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KOOPERATION STATT KONTROLLE: DIE NEUE ROLLE DES CIOS

Wenn Fachabteilungen im Unternehmen eine neue IT-Lösung benötigen, gehen sie

oftmals nicht mehr den Umweg über die IT-Abteilung, sondern kümmern sich

kurzerhand selbst darum. Ein großer Teil der Technologie im Unternehmen entzieht sich

deshalb dem Einfluss des CIOs. Was er tun kann, um seine Aufgaben weiterhin zu

erfüllen – ein Überblick.Autor: Benedict Geissler Redaktion: Sabine Narloch

➤ Bis vor kurzem herrschten zwischen dem CIO und den unter-

schiedlichen Fachabteilungen klare Verhältnisse: Wenn Fachabteilun-

gen einen Bedarf nach einer neuen Technologie identifizierten,

forderten sie diese bei der IT-Abteilung an. Dort wurden die verfügba-

ren Optionen geprüft und die Abteilung dann mit einer passenden

Lösung versorgt. Dieser Prozess lief stabil, wenn auch nicht immer

harmonisch: Längst nicht in allen Fällen stellte die gelieferte techni-

sche Lösung die Anwender zufrieden. Auch beklagten viele Fachab-

teilungen das aus ihrer Sicht zu langsame Vorgehen der IT.

Die Cloud ändert allesDer Aufstieg der Cloud hat die geschilderte Beziehung grund-

legend verändert. Wollen Fachabteilungen heute eine neue Lösung

anschaffen, ist nicht mehr notwendigerweise ein besonderes techni-

Bild: fs-hxdbzxy-123rf

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sches Know-how oder eine entsprechende Hardware-Infrastruktur

erforderlich. Das macht es möglich, den Umweg über die IT-Abteilung

zu vermeiden. Mehr und mehr etabliert sich die sogenannte Schat-

ten-IT, die weder technisch noch strategisch in die IT-Services des

Unternehmens eingebunden ist.

Für den CIO bedeutet diese Entwicklung einen massiven Kontroll-

verlust. Immer mehr Hard- und Software fliegt unter seinem Radar,

bei der Anschaffung neuer Lösungen hat er oft keine Möglichkeit zur

Mitsprache mehr. Ein wachsender Teil der IT-Ausgaben seines Unter-

nehmens entzieht sich seinem Einfluss, was einen zusätzlichen Be-

deutungsverlust mit sich bringt.

Während die Kontrollmöglichkeiten kleiner werden, bleiben seine

Kernaufgaben jedoch die gleichen: Nach wie vor ist sein Team dafür

verantwortlich, die vorhandene Soft- und Hardware zu warten und auf

dem neuesten Stand zu halten, das Unternehmen gegen alle Formen

der Cyberkriminalität abzusichern, technische Innovation voranzu-

treiben und gleichzeitig die Gesamtausgaben für die IT im Zaum

zu halten.

Zeit für einen ParadigmenwechselDie neuen Gegebenheiten zwingen den CIO zu einer Abkehr von

seinem alten Rollenverständnis. Anstatt den aussichtslosen Versuch

zu unternehmen, die verlorene Alleinherrschaft zurückzugewinnen,

sollte er mit der neuen Situation umgehen lernen. Dabei gilt es, die

folgenden vier Punkte zu beherzigen.

1. Mut zur Veränderung zeigenDie Zeit lässt sich nicht zurückdrehen: Eine Rückkehr zur IT-Zent-

ralwirtschaft ist nicht realistisch – je früher ein CIO diesen Umstand

akzeptiert, desto besser. Die Branchenanalysten von Gartner schät-

zen, dass 2016 lediglich 17 Prozent der IT-Gesamtausgaben von Stel-

len außerhalb der IT-Abteilung gesteuert wurden – 83 Prozent unter-

stand der Kontrolle des CIOs. In den kommenden drei Jahren soll sich

die Situation jedoch dramatisch ändern: Die Analysten prognostizie-

ren, dass in großen Unternehmen mit einem Fokus auf digitale Ge-

schäftsmodelle der Anteil der Fachabteilungs-IT an den Gesamtaus-

gaben auf 50 Prozent steigen wird.

2. Den Disruption Gap schließen Wenn die Fachabteilungen immer größere Anteile des IT-Budgets

kontrollieren, bedeutet das zunächst einen Kontrollverlust. Die IT

wächst im Rahmen der Digitalen Transformation, aber ein immer

kleinerer Teil davon unterliegt einer zentralen Aufsicht. Das ist der

sogenannte Disruption Gap, der den CIO an der Erfüllung der oben

genannten Kernaufgaben hindert. Um der Lage wieder Herr zu

werden, muss er sich damit auseinandersetzen, wie groß der Gap in

seinem Unternehmen bereits ist – und wie er sich schließen lässt.

3. Nutzungsverhalten und Gesamtausgaben transparent machen

Im Rahmen der Digitalen Transformation spielen SaaS und IaaS in

Unternehmen eine bedeutende Rolle. Der CIO ist deshalb nicht mehr

zu einer annähernd verlässlichen Budgetierung in der Lage und kann

somit eine seiner wesentlichen Kernaufgaben im Unternehmen nicht

mehr zufriedenstellend erfüllen. Abhilfe schaffen Analyse-Werkzeuge

für das Software Asset Management (SAM), die die Nutzung von

Cloud-Anwendungen im Unternehmen und die mit ihr verbundenen

Kosten erfassen und transparent machen. Sie spüren IaaS-Umge-

bungen und SaaS-Anwendungen automatisiert auf. Das ermöglicht

eine zentrale Kontrolle aller IT-Services – auch solcher, in deren An-

schaffung die IT-Abteilung nicht involviert war. So gewinnt der CIO

das Heft des Handelns zurück, kann exakter budgetieren und auf

Grundlage des verfügbaren Wissens neue strategische Initiativen

anstoßen.

4. Fachabteilungs-IT muss keine Schatten-IT sein

Cloudbasierte Infrastruktur und cloudbasierte Anwendungen

helfen Fachabteilungen im Rahmen der Digitalen Transformation, ihre

Geschäftsziele zu erreichen. Die eigenmächtig angeschafften Lösun-

gen bergen nicht nur Probleme, sondern bieten auch eindeutige Vor-

teile. So werden sie in der Regel von Personen mit bester Kenntnis

der abteilungsinternen Prozesse ausgewählt und erfüllen daher

zuverlässig alle Anforderungen. Außerdem wirkt die dezentrale

Anschaffung neuer Lösungen in vielen Fällen als Innovationstreiber:

Experten aus den einzelnen Bereichen erkennen die konkreten Chan-

cen neuer Technologien oft früher als Mitarbeiter der IT-Abteilung,

denen die Nähe zum operativen Geschäft fehlt. Aus Sicht des CIOs

lässt sich außerdem anführen, dass Fachabteilungs-IT die Zufrieden-

heit mit der IT insgesamt erhöhen kann – die Anschaffung einer sinn-

vollen Lösung durch eine Fachabteilung stärkt somit die Reputation

der gesamten IT. Das große Problem – nämlich, dass die Anschaffung

und Nutzung im Verborgenen erfolgt und die Fachabteilungs-IT zur

unkontrollierbaren Schatten-IT wird – lässt sich mit der richtigen

Technologie ausräumen.

Alles unter einem HutDie Digitale Transformation ändert alles – auch die Rolle des CIOs

im Unternehmen. Wo er früher die alleinige Kontrolle innehatte, muss

er nun versuchen, die Initiativen der einzelnen Fachabteilungen im

Blick zu behalten und unter einen Hut zu bringen. Dabei sollte er auf

Kooperation setzen und die Vorteile des Wandels für seine Zwecke

nutzen. Dass etwa Fachexperten eigene IT-Initiativen starten, liegt

oftmals in seinem Interesse – sie treiben mit ihren Aktivitäten die

digitale Innovation im Unternehmen voran. Gleichzeitig muss er die

Übersicht über alle Soft- und Hardware-Lösungen im Unternehmen

zurückgewinnen.

Nur wenn alle Fäden an einem Punkt zusammenlaufen, ist weiterhin

gewährleistet, dass die IT-Ausgaben nachvollzogen und optimiert

werden können. Die richtige Technologie hilft dabei, diese Herausfor-

derung zu meistern.

Benedict Geissler ist Geschäftsführer und Regional Business Manager

von Snow Software