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Von der Poststelle in die Fachabteilung: Effizientere Prozesse und besserer Kundenservice durch

Multi-Channel Prozessautomatisierung

Dr. Rainer Czech AnyDoc Software Deutschland GmbH

Von der Poststelle in die Fachabteilung Ist-Situation Die Vorteile des optimierten Ablaufes

In der Poststelle: Dokumente und E-Mails automatisch klassifizieren Anforderungen Kundenbeispiele

In der Fachabteilung: Eingangsrechnungen effizient verarbeiten

Kurzvorstellung AnyDoc Software Besuchen Sie uns auf dem BITKOM-Stand (Halle 5 C55) oder bei ALOS (Halle 5 C15)

Agenda

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Unser heutiges Thema … auf einen Blick

Eingangspost Emails, …

Digitale Prozesse und Akten

Abteilungen, Mitarbeiter, Systeme

Ist-Situation

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Die tägliche Dokumentenbearbeitung (Hauspost, E-Mails, Fax, SMS,…) belastet die Organisation und verursacht erhebliche Produktivitäts- und Qualitätsverluste.

Der optimierte Ablauf

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Dokumente werden früh digitalisiert, automatisch klassifiziert, verarbeitet und den entsprechenden Geschäftsprozessen zugewiesen, verteilt und archiviert.

Schafft die Basis für die schrittweise Umsetzung/ Einführung einer BPM-Strategie.

Unterstützt ortsunabhängige Arbeitsformen

Steigert die Auskunftsbereitschaft

Beschleunigt und verbessert den Informationsfluss

Befreit kostbare Mitarbeiter-Ressourcen von Routine-Arbeiten

Erhöht die Messbarkeit und Effizienz der Arbeitsabläufe

Erhöht die Compliance mit internen und externen Vorgaben

Was für den optimierten Ablauf spricht

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In der Poststelle: Dokumente und Emails automatisch klassifizieren

Klassifizieren: Um welche Art von Dokument handelt es sich? «Klassen» (Dokumenttypen) sind unternehmensseitig vorgegeben

Bestimmt durch Organisations-/Prozess- und/oder Aktenstruktur

Indexieren: Welche weiteren Daten werden zur korrekten Zuordnung und Ablage benötigt? Kunden-Nr., Lieferanten-Nr., Personal-Nr., Patienten-Nr., …

Rechnungs-Nr., Bestell-Nr., Vertrags-Nr., Versicherungs-Nr., …

Extrahieren: Welche relevanten Daten sollen automatisch mit ausgelesen werden? Rechnungen/Gutschriften: automatische Rechnungsverarbeitung

Anträge: automatische Erfassung & Kontrolle

etc.

Dokumente erkennen - Terminologie

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Eingehende Emails stellen viele Unternehmen vor besondere prozesstechnische & organisatorische Herausforderungen

„Email-Flut“ führt zu Engpässen bei der gewünschten „taggleichen“ Erstbearbeitung

Adressänderungen, Bescheinigungen, … Anfragen, Beschwerden, …

Das Ideal: Emails im gleichen Prozess wie gescannte Papierpost bearbeiten, indexieren und weiterleiten können

Existierende Lösungen im Bereich frühes Scannen bieten diese Möglichkeit oftmals nicht oder nur sehr eingeschränkt

Emails sind vielfach „sehr kompliziert“ …

Email-Klassifizierung

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Ein Kundenbeispiel …

Alle Eingangsdokumente werden am Ort und zum Zeitpunkt ihres Eingangs an den verschiedenen Standorten gescannt

SIXT kennt als Konzern 4 Mandanten mit derzeit 65 Dokumentenklassen

Je nach Mandant sind für die verschiedenen Dokumentenklassen unterschiedliche Adressaten hinterlegt

Klassifikation beim Posteingang von SIXT

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Folgeanwendung: Ordnungswidrigkeiten

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Hohe Erkennungsqualität State-of-the-art Klassifikationstechnologie

Nutzung aller relevanten Dokumentenmerkale

Einfache Bedienung und Handhabbarkeit Ergonomie der Arbeitsplätze

Einfache Trainierbarkeit

«Short time to application»

Flexibilität der Lösung Unternehmen, Strukturen, Prozesse ändern sich ständig!

Multi-Channel-Verarbeitung

Modularität statt «Black box»

Wichtig bei der Klassifikation

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Datei, Bild, Quelle, Dimensionen...

Klassifikationsmethoden

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Selbstlernend und Feineinstellungen

Rec

hen

leis

tun

g

Grösse, Format, Quelle (cm, KB, .tif, .jpg….)

Barcode (1D / 2D)

Digitaler Fingerabdruck (Seiten & Zonen)

Formular- & FreiForm-Verarbeitung

Vergleich von Inhalten (DB & Regeln)

Schlüsselwörter und Texte (positive/ negativ)

Mathematische Verfahren (Inhalt und Beziehungen)

Folie 9

AnyDoc®CLASSIFY™: Flexibilität durch Modularität

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Flexibler Klassifizierungsworkflow Inkl. 60+ Werkzeuge mit einfacher Drag & Drop

Funktion

Keine Programmierkenntnisse erforderlich

Geringer Trainingsaufwand

Mehrere Hierarchiestufen für die Klassifikation

Multi-Channel-/ Multi-Format-Verarbeitung Integrierte Email-Klassifikation

Zentrales System- und Produktionsmanagement

Frei skalierbar

Beispiel: AnyDoc®CLASSIFY™

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In der Fachabteilung: Eingangsrechnungen effizient verarbeiten

Automatische Erfassung von Eingangsrechnungen

Automatisierte formelle Rechnungsprüfung

Automatisierte Identifikation von Buchungskreisen

Automatisierter Bestellabgleich

Echte Freiformerkennung =unabhängig vom Layout

Erweiterbar auf andere Dokumenttypen - „Mandantenfähigkeit “

Moderne Rechnungsverarbeitung

Eingangsrechnungen effizient verarbeiten

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Beispiel: AnyDoc®INVOICE™ Standard-Applikation

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Beispiel: AnyDoc®INVOICE™ Individual-Lösung

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Spezialist für Software zur automatischen Dokumentenerkennung und –verarbeitung Innovative Lösungen für alle Aufgabenstellungen

rund um die automatisierte Posteingangs- und Dokumentenverarbeitung

Seit 1989 erfolgreich tätig

Über 3’500 begeisterte Kunden weltweit Internationales Vertriebs- und Servicenetz

Kurzvorstellung AnyDoc Software

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Banken, Versicherungen

Industrie, Handel, Reise

Dienstleistungs-Unternehmen

Öffentl. Verwaltung, Gesundheitswesen

Versorger

Einige unserer über 3’500 Kunden

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

29.10.2012 / AnyDoc Präsentation Folie 23

Wir freuen uns auf Ihren Besuch auf dem

BITKOM-Stand (Halle 5 C55) oder bei

ALOS (Halle 5 C15)!

http://ecm-navigator.de/termine/von-der-poststelle-die-fachabteilung-effizientere-prozesse-und-besserer-kundenservice-durch-multi-channel-prozessautomatisierung

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Das Video zum Vortrag sowie weitere Informationen gibt es unter:

Vortrag auf dem Forum des BITKOM ECM Solutions Park zur DMS Expo 2012 25. Oktober 2012, 10:30-11:00 Uhr