CONTRACT MANAGEMENT

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VERTRAGSMANAGEMENT MIT SHAREPOINT & OFFICE 365

Mit Shareflex Contract behalten Sie immer und überall den Überblick über Ihre Verträge. Ob maßgeschneidert oder ready2go, on-premises oder online — wir finden die passende Lösung für Ihre Prozesse.

Benutzerfreundlich, sicher und effizient.

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INHALT

VERTRÄGE VERWALTEN MIT SHAREPOINT? JA, KLAR! 3

ORDNUNG UND SICHERHEIT FÜR IHRE VERTRÄGE – UNTERNEHMENSWEIT UND BRANCHENNEUTRAL 4

WELCHE VORTEILE BIETEN SHAREPOINT UND SHAREFLEX® IHREMUNTERNEHMEN? 6

WEBBASIERTE, BENUTZERFREUNDLICHE OBERFLÄCHEN 10

FRISTEN, TERMINE UND BENACHRICHTIGUNGEN 12

FLEXIBILITÄT UND ERWEITERBARKEIT 14

VERTRAGSBEZIEHUNGEN 14

WIRTSCHAFTLICHKEIT 16

ERP-INTEGRATIONEN/ARCHIVIERUNG 16

OUTLOOK-INTEGRATION 17

REPORTING 18

AUTOMATISCHE ERSTELLUNG VON VERTRAGSDOKUMENTEN 18

WORKFLOW 18

FEATURE-ÜBERSICHT 19

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VERTRÄGE VERWALTEN MIT SHAREPOINT? JA, KLAR!

Unternehmen schließen Verträge mit Kunden, Lieferanten, Mitarbeitern, Immo-biliengesellschaften, verbundenen Unternehmen und vielen weiteren Geschäfts-partnern. Verträge sind die Grundlage einer jeden Geschäftsbeziehung. Verträge werden in allen Unternehmensbereichen geschlossen und es wird mit steigen-dem Vertragsaufkommen immer komplexer, einen Überblick über alle Vertrags-dokumente, Absprachen, Laufzeiten und Fristen zu behalten.

SharePoint bietet für die Vertragsverwaltung eine ideale Plattform, da bereits im Standard die Zusammenarbeit (Collaboration), eine zentrale Datenhaltung sowie ein integriertes Dokumenten-Management - inkl. Versionsverwaltung und Voll-text - zur Verfügung steht. Mit Shareflex Contract können Verträge über den ge-samten Lebenszyklus sicher und effizient bewirtschaftet werden. Die Bedienung der Anwendung erfolgt über eine benutzerfreundliche Oberfläche.

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ORDNUNG UND SICHERHEIT FÜR IHRE VERTRÄGE – UNTERNEHMENSWEIT UND BRANCHENNEUTRAL

Shareflex Contract hilft Ihrem Unternehmen, Ordnung und Sicherheit in die Ver-tragsverwaltung zu bringen und dies völlig unabhängig von der Branche, in der Sie zu Hause sind. Mit Shareflex Contract und den integrierten Modulen können Verträge über den gesamten Lebenszyklus sicher und effizient verwaltet wer-den.

STANDARDANWENDUNG

Die Lösung Shareflex Contract ist eine vorkonfigurierte Standardanwendung für professionelles Vertragsmanagement. Im Produktstandard werden bereits acht verschiedene Vertragstypen ausgeliefert. Das System ist in deutscher und engli-scher Sprache verfügbar.

Die Lösung ist innerhalb von wenigen Minuten bereitgestellt und integriert sich nahtlos in Ihre vorhandene SharePoint Infrastruktur. Dadurch gibt es keinen Be-darf an den Betrieb zusätzlicher Server oder weiterer IT-Infrastrukturkomponen-ten.

Shareflex Contract basiert auf Shareflex, der „Business Application Platform“ von Portal Systems und kann somit einfach und schnell um weitere Komponenten, wie z.B. Geschäfts-, Audit-, Ideen-, Beteiligungs- oder Qualitätsmanagement er-weitert werden.

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VERTRAGSERSTELLUNG

PROZESSE & WORKFLOWS

VERTRAGSVERWALTUNG

INTEGRATION

ARCHIVIERUNG

REPORTING

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Prozesse verstehen. Lösungen finden.

Die wichtigsten Funktionen im Überblick

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Da Sie bis hierher gelesen haben, ist SharePoint mit hoher Wahrscheinlichkeit integraler Bestandteil Ihrer IT-Strategie: Entweder als lokal betriebener Share-Point Server 2016/2019 oder in der Cloud, im Rahmen eines Office 365 Abonnements, wo SharePoint Online als zentrales Repository für alle abgelegten Daten und Dokumente, z. B. für OneDrive und Teams dient. Aber SharePoint kann noch viel mehr!

AM ANFANG WAR DAS INTRANET

Unternehmen und Organisationen nutzen SharePoint für verschiedene Szenarien: Sehr oft wird zunächst mit dem Aufbau eines Intranets begonnen, um einen zen-tralen Ort der Informationsbereitstellung und -vertei-lung zu schaffen — mit Telefonverzeichnissen, Neuig-keiten und Ankündigungen, Unternehmensbereichen und Mitarbeiterprofilen.

Anschließend erfolgt häufig eine Ausweitung der Nut-zung auf die projektbezogene Dokumentenablage, um die Zusammenarbeit in den Teams zu fördern. Auch einfache formularbasierte Prozesse, wie Urlaubs- oder Reiseanträge, werden gerne über SharePoint gesteu-ert. Ebenso weit verbreitet ist der Aufbau von Wikis, die einer Vielzahl von Intranet-Nutzern Zugang zu In-formationen und Wissen ermöglichen.

WEGE AUS DER KOMPLEXITÄTSFALLE

Viele SharePoint Einführungen bleiben allerdings in

diesem Stadium stecken. Dies liegt häufig an der re-lativ hohen Komplexität von SharePoint, mangelnder Akzeptanz seitens der Anwender in den betroffenen Fachabteilungen oder einer Kombination aus beidem.

Dabei steckt in SharePoint jede Menge Potenzial. Rich-tig konfiguriert und eingesetzt ist SharePoint eine au-ßerordentlich stabile und flexible Plattform, auf der, neben den oben beschriebenen Anwendungen, auch Geschäftsprozesse auf Team-, Abteilungs- und Unter-nehmensebene abgebildet werden können.

MIT SHAREFLEX® ZUM MODERN DIGITAL WORKPLACE

Shareflex schließt genau diese Lücke. SharePoint-ba-sierte Geschäftsanwendungen können mit Shareflex einfach und schnell, ohne individuelle Programmie-rung, erstellt werden.

Die Komplexität wird dadurch wesentlich reduziert, die Benutzeroberflächen werden einheitlich und an-wendungsfreundlich gestaltet und Hintergrundpro-zesse werden automatisiert. Und bei Bedarf stehen Ihnen bereits eine ganze Reihe fertig vorkonfigurierter Geschäftsanwendungen zur Verfügung.

In Verbindung mit Office 365 und den Microsoft Con-tent Services, entsteht so ein moderner, digitaler Ar-beitsplatz mit Anwendungen aus einem Guss. Und SharePoint wird zu einer hochgradig effizienten Ge-schäftsprozessplattform.

WELCHE VORTEILE BIETEN OFFICE 365 /SHAREPOINT UND SHAREFLEX® IHREM UNTERNEHMEN?

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Forms

Rules

Notifications

Flow

Permissions Provisioning

BUSINESS APPLICATION PLATFORM

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EXTENSIONS

* Archive* DocGen* Reports* Outlook* ERP* Viewer* PDFGen* Process

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INVOICE MANAGEMENT

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QUALITY DOCUMENTS

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Q U A L I T Y A U D I T

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T E M P L A T E S

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Der Shareflex-„Lösungsmotor” mit Kernkomponenten, Solutions und Extensions

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SHAREFLEX® IST DIE FÜHRENDE PLATTFORM FÜR SHAREPOINT -BASIERTE GESCHÄFTSANWENDUNGEN.Shareflex und die darauf basierenden Lösungen sind aktuell (Stand Januar 2020) bereits bei mehr als 300 Unternehmen aus diversen Branchen im Ein-satz — von der mittelständischen Reederei bis zum DAX-Konzern.

Unsere Kunden verfolgen sehr häufig eine „Zwei-Plattform“-Strategie, wobei neben SAP oder MS Dynamics als unternehmensweites ERP-System, SharePoint als Plattform für viele (oder sogar alle) non -ERP-Geschäftsanwendungen und -prozesse dient.

Shareflex wird somit für die meisten Kunden zum wichtigsten Baustein bei der Implementierung der eigenen SharePoint-Strategie.

Denn Shareflex als Plattform für Geschäftsprozesse unterstützt die Unternehmen dabei, die Komplexität von SharePoint deutlich zu reduzieren und hochfunktionale, integrierte und benutzerfreundliche Geschäftsanwendungen einfach und schnell ohne Programmierung (no Code), auf Basis von Standardprodukten bereitstellen zu können.

Darüber hinaus bietet Shareflex fertig konfigurierte Lösun-gen für verschiedene Fachanwendungen, wie z.B. DMS, Ver-trags-, Qualitäts-, Audit- und Eingangsrechnungsmanage-ment sowie für die Personalakte und deren begleitende Prozesse.

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Alle auf der Shareflex Platform bereitgestellten Geschäfts-anwendungen basieren somit auf dem gleichen „Lösungs-motor“ (siehe Schaubild S.7), haben ein identisches „Look & Feel“ und lassen sich ohne große Schulungsaufwände in den jeweiligen Fachbereichen einführen.

Technisch basiert Shareflex zu 100% auf dem SharePoint-Standard, und zwar sowohl on-premises als auch in Office 365/SharePoint Online Umgebungen.

In den folgenden Kapiteln stellen wir Ihnen die einzelnen Komponenten des auf der Shareflex Platform basierenden Vertragsmanagements Shareflex Contract näher vor.

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WEBBASIERTE, BENUTZERFREUNDLICHE OBERFLÄCHEN

Die Lösung Shareflex Contract bietet im Standard für SharePoint op-timierte, benutzerfreundliche Oberflächen. Hier sind alle den zu ver-waltenden Verträgen zugeordneten Informationen und Dokumente übersichtlich angeordnet und auf einen Blick erfassbar.

Die Bedienung des Vertragsmanagements ist somit einfach zu erler-nen und bedarf keiner umfangreichen Schulung.

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Mit Shareflex Contract können Sie Vertragsfristen, Termine und Wiedervorlagen einfach und komforta-bel erfassen und verwalten. Eine automatische Fris-ten- und Kündigungsstichtagsberechnung ist inte-graler Bestandteil der Lösung und unterstützt den Anwender bei den Stichtagsberechnungen. Die gra-fische Darstellung der Vertragslaufzeit und Kündi-gungsfrist ist eine hervorragende Ergänzung zu den Datumsangaben.

Es können Standardfristen zum Vertrag, aber auch individuelle Termine erfasst werden. Ein integriertes Benachrichtigungssystem informiert rechtzeitig vor Erreichung der Fristen oder Aufgaben per E-Mail. Ebenso können manuell und/oder regelbasiert weitere Aufgaben zum Vertrag erfasst werden, so dass auch unterjährige Fristen durch das System verwaltet werden. Diese Aufgaben können bei Bedarf über SharePoint auch mit den Outlook-Aufgaben synchronisiert werden.

FRISTEN, TERMINE UND BENACHRICHTIGUNGEN

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Kündigungsstichtag und -frist

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Der Formular-Designer

Sie können jederzeit die mit dem Basissystem ausge-lieferten Vertragstypen auf Ihre fachlichen Anforde-rungen anpassen oder das Vertragsmanagement um weitere Vertragstypen erweitern.

Ein in die Lösung integrierter Formular-Designer un-terstützt Sie bei der Anpassung der Benutzeroberflä-chen. Ebenso können Berechtigungen einfach und flexibel durch Fachadministratoren mit einem integ-rierten Berechtigungseditor vergeben werden. Dabei können einfache Rollen und Regeln oder auch kom-plexe Berechtigungsstrukturen abgebildet werden.

Alle Änderungen am Vertragsmanagement, an der Benutzeroberfläche, an den Berechtigungsregeln und an den Hintergrundprozessen erfolgen im laufen-den Betrieb. So sind Sie jederzeit flexibel und können auch weltweit im Einsatz befindliche Systeme ohne Downtime der SharePoint Farm an Ihre Geschäftsan-forderungen anpassen. Das System wächst synchron mit Ihren Anforderungen.

FLEXIBILITÄT UND ERWEITERBARKEIT

VERTRAGSBEZIEHUNGEN

Shareflex Contract bietet die Möglichkeit unterschied-lichste Beziehungen zwischen Verträgen transparent zu verwalten. Dabei gibt es die unterschiedlichsten Anwendungsfälle für Vertragsbeziehungen. Die drei wesentlichen Anwendungsfälle sind die nachfolgen-den:

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VERTRAG WIRD ERSETZT DURCH EINEN ANDEREN VERTRAG

Ein bestimmter Vertrag (z.B. Leasingvertrag) wird gekündigt oder läuft ab (befristeter Vertrag) und wird durch einen neuen Vertrag (z.B. nachfolgender Leasingvertrag) ersetzt.

VERTRAG IST EINEM ANDEREN VERTRAG ZUGEHÖRIG

Ein bestimmter Vertrag (z.B. Dienstleistungsvertrag) wird geschlossen, aber in dessen Zusammenhang ist ein anderer Vertrag ebenfalls rechtsgültig (z.B. Vertraulichkeitsvereinbarung).

VERTRAG IST EINEM ANDEREN VERTRAG UNTERGEORDNET

Ein bestimmter Vertrag wirkt als Klammer- oder Rahmenvereinbarung (z.B. Mobilfunk-Rahmenvertrag) und de-finiert grundsätzliche Klauseln einmalig und übergeordnet. Entsprechende Unterverträge beziehen sich auf diesen Rahmenvertrag und definieren die konkreten Details (z.B. konkreter Mobilfunk-Einzelvertrag).

Sie können jedem Vertrag, der mit Shareflex Contract verwaltet wird, eine oder mehrere Beziehungen zuord-nen. Die Beziehung wird immer und vollautomatisch bidirektional aufgebaut.

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Mit Shareflex Contract haben Sie stets den Überblick über alle Verträge. Und dies unternehmensweit.

Shareflex Contract verwaltet neben den eigentlichen Vertragsdokumenten auch die Fristen, Termine, Notizen, Vertragsrisiken, Zahlungen und Zahlungspläne so-wie Wiedervorlagen.

Mit unseren Integrationskomponenten schaffen wir eine optimale Nutzung Ihrer vorhandenen IT-Infrastruktur und vermeiden somit Redundanzen oder Doppel-anschaffungen. Mit Shareflex Contract erwartet Sie ein schneller ROI. Verspro-chen!

WIRTSCHAFTLICHKEIT

Shareflex Contract integriert sich nahtlos in Ihre SharePoint 2013 und 2016 wie auch Office 365/Cloud-Umgebung. Stamm- und Bewegungsdaten können einfach und sicher mit Ihren ERP-, FIBU- oder Warenwirtschaftssystemen (SAP, Microsoft Dynamics und weitere) abgeglichen werden.

Haben Sie bereits ein ECM-, DMS- oder Archivsystem im Einsatz? Kein Problem, unsere Lösung integriert sich direkt in Ihre vorhandene Infrastruktur und legt die Vertragsdokumente dort revisionssicher ab. Und wenn kein Archivsystem vorhanden ist, dann können die Vertragsdokumente und deren Metadaten auch direkt im Shareflex Contract Archiv abgelegt werden. In jedem Fall stellen wir sicher, dass die Vertragsdokumente revisionssicher abgelegt sind.

ERP-INTEGRATIONEN/ARCHIVIERUNG

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Shareflex Contract integriert sich über die benutzerfreundliche Sidebar Shareflex Outlook nahtlos in Outlook.

Vertragsakten und deren Inhalte lassen sich so direkt in Outlook recherchieren und anzeigen. E-Mails und deren Anhänge sowie Dokumente vom File-Server können einfach per „drag & drop“ über Outlook der jeweiligen Vertragsakte zugeordnet werden.

Es ist außerdem möglich, Vertragsdokumente direkt über Shareflex Outlook per E-Mail weiterzuleiten. Die Anwender des Vertragsmanagementsystems bleiben somit immer in ihrer gewohnten Arbeitsumgebung.

OUTLOOK-INTEGRATION

Outlook-Integration

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Shareflex Contract bietet umfangrei-che Reports und Auswertungen. Da-bei werden 18 Standardreports über ein Zusatzmodul ausgeliefert. Diese Reports können jederzeit individuell auf Ihre Bedürfnisse angepasst wer-den.

Ebenso können neue Reports und Auswertungen dem System hinzuge-fügt werden.

REPORTING

Shareflex Contract bietet über ein Zusatzmodul die Möglichkeit, Dokumente aus Vor-lagen heraus automatisiert zu erstellen. Die zu erstellenden Inhalte können dabei aus den Metadaten der Vertragsakte, aus hinterlegten Textbausteinen oder aus Daten von Drittsystemen direkt importiert werden. Es werden Schnittstellen zu ERP-Systemen wie SAP oder Microsoft Dynamics angeboten, wie auch die Möglichkeit, beliebige externe Datenbanken anzubinden.

Weiterhin können Vertragsdokumente gescannt und direkt einer Vertragsakte zuge-ordnet werden. Ganz so, wie es die Businessprozesse verlangen.

AUTOMATISCHE ERSTELLUNG VON VERTRAGSDOKUMENTEN

Shareflex Contract bietet im Standard über einen einfachen Regeleditor die Möglich-keit, Freigabe- und Genehmigungsprozesse abzubilden und diese auch flexibel zu kon-figurieren. Die Workflowmasken haben das identische Look & Feel wie das Vertragsma-nagement, weshalb auch für die Workflowbearbeitung kein weiterer Schulungsaufwand entsteht. Selbstverständlich können auch die SharePoint Standard-Workflows oder Workflowprodukte wie Nintex oder K2 verwendet werden, um die individuellen Ver-tragsprozesse zu automatisieren.

WORKFLOW

Diagrammdarstellung

19©2020 PORTAL SYSTEMS AG. ALLE RECHTE VORBEHALTEN.

KONTAKT

edoc solutions ag

Christian BaurDirector Sales & Marketing

Tel.: +49 2254 9643 202

christian.baur@edoc.de

VERTRAGSERSTELLUNG

D Benutzerfreundliche Oberfläche

D Komfortable Vertragserfassung

D Scannen & Erkennen

D Integration von MS Office Vorlagen

D Automatische Vertragserstellung aus Metadaten, externen Datenbanken/ERP-Systemen

D Optionale Nutzung von Textbausteinen/Boiler Plates

PROZESSE & WORKFLOWS

D Integriertes Workflow-Management-System

D Grafischer Workflowdesigner

D Vertragsfreigabe- & Genehmigungsprozesse

D Automatische Aktualisierung der Kündigungsstichtage

REPORTING

D Listen, Gruppierungen, Summen

D Grafische Ansichten und Diagramme

D Excel-Export

D 18 vordefinierte Standardreports

D Individuelles Anpassen durch Report-Wizard

FEATURE-ÜBERSICHT SHAREFLEX® CONTRACT

VERTRAGSERWALTUNG

D Termine & Fristen

D E-Mail-Benachrichtigung

D Automatische Stichtagsberechnung

D Herstellung von Vertragsbeziehungen

D Flexible Suche über Metadaten und Volltext

D Integriertes Dokumentenmanagement

D Berechtigungsmanagement

D Geschäftspartnermanagement

INTEGRATION

D Vertragsakten in Outlook

D ERP-Integration (SAP, Microsoft Dynamics, ...)

D Stammdatenabgleich

D Integration von Drittsystemen über Webservices

ARCHIVIERUNG

D Revisionssichere Archivierung

D Anbindung Storage-Systeme (NetApp, EMC, GRAU DATA, ...)

D Integration vorhandener ECM/DMS-Systeme (d.3ecm, Saperion, easy, ...)

D Manuelle und regelbasierte Archivierung

Foto: www.mediaserver.hamburg.de/Michael Rathmayr

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edoc solutions agMetternicher Str. 453919 Weilerswist

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