfleger (RPfl) per Formular InfoPath Die weiterverwertbaren Daten werden für weitere

Arbeitsschritte gespeichert XML-Daten RPfl veranlasst die Vorlage des Antrags beim

Richter und eine Wiedervorlagefrist per automatischem Workflow

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Fazit: Umsetzung Musterakte Gewährung rechtlichen Gehörs

Richter verfügt ein Anschreiben zur Gewährung rechtlichen Gehörs per InfoPath-Formular

Adressdaten & Akteninformationen werden automatisch in das Formular eingebunden (Anbindung an Datenbank)

Richter veranlasst die Vorlage der Akte und eine Wiedervorlagefrist per automatischem Workflow

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Fazit: Umsetzung Musterakte Postaus- und Eingang

Servicekraft fertigt das von Richter verfügte Anschreiben aus und verwaltet den Postaus- und eingang

Persönliche Schreiben sind einzuscannen und in die elektronische Akte mit aufzunehmen

Servicekraft veranlasst die Vorlage des Antrags beim Richter automatische Weiterleitung per Workflow

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Fazit: Umsetzung Musterakte Erbschein

Richter erlässt einen Erbschein. Hierfür stellt das System ein Formular zur Verfügung InfoPath

Daten werden automatisch in das Formular eingebunden (Anbindung an Datenbank)

Richter veranlasst die Vorlage der Akte auf der Geschäftsstelle automatische Weiterleitung per Workflow

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Umsetzung der Musterakte in der Praxis

Antrag auf Prozesskostenhilfe

E-Mail mit Hinweis, dass ein neuer Antrag gestellt wurde, der genehmigt werden muss.

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Genehmigung oder Ablehnung des Antrags

E-Mail mit Hinweis, dass ein neuer Antrag genehmigt oder abgelehnt wurde & Hinweis auf Erstellung des nun folgenden Anschreiben

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Erstellung des Anschreibens zum Antrag Prozesskostenhilfe

E-Mail mit Hinweis, dass das Anschreiben verschickt wurde und nun auf Wiedervorlage liegt

Erinnerungsmail am Tag der Wiedervorlage

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Nutzen unser Lösung Zeitersparnis durch einfach Abläufe Ablösung des papiergebundenen Schriftverkehrs Einfache Verarbeitung der Daten Besseres und schnelleres Arbeiten / SUCHE! Zusammenfassung von Arbeitsprozessen unter einer

Benutzeroberfläche Selbstredende Begleitung der User durch eine selbsterklärende

Benutzeroberfläche Transparenz, Übersicht und Struktur durch Ergonomie und

Visualisierung Unterstützung bei komplexen Geschäftsprozessen durch im

Hintergrund laufenden Workflows Allgemein: Erhöhung der Produktivität durch automatisierte

Geschäftsprozesse Treffen von qualitativ besseren und rascheren Entscheidungen

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Was ist XML? Universelles Datenformat, um

Informationen wieder zu verwenden und zusammenzuführen

Kerntechnologie der Microsoft .NET Strategie

Plattform-übergreifend, Applikations-übergreifend, Client-unabhängig, Prozess-übergreifend

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Die XML-Familie XPath – Lokalisieren von Knoten in einem XML-

Dokument über eine Pfadabfragenotation (gib alle Knoten zurück, die ein Kriterium erfüllen)

XSLT – Transformation eines XML-Dokument in ein anderes "Format" (also eine Übersetzung der Knoten in andere Textelemente) anhand von auf Xpath-Ausdrücken basierenden Regeln)

XSD – Schemadefinition – legt die Anordnung und die Details zu einzelnen XML-Knoten fest (XML-Dokumente werden damit validiert)

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Hinter den Kulissen: der technische Ablauf I Beschlüsse, Urteile, Vorladungen,

Anträge, Erbscheine usw. werden in InfoPath erfasst

Beispiel: Antrag auf Prozesskostenhilfe

InfoPath gibt reines XML aus XSLT wandelt in einem Transfor-

mationsprozess XML-Daten in ein beliebiges Format um

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Hinter den Kulissen: der technische Ablauf II Daten können so als PDF, in Word,

OneNote usw. zur Verfügung gestellt werden

So könnte eine Akte entstehen bspw. eine Klägerschrift.

Demo – Lieferung einer Akte

Durch die Transformation wird zunächst ein Teilbaum aller XML-Elemente gebildet, die ausgegeben werden sollen.Dabei werden auch bestimmte Forma-tierungselemente ergänzt.

Im zweiten Schritt wird beispielsweise ein PDF-Dokument erzeugt.

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Zukunftsaussichten SharePoint & Office Applikationen sind webbasiert (Office 14) Keine Clientinstallation mehr Off- & Onlinesynchronisation (SharePoint

Workspace) Erleichterung der Workflowerstellung OneNote als Wiki-Client Erleichterung von Arbeitsabläufen

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Diskussionsrunde Ihre Fragen – unsere Antworten

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Unsere Portale im Internet

Documents

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