Tax Compliance mit System Effektives Compliance-Management

Evolution der digitalen Steuer- verwaltung: fortwährende Veränderung

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Angesichts der komplexen und sich stän­dig entwickelnden Steuergesetzgebung lag die Verantwortung für Steuersachen inner halb der Unternehmensorganisation traditionell bei Fachmitarbeitern der Steuerabteilung. Als Reaktion auf die Glo­balisierung, die Transformation von Geschäfts modellen und die weitver brei­tete Nutzung von Techno logien verän dert sich das Tax Management von Unter­nehmen zusehends.

In über 70 % der größten Volkswirtschaf­ten bedienen sich Steuerverwaltungen der Stärken von Technologien, indem elek­tronische Audits und gezielte Analysen von Informationen innerhalb von ERP­ Systemen genutzt werden. Steuerpflich­tige müssen sich den neuen Herausfor­derungen stellen, die diese Veränderung in der Heran gehensweise der Finanzbe­hörden mit sich bringt, wenn sie Zusatz­aufwände in Steuerprüfungen, Steuer­ risiken und unvorher gesehene Steuerlasten vermeiden wollen.

Indirekte Steuern wie beispielsweise die Umsatzsteuer (USt) und die Goods and Services Tax (GST) haben sich bei Regie­rungen weltweit als ergiebige Quelle für Steuereinnahmen erwiesen. Während die Sätze für direkte Steuern in vielen Ländern gesunken sind, stiegen sie bei den indirekten Steuern. In Anbetracht dieser sich verändernden Bedingungen ist es wich tiger denn je, indirekte Steuern mit Blick auf die Optimierung des Cashflows und auf Risikobegrenzung zu managen.

Die rasante Digitalisierung in der Steuerwelt

Investment in fortgeschrittene Analyse­Ressourcen, IT und Talente

Gezielte digitale Übermittlung mit Prüfungsressourcen bei Steuerrechnungen, Buchprüfungen etc.

Starker Fokus auf Digitalisierung der Umsatzsteuer, zunehmende Nutzung von SAF­T oder ähnlichen Standards; Datenübermittlung bei Prüfungsbeginn

Starker Fokus auf Beinahe­Echtzeit­Übermittlung von Finanz­ und Buchhaltungsdaten

Quelle: Research on Digital Tax Administration Conducted by EY

Digitalisierung der Finanzverwaltungen | Prozessübersicht | SAP Tax Compliance Zyklus | Datenfluss | EY Business Package

So nutzt die Finanzverwaltung schon heute die Digitalisierung

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Prozessübersicht: Tax Compliance

Die meisten Lösungen für steuerliche Datenanalysen berücksichtigen nur einen Teil der Unternehmensdaten. Außerdem werden die Analysen zu einem Zeitpunkt durch geführt, zu dem die Umsatzsteuer­voran meldung bereits abgegeben wurde. Prozesse der Planung, Durchführung und Überwachung von Compliance­Prü­fungen sind nur teilweise standardisiert und kaum automatisiert.

Dagegen sind manuelle Schritte not ­ wen dig, um Compliance­Anforderungen zu identifizieren und Berichtigungen aus zulösen und durch zuführen.

Basierend auf einem allgemeinen Prozess der kontinuierlichen Steuerüberwachung und des Risikomanagements bietet SAP Tax Com pliance einen ganzheitlichen Ansatz mit automatisierten und halbauto­matisierten Schritten, die den Auf bau eines operativen Steuerkontrollsystems ermöglichen.

Die Nutzung einer einheitlichen Daten­quelle und die Schaffung eines dynami­schen Steuerrisiko manage ments sorgen für wertvolle Ein blicke in die Umsatz­ steuer­Compliance eines Unternehmens und helfen entschei dend dabei, fun dierte Entscheidungen zu treffen.

Generischer Prozess zum kontinuierlichen TAX Monitoring und Risikomanagement

Exemplarischer Prozess einer Lösung zur Datenanalyse

Ganzheitlicher Prozess zur Unterstützung des steuer lichen Kontrollsystems mit SAP TAX Compliance

Identifizierung der Tax- Compliance­Anforderungen

Definition und Implemen­tierung der Abfragen

Planung und Durch­führung der Prüfungen

Identifizieren der Tax- Compliance­Anforderungen

Zentrales Regelverzeichnis

Definition und Implemen­tierung der Abfragen

Szenariomanagement

Planung und Durch­führung der Prüfungen

Kontinuierliche Identi fikation von Compliance­Verstößen

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Planung und Durch­führung der Prüfungen

Darstellung der Prüf­ergebnisse und Analyse der Regelverstöße

Einleitung und Durch­führung der Korrektur ­ maßnahmen

Nachverfolgung und Abschluss der Findings

Berichtswesen und Optimierung

Planung und Durch­führung der Prüfungen

Darstellung der Prüf­ergebnisse und Analyse der Regelverstöße

Automatisierte Einleitung von Korrekturmaßnahmen mit Statusverwaltung und Dokumentation

Berichtswesen und Optimierung

Manueller Prozess

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Der SAP Tax Compliance Management Zyklus

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Für die Steuerabteilungen wird es immer wichtiger, so nah wie möglich an den Geschäfts tätigkeiten zu sein. Dies wird durch die effek tive Nutzung von Daten ermöglicht, auch wenn diese an verschie­denen Stellen in den Unternehmens­systemen vorgehalten werden. Der Zugang zu den die Geschäftsvorfälle repräsentie­renden Daten ist ein entscheidender Schritt hin zur Zentralisierung und Standardisie­rung von Umsatzsteuerprozessen, ohne den Überblick und die Kontrolle über die Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften zu verlieren.

SAP Tax Compliance liefert einen in sich geschlossenen Prozess zur Erfassung und Unter suchung von Steuerfragen. Die Lösung kann wirkungsvoll dabei helfen, die steuerliche Compliance weiter zu verbes­sern. Automati sierte steuerliche Kontrol­len mit einem zentralen Regelverzeich ­ nis sparen Zeit und Arbeitsauf wand und machen das Identifizieren von Unregel -mäßig keiten um vieles leichter.

Überprüfungen können mithilfe von Sze narien nach steuerrelevanten Merk­malen wie Tätigkeit, geo grafische Lage, Zeit planung und Steuer art gruppiert werden. Mithilfe von Prüfroutinen identi­

fiziert die Lösung nicht nur Auffälligkeitenund erkennt fehleranfällige Buchungen, sondern kann auch die Warenwirt schaft für indirekte Steuern abdecken und die Optimierung des Cash flows aus indirekten Steuern unterstützen.

SAP Tax Compliance bietet kontextreiche Informationen für jede Auffälligkeit („Treffer“) und ermög licht dadurch eine stark erhöhte Transpa renz, Verfolgbarkeit und Nachvollziehbar keit von Daten zur Verwendung für das Steuermanagement. Maßnahmen zur Risikominderung werden halb auto matisch ausgelöst, wobei jeder Schritt dokumentiert wird. Der Zyklus des SAP Tax Compliance Managements wird durch das Compliance Repor ting vervoll­stän digt und hebt die Steuerfunktion so auf die näch ste Stufe der Digitalisierung und des Risiko managements für Steuern.

Die Lösung ermöglicht es, landes­ und branchenspezifische Daten zu betrachten und zu analysieren sowie individuelle Tests und Transaktionsdaten einzurichten. Dadurch können Sie Regelkon for mität sicherstellen, sich auf wesentli che Ursa­chen für Fehler konzentrieren und eine Stra te gie für indirekte Steuern auf lokaler und glo baler Basis entwickeln.

Der SAP Tax Compliance Zyklus

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SAP Tax Compliance

Regelverzeichnis

Szen

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Identifi kation von

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Beric

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nahmen

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Compliance­Verstößen

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Operativer Datenfluss für Tax Compliance

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Verbundene Datenquellen

Optimierte Überprüfung

FehlerbeseitigungTestergebnis = Auffälligkeiten (Abweichung vom erwarteten Ergebnis)

Zum Beispiel:stammdatenbezogene Teststransaktionsdatenbezogene Testsspezielle Tests wie „Reihengeschäfte“

Auffälligkeiten aufnehmen und überprüfen

Verwaltung der Auf gabenStatusMitarbeit

CFO: Chief Financial OfficerTax: SteuerabteilungBU: BuchhaltungIT: Information Technology

Weiterleitung

Integriertes Dashboard

Quellsystem überprüfen

Weiterleitung

Workflow

CFO Tax BU IT

CFO Tax BU IT

2

3

4

1

Altdaten SAP OracleNicht trans­ aktions­ bezogen

People­Soft

Zentrales Regelverzeichnis

Weiterleitung

Das EY Business Package für SAP Tax Compliance

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Beurteilung von

IT­Infrastruktur

und Hardware

Steuerliche

Risikoanalyse

Erstellung der

Tax Compliance

Prüfszenarien für

Risikobereiche

Beurteilung

spezifischer

Anpassungen

für die Daten ­

modellierung

Verbesserung

bestehender und

Implementierung

neuer Kontrollen

SAP Tax

Compliance

Workflow and

Organisation

Technisches

Set­up der

SAP­TC­Umgebung

Testing und

Abstimmung der

Testergebnisse

und Kontrollen

Anwender­

training

Das EY Business Package für SAP Tax Compliance (SAP TC) ist eine vorkon­figurierte Lösung, die es Unter nehmen erlaubt, SAP TC in effektiver und zeit­sparender Weise in den produktiven Betrieb zu nehmen.

Das EY Business Package beinhaltet:• die komplette technische

Implementierung• umsatzsteuerrelevante Unter­

nehmensprozesse reflektierende Daten­ und Integrationsmodelle

• Change­Management• kundenspezifische Anpassung

des von EY entwickelten, unmittel­ bar einsetzbaren steuerlichen SAP­TC­Content

Durch die Nutzung des EY Business Package für SAP TC und unserer bewähr­ten Kombination von steuerlicher und SAP­HANA­Expertise können unsere Kun­den unmittelbar von Tax Analytics Best Practices profitieren und ein operatives und effektives steuerliches Kontroll system aufbauen.

Die Lösung umfasst ein sorgfältig gestal­tetes Datenmodell, welches das Ergebnis jahrelanger Erfahrungen unse res Teams mit Tax Data Analytics und SAP HANA ist. Es ermöglicht nicht nur eine verbesserte Performance und einen reduzierten Ressou rceneinsatz, sondern erlaubt auch eine Weiterentwicklung der Algorithmen als Teil der ganzheitlichen Umsetzung von EY oder zu einem späteren Zeitpunkt.

Erfolgreiche SAP­TC­Projekte erfordern das Zusammenspiel von Menschen aus unterschiedlichen Fachgebieten, die nicht nur über unternehmerisches und tech­nisches Wissen verfügen, sondern auch

EY Business Package

Erfahrungen im Bereich Risiko und Kon­trolle mitbringen, ein klares Verständnis davon haben, wie man Erkenntnisse aus Massendaten gewinnt, und die sich mit digitalen Prüfungsansätzen aus ­ kennen.

Aufgrund unserer Erfahrung in der Umsetzung von SAP­GRC­Produkten und aus den ersten Einsätzen des neuen Produkts SAP TC bietet die EY­Methodik für die Umsetzung von SAP TC einen strukturierten und dennoch sehr flexiblen Rahmen für erfolgreiche Projekte. Wir sind über zeugt davon, dass unsere Methodik ein klares Unterscheidungsmerkmal zu an­ deren, weniger spezialisierten Ansätzen ist.

EY hat in Deutschland ein Global Center of Excellence for SAP HANA Solutions (CoE) zu Zwecken der Qualitätssicherung und kontinuierlichen Weiterentwicklung von SAP TC aufgebaut. Das CoE­Team hat zusammen mit SAP an der ersten Bereit­stellung mitgewirkt und ist daher mitver­antwortlich für die weltweit erste erfolg­reiche Implementierung.

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12 | Tax Compliance mit System

Analysebereiche für indirekte Steuern

Analysebereiche der Umsatzsteuer (Auszug)

Mithilfe des EY­eigenen „Tax Risk Center“, einer Lösung zur Identifikation und Bewer­tung von steuerlichen Risiken, unterstützen wir eine Vielzahl von Mandanten bei der Einrichtung und dauerhaften Unterhaltung eines steuerlichen Kontrollsystems. Basierend auf den aus diesen Tätigkeiten erwachsenden Kenntnissen ist EY sehr gut positioniert, um Ihr Unternehmen bei der Inbetriebnahme und Wartung von SAP Tax Compliance zu unterstützen. Für indi rekte Steuern umfasst das EY Business Package eine Vielzahl bewährter Algorith­

men für die Analyse und das Manage ment der für indirekte Steuern relevanten Daten. Basierend auf diesen umfassenden Inhalten, entwickeln wir außer dem regel­mäßig weitere spezielle Prüf routinen für unsere Mandanten, um die mit indirekten Steuern verbundenen Risiken zu redu­zieren. Neben den Inhalten für indirekte Steuern entwickeln wir das EY Business Package für andere Steuerarten weiter, z. B. für Quellensteuern, Lohn steuer, Gewerbesteuer wie auch Einkommen­ und Körperschaftsteuer.

Beschaffung/Einkauf Vertrieb

Retouren, Importe, Einfuhrumsatzsteuer, Vorsteuer abzug, Reverse Charge

Warenflüsse, Dienstleistungen,Lieferungen, steuerfreie Umsätze

Kundenstammdaten Finanzbuchhaltung

VAT­ID­Check, Kundensteuerklassifikationen

Vorauszahlung, Steuersätze, ausländische Vorsteuer

Materialstammdaten Intrastat

Ermäßigter Steuersatz Datenabgleich und Wertabweichungen

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Wenden wir die Umsatzsteuervorschriften für Reihengeschäfte korrekt an, z. B. das Euro­Tyre­Holding­BV­Urteil des EuGH? Was wären die finanziellen Auswirkungen, wenn wir diese Vorschriften nicht einhalten würden?

Das effektive Monitoring von Supply­Chain­ Daten für indirekte Steuern zielt auf die Datenbestände ab, die für Compliance in der Umsatzsteuer, der Goods and Services Tax usw. wirklich wichtig sind. Unser Paket an Prüfroutinen deckt die unternehmerischen

Beispiel 1: VAT-Supply-Chain-Check

Leistungserstellungsprozesse ab, sodass die Steuerfunktion jederzeit den Über­ blick behalten und Einblicke gewinnen kann und die Mittel hat, einen Mehrwert zu bieten, statt nur damit beschäftigt zu sein, Informationen zu sammeln.

Beispiel 2: USt-Verprobung und Dashboards

Die USt­Verprobung erfordert in vielen Finanz­ und Steuerabteilungen umfangrei­che manuelle Tätigkeiten. Steuerliches Monitoring durch Automatisierung ermög­licht es, auf Knopfdruck einen Einblick zu gewinnen und automatisch alarmiert zu werden – aber nur, wenn Probleme von Bedeutung auftreten. Das EY Business Package erkennt Probleme automatisch – SAP Tax Compliance identifiziert auto-

matisch Pro bleme wie zum Beispiel auf­fällige Belege in Quellsystemen, wobei man sich die auffälligen Belege einfach mit einem Klick anse hen kann, ohne einen gesonderten Pro zess anstoßen zu müssen. Das ermöglicht die automatische Steue­rung von Aufgaben im Rahmen des Work­flow-Managements in SAP Tax Compli­ance, um die steuerliche Com pliance weiter zu steigern.

Auftrag­geber

Vertriebs­ gesellschaft

Warenbewegung

Rechnung Kunde KundeInterne

Faktura

Wenden wir die Vorschriften für inner gemeinschaftliche Reihen geschäfte an? Falls ja, ist das richtig? Falls nein, könnten wir sie anwenden? Was haben wir davon?

Wurden alle internen Transaktionen im richtigen Zeitraum erfasst?

Zeichnen wir den Einkauf im richtigen Umsatz­steuermeldeland auf?

Muss die Umsatz­steuer auf der Rechnung ausge­wiesen werden?

Wurde der korrekte Umsatz­steuersatz verwendet?

Passen die System daten zur Umsatz­ steuer erklärung?

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André HengstGSA Indirect Tax Technology Leaderandre.hengst@de.ey.comTel. +49 30 25471 22754

Stefan SchaffterPartner Business Integrity & Compliance Management (FIDS)stefan.schaffter@de.ey.comTel. +49 6196 996 23595

Sibylle SchillingIndirect Tax, Digital Tax Groupsibylle.schilling@de.ey.comTel. +49 221 2779 256641

Peter SchillingGSA Indirect Tax Leaderpeter.schilling@de.ey.comTel. +49 30 25471 21262

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