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Weg von Notes/Domino, koste es was es wolleErfahrungen aus dem Leben eines SystembetreuersEC15 | Track 4 – Session 2 | Torsten Link (Tode)

|AC 15 Weg von Notes/Domino, koste es was es wolle. 2

Weg von Notes/Domino, koste es was es wolle.

Wie kommt es zum "Projekt Migration"

Welche Gründe gibt

Welchen Verlauf nimmt das Projekt üblicherweise (bevor es losgeht)

Und wann werden die Admins gefragt?… und wann die User?

Was wird migriert (In scope / Out of scope)

Wie wird migriert

Wie können / müssen wir (von Notes / Domino- Seite) unterstützen

Welche Aufgaben kommen auf alle zu

Welche Werkzeuge solltet Ihr parat haben

Wie lange dauert die Migration

Ablösung einer Applikation

Und was kommt danach?

Fazit

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Wie kommt es zum „Projekt Migration“

Übernahme / Fusion

Entscheidung in der Führungsebene

„Outlook kenne ich von der letzten Firma“

Golfplatz…

Lizenzverhandlungen mit Microsoft

Lizenzverhandlungen mit IBM

Fazit: In den wenigstens Fällen geht das Projekt von einer zwingenden technischen Notwendigkeit aus.

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Welche Gründe gibt es (angeblich)TCO – Das Lieblingsargument überhaupt

Outlook kostet ja „nix“

Hardwarekosten spielen keine Rolle

Aufwand für Migration wird ignoriert

Administrationsaufwand?

Die Anwender

Akzeptanz der Software

Schulungsbedarf („Jeder kennt Outlook von zu Hause“)

Die Administratoren

Weniger Administrationsaufwand (Serverseitig)

Updates automatisch (Windows Update)

Softwareverteilung problemlos

Die Features

Notes / Domino kann nicht ___________ (hier das Feature der Wahl einsetzen)

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Welchen Verlauf nimmt das Projekt üblicherweise (bevor es losgeht)

Eine Studie wird in Auftrag gegeben

Das Ergebnis steht schon vorher fest

Im Zweifel dürfen über das „Verliererprodukt“ Unwahrheiten in der Studie stehen, vorzugsweise wird mit sehr alten Versionen der Software verglichen

Fehlende Features werden alle akribisch aufgelistet

Features, bei denen das Wunschprodukt schlechter abschneidet werden nicht erwähnt

Ein Konzept für die Migration wird aufgestellt

Klare Zeitvorgaben für die Migration

Theoretische Vorgehensweise

Definition des „Wer“

Definition des „Was“

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Und wann werden die Admins gefragt?

Zur bestehenden Infrastruktur?

Zu verwendeten Features??

Zum Umfeld (Zusatzprodukte)???

Zur Umsetzbarkeit des Konzeptes????

Häufig gar nicht…

Und die Benutzer?

…

Fazit: Eine erfolgreiche Migration funktioniert nur, wenn man die Admins UND die Benutzer von Anfang an mit ins Boot nimmt.

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Was wird migriert: Was ist „in scope“, was „out of scope“

Mail ist typischerweise „in scope“ in verschiedenen Ausprägungen:

Gesamte Mail (eher selten, die Datenmengen stellen das Zielsystem sowie die Migrationstools vor grössere Probleme)

Mail der letzten x Monate, der Rest bleibt in Notes

Mail ja, Archiv (sofern vorhanden) nein

Kalender wird üblicherweise migriert

Änderungen (Serientermine, Einladungen, etc. ) sind typischerweise im neuen System nicht möglich, Termine müssen in dem Fall neu angelegt werden.

ACHTUNG: Koexistenz / Kooperation während der Migrationsphase ist meist NICHT berücksichtigt

Kontakte: Meist problemlos (ausser Fieldmapping)

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Was wird migriert: Was ist „in scope“, was „out of scope“

NAB (Personen / Gruppen) werden häufig neu angelegt.

Zentrale Adressbücher / Abteilungsadressbücher

Können je nach Zielsystem übernommen werden, meist manueller Aufwand

Mailin- Datenbanken

Werden in der Planung häufig „vergessen“

Stellen je nach Zielsystem kleinere oder größere Probleme dar

Applikationen sind IMMER „out of Scope“ und werden später „gesondert betrachtet“

Angebundene / verwandte Systeme werden meist gesondert betrachtet (also vergessen)

SMTP- Mails (MuFu- Drucker, Scanner, Host- Systeme, Überwachungen, Anwendungen)

Fax

Telefonanlagenintegration

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Wie wird migriert

PIM mit den mitgelieferten Standard- Tools

Niemals…

PIM- Migration mithilfe von Kauf- Tools

Quest

BinaryTree

Mail / Kalender / Aufgaben werden von Server zu Server migriert

Achtung: Je nach Migrationswerkzeug Probleme bei:

Zu vielen Mails in einem Ordner

Zu großen Datenbanken

Zu vielen Ordnern

Kontakte: Vorher in die Mail synchronisieren (Kontakte synchronisieren)

Alles andere: Handarbeit über CSV und HTML / PDF

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Wie wird migriert - Mailrouting

mydomain.com

NOTESmydomain.com

ANDERESother.mydomain

.com

Mailadresse: [email protected]


Weiterleitungsadresse: [email protected]


Alias: [email protected]

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Wie wird migriert - Mailrouting

mydomain.com

NOTESnotes.mydomai

n.com

ANDERESmydomain.com




Weiterleitungsadresse: [email protected]



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Istdaten analysieren und validieren

Datenmenge

Struktur der Daten (Anzahl Ordner, Anzahl Dokumente in Ordnern)

Datenkonsistenz sicherstellen

Kontakte mit Server synchronisieren

Lokale Archive auf Server bringen (wenn in scope)

ggf. Serverinfrastruktur bereit stellen

spezielle Migrationsserver installieren

Service- Accounts mit Zugriff „auf alles“ einrichten

Servertasks aktivieren / konfigurieren (u.U. IMAP, POP)

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Mailrouting sicherstellen

Dummy- Domains für Domino und Zielsystem einrichten

mx- Einträge zum richtigen Zeitpunkt anpassen

Benutzerdokument bei Migration im Batch anpassen

Mailsystem korrigieren

Weiterleitungsadresse eintragen

ggf. Aliasse für den Rückweg eintragen

Kalendaring ermöglichen

Sobald Weiterleitung eingetragen, geht „Standard“ nicht mehr � Zusatztools nötig

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„Out of scope“- Daten bereitsstellen, die auf Anwenderdruck plötzlich „in scope“ sind

Abwesenheitsagenten

Mailregeln

Persönliche Journale

„Wissensdatenbanken“

Zugriff auf die Daten sicherstellen, die nicht migriert werden, aber trotzdem noch benötigt werden

iNotes- Zugriff auf Archive

Datenbanken webfähig machen

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Welche Aufgaben kommen auf Euch zu

Primäraufgabe (laut Konzept): Datenmigration, Überwachung des Prozesses

Tatsächliche Hauptaufgabe: Anwendern die „strategische Entscheidung“ erklären, wegen der genau IHRE Daten nicht auf das neue System übernommen werden.

Daten bereitstellen, die dann doch irgendwie migriert werden sollen

Anwenderschulung für das neue System oder zumindest First Level Support

Entgegen der Aussagen kennt sich doch nicht jeder mit Exchange aus oder das Webmail-System ist doch nicht so intuitiv wie gedacht

„Hey, Du hast mir doch immer bei Mailproblemen geholfen“… Das werdet Ihr auch im neuen System nicht los

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Welche Werkzeuge solltet Ihr parat haben

Excel- / CSV- Exporter für Applikationen

Als gesonderte Applikation oder als „Design- Element- Sammlung“ (in Ziel-DB „kopieren“)

Gewählte Dokumente

Alle Dokumente eines bestimmten Typs

Ansichtsinhalte

Dokumenteninhalte

Attachment- Exporter

Automatisch in entsprechende Verzeichnisse sortieren

Doppelte Dateinamen berücksichtigen

Länge des gesamten Pfades berücksichtigen

XML Exporter (für die „Fiesen“ unter Euch)

HTML - / Mime- / PDF- Konverter für Richtextitems

Selbst programmieren � Pain…

Kaufprodukte (Notes2PDF, etc.)

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Wie lange dauert die Migration

Projektziel ist fast immer „wenige Monate mit minimalem Parallelbetrieb beider Lösungen“

Die eigentliche Datenmigration geht grundsätzlich um den Faktor 2-3 mal so lange, wie die pessimistischsten Schätzungen ergeben haben.

Erfahrung für reine Mailmigration: ca. 1-2 Tage pro 100 User

Während der Migration werden -ebenfalls erfahrungsgemäß- die Zielserver 1-2 mal aufgestockt (entweder Platten oder CPU / Memory oder beides), weil man feststellt, dass die „Performance irgendwie nicht so ist, wie man das erwartet hat“

Tatsächliche Dauer für die reine Mailmigration: 1-2 Jahre

Applikationen hat man dann noch gar nicht begonnen…

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Ablösung einer Applikation (Beispiel Sharepoint)

Dokumentation / Analyse der „gewachsenen“ Notes- / Domino- Anwendung

Erstellung eines Konzeptes für die Umsetzung der neuen Applikation

Programmierung der neuen Applikation

Umsetzen der Wünsche, die in der Dokumentation nicht drin waren, weil sie der Ersteller der Doku für selbstverständlich hielt (einfache Name- Picker, Links versenden, abhängige Kategorisierungen, Volltextsuche… )

ca. 5 Tage

ca. 5 Tage

ca. 10 Tage

ca. 5 Tage

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Und was kommt danach?

Back to Business as usual…

Die Applikationsentwicklung „schleicht“ sich wieder durch die Hintertür ein

Der Notes- Client konnte nicht abgelöst werden, wegen einzelner unternehmenskritischer Applikationen, die sich nicht migrieren lassen

Alte Applikationen werden plötzlich „schön“ gemacht, damit sie in der schönen neuen Infrastruktur Platz haben

Lizenzen werden erneuert…

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FAZIT

Auch nach einer Migration bleibt jede Menge zu tun.

Nach der Migration ist vor der Migration

Alles bleibt besser…

|04.03.2015 Dies ist ein Platzhaltertext für Ihre Fußzeile 21

Zeit für Ihre Fragen.

Weitere Infos:bechtle.com

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