Universität Stuttgart - Webex Meetings...Universität Stuttgart 7 Änderung des Profils 1. Klicken Sie oben rechts auf Ihren Namen 2. Wählen Sie „Mein Profil“ 3. Klicken Sie

Webex Meetings

Erste Schritte zur Durchführung von

und Teilnahme an Online Meetings

Sie müssen sich an Webex anmelden, wenn Sie

1. selbst Ihren sog. „persönlichen Raum“ nutzen möchten

2. mit Termin versehene Meetings mit anderen Personen durchführen

möchten

3. mit Termin versehene Meetings im Auftrag einer anderen Person

anlegen möchten (diese andere Person benötigt ebenfalls einen

Account für Webex an der Universität Stuttgart)

Sie müssen sich nicht zwingend anmelden, wenn Sie nur an Meetings

anderer Personen teilnehmen möchten.

Sie können Webex und den Umgang damit ohne Anmeldung ausprobieren,

indem Sie https://www.webex.com/de/test-meeting.html aufrufen.

Universität Stuttgart 2

Wann muss ich mich bei Webex mit meinem Account anmelden?

https://www.webex.com/de/test-meeting.html

Es existieren drei Wege zum Anlegen von Meetings:

In dieser Anleitung wird für das Terminmanagement die Nutzung der

Webanwendung beschrieben.

Die Durchführung von und Teilnahme an Meetings wird anhand der

Windows Desktop Applikation beschrieben.


Nutzung von Webex Meetings

Webanwendung Windows Desktop-App Outlook-Plugin

Wenn Sie Webex noch nie als Gastgeber*in genutzt

haben, registrieren Sie sich wie hier beschrieben:

1. Öffnen Sie die Seite https://siam.uni-stuttgart.de/

und melden Sie sich mit Ihrem Benutzerkonto an

(z.B. Beschäftigte: ac123456; Studierende:

st123456)

2. Wechseln Sie auf den Reiter „Webex“.

3. Schließen Sie die Registrierung ab, indem Sie

auf "Account anlegen" klicken.

4. Speichern Sie die Änderungen und merken Sie

sich die angegebene E-Mailadresse „Bei Webex

anmelden mit“.


Registrieren als Gastgeber*in an der Universität

https://siam.uni-stuttgart.de/

1. Öffnen Sie die Seite

https://unistuttgart.webex.com/ in einem

Webbrowser.

2. Rechts oben im Browser klicken Sie den

"Anmelden"-Button und wählen im Drop-Down-

Menü "Webex".

3. Geben Sie Ihre primäre E-Mail-Adresse

ein. Diese kann in SIAM abgefragt werden (s.

vorherige Seite).

4. Geben Sie in der folgenden Anmeldemaske als

Nutzerkennung Ihr Benutzerkonto an.


Anmelden an Webex

https://unistuttgart.webex.com/https://siam.uni-stuttgart.de/


Erklärung der Startseite

URL des „persönlichen Raums“

Meine nächsten Meetings

(als Gastgeber*in oder

Teilnehmer*in)

Meeting im

„persönlichen Raum“

jetzt starten

Meeting mit

Teilnehmern planen

An diesem Meeting jetzt

teilnehmenKalender mit allen meinen

Meetings anzeigen

Zugangsdaten zum persönlichen Raum für Gäste

in Zwischenablage kopieren (bspw. für E-Mails)


Änderung des Profils

1. Klicken Sie oben rechts auf Ihren Namen

2. Wählen Sie „Mein Profil“

3. Klicken Sie auf der folgenden Seite auf „Profil

bearbeiten“

4. Klicken Sie die Information an, die Sie ändern

wollen (Profilbild, Anzeigename, Vor-/Nachname)

und geben Sie im folgenden Fenster die

geänderten Informationen ein. Hinweis: die E-

Mailadresse kann hier nicht geändert werden.

5. Klicken Sie nach Abschluss der Änderungen auf

„ Konto-Einstellungen“, um zur Hauptseite

zurückzukehren.

6. Es dauert eine gewisse Zeit, bis die Änderungen

wirksam werden

1. Klicken Sie auf „Termin ansetzen“

2. … und vergeben Sie einen Namen für den Termin bzw. das Meeting


Planen und Starten eines Meetings

3. Sie haben die Möglichkeit, das Meeting für einen späteren Termin oder

Zeitpunkt zu planen oder sofort mit Teilnehmenden zu beginnen.

4. Geben Sie Datum, Uhrzeit und Dauer des zu planenden Meetings ein

und klicken Sie auf „Abgeschlossen“.



5. Sie können entscheiden, ob Sie

Teilnehmende direkt über Webex

zur Teilnahme am Termin

einladen…:

1. Geben Sie die E-Mail-

Adressen der Teilnehmenden

ein.

2. Trennen Sie mehrere E-Mail-

Adressen durch ein Komma.

3. Sie können mehrere E-

Mailadressen bspw. aus

einem Word-Dokument

kopieren und gleichzeitig

einfügen.



6.… oder das Meeting zunächst ohne

die Eingabe von Teilnehmer*innen

anlegen

1. Lassen Sie das Feld

„Teilnehmer“ frei.

2. Der Termin wird nur mit Ihnen als

Organisator*in angelegt.



7. Für Ihr Meeting können Sie in der Schaltfläche „Erweiterte Optionen

anzeigen“ diverse Voreinstellungen vornehmen:

Versenden Sie beispielsweise schon mit der Einladung die geplante

Tagesordnung, …



8. …oder legen Sie fest, was die Teilnehmenden während des Meetings

sehen können, welche Rechte sie haben oder ob Sie einen Chat

zulassen möchten:

oder auch:



9. Sie haben das Meeting mit Teilnehmenden in Webex geplant bzw.

gestartet: Sie sowie alle Teilnehmenden erhalten eine E-Mail mit allen

relevanten Informationen: bspw. Termin des Meetings, URL zur Einwahl,

Passwort...



Gastgeber*in Teilnehmer*in

Zum Start des Meetings reicht ein Klick auf den enthaltenen Link.

10. Sie haben das Meeting zunächst ohne Teilnehmende in Webex geplant

bzw. gestartet:



Teilnehmer*inGastgeber*in

Sie erhalten eine E-Mail mit

allen relevanten Informationen:

bspw. Termin des Meetings,

URL zur Einwahl, Passwort...

Die URL können Sie beispielsweise in

Ihrem ILIAS-Kursraum einstellen oder

über ILIAS an die Studierenden

versenden.

Nach Klick auf die URL öffnet sich für die

Teilnehmenden der Browser und sie

können dem Termin beiwohnen.

1. Starten des Meetings:

Klicken Sie zum angesetzten Termin des Meetings auf die in der

Einladungs-E-Mail befindliche Schaltfläche „Meeting beitreten“ bzw.

„Meeting starten“:


Meeting abhalten

Gastgeber*in Teilnehmer*in

2. Vor dem eigentlichen Beitritt zum Meeting haben Sie folgende

Steuerungsmöglichkeiten (App und Browser ähnlich)


Dem Meeting beitreten

Auswahl und Test von

Lautsprecher,

Mikrofon und Kamera

Auswahl der

Audioverbindung (Telefon

oder Computer)

Mikrofon

an/aus

Kamera

an/aus

Mit den gewählten

Einstellungen dem Meeting

beitreten

Wenn Sie die Audioverbindung per Telefon wünschen,

bekommen Sie nach Klick auf „Meeting starten“ die

anzurufende Telefonnummer, den Zugriffscode und Ihre

Teilnehmer-ID angezeigt.

Bitte geben Sie dem Sprachcomputer von Webex nach

Aufforderung sowohl den Zugriffscode als auch Ihre

Teilnehmer-ID an. Sie sind sonst in der Teilnehmerliste

sowohl namentlich als auch als „Call-in-Benutzer“ gelistet.

Um Echos zu vermeiden, wählen Sie sich bitte nicht

sowohl per Computer-Audio als auch per Telefon ein.

3. Nach der Einwahl in das Meeting:


Meeting abhalten, am Meeting teilnehmen

Teilnehmerliste

Diese Person hat

die Kamera aktiviert

Mikrofonstatus = diese

Person ist „gemuted“

AudiostatusKopfhörer: diese Person nimmt per PC teil

Telefonhörer: diese Person nimmt per Telefon teil

Chat mit dieser

Person beginnen

Momentan sprechende

Person

Meeting im VollbildVideodarstellungMeeting-Info

SteuerungsmenüIhr eigenes

Kamerabild

Bewegen Sie Ihre Maus, wird am unteren Rand des Bildschirms das Menü sichtbar. In diesem können Sie alle für die Konferenz gewünschten Einstellungen vornehmen.


Meeting abhalten – Steuerung

Mikrofonsymbol:

Sie werden von den

Teilnehmenden gehört oder

können sich selbst stumm

schalten.

Kamerasymbol:

Sie werden von den

Teilnehmenden gesehen

oder können ihre Kamera

und damit ihr Bild

ausschalten.

Optionen

anzeigen:

Bearbeiten Sie die

Audioeinstellungen,

starten Sie Umfragen

oder bearbeiten Sie

weitere Optionen für

die Konferenz.

Meeting beenden:

Klicken Sie auf das „X“

und beenden Sie das

Meeting oder nur Ihre

Teilnahme daran.

Teilnehmende /

Chat:

Lassen Sie sich die

Teilnehmenden am Meeting

anzeigen und starten Sie

währenddessen eine

Unterhaltung mit einer*einem

beliebigen Teilnehmer*in oder

mit allen Beteiligten.

Den Desktop teilen:

Teilen Sie Dateien,

Anwendungen oder Videos.

Präsentieren Sie was immer

Sie möchten auf dem

Desktop Ihres Computers.

Meeting aufzeichnen:

Kann nur der/die

Gastgeber*in und muss

vorher mit den

Teilnehmer*innen

abgestimmt werden.

4. Sie steuern Ihre Meeting-Teilnahme über das Menü. Das Menü verschwindet

automatisch und wird durch Mausbewegung innerhalb von Webex wieder aktiviert.


Meeting abhalten – Optionen-Menü

Einladen und

ErinnernSchicken Sie

während des

Meetings

Einladungen an

Personen

Meeting sperren (nur Gastgeber*in)

Bei „Meetings“: es

können keine weiteren

Personen am Meeting

teilnehmen. Diese

werden direkt

abgelehnt, wenn sie

den Teilnahmelink

klicken

Bei „persönlichem

Raum“: neu

hinzukommende

Personen müssen in

der „Lobby“ warten, bis

der Gastgeber sie

hereinlässt.

Meeting-Link in

Zwischenablage kopieren

Audio-

verbindungSteigen Sie

während des

Meetings auf

eine andere

Verbindung um

Kamera- und

Audio-

OptionenÄndern Sie

während des

laufenden

Meetings ihre

Einstellungen

1. Um eine Aufzeichnung zu

starten, klicken Sie auf das

„Record“-Symbol.

2. Webex weist Sie auf die

Aufzeichnung hin.

3. Nach Abschluss des Meetings

und der Aufzeichnung

erhalten Sie eine E-Mail,

sobald das Video bereit steht.

4. Die Aufzeichnung können Sie

von der Webex-Homepage

herunterladen oder den Link

dazu an andere Personen

verschicken.


Meeting abhalten - Aufzeichnungen

• Weitere Möglichkeiten des Zusammenarbeitens:


Meeting abhalten

„Ball weitergeben“Alle Teilnehmenden können Informationen teilen – ziehen

Sie den Ball einfach auf den Namen der neuen

Moderatorin oder des neuen Moderators.

Dieser Schritt ist nicht zwingend notwendig.

Teilnehmer*Innen können jederzeit mit dem Teilen von

Informationen beginnen, ohne vorher zum Moderator

gemacht zu werden.

„Handheben“:Redebeiträge können durch die Teilnehmenden durch einen

Klick auf das „Handheben“-Symbol neben dem eigenen

Namen in der Teilnehmendenliste angezeigt werden.

„Die Hand“ muss aktiv wieder zurückgenommen werden.

Diese Funktion ist ab einer bestimmten Gruppengröße

nicht mehr sinnvoll einsetzbar. Es sollte stattdessen eine

zweite moderierende Person helfend zur Seite stehen.

Stattdessen können die Teilnehmer*innen ihren

Redewunsch per Chatnachricht anzeigen. Die helfende

Person oder der/die Gastgeber*in selbst überwacht den

Chat und reagiert auf die Redewünsche.

1. Sie können den anderen

Teilnehmer*innen am Meeting Ihren

Bildschirm zeigen. Klicken Sie dazu

auf das Symbol mit dem Pfeil.

2. Fahren Sie mit der Maus über den

Text „Sie geben diesen Bildschirm

frei“ am oberen Bildschirmrand, um

auf das Meeting-Menü zuzugreifen.

3. Beenden Sie die Freigabe Ihres

Bildschirms, indem Sie auf

„Freigabe beenden“ klicken.


Meeting abhalten – Bildschirm teilen

Es wird empfohlen, vor dem Teilen des

Bildschirms alle für die Präsentation

nicht benötigten Applikationen zu

schließen, um nicht unabsichtlich

vertrauliche Dinge zu zeigen.

4. Um als Gastgeber*in das Meeting zu

beenden oder als Teilnehmer*in das

Meeting zu verlassen, klicken Sie auf

das „X“.

5. Als Teilnehmer*in werden Sie

gefragt, ob Sie das Meeting verlassen

möchten (Sie können wieder

teilnehmen, indem Sie erneut auf den

Link in der Einladung klicken).

6. Als Gastgeber*in werden Sie gefragt,

ob Sie das Meeting verlassen oder

beenden möchten. Vor dem

Verlassen müssen Sie eine*n

Teilnehmer*in als neue*n

Gastgeber*in benennen, sonst wird

das Meeting beendet.

7. Beendet der/die Gastgeber*in das

Meeting, werden alle

Teilnehmer*innen aus dem Meeting

entfernt und das Meeting beendet.


Meeting beenden

• Zum Nachlesen:

• Webex – Tutorial „Ansetzen eines Meetings“:

• https://help.webex.com/de-de/mswr2eb/Schedule-a-Cisco-Webex-Meeting-in-Modern-View

• Webex – Hilfe-Center mit zahlreichen Hinweisen und Anleitungen:

• https://help.webex.com/de-de/

• Webex – YouTube-Kanal mit zahlreichen Videos:

• https://www.youtube.com/c/webex

• Tipps:

• Wiederkehrende Meetings können über die Schaltfläche „Als Vorlage speichern“ gespeichert werden.

• Kopieren Sie die URL des Meetings und das zugehörige Meeting-Passwort in Ihren ILIAS-Kursraum

und/oder senden Sie beides aus ILIAS heraus an Ihre Studierenden. Sie können sich über die URL in das

Meeting einwählen.

• Cico Webex bietet auch kostenfrei Apps zum Download für Ihre mobilen Endgeräte an.


Weitere Hinweise und Tipps

https://help.webex.com/de-de/mswr2eb/Schedule-a-Cisco-Webex-Meeting-in-Modern-Viewhttps://help.webex.com/de-de/https://www.youtube.com/c/webex

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Entstanden nach einer Idee und Vorlage der Fachhochschule Erfurt

Bei technischen Problemen mit Webex wenden

Sie sich bitte an den Webex-Support des TIK:

[email protected]

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