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Solution Guide E‑Mail‑Management
Über GBS
GBS ist führender Anbieter von Lösungen und Services für die Microsoft und IBM Collaboration Plattformen.Weltweit vertrauen mehr als 5.000 Kunden und 4 Millionen Anwender auf die Expertise von GBS.
Kompetenzen
GBS-Lösungen zeichnen sich durch eine hohe Benutzerfreundlichkeit und einzigartige Effizienzaus. Aufwand und Interaktion seitens der Anwender werden auf ein absolutes Minimum reduziert.Zentral definierte Prozesse gewährleisten die Einhaltung von unternehmens eigenen Policies und gesetzlichen Vorgaben.
GROUP Business Software
2
Rechtssicheres E-Mail-Management mit der iQ.Suite 4
Systemvoraussetzungen 6
iQ.Suite im Überblick 7
Kompromisslose E-Mail-Sicherheit 8
■ iQ.Suite Trailer – Regelbasierter Haftungssausschluss 9
■ iQ.Suite Watchdog – Zentraler Viren- und Phishingschutz 10
■ iQ.Suite Wall – Mehrstufiger Spamschutz und intelligente Inhaltsanalyse 11
■ iQ.Suite DLP – Intelligenter Schutz vor Datenklau 13
■ iQ.Suite Crypt Pro – Serverbasierte E-Mail-Verschlüsselung 14
■ iQ.Suite WebCrypt Pro – Webbasierte E-Mail-Verschlüsselung 15
■ iQ.Suite PDFCrypt – PDF-basierte E-Mail-Verschlüsselung 16
Rechtssichere E-Mail-Archivierung 17
■ iQ.Suite Bridge – Rechtssichere E-Mail-Archivierung und Compliance-Schnittstelle 18
■ iQ.Suite Store Pro – Zentrale Server-Entlastung 19
E‑Mail‑Produktivität für effiziente Prozesse 20
■ iQ.Suite Connect – Die clevere Verbindung zu Social Business 21
■ iQ.Suite Clerk – Regelbasierte E-Mail-Weiterleitung 22
■ iQ.Suite Smart – Work-Life-Balance beim E-Mail-Empfang 23
■ iQ.Suite Budget – Effiziente Kostenkontrolle 24
Professional Services 25
Referenzen 26
Kontakt 30
Inhalt
3
Der Großteil geschäftlicher Kommunikation wird via E-Mail abgewickelt – beginnend bei Angeboten, über Bestellungen, bis hin zu Verträgen und Rechnungen. Die resultierenden Risiken und Kosten sowie rechtlichen Vorschriften sind jedoch nur schwer überschaubar.
Der Gesetzgeber hat die Brisanz der E-Mail-Kommunikation erkannt und sich mit zahlreichen Regularien des Themas angenommen. Aspekte wie Vertraulichkeit, Datenschutz oder Pflicht zur Aufbewahrung stehen dabei im Vordergrund. Doch wie schafft man den Spagat zwischen Erfüllung dieser Vorgaben und gleich-zeitiger Effizienz in der Umsetzung? Eine zentrale Lösung zur Steuerung der E-Mail-Kommunikation ist gefragt – wirtschaft lich sinnvoll und leicht handhabbar.
GBS bietet mit der iQ.Suite die durch gängige Lösung zum E-Mail-Management. Im Gegensatz zu Insel lösungen, die
nur Teilbereiche der E-Mail-Kommunikation, wie Viren- oder Spamschutz abdecken, verfolgt die iQ.Suite einen ganzheitlichen Ansatz. Im Fokus der Lösung steht die Verbindung der drei wesentlichen Aspekte zum rechts-sicheren E-Mail-Management: E-Mail-Sicherheit, E-Mail-Archivierung und E‑Mail‑Produktivität.
Und übrigens: Die E-Mail-Management Lösung iQ.Suite* hat die OPDV-Zertifizierung und damit die Freigabe für den Einsatz in der Sparkassen-Finanzgruppe erhalten. Im Fokus der Prüfung standen die Entwicklungsprozesse und das Qualitätsmanagement bei GBS sowie die Verarbeitungsfunktionen der Lösungen.
Rechtssicheres E‑Mail‑Management mit der iQ.Suite
*) Folgende Module wurden durch die s-consit GmbH zertifiziert: iQ.Suite Watchdog, Wall, Trailer und Clerk
Anti-Virus & Anti-Phishing
Anti-Spam
Data Leakage Prevention
Haftungsausschluss
Ver-/ Entschlüsselung
Zentrale Server-Entlastung
Rechtssichere Aufbewahrung
Intelligente Vorklassifizierung
Effizientes Auffinden
Abwesenheitsmanagement
Work-Life-Balance
Verfügbarkeit & Lastverteilung
Social Business Integration
E‑Mail‑ProduktivitätE‑Mail‑ArchivierungE‑Mail‑Sicherheit
E‑Mail‑Management mit iQ.Suite
Zentrale, regelbasierte & compliance‑konforme Prozesse
Web‑basierter Zugang & Mobile Apps
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Mai
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Basierend auf einem zentral definierbaren Regelwerk lassen sich gesetzeskonforme E‑Mail‑Geschäftsprozesse etablieren, welche für jeden Mitarbeiter verbindlich sind. Die Einhaltung der E-Mail-Compliance ist damit über das gesamte Unternehmen gewährleistet. Zusätzlich werden Mitarbeiter von Routinetätigkeiten entlastet und nicht länger mit technischen Aspekten der elektronischen Kommunikation konfrontiert.
Die E-Mail-Management Lösung von GBS integriert alle relevanten Bereiche der elektronischen Kommunikation: vom Viren-, Spam- und Phishingschutz über Haftungs-ausschluss, Ver- und Entschlüsselung bis hin zur rechts-sicheren Archivierung von E-Mails – kein Aspekt wird aus gelassen. Die Steuerung der Kommunikation umfasst sowohl ein gehende als auch ausgehende E-Mails. Damit können erstmalig vertrauliche Inhalte vor dem elektro-nischen Versand geschützt werden.
Selbstverständlich werden die führenden E‑Mail‑Plattformen, wie IBM Domino und Microsoft Exchange/SMTP voll unterstützt. Und mehr noch: Auch die Kopplung mit Collaboration Systemen, wie IBM Connections und Microsoft SharePoint, sowie die Integration mit CRM, ERP und DMS Systemen ist realisierbar. Damit wird rechts-sicheres und durch gängiges E‑Mail‑Management für Unternehmen effizient und um fassend möglich.
Die iQ.Suite erlaubt auch den mobilen Zugriff auf wichtige Funktionalitäten. Basis dafür sind die mobilen Apps, welche für Apple iOS und Google Android verfügbar sind. So können Sie beispielsweise auf Ihre Spam Quarantäne oder das Abwesenheitsmanagement jederzeit zugreifen. Übrigens: Mit dem WebClient ist auch die Bedienung im Webbrowser möglich!
Empfänger
Eingehende E‑Mail
Ausgehende E‑Mail
Empfänger
Rechtssicheres E‑Mail‑Management mit der iQ.Suite
Virenprüfung
Entschlüsselung
Inhaltsprüfung
Archivierung
Archivierung
Verschlüsselung
Disclaimer Integration
Inhaltsprüfung
Virenprüfung
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Mai
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ver
Mai
l Ser
ver
Grabber
te_hook
Router
Wat
chdo
g
Wal
l
Cry
pt P
ro
Trai
ler
Brid
ge
...
GBS Enterprise Message Handler
GBS Policy Engine
Grabber
Microsoft SMTP Advanced Queue
Microsoft SMTP Advanced Queue
Wat
chdo
g
Wal
l
Cry
pt P
ro
Trai
ler
Brid
ge
...
GBS Enterprise Message Handler
GBS Policy Engine
iQ.Suite Architektur für Microsoft Exchange, SMTP Gateway
Sender
Empfänger
Sender
Systemvoraussetzungen
iQ.Suite Architektur für IBM Domino
Empfänger
IBM Domino
Unterstützte Versionen :IBM Domino Server 8.x ( 32 / 64 Bit )IBM Domino Server 9.x ( 32 / 64 Bit )
Unterstützte Betriebssysteme :Windows Server 2008 / 2008 R2 / 2012 / 2012 R2 (32 / 64 Bit)AIX Oracle SolarisRed Hat Enterprise LinuxSuSE Linux Enterprise Server
Microsoft Exchange
Unterstützte Versionen :Microsoft Exchange Server 2007 / 2010 / 2013 / 2016
Unterstützte Betriebssysteme :Windows Server 2008 / 2008 R2 / 2012 / 2012 R2 (64 Bit)
SMTP Gateway
Unterstützte Betriebssysteme :Windows Server 2008 / 2008 R2 / 2012 / 2012 R2 (64 Bit)
6
Trailer
Watchdog
Wall
DLP
Crypt Pro
WebCrypt Pro
PDFCrypt
Bridge
Store Pro
Connect
Clerk
Smart
Budget
Beim Management der E-Mail-Kommunikation auf Insellösungen zu setzen ist ineffizient: Sie verlangen den Aufbau umfangreichen Know-hows, die Beherrschung unterschiedlicher Bedien konzepte, die Pflege ver-schiedener Lizenzmodelle und führen letztlich zu Brüchen im Kommunikationsprozess. Dass dies nicht im Interesse von Unternehmen ist, versteht sich von selbst. Gefragt sind automatisierbare, sichere und effiziente E-Mail-Geschäftsprozesse.
An dieser Stelle setzt die iQ.Suite als Schlüssel zum rechts sicheren E-Mail-Management an. Die zentrale Administration charakterisiert die Gesamtlösung und integriert komfortabel alle Lösungsbausteine. E-Mail-Sicherheit, E‑Mail‑Archivierung und E‑Mail‑Produktivität können auf diese Weise effizient und zuverlässig realisiert werden – und das für Unternehmen jeder Größe. Als Folge dessen erhöht sich die Rechtssicherheit beim Umgang mit dem Medium E-Mail.
Auf Anwenderseite sind das iQ.Suite Portal und der iQ.Suite WebClient die Schnittstelle zu den wesent-lichen Funktionen der iQ.Suite. Hier können persönliche Anpassungen und Einstellungen vor genommen werden:
■ Management der Quarantäne■ Definition individueller Black-/Whitelists■ Persönliches Abwesenheitsmanagement■ Browser- oder Client-Integration
Optionale Funktionalitäten in den Bereichen Clustering, Hochverfügbarkeit, Ausfallsicherheit und Lastverteilung runden das Leistungsspektrum ab.
Mit dem iQ.Suite Update Manager steuern Sie darüber hinaus die zentrale Verteilung von Anti-Spam und Anti-Viren Updates in Umgebungen mit mehreren iQ.Suite Servern.
Auch im Zusammenspiel mit Lösungen von Drittherstellern überzeugt die iQ.Suite. Bereits vorhandene Produkte, z.B. Virenschutzlösungen, können gemeinsam mit ver-schiedenen Modulen der iQ.Suite genutzt werden.
iQ.Suite im Überblick
E‑Mail‑ProduktivitätE‑Mail‑ArchivierungE‑Mail‑Sicherheit
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Lange vorbei sind die Zeiten, in denen das Internet als ver traulich galt und der Weg der E-Mail als sicher. Informations diebstahl, Wirtschaftsspionage und mangeln-der Datenschutz sind nur einige Stichwörter, wenn es darum geht, die Ver traulichkeit und Integrität der E‑Mail‑
Kommunikation in Frage zu stellen. Die Notwendigkeit einer zentralen Instanz, welche alle Aspekte der E-Mail-Sicherheit umfänglich betrachtet, gewinnt an Bedeutung. GBS bietet mit der iQ.Suite im Bereich E-Mail-Sicherheit die Gesamtlösung für mehr Vertraulichkeit und Effizienz.
Problem: Vertrauliche Daten verlassen via E-Mail un kontrolliert das Unternehmen.
Lösung mit iQ.Suite DLP: Vertrauliche Inhalte in aus-gehenden E‑Mails können zuverlässig erkannt und Verhaltensanomalien beim E-Mail-Versand aufgedeckt werden. Verdächtige E‑Mails können angehalten und einer 4-Augen-Prüfung unterzogen werden.
Problem: Gesetzliche und betriebliche Richtlinien geben die Einhaltung von Formvorschriften beim Versand geschäftlicher E‑Mails vor.
Lösung mit Trailer: Ein rechtskonformer Haftungsaus-schluss und einheitlich definierte Mitarbeiter-Signaturen lassen sich unter jede ausgehende E‑Mail anhängen. Haftungsrisiken werden zuverlässig minimiert und das Erscheinungsbild Ihrer E-Mail-Kommunikation harmonisiert.
Problem: Die stetig wachsende Anzahl an Viren und anderen unerwünschten Inhalten bedroht Ihre Infrastruktur.
Lösung mit Watchdog: Der parallele Einsatz mehrerer Scan-Engines verbessert die unternehmensweite Sicher-heit. Gefährliche Datei‑Anhänge können eindeutig erkannt und blockiert werden. Im Zusammenspiel mit Crypt Pro wird zusätzlich das Scannen verschlüsselter E‑Mails möglich.
Problem: Phishing E‑Mails mit Links auf schädliche Webseiten sind nur schwer zu erkennen und stellen ein Einfalllstor für Hacker und Datendiebe dar.
Lösung mit Watchdog: In E-Mails eingebettete URLs werden überprüft und Phishing Mails zuverlässig erkannt und geblockt.
Problem: Spam ist der Produktivitätskiller Nr. 1. Werbe‑ und Junkmails belasten Ihre Postfächer und ver‑ursachen Kosten.
Lösung mit Wall: Mehrstufige Abwehrmechanismen in Kombination mit einem leistungsfähigem Quarantäne‑Management reduzieren wirkungsvoll die Spamflut. Durch intelligente Analysemethoden kann zusätzlich der Versand vertraulicher Informationen vereitelt werden.
Problem: Sie möchten vertrauliche Informationen per E-Mail versenden und dabei auf ein kostenintensives, clientbasiertes Verfahren verzichten.
Lösung mit Crypt Pro: Die zentrale Verschlüsselung ermöglicht den Aufbau einer sicheren Kommunikations-infrastruktur. Ohne Interaktion der Endanwender werden ver schiedene Verfahren parallel unterstützt. Der server-basierte Ansatz reduziert die Komplexität. Das integrierte Schlüssel- und Zertifikatsmanagement vereinfacht die Administration.
Problem: Der Austausch verschlüsselter E-Mails ist für Sie maßgeblich. Jedoch verfügen Ihre Kommunikationspartner über keine geeignete Infrastruktur.
Lösung mit WebCrypt Pro und PDFCrypt: Verschlüsselte E-Mails können mit Kommunikations-partnern ausgetauscht werden, die über keine eigene Verschlüsselungslösung verfügen. Vertrauliche E-Mail-Korrespondenz ohne PGP, S/MIME oder PKI-Strukturen wird erstmalig möglich.
Kompromisslose E‑Mail‑Sicherheit
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Append Information Append User Signature
Trailer
Get Personalised Information
Create Disclaimer / Trailer
Possible Actions
ResultReduced Liability Risks, consistent Email Signatures
Business EmailsInternal Emails
■ Zentrale, parametergesteuerte E-Mail-Signaturen■ Unternehmenseinheitliche Ergänzung rechtskonformer Textbausteine■ Automatisierte Integration in ausgehende E-Mails■ Reduzierung des Unternehmenshaftungsrisikos■ Einfügen von Bildern, vCards und QR-Codes in den E-Mail-Trailer
■ Rechtliche Absicherung durch einheitlichen Haftungsausschluss■ Absender‑/Empfänger‑abhängige Integration von Textanhängen, z. B. abteilungsspezifisch■ Integration von dynamischen Benutzerinformationen aus dem zentralen E-Mail-Adressbuch■ Zeit- und regelgesteuerte Verwendung von Textbausteinen, z. B. zur Marketingkommunikation■ Umsetzung fertig gestalteter Textsignaturen, die dem Corporate Design entsprechen■ Integration von Textbausteinen an beliebiger Position innerhalb der E-Mail■ Verkettung mehrer Textbausteine pro E-Mail■ Dediziertes Rollen- und Rechtekonzept erlaubt Bearbeitung von Teilen der E-Mail-Signatur durch Fachabteilungen ■ Sprachabhängige Auswahl eines Textes in Verbindung mit Wall■ Integration in das iQ.Suite User Portal
iQ.Suite Trailer Regelbasierter Haftungsausschluss
E‑Mail‑Sicherheit
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Watchdog
Anti‑Virus
Attachment Blocking
Possible Actions
Quarantine Block Email / Attachment
Clean Email / Attachment
Send Noti fications
ResultVirus Free Emails, Harmless Attachments
Business EmailsMalicious AttachmentsOversized Attachments
iQ.Suite Watchdog Zentraler Viren- und Phishingschutz
■ Absicherung der Infrastruktur gegen Viren, Phishing Mails und andere Malware■ Präventiver Schutz vor bösartigem Code durch Dateimustererkennung■ Paralleler Betrieb führender Virenscanner möglich
■ Zentrales Blocken von Viren und unerwünschten Dateianhängen■ Prüfen verdächtiger URLs und blockieren von Phishing Mails■ Viren und kritische Dateianhänge werden zuverlässig entfernt und in Quarantäne gestellt ■ Optionale Integration von Cloud-Erkennungstechnologien zur Abwehr von bisher unbekannten Attacken
(Zero-Day-Exploits)■ Virenprüfung aller E‑Mails und Dateianhänge in Echtzeit, ereignis‑ und zeitgesteuert ■ Erkennung von Dateianhängen mittels eindeutiger, manipulationssicherer Dateimuster („Fingerprints“)■ Flexible Definition individueller Dateimuster für eigene Dateitypen■ Definition von Dateieinschränkungen durch Kombination von Dateiname, Dateierweiterung und Dateigröße■ Anwendung der Dateieinschränkungen auf Archive, z. B. zip, rar■ Unterstützung von Virenscannern führender Dritthersteller■ Viren-Prüfung verschlüsselter E-Mails in Kombination mit Crypt Pro
E‑Mail‑Sicherheit
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Wall
Anti‑Spam
Content Analysis and Filtering
Possible Actions
ResultSpam free and Categorised Emails
Categori-sation Quarantine Block
EmailSend
Noti fications
Business EmailsSpam, Junk
Confidential InformationOffensive Content
■ Zuverlässige Spam‑Erkennung durch mehrstufige Technologien■ Analyse aller Text‑ und Datei‑Inhalte einer E‑Mail■ Selbstlernende E‑Mail‑Analyse (CORE) optimiert Spamschutz und ermöglicht Klassifizierung■ Zentrales Quarantäne‑Management mit Unterstützung von Enterprise‑Umgebungen■ Benutzerspezifischer Zugriff auf E‑Mails in der Quarantäne über Anwender‑Portal■ Schutz vor unautorisiertem Versand sensibler oder vertraulicher Informationen■ Intelligente E‑Mail‑Klassifizierung auf Basis von Inhalts‑ und Adressprüfungen■ Mobiler Zugriff auf Spam‑Quarantäne über App■ Optionale Integration von Cloud‑Erkennungstechnologien
■ Analyse des gesamten Inhaltes einer E‑Mail inklusive Anhänge■ Hochperformante Attachment-Analyse von über 400 verschiedenen Dateiformaten■ Prüfung gemäß der Unternehmensrichtlinien auf verbotene, unerwünschte oder vertrauliche Inhalte■ Blocken von E‑Mails unerwünschter Absender und Empfänger, z.B. Mitbewerber■ Einsatz aktueller Spam-Pattern für die schnelle Erkennung neuer Spam-Angriffe■ Verwendung benutzerspezifischer White- und Blacklists■ Flexible Benachrichtigungen über geblockte E‑Mails an Administration oder Empfänger/Absender■ Response Management durch definierte Klassifizierungen und automatische Weiterleitung■ Prüfung ausgehender E-Mails auf vertrauliche Inhalte■ Bildung unternehmensspezifischer E-Mail-Kategorien■ Verwendung der Content Recognition Engine (CORE) zur Überprüfung und Autoklassifizierung von E-Mails■ Zentrale Prüfung verschlüsselter E-Mails durch die Kombination von Wall und Crypt Pro
iQ.Suite Wall Mehrstufiger Spamschutz und intelligente Inhaltsanalyse
E‑Mail‑Sicherheit
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Content Recognition Engine (CORE)
CORE ist eine auf Support Vector Machines (SVM) basierende Technologie zur Klassifikation von E-Mails. Die im Modul Wall integrierte CORE-Technologie analysiert E-Mails treffsicher und klassifiziert sie ent-sprechend Ihrer Vorgaben. So können Spam-Mails, Support- und Kundenanfragen automatisch klassifiziert und nach Ihren Wünschen weiterverarbeitet werden.Mit CORE lassen sich E-Mails auch automatisch inhaltsbasiert weiterleiten.
E‑Mail‑Sicherheit
iQ.Suite Wall Content Recognition Engine (CORE)
IBM Domino Microsoft Exchange SMTP
Heuristisch Support Vector Machine
Quarantäne Archivierung Genehmigung Pre-/Post-Review
Corporate Policy & Compliance Management
Mail Server / Gateway CORE Analyse Klassifizierung AktivitätenBusiness
Newsletter
Spam
Virus
E-Mail-Management
E‑Mail‑Inhaltsanalyse
Spam Business E-Mail Vertraulich Compliance
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4-Eyes-Principle Block Email Distribution Authorisation
DLP
Possible Actions
ResultEmail Sent According to Legal and Operational Regulations
Monitor
Business EmailsInternal Emails
Confidential ContentIntellectual Property
Control
iQ.Suite DLP Intelligenter Schutz vor Datenklau
■ Zuverlässiger Schutz vertraulicher Inhalte vor unerlaubtem Versand■ 4‑Augen‑Prüfung von verdächtigen E‑Mails■ Mehr Transparenz in der ausgehenden E‑Mail‑Kommunikation■ Einhaltung geltender Datenschutzbestimmungen
■ Erkennen sensibler Inhalte in E-Mail-Text und Anhang in Kombination mit iQ.Suite Wall und iQ.Suite Watchdog■ Aufdecken von Verhaltensanomalien beim E-Mail-Versand, z.B. plötzlicher Anstieg des E-Mail-Volumens■ Anhalten verdächtiger E‑Mails zur weiteren Prüfung■ Benachrichtigung an Absender oder Dritten, wie z.B. Datenschutzbeauftragter■ Freigabe oder Ablehnung geparkter E-Mails durch frei definierbare Mitarbeiter, z.B. Vorgesetzter■ Webbasiertes Dashboard zur grafischen Darstellung wichtiger Kennzahlen und DLP‑Vorfälle, z.B. Auswertung nach
Attachment-Kategorien■ Einfacher Datenexport für Reporting■ Integriertes Rechte- und Rollenkonzept mit klar definierten Zugriffsrechten■ Konfigurierbare Datenlöschung nach festgelegtem Zeitraum
E‑Mail‑Sicherheit
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Connect to Trust Center, LDAP & PKI’s
Storage of Private &
Public Certificates Send
Noti fications
Crypt Pro
Encrypt / Decrypt & Sign / Verify
Key & Certificate Management
Possible Actions
ResultCentralised and Secure Email Communication
Encrypted EmailSigned Email
Business Email
■ Zentrale Verschlüsselung von E‑Mails■ Integrierte Verwaltung von Schlüsseln und Zertifikaten■ Keine Benutzerinteraktion notwendig■ Keine Softwareinstallation auf Clients■ Minimaler Administrationsaufwand■ E‑Mail‑Verschlüsselung ohne PKI‑Infrastruktur
■ Serverbasierte, zentrale Verschlüsselung von E-Mails■ Schulungsaufwand für Endbenutzer entfällt■ Parallele Unterstützung von PGP, GnuPG und S/MIME■ Zentrales, mandantenfähiges Schlüssel‑ und Zertifikatsmanagement■ Integration von PKI-Strukturen■ Anbindung offizieller Trustcenter, wie z.B. D-Trust■ Import und Export von Zertifikaten und Schlüsseln■ Statusabfrage und Widerruf von Zertifikaten■ Verwendung vorhandener LDAP-Verzeichnisse■ Separate Zertifikatsverwaltung in eigener Schlüsseldatenbank■ Verschlüsselung Server‑zu‑Server zum Aufbau sicherer Kommunikationskanäle■ Verschlüsselung Client-zu-Server, z.B. für externe Nutzer mit clientbasierter Verschlüsselung anderer Hersteller■ Voll kompatibel zu Ende-zu-Ende Verschlüsselung■ Verwendung existierender S/MIME-, PGP- oder GnuPG-Zertifikate■ Nahtlose Kopplung zu WebCrypt Pro■ Viren-/Inhaltsprüfung verschlüsselter E-Mails in Verbindung mit Watchdog und Wall
iQ.Suite Crypt Pro Serverbasierte E-Mail-Verschlüsselung
E‑Mail‑Sicherheit
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Uploadand Display
Save to LocalHarddisk Secure Reply
WebCrypt Pro
Encrypt
Decrypt
Possible Actions
ResultSecure Email Communication
without Certificates and / or Keys
Business EmailConfidential Email
■ Sichere und vertrauliche E‑Mails ohne PGP, S/MIME oder PKI■ Schutz der E‑Mail‑Kommunikation bei gleichzeitig hoher Effizienz■ Keine zusätzliche Installation bei Kommunikationspartnern
■ Schutz des geistigen Eigentums bei gleichzeitig hoher Effizienz der Kommunikation■ Verfügbar als On-Promise Lösung im Unternehmen oder als SaaS im deutschen Rechenzentrum
der UBL in Frankfurt/Main■ Sichere und vertrauliche E-Mail-Korrespondenz ohne PGP, S/Mime oder PKI-Strukturen■ Keine zusätzlichen Installationen bei Ihren Kommunikationspartnern■ Empfänger kann sicher antworten■ Zentrales, integriertes und automatisiertes Benutzermanagement■ Definition von Größenlimits für E-Mails möglich■ Nahtlose Integration in das Unternehmensnetzwerk■ Webbasierte Oberfläche ermöglicht Nutzung von beliebigen Browsern■ Anpassbar an das Corporate Design des Unternehmens■ Anzeige verschlüsselter E-Mails erfolgt über abgesicherten Zugang■ Unterstützung mehrerer Domänen eines Unternehmens■ Keine Änderungen am Mail-Routing notwendig■ Clusterfähige, skalierbare und flexible Architektur■ Patentiertes Push-Mailverfahren■ Erhöhter Datenschutz durch gehärtetes Webserversystem■ Unterstützung von Apple iOS und Google Android
iQ.Suite WebCrypt Pro Webbasierte E-Mail-Verschlüsselung
E‑Mail‑Sicherheit
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Send to Recipient Open and Display Encrypted PDF
Save Attachments to Local Hard Disk
PDFCrypt
Possible Actions
ResultSimple and Secure Email Communication
Using PDF Standard
Convert Entire Email to PDF
Business EmailsConfidential Emails
Internal EmailsOutbound Emails
Encrypt PDF Using Secure Password
■ Sichere E‑Mail‑Kommunikation mit Empfängern ohne eigene Verschlüsselungslösung■ Nutzung des anerkannten PDF‑Standards■ Keine Notwendigkeit für Schlüssel und Zertifikate■ Keine zusätzliche Installation beim Kommunikationspartner■ Einfach in der Anwendung und im Management
■ Zentrale PDF-basierte Verschlüsselung (128 bit)■ Umwandlung der ursprünglichen Nachricht inklusive aller Dateianhänge in eine verschlüsselte PDF‑Datei■ Dateianhänge bleiben im Originalformat erhalten■ Verschlüsselung durch automatisches Regelwerk oder manuell durch Absender ■ Integriertes Passwortverwaltung mit automatischer Passworterstellung oder optional manueller Passwortdefinition■ Automatischer Passwortversand an Empfänger (oder Absender)■ Passwortzustellung auch über separaten Kommunikationskanal möglich■ E‑Mail‑Anhänge können aus der PDF‑Datei lokal gespeichert werden■ Entschlüsselung durch PDF-Passwort in gewohnter E-Mail-Umgebung■ Nutzbar auf jedem Endgerät und Mail‑Client mit PDF‑Unterstützung
iQ.Suite PDFCrypt PDF-basierte E-Mail-Verschlüsselung
E‑Mail‑Sicherheit
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Rechtssichere E‑Mail‑Archivierung
In Zeiten, in denen Informationen zu Werten werden, spielt die Aufbewahrung dieser Informationen eine ent-scheidende Rolle. E-Mails bilden dabei keine Ausnahme. Sie sind Träger geschäftskritischer Unterlagen und in ihrer Wertigkeit der schriftlichen Geschäftspost ebenbürtig.
Grund genug sich mit der Archivierung der elektronischen Kommunikation zu beschäftigen. GBS hat sich dieser Herausforderung angenommen und bietet mit der iQ.Suite im Bereich E-Mail-Archivierung die Gesamtlösung für mehr Effizienz und Rechtssicherheit.
Problem: Rechtliche und betriebliche Vorgaben stellen hohe Anforderungen an die manipulationssichere Aufbewahrung von geschäftsrelevanten Inhalten.
Lösung mit Bridge und Store Pro: Durch die enge Kopplung mit dem Mail-System werden E-Mails noch vor Zustellung manipulations sicher archiviert. Die Integration mit weiteren Drittsystemen aus den Bereichen CRM, ERP und DMS erschließt umfangreiche Einsatzmöglichkeiten hin zu einer voll wertigen Compliance-Schnittstelle.
Problem: Die täglich wachsende Menge an E‑Mails belastet Ihre Infrastruktur. Überfüllte Postfächer sorgen für Produktivitätsverluste und führen zu einer ungeordneten Ablage von E-Mails.
Lösung mit Store Pro: Anhand zentral definierter Regeln werden E-Mails zeit- und servergesteuert archiviert. Die Postfächer der Anwender werden entlastet, die client‑bezogene Ablage von E-Mails wird vermieden und wert-volle Ressourcen stehen wieder zur Verfügung.
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Connect to Business
Applications
Connect to Compliance
System
Park, Re-quest and Archive
Qua-rantine
Send Noti-
fications
Bridge
Compliance Interface
Possible Actions
Archive / Restore / Review Emails
Business EmailsConfidential
Compliance relatedIntellectual Property
ResultRegulatory and Business Compliant Emails
■ Manipulationssichere Archivierung im Zusammenspiel mit iQ.Suite Store Pro■ Erfüllung von gesetzlichen und betrieblichen Vorgaben■ Komplett automatisierbar für ein‑ und ausgehende E‑Mail‑Kommunikation■ Compliance‑Schnittstelle zur Einbindung der E‑Mail‑Kommunikation in die Unternehmensprozesse■ Anbindung des E‑Mail‑Systems an vorhandene Drittsysteme
■ Nahtlose Integration der E‑Mail‑Kommunikation in die Geschäftsprozesse■ Lückenlose Archivierung vor Zustellung ins Anwender-Postfach■ Manipulationssicher und komplett automatisierbar■ Erfüllung gesetzlicher Anforderungen gemäß geltender Aufbewahrungsfristen■ Intelligente Vorklassifizierung in Kombination mit Wall möglich■ Nutzung klassischer Funktionen von Archivsystemen: Revisionssicherheit, Indizierung, Suchen, Auffinden und
Wiederherstellen der Daten im Archiv■ Flexibler Datenaustausch zwischen E-Mail-System und Business-Applikationen, wie z.B. CRM, ERP, DMS■ Kopplung an Compliance-Systeme für Audits, Pre- oder Post-Reviews der E-Mail-Kommunikation
iQ.Suite Bridge Rechtssichere E-Mail-Archivierung und Compliance-Schnittstelle
E‑Mail‑Archivierung
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Auto Deletion Detailed Search
Offline Cache
Create Report
Store Pro
ResultReduced Mailbox Sizes and Server Loads
Possible Actions
Convert & Archive Emails
Business EmailsConfidential
Compliance RelatedIntellectual Property
Manage & Retrieve Archived Emails
■ Zentrale, regelbasierte Archivierung■ Entlastung der Mail‑Server und Postfächer■ Zeit‑, server‑ und benutzergesteuerte Archivierung■ Automatisierter Prozess erhöht die Produktivität■ Ressourcenschonend und kostensparend■ Offline‑Verfügbarkeit für mobile Anwender
■ Regelbasierte Archivierung von E‑Mails und Anhängen■ Zentrales Archivieren senkt Kosten und spart Ressourcen■ Minimiert notwendige Backup-Zeitfenster auf Serverebene■ Speichern von Metainformationen und individuellen Schlagworten■ Single‑Instance‑Archivierung von Dateianhängen■ Ermöglicht kostengünstige Ablage auf File-Ebene■ Vielfältige Recherchemöglichkeiten■ Synchrone Wiederherstellung und Archivabfrage■ Frei konfigurierbare, automatische Löschfristen■ Komprimierte Archivierung■ Detaillierte Statistiken
E‑Mail‑Archivierung
iQ.Suite Store Pro Zentrale Serverentlastung
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Problem: Flut geschäftlicher E‑Mails belastet Mitarbeiter außerhalb ihrer Arbeitszeit.
Lösung mit Smart: Herstellung einer gesunden Work-Life‑Balance durch E‑Mail‑Zustellung nur während der Geschäftszeit.
Problem: Der Versand von Mailings mit großen Daten-mengen überlastet in der Hauptgeschäftszeit Ihre Server‑ und Leitungskapazitäten.
Lösung mit Smart: Der zeitgesteuerte Versand von E-Mails mit großem Datenvolumen reduziert die Belastung Ihrer Server und minimiert die Netzwerklast. Ihre Infrastruktur wird im Tagesgeschäft geschont und für geschäftskritische Aufgaben frei gehalten.
Problem: E-Mail ist losgelöst von modernen Collaboration und Social Business Plattformen.
Lösung mit Connect: Die automatisierte Ablage von E‑Mail‑Anhängen in IBM Connections und Microsoft SharePoint verbessert die Produktivität und erleichtert die Zusammenarbeit.
Problem: Sie möchten sicherstellen, dass E-Mails während einer geplanten oder unvorhersehbaren Abwesenheit unter Einhaltung der Unternehmensrichtlinien weiterverarbeitet werden.
Lösung mit Clerk: Durch Festlegung von Vertretungs-regelungen und Abwesenheitsmanagement können Weiter leitungen individuell eingerichtet werden. Die inhalts basierte Umleitung von E-Mails kann auf verschie-dene, autorisierte Empfänger erfolgen. Dadurch wird der Ablauf von Geschäftsprozessen auch bei Abwesenheit des zuständigen Mitarbeiters gewährleistet.
Problem: Zur effizienten Steuerung Ihrer elektronischen Kommunikation benötigen Sie Auswertungen über den E‑Mail‑Verkehr. Zusätzlich gilt es, resultierende Kosten den jeweiligen Kostenstellen zuzuordnen.
Lösung mit Budget: Durch die umfassende Analyse des E-Mail-Verkehrs ist beispielsweise ein Reporting nach Arten und Größen von Dateianhängen möglich. Das E‑Mail‑Aufkommen kann zusätzlich anhand fixer und variabler Kosten auf einzelne Kostenstellen umgelegt werden.
Unternehmen definieren Prozesse, um ihre Effizienz zu steigern und den Mitarbeitern sowie Kunden Richtlinien im Umgang mit der Organisation zu geben. Dies gilt ins besondere für den Bereich Kommunikation. So sind beispielsweise Vertretungsregelungen für Post und Telefonverkehr klar geregelt, während die Umsetzung für E-Mail nicht definiert ist. Zentrales E-Mail-Management mit
der iQ.Suite legt diese Prozesse für die Verwendung von E‑Mail zuverlässig fest und sorgt für die unternehmens-weite Einhaltung dieser Prozesse. Dies führt letztlich zur Entlastung der Mitarbeiter und steigert beispielsweise die Effizienz bei der Beantwortung von Anfragen.
E‑Mail‑Produktivität für effiziente Prozesse
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Replace with Link
Connect to SharePoint
Connect to Connections
Connect
Possible Actions
ResultIncreased Productivity, Integration with Social Business
Automated Attachment Extraction
Business EmailsInternal Emails
Email Attachments
iQ.Suite Connect Die clevere Verbindung zu Social Business
■ Zentrale Ablage von E‑Mail‑Anhängen in den führenden Social Business Plattformen Microsoft SharePoint und IBM Connections
■ Automatisierte Prozesse mit intelligenter Klassifizierung für geschäftliche Inhalte■ Verbesserte Produktivität der Mitarbeiter
■ Zentrale Ablage spart Zeit und Kosten■ Flexible Richtlinien zur Steuerung der Ablage■ Höhere Akzeptanz von Social Business durch Zusammenspiel mit E-Mail■ Automatisierte Prozesse■ Vermeidung einer doppelten Ablage■ Reduzierte Serverlast beim Versand großer Dateianhänge■ Dateianhänge werden durch Links / Verweise ersetzt■ In Kombination mit iQ.Suite Watchdog und Wall werden nur saubere Anhänge abgelegt
E‑Mail‑Produktivität
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Manage Dele gation
Manage Out‑Of‑Office
Send Noti fications
Clerk
Possible Actions
ResultOptimised Email Response Management
Automated Email Forwarding
Business EmailsInternal Emails
Newsletters
iQ.Suite Clerk Regelbasierte E-Mail-Weiterleitung
■ Weiterleitung und Bearbeitung wichtiger E‑Mails auch bei Abwesenheit■ Information des E‑Mail‑Absenders über die Abwesenheit■ Verwaltung von Abwesenheitsregeln durch autorisierte Anwendergruppen■ Gewährleistung der Richtlinien des Unternehmens in Bezug auf gesetzliche Anforderungen■ Gezielte Unterbindung der Weiterleitung für definierte Empfänger und Absender
■ Einfach konfigurierbare, zentrale E-Mail-Umleitung durch autorisierte Benutzer und Administratoren■ Einfach konfigurierbare Einrichtung von Vertretungsdokumenten für die Quarantäne über das iQ.Suite Portal■ Frei definierbare Stellvertreter und Stellvertretergruppen■ Frei definierbarer Zeitraum der Weiterleitung■ Gezieltes Unterbinden der Weiterleitung für sensible oder verschlüsselte E-Mails und für definierte Absender■ Lesebestätigung des Stellvertreters an den Abwesenden■ Zentraler Überblick über alle Abwesenheiten für autorisierte Benutzer■ Definition von Weiterleitungseinstellungen für andere Anwender / Anwendergruppen durch autorisierte
Anwender, beispielsweise bei Krankheit■ Einschränken der internen und externen Mailweiterleitung auf autorisierten Personenkreis■ Frei editierbare Benachrichtigungstexte mit Variablen für Absender und Stellvertreter■ Automatische Erkennung von neuen Postfächern■ Integration in das iQ.Suite Portal■ App für Mobile Verwaltung der Abwesenheit
E‑Mail‑Produktivität
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Delivery at Start of Working Day
Immediate Delivery for business-critical Emails
Smart
Delay
Time‑based Delivery
Possible Actions
ResultEnsuring Work-Life-Balance
Business EmailsInternal Emails
Business-critical Emails
iQ.Suite Smart Work-Life-Balance beim E-Mail-Empfang
■ Gewährleistung einer gesunden Work‑Life‑Balance durch zeitgesteuerte E‑Mail‑Zustellung■ Reduzierung der Server und Netzwerklast durch zeitoptimierten E‑Mail‑Versand von Massen‑Mailings■ Sicherstellung des Zugriffs auf Anhänge durch Auflösung von Links vor dem Versand in IBM Notes
■ Entlastung der Mitarbeiter und intelligente Steuerung der E-Mail-Flut■ Zustellung von E‑Mails nur während der Arbeitszeit■ Parken von E-Mails bei Empfang außerhalb der Arbeitszeit■ Zustellung geparkter E‑Mails zum nächsten Arbeitsbeginn■ Individuelle Ausnahmeregelungen für geschäftskritische E‑Mails■ Individuelle Zeitsteuerung des E-Mail-Versands von Massen-Mailings durch Benutzer
E‑Mail‑Produktivität
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Reporting Data Export Send Noti fications
Budget
ResultCost Control, Budget Management
Budget Definition
Logging
Possible Actions
Business EmailsSpam, Junk
Confidential InformationOffensive Content
■ Protokollierung und Analyse des gesamten E‑Mail‑Verkehrs■ Auswertung des E‑Mail‑Aufkommens nach frei definierbaren Kostenstellen■ Festlegung und Gestaltung von E‑Mail‑Budgets für Benutzer und Gruppen
■ Protokollierung des E-Mail-Verkehrs■ Definition von Budgets für E-Mails■ Reporting nach Art und Größe von Dateianhängen, z. B. nach den Typen .pdf, .doc, .xls■ Erstellung individueller Reporting-Vorlagen und Reports■ Reporting des E-Mail-Aufkommens z.B. nach Benutzergruppen oder -bereichen■ Unterscheidung von internen und externen Adressen■ Export der Daten zur Verwendung in anderen Reporting-Werkzeugen■ Reporting der E‑Mail‑Kosten mit Definition unterschiedlicher Kostensätze■ Grafische Darstellung in Diagrammen und Übersichten für das Management
E‑Mail‑Produktivität
iQ.Suite Budget Effiziente Kostenkontrolle
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GBS bietet Ihnen professionelle Unter stützung rund um die iQ.Suite. Unsere E-Mail-Experten stehen Ihnen in allen Fragen zum Thema E-Mail-Management beratend zur Seite. Ein breites Spektrum an unterstützenden Leistungen sorgt dafür, dass Sie unsere Lösungen optimal einsetzen können.
Consulting
Wir begleiten Sie auf Ihrem Weg zu sicheren und effi-zienten E‑Mail‑Geschäftsprozessen. Gemeinsam mit Ihnen erstellen wir eine Bedarfsanalyse, sprechen Empfehlungen aus und helfen bei der Erstellung eines unternehmensspezifischen Regelwerks. Unser Team hilft Ihnen bei Installation und Konfiguration, führt Performance-Analysen durch und spricht konkret umsetz-bare Empfehlungen aus. Ihre individuellen Bedürfnisse definieren Art und Umfang der implementierten E-Mail-Prozesse.
Audits
Mit einem E-Mail-Audit von GBS können Sie Ihren E-Mail-Verkehr erfassen, analysieren und be werten lassen. Unser erfahrenes Professional Services Team unterstützt Sie in der Bewertung folgender Bereiche:
■ Einhaltung von E-Mail-Richtlinien■ Verlust sensibler Unternehmensdaten■ Möglichkeiten zur Steigerung der Effizienz■ Risikopotential vorhandener Schwachstellen■ Minimierung eingesetzter Ressourcen und Kosten■ Empfehlungen zur Verbesserung der E-Mail-Prozesse
Schulungen und Workshops
Mit der GBS Academy bieten wir Ihnen ein umfas-sendes Schulungsangebot zu allen Themen rund um die iQ.Suite und rechtssicheres E-Mail-Management.
Unsere erfahrenen Trainer vermitteln nicht nur Grund-lagen wissen sondern auch Best Practice Erfahrungen. Dabei bieten wir sowohl In-House-Schulungen, als auch externe Workshops und Seminare an.
Hotline
Oftmals treten Fragen bei Installation, Konfiguration und Pflege einer Lösung im Arbeitsalltag auf. Dass wir Sie dabei nicht allein lassen, versteht sich von selbst. Unser Support-Team, bestehend aus E-Mail-Experten mit jahre-langem Know-how, beantwortet Ihre Fragen gerne und unterstützt Sie bei Bedarf auch vor Ort.
Softwarepflege
So schnell sich die rechtlichen und betrieblichen An forde-rungen ändern, so wichtig ist es, die eingesetzten Lösungen auf dem aktuellen Stand zu halten. Deshalb ist für uns die fortlaufende Entwicklung und Anpassung unserer Lösungen selbstverständlich. Mit einem Wartungsvertrag bei GBS sind Sie auf der sicheren Seite. Unser Entwicklungsteam sorgt für regelmäßige Updates und neue Funktionalitäten, die Ihnen höchste Sicherheit und Effizienz garantieren.
Migrationen
Wenn Unternehmen sich aus strategischen Gründen ent-scheiden, die Umgebung ihrer IT-Infrastruktur umzustellen, stellt sich der Wechsel und die Einführung eines neuen E-Mail-Systems als kein leichtes Unterfangen dar. Mit den Experten von GBS werden Sie bei der gesamten Planung einer solchen Migration hinsichtlich der Lösung iQ.Suite begleitet. Ganz egal für welche der führenden Messaging Plattformen sie sich entscheiden, ob IBM Domino oder Microsoft Exchange und Microsoft SMTP - die iQ.Suite unterstützt Sie bei der rechtssicheren Abwicklung der E-Mail-Kommunikation.
Professional Services
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Referenzen
Finanzunternehmen
ALLIANZ AG, Schweiz und ÖsterreichBarmenia Versicherungen, DeutschlandBBBank eG, DeutschlandCommonwealth Bank Ltd., BahamasCrédit Agricole Indosuez, LuxemburgDanish National Bank, DänemarkDeutsche Bausparkasse Badenia AG, DeutschlandDeutsche Bank, Deutschland, weltweitDeutsche Börse AG, DeutschlandErnst & Young, Deutschland, weltweitGAD eG, DeutschlandHSBC Trinkaus & Burkhardt, DeutschlandNorddeutsche Landesbank, DeutschlandProvinzial Versicherung, DeutschlandRaiffeisen Datennetz Gesellschaft, ÖsterreichRoyal & Sun Alliance, UKSEB AG, DeutschlandSociété Générale Bank & Trust, LuxemburgSparkassen-Finanzgruppe, DeutschlandSwiss Re, SchweizSumitomo Bank, UK, USAYapi Kredi Bankasi, Türkei
Service
Atos Origin GmbH, DeutschlandAnderson Merchandisers, USAApria Healthcare Group, USABayhealth Medical, USADFS Deutsche Flugsicherung GmbHE-Plus Mobilfunk, DeutschlandEnpoint Research, KanadaHallesche Priv. KrankenversicherungPWC Deutsche Revision AG, DeutschlandSENATOR INTERNATIONAL Spedition GmbHTV Azteca, MexikoThames Water, UKUnited Health Services, USA
Industrie
Abbott GmbH & Co. KG, DeutschlandAGIP Austria AG, ÖsterreichBunge North America, USADebitel AG, StuttgartDiehl Informatik GmbH, DeutschlandGabor AG, DeutschlandHARTMANN GRUPPE, DeutschlandHaniel Textile Services International GmbH, DeutschlandHonda, EuropaHutchinson Technology, USAKässbohrer Transport Technik GmbH, ÖsterreichKingston Technology, USAMAN B+W Diesel AG, AugsburgMAN Nutzfahrzeuge AG, MünchenMercedes-Benz, LLC, USAMerz Pharma, DeutschlandMiele & Cie. KG, DeutschlandScania Deutschland GmbH, DeutschlandSchwenk Zement KG, Deutschland
Öffentliche Einrichtungen
Centre Informatique de l’Etat, LuxemburgDeutsche Rentenversicherung, DeutschlandFreie Universität Berlin, DeutschlandHungarian Tax Office, UngarnITK Rheinland, DeutschlandKansas City, USALandratsamt Sigmaringen, DeutschlandLandratsamt Breisgau-Hochschwarzwald, DeutschlandLandratsamt Waldshut, DeutschlandPublic Prosecution of the Slovak Republic, SlovakeiSouthwest Florida Water Management District, USAStadt Heidenheim, Deutschland
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Swiss Re
Die Herausforderung
Der Schweizer Rückversicherungskonzern Swiss Re suchte eine E-Mail-Lösung, um die durch elektronische Attacken drohenden Kosten und Produktivitätsverluste zu minimieren. „Wir benötigten dringend stabile Produkte, die eingehenden Spam filtern, E-Mails auf ihren Inhalt prüfen, optimalen Virenschutz wie auch E-Mail-Verschlüsselung bieten“, beschreibt Jens Mathiessen, Senior System Engineer / Groupware Services von Swiss Re, das Problem.
Die Lösung
Auf der Suche nach einer passenden Lösung, welche die globalen Aktivitäten unterstützt, entschied man sich für den Einsatz der iQ.Suite als umfassendes Sicherheitspaket für die führenden E-Mail-Plattformen. Die IT‑Verantwortlichen der Swiss Re wählten mit iQ.Suite Watchdog eine zuverlässige Lösung, die sämtliche E‑Mails auf Viren und Würmer scannt sowie Dateianhänge filtert bevor sie auf den E-Mail-Servern gespeichert werden. Mit iQ.Suite Wall entschied man sich zusätzlich für eine leistungsfähige Lösung zur mehrstufigen Abwehr von Spam, Junk‑, Werbe‑ und Phishingmails. Ergänzt werden diese Sicherheitskomponenten durch iQ.Suite Crypt zur Sicherstellung einer vertraulichen E-Mail-Kommunikation.
Der Gewinn
Die Vorteile der iQ.Suite liegen für Swiss Re klar auf der Hand. Durch die zentrale Administrierbarkeit und die vollständig serverbasierte Arbeitsweise reduzieren sich Administrations- und Wartungsaufwand für die über 14.000 Anwender erheblich. Eine unternehmensweite Verteilung der Software auf sämtliche Benutzer‑PCs ist somit nicht erforderlich. iQ.Suite Watchdog erkennt eine Vielzahl von Dateitypen anhand eindeutiger digitaler Fingerabdrücke, die somit identifiziert und geblockt werden können. Der Manipulation von Dateien ist damit ein Riegel vorgeschoben.
Der erweiterten Inhaltsprüfung dient iQ.Suite Wall. Das Modul verhindert z. B. durch komplexe Textanalysen den Versand oder Empfang von diskriminierenden Inhalten und filtert gezielt unerwünschte Informationen. Bei Swiss Re waren die Ersparnisse in der Benutzerschulung und -betreuung einer der entscheidenden Gründe für den Entschluss, die E-Mail-Verschlüsselungslösung iQ.Suite Crypt einzusetzen. Es ist komplett serverbasiert und arbeitet benutzertransparent. Überzeugt hat aber vor allem, dass durch die Kombination von iQ.Suite Crypt mit weiteren Modulen der iQ.Suite sowohl Verschlüsselung als auch umfassende Inhaltssicherheit jederzeit gewährleistet sind.
Die Zukunft
„Unternehmen, die auf der Suche nach einer leistungsstarken Gesamtlösung sind, können wir nur empfehlen, neben dem Produkt selbst auch andere Aspekte zu berücksichtigen. Wichtig ist nicht nur eine herausragende Technik. Auch Aspekte wie zum Beispiel Support, flexible Lizenzbedingungen sowie die Synergie zwischen Hersteller und Kunde spielen eine ent-scheidende Rolle. Aus diesem Grund setzen wir seit mittler-weile 10 Jahren auf die Lösungen der GBS. Wir freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit“, resümiert Mathiessen.
Referenzen
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Miele
Die Herausforderung
Seit seiner Gründung im Jahr 1899 wurde der west-fälische Hersteller von Elektro‑Haushaltsgeräten, Miele, durch zahlreiche Innovationen zum Inbegriff für Pionierleistungen. Bekannt ist Miele auch für die guten Beziehungen, die das Unternehmen zu den Geschäftspartnern pflegt. Dabei werden in verschiede-nen Unternehmensbereichen wie Vertrieb, Entwicklung, Fertigung oder Einkauf ver trauliche Kundeninformationen immer häufiger per E‑Mail ausgetauscht. Miele wollte auf eine geschützte E-Mail-Kommunikation bauen und suchte nach einer integrierten Lösung, welche sowohl Administration und Benutzung ver einfacht als auch die Sicherheit verbessert.
Die Lösung
„Die iQ.Suite von GBS überzeugte uns sowohl durch ihre Modularität als auch Flexibilität“, sagt Ralf Berhorst, bei Miele verantwortlich für die Messaging Infrastruktur. GBS bietet mit der iQ.Suite eine integrierte Lösung zu einer Vielzahl von sicherheits relevanten Kernthemen, wie die Prüfung von Dateitypen, den Virencheck, die Verschlüsselung sowie die inhaltliche Kontrolle von E‑Mails und deren Dateianhänge. Da iQ.Suite Crypt sowohl S/MIME als auch PGP und GnuPG als Ver-schlüsselungsstandards unterstützt, ist Miele besonders flexibel bei der Regelerstellung – bei einem Unternehmen mit vielen Partnern eine wichtige Voraussetzung. Das Modul bietet aufgrund der zentralen, serverbasierten Verschlüsselung in administrativer Hinsicht einen ent-scheidenden Vorteil. Würde die Verschlüsselung client-basiert durchgeführt, wären Inhalts‑ und Virenprüfung am Server nicht mehr ohne weiteres möglich, da die E-Mails dann bereits verschlüsselt ein treffen.
Der Gewinn
Einerseits ist die E-Mail-Kommunikation durch E-Mail-Verschlüsselung sicherer geworden. Andererseits wirdgleichzeitig eine serverbasierte E-Mail-Inhaltsprüfung ermöglicht. Alle Prozesse finden auf den E-Mail-Servern statt, erfordern daher keinen zusätzlichen Aufwand für Benutzerschulungen und sparen Kosten in beträchtlichem Umfang. Die Überprüfung ein- und ausgehender E-Mails gewährleistet, dass sie frei von bösartigen Codes wie Viren, Spam oder vertraulichen Informationen sind. Dies befreit die Mitarbeiter von der zeitaufwändigen Verwaltung der Spam-Mails im Büro.
Die Zukunft
Ralf Berhorst zieht das Fazit: „GBS und ihre iQ.Suite haben uns vor allem durch die Flexibilität sehr be eindruckt. Sie erfüllen unsere Sicherheitsanforderungen in jeder Hinsicht: Von der Anpassungsfähigkeit an sich ver‑ändernde Anforderungen und zukünftige Bedrohungen über die Skalier barkeit bis zur nahtlosen Integration weiterer Produkte der iQ.Suite. Mit GBS haben wir einen Partner, der zu unserer Firmenphilosophie ‚Immer besser‘ genau passt. Ein Aspekt, der für uns als weltweit operierendes Unternehmen sehr wichtig ist.“
Referenzen
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AdVertum Gruppe
Die Herausforderung
Die AdVertum Gruppe ist erfolgreich in verschiedenen Geschäftsfeldern der Finanzdienstleistung etabliert, wie z.B. als Versicherungsmakler für Industrie und Gewerbe sowie in der Vermögens- und Unternehmensberatung. Für die externe Kommunikation setzt AdVertum vor-rangig E-Mail ein. Das Management der elektroni-schen Nachrichten über den Microsoft Exchange Server genügte den Anforderungen nicht: „Sowohl die Filterleistung als auch die Administration des E-Mail-Verkehrs mussten deutlich verbessert werden. Im Bereich E-Mail-Archivierung suchten wir eine Lösung, welche die Integration von E‑Mail in die elektronische Akte erlaubte“, erläutert Martin Hermann, Leiter IT und IT‑Security.
Die Lösung
Mit der iQ.Suite führte Hermann schließlich Lösungen für E-Mail-Sicherheit, wie Spam- und Virenschutz sowie Verschlüsselung und elektronische Signatur, bei AdVertum ein; außerdem Lösungen für das E-Mail-Management, be stehend aus der inhaltsbasierten E-Mail-Klassifizierung und -Weiterleitung, der Compliance-Prüfung und einer einheit lichen Absendersignatur. Des Weiteren setzt das Unternehmen E-Mail-Archivierung mit der Möglichkeit ein, E-Mails bei Bedarf im Original wieder herzustellen.
Der Gewinn
Die serverbasierte Abfolge von Prozess‑Schritten gewähr‑leistet, dass eingehende E‑Mails zunächst entschlüsselt, dann auf Viren und Inhalte geprüft und anschließend archi-viert und zugestellt werden. Bei ausgehenden E-Mails ist der Ablauf umgekehrt: erst die Viren- und Inhaltsprüfung, dann die Archivierung und Verschlüsselung. Dadurch erreichen nur geschäftsrelevante E‑Mails die Empfänger‑Mailboxen und das Archivsystem, was sich positiv auf die Performance des Messaging- und Archivsystems auswirkt.
Im Bereich E-Mail-Sicherheit bietet die AdVertum Gruppe ihren Kommunikationspartnern an, den Mailverkehr mit iQ.Suite Crypt zu verschlüsseln und zu signieren, um das Ver trauen in den Versicherungsmakler zu stärken. Dieser Prozess läuft ohne Interaktion der Anwender automatisiert im Hintergrund ab. Zusätzlich wird mittels iQ.Suite Trailer eine einheitliche und gesetzeskonforme Absendersignatur sichergestellt.
Für die Archivierung von E-Mails setzt AdVertum auf iQ.Suite Bridge und iQ.Suite Store. Eingehende E-Mails werden am Server abgefangen und mit iQ.Suite Bridge an das Archivsystem iQ.Suite Store übergeben. „Mit der iQ.Suite lassen sich E-Mails vor der Archivierung an halten und automatisiert auf Konformität mit Gesetzen und Unternehmensvorschriften prüfen. Die serverbasierte Archivierung gewährleistet, dass alle geschäfts relevanten E-Mails sicher und als Original aufbewahrt werden. iQ.Suite Bridge sorgt außerdem für die Anbindung an unser Verwaltungsprogramm mit den elektronischen Kundenakten“, erläutert Hermann.
Die Zukunft
„Das umfassende E‑Mail‑Management mit der iQ.Suite erfüllt unsere Erwartungen rundum. E-Mails durchlaufen einen einzigen Prozess und sind über das Archiv in der Kundenakte verfügbar. Dies schafft einen durchgängigen Informationsfluss und erhöht die Servicequalität“, zeigt sich Hermann von der Lösung überzeugt. Auch die ein-fache Installation hinterließ einen positiven Eindruck. Für die Anwender bestand praktisch kein Schulungsaufwand, denn alle Vorgänge laufen automatisiert ab. „Die Lösung hält auch stärkstem Mailverkehr ohne große Performance‑Einbußen stand. Bei der E-Mail-Verschlüsselung und ‑Archivierung hat sich die iQ.Suite bestens bewährt“, so der zufriedene IT‑Leiter. Sein Fazit: „Die Produktivität der Mitarbeiter und des Unternehmens sowie die Kosteneffizienz haben sich spürbar erhöht.“
Referenzen
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