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Sm@rtLine®

© 2005 AGU GmbH

Unternehmensführungssystem

[ERP]

AGU Planungsgesellschaft mbH 51371 Leverkusen (Germany) Von Ketteler Strasse 1 www.agu.de

ii Sm@rtLine® ist eine kostengünstige und modular skalierbare Softwarelösung für die Bereiche der Unternehmens- und Betriebsführung in unterschiedlichen Branchen. Die beiden Ebenen haben Schnittstellen zu SAP und der Prozesswelt. Besuchen Sie uns auch im Internet unter www.agu.de Sm@rtLine® is a cost-efficient, modular scalable software solution for corporate and production management in various branches. Both levels have interfaces to SAP and the process environment. Visit our internet site: www.agu.de

Sm@rtLine® Januar 05 © 2005 AGU GmbH

http://www.agu.de/

iii

Unternehmensführung Fokus dieser Softwaremodule sind alle Betriebe, die bisher noch keine ERP (Enterprise Resource Planning) Software im Einsatz haben oder mit ihrer Anwendung unzufrieden sind. Merkmale der Software sind: Angebots- und Auftragsverwaltung, Rechnungswesen, Bestellwesen, Controlling, Liquiditätsplanung, Bestellwesen, Projektverwaltung, Lagerverwaltung, Personalverwaltung. Enterprise Resource Planning (ERP) The focus of these software modules are all companies, who don't yet implement ERP (Enterprise Resource Planning) software or who are not satisfied with their current software. Distinguishing attributes of the software are: contract management, purchasing, controlling, liquidity planning, project management, inventory management and human resources.

Betriebsführung Diese Softwaremodule decken den Bereich der Betriebsführung oder Betriebsorganisation, oft auch als MES (Manufacturing Execution System) bezeichnet, ab. Merkmale der Software sind: Produktionsfeinplanung, Prozessauftragsverwaltung, Herstellvorschriften, Checklisten, Bestandsverwaltung, Schichtbuch, Instandhaltung, Batchsteuerung, Chargenverwaltung, Betriebsdatenerfassung, Datenarchivierung, Daten- und Anlagenvisualisierung. Manufacturing Execution Systems (MES) These software modules cover the areas of production management or production organization (often referred to as MES – Manufacturing Execution System. Distinguishing attributes of the software are: operations scheduling, process management, manufacturing specifications, inventory management, maintenance, batch control, batch management, process information management system, data archiving and data and plant visualization.

Prozessleittechnik Wir erstellen Standards für die Leittechnik (DeltaV und PCS7) und verfügen über hervorragende verfahrenstechnische Anlagenerfahrung in den Branchen Chemie, Pharma, Food & Beverage. Unsere Bausteinbibliotheken werden bei der Bayer AG eingesetzt und von Siemens (WinCC) als Produkt vertrieben. Die enthaltene Sm@rtline MES-Schnittstelle erweitert das TIA -Konzept (Totally Integrated Automation) konsequent zur Totally Integrated Manufacturing. Process Control Engineering We develop standards (DeltaV and PCS7) for control engineering. We have superior process engineering systems experience in the chemical, pharmaceutical and food & beverage branches. Our block libraries are used by Bayer AG and marketed by Siemens (WinCC). The Sm@rtline MES-interface expands the TIA concept (Totally Integrated Automation) into Totally Integrated Manufacturing.


iv Inhaltsverzeichnis Table of Contents 1 Systemintegratorkonzept .............................................................................................................. 1 ................................................................................................................ 1System partner concept2 Konzept ........................................................................................................................................... 2 ........................................................................................................................................... 2Concept

2.1 Bedienkonzept .......................................................................................................................... 2 ................................................................................................................. 2Concept of operation

2.1.1 Bedienung.......................................................................................................................... 2 ........................................................................................................................... 2Operation

2.1.1.1 Darstellung von Tabellen ............................................................................................... 3 .................................................................................................................. 3Table display

2.1.2 Hilfe.................................................................................................................................... 4 .................................................................................................................................... 4Help

3 Unternehmensführung – Sm@rtERP® ............................................................................................. 5 Corporate Management – Sm@rtERP® ............................................................................................ 5

3.1 Basis – Grundsoftware.............................................................................................................. 6 Base – Basic software .............................................................................................................. 6

3.2 Geschäftspartnerverwaltung – Adressverwaltung der Geschäftspartner ................................. 7 Business associate management – Address management...................................................... 7

3.3 Personalmanagement............................................................................................................... 8 Human Resources ...................................................................................................................... 8

3.3.1 Personalverwaltung ........................................................................................................... 8 Personnel........................................................................................................................... 8

3.3.2 Terminplanung................................................................................................................... 9 Appointment calendar........................................................................................................ 9

3.3.2.1 Ressourcenbelegung ................................................................................................... 10 Resources .................................................................................................................... 10

3.3.2.2 Anwesenheit................................................................................................................. 11 Attendance ................................................................................................................... 11

3.3.3 Urlaubsplanung................................................................................................................ 12 Vacation ........................................................................................................................... 12

3.4 Auftragsmanagement.............................................................................................................. 13 Contract management ............................................................................................................ 13

3.4.1 Angebotsverwaltung ........................................................................................................ 14 Bids .................................................................................................................................. 14

3.4.2 Auftragsverwaltung I ........................................................................................................ 15 Orders / Contracts ........................................................................................................... 15

3.4.2.1 Spezielle Preiskalkulation von Verkaufsartikeln........................................................... 16 Special calculation of the sales items .......................................................................... 16

3.4.2.2 Reservierungen............................................................................................................ 17 Reservations ................................................................................................................ 17

3.4.2.3 Lieferscheinerstellung .................................................................................................. 18 Delivery note generation .............................................................................................. 18

3.4.3 Auftragsverwaltung II ....................................................................................................... 19 Orders / Contracts ........................................................................................................... 19

3.4.3.1 Reservierungen............................................................................................................ 20 Reservations ................................................................................................................ 20

3.4.3.2 Individuelle Preiskalkulation ......................................................................................... 21 Individual price calculation ........................................................................................... 21

3.4.3.3 Schriftverkehr ............................................................................................................... 22 Correspondence........................................................................................................... 22

3.4.3.4 Termine ........................................................................................................................ 23 Dates ............................................................................................................................ 23

3.5 Rechnungswesen.................................................................................................................... 25 Billing....................................................................................................................................... 25

3.5.1 Kassensystem.................................................................................................................. 29 Cash register system ....................................................................................................... 29

3.6 Projektabwicklung ................................................................................................................... 31 Project management............................................................................................................... 31


v 3.6.1 Differenzierte Kalkulation nach Gewerken ...................................................................... 32

Differentiated accounting according to groups ................................................................ 32 3.6.2 Wochen- und Projektstunden .......................................................................................... 34

Weekly and project hours ................................................................................................ 34 3.6.3 Aufgabenverwaltung Mitarbeiter, Gruppenleiter .............................................................. 35

Task management for employees and group leaders ..................................................... 35 3.6.4 Projektauswertung (Vor- und Nachkalkulation) ............................................................... 36

Project evaluation (cost accounting)................................................................................ 36 3.6.5 Projektcontrolling ............................................................................................................. 37

Project evaluation ............................................................................................................ 37 3.7 Materialwirtschaft .................................................................................................................... 38

Material management ............................................................................................................. 38 3.7.1 Artikelstamm und Warengruppen .................................................................................... 39

Article master and material groups.................................................................................. 39 3.7.2 Wareneingang / Warenausgang...................................................................................... 40

Goods received / Goods issued....................................................................................... 40 3.7.2.1 Wareneingang.............................................................................................................. 40

Goods received ............................................................................................................ 40 3.7.2.2 Warenausgang............................................................................................................. 41

Goods issued ............................................................................................................... 41 3.7.3 Bestellungen .................................................................................................................... 42

Purchasing....................................................................................................................... 42 3.7.4 Materialdisposition ........................................................................................................... 43

Material planning ............................................................................................................. 43 3.8 Auswertungen ......................................................................................................................... 44

Financial management............................................................................................................ 44 3.8.1 Liquiditätsplanung............................................................................................................ 45

Liquidity planning ............................................................................................................. 45 3.9 Offenheit und Export ............................................................................................................... 46

Export...................................................................................................................................... 46 3.9.1 Excel ................................................................................................................................ 47

Excel ................................................................................................................................ 47 3.9.2 SQL.................................................................................................................................. 48

SQL.................................................................................................................................. 48


1 1 Systemintegratorkonzept

System partner concept AGU arbeitet mit qualifizierten Systemintegratoren in Deutschland zusammen. Dies stellt sicher, dass branchenspezifische- und lokale Kompetenzen vorhanden sind. Das Modulkonzept erlaubt es Ihnen, sich eine kostengünstige und auf ihre Bedürfnisse zugeschnittene Lösung zusammen zu stellen. Erweiterungen der Grundmodule sind nicht nur durch einen Anbieter durchführbar. Eine Hotline der Systemintegratoren und des Herstellers garantieren einen reibungslosen Betrieb der Software. AGU works together with qualified system partners in Germany. This ensures the existence of branch-specific and local competence. The module concept allows you to build up an affordable solution fitted to your needs. Add-ons can be carried out by more that one provider. A hotline of system partners guarantees that the software operates smoothly.


2 2 Konzept

Concept 2.1 Bedienkonzept

Concept of operation Das System bietet Ihnen den Komfort, den Sie als Nutzer einer modernen Software erwarten können. Das Bedienkonzept ist übersichtlich und in allen Modulen konsequent durchgeführt. Die Einarbeitung ist leicht und unproblematisch. Die im Rahmen der Zusammenarbeit realisierten Oberflächen und Abläufe entsprechen ihren Arbeitsabläufen. Sie brauchen sich mit ihrer Organisation nicht auf neue Abläufe einstellen, sondern die Software spiegelt ihre Welt wieder. Die integrierte Hilfe ist kontextorientiert. This system offers you all the comfort that you can expect from modern software. Operation is straightforward and all modules operate on the same basis. It is easy to learn. The displays and sequences correspond to your sequence of operations. You don't have to adjust to a new way of operating, rather the software is fit to your working environment. The integrated HELP is context oriented. 2.1.1 Bedienung

Operation

In diesem Bild zeigen wir Ihnen die drei prinzipiellen Grundelemente des Programms. Die Registerdarstellung ordnet Daten und Informationen. Die Mussfelder zeigen dem Nutzer die Felder, die er auf jeden Fall ausfüllen muss. Die Bedienelemente wiederholen sich in allen Ebenen des Programms. The three basic elements used in our masks are the registers which order data and information, the required fields and the buttons which are the same in all masks.


3 2.1.1.1 Darstellung von Tabellen

Table display

Der Anwender kann die Tabellendarstellung selber wählen und speichern. The user can decide how the table is displayed and save this individual setting.


4 2.1.2 Hilfe

Help

Die Hilfe ist kontextorientiert und übersichtlich gestaltet. Die Erfahrung zeigt, das Sie die Hilfe selten brauchen, da das Programm intuitiv bedienbar ist. The HELP is context oriented and straightforward. Experience has shown however, that our program is so intuitive, that the HELP is seldom needed.


5 3 Unternehmensführung – Sm@rtERP® Corporate Management – Sm@rtERP®

Das Produkt Sm@rtLine® beinhaltet eine Softwarekomponente (Sm@rtERP®) für den Bereich der Unternehmensführung. Das Sm@rtERP von AGU besteht aus einer Reihe von Leistungsstarken Modulen die den gesamten wirtschaftlichen Projekt-, Angebots-, Auftrags- und Fertigungsablauf in einem mittelständischen Unternehmen abbilden können. Die Module können je nach Bedürfnis zusammengestellt werden und gegebenenfalls auch nach Wünschen des Kunden angepasst werden. Die Bedienung der Anwendung ist optimal auf das schnelle und übersichtliche auffinden aller Informationen zu jedem Vorgang eingestellt. In der Navigationsleiste am linken Bildschirmrand blenden sich zu einem beliebigen Vorgang direkt die zugehörigen Informationen als Knoten ein. Der Anwender kann durch anklicken des Knoten direkt zu dessen Informationen gelangen. Our product Sm@ tL ne® contains a software component for corporate management(Sm@rtERP®). r i Sm@rtERP is made up high capacity modules that are capable of managing all operations of a middles-sized company (project management, contract management, production management ...) The modules ca be fit together according to your needs and can also be modified as wished. The applications are extremely easy to use. They are optimized to display the data quickly and straightforwardly. The modules and sub-modules are displayed in a tree-view menu on the left side of the screen. A mouse click is all that is needed in order to access a module and with it the desired data.


6 3.1 Basis – Grundsoftware

Base – Basic software

Zur Basissoftware gehören die Funktionen:

• Benutzerverwaltung • Gruppenverwaltung • Arbeitsplatzverwaltung

Die Einstellungen können durch den Anwender beliebig gestaltet werden. The following functions are included in the basic software:

• User management • Group management • Work station management

The settings can be fitted to the individual.


7 3.2 Geschäftspartnerverwaltung – Adressverwaltung der Geschäftspartner

Business associate management – Address management

Die Geschäftspartnerverwaltung beinhaltet alle Informationen zu einem Geschäftspartner inklusive der Adressen, Ansprechpartner, der Abteilungen und weiteren Informationen zum Geschäftspartner. The business associate management module contains all information pertaining to a business associate including the contacts, departments, etc.


8 3.3 Personalmanagement

Human Resources Das Personalmanagement beinhaltet die Personalverwaltung mit den Personalstammdaten und den Qualifizierungsmerkmalen des Personals, die Terminplanung mit Ressourcenbelegung und Anwesenheitsliste und die Urlaubsplanung. The human resources module contains the personnel management with employee data, appointment calendar with resource reservations, attendance list and vacation planner. 3.3.1 Personalverwaltung

Personnel

Die Personalverwaltung zeigt die Stammdaten der Personen und die Ausbildungsqualifikation an. Ergänzt wird dieses Modul durch Funktionen wie

• Gehalt und Gehaltverlauf • Schulungsmaßnahmen • Private Informationen zur Person • Personalakte

The personnel module shows the personal data and qualifications of the employees. This module is supplemented by functions such as:

• Salary and salary development • Seminars and further education • Private information pertaining to the employee • Personnel file


9 3.3.2 Terminplanung

Appointment calendar

Eine Personalplanung im Betrieb ohne Terminplan ist unvollständig. Unser Planer beinhaltet nicht nur die Verwaltung von Urlaub und Krankenstand. Der Planer organisiert auch die Ressourcen (Autos, Beamer, u.a.), die die Personen mit ihren Terminen verbinden. Sie können die Termine aller Mitarbeiter einsehen und planen. Die farbliche Unterscheidung zeigt übersichtlich die Bedeutung des Termins. Personnel planning in the plant is incomplete without an appointment calendar. Our planner contains not only the management of vacation and sick days. The planner also organizes resources such as vehicles, laptops, etc. that personnel can reserve in connection with an appointment. You can see and plan appointments for your complete personnel. The various kinds of appointments are color-coded to make viewing straightforward.

Die Darstellungsart kann von Anwender eingestellt werden! The display can be set by the user.


10 3.3.2.1 Ressourcenbelegung

Resources

Die Ressourcenplanung im Unternehmen erlaubt es, alle vorhandenen Ressourcen wie Personen, Materialien und weiteres zu koordinieren. Dieses Modul kann in der Unternehmens- oder Betriebsführung eingesetzt werden. Alle im Unternehmen beteiligten Gewerke können auf dieses Modul zugreifen. Sie können Ressourcen reservieren und den Urlaub des Personals zentral verwalten. Resource planning allows you to coordinate everything from personnel to office supplies and everything in between. This module can be used in both corporate and production management. All departments of the company have access to this module. They can centrally reserve specific resources and manage their vacation.

Der Anwender wird kontextsensitive in der Bedienung geführt. The user is guided directly.


11 3.3.2.2 Anwesenheit Attendance

Die Anwesenheitsliste gibt eine schnelle Übersicht wer anwesend ist, beziehungsweise wo sich der Mitarbeiter aufhält. A list of the employees in attendance offers an overview of who is in the office and where those absent can be reached.


12 3.3.3 Urlaubsplanung

Vacation

Der integrierte Urlaubsplaner organisiert den Jahresurlaub, den Sonderurlaub und die Gleitzeit; übersichtlich und aktuell. The integrated vacation planner keeps the organization of vacation, leaves of absence and flextime current and straightforward.


13 3.4 Auftragsmanagement

Contract management Das Auftragsmanagement ist eine zentrale Funktion der Unternehmensführung. Der Hauptfokus liegt auf Dienstleistungsunternehmen und Unternehmen mit einem Schwerpunkt im Handel (materialorientierte Auftragsbearbeitung). Die Module des Auftragsmanagements sind:

• Angebotsverwaltung • Auftragsverwaltung • Rechnungswesen • Kassensystem

Contract management is a central function of corporate management. The main focus are service oriented companies and retailers. The modules contained in contract management are:

• Bid management • Order / Contract management • Billing • Cash register system

Die Auftragsabwicklung ermöglicht die Bearbeitung vom Angebot über den Auftrag zum Lieferschein bis zu Rechnung. Aus der Auftragsabwicklung heraus können Fertigung, Arbeitsabläufe oder Checklisten eingesehen werden. The contract management module offers the possibility of creating a chain from the quotation, to the order, to the delivery and bill of sale. From the contract out you can get to the production, the sequence of operations and the check lists for the contract.


14 3.4.1 Angebotsverwaltung

Bids

Als Bestandteile der Projektverwaltung können bereits in der Angebotsverwaltung allgemeine Ressourcenplanungen vorgenommen werden. Diese werden dann bei Auftragseingang direkt übernommen und führen so automatisch zu Reservierungen und Belegungen. As part of the project management, resources can be planned and reserved as soon as the quotation has been made. When the order is placed, all resource reservations are carried over to the order.


15 3.4.2 Auftragsverwaltung I

Orders / Contracts Der erste Teil der Auftragsverwaltung orientiert sich speziell an den Bedürfnissen des Handels. Diese aufgeführten Funktionen werden ergänzt durch die im nächsten Abschnitt (Auftragsverwaltung II) beschriebenen Funktionen für Dienstleistungsbereiche. The first part of the order management is oriented specifically to retail. The displayed functions are supplemented by the functions of order management II (service oriented).

In der Auftragsabwicklung I werden materialbezogene Lieferscheine erstellt und direkt einzelnen Rechnungen zugeordnet. Die Schnittstelle zur Bestandsverwaltung (Lager) ist flexible für jeden Artikel einstellbar. In order management I the delivery notes corresponding to material are produced and directly assigned to an invoice. The interface to inventory management makes taking inventory simple and straightforward.


16 3.4.2.1 Spezielle Preiskalkulation von Verkaufsartikeln

Special calculation of the sales items

Verkaufsartikel können durch ein einfach zu hinterlegendes Schema kalkuliert werden. Die Kalkulationen können dem Artikel und dem Angebot zugeordnet werden. Sales items can be calculated with a procedure that can easily be saved. The calculations can be assigned to the articles and the bid.


17 3.4.2.2 Reservierungen

Reservations

Reservierungen und Bestände bilden die Grundlage der Materialdisposition. Es werden die geplanten Bestandsbewegungen basierend auf den Lieferterminen automatisch an die Materialdisposition übergeben. Mit der Verbuchung des Lieferscheins werden die Reservierungen automatisch gelöscht. Reservations and inventory are the basis for material planning. Planned inventory movements are transferred to material planning based on the delivery dates. The reservation is deleted when the delivery note is booked.


18 3.4.2.3 Lieferscheinerstellung

Delivery note generation


19 3.4.3 Auftragsverwaltung II

Orders / Contracts Die Auftragsverwaltung II ist speziell ausgerichtet auf dienstleistungsorientierte Unternehmen, die Leistungen und Materialien vertreiben. Spezielle Merkmale dieses Moduls sind:

Individuelle Preiskalkulation Anzahlungsrechnungen Kummulierte Schlußrechnungen Schriftverkehr zum Auftrag Auftragsbezogene Materialreservierung Baustellenlieferscheine Auftragsbezogenes Mahnwesen Nacharbeiten Zuordnung von Terminen zum Auftrag

Order management II is set up for service oriented companies that sell both services and goods. Distinguishing attributes of the module are:

Individual price calculation Deposit invoices Accumulated closing invoice Correspondence relevant to the contract Material reservations related to the contract Contract site delivery notes Dunning related to the contract Subsequent work Assignment of appointments to a contract


20 3.4.3.1 Reservierungen

Reservations

Im Dienstleistungsbereich enthält der Auftrag eine vom Kunden beauftragte Leistungsbeschreibung. Materialien und Personalaufwand können manuell geplant und dem Auftrag zugeordnet werden. In the service area, the contract contains a customer description of the services to be rendered. Materials and personnel expenditures can be planned manually and assigned to the contract.


21 3.4.3.2 Individuelle Preiskalkulation

Individual price calculation

Sie können innerhalb von Dienstleistungsprojekten die Artikel und Leistungen kalkulieren. Leistungen werden unterschieden in Eigenleistungen und Fremdleistungen. You can calculate the articles and services within the service project. Services are differentiated between internal and external services.


22 3.4.3.3 Schriftverkehr

Correspondence

Eine integrierte Textverarbeitung ermöglicht die schnelle Erstellung von Standard- und Individualbriefen. Die Briefe werden automatisch den Geschäftspartnern und dem Vorgang zugeordnet.

• die Adresse wird automatisch übernommen • der Bearbeiter, das Tagesdatum und der Betreff werden automatisch übernommen • Der Anwender kann den Inhalt aus vorgefertigten Textbausteinen zusammensetzen.

Dabei werden die oben genannten Daten automatisch eingetragen. • Die Briefe können gedruckt oder per Mail versendet werden.

Integrated word processing makes it possible to quickly create standard and individual letters. The letters are automatically assigned to the business partner and the event.

• The address is carried over automatically. • The author, the date and the subject are carried over automatically. • The user can build the contents out of pre-written texts.

The above mentioned data is entered automatically. • The letters can be printed or sent as an e-mail.


23 3.4.3.4 Termine

Dates

Die für die Abwicklung von Aufträgen notwendigen Ortstermine können direkt dem Auftrag/Angebot zugeordnet werden. In einer Übersichtsliste können alle Termine des Vorgangs angezeigt und bearbeitet werden. Dates necessary to the contract can be directly assigned to a contract/bid. All dates for an activity can be viewed and revised in an overview list. Die Daten können auf ein Notebook repliziert und anschließend wieder synchronisiert werden. The data can be replicated on a notebook and later synchronized again.


24 Terminplan Appointment planner Jeder Termin erhält eine spezielle Beschreibung mit Auftragsbezug und Adresse. Diese Maske wird ergänzt durch eine Auswahl von Ressourcen, wie zum Beispiel Fahrzeuge oder Materialien. Die Sichtbarkeit der Termin ist Rechte- oder Nutzergesteuert. Every appointment contains a special description with reference to the contract and address. This window is supplemented by a choice of resources (e.g. vehicles or materials). The view of the appointment is restricted according to the user and the rights.

In der Terminansicht wird automatisch die Adresse des Kunden angezeigt. The customer's address is automatically displayed in the view of the appointment.


25 3.5 Rechnungswesen

Billing

Dieses Modul beinhaltet Rechnungsstellung, Mahnwesen und Rechnungsprüfung. Es stellt die Hauptschnittstelle für die Finanzbuchhaltung (FIBU) dar. Rechnungen beziehen sich im Handel in der Regel auf jeweils einen Lieferschein. Zusätzlich wird die Abrechnung von Konsignationslagern unterstützt. Auftragsbezogene Warenrücknahme wird benutzergeführt unterstützt. Für Dienstleistungsaufträge können die üblichen Anzahlungs-, Teil- und kumulierten Abschlussrechnungen (VOB) erstellt werden. Basierend auf der Rechnung können Akkordlohnabrechnungen für Handwerker, basierend auf einer mengenabhängigen Lohnartentabelle, erzeugt werden. This module contains billing, dunning and auditing. It is the main interface to financial accounting. In sales, invoices usually reference a delivery note. In addition, billing for consignment stock is supported. The user-guided return of goods in reference to a specific contract is supported. The usual advance payment, partial payment and accumulated payment invoices can be created for service contracts. Piece-rate billing can be made for handymen based on a chart of payment per piece.


26 Zahlungen Payments Die Gestaltung der Rechnungsmasken kann Kundenspezifisch variieren (ebenso die Inhalte der in den Masken aufgeführten Funktionen wie „Zahlungen“ ) The design of the billing window can vary according to the customer’s needs. This applies also to the content of the functions within the window such as “payments”.


27 Offene Rechnungen Open accounts Die Gestaltung erlaubt einen schnellen Überblick über den Zustand Rechnungen. The design offers a quick overview of the status of the accounts.


28 FIBU Schnittstelle Interface to administrative accounting Die Schnittstelle zur FIBO (Finanzbuchhaltung) ist nur eine der im System vorhandenen möglichen Schnittstellen zu angrenzenden Abteilungen. The interface to administrative accounting is only one of the possible interfaces to adjoining departments available in the program.

Mahnwesen ab 4/2005


29 3.5.1 Kassensystem

Cash register system Das Kassenmodul stellt eine kompakte, durch Funktionstasten unterstützte, Bedienoberfläche zur Erfassung von Kassenbons zur Verfügung. Die erfolgten Zahlungen werden nach Zahlungsart getrennt im Kassenbuch aufgeführt. Die Kassenbelege können auch für die Erfassung sonstiger Kosten und Erträge verwendet werden. Das Kassenbuch kann ohne Nachbearbeitung in der FIBU verbucht werden. Je nach Zahlungsart werden die Beträge automatisch auf das entsprechende Transferkonto gebucht. in preparation: The cash register system is a compact operator interface, facilitated by function buttons, that sums up the receipts. The resulting numbers are then separated according to payment type and entered into the journal. The receipts can also be used to evaluate other costs and incomes. The journal can be entered into the finance accounting without further work. Depending on the type of payment, the amounts are booked automatically to the corresponding account.


30 Kasse Zahlungen Cash register payments

Kassenbuch Journal


31 3.6 Projektabwicklung

Project management

Mehrere Aufträge können zu einem Projekt zusammen gefasst werden. Dies macht eine einfache und übersichtliche Verwaltung von Aufträgen eines Auftraggebers oder eines Projektes möglich. Die projektbezogene Vor- und Nachkalkulation liefert genaue Zahlen über den Projektverlauf und den betriebswirtschaftlichen Erfolg. Several contracts can be compiled to a project. This way you can simply and clearly manage all contracts belonging to one customer or one project. The project-based calculations offer exact numbers on the project development and the economic success.


32 3.6.1 Differenzierte Kalkulation nach Gewerken

Differentiated accounting according to groups

Innerhalb der Angebotskalkulation kann das Angebot nach Positionen kalkuliert werden. Die einzelnen Positionen beinhalten Artikel oder Leistungen. Within the bid calculation, the bid can be calculated according to positions. The individual positions contain goods or services.


33

Den Positionen werden Artikeln und Leistungen zugeordnet. Die Preiskalkulation dient u.a. als Grundlage der späteren Rechnungsstellung und der Nachkalkulation. The positions are assigned to goods and services. The price calculation serves e.g. as the basis for later billing and final costing.


34 3.6.2 Wochen- und Projektstunden

Weekly and project hours

Die Planung der Wochenstunden unterscheidet allgemeine und auftrags- bzw. projektbezogene Arbeiten. Der Mitarbeiter kann sich in die Aufträge einloggen und Stunden buchen. Die Auswertungen des Controllings überwachen den Anteil der Allgemeinstunden oder die Überschreitung von Kalkulationsgrenzen. The planning of the weekly working hours distinguishes between general activities and those which are contract or project related. The employee can log on to a project and book hours to it. The evaluations made by controlling monitor how many hours are needed for general activities and when the calculated limits have been exceeded.


35 3.6.3 Aufgabenverwaltung Mitarbeiter, Gruppenleiter

Task management for employees and group leaders

Definieren Sie Aufgaben im Auftrag oder Projekt und ordnen Sie diese den Bearbeitern zu. Die Bearbeiter müssen die Aufgaben annehmen und fertig melden. Diese Tabelle wird ergänzt durch das TODO Modul, welches ebenfalls Aufgaben und Maßnahmen pro Mitarbeiter definieren kann. You can define tasks for a contract or a project and assign them to employees. These must accept the task and mark it as finished. This module is supplemented with the TODO module which also defines tasks according to employee.


36 3.6.4 Projektauswertung (Vor- und Nachkalkulation)

Project evaluation (cost accounting)

Mittels Crystal Reports können Sie eigene Auswertungen gestalten. Die Vor- und Nachkalkulation zeigt übersichtlich das Ergebnis und die Schwachstellen eines Auftrages an. You can create your own reports with Crystal Reports. The preliminary and post costing concisely shows the results and the weak points of a project.


37 3.6.5 Projektcontrolling

Project evaluation

Mittels Crystal Reports können Sie eigene Auswertungen gestalten. Die Projektauswertung zeigt das betriebswirtschaftliche Ergebnis des Projektes an. You can design your own reports with the program Crystal Reports. The project evaluation shows the financial/economical results of the project.


38 3.7 Materialwirtschaft

Material management

Die Materialwirtschaft fasst die Bereiche Materialdisposition, Bestellungen, Wareneingang, Bestandsführung und Warenausgang zusammen. Das System unterstützt drei Bestandsführungsarten, die artikelspezifisch einstellbar sind. 1 Detailliert: Diese Bestandsführungsart bietet die vollständige Rückverfolgbarkeit der Artikel. Beim

Wareneingang werden Liefer- und Herstellinformationen erfasst. Durch das Labormodul können weitere Informationen zugeordnet werden. Beim Warenausgang für Aufträge und Verbräuche werden diese Daten referenziert und stehen für Auswertungen zur Verfügung.

2 Einfach: Bei der „einfachen“ Bestandsführung werden die Bestände eines Artikels je Lagerort zusammengefasst.

3 Keine: In diesem Fall ist der Artikel unbegrenzt verfügbar. Es werden keine Bestands-Bewegungen gebucht.

Material management covers the areas material planning, purchasing, goods received, inventory control and goods issued. The system supports three kinds of inventory management which can be set according to the article. 1 Detailed: This type of managing inventory offers complete traceability of the article. Delivery and

manufacturer information is gathered in the goods received module. Further information can be assigned with the laboratory module. Data for contracts and consumption is referenced in the module goods issued and is available for evaluations.

2 Simple: Inventory of an article is compiled according to storage area.

3 None: In this case, the article is available without limit. No inventory movements are booked.


39 3.7.1 Artikelstamm und Warengruppen

Article master and material groups

Der Nutzer kann den Artikelstamm selber aufbauen und die Hierarchie der Warengruppen selbst erweitern. You can create and expand your own article master and expand the hierarchy of the material groups.


40 3.7.2 Wareneingang / Warenausgang

Goods received / Goods issued 3.7.2.1 Wareneingang

Goods received

Ein kontrollierter Wareneingang, der auftragsbezogen die Waren zuordnet, garantiert eine gezielte Auftragsabwicklung.

Wareneingänge können wahlweise manuell oder aus einer Bestellung erzeugt werden. Die vom Lager geprüften Wareneingänge werden den Eingangsrechnungen zugeordnet und bilden damit die Grundlage für die Rechnungsprüfung. A controlled goods received, that assigns the goods according to the corresponding contract, guarantees a worry free transaction. Goods received can be created manually or from an order. The goods received that have been checked by the warehouse are assigned to the incoming invoices and build the base for accounting.


41 3.7.2.2 Warenausgang

Goods issued

Die Verarbeitung der Warenausgänge/Lieferscheine erfolgt auftragsbezogen und erlaubt eine schnelle Kontrolle des Auftragsstandes hinsichtlich der Lieferleistungen. Warenbewegungen werden erfasst und transparent dem Auftrag zugeordnet. Das eingebundene Controlling überwacht die Warenausgänge. Durch zweistufige Verbuchung von Warenausgängen ist sichergestellt, dass eine Inventur jederzeit möglich ist. Die Menge noch nicht abgeholter Ware wird angezeigt und automatisch aktualisiert. Der Lieferschein kann optional mittels Barcode und Scanner verbucht werden. The processing of the goods issues and delivery notes is carried out according to the corresponding contract and allows quick control of the status of the contract regarding the delivery capability. Movement of goods are recorded and clearly assigned to a contract. The integrated controlling monitors the goods issued. It is insured that goods are always available through a two level booking process when issuing goods. The amount of goods that have not been delivered is displayed and automatically actualized. The delivery note can optionally be booked with barcode and scanner.


42 3.7.3 Bestellungen

Purchasing

Das Bestellsystem beinhaltet neben der normalen Bestellfunktionalität die automatische Unterstützung des Wareneingangs, um eine einfache, direkte Zuweisung und Kontrolle zu ermöglichen. In addition to normal purchasing functions, the purchasing module automatically supports the incoming materials module by assigning and controlling the purchases.


43 3.7.4 Materialdisposition

Material planning

Eine frühzeitige Materialdisposition ist von entscheidender Bedeutung. Das Modul schafft eine Schnittstelle zum Lager und zeigt Ihnen alle geplanten Bestandsbewegungen Geplante Bestandsbewegungen entstehen aus:

• Kundenaufträgen • Lieferantenbestellungen • Ausbeuten aus Produktionsaufträgen • Verbräuchen in Produktions- und Wartungsaufträgen

In einer Übersicht wird der geplante Bestandsverlauf automatisch vorausberechnet. Diese Berechnung steuert die Erstellung von Bestellvorschlägen und Fertigungsaufträgen. Zusätzlich zu den geplanten Termin wird ein Kennzeichen verwaltet, welches anzeigt, ob der Termin vom Kunden bzw. vom Lieferanten bestätigt wurde. Auswertungen zeigen Ihnen zu früh oder zu spät bestellte Artikel an. Dadurch können die Lagerkosten minimiert werden. Early material planning is very important. This module links to the warehouse and displays all planned inventory movements. Planned inventory movements are made up of:

• Customer contracts • Supplier orders • Yield from production contracts • Consumption in production and maintenance contracts

The planned inventory course is calculated in an overview. This calculation leads to order decisions and production contracts. An identification is saved, in addition to the planned date, which shows whether the date was confirmed by the customer or supplier. Calculations show which articles were ordered too soon or too late. In this manner inventory costs can be reduced.


44 3.8 Auswertungen

Financial management

Es stehen umfangreiche Auswertungen über alle im System vorhandenen Daten zur Verfügung. Sie selber können die Daten zusammenstellen und eigene Betrachtungen ihrer Ergebnisse anstellen. Angefangen von der auftragsbezogenen Auswertung bis hin zur Projektbewertung mit Vor- und Nachkalkulation ist alles möglich und leicht anpassbar. Extensive reports covering all the data in the system are available. You can arrange the data to show the results in a manner which best fits your needs. Single contracts as well as complete projects can be evaluated easily and straightforwardly.


45 3.8.1 Liquiditätsplanung

Liquidity planning

Mittels Crystal Reports können Sie eigene Auswertungen gestalten. Die Liquiditätsplanung ist ein sehr kundenspezifischer Report, der besonders geschützt ist. You can design your own reports with the program Crystal Reports. Liquidity planning is a customer specific report that only defined users have access to.


46 3.9 Offenheit und Export

Export Der Standard garantiert, dass es sich um ein offenes System handelt. Sie haben die Möglichkeit, alle Tabellendaten nach Excel direkt zu exportieren. Alternativ können Sie das SQL Statement nutzen, um die Daten in Access oder in Crystal Reports auszuwerten. Our standard guarantees that the system is open. You have the possibility of exporting all tabular data to Excel. You can also use the SQL statement to evaluate the data in Access or Crystal Reports.


47 3.9.1 Excel

Excel

Die im Standard integrierte Excel Schnittstelle bietet Ihnen die Möglichkeit, ganze, oder Teile einer Tabelle nach Excel zu übernehmen. Standard in our modules is a link to Excel, which offers you the possibility of transferring your tables (or parts of them) to Excel.

Sie können die Tabelleninhalte frei wählen. You can freely choose the contents of the table.


48 3.9.2 SQL

SQL

Sie können das SQL Statement der angezeigten Daten mittels rechter Maus (Klick) in die Zwischenablage legen und so leicht Abfragen aus Access generieren. With a right mouse click you can copy the displayed data to the clipboard and generate a query in Access.


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