Trends, Chancen und Nutzen von Dokumenten-Management für die öffentliche Verwaltung Trends, Chancen und Nutzen von Dokumenten-Management für die öffentliche

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    31-Mar-2015

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Trends, Chancen und Nutzen von Dokumenten-Management fr die ffentliche Verwaltung Trends, Chancen und Nutzen von Dokumenten-Management fr die ffentliche Verwaltung Dokumenten-Management in der ffentlichen Verwaltung Landeshauptstadt Kiel, 22.09.2000 Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2000 P R O J E C T C O N S U L T Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Slide 2 Dr. Ulrich Kampffmeyer Europische Kommission, DLM, Brssel Member of the DLM-Monitoring Committee Chair of the DLM-ICT-Steering Committee AIIM Association of Information and Image Management International AIIM International, Washington D.C., Silver Springs Member of the Board of Directors AIIM Europe, London-Datchett Executive Director, Vice-Chair of the European Board of Directors PROJECT CONSULT PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH, Hamburg Geschftsfhrer PROJECT CONSULT International Ltd., London Managing Partner Slide 3 Themen Trends eGovernment Homo Buerocraticus Herausforderung und Chance Slide 4 Die herkmmliche Klassifikation von Dokumenten-Management Imaging Elektronische Archivierung Cold Dokumenten-Management im engeren Sinn Workflow Groupware Slide 5 Das Internet krempelt die DMS-Branche um Slide 6 Neue Schlagworte Document Warehousing Knowledge Management eBusiness eCommerce Content Management ASP Information Mining Portal Slide 7 Dokumenten-Management ist out Document Related Technologies sind in Slide 8 Document Related Technologies Internet, Intranet & Extranet Document, Workflow & Knowledge Management eCommerce & Digitale Signatur Document Input, Verteilung & Speicherung OCR, ICR & Pattern Recognition Datenbanken, DataWarehouses & Retrieval Imaging & MultiMedia Archivierung & Records Management Secure Communication & Unified Messaging Groupware & Office Solutions Forms & Output Management Middleware & Componentware Content Management & Verteilung Slide 9 Der neue Dokument-Begriff Slide 10 eDocument Ein Dokument kann alles sein:... ein gescanntes Faksimile... eine Word-Datei... ein Satz in einer Output-Datei... eine digital signierte eMail... ein Multimedia-Objekt... eine Sprachaufzeichnung... ein digitales CAD-Modell... etc. Alle zusammengehrigen Informationen, die zu einem definierten Zeitpunkt konsistent, im Sachzusammenhang und authentisch als Datei oder Bestandteil einer Datei in einem DV-System vorliegen, sind ein digitales Dokument Elektronische Dokumente erhalten durch die digitale Signatur eine neue Rechtsqualitt Slide 11 Die aktuellen Trends bei Document Related Technologies Integration von Dokumenten-Management und Archivierung als nachgeordnete Dienste Vertikale, fachspezifische Ready-to-Work-Anwendungen ASP und Document Management Complete Outsourcing Rezentralisierung Nutzung mit Internet-Technologien ber Browser und Applet Der einheitliche Postkorb fr alle Arten von Eingngen und Dokumenten Enabling und Einbindung in vorhandene IT-Landschaften Automatische Klassifikation als Basis fr Knowledge Management Directory Services Digitale Signatur Content Management im Web-Umfeld Slide 12 E-Business Interne Lsung und Abwicklung des Geschftsverkehrs mit Internet-Mitteln aber auch Beteiligung des Brgers an elektronischen Mitbestimmungs- und Verwaltungsprozessen Welche Anwendungsszenarien verbergen sich hinter den Trends ? Die aktuellen Trends bei Document Related Technologies Slide 13 Automatische Klassifikation Automatisierte Posteingangserfassung mit maschineller Indizierung zur berwindung des Flaschenhalses der Erfassung Automatische Indizierung von Email und anderen elektronischen Dokumenten Sichere und personenunabhngige Klassifikation Welche Anwendungsszenarien verbergen sich hinter den Trends ? Die aktuellen Trends bei Document Related Technologies Slide 14 Content Management & XML Verwaltung von Daten- und Dokumenten- bestnden auf Web-Servern Standardisierte, Internet-gerechte Objekt-Beschreibungen und Austauschformate Verwaltung beliebiger Formen von Informationen Welche Anwendungsszenarien verbergen sich hinter den Trends ? Die aktuellen Trends bei Document Related Technologies Slide 15 Integration in Brokommunikation Einheitlicher Posteingangskorb fr alle Formen von Nachrichten und Dokumenten Keine eigenstndigen Clienten-Oberflchen mehr, sondern Nutzung aus Exchange, Notes/Domino oder ERP (wie z.B. SAP) Speichern, Finden und Bearbeiten mit der Funktionalitt der Standard-Anwendung Die aktuellen Trends bei Document Related Technologies Welche Anwendungsszenarien verbergen sich hinter den Trends ? Slide 16 Ready-to-Work Keine aufwendigen individuellen Entwicklungen mehr Einsatz von vorkonfigurierten Branchenlsungen Die aktuellen Trends bei Document Related Technologies Welche Anwendungsszenarien verbergen sich hinter den Trends ? Slide 17 ASP & DM-Outsourcing Nutzung der Software und der Speicher eines Application Service Providers Outsourcing von Erfassung und Betrieb Keine eigene Hardware, kein eigenes Personal, keine Migrationen... Pay-per-View oder Pay-per-Volume Nutzung mit Internet-Mitteln Die aktuellen Trends bei Document Related Technologies Welche Anwendungsszenarien verbergen sich hinter den Trends ? Slide 18 Security Kryptographie fr die sichere bertragung Digitale Signaturen fr authentische Dokumente Rollenbasierte Authorisierungskonzepte Firewalls und Viren-Killer Die aktuellen Trends bei Document Related Technologies Welche Anwendungsszenarien verbergen sich hinter den Trends ? Slide 19 Directory Services & LDAP Single-Logon in allen Systemen Einheitliche Berechtigungen fr alle Systeme Konsistente und nicht-redundante Adressbestnde Standardisierte Verwaltung von Ressourcen- Daten Ersparnis bei den Pflegekosten Die aktuellen Trends bei Document Related Technologies Welche Anwendungsszenarien verbergen sich hinter den Trends ? Slide 20 Knowledge Management Verbesserte inhaltliche Erschlieung von informationen Abbildung des expliziten, impliziten (mit starken Einschrnkungen) und kollektiven Wissens einer Organisation Situationsgerechte Kombination und Verdichtung relevanter Information Unabhngigkeit vom Wissen einzelner Die aktuellen Trends bei Document Related Technologies Welche Anwendungsszenarien verbergen sich hinter den Trends ? Slide 21 e Slide 22 Online B@nking Groupw@re B2B eMail @SP eContent eDocument eCommerce eShop eSolution eCRM eBPM eBilling eCash eBanking Online B@nking Groupw@re B2B eMail @SP eContent eDocument eCommerce eShop eSolution eCRM eBPM eBilling eCash eBanking Broker@ge eWorld eSCM eProcurement Middlew@re Broker@ge eWorld eSCM eProcurement Middlew@re B2C eBusiness ePayment eInsurance eOffice Port@l @rchiving M@nagement B2C eBusiness ePayment eInsurance eOffice Port@l @rchiving M@nagement W@P eGovernment eLearning eFair Doku@Web Doc2Web eNet eTrade eWare eBook eComponent ? ? eGovernment G2C Slide 23 Die neue e-Systemarchitektur HardwareplattformenNetzwerkeSoftwaresystemeOperationalSupport Technologische Basis Colloborative Tools Content Management Capture& Image Management DataMining &Warehousing Knowledge Management Workflow/ Process Management Technologien, die eBusiness antreiben HR/ Personal Output Verteil. Publishing Supply Chain Management ArchivierungCRM ERP Abrechungs- anwendungen eBusiness Anwendungen Portale Browser Mitarbeiter (Intranet) B2E Partner (Extranet) B2B Endverbraucher (Internet) B2C Slide 24 eGovernment zwischen politischem Anspruch und Verwaltungsrealitt Slide 25 Das e-Tpfelchen in der ffentlichen Verwaltung eGovernment Abwicklung geschftlicher Vorgnge beim Regieren und Verwalten mit Hilfe von Informations- und Kommunikations- technologien mittels elektronischer Medien. G2G Government to Government - die verwaltungsinterne Lsung G2C und C2G Government to Citizen und Citizen to Government - das Zusammenspiel mit dem Brger G2B und B2G Government to Business und Business to Government - das Zusammenspiel mit der Wirtschaft G2N und N2G Government tp Non-Government-Organization & vice versa das Zusammenspiel mit nichtstaatlichen Organisationen Slide 26 Einige Beispiele... Elektronische Kommunikation und Aktenfhrung im Bonn-Berlin-Verbund der Ministerien Standardisierte Lsungen auf Basis des DOMEA- Konzeptes bei Bund und Lndern Elektronische Unterschrift flchendeckend in Niedersachsen Der elektronische Bauantrag in Hessen Das elektronische Brgerbro bers Internet in Bremen Die elektronische Mitbestimmung in Virginia (USA) Slide 27 Neue Technologien im Auenverhltnis laufen ohne entsprechende Infrastruktur und Lsungen im Innenverhltnis ins Leere Slide 28 Die Zukunft ist digital Slide 29 Homo Buerocraticus Zwischen ber- und Unterforderung Slide 30 Der papier-verhaftete Sachbearbeiter und der Internet-Freak Homo Buerocraticus Slide 31 Die neue Trennung der Welt: Informationsarme Informationsreiche Homo Buerocraticus Slide 32 Die Umkehr der Hierarchie Homo Buerocraticus Slide 33 Es bleibt die menschliche und organisatorische Herausforderung Slide 34 Strategie vor Organisation, Organisation vor Technik aber Strategie Mensch Organisation Technik Technik allein hilft nicht ! Slide 35 Ohne Vernderung in den Kpfen ist kein Wissensmanagement mglich ! Es bleibt die menschliche und organisatorische Herausforderung Technik allein hilft nicht ! Slide 36 Ohne die Entwicklung einer Dienstleistungsmentalitt in den Behrden luft garnichts ! Es bleibt die menschliche und organisatorische Herausforderung Technik allein hilft nicht ! Slide 37 Ohne eine Reform der Verwaltung bleibt alles nur Flickwerk und fhrt nur zur Elektrifizierung der Ineffizienz ! Es bleibt die menschliche und organisatorische Herausforderung Technik allein hilft nicht ! Slide 38 Ohne vernnftige rechtliche Rahmenbedingungen wie z.B. die Gleichstellung von Papier- und elektronischen Dokumenten ist kein Start ins Informationszeitalter mglich! Es bleibt die menschliche und organisatorische Herausforderung Technik allein hilft nicht ! Slide 39 Ohne die interaktive Einbeziehung des Brgers in die Prozesse bleibt die Verwaltung im Elfenbeinturm stecken ! Es bleibt die menschliche und organisatorische Herausforderung Technik allein hilft nicht ! Slide 40 Ohne entsprechende Qualifizierung und ohne das Deutlich- Machen der Chancen fr jeden einzelnen Mitarbeiter bleibt die Akzeptanz - und damit das Effizienz- potential - auf der Strecke! Es bleibt die menschliche und organisatorische Herausforderung Technik allein hilft nicht ! Slide 41 IT-gesttzte Sachbearbeitung ist ein stndiger Entwicklungs- und Fortschreibungs- prozess, dem sich jeder eingebundene Mitarbeiter tglich neu stellen mu! Es bleibt die menschliche und organisatorische Herausforderung Technik allein hilft nicht ! Slide 42 Nur wer IT-gesttzte Sachbearbeitung als menschlich-organisatorisch-technische Gesamtaufgabe begreift, hat Aussicht auf Erfolg! Es bleibt die menschliche und organisatorische Herausforderung Technik allein hilft nicht ! Slide 43 Vielen Dank fr Ihre Aufmerksamkeit Anregungen und Kritik an den Autor: Ulrich.Kampffmeyer@PROJECT-CONSULT.COM Mehr Informationen: http://www.PROJECT-CONSULT.com