Wissen schafft Bewusstsein – Effektive Öffentlichkeits- und Medienarbeit für die Region

Handout – November 2018

Modul 1 – Grundlagen der Öffentlichkeitsarbeit Publik Relations ist ein Bestandteil des Marketingmix aus Produkt-, Preis-, Distributions- und Kommunikationspolitik. Sie dient der Kommunikation mit einer Zielgruppe. Es geht um die Darstellung von Menschen, Gruppen, Projekten oder Unternehmen mit einer definierten Zielvorgabe:

Aufbau Image und Bekanntheitsgrad

Informationsfluss

Bewusstseinsbildung

Vernetzung

Engagement / Unterstützung fördern PR-Instrumente In der Öffentlichkeitsarbeit stehen uns verschiedene Kommunikationswege zur Verfügung. Sie sind das ‚Handwerkszeug‘, welches angepasst auf die Zielgruppe zum Einsatz kommt. Dazu zählen:

Pressearbeit

Mediengestaltung

Event-PR

Interne Kommunikation

Training

Sponsoring

Kooperationen Profil (Corporate Identity) Öffentlichkeitsarbeit kann nur dann erfolgreich sein, wenn wir wissen, wer wir sind und was wir erreichen möchten. Deshalb ist es wichtig, zunächst den eigenen Stand, das eigene Profil im Team zu klären. Dies kann in Eigenregie geschehen oder aber unterstützt durch einen externen Moderator. Das richtet sich auch nach Zeit- und Finanz-Budget. Voraussetzung für eine effektive Öffentlichkeitsarbeit sind folgende Fragen:

Welche Position vertreten wir?

Ws möchten wir erreichen?

Wie möchten wir unsere Ziele erreichen?

Was haben wir schon erreicht?

Wie kommunizieren wir?

Zwernitzer Straße 45 81243 München Tel. 089 / 89712336 Fax. 089 / 89359764 pr-beratung@mariannewagner.de

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Zielgruppe Die Bestimmung der Zielgruppe ist Grundlage für die Auswahl der Kommunikationsinstrumente, der Sprache etc. Bei der Zielgruppenbestimmung konzentrieren wir uns häufig auf die Menschen außerhalb unserer eigenen Struktur. Es ist jedoch wichtig, nach innen und nach außen zu kommunizieren. Diese Differenzierung muss getroffen werden, um den bestmöglichen Kontakt zu erreichen. Nach außen kommunizieren wir beispielsweise mit nach außen kommunizieren wir mit Nach innen kommunizieren wir mit

Verbrauchern

Entscheidungsträgern

Multiplikatoren

Politikern

Mitgliedern / Kollegen

Wirtschaftspartnern

Projektpartnern

Zielgruppenmerkmale Es hängt vom Projekt ab, wie sehr die Zielgruppenbestimmung in die Tiefe gehen muss. Auch bei kleineren Projekten ist die Überlegung, an wen wir uns wenden wollen sinnvoll. Es ist sehr menschlich, von eigenen Ansichten und Positionen auszugehen. Jedoch ist es meist wesentlich, andere, neue und uns weniger vertraute Gruppen anzusprechen. Die klassischen Zielgruppenmerkmale sind deshalb sehr hilfreich:

Demografische: Alter, Geschlecht, etc.

Sozioökonomische: Bildung, Beruf, Einkommen etc.

Psychografische: Motivation, Meinung, Lebensstil etc.

Geografische: Bundesländer, Städte, Gemeinden etc.

Konsumverhalten: Preissensibilität, Markenwahl, Mediennutzung etc. Botschaft Öffentlichkeitsarbeit dient immer der Kommunikation einer zentralen Botschaft. Nur wenn ich weiß, was ich genau sagen möchte, finde ich die richtigen Worte und Argumente dafür. So kann ich dank der Konzentration auf die Botschaft zielgerichtet die Öffentlichkeit ansprechen. Es macht Sinn sowohl im Gesamtprojekt als auch bei einzelnen Aktionen die Botschaft zu formulieren. Struktur Öffentlichkeitsarbeit ist ein Feld, das oftmals von Mitarbeitern, die eigentlich andere Aufgaben haben, ‚MIT‘ betreut wird. Das hat manchmal zur Folge, dass im Arbeitsalltag wirkungsvolle Ansätze für die Öffentlichkeitsarbeit übersehen werden. So erfahren die Bürgerinnen und Bürger nicht, wie gut manche Projekte sind oder dass es sie überhaupt gibt. Strukturdefinitionen erleichtern die Arbeit ungemein.

Grundsätzlicher Strukturaufbau für kontinuierliche PR

Zuständigkeiten nach Kompetenzen/Qualifikationen definieren

Jahresplanung

Vorgehensweise / Abläufe für alle Kommunikationsprozesse festlegen (To-Do-Listen)

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Corporate Design Ein Wildwuchs an optischer Darstellung eines Projektes oder Akteurs ist immer ein Risiko. Meist lässt es sich durch den Einsatz eines Grafikers schon unterbinden. Reicht das Budget dafür nicht oder geht es um kleinere Grafiken, wie z.B. ein Briefbogen, verliert das Projekt bzw. der Akteur leicht ‚das Gesicht nach außen‘. Das Corporate Design sichert den Wiedererkennungswert der Akteure und Projekte. So kann ein Logo nur durch seine Optik schon mit einer wichtigen Botschaft verbunden sein, wenn es konsequent eingesetzt wurde. Zum Corporate Design zählen:

Name

Logo

Farbdefinitionen

Einheitliches Layout für alle Kommunikations- und Informationsmaterialien Menschliche Kommunikationsmittel Ob mir ein Mensch sympathisch ist oder nicht, ob ich für seine Worte offen bin oder nicht – das entscheidet sich oft innerhalb weniger Sekunden bei einem Aufeinandertreffen. Menschen kommunizieren auf verschiedenen Ebenen, auch jenseits der Sprache. Es macht Sinn, sich mit der eigenen Kommunikationsart, mit dem eigenen Auftreten auseinanderzusetzen, um für die Botschaft das Tor zu öffnen. Im Team reflektiert, ist das Erstaunen oft groß, wie wir auf andere wirken. Zu unseren Kommunikationsmitteln zählen:

Sprache

Gestik

Mimik

Auftrete Sprache Die Sprache in Wort und Schrift ist sicherlich das zentrale Kommunikationsmittel, welches wir für unsere Botschaft einsetzen. Dabei sollten wir darauf achten, einen Menschen dort abzuholen, wo er steht. Gibt man einem Menschen beispielsweise das Gefühl mangelnder Bildung, wird er sich der Situation eher entziehen als sich auf ein ‚Bildungsangebot‘ einzulassen. Geben wir ihm das Gefühl, ‚seinen bereits strahlenden Horizont zu erweitern‘, wird er uns bereitwilliger zuhören. Sprache ist auch menschliches Miteinander. In der PR zählt dabei:

Definition der Sprache nach innen und außen

positiv / Motivierend

nah am Menschen / der Zielgruppe

Informativ

Respektvoll

NIE dogmatisch oder penetrant!

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Kommunikationswege Wenn wir wissen, wem wir was in welcher Art sagen möchten, können wir uns auf die Suche nach den richtigen Wegen für unsere Botschaft machen. Bei der Auswahl die Zielgruppenbestimmung elementar wichtig. Wir kommunizieren nach innen, weil regelmäßiger Informationsfluss die Integration und die Identifikation fördern. Nach außen kommunizieren wir, weil wir Menschen mit unseren Botschaften erreichen und sie dafür gewinnen möchten. Es gibt klassische und außergewöhnliche Kommunikationswege: Nach außen Nach innen

• Klassische Presse-/Medienarbeit

• Event PR

• Informationsmaterialien

• Vorträge / Diskussionsrunden

• Internet

• Social Web

• Imagefilme

• Regelmäßige Treffen

• Newsletter / Rundbrief

• interne Medien

• definierte Informationsstruktur

• Internet / Intranet

• Schulungen

Social Media Die Welt der Social Media ist auf rasante Weise zu einem der wichtigsten Kommunikationswege geworden. Sie birgt Chancen und Risiken. Richtig genutzt kann sie auf sehr kostengünstige Weise zu einem wertvollen und effektiven Medium unserer Botschaften werden. Insbesondere jüngere Generationen, deutlich zunehmend aber auch ältere, sind über Social Media auf kurzem Wege und interaktiv zu erreichen. Auch hier spielt die Zielgruppendefinition die zentrale Rolle in der Auswahl der Online-Medien und der Kommunikationsstrategie. Aus der inzwischen großen Vielfalt der Social Media Kanäle gilt es, die richtigen auszuwählen. Dazu muss man sich mit den User-Eigenschaften und –Statistiken auseinandersetzen. Diese Welt ist in ständiger Bewegung, so dass die gewählten Medien auch regelmäßig hinsichtlich ihrer Wirksamkeit überprüft werden müssen.

Modul 2 – Pressearbeit in der Region Medien genießen einen hohen Stand in der Informationswelt. Ihre Unabhängigkeit ist eines der höchsten Güter hierzulande. Deshalb sind sie der Filter, welcher unserer Information Glaubwürdigkeit verleiht. Effektive Pressearbeit lebt von:

Kontinuität

Kontaktpflege

Ehrlichkeit und Vertrauen

der fachlichen, inhaltlichen und auch menschlichen Kompetenz der zuständigen Mitarbeiter

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Presseverteiler Das Erstellen und Pflegen eines Presseverteilers ist eine aufwändige Arbeit, die sich am Ende mehr als auszahlt. Nicht nur die allgemeinen Angaben zu einem Medium sind dabei wertvoll. Auch Ansprechpartner, Besonderheiten, Durchwahlen, persönliche Emailadressen tragen zum Erfolg der Pressearbeit bei. Ein Presseverteiler sollte daher eines der ‚Lieblingskinder‘ der PR sein. Zum regionalen Medienumfeld zählen Print (auch Anzeigenblätter), Funk, TV und Internetmedien. Pressekontaktpflege Journalisten sind wie wir Menschen mit Vorlieben, Eigenheiten, Meinungen etc. Pressearbeit gestaltet sich weitaus erfolgreicher, wenn wir Ansprechpartner haben, die wir in gewisser Weise kennen und sie UNS! Es gibt verschiedene Möglichkeiten, den persönlichen Kontakt herzustellen und zu pflegen:

Telefonate

Email

Persönliche Betreuung bei Presseterminen

Redaktionsbesuche Sprache Wir unterscheiden in Pressemitteilung, Presseeinladung und Veranstaltungshinweis. Grundsätzlich gilt dabei: Je schwächer, also uninteressanter die Information, desto stärker muss die Sprache sein! Bei der Wahl der Sprache orientieren wir uns an der Zielgruppe. Hier zeigt sich erneut, wie wichtig es ist zu wissen, wen man ansprechen möchte. Presseinformationen sollten sprachlich immer wie folgt sein:

zielgruppenorientiert

spannend / interessant

Fachjargon nur bei Fachpresse

Seriös

kurze, klare Sätze

Publikumssprache

Frei vom ‚Aufsatzdeutsch‘ das in Schulen gelehrt wird Pressemitteilung Der Aufbau einer Pressemitteilung variiert je nach Länge. Kurze Mitteilungen brauchen beispielsweise keine Zwischenüberschriften oder die Subheadline. Wichtig ist, dass der Leser im Text immer orientiert ist und alle wichtigen Informationen so früh wie möglich gegeben werden. Der klassische Aufbau einer Pressemitteilung ist:

1. Überschrift / Headline Entscheidend! – 30 bis 40 Zeichen - Kernaussage

2. Unterzeile / Subheadline Erklärt kurz und sachlich das Thema des Artikel

3. Anreißer / Teaser Enthält alles Wichtige – 5 W: Wer – Was – Wann – Wo – Warum

4. Mittelteil / evtl. Zwischenüberschriften Vertieft das Thema: Hintergründe, Erklärungen, Prespektiven, Meinungen, etc.

5. Boilerplate / Verfasserinformation

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Ein Foto kann über die Veröffentlichung entscheiden. Fotografen sind in Redaktionen im digitalen Zeitalter eher seltener geworden. Meist fotografieren Redakteure mit Digitalkameras. Schickt man einen Text mit guten Fotos, spart sich die Redaktion Personal und Kosten. Je besser das Foto, umso größer die Chance auf Veröffentlichung. Pressefotos sollten eine Auflösung von 300 dpi haben, aber nicht größer als 1,5 MB je Foto sein. Quer- und Hochformat sollten angeboten werden. Häufig macht es Sinn, einen Bildausschnitt zu wählen, um die Qualität zu steigern oder den Fokus auf das Wesentlich zu lenken. Presserecht für Pressemitteilungen Grundsätzlich haftet der Verfasser persönlich für den Inhalt der Pressemitteilung, nicht die Organisation oder Initiative. Dies ist auch einer der Gründe, warum eine Pressemitteilung in der Regel intern von Vorgesetzen freigegeben werden muss. Auch beim Verfassen einer Pressemitteilung gilt die ‚journalistische Sorgfaltspflicht‘. Was der Verfasser schreibt, muss stimmen! Zitate MÜSSEN wortgetreu widergegeben werden. Eine Pressemitteilung muss folgende Informationen enthalten:

Ort, Datum

Herausgeber mit Kontaktdaten

Verfasser mit Kontaktdaten

Bildfreigabe

evtl. Sperrvermerk (ab wann darf der Text veröffentlicht werden) Fotos – Qualität und rechtliche Rahmenbedingungen Fotos erhöhen die Chance auf Veröffentlichung einer Presseinformation deutlich. Wichtig ist die Qualität des Fotos. Es muss scharf und gut belichtet sein. Die heute am Markt gehandelten Smartphones erfüllen die Ansprüche druckfähiger Fotos, wenn der Fotograf es richtig einsetzt. . Jedes Foto, das versendet wird, muss in der Bildunterzeile mit Informationen verknüpft werden:

Fotograf / Urheber / Freigabe zum Druck

Vor- und Zunahme, Funktion der gezeigten Personen mit Zuordnung

Entstehungsort und –datum (sofern nicht aus PM ersichtlich) Rechtliche Rahmenbedingungen Fotos unterliegen verschiedenen rechtlichen Rahmenbedingungen. Sie beziehen sich auf die Persönlichkeitsrechte der gezeigten Personen sowie auf die Urheberrechte des Fotografen. Bildrechte

Zustimmung zur Aufnahme (es gilt Formfreiheit) Die Zustimmung kann schriftlich und mündlich erfolgen. Bei öffentlichen Veranstaltungen und sichtbar identifiziertem Fotografen gilt der fehlende, aktive Widerspruch als Zustimmung.

Bei Kindern MUSS ein Sorgeberechtigter zustimmen. Kinder ab 14 Jahren müssen selbst zustimmen.

Der Fotograf muss prüfen, ob ein gesetzliches oder privatrechtliches Fotografierverbot vorliegt. Dies bezieht sich auf Personen, Räume,

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Grundstücke etc. Ein Verbot kann zum Beispiel bei einer Gerichtsverhandlung ausgesprochen werden. Auch ein Mieter oder Eigentümer kann von seinem Hausrecht Gebrauch machen und ein Verbot aussprechen.

Bei künstlicherischen Aufführungen bedarf es der Zustimmung des Künstlers (Urheberrecht).

Möglicherweise liegt aber auch die ‚Entbehrlichkeit‘ der Einwilligung vor. Siehe nachfolgendes Gesetz §23KunstUrhG:

Gesetz betreffend das Urheberrecht an Werken der bildenden Künste und der Photographie § 23 (1) Ohne die nach § 22 erforderliche Einwilligung dürfen verbreitet und zur Schau gestellt werden: 1. Bildnisse aus dem Bereiche der Zeitgeschichte; 2.Bilder, auf denen die Personen nur als Beiwerk neben einer Landschaft oder sonstigen Örtlichkeit erscheinen; 3. Bilder von Versammlungen, Aufzügen und ähnlichen Vorgängen, an denen die dargestellten Personen teilgenommen haben; 4. Bildnisse, die nicht auf Bestellung angefertigt sind, sofern die Verbreitung oder Schaustellung einem höheren Interesse der Kunst dient. (2) Die Befugnis erstreckt sich jedoch nicht auf eine Verbreitung und Schaustellung, durch die ein berechtigtes Interesse des Abgebildeten oder, falls dieser verstorben ist, seiner Angehörigen verletzt wird.

Bildbeschaffung – Bildauswahl - Bildbearbeitung Bei der Beschaffung von Bildern, z.B. durch Fotografen oder Kauf im Internet, muss die Lizenz bezüglich des Verwendungszwecks geprüft werden. Liegt die Nutzungserlaubnis nur spezifisch vor, muss das Bild immer wieder neu gekauft werden, sobald es an anderer Stelle eingesetzt werden soll. Deshalb müssen die Nutzungsrechte hinsichtlich Medium, Art, Umfang, Zeitdauer etc. definiert werden. Empfehlenswert sind uneingeschränkte Nutzungsrechte. Die Veröffentlichung von Mitarbeiterfotos bedarf der schriftlichen Einwilligung der Mitarbeiter. Auch die Bildbearbeitung fällt unter die Nutzungsklärung. Verändert man das Bild eines Fotografen, kann dies das Urheberpersönlichkeitsrecht verletzen. Es braucht die Einwilligung zur Umgestaltung. Freigabe – Print - Posten Sowohl beim Druck als auch beim Post ist die Angabe der Quelle bzw. des Fotografen verpflichtend. Beim Post kann dies per Digitalprint geschehen. Wichtig ist auch zu prüfen, ob die Freigabe fremder Bilder für die Weitergabe an Multiplikatoren, wie eben den Medien, rechtlich erlaubt ist. In den sozialen Medien gilt eine besondere Sorgfaltspflicht zum Schutz der abgebildeten Personen. Auch die Wahrung des Urheberechts unterliegt dieser besonderen Sorgfaltspflicht. Bei einem Post muss geprüft werden, ob die AGBs Aussagen hinsichtlich der Aufgabe von Rechten beinhalten. Es dürfen keine Nutzungsrechte erteilt werden, die dem Verfasser nicht gehören (Social Media Lizenz)

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Presseeinladung Bei der Presseeinladung sollte auf einen Blick alles Wesentliche ersichtlich sein. Sie sollte den Charakter einer persönlichen Einladung haben. Der Aufbau einer Presseeinladung ist:

1. Betreff mit allen wesentlichen Informationen zum Termin mit allen wesentlichen Informationen zum Termin (Tag, Uhrzeit, Ort) Bei Bedarf auch Etage, Raum, Anfahrt, Parkmöglichkeit, Verpflegung

2. Persönliche Anrede Sehr geehrte-r Herr / Frau – Sehr geehrtes Redaktionsteam

3. Brieftext Macht neugierig auf das Thema, evtl. Ablauf, Highlights, VIPs, Hintergründe

4. Anmeldung Kontaktemail, Anmeldung bis zu definiertem Zeitpunkt

5. Verfasser ‚Mit freundlichem Gruß‘….

Veranstaltungshinweis Hierbei geht es darum, eine Veranstaltung öffentlich zu machen. Darum werden die Medien gebeten. Der Veranstaltungshinweis ist relativ kurz gehalten. Häufig erscheint er im Veranstaltungskalender eines Mediums. Der Aufbau ist wie folgt:

1. Betreff mit allen wesentlichen Informationen zum Termin mit allen wesentlichen Informationen zum Termin (Tag, Uhrzeit, Ort) Bei Bedarf auch Etage, Raum, Anfahrt, Parkmöglichkeit, Verpflegung

2. Veranstaltungsbeschreibung (kurz) Macht neugierig auf das Thema, evtl. Ablauf, Highlights, VIPs, Hintergründe

3. Foto / Logo sofern vorhanden

4. Marketingmaterial z.B. Veranstaltungsflyer sofern vorhanden

Versand von Presseinformationen Presseinformationen werden inzwischen fast ausschließlich digital, also per Email versendet. Dabei sollten die Texte als word-Dokument angelegt werden, weil Redakteure sie dann gleich bearbeiten können. Das erleichtert ihnen ihren Job. Beim Versand gilt außerdem:

Email-Datenmenge begrenzen (max., 5-6 MB)

möglichst konkreter Ansprechpartner

Nachtelefonieren

Versand per Post nur in Ausnahmefällen und bei sehr wertigen Veranstaltungen

Versand per Fax – nicht mehr zeitgemäß Das Timing spielt eine ganz wichtige Rolle beim Versand an die Medien. Es sollten Tag und Uhrzeit berücksichtigt werden. So macht der Versand am Wochenende, Freitagnachmittag oder Montagmorgen kaum Sinn, weil die Redaktionen am Wochenende nur schwach besetzt sind und am Montagmorgen Emailberge abarbeiten müssen.

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Auch das Themenumfeld ist wichtig. Aktuelle Ereignisse können so viel Raum einnehmen, dass kaum Platz für andere Themen bleibt. Es stellt sich die Frage, ob ich einen Presseversand am Montag nach der Landtagswahl machen muss oder verschieben kann. Andererseits sind themenschwache Zeiten wie August oder zum Jahreswechsel prima, um Veröffentlichungen zu erzielen. Wichtig ist bei aller Planung auch die Berücksichtigung des Redaktionsalltags:

Redaktionskonferenz ca. 9.30 – 10.30 Uhr (Themenverteilung durch Chef vom Dienst – schlechter Zeitpunkt für Telefonate oder Pressetermine)

ab 10.30 Uhr Ausschwärmen zu Terminen oder Recherche

danach Verfassen von Artikeln

Druckfreigabe ab ca. 17.00 Uhr Pressemappen Zu jedem Termin sollten ausreichend Pressemappen mit den Informationen in gedruckter Form zusammengestellt werden. In eine Pressemappe gehören:

Pressemitteilung

Kontaktdaten zentraler Ansprechpartner

Liste aller wichtigen Personen mit o Vor- und Zunamen, Funktion

Evtl. Faktenübersicht

Evtl. Hintergrundinfo Initiative/Unternehmen/Projekt

Evtl. Flyer

Evtl. Infos Kooperationspartner Auch digitale Pressemappen zum Versand sind üblich und werden bei Bedarf eingesetzt. Zeitmanagement Beim Versand von Presseinformationen ist entscheidend, worum es sich handelt. Presseeinladungen und Veranstaltungshinweise müssen zeitiger verschickt werden. Pressemitteilungen zeitnah am Geschehen.

Versand Veranstaltungshinweis: ca. 7 Tage vorher

Versand Presseinladung: ca. 4 Tage vorher

Anmeldefrist: 1-2 Tage vorher

Nachfrage: 1 Tag vorher

Versand Pressemitteilung: o schnellstmöglich NACH Veranstaltung o Zum günstigsten Zeitpunkt für das Thema (Rahmenbedingungen

beachten wie: Sommerpausen, Wahlen, aktuelle Themen etc.)

Versand immer an Erscheinungsdaten orientieren!

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Pressespiegel Die Evaluierung der Veröffentlichungen droht häufig im Arbeitsalltag unterzugehen, ist aber sehr wichtig. Der Pressespiegel gibt Aufschluss über den Erfolg der Pressearbeit und unterstützt die Optimierungsprüfung. Beim Gewinnen von Sponsoren oder Kooperationspartnern ist er sehr hilfreich. Ein Pressespiegel listet folgende Informationen auf:

Erscheinungsdatum

Medium / Ressort

Titel

Umfang

Foto abgedruckt

Thema

etc. je nach Bedarf

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Modul 3 – Interview und Statement Wann immer wir uns im Gespräch mit einem Journalisten befinden, ist dies ein Interview – sofern wir wissen, dass es sich um einen Journalisten handelt. Das bedeutet auch, jedes gesprochene Wort darf zitiert werden. Ein Interview bietet die Möglichkeit, Sachverhalte darzulegen, Inhalte zu vertiefen. Je besser es vorbereitet ist, desto größer sind die Chancen, die Inhalte zu vermitteln, die uns am Herzen liegen. Zitat Ein Zitat muss im wortgetreu wieder gegeben werden. Es darf auch nicht aus dem Zusammenhang gerissen und dadurch mit neuem Sinn gefüllt werden. Unterschieden wird in zwei Zitatvarianten:

Wörtlich übernommene Stelle aus einem Text (z.B. Pressemitteilung)

o Muss formal und inhaltlich mit dem Original übereinstimmen o Konkrete Quellenangabe

Konkrete Aussage einer Person o als ‚wörtliche Rede‘ oder ‚indirekte Rede‘ o Ist ausdrücklich erlaubt o Muss formal und inhaltlich mit dem Original übereinstimmen o Müssen im Kontext widergegeben werden (ansonsten Manipulation –

Verstoß gegen das Persönlichkeitsrecht) Interview Ein Interview, das wir vorbereiten können, ist meist die zielsichere, entspannte Variante. Trotzdem kann jedes Interview Fragen beinhalten, die wir nicht beantworten wollen oder können. Das müssen wir auch nicht. Wichtig ist die Frage, wie man mit der Situation umgeht. Beispielsweise kann man auf Fachleute verweisen, deren Kontaktdaten man später weitergibt. Wir müssen nicht in jeder Frage absolut kompetent sein. Dieser Anspruch verleitet dazu, im Interview falsches Wissen oder Halbwissen weiterzugeben, das im Ergebnis von unserem Ziel wegführt. Auch Aussagen wie ‚Dazu kann ich aktuell keine Stellung beziehen‘ sind absolut legitim. Grundsätzlich gilt:

Vorbereitetes Interview: o Fragen vorher erbitten o Themengebiete vorher klären und Inhalte vorbereiten o Ruhige und entspannte Umgebung o Nicht jede Frage MUSS beantwortet werden

Spontanes Interview: o Entsteht häufig aus einer aktuellen Themenlage o Kann telefonisch erfolgen o Aussagen vermeiden, bei denen der Kenntnisstand nicht ausreicht

Interviews können unter dem Vorbehalt der ‚Autorisierung‘ gegeben werden. Dies verpflichtet den Journalisten, das Interview zur Freigabe vorzulegen. Aussagen mit dem Hinweis auf ‚Vertraulichkeit‘ dürfen von Journalisten NICHT veröffentlicht werden.

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Elevator Pitch Nichts ist so kostbar wie Zeit! Untersuchungen zeigen, dass die Aufmerksamkeit und Verarbeitungsfähigkeit eines spontanen Gesprächs für rund 1.30 Minute reicht. Die Fortsetzung des Gesprächs hängt von verschiedenen Faktoren ab, z.B. Interesse, Zeitbudget des Gesprächspartners, Sympathie etc. Deshalb ist es wichtig, die wesentlichen Informationen in dieser kurzen Zeitspanne weiterreichen zu können, ohne sie einfach aufzuzählen. Den Inhalt eines Gespräches zu einem Thema kann man mittels konkreter Fragen eingrenzen und sich so fit und selbstsicher/selbstbewusst machen für den Dialog, der sich damit auf die Kürze der Zeit konzentriert wird. Je klarer das Thema und seine Inhalte umrissen sind, umso souveräner und erfolgreicher kann ein Dialog geführt werden. Um das Gespräch erfolgreich führen zu können, muss auch die verbale, vor allem jedoch die nonverbale Kommunikation des Gegenübers beachtet werden. Es ist wichtig, Pausen einzuhalten, damit das Gegenüber Zeit zur Verarbeitung hat. Auch Signale für Äußerungen des Gegenübers müssen beachtet und entsprechend Zeit eingeräumt werden. Dies ist ein sehr positives Zeichen, weil der Gesprächspartner aktiv in den Dialog einsteigt und wahrscheinlich bereit ist, mehr Zeit in das Gespräch zu investieren. Langweilige Monologe werden so verhindert. Ganz wichtig ist, die Meinung des Gegenübers zu respektieren, weder doktrinär, noch dogmatisch zu wirken. Der erfolgreiche Dialog vermittelt ein Bild zum Thema im Kopf des Gesprächspartners verknüpft mit einer individuell geprägten, evt. emotionalen Erinnerung an das Gespräch mit einem ‚MENSCHEN‘!

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Modul 4 – Event PR Bei der Planung und Umsetzung einer Veranstaltung sollte Kreativität einfließen. Je lebendiger eine Veranstaltung gestaltet wird, umso intensiver wird sie wahrgenommen. Natürlich muss die Ausgestaltung an das Thema der Veranstaltung angepasst sein. Eventplanung Nach dem Brainstorming ist die konsequente Planung einer Veranstaltung der Garant für das Gelingen. Je strukturierter man an die Veranstaltung herangeht, umso gesicherter sind die Abläufe.

Grundsätzliche Eventplanungsstruktur erarbeiten

Zielgruppe definieren

Gemeinsames Brainstorming

Konzentration auf das Wesentliche

Zuständigkeitsstruktur erstellen

Checkliste: Detailaufgaben klären, planen und terminieren

Regelmäßiges Planungsupdate Je knapper das Budget, desto bedeutender ist die Kreativität! Eventkonzept Auch bei der Erstellung des Eventkonzeptes gibt es fest Größen, die im Konzept definiert werden sollten, um das Gelingen zu sichern. Dazu zählen:

Ziel des Events

Motto / Aufhänger

Gästeanzahl / VIPs / Einladungsmanagement

Programm / Organisation

Zeitplanung vom ersten Gedanken bis zur Nachlese

Budget einteilen

Logistik / Infrastruktur

Terminierung

Raumbedarf / Örtlichkeit / Ausstattung

Referenten / Darsteller

Rechtliche Rahmenbedingungen

Werbemittel / Dekorationsmaterial

Verpflegung

Fotograf Eventumsetzung Für die Umsetzung sollte eine konkrete Ablauf- und Zeitplanung erstellt werden. Wichtig ist die Zuordnung der Zuständigkeiten, jedoch sollte eine Person zentral koordinieren. Wesentlich ist auch die Pressebetreuung, analog zum in Modul 1 erklärten Vorgehen. Presse muss betreut sein! Nach Abschluss des Events bleiben Abrechnung, der Dank an alle Unterstützer und die Manöverkritik sowie der Erlebnisaustausch.

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Modul 5 – Marketingmaterialien Im Grunde genommen ist alles ein Marketingmaterial, was dazu dient, unsere Botschaften nach außen zu tragen: vom Kugelschreiber bis zum Ausstellungsbanner – von der Webseite bis zum Flyer. Man sollte sich nicht auf die gängigen Marketingmaterialien beschränken. Außergewöhnliche Mittel ziehen außergewöhnlich viel Aufmerksamkeit auf sich. Gestaltungsmerkmale Auch bei der Gestaltung unserer Marketingmaterialien bleiben wir unserem Corporate Design treu. Die stabilisiert den Wiedererkennungswert. Zu den Gestaltungsmerkmalen zählen:

Corporate Design

Logo

Farben

Botschaften

Symbole / Bilder

Grafiken / Layout Auswahl & Budget In der Vielfalt der Marketingmaterialien ist es verführerisch, zu viele oder zu extravagante Varianten zu wählen. Erstes Entscheidungskriterium ist erneut die Zielgruppe, zweites ist das Budget und letztlich die Nutzungsdauer. Diese Planung muss wegen der Kostenintensität gut überlegt sein.

Je aufwendiger, umso kostenintensiver

Kosten-Nutzen-Verhältnis im Auge behalten

Wirksamkeit als Auswahlkriterium

Angebote einholen und vergleichen

Definierte Kostenkalkulation!

Mitarbeiterkompetenzen als wertvolle eigene Ressource Ist die zielgruppenorientierte Auswahl getroffen, stellt sich die Frage danach, welche Mengen benötigt werden und wie sie an die Zielgruppe gelangen. Messbarkeit der Zielgruppenkontakte muss bereits in dieser Phase mit eingeplant werden (z.B. Gutscheine). Zeitplanung Marketingmaterialien benötigen in der Erstellung meist deutlich mehr Zeit. Die Qualität des Ergebnisses hängt zwingend mit dem notwendigen Vorlauf zusammen. Berücksichtigt werden bei der Zeitplanung:

Text

Entwurf

Layout

Korrekturen

Druck

Verteilung

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Webseitendesign & -pflege Ohne Webseite ist eine Organisation oder Unternehmen fast schon nicht mehr existent. Das Internet ist inzwischen Informationsgeber Nummer Eins! Eine Webseite ist in der Erstellung unter Umständen eine kostenintensive und in der weiteren Pflege eine zeitaufwändige Investition. Stehen Mittel für einen Mediendesigner nicht zur Verfügung, bieten sich verschiedene CMS Systeme von unterschiedlichen Providern oder Free Software an. Dann ist die Ressource Mitarbeiterkompetenz gefragt. Eine Webseite muss von der Planung bis zur Umsetz gut durchdacht sein.

Gründliche Strukturplanung vor Erstellung der Seite

Mediendesigner oder gutes Designprogramm und fähiger Mitarbeiter (Budgetfrage)

Corporate Design & Corporate Image

Zuständigkeit definieren (CMS System)

Themenplanung plus aktuelle Themen

Kontinuierliche Pflege der Seite

WICHTIG: Impressum! (http://www.impressum-generator.de/)

Erarbeitung / Relaunche einer Webseite Die Grundplanung einer Webseite ist DAS wesentliche Element, um später ein optimales Ergebnis zu erzielen – sowohl inhaltlich als auch grafisch und wirtschaftlich. Ständiges ‚Nachdoktern‘ ist zeitaufwändig, teuer, nervig und am Ende im schlimmsten Fall ‚Flickschusterei‘! Es macht Sinn, sich im Web umzuschauen und andere Seiten zu prüfen. Das verschafft allen relativ schnell ein Bild über die Möglichkeiten und den eigenen Bedarf. Die Planung sollte immer im Team erfolgen. Wichtig sind auch Aspekt wie die Menüführung oder welche Tools man verwenden möchte (Bildergalerie, Gästebuch etc.) Alles, was von Beginn an eingeplant ist, optimiert die Seitenentwicklung. Wesentlich ist auch die Wahl des Programms. Grundsätzlich empfiehlt sich ein CMS System, um die Seite selbständig pflegen zu können. Pflege einer Webseite Überalterte Inhalte machen eine Webseite unattraktiv und vermitteln das Image des ‚Nichtstun‘ beim Besucher der Seite. Deshalb müssen Inhalte regelmäßig eingepflegt werden. Berichte und Pressemitteilungen müssen für die Webseite optimiert werden. Positiv ist auch Bildmaterial, um die visuelle Ebene des Besuchers zu erreichen. Gästebücher müssen möglichst zeitnah gepflegt werden. Jeder Eintrag hat eine Antwort verdient. Grundsätzlich müssen alle Inhalte regelmäßig geprüft werden. Im günstigsten Fall pflegt eine/r zentral Verantwortliche/r die Seite. SEO - Suchmaschinenoptimierung 98 Prozent aller Suchanfragen gehen über google. Der direkte Zugriff auf eine Webseite ist in der Anzahl deutlich rückläufig. Umso wichtiger ist es, im google-Ranking einen guten Platz zu erreichen. Google bevorzugt Seiten mit bestimmten Inhalten/Funktionen:

Aktualität ist ganz wesentlich. Es braucht lesenswerte Inhalte, die für Verlinkungen attraktiv sind

die Programmierung muss Suchmaschinen- und Benutzerfreundlich sein

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Google liebt Verlinkungen! Eingehende und ausgehende Links bedeuten eine Einbindung ins Netz. Und genau das möchte google. Eingehende Links potenzieren das Ranking dabei mehr als augehende.

Um ein gutes Ranking zu erreichen, braucht man Zeit. Kontinuierliche Pflege unter Berücksichtigung der google-Ansprüche führen zum Ziel.

google bewertet das Responsiv Design, also die Anpassung an Smartphones. Zahlreiche User benutzen inzwischen ausschließlich das Smartphone oder Tablet als Zugang ins Web. Die Bedeutung des Responsiv Designs steigt deshalb enorm.

Keywords helfen deutlich. Für einen Text werden 1-3 Keywords definiert, die immer wieder auftauchen. Dies mag dem lyrischen Aspekt des Textes schaden, hilft aber beim google-Ranking. Auch Bilder sollten mit Informationen im Namen versehen werden, welche Keywords enthalten

Fettungen, Zwischenüberschriften mit den Keywords, Bullet Points (Aufzählungen) zählen zu bevorzugten google Attributen.

Eine Anregung aus Erfahrung! – Kooperationen! Regionales Engagement setzt geografisch Grenzen. Darin liegt der Umstand verborgen, dass das Engagement oft auf eine begrenzte Anzahl von Menschen beschränkt ist. Entlastung schafft die Bündelung von Kräften bei gemeinsamer Schnittmenge in Kooperationen. Das hat folgende Vorteile:

Synergieeffekte nutzen

Budget schonen

Vom Image des Partners profitieren

Größere Wirksamkeit – mehr Kontakte

Mehr Kompetenz, Know How, Manpower….

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg bei Ihrer Arbeit für die Region!