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Wisnetz GmbH
Herrenstraße 2a
66780 Rehlingen-Siersburg
Telefon: +49(0) 6861 79366 - 7
Telefax: +49(0) 6861 79366 - 8
Email: [email protected]
WEB: www.wisnetz.de
Stand: 29.09.2014
TSM - Pflichtenheft -Vertragsbestandteil-
Seite 2 von 29 KH/FK
Inhaltsverzeichnis
1 TSM_TECHNISCHES SICHERHEITSMANAGEMENT ......................................... 3
2 ANWENDUNGSKOMPONENTEN......................................................................... 4
2.1 Vorbereitung ...........................................................................................................5
2.1.1 Stammdaten ..................................................................................................6 2.1.2 Fragen zuweisen ...........................................................................................6
2.1.2.1 Fragen zuweisen ............................................................................ 7 2.1.2.1.1 Anforderung: Fragen zuweisen ................................................... 7 2.1.2.2 Fragen löschen ............................................................................... 8 2.1.2.3 Verteilerliste .................................................................................... 9
2.2 Bearbeitung ............................................................................................................9
2.2.1 Zugewiesene Fragen ................................................................................... 10 2.2.1.1 Anforderung: Gezielte Fragenauswahl ...........................................11
2.2.2 Antwort ........................................................................................................ 11 2.2.2.1 Anforderung: Layout-bezogene Fragenbeantwortung ....................11
2.2.3 Bearbeitungsframe Dokumentenlink ............................................................ 13 2.2.4 Bearbeitungsframe Antwort/Nachweis ......................................................... 15
2.2.4.1 Anforderung: Übernahme Mitarbeiterantworten .............................15 2.2.5 Bearbeitungsframe Maßnahmenvorschläge ................................................ 16
2.2.5.1 Anforderung: „Outlook-Aufgabe“ ....................................................17
2.3 Abschluss ............................................................................................................. 18
2.3.1 Anforderung: Wegfall Abschluss .................................................................. 19
2.4 Reporting .............................................................................................................. 19
2.4.1 Anforderung: Reporting ............................................................................... 23
2.5 Zugriffsberechtigungen ....................................................................................... 24
2.5.1 Benutzerrollen ............................................................................................. 24 2.5.2 Benutzerverwaltung ..................................................................................... 24 2.5.3 Benutzer anlegen ........................................................................................ 25 2.5.4 Benutzer bearbeiten .................................................................................... 26 2.5.5 Benutzer entfernen ...................................................................................... 26
3 LEITFADENAKTUALISIERUNG ......................................................................... 27
3.1 Anforderung: Leitfadenupdate ............................................................................ 28
4 ANFORDERUNG: MIGRATION .......................................................................... 29
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1 TSM_Technisches Sicherheitsmanagement
In jüngster Zeit gewinnt die Integration und Erfüllung verschiedenster Normen wie das Technische Sicherheitsmanagement, das Umweltmanagement oder das Compliance vermehrt an Bedeutung. TSM_kompakt ist die passgenaue Lösung für die Vorbereitung auf diese Audits und Überprüfungen. Das gilt für die Erst- aber genauso für die Wiederholungsüberprüfung. Die TSM Leitfäden werden innerhalb der Anwendung TSM_kompakt bearbeitet. Damit Sie schnell vorankommen, gibt es zu jeder Frage Musterantworten und Musterformulare. Einzelne Fragen oder ganze Kapitel können zur Beantwortung einzelnen Mitarbeitern zugeordnet werden. Sie können Maßnahmen definieren, terminieren und überwachen. Falls Sie sich auf eine Wiederholungsüberprüfung vorbereiten besteht die Möglichkeit Ihre Altantworten zu übernehmen und den heute aktuellen Fragen zuzuordnen. TSM_kompakt und BHBi sind integrierte Systeme. Weil die Antworten der Fragen oft ein Teil des Betriebshandbuches sind, kann TSM_kompakt zu jeder Frage die jeweiligen Anweisungen des Handbuches als Nachweise einblenden. Das integrierte Reporting gibt dem Projektverantwortlichen jederzeit die Information über den aktuellen Stand der Bearbeitung.
Mitarbeiter/BenutzerZugang über Webanwendung
(Browser)Anweisungsmodul
(Handbuch) Auditmodul Systemaudit
Ressourcenmodul (Qualifikationen)
Kunden - spezifische
Inhalte
Standard - Handbücher
TSM-Leitfäden mit Fragen und Antworten
Leitfäden für Compliance/
OHSAS etc.
Personal Geräte etc.
Anlagen
Contentspeicher
Nachweis/Link auf Dokumente im
Contentspeicher
Formular als
Nachweis im
Contentspeicher
Datenbank (PostgreSQL)
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1.1 Soll-Verfahrenskonzept
Share:
Das neue TSM wird auf der Basis von Alfresco Share umgesetzt.
Die jeweiligen Word-Leitfäden werden pro Frage / Antwort in einzelne Textbausteine/-Dokumente zerlegt (Aufgabe: Wisnetz).
Die entsprechenden Komponenten werden in das TSM geladen und im System in der Ordner-/Dokumentstruktur von Alfresco abgebildet. (Schnittstelle axtesys)
Die Beantwortung von Fragen erfolgt in Form von (Word-)Dokumentbearbeitungen durch den jeweiligen Anwender.
Nach Fertigstellung der Beantwortungen der Leitfäden erfolgt deren Rückführung in den Ursprungs-Leitfaden. Dabei werden die Antworten als Textbausteine an entsprechend markierten Platzhaltern im Dokument eingefügt (Schnittstelle axtesys).
2 Anwendungskomponenten
In der bestehenden Anwendung werden folgende Funktionen unterstützt, die auch in der neuen Implementierung zur Verfügung stehen sollen.
Unterstützung beim Systemaudit "TSM-Überprüfung" nach S/G/W/FW/A 1000
Übernahme und Verwaltung der Leitfäden der Verbände im Projekt mit
o Fragen
o (Muster) Antworten
o bei Folgeüberprüfung Übernahme der Altdaten
Projektmanagement
o Fragen Mitarbeitern zuordnen
o Mitarbeiter
bearbeiten Fragen,
ordnen Dokumente zu,
erfassen erforderliche Maßnahmen
melden Fragen fertig
Auditleiter konsolidiert Fragen
Auswertungen
o frei definierbare Reports
o Ausgabe als PDF-Datei
Zum Teil werden zu der bestehenden Lösung Erweiterungen gewünscht. Diese sind direkt zu den jeweiligen Anwendungsbeschreibungen als Unterkapitel „Anwendungserweiterung“ angegeben. Die Anwendung besteht aus folgenden Komponenten:
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1. Vorbereitung Zuordnung von Fragen an Mitarbeiter durch den Auditleiter
2. Bearbeitung der Fragen durch die Mitarbeiter
3. Abschluss Der Auditleiter konsolidiert Fragen
4. Reporting a. frei definierbare Reports b. Ausgabe bearbeitete Leitfäden als PDF-Datei zum Zusenden an
den Prüfer
5. Benutzer Benutzerverwaltung zur Einrichtung von Benutzern und zur Steuerung der Zugriffsrechte.
2.1 Vorbereitung
Abbildung 1: Anwendungsmodul Vorbereitung
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Das Anwendungsmodul beinhaltet die beiden Bearbeitungsblöcke 1. Stammdaten 2. Fragen zuweisen
2.1.1 Stammdaten
Hierin erfolgt die Eingabe grundsätzlicher Projektdaten (siehe Abbildung 1: Anwendungsmodul Vorbereitung)
2.1.2 Fragen zuweisen
In dieser Oberfläche (siehe Abbildung 2) können Fragen des TSM-Leitfadens bestimmten Mitarbeitern zur Bearbeitung zugeordnet werden. Sie besteht aus drei Komponenten:
1. Fragenliste Leitfäden (Liste 1) 2. Liste zugewiesene Fragen (Liste 2)
Liste der Fragen, die einem bestimmten Mitarbeiter zugeordnet wurden. 3. Verteilerliste Frage (Liste 3)
Liste von Mitarbeitern, die eine bestimmte Frage zugeordnet bekommen haben.
Abbildung 2: Fragen zuweisen
1
2
3
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2.1.2.1 Fragen zuweisen
Abbildung 3: Bearbeitungsmenü Fragen zuweisen
1. Mitarbeiter im Bearbeitungsmenü auswählen
2. Frage/Ordner in der Liste 1 markieren. Durch Auswahl eines Ordners werden gleichzeitig alle Fragen in dem Ordner zugewiesen.
3. Funktionsbutton [Hinzufügen] drücken. Die neu zugewiesenen Fragen werden in der Liste 2 zusätzlich mit aufgelistet.
Mehrfachzuweisungen von Fragen zu unterschiedlichen Mitarbeitern sind möglich.
2.1.2.1.1 Anforderung: Fragen zuweisen
1. Einschränkung der Leitfäden auf ausschließlich die, die für das gegenwärtige Audit relevant sind, z. B. Gas-Audit: 1 AT und 3 Gas.
2. Fragenbeantwortung sollte als Aufgabe mit Terminierung generiert und einem Mitarbeiter zugewiesen werden können.
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2.1.2.2 Fragen löschen
Abbildung 4: Bearbeitungsmenü Fragen zuweisen
1. Mitarbeiter im Bearbeitungsmenü auswählen.
2. Zu entfernende zugewiesene Frage in der Liste 2 markieren.
3. Funktionsbutton [Löschen] drücken. Die markierten Fragen werden in der Liste 2 gelöscht.
Mehrfachmarkierung von Fragen und damit ein gleichzeitiges Löschen mehrerer Fragen ist möglich.
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2.1.2.3 Verteilerliste
Abbildung 5: Verteilerliste
Prüfung, wem eine bestimmte Frage zugeordnet wurde:
1. Frage in Liste 1 markieren
2. Die Verteilerliste (Liste 3) wird automatisch aktualisiert.
2.2 Bearbeitung
Abbildung 6: Anwendungsmodul Bearbeitung
In dieser Oberfläche (siehe Abbildung 6) erfolgt die Beantwortung der einzelnen Fragen des TSM-Leitfadens. Sie besteht aus vier Komponenten:
Liste der zugewiesenen Fragen
Liste der Fragen, die einem bestimmten Mitarbeiter zugeordnet wurden.
1
5
1
2
3 4
6
5
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Textfeld zur Beantwortung einer Frage
Dokumentverlinkung
Antwort/Nachweis Auflistung von Rückantworten zu verteilten Fragen
Maßnahmenkatalog Auflistung von Maßnahmenvorschlägen/-festlegungen zu Fragen
2.2.1 Zugewiesene Fragen
Abbildung 7: Zugewiesene Fragen
1. Abhängig davon, welcher Benutzer sich angemeldet hat, werden die ihm
zugewiesenen Fragen aufgelistet. Der Auditleiter bzw. der Administrator sehen immer alle Fragen, sonstige Mitarbeitern nur die konkret zugewiesenen.
2. Bezüglich der Beantwortung von Fragen werden vier Stati unterschieden:
a. offene, noch nicht bearbeitete Fragen
b. Frage an Mitarbeiter verteilt und von ihm/ihnen noch nicht beantwortet
c. Frage an Mitarbeiter verteilt und von ihm/ihnen fertig beantwortet.
d. Frage endgültig fertig beantwortet.
Die Stati a.-c. haben für den Statuswechsel das nebenstehende Kontextmenü (rechte Maustaste)
Der Status d. kann über nebenstehendes Kontextmenü (rechte Maustaste) gespeichert oder wieder in Bearbeitung gesetzt werden.
3. Durch Auswahl einer Frage werden die Darstellungsfenster 2.-4. (siehe Abbildung 6) Frage-/Antwort-spezifisch aktualisiert.
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3
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2.2.1.1 Anforderung: Gezielte Fragenauswahl
Das TSM wird direkt auch im Rahmen eines Audits eingesetzt. Bei Wiederholungsprüfungen werden meist gezielte Fragen überprüft. Diese sollten dann direkt auswählbar sein.
1. Zusätzliche Suchfelder: Leitfaden und Fragenummer zur gezielten Ansteuerung von Fragen.
2.2.2 Antwort
Abbildung 8: Bearbeitungsframe Antwort
1. Anzeige der aktuellen Frage
2. Standard-Auswahlmenüs zur
a. „Ja“ Frage ist vollständig gewährleistet b. „Nein“ Frage kann nicht erfüllt werden c. „Nicht relevant“ Die Frage ist für das Unternehmen nicht relevant bzw. trifft
nicht zu.
3. Antwortfeld Im Antwortfeld wird zunächst die von Wisnetz gelieferte Standardantwort angezeigt. Diese kann bei Bedarf editiert werden.
2.2.2.1 Anforderung: Layout-bezogene Fragenbeantwortung
Share: Auf die Umsetzung der speziellen (Antwort-)Layouts wird verzichtet. Die rein textliche Beantwortung der Fragen ist ausreichend.
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1. Bei dem Antwortfeld handelt es sich derzeit um ein reines Textfeld, zusätzlich mit den Standard-Auswahlmenüs. Zukünftig sollte nach Möglichkeit das Antwortfeld konform zum Fragen-Layout des jeweiligen Leitfadens (Word-Dokumente) dargestellt bzw. bearbeitet werden können.
Allgemeiner Hinweis: Die Bearbeitung/Erstellung der Antworten ist reine Textverarbeitung. Hierfür ist keine keine Datenbanklogik erforderlich. Mögliche Realisierungsmöglichkeiten für die Antwortkomponenten sind: Textbausteine, kleine Textdokumente, HTML-Dateien o. ä.
Beispielfragen/-layouts aus den Leitfäden (Word):
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2.2.3 Bearbeitungsframe Dokumentenlink
Abbildung 9: Bearbeitungsframe Dokumentenlink
An dieser Stelle können Dokumente aus dem BHBi zu einer Frage im TSM hinzugelinkt werden. Vorhandene Funktionalitäten sind:
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Abbildung 10: Auswahlfenster BHBi
1. „Hinzufügen“ neuer Links
Linken eines neuen Dokumentes mit Selektion im Auswahlfenster BHBi (siehe Abbildung 1). Es können beliebig viele Dokumente hinzugelinkt werden.
2. „Bearbeitung“ eines bestehenden Links Ändern eines bestehenden Links mit Selektion im Auswahlfenster BHBi (siehe Abbildung 1)
3. „Löschen“ eines bestehenden Links 4. „Öffnen“ eines ausgewählten Links zur Ansicht.
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2.2.4 Bearbeitungsframe Antwort/Nachweis
Abbildung 11: Bearbeitungsframe Antwort/Nachweis
1. Im Bearbeitungsframe Antwort/Nachweis werden die Rückantworten der Mitarbeiter aufgelistet, die eine verteilte Frage als fertig bearbeitet zurückgemeldet haben.
2. Durch Anklicken eines Mitarbeiters aus der Liste wird ein gesondertes Fenster mit seiner Antwort geöffnet. Alle unterschiedlichen Mitarbeiterantworten zu einer Frage werden in der Datenbank parallel abgepeichert.
3. Bei Bedarf können die Antworten eines Mitarbeiters aus seinem Antwortfenster
kopiert und als Unternehmensantwort in das Hauptantwortfenster eingefügt werden.
2.2.4.1 Anforderung: Übernahme Mitarbeiterantworten
1. Die Antworten eines Mitarbeiters sollten per Knopfdruck in die Unternehmensantwort übernommen werden können. Mit Möglichkeit zur:
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2
2
3
1
2
3
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a. Übernahme einzelner Antworten b. Komplettübernahme aller Antworten c. Übernahme für eine ausgewählte Menge von Mitarbeiterantworten.
2. Die Standard-Muster-Antworten der Wisnetz GmbH sollten nicht überschrieben
werden können und für alle Benutzer jederzeit zusätzlich einblendbar sein.
3. Auch für einen Mitarbeiter sollten die ggf. die Parallelantworten anderer Benutzer einsehbar sein.
4. Das Beantwortungsfenster ist derzeit fest fixiert und kann nicht gezoomt oder vergrößert werden. Zudem gibt es teilweise browserabhängige Probleme mit Zeilenumbrüchen.
Besser wäre hier ein freieres Fensterhandling konform zur Fenstervariante.
2.2.5 Bearbeitungsframe Maßnahmenvorschläge
Abbildung 12: Maßnahmenvorschlag
Im Bearbeitungsframe Maßnahmenvorschläge können zu jeder Frage zu erledigende Maßnahmen bzw. Aufgaben definiert und zugewiesen werden.
Grundsätzliche können auch mehrere Maßnahmen zu einer Frage erstellt werden. Die definierten Maßnahmen werden gruppiert nach Typ aufgelistet.
Folgende Menüfunktionen stehen zur Maßnahmenbearbeitung zur Verfügung: a. Hinzufügen/Speichern
Pflichteingabefeld hierfür ist das Eingabefeld Maßnahme b. Löschen
Löschen einer zuvor ausgewählten Maßnahme c. Formular leeren
Leert ggf. bereits ausgefüllte Eingabefelder in der Maske vorbereitend für die Generierung neuer Maßnahmen.
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Eingabefeld Maßnahme: Pflichteingabefeld zur Erstellung einer neuen Maßnahmen
Eingabefeld Abweichung: Ggf. abweichende Hinweise zur festgelegten Maßnahme.
Eingabefeld Umsetzung: Hinweise zur weiteren Umsetzung einer Maßnahme.
Eingabefeld Typ: Festlegung, ob es sich um eine interne Maßnahme oder um eine Maßnahme mit erforderlicher externer Unterstüzung handelt.
Eingabefeld Dringlichkeit: Hinweise zur Dringlichkeit einer Maßnahme.
Eingabefeld Termin: Festlegung des Erledigungstermins bzw. der Zuständigkeit für die Maßnahme.
Eingabefeld Maßnahme erledigt: Erledigung/Beendigung einer Maßnahme.
Die Auswertung von Maßnahmen erfolgt über einen Report „Masznahmen_alle“ im
Menü Reporting.
2.2.5.1 Anforderung: „Outlook-Aufgabe“
Share: Integration der Share-Aufgabenverwaltung.
Die heutige Lösung beinhaltet keine Möglichkeit zur Aufgabenverteilung oder
Nachverfolgung im Sinne, z. B. einer Outlook-Aufgabe.
1. Die Maßnahmenfestlegung sollte als Aufgabe konform zur Outlook-Aufgabe mit Terminierung generiert und einem Mitarbeiter zugewiesen werden können.
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2.3 Abschluss
Abbildung 13: Abschluss
Der Abschluss kennzeichnet das Ende eines Audits. Im Eingabefeld Bewertung des Audits: kann ggf. das Ergebnis des Audits dokumentiert werden.
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2.3.1 Anforderung: Wegfall Abschluss
1. Die Maske kann zukünftig entfallen.
2.4 Reporting
Abbildung 14: Reporting
Folgende Auswertungen stehen derzeit zur Verfügung:
1. Antworten des Mitarbeiter Auswertung der Rückantworten zu verteilten Fragen; pro Leitfaden, pro Mitarbeiter.
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2. Bearbeitungsstatus_Gesamt Auswertung der Bearbeitungsstände zu allen Fragen und allen Leitfäden.
3. Bearbeitungsstatus_Gesamt_Auswahl
Auswertung der Bearbeitungsstände zu allen Fragen pro Leitfaden, pro Status.
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4. Bearbeitungsstatus_verteilt_Auswahl Auswertung der Bearbeitungsstände zu verteilten Fragen pro Leitfaden, pro Status.
5. Bearbeitungsstatus_verteilt_Gesamt Auswertung der Bearbeitungsstände zu verteilten Fragen; alle Leitfäden.
6. Leitfaden_mit_BEM_Text
Ausgabe ausgefüllter Leitfaden pro Leitfaden.
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7. Masznahmen_alle Ausgabeliste aller definierten Maßnahmen pro Leitfaden.
2.4.1 Anforderung: Reporting
1. Direkte Integration eines Reportingtools in die Anwendung.
2. Möglichkeit zur Hinterlegung bzw. Auswahl von Standardreports (siehe 2.4 Reporting) in die Anwendungsoberfläche.
3. Möglichkeit zur Erstellung/Hinterlegung von benutzerspezifischen (Ad hoc)-Reports.
4. Die Ausgabe eines Leitfadens muss im Originalformat der jeweiligen Verbände (Word) erfolgen.
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2.5 Zugriffsberechtigungen
2.5.1 Benutzerrollen
Es sind drei Benutzerrollen mit unterschiedlichen Zugriffsrechten vorhanden:
1. Systemadministrator (alle Rechte)
2. Auditleiter (alle Rechte, außer Benutzerverwaltung)
3. Mitarbeiter (nur Bearbeitung von Fragen)
Abbildung 15: Benutzeroberfläche Mitarbeiter
2.5.2 Benutzerverwaltung
Der Aufruf der Benutzerverwaltung erfolgt über die Menüpunkte [Einstellungen] -> [Benutzer].
Abbildung 16: Hauptbildschirm Benutzerverwaltung
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Die Benutzereinrichtung erfolgt durch den Administratoren. Dazu stehen folgende Funktionen zum Verwalten von Benutzern zur Verfügung:
• Neuer Benutzer
• Benutzer bearbeiten
• Benutzer entfernen
2.5.3 Benutzer anlegen
Durch einen Klick auf die Schaltfläche [Neuer Benutzer] öffnet sich ein Dialog zum Anlegen eines neuen Benutzers.
Abbildung 17: Neuer Benutzer - Dialog
Der Dialog zeigt die Felder:
• Vorname Eintragen des Vornamen des neuen Benutzers.
• Nachname Eintragen des Nachnamen des neuen Benutzers.
• Benutzername Eingabe eines beliebigen, neuen Benutzernamen.
• Passwort Eingabe eines beliebigen, neuen Passwortes.
• Bestätigen Nochmalige Passwort-Bestätigung.
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• Benutzerrolle Vorgabe der Benutzerrolle {Administrator, Abteilungsleiter, Mitarbeiter} für den neuen Benutzer.
• Vorgesetzter
Alle Felder sind Pflichtfelder. Erst nachdem diese ausgefüllt sind, wird die Schaltfläche [Speichern] aktiviert. Der neue Benutzer wird durch Klick auf diese Schaltfläche angelegt.
2.5.4 Benutzer bearbeiten
Um die Angaben eines Benutzers bearbeiten zu können, markieren Sie diesen zuerst in der Tabelle. Anschließend klicken Sie auf die Schaltfläche [Benutzer bearbeiten]. Es öffnet sich ein Dialog, in dem Sie die einzelnen Angaben zum Benutzer verändern können (siehe Abbildung 17: Neuer Benutzer - Dialog). Nachdem die Bearbeitung des Benutzers abgeschlossen ist, werden die Änderungen durch Drücken der Schaltfläche [Speichern] übernommen.
2.5.5 Benutzer entfernen
Um einen Benutzer zu löschen, wählen Sie diesen in der Tabelle aus und klicken Sie anschließend auf Benutzer entfernen.
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3 Leitfadenaktualisierung
Die Leitfäden werden von den Fachverbänden fortlaufend angepasst (ca. 1 x pro Jahr). Die Anpassungen können sein:
1. Inhaltliche Änderung von bestehenden Fragen 2. Einfügen neuer Fragen/Kapitel
Bei neuen Fragen wird von uns eine Standard-(Muster-)Antwort gesetzt. 3. Streichen bisheriger Fragen/Kapitel 4. Umnummerierung bisheriger Fragen/Kapitel
Als Kundenservice werden von uns die bestehenden Kundendaten jeweils entsprechend angepasst, d. h.
1. die bisherige Kundendaten (Antworten, Dokumentenlinks, Mitarbeiterzuordnungen, Mitarbeiterantworten) werden aus dem Altbestand (in eine Excel-Tabelle) ausgeladen.
2. die bisherigen Kundendaten werden den neuen/geänderten Leitfäden zugeordnet (Excel-Konvertierungstabelle).
a. bei wegfallenden Fragen entfallen auch die bisherigen Kundenantworten b. bei neuen Fragen, werden die neuen Standard-(Muster-)Antwort eingefügt. c. Bei weiterhin existierenden Fragen werden die Altantworten entsprechend
zugeordnet.
3. Die neuen Leitfäden inkl. der bisherigen Kundenantworten/-links werden per SQL-Statements für die jeweilige Datenbank (MySQL, Postgres) in die Kundendaten-bestände importiert. Die bisherigen Leitfäden werden durch die aktualisierten ersetzt.
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3.1 Anforderung: Leitfadenupdate
Ein entsprechendes, wie oben beschriebenes Aktualisierungsverfahren ist auch für das neue System zu integrieren.
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4 Anforderung: Migration
Vorhandene Altlösungen sind durch die neue Anwendung abzulösen. Dazu ist eine Migration der Altdatenbestände erforderlich. Die bisherigen TSM-Anwendungen laufen auf der Basis von MySQL oder PostgreSQL. Es sind möglichst automatisierte Migrationsverfahren von alt auf neu zur Verfügung zu stellen.
