Kundenreferenz: IT-Strategie und Architekturberatung

WHU – Otto Beisheim School of Management

WHU mit Microsoft aufKurs in Richtung „digitaleHochschule“

Die WHU – Otto Beisheim School ofManagement ist eine private,staatlich anerkannte Hochschule imUniversitätsrang mit Sitz in Vallendarund Düsseldorf. Die WHU gehört zuden renommiertesten deutschenBusiness Schools und genießt auchinternational hohes Ansehen.

Land:Deutschland

Branche:Bildung

Mitarbeiter:250

Arbeitsplätze:5.000

Projektdauer:laufend

Produkte:Microsoft Office 365•Skype for Business•Microsoft Azure AD Premium•

Das Ziel der IT-Strategie der WHU ist die „digitale Hochschule“, d.h. die Bereitstellung professioneller IT-Services mit Mehrwert für Forschung und Lehre. Dabei setzt die renommierte Business School auf Cloud-Services von Microsoft wie Office 365 und Skype for Business.

«Office 365 undSkype forBusiness er-möglichen derWHU eine IT-Servicequalität,die im reinenOn-Premise-Betrieb nichtrealisierbarwäre.»Dirk JonachLeitung IT, WHU

AusgangslageDie Digitalisierung und der Einsatz innovativer Technologien verändern Wirtschaftund Bildung radikal. Dieser Entwicklung trägt die IT-Strategie der WHU Rechnung,indem IT-Services verstärkt als Cloud-Services oder im Hybrid-Betrieb bereitgestelltwerden.

LösungOffice 365 und Exchange Online ermöglichen hochwertige IT-Services für Studierendeund Alumni. Skype for Business ersetzt Schritt für Schritt die klassische Telefonanlageder WHU. Auf Basis von SharePoint wird das Intranet modernisiert.

VerbesserungenStudierenden, Alumni, Lehrenden und Personal der WHU stehen professionelle IT-Services für Kommunikation und Zusammenarbeit zur Verfügung. Durch den Cloud-oder Hybrid-Betrieb der IT-Services können erhebliche Kostenvorteile erzielt werden.

Die Digitalisierung verändert weltweit die Wirtschaft und macht Information zu einer gefragten Ware. Innovative

Technologien eröffnen neue Möglichkeiten, schaffen neue Geschäftsmodelle und Geschäftsfelder. Digitalisierung

verändert auch die Art und Weise wie Menschen miteinander kommunizieren und zusammenarbeiten ganz wesentlich.

Diese Entwicklung macht auch vor dem Bereich der Bildung nicht halt und ist insbesondere für eine Business School

wie die „WHU - Otto Beisheim School of Management“ ein zentrales Thema und eine spannende Herausforderung.

Die WHU gehört zu den besten und renommiertesten deutschen Business Schools und genießt national und inter-

national hohes Ansehen. An den beiden Standorten in Vallendar und Düsseldorf hat sich die private Hochschule dem

Anspruch "Excellence in Management Education" in Lehre, Forschung und Praxis verschrieben. Die Transformation in

Richtung einer „digitalen Hochschule“ im Sinne der Bereitstellung qualitativ hochwertiger IT-Services für Forschung

und Lehre spielt daher in der IT-Strategie der WHU eine zentrale Rolle.

„Im Mittelpunkt unserer IT-Strategie steht die Bereitstellung einer zukunftsfähigen Informationsinfrastruktur und

professioneller IT-Services mit Mehrwert für Forschung und Lehre an der WHU“, erläutert Dirk Jonach, IT-Leiter der

WHU. „Dabei gibt es viele Chancen, aber auch einige Risiken zu beachten – und nicht zuletzt spielt auch die Kosten-

frage eine wesentliche Rolle.“

Professionelle Funktionalität – Die Nutzung von Office 365 ist ein gutes Beispiel für die Herausforderungen der

digitalen Transformation. Der Cloud-Service von Microsoft bietet den Studierenden der WHU ein umfassendes

Angebot an Produktivitätstools wie sie heute auch in der Wirtschaft üblich sind: E-Mail-Account mit 50 GB Postfach,

Spam- und Virenschutz, Kalender-, Aufgaben- und Kontaktfunktion sowie OneDrive for Business. Auch die Office-Suite

mit Word, Excel, PowerPoint, Outlook und OneNote kann von den Studierenden kostenlos genutzt werden (Student

Advantage Benefits).

Kundenreferenz:

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IT-Strategie und Architekturberatung

Innenhof des WHU-Campus in Vallendar

Optimale Integration – Ein praktischer Vorteil im täg-

lichen Einsatz ist die optimale Integration der Microsoft-

Anwendungen aus Sicht der Nutzer ebenso wie aus Sicht

der IT-Administration. Microsoft bietet hier eine

Komplettlösung aus einem Guss, bei der sämtliche

Komponenten im Frontend wie im Backend reibungslos

ineinander greifen. Das führt in weiterer Folge zu hoher

Akzeptanz bei den Anwendern und reduzierten

Aufwänden bei der Administration.

Kostenvorteil – „Dieses umfassende und hochprofes-

sionelle Angebot für Studierende und Alumni wäre auf

Basis einer reinen On-Premise-Lösung nicht finanzierbar

gewesen“, betont Jonach. Die Cloud-Lösung bringt der

WHU hingegen einen klaren Kostenvorteil: Hardware-

Investitionen entfallen in Zukunft und es werden

Kapazitäten freigespielt, die für andere IT-Aufgaben

genutzt werden können. Inzwischen sind die Postfächer

aller Studierenden und Alumni in der Cloud. Die

Mitarbeiter sowie einige wenige Nutzer, die der Migration in die Microsoft-Cloud nicht zugestimmt haben, werden aus

datenschutzrechtlichen Gründen noch On-Premise verwaltet. Um die einheitliche Passwort-Verwaltung für alle sicher-

zustellen, kommt Microsoft Azure AD Premium zum Einsatz. „Microsoft bietet nicht nur die beste Lösung, sondern hat

sich auch mit speziellen Lizenzangeboten für Bildungseinrichtungen als zuverlässiger und flexibler IT-Partner

erwiesen“, so Jonach.

Telefonie mit Skype for Business – Weitere Kosteneinsparungen will die WHU mit der Konsolidierung der IT-Infra-

struktur erzielen. Dazu zählt auch Telefonie. Skype for Business ersetzt Schritt für Schritt die klassische Telefonanlage,

berichtet Jonach: „Am Standort Düsseldorf haben wir bereits ganz auf die Unified Communications Lösung umgestellt,

in Vallendar telefoniert bereits ein Drittel mit Skype for Business.“ Bis zum Sommer 2016 soll die klassische Telefon-

anlage auch am zweiten Standort der Vergangenheit angehören.

Skype for Business bietet viele Möglichkeiten wie Präsenzstatus, One-Number-Solution, optimale Mobilität und

Videokonferenzen. Aber nicht nur das Plus an Funktionalität spricht für die Lösung von Microsoft. Dank optimiertem

Lizenzmanagement bringt der Wechsel auch klare Kostenvorteile: „Die Kosten sind im Vergleich zur alten Telefon-

anlage bei Betrieb und Wartung verschwindend klein und auch mit den Lizenzkosten immer noch deutlich geringer“,

so Jonach. Lediglich für die Auswahl der Endgeräte fallen Hardware-Investitionen an. Für die Evaluierung der

passenden Geräte bleibt ausreichend Zeit, denn der Hybrid-Betrieb funktioniert hervorragend.

Nächster Schritt: Einheitliches Intranet auf SharePoint-Basis – Der nächste Schritt in Richtung „digitale Hochschule“

ist die Modernisierung des Intranets. „Nachdem nun auch die Modernisierung des Campus Managements abgeschlos-

sen ist, starten wir voraussichtlich im Januar 2016 mit der kompletten Ablöse des bestehenden Intranets durch eine

SharePoint-Lösung“, so Jonach. Bisher werden verschiedene Insellösungen genutzt, die künftig auf SharePoint Online

als einheitliche Plattform für die gesamte Kommunikation und Zusammenarbeit an der Hochschule zusammengeführt

werden. Auch hier erwartet die WHU einen doppelten Mehrwert: Verbesserte Funktionalität und damit Effizienz-

steigerung auf der einen Seite, mittelfristige Kostenvorteile und reduzierte IT-Aufwände auf der anderen Seite.

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