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Prozess- und Projektmanagement
Leistungsbewertung undProjektfortschritt
2011Manfred Bauer
Dipl.-Ing. Dipl.-Projektmanager (FH)
Prozess- und Projektmanagement 2011 Leistungsbewertung und Projektfortschritt
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Die Feststellung des Projektstatus zu einem aktuellen Stichtag setzt einerseits eine detaillierte Planung voraus und andererseits eine realistische, messbare Projektfortschrittskontrolle. Die Qualität der Planung und des Soll-Ist-Vergleiches ist entscheidend für realistische Prognosen auf das Projektende. Die Methoden zur Bestimmung des Fortschrittsgrades sind in ihrer Aussage und Wirkung sehr unterschiedlich. Auswahl und Einsatz für den speziellen Projektfall erfordern entsprechende Erfahrung der Projektbeteiligten.
Leistungsbewertung und Projektfortschritt
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erDefinition nach DIN
Projektfortschritt nach DIN 69901-5
Vergleich zweier Stände eines Projekts, Arbeitspaketes oder Vorgangs, wobei die geplanten Ziele mit der jeweiligen Situation verglichen werden.En: project success
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erFragen zum Projektfortschritt
• Welche Ergebnisse (Sach- und Dienstleistungen) waren bis zum Stichtag geplant?
• Welcher Aufwand (Stunden und Kosten) war bis zum Stichtag geplant?
• Sind die bis zum Stichtag geplanten Ergebnisse realisiert (zu wie viel Prozent)?
• Welcher Aufwand ist bis zum Stichtag angefallen?
• Welcher Aufwand hätte bis zum Stichtag für die realisierten Ergebnisse anfallen dürfen?
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erProbleme bei der Fortschrittsmessung
• Fehlende (Mengen-) Maßstäbe
• Messen, Zählen, Wiegen,
• Zeitverzögerte Feststellung der Zielerfüllung
• Falsche oder unzureichende Rückmeldungen zu Terminen, Fertigstellungswerten etc.
• Datenmengen werden nicht bewältigt
• Detailanforderungen, die nicht der Planung entsprechen.
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erDetaillierungsgrad Leistungsbeschreibung
• Sach- und Dienstleistungen für ein Projekt werden in der Regel in Arbeitspaketen beschrieben und ggf. in detaillierten Vorgangsbeschreibungen fixiert.
• Die optimale Gliederungstiefe und die damit verbundene Detaillierung der o.g. Leistungen hängen von der Projektart, den vertraglichen und projektspezifischen Bedingungen ab.
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erDetaillierungsgrad Festlegung
• Welche Gliederungstiefe verlangt die eigene Position, d.h. welche Detaillierung der Informationen benötige ich?
• Können die Rückmeldungen in der gleichen Detaillierung beschafft werden, wie diese geplant wurden?
• Sind die anfallenden Datenmengen vernünftig handhabbar?
• Stehen Kapazitäten (Projekt-Assistenz, Projekt-Office, Projektkaufmann etc.) zur Datenbearbeitung zur Verfügung?
• Genügt die vorhandene Software, genügen die Prozessvorgaben (Montagebericht, Tagesbericht, Konstruktionsberichte etc.) den gestellten Forderungen?
Verweise auf K-Bericht,Tagesberichte, Rückmeldungen Team siehe Folgeblatt
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Rückmeldeverfahren, die im Team festzulegen sind:– Gemeinsame Einarbeitung der „Ist“-Termine
– Zusenden von Terminplänen mit Rot-Eintragungen
– Bereitstellen von Terminlisten (z.B. Excel)
– Aktualisierte Lieferantenterminpläne
– Baustellenberichte
– Interne Verfahren, in denen Termine festgehalten werden
z.B. (SAP Doku etc.)
Termincontrolling / Update des Terminplanes
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erMaßgrößen zur LeistungsbewertungIm Anlagenbau werden meist folgende Größen zur Beschreibung der Leistung gemessen:
Ausführungsunterlagen in Stück, z.B. Aufstellungspläne, Konstruktionszeichnungen, Festigkeitsberechnungen, Rohrleitungsisometrien.
Betonvolumina in m³, z.B. Bodenplatten, Streifenfundamente, Geschoßdecken, Stützen und Wände.
Montagegewichte in kg,t, z.B. Stahlbaukonstruktionen, Behälter, Komponenten, Rohrleitungen.
Herstelllängen in m, z.B. Kranschienen, Kabellängen, Rohrleitungssysteme
Fertigungseinheiten in Stück oder kg, z.B. Schaltschränke, Rohrhalterungen, Schweißnähte.
Normierte Meßgrößen, z.B. 1-Zoll-Schweißnaht für Nahtschweißungen.
Aufwand in Stunden, z.B. Konstruktion, Engineering etc.
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erFortschrittsgrad
Eine wesentliche Größe bei der Ermittlung des Fortschrittes im Projekt ist der sogenannte Fortschrittsgrad, abgekürzt mit FGR.
Der FGR wird ermittelt mit verschiedenen Verfahren (siehe Folgeseiten).
Der Fortschrittsgrad ist die Maßangabe in Prozent für die Zielerreichung zu einem bestimmten Zeitpunkt.
Der Ist-Fortschrittsgrad wird üblicherweise oft als Fertigstellungsgrad bezeichnet.
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erFortschrittsgrad
DIN 69901-5 Projektmanagement, Teil 5: Begriffe
Fertigstellungsgrad (en: percent complete)
Verhältnis der zu einem Stichtag erbrachten Leistung zur Gesamtleistung, z.B. eines Arbeitspaketes oder eines Projekts.
Fertigstellungswert (en: earned value)
Wert (z.B. geleistete Arbeit), der sich bei der Abwicklung des Projekts zu einem bestimmten Stichtag ergibt und für Vorgänge, Arbeitspakete oder ein Projekt ermittelt werden kann.
Anmerkung: In der Praxis wird der Fertigstellungswert oft mit dem Planwert zum Stichtag verglichen.
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erFortschrittsgrad
FGR = Ist-Leistung / Gesamtleistung
FGRplan [%] = Maßangabe für die zum Stichtag geplante Zielerreichung
FGRIst [%] = Maßangabe für die tatsächliche Zielerreichung am Stichtag, entspricht dem Fertigstellungsgrad nach DIN 69901-5
FW Fertigstellungswert = geplante Gesamtkosten x FGRIst
entspricht dem Arbeitswert = Earned Value Soll-Kosten entsprechend dem Ist-Fortschrittsgrad
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erVerfahren zur Projektfortschrittsermittlung
• Statusschritt-Technik (Meilenstein-Technik)
• 50-50 Verfahren
• 0-100 Verfahren
• Mengen-Proportionalität
• Sekundär-Proportionalität
• Schätzung
• Zeit-Proportionalität
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erVerfahren zur Projektfortschrittsermittlung
1. Statusschritt-Technik
2. 50-50 Verfahren
3. 0-100 Verfahren
4. Mengen-Proportionalität
5. Sekundär-Proportionalität
6. Schätzung
7. Zeit-Proportionalität
Objektiv d.h. nachprüfbar
Subjektiv d.h. „Notbehelf“
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erVerfahren zur Projektfortschrittsermittlung
1. Statusschritt-Technik
2. 50-50 Verfahren
3. 0-100 Verfahren
4. Mengen-Proportionalität
5. Sekundär-Proportionalität
6. Schätzung
7. Zeit-Proportionalität
Objektive Verfahren
Anwendung bei mind. 80% der Arbeitspakete
Subjektive Verfahren
Anwendung bei max. 20% der Arbeitspakete
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Projektfortschritt nach DIN 69901-5
Vergleich.En: project success
Statusschritte
• Für den Projektteilbereich müssen Statusschritte oder Meilensteine definiert sein.
• Die Zeitdauer erstreckt sich über mehrere Berichtsperioden.
• Der Fortschrittsgrad wird erst nach 100% -Erfüllung und positivem Ergebnis angerechnet.
Status-schritte
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Projektfortschritt nach DIN 69901-5
Vergleich.En: project success
50-50 Methode
• Die Bearbeitung des Projektteilbereiches bedingt Vorleistungen.
• Die Vorleistungen werden mit einem Fortschrittgrad von 50% zu Beginn der eigentlichen Tätigkeit berücksichtigt.
• Die Zeitdauer sollte weniger als 3 Berichtsperioden umfassen.
50-50
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Projektfortschritt nach DIN 69901-5
Vergleich.En: project success
0-100 Methode
• Bis zum Abschluss des Projektteilbereichs wird kein Zwischenfortschritt definiert.
• Bei vollständiger Abarbeitung/Erledigung werden 100% angesetzt, z.B. für Vorgänge im Arbeitspaket.
• Die Zeitdauer sollte 1 Berichtsperiode umfassen.
0-100
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Projektfortschritt nach DIN 69901-5
Vergleich.En: project success
Mengen-Proportionalität
MengenProportionalität
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erMengen-Proportionalität
• Es fallen meßbare, bzw. zählbare Ergebniseinheiten im Projektteilbereich an.
• Für den Betrachtungszeitraum liegt eine zeit- und mengenbezogenen Leistungsplanung vor.
• Der Fortschrittsgrad ergibt sich aus dem Verhältnis aktuelle Mengeneinheit zur Gesamtmengeneinheit.
• Der Fertigstellungswert ergibt sich aus Fortschrittsgrad multipliziert mit den geplanten Gesamtkosten.
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erLeistungsbewertung und Projektfortschritt
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Projektfortschritt nach DIN 69901-5
Vergleich.En: project success
Sekundär-Proportionalität
SekundärProportionalität
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erSekundär-Proportionalität
• Die Leistungserbringung und damit der Fortschrittsgrad ist abhängig vom Fortschritt einer anderen Betrachtungseinheit.
• Zwischen den Fertigstellungswerten der Betrachtungseinheiten besteht eine feste Relation, z.B. als Bruchteil- oder Prozentangabe.
• Der Fortschrittsgrad der unabhängigen Betrachtungseinheit wird nach einer objektiven Messmethode ermittelt.
• Anwendung, z.B. Qualitätssicherung, Montagesteuerung proportional zur Montagemenge, Dokumentationserstellung etc.
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Projektfortschritt nach DIN 69901-5
Vergleich.En: project success
Schätzung
Schätzung
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erSchätzung
• Für die Betrachtungseinheit liegen keine Bewertungs- oder Maßgrößen vor.
• Die objektiven Methoden können nicht angewendet werden.
• Die Methode der Zeit-Proportionalität kann nicht angewendet werden.
• Wegen des 90%-Syndroms sollten FGR-Schätzungen nur bis höchstens 80% angewendet werden.
• Schätzungen sollten nur von Experten erfolgen, die sich der Auswirkung von falschen Schätzungen bewusst sind.
90%-Syndrom
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er90%-Syndrom
•Projektlaufzeit aktuell 16 Monate
• Fertigstellungsgrad FGRist 90%(vom PM geschätzt)
• Ist-Kosten aktuell 350.000,- EUR
• Fertigstellungswert FW = Plankosten x FGRist
• FW = 400.000,- x 0,9 = 360.000,-
Fazit: Ist-Kosten 10.000,- unter FW, keine Maßnahme erforderlich.
• Projektlaufzeit aktuell 18 Monate
• Fertigstellungsgrad FGRist 90%(vom PM unverändert geschätzt)
• Ist-Kosten aktuell 380.000,- EUR
• Fertigstellungswert unverändert da weiterhin 90%
• FW = 360.000,-
Fazit: Ist-Kosten 20.000,- über FW, Maßnahmen erforderlich?
• Projektlaufzeit gesamt 20 Monate
• Plankosten 400.000,- EUR
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erSchätzung
• Vorsicht: Wird bei der Schätzung des Fortschrittsgrades gleichzeitig der Restbedarf an Zeit bzw. Geld definiert und der Fortschrittsgrad wie folgt ermittelt:
IstaufwandFGR ist =
(Istaufwand + Restaufwand)
• Bei dieser Betrachtungsweise wird die Planvorgabe ständig an die Ist-Situation des Projektes angepasst.
• Diese Methode ist aber ein wertvoller Indikator zum Abwicklungs- und Kostenverlaufs.
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erEinflussfaktoren bei Schätzungen
Einflussfaktoren (menschlich) auf Schätzungen:
politisch; positiver oder negativer Stakeholder?
verkäuferisch bestimmt; Auftragserhalt um jeden Preis?
Machtorientierung; ist der Schätzer machtbeeinflusst?
Schätzer gleich Realisierer; erhöht die Sorgfalt, kann aber auch zu unnötigen Reserven führen.
Optimist oder Pessimist; Dreipunktmethode anwenden!
Schätzerfahrung; positive oder negative Erfahrung?
Sozialzeiten in der Projektabwicklung „Small talk“
Bekannt aus der Einsatzmittel-,
Terminplanung
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erUnsicherheitsfaktoren bei Schätzungen
Verfügbarkeit der Ressourcen; gibt es Termin- oder Prioritätenverschiebungen aus anderen Projekten, Bereichen?
Termintreue von externen Lieferanten; gibt es Termin- oder Prioritätenverschiebungen aus anderen Aufträgen, gibt es z.B.Materialengpässe oder sind diese zu erwarten?
Konflikte im Team und mit Stakeholdern; sind demotivierend und kosten Zeit. Konflikte müssen einer Lösung zugeführt werden.
Aufgaben wurden bei der Projektstrukturierung (PSP) vergessen.
Beste Lösung; Ingenieure wollen oft die bestmögliche technische Lösung und schießen über das Ziel (Auftrag) hinaus.
Bekannt aus der Einsatzmittel-,
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Projektfortschritt nach DIN 69901-5
Vergleich.En: project success
Zeit-Proportionalität
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erZeit-Proportionalität
• Für die Betrachtungseinheit liegen nur globale Leistungsbe-schreibungen vor.
• Die Arbeitsergebnisse sind im einzelnen nicht bewert- und messbar.
• Das Verhältnis von geplanter Gesamtdauer zur abgelaufenen Zeitdauer wird für die Bestimmung des Fortschrittgrades benutzt.
• Anwendung, z.B. Projektleitung, Bauleitung, Projektkaufmann, Maschineneinsatz etc.
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erGesamt-Fortschrittsgrad
• Für die Hochrechnung von aktuellen Teilvorgängen mit unterschiedlichen Arbeitsergebnissen (Sach- und Dienstleistungen, d.h. Engineering) ist eine einheitliche Wichtungsbasis erforderlich.
• Besonders eignen sich Personalstunden, Personal- und Sachkosten. Teilweise werden im Anlagenbau auch Stahl- bzw. Rohrleitungs-gewichte oder Schweißnahtmengen verwendet.
• Es kann kein Gesamt-Fortschrittsgrad berechnet werden, wenn keine einheitliche Messgröße als gemeinsame Wichtungsbasis vorhanden ist.
• Die Wichtung in Geldwerten sollte immer möglich sein.
Prozess- und Projektmanagement 2011 Leistungsbewertung und Projektfortschritt
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erSoll-Ist-Vergleiche und Prognosen
Der Soll-Ist-Vergleich ist die Voraussetzung für die Prognose der zu erwartenden Gesamtkosten.
Prozess- und Projektmanagement 2011 Leistungsbewertung und Projektfortschritt
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Prognostizierte
Endwerte
Soll-Ist-Vergleiche und Prognosen
Kosten
Stichtagswert
100%
FGR in %
FGRist
FW PK
Planung
Prozess- und Projektmanagement 2011 Leistungsbewertung und Projektfortschritt
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Prognostizierte
Endwerte
Soll-Ist-Vergleiche und Prognosen
Kosten
Stichtagswert
100%
FGR in %
FGRist
FW PKIst-Kosten IK2
Fall 1: IK2<FW
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Prognostizierte
Endwerte
Soll-Ist-Vergleiche und Prognosen
Kosten
Stichtagswert
100%
FGR in %
FGRist
FW PK
optimistisch
Ist-Kosten IK2
Fall 1: IK2<FW
EK21= PK x IK2/FW
EK21
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Prognostizierte
Endwerte
Soll-Ist-Vergleiche und Prognosen
Kosten
Stichtagswert
100%
FGR in %
FGRist
FW PK
planmäßig
Ist-Kosten IK2
Fall 1: IK2<FW
EK22= PK + (IK2-FW)
EK22
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Prognostizierte
Endwerte
Soll-Ist-Vergleiche und Prognosen
Kosten
Stichtagswert
100%
FGR in %
FGRist
FW PK
pessimistisch
Ist-Kosten IK2
Fall 1: IK2<FW
EK23= PK
EK23
Prozess- und Projektmanagement 2011 Leistungsbewertung und Projektfortschritt
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Prognostizierte
Endwerte
Soll-Ist-Vergleiche und Prognosen
Kosten
Stichtagswert
100%
FGR in %
FGRist
FW PK
Planung
Prozess- und Projektmanagement 2011 Leistungsbewertung und Projektfortschritt
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Prognostizierte
Endwerte
Soll-Ist-Vergleiche und Prognosen
Kosten
Stichtagswert
100%
FGR in %
FGRist
FW PK
Fall 2: IK1>FW
Ist-Kosten IK1
Prozess- und Projektmanagement 2011 Leistungsbewertung und Projektfortschritt
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Prognostizierte
Endwerte
Soll-Ist-Vergleiche und Prognosen
Kosten
Stichtagswert
100%
FGR in %
FGRist
FW PKIst-Kosten IK1
Fall 2: IK1>FW
EK11 = PK x IK1/FW
pessimistisch
EK11
Prozess- und Projektmanagement 2011 Leistungsbewertung und Projektfortschritt
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Prognostizierte
Endwerte
Soll-Ist-Vergleiche und Prognosen
Kosten
Stichtagswert
100%
FGR in %
FGRist
FW PK
planmäßig
Fall 2: IK1>FW
EK12 = PK + (IK1-FW)
Ist-Kosten IK1
EK12
Prozess- und Projektmanagement 2011 Leistungsbewertung und Projektfortschritt
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Prognostizierte
Endwerte
Soll-Ist-Vergleiche und Prognosen
Kosten
Stichtagswert
100%
FGR in %
FGRist
FW PK
Fall 2: IK1>FW
EK13 = PK
Ist-Kosten IK1
EK13
optimistisch
Prozess- und Projektmanagement 2011 Leistungsbewertung und Projektfortschritt
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erIntegrierte Projektsteuerung
Zusammenspiel von Leistungsbewertung und integrierter Projektsteuerung
• Meilenstein-Trendanalyse
• Kosten-Trendanalyse
• EVA Earned-Value-Analyse
Präsentation
Präsentation
Prozess- und Projektmanagement 2011 Leistungsbewertung und Projektfortschritt
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erArbeitshilfen zur Vorlesung
Prozess- und Projektmanagement
Die zur Verfügung gestellten Dokumente/ Präsentationen lehnen sich weitgehend an das entsprechende Kapitel des PMF an. Es handelt sich um eine Arbeitshilfe für Studierende und nicht um ein zitierfähiges Werk mit entsprechendem Copyright.
Büdingen 12.05.2011
Manfred Bauer