Verlorenes Geld kann man ersetzen. Verschwendete Zeit ist ... · Monolog statt Zuhören und Fragen 9. keine Telefonnotizen (oder auf Waschzettel) 10.keine konkreten Verabredungen

BERATUNG | MEDIATION | MODERATION | SCHULUNG

Verlorenes Geldkann man ersetzen.

Verschwendete Zeitist für immer verloren.


Mit mehr Aufwand an Planungspart man Zeit bei der Durchführung.

Es kann ein Optimum erreicht werden.Dann wird weitere Planung ineffektivund kostet nur noch Zeit.


Die Dokumentation der eigenenZeitverwaltung und -verwendung isteine Vorbedingung für (klassisches)Zeitmanagement.

Überblick über Verbrauch erhaltenErfahrungswerte für SchätzungenAnsatzpunkte für VerbesserungenZeitdiebe fassen und eliminieren


Man listet alle Tätigkeiten eines Tagesauf und analysiert alle einzelnen Postennach vier Kriterien

Musste ich das tun, war‘s notwendig?War der Zeitaufwand gerechtfertigt?War die Ausführung zweckmäßig?War der Zeitpunkt sinnvoll gewählt?

Antwortimmer nurmit jaoder nein


Zeitdiebe machen effektives Arbeitenteilweise unmöglich:

Besucher/innenTelefon unklare Zielsetzung

keine Übersicht

schlechte Tagesplanung

keine Prioritäten

nicht nein sagen könnenPapierkram & Lesen

keine MotivationUnorganisiertheit

keine Selbstdisziplinlange Besprechungen

keine oder schlechte Kommunikation

Aufschieberitis

Perfektionismus

schlechte VorbereitungWartezeiten


Zeitdiebe (und Störfaktoren) benennenund anhand von Leitfragen bearbeiten:

Wer oder was stiehlt mir die Zeit?Was sind die schlimmsten Zeitdiebe?Welche Besuche/Telefonate hättennicht oder kürzer sein müssen?Wie reagiere ich auf Störungen?Was mache ich ab heute?


Machen Sie sich eine Tabelle:

Zeitdieb Ursachen, Gründe Maßnahmen


Der Tag hat 24 Stunden. Immerhin.

Verplanen Sie nicht jede Stunde ...... rechnen Sie auch mit dem, was Sie nichtverplanen können!

ca. 60% für geplante Aktivitätenca. 20% für unerwartete Aktivitätenca. 20% für spontane und sozialeAktivitäten

60:40


Schaffen Sie sich „To-do-Listen“

Listen Sie alle Tätigkeiten aufSetzen Sie PrioritätenErstellen Sie eine ReihenfolgeSchätzen Sie die ZeitenErfassen Sie Beginn und EndeDelegieren Sie (wenn möglich)Kontrollieren Sie (abzeichnen!)


Ruhe bewahren! Und schaffen!

Reservieren Sie stille Stundenstörungsfrei für größere Aufgaben

Planen Sie Pausenfür die Regenerationzur Erholung vom & zum Denken

Und planen Sie Pufferzeiten ein


Pufferzeiten heißt nicht Nichtstun

Pufferzeiten kann man füllen mitTagesplan prüfen bzw. korrigierenneue Infos ablegen, bewerten usw.Telefonate erledigenTermine vor- u. nachbereitenSchreibtisch aufklaren, AblageB- und C-Aufgaben erledigenAbsprachen treffen„Verspätungen“ einarbeiten


Mehrjahresplänefür langfristige Ziele (> 3 Jahre)

Planungszeiträume sind

Jahresplänefür mittelfristige Ziele (< 3 Jahre)

Quartalsplänefür kurzfristige Ziele (3 bis 12 Monate)

Monats-, Wochen- u. Tagesplänefür die laufenden Ziele/Aktivitäten


Der Tagesplan – die wichtigste Stufeder Zeitplanung

Tagesplan bedeutet RealisierungDas wichtigste Prinzip:

Der Tagesplan ist ein Schriftstück!


Tagesplanung mit der ALPEN-Methode:

Aufgaben, Aktivitäten und TermineLänge schätzenPufferzeit reservieren (60:40-Regel)Entscheidung über PrioritätenNachsorge: Kontrolle, Übertragungen

ALPEN


Nutzen Sie Abkürzungen undandere Methoden

B – für Besuche, BS – für Besprechung,E – für eMail, K – Kontrolle, P – für Post, R – für Reise,

T – für Telefon, ! – wichtig, ? – klären ...


Das Pareto-Prinzip

Wir glauben, dass zwischen Aufwandund Ergebnis ein proportionalesVerhältnis besteht.

Irrtum!

20% der strategisch richtig eingesetztenZeit und Energie bringen80% der Ergebnisse!


Prioritäten setzen!

Nach der A-B-C-Methode:

A: sehr wichtigB: wichtigC: Kleinkram, unwichtig

Wichtigkeit geht vor Dringlichkeit!


Einige Fragen zur ABC-Analyse:

Wie teile ich meine Tätigkeiten ein?

Welche Aufgaben – welche Ziele?

Welche Aufgaben = größter Nutzen?

Bei welcher Aufgabe habe ichim Falle der Nichterfüllung dienegativsten Folgen?


Das Eisenhower-Prinzip

B-AufgabenWichtig, aber nicht sodringend: Strategisch

planen (selbst tun)

A-AufgabenWichtig und dringend:

Sofort selbst tun

wic

htig

Andere AufgabenWeder wichtig noch

dringend:Ignorieren ... später ...

C-AufgabenNicht so wichtig, aber dringend:

Erledigen, mögl. delegieren

nich

t wic

htig

nicht dringend dringend


Das Eisenhower-Prinzip

A-Aufgaben, dringlich + wichtig, selbst + sofort erledigen

B-Aufgaben, hohe Wichtigkeit, nochnicht so dringlich – terminierenC-Aufgaben, keine hohe Wichtigkeit,aber dringlich – mögl. delegierenDer Rest: wenn‘s geht – Papierkorb


10 Telefonsünden

1. Zielsetzung ist unklar2. improvisierte Vorbereitung3. schlechter Zeitpunkt4. Telefonnummer suchen (auch die eigene)5. Unterlagen nicht parat6. vorher keine Stichworte notiert7. keine Erklärung der Gesprächsabsicht8. Monolog statt Zuhören und Fragen9. keine Telefonnotizen (oder auf Waschzettel)10.keine konkreten Verabredungen


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