Wissenschaftliche Arbeiten schreiben mit Word (Nicol, Albrecht 2000)

Kurzfassung

1 GRUNDLAGEN----------------------------------------------------------------------------------------------------------3

1.1 FORMATE KOPIEREN UND KONTROLLIEREN----------------------------------------------------------------------31.2 NÜTZLICHE WORD-EINSTELLUNGEN------------------------------------------------------------------------------31.3 AUFZÄHLUNGEN UND NUMERIERUNGEN-------------------------------------------------------------------------31.4 TABULATOREN-------------------------------------------------------------------------------------------------------41.5 FORMATVORLAGEN--------------------------------------------------------------------------------------------------41.6 ABSCHNITTE----------------------------------------------------------------------------------------------------------41.7 KORREKTURHILFEN--------------------------------------------------------------------------------------------------51.8 SILBENTRENNUNG----------------------------------------------------------------------------------------------------61.9 KOMMENTARE--------------------------------------------------------------------------------------------------------61.10 SICHERUNGSKOPIEN-------------------------------------------------------------------------------------------------61.11 COMPUTERVIREN-----------------------------------------------------------------------------------------------------6

2 EINSTIEG IN DIE ARBEIT-------------------------------------------------------------------------------------------6

2.1 ARBEITEN MIT DOKUMENTVORLAGEN----------------------------------------------------------------------------62.2 GLIEDERN DER ARBEIT----------------------------------------------------------------------------------------------72.3 ZENTRALDOKUMENTE-----------------------------------------------------------------------------------------------82.4 NUMERIERUNG UND QUERVERWEISE----------------------------------------------------------------------------112.5 SEITENNUMERIERUNG----------------------------------------------------------------------------------------------152.6 KOPF- UND FUẞZEILEN--------------------------------------------------------------------------------------------152.7 FUẞ- UND ENDNOTEN----------------------------------------------------------------------------------------------17

3 TABELLEN--------------------------------------------------------------------------------------------------------------18

3.1 TABELLEN EINFÜGEN----------------------------------------------------------------------------------------------183.2 TABELLEN FORMATIEREN-----------------------------------------------------------------------------------------183.3 UMGANG MIT GROẞEN TABELLEN-------------------------------------------------------------------------------193.4 TABELLENINHALTE SORTIEREN-----------------------------------------------------------------------------------203.5 IN TABELLEN RECHNEN--------------------------------------------------------------------------------------------20

4 BILDER UND DIAGRAMME---------------------------------------------------------------------------------------20

4.1 BILDER IN WORD---------------------------------------------------------------------------------------------------204.2 GRAFIKEN-----------------------------------------------------------------------------------------------------------204.3 ERSTELLEN VON DIAGRAMMEN IN MS-GRAPH----------------------------------------------------------------204.4 DIAGRAMME MIT MS EXCEL-------------------------------------------------------------------------------------204.5 BILDER UND PHOTOS-----------------------------------------------------------------------------------------------20

5 QUELLEN ZITIEREN UND NACHWEISEN-------------------------------------------------------------------20

5.1 QUELLEN ZITIEREN-------------------------------------------------------------------------------------------------205.2 LITERATURVERZEICHNIS-------------------------------------------------------------------------------------------215.3 VERWEISE AUF LITERATURANGABEN DES LITERATURVERZEICHNISSES------------------------------------22

6 MATHEMATISCHE FORMELN----------------------------------------------------------------------------------23

6.1 FORMELN ERSTELLEN----------------------------------------------------------------------------------------------236.2 PALETTE DER SYMBOLLEISTE-------------------------------------------------------------------------------------246.3 FORMATIERUNG VON FORMELN----------------------------------------------------------------------------------25

7 CHEMISCHE FORMELN-------------------------------------------------------------------------------------------26

7.1 DIE CHEMIE-MAKROS---------------------------------------------------------------------------------------------267.2 DAS PROGRAMM CHEMOFFICE-----------------------------------------------------------------------------------26

8 DRUCKEN---------------------------------------------------------------------------------------------------------------26

8.1 ZU PAPIER GEBRACHT---------------------------------------------------------------------------------------------26

8.2 DRUCKEN UNTER WINDOWS--------------------------------------------------------------------------------------26

9 DIE ARBEIT BEENDEN---------------------------------------------------------------------------------------------26

9.1 DIE TITELSEITE-----------------------------------------------------------------------------------------------------269.2 VERZEICHNISSE IM ZENTRALDOKUMENT ERSTELLEN---------------------------------------------------------269.3 VERZEICHNISSE OHNE ZENTRALDOKUMENT ERZEUGEN-------------------------------------------------------279.4 DIE LETZTE FEHLERKONTROLLE---------------------------------------------------------------------------------28

LITERATUR------------------------------------------------------------------------------------------------------------------28

ANHANG----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------28

A.1 DOKUMENTVORLAGEN FÜR DAS BUCH--------------------------------------------------------------------------28A.2 FELDFUNKTIONEN--------------------------------------------------------------------------------------------------29A.3 DIE CD-ROM ZUM BUCH-----------------------------------------------------------------------------------------31

3 1 Grundlagen

1 Grundlagen

1.1 Formate kopieren und kontrollieren

1.1.1 Formate kopieren

Mit Format übertragen : Richtig formatierten Text markieren Schaltfläche anklicken Zu formatierenden Text markierenBei Doppelklick auf das Symbol können mehrere Textstellen nacheinander formatiert werden.

1.1.2 Formatierung überprüfenUMSCH + F1: Maus-Cursor wird zu Pfeil mit Fragezeichen; damit auf den gewünschten Text klicken. Nun werden alle Formatierungseinstellungen für Zeichen und Absatz angezeigt. Um wieder in den Schreibmodus zurückzukehren, erneut diese Tastenkombination oder ESC drücken.

1.1.3 AbsatzkontrolleUnter Format/Absatz... gibt es auf dem Registerblatt Zeilen- und Seitenwechsel (Word 2000) bzw. Textfluß (Word 97) folgende Einstellungen: Absatzkontrolle: verhindert einzelne Zeilen am Ende oder Anfang einer Seite (sog. "Schusterjungen" und

"Hurenkinder") Zeilen nicht trennen: kein Seitenumbruch innerhalb des Absatzes. Absätze nicht trennen: markierte Absätze werden auf der gleichen Seite ausgegeben; sinnvoll bei

Tabellenüberschriften und Bildunterschriften! Seitenwechsel oberhalb

1.2 Nützliche Word-Einstellungen

1.2.1 SpeichernDie Buchautoren empfehlen folgende Einstellungen unter Extras/Optionen/Speichern: Sicherungskopie immer erstellen: beim Speichern einer Datei wird die alte Version aufgehoben und mit

"Sicherungskopie von ..." bezeichnet. Diese Einstellung verhindert die Einstellung von "Schnellspeicherung zulassen".

Automatische Anfrage für Dateieigenschaften: beim ersten Abspeichern wird nach Autor, Titel, Beschreibung und Stichwörtern für die Datei gefragt. Nützlich bei der Suche nach Texten.

Speichern im Hintergrund zulassen: ermöglicht das Weiterarbeiten während des Speichervorgangs. Empfehlung: besser ausschalten!

AutoWiederherstellen-Info speichern alle x Minuten: automatisches Speichern

1.2.2 DateiablageExtras/Optionen/Speicherort für Dateien (Word 2000) bzw. .../Dateiablage (Word 97):Für Dokumente und Clipartgrafiken kann das aktuell für die Arbeit verwendete Verzeichnis eingestellt werden.

1.3 Aufzählungen und Numerierungen

1.3.1 Aufzählungen:Ändern der Aufzählungszeichen sowie Einzüge: Format/Numerierung und Aufzählung(-szeichen) /Aufzählungen/Anpassen

1.3.2 Numerierungen:Feinheiten der Numerierung (Klammern, Punkte, etc., die mit der Nummer dargestellt werden sollen, Beginn der Numerierung bei bestimmter Zahl, Zahlformat...) werden in Format/Numerierung und Aufzählung(szeichen) /Numerierung/Anpassen eingestellt.

1.4 TabulatorenTabulatoren gelten immer absatzweise; sollen Tabulatoren für mehrere aufeinanderfolgende Absätze vereinbart werden, markiere man diese Absätze, bevor die Tabulatoren gesetzt oder verändert werden.

1.4 Tabulatoren 4

1.4.1 Standard-TabstopsWerden von Word für jeden Absatz verwendet, für den nicht explizit andere Tabs vereinbart sind. Erkennbar auf dem Lineal als dünne graue Linien auf dem unteren Rand. Mit der Tabulator-Taste anspringbar.

1.4.2 Ausrichtung von TabulatorenWird durch unterschiedliche Symbole auf dem Lineal dargestellt: Links(bündig) Zentriert Rechts(bündig) Dezimal Vertikale Linie (nur Word 2000)

1.4.3 Tabulatoren mit der Maus setzenGewünschte Stelle im Lineal anklicken; der Tabulator wird für den aktuellen oder die markierten Absätze vereinbart; Ausrichtung des Tabulators: solange auf die Schaltfläche klicken, bis gewünschtes Symbol für Ausrichtung erscheint.

1.4.4 Tabulatoren über Menü setzenMit Format/Tabstops (Word 2000) bzw. Format/Tabulatoren...(Word 97) können Tabs genau gesetzt werden; weiterhin besteht die Möglichkeit, Füllzeichen zu definieren.

1.5 FormatvorlagenZwei Arten von Vorlagen: Absatz- und Zeichenvorlagen.Absatzvorlage: definiert Schriftart, -größe, -auszeichnung, Einzüge, Abstände vor und nach dem Absatz.Zeichenvorlage: bezieht sich nur auf einzelne Zeichen; bspw. für Hochzahlen, Indizes, Seitenzahlen.

1.5.1 Zuweisen von Formatvorlagen

Text markieren, über Auswahlfeld die gewünscht Vorlage aussuchen. Im Kombinationsfeld werden Absatzformate mit "¶", Zeichenformate mit "a" gekennzeichnet.Zuweisen auch über Format/Formatvorlage, hier ist eine größere Zahl von Formatvorlagen vordefiniert (dazu Option Anzeigen bzw. Alle Formatvorlagen einstellen.)Standardmäßig werden Formatvorlagen im Dokument selbst gespeichert. Oft ist es sinnvoller, sie in Dokumentvorlagen abzulegen. (siehe unten)

1.5.2 Erstellen und Bearbeiten von FormatvorlagenÜber die Schaltflächen Neu bzw. Bearbeiten im Dialogfeld Format/Formatvorlage kann eine bestehende Vorlage geändert oder eine neue Vorlage erstellt werden. Über die Option Zur Vorlage hinzufügen wird definiert, ob diese Vorlage nur im aktuellen Dokument oder in der verwendeten Dokumentvorlage (meist NORMAL.DOT) gespeichert werden soll.Die Formatvorlage wird über die Schaltfläche Format definiert.

1.6 AbschnitteMit Abschnitten ist die (logische) Untergliederung von Texten möglich. Für jeden Abschnitt lassen sich Einstellungen für Seitenlayout, Seitenformat, Kopf- und Fußzeile ... vereinbaren.So ist es bspw. möglich, in einen Hochformat-Text eine Querformat-Tabelle einzubauen (die Tabelle befindet sich in einem eigenen Abschnitt)Beginn eines neuen Abschnitts mit Einfügen/Manueller Wechsel/Abschnittswechsel. Vier Optionen zur Auswahl: Nächste Seite: Neuer Abschnitt beginnt auf neuer Seite, Seitennumerierung wird fortlaufen weitergezählt.

Für den neuen Abschnitt gelten die Einstellungen des vorherigen Abschnitts, bis man sie ändert. Fortlaufend: keine neue Seite Gerade Seite / Ungerade Seite: Beginn des Abschnitts wird auf die nächste gerade / ungerade Seitenzahl

gelegt. Sinnvoll für zweiseitige Texte, Bsp.: Kapitel soll immer auf einer rechten Seite beginnen.Abschnittswechsel werden (als Doppellinie) nur in der Normal- und der Gliederungsansicht angezeigt; um die in

der Layout-Ansicht anzuzeigen, auf die Schaltfläche Absatzmarken klicken.

5 1 Grundlagen

1.7 Korrekturhilfen

1.7.1 RechtschreibprüfungAufruf mit Extras/Rechtschreibung und Grammatik oder F7. Word überprüft Text und zeigt Fehler und unbekannte Wörter im Dialogfeld an. Wird vor Aufruf der Rechtschreibprüfung Text markiert, bezieht sich diese nur auf die Markierung.Funktion der Schaltflächen: Ignorieren: übergeht die Meldung, Text wird weiter überprüft, aber nicht geändert. Nie ändern: das reklamierte Wort wird im weiteren Text nicht mehr als Fehler angezeigt. Für richtig

geschriebene Wörter / Abkürzungen, die nicht in das benutzerdefinierte Wörterbuch aufgenommen werden sollen.

Hinzufügen: das reklamierte Wort wird ins aktuelle benutzerdef. Wörterbuch aufgenommen (mehrere möglich).

Ändern: tauscht das reklamierte Wort gegen das vorgeschlagene aus. Der Text kann auch direkt im Dialogfeld per Hand geändert werden.

Immer ändern: automatisches Austauschen aller weiteren Vorkommen des reklamierten Wortes. AutoKorrektur: Aufnahme des reklamierten Wortes und seiner richtigen Version in die AutoKorrektur-

Liste. Optionen: Einstellungen für Durchführung der Rechtschreibprüfung vereinbaren. (Dialogfeld kann auch

über Extras/Optionen/Rechtschreibung und Grammatik erreicht werden.)

1.7.2 GrammatikprüfungAufruf wie bei Rechtschreibprüfung, Kontrollkästchen "Grammatik überprüfen" muß aktiviert sein. Grammatikfehler werden grün (Rechtschreibfehler rot) markiert. Text kann direkt im Dialogfeld ausgebessert werden.Einstellungen werden über Schaltfläche "Optionen" vorgenommen: Grammatik während der Eingabe überprüfen: nur wählen, wenn der Rechner leistungsstark ist, sonst wird

der Rechner lahmgelegt. Grammatikfehler ausblenden: keine grünen Schlangenlinien im Text (nur bei Eingabeprüfung) Wichtig: Schreibstil (Bsp. Technisch/Wiss.)Viele der Fehlerbeschreibungen sind für Nicht-Germanisten nicht sonderlich verständlich - aber die grüne Farbe hilft auch schon weiter... Mittels Grammatikprüfung kann man Flüchtigkeitsfehler wie fehlende Pluralendungen etc. finden, die von der Rechtschreibprüfung übersehen werden.

1.7.3 ThesaurusAufruf mit Extras/Sprache/Thesaurus oder UMSCH + F7. Thesaurus schlägt aufgrund einer Wortliste Synonyme für die markierten Begriffe vor.Word 97 enthält Thesauri für Deutsch, Englisch und Französisch, Word 2000 zusätzlich auch für Italienisch. Weitere Sprachen käuflich erhältlich. Damit der entsprechende Thesaurus ausgewählt wird, muß für den entsprechenden Textabschnitt die richtige Sprache ausgewählt sein.

1.7.4 SpracheinstellungWord beinhalten standardmäßig Rechtschreibprüfung, Thesaurus und Silbentrennung in Deutsch, Englisch und Französisch; für Englisch auch Grammatikprüfung. Mit Extras/Sprache/Sprache bestimmen wird die Sprache für einen markierten Text festgelegt. Dieses beeinflußt die von Word verwendeten Wörterbücher und Thesauri.Die Rechtschreibprüfung kann für einen markierten Text unterdrückt werden mittels Kontrollkästchen "Rechtschreibung und Grammatik nicht prüfen" (Word 2000) bzw. "(Keine Überprüfung)" (Word 97). Dies ist sinnvoll für Tabellen, Zitate, Listen , die nicht überprüft werden sollen.

1.7.5 AutoKorrekturSehr nützlich für ganz klassische Tippfehler (kann aber auch furchtbar nerven ->Ausnahme-Liste!)Mit der AutoKorrektur kann man auch Abkürzungen für Begriffe definieren: braucht man beispielsweise in einem Text sehr häufig das Wort "Geräuschkompensationsverfahren", kann man die Abkürzung "gkv" definieren. Die Ersetzung der Buchstabenkombination findet nur statt, wenn danach ein Leerzeichen eingegeben wird.Das Dialogfeld erreicht man über Extras/AutoKorrektur

1.4 Tabulatoren 6

1.8 Silbentrennung

1.8.1 TrennzeichenMan kann direkt in dem zu trennenden Wort ein unsichtbares Trennzeichen eintippen. Steht das Wort am Zeilenende und wird getrennt, so wird das unsichtbare Trennzeichen in einen Bindestrich umgewandelt.Eingabe mit STRG + "-". Sichtbar als ¬, wenn Absatzmarken ¶ sichtbar.Wird ein Wort mit Bindestrich geschrieben, das an dieser Stelle jedoch nicht getrennt werden soll (Bsp. Siemens-Nixdorf), kann der Bindestrich als "geschützter Bindestrich" eingegeben werden mit: UMSCH + STRG - "-".Geschütztes Leerzeichen: UMSCH + STRG + LEERTASTE.

1.8.2 Automatische TrennungUm bestehenden Text nachträglich besser durch Silbentrennung umzubrechen, mit Extras/Sprache/Silbentrennung Dialogfeld aufrufen. Wird "automatische Silbentrennung" gewählt, wird der Text beim Schreiben an den entsprechenden Stellen umgebrochen. Hier auch die Feinheiten der Silbentrennung einstellbar.

1.8.3 Manuelle Trennung auf VorschlagSchaltfläche in vorher beschriebenem Dialogfeld. Word durchsucht den Text auf mögliche Trennungsstellen hin und präsentiert Trennungsvorschläge in einem Dialogfeld. Die möglichen Trennungsstellen sich durch Trennungszeichen markiert. Man bewege den Cursor auf die gewünschte Trennung und bestätigt mit Ja oder weist sie mit Nein ab.

1.9 KommentareEine Möglichkeit, unsichtbare Kommentare und Anmerkungen in einen Text einzufügen, ähnlich wie die kleinen gelben Klebezettel ;-)

1.9.1 Kommentar einfügen: Cursor auf entsprechende Stelle bringen, Einfügen/Kommentar. Zum Eingeben der Anmerkung wird jetzt der Bildschirm unterteilt. Die Kommentare in einem Text werden durchnumerieret, die unter Extras/Optionen/Benutzerinformation abgelegten Initialen werden vorangestellt.Im Text erscheint eine gelbe Markierung, die im Druck nicht ausgegeben wird.Falls keine Nummer sichtbar: Extras/Optionen/Ansicht, Formatierungszeichen/Ausgeblendeter Text (Word 2000) bzw. Nichtdruckbare Zeichen/Verborgener Text (Word 97) anwählen.

1.9.1.1 Kommentare anspringen:1. Ansicht/Kommentare blendet das Kommentarfenster am unteren Bildschirmrand ein.2. Bearbeiten/Gehe zu , STRG + G oder F5 öffnet das "Gehe zu"-Fenster, mit dem man zu einem Kommentar

springen kann.

1.10 SicherungskopienEinfach gaaaaaaaaanz wichtig!!!!!!!!!!!!!!!Am besten nicht nur die vom Vortag, sondern auch noch ein oder zwei Tage früher haben...

1.11 ComputervirenÄußerst lästig, im schlimmsten Fall hilft nur format C:\, deshalb Sicherungskopien (die hoffentlich virenfrei sind...)

2 Einstieg in die Arbeit

2.1 Arbeiten mit DokumentvorlagenSehr sinnvoll für einheitliches Layout, wenn ein Text über 5 Seiten hinausgeht...Standardmäßig verwendet Word die Dokumentvorlage NORMAL.DOT. Man kann Dokumentvorlagen unter eigenem Namen erstellen und speichern.

7 1 Grundlagen

2.1.1 Öffnen eines Dokuments mit passender (bereits existierender) Dokumentvorlage:

Datei/Neu; im folgenden Dialogfenster werden alle Dokumentvorlagen angezeigt, die Word im Ordner "Vorlagen" findet. Ordner im Ordner Vorlagen werden als Registerblätter dargestellt.

2.1.2 Nachträgliches Zuweisen einer DokumentvorlageBisher benutzt: NORMAL.DOT Falls Formatvorlagen benutzt wurden, die den gleichen Namen tragen wie Formatvorlagen der neuen Dokumentvorlage, werden sie entsprechend der neuen Vorlage formatiert. Allerdings werden folgende Formatierungen nicht geändert: Einstellungen, die über Datei/Seite einrichten gemacht werden: Seitenränder, Papierformat,

Seitenausrichtung, Seitenlayout Kopf- und Fußzeilen bleiben erhalten

Deshalb: Mit Datei/Neu ein neues Dokument mit gewünschter Dokumentvorlage erstellen. Das bisherige Dokument öffnen, den gesamten Inhalt markieren (STRG + A oder Bearbeiten/Alles

markieren) und kopieren. In das neu erstellte Dokument wechseln, Einfügen Neues Dokument abspeichern.Achtung: Befinden sich im zu kopierenden Text Abschnittswechsel, so werden die Formatierungseinstellungen des letzten Abschnitts auf das Dokument übertragen, in das der Text eingefügt wird!!Deshalb: vor dem Kopieren alle Abschnittswechsel löschen (und nachher im neuen Dokument wieder einfügen)

2.1.3 Dokumentvorlagen ändernÖffnen der Dokumentvorlage mit Datei/Öffnen, Dateityp "Dokumentvorlage(*.dot)"Die Vorlagen befinden sich normalerweise in WINDOWS\ANWENDUNGSDATEN\MICROSOFT\VORLAGEN (Word 2000) bzw. PROGRAMME\MICROSOFT OFFICE\VORLAGEN (Word 97)Im geöffneten Dokument mit Format/Formatvorlage Änderungen vornehmen.

2.1.4 Dokumentvorlage automatisch aktualisierenWird eine Dokumentvorlage für mehrere Kapitel verwendet, die noch nicht 100% fertig ist, ist es sinnvoll, in den einzelnen Dokumenten mit Extras/Vorlagen und Add-Ins festzulegen ,daß die Formatvorlagen des Dokuments bei Änderungen der Dokumentvorlage automatisch aktualisiert werden sollen.

2.1.5 Makros zur Verfügung stellenMakros aus einer anderen Dokumentvorlage können verwendet werden, indem diese Dokumentvorlage (mit Makro) zum aktuellen Dokument dazugeladen wird. Die aktuelle Dokumentvorlage bleibt unverändert, die Makros der anderen Vorlage stehen dann zusätzlich zur Verfügung.Dokumentvorlage hinzufügen:Extras/ Vorlagen und Add-Ins, Schaltfläche Hinzufügen, Auswahl der Dokumentvorlage mit Makro.

2.2 Gliedern der ArbeitGliederungsansicht: Guter Überblick über Text einer Datei Erstellen von Grob- und Feingliederung eines Textes sehr einfach Umstellungen vornehmen Umstrukturierungen, beispielsweise Überschriften auf- oder abstufenSchreiben von Text besser in Normal- oder Layout-Ansicht. Umschalten über Ansicht oder die Schaltflächen links unten.Vorgehen: Dokumentvorlage für die Arbeit festlegen Gliederung in der Gliederungsansicht entwickeln:

Niemals Numerierungen per Hand eingeben! Dazu ist die Formatvorlage da. Eingeben der Grobgliederung: mit jedem Return wird ein neuer Gliederungspunkt (mit fortlaufender

Nummer, wenn Überschriften numeriert) geöffnet. Für alle Gliederungspunkte dieser Ebene wird die Absatzformatvorlage "Überschrift 1" vergeben.

Verfeinern der Gliederung: nächste Gliederungsebene einrücken:

1.4 Tabulatoren 8

Cursor hinter die Zeile der Grobgliederung stellen, nach der ein Unterpunkt eingefügt werden soll Mit RETURN eine neue Zeile einfügen Mit Schaltfläche "Tieferstufen" auf der Gliederungssymbolleiste (oder TAB) den Gliederungspunkt

abstufen. (wird automatisch als "Überschrift 2" formatiert. Mit weiteren Returns erzeugt man Gliederungspunkte derselben Ebene.

2.2.1.1 Gliederungs-Symbolleiste:

... Ein- und Ausschalten der Gliederungsebenen; die Zahl gibt die dargestellte Gliederungstiefe an

zeigt Überschriften sowie Texte an

eine Ebene mehr oder weniger anzeigen

Hoch- oder Herabstufen von Überschriften

wandelt eine Überschrift in Text des Textkörpers um

Verschieben von Gliederungspunkten

Beim Benutzen der Schaltflächen ist Vorsicht geboten!!Beispiel: Nur die erste Ebene ist eingeblendet. Stuft man Punkt 2 auf 1.1 herunter, werden auch alle Unterpunkte von 2 heruntergestuft, aus 2.1 wird 1.1.1! Sind jedoch alle Ebenen angezeigt, der Cursor steht in Überschrift 2, dann wird nur dieser Punkt zu 1.1 herabgestuft; die Unterpunkte bleiben auf ihrer Ebene und werden neu numeriert, d.h. aus 2.1 wird 1.2, aus 2.2 wird 1.3 usw.Also: sind Gliederungsebenen ausgeblendet, werden automatisch beim Markieren eines Gliederungspunktes alle darunterliegenden Gliederungspunkte und Texte mit selektiert. Beim Verschieben oder Umstufen werden alle markierten darunterliegenden Ebenen ebenfalls verschoben oder umgestuft.

Sollen bspw. Kapitel 4 und 5 umgestellt werden, ihre interne Struktur jedoch beibehalten, gehe man folgendermaßen vor: Nur die oberste Ebene der Gliederung anzeigen Überschrift von Kapitel 5 markieren Schaltfläche "nach oben" betätigen.Die Numerierungen werden automatisch geändert.

Will man nur die Unterpunkte für eine bestimmte Überschrift anzeigen lassen, doppelklicke man auf das Pluszeichen vor der entsprechenden Überschrift.

2.3 ZentraldokumenteZentraldokumente eigen sich, um lange Texte zu organisieren. Festlegungen in Zentraldokumenten (wie Dokumentvorlagen und Seiteneinstellungen) gelten für alle Kapitel. Numerierungen, Querverweise zwischen Kapiteln und Erstellen eines Inhaltsverzeichnisses sind für Zentraldokumente unproblematisch.

Idee des Zentraldokuments: das Zentraldokument enthält Verweise auf alle Dateien, die zum Gesamttext gehören (sog. Filialdokumente). Filialdokumente können einzeln abgespeichert und auch einzeln unabhängig vom Zentraldokument bearbeitet werden.

Änderungen in der Reihenfolge von Kapiteln sind durch Ändern der Reihenfolge der Verweise realisierbar; dazu müssen die Dateien nicht geöffnet werden; Numerierung der Kapitel wird von Word einfach in der Reihenfolge vorgenommen, in der die Filialdokumente im Zentraldokument eingetragen sind, werden bei Umstellung also einfach mitgeändert.Drucken des Zentraldokuments ist möglich, ohne die Filialdokumente öffnen zu müssen.

2.3.1 Für jedes Kapitel ein Filialdokument erstellen: Nur die oberste Ebene der Gliederung (Gliederungsansicht) anzeigen lassen. Alle Überschriften markieren (Plus- oder Minuszeichen vor der Überschrift verwenden, damit auch alle

Unterpunkte erfaßt werden!)

9 1 Grundlagen

Schaltfläche Filialdokument erstellen wählen (Word 2000); Word 97: Ansicht/Zentraldokument, dann ist Schaltfläche verfügbar

Jedes Filialdokument wird jetzt durch einen dünnen grauen Rahmen um das Kapitel und ein Symbol gekennzeichnet.

Zentraldokument speichern. In den gleichen Ordner werden automatisch auch die Filialdokumente gespeichert.

2.3.2 Mit Zentraldokumenten arbeitenWird ein Zentraldokument neu geladen, so erscheinen die Filialdokumente als Hyperlinks, getrennt durch Abschnittswechsel.

2.3.2.1 Öffnen eines FilialdokumentsKlick auf den entsprechenden Hyperlink, die Datei wird geladen und angezeigt. Die Numerierung in einem so geladenen Filialdokument beginnt in der Regel immer bei 1. Einfach ignorieren, wird das Kapitel im Zentraldokument angezeigt oder gedruckt, erhält es die korrekte Nummer.

2.3.2.2 Schließen eines FilialdokumentsMit Datei/Schließen zurück zum Zentraldokument.

2.3.2.3 Texte von Filialdokumenten im Zentraldokument anzeigen

Schaltfläche Filialdokumente erweitern ; in der Normal- oder Layout-Ansicht können die Texte ganz normal erfaßt und editiert werden. Die gleiche Schaltfläche wird benutzt, um die Filialdokumente wieder zu reduzieren.

2.3.2.4 Filialdokumente auf neuer Seite beginnenIm Zentraldokument kann für die einzelnen Abschnittswechsel zwischen den Filialdokumenten eingestellt werden, daß jeweils eine neue Seite begonnen wird:Datei/Seite einrichten / Seitenlayout: unter Abschnittsbeginn das gewünschte einstellen. Ist für Anwenden auf die Auswahl "Gesamtes Dokument" gewählt, gilt dies für alle Filialdokumente.

2.3.3 Zentraldokument umstrukturierenSoll das Dokument umstrukturiert werden, wechsle in die Gliederungsansicht, dann die Schaltfläche

Zentraldokumentansicht verwenden. Das Zeichen des zu verschiebenden Filialdokuments anklicken und an andere Stelle ziehen.Sind die Filialdokumente nicht erweitert, also nur die Hyperlinks zu sehen, kann nicht beliebig umstrukturiert werden. Hier kann lediglich die Position der Filialdokumente innerhalb des Zentraldokuments verändert werden.Besser funktioniert die Umstrukturierung, wenn die Filialdokumente erweitert werden. Dann kann ohne Einschränkungen neu angeordnet werden.

2.3.3.1 Neues Filialdokument einfügen In die Zentraldokumentansicht schalten Filialdokumente erweitern Plaziere den Maus-Cursor an die gewünschte Stelle und füge mindestens eine Leerzeile ein. Überschrift der ersten Gliederungsebene des neuen Filialdokuments eingeben (Kapitelüberschrift) Formatiere diese Überschrift mit "Überschrift 1" Verwende die Schaltfläche Filialdokument erstellen, um neues Filialdokument zu erzeugen.

2.3.3.2 Filialdokument im Zentraldokument löschen In die Zentraldokumentansicht wechseln Filialdokument markieren Mit Entf löschen.Dabei wird nur der Eintrag im Zentraldokument gelöscht, die Datei selbst befindet sich noch auf der Festplatte.

2.3.3.3 Filialdokument in Text umwandelnSoll aus einem Filialdokument wieder normaler Text gemacht werden: In die Zentraldokumentansicht wechseln Filialdokumente erweitern

1.4 Tabulatoren 10

Schaltfläche Filialdokument entfernen wandelt Filialdokument in gewöhnlichen Gliederungspunkt zurück.

2.3.4 Mit Filialdokumenten arbeitenUm Texte in ein Filialdokument einzugeben, gibt es zwei Möglichkeiten: Im Zentraldokument den Hyperlink anklicken ->Filialdokument wird geöffnet Filialdokument direkt öffnen (spart Speicherzeit etc.)

Soll das Filialdokument mit richtiger Numerierung gedruckt werden (oder mehrere Kapitel am Stück gedruckt werden), macht man dieses über das Zentraldokument.

Wird in einem Filialdokument eine andere Dokumentvorlage verwendet als im Zentraldokument, kann man die einheitliche Formatierung erzwingen, indem mit Extras/Vorlagen und Add-Ins / Formatvorlagen automatisch aktualisieren die Dokumentvorlage des Zentraldokuments auf das Filialdokument übertragen wird.

2.3.4.1 Gesperrtes FilialdokumentSind gleichzeitig ein Filialdokument und das Zentraldokument als zwei Dateien (Fenster) geöffnet, erscheint im Zentraldokument. ein Vorhängeschloß vor dem entsprechenden Filialdokument. Dieses Filialdokument kann jetzt nicht aus dem Zentraldokument heraus bearbeitet werden (weil die Datei ja gerade an anderer Stelle geöffnet ist). Durch das Schließen der Filialdokument-Datei wird es wieder freigegeben.

2.3.4.2 Filialdokument in anderes Verzeichnis speichernSollen die Filialdokumente in getrennten Verzeichnissen gespeichert werden (um z.B. Grafiken mit dem jeweiligen Kapitel zu speichern), muß man darauf achten, daß die Verbindung zwischen Zentral- und Filialdokument nicht unterbrochen wird.: Zentraldokument öffnen per Hyperlink das Filialdokument öffnen mit Datei/Speichern unter einen neuen Pfad für das Filialdokument auswählen Filialdokument mit Datei/Schließen beenden Zentraldokument schließen die alte Datei im Explorer löschen (um Konfusion zu vermeiden)Nur wenn das Zentraldokument vor dem Filialdokument geöffnet wird, kann Word die Änderungen am Filialdokument auf das Zentraldokument übertragen! Filialdokumente deshalb nie über den Explorer verschieben!Falls doch geschehen, muß das Filialdokument erneut in das Zentraldokument eingefügt werden (siehe unten).

2.3.4.3 Filialdokument umbenennenWord verwendet automatisch die Kapitelüberschrift als Namen für das Filialdokument. Hätte man diesen gerne handlicher, gilt das gleiche wie beim Verschieben von Filialdokumenten: Immer über das Zentraldokument!!! Zentraldokument öffnen per Hyperlink das Filialdokument öffnen mit Datei/Speichern unter einen neuen Namen für das Filialdokument vergeben Filialdokument mit Datei/Schließen beenden Zentraldokument schließen die alte Datei im Explorer löschen (um Konfusion zu vermeiden)

2.3.4.4 Filialdokument teilenWerden Filialdokumente zu groß, kann man sie auch unterteilen; sowohl Zweiteilung als auch ineinander verschachtelte Konstruktion möglich.

Filialdokument unterteilen: gehe in die Zentraldokumentansicht Filialdokumente erweitern Maus-Cursor vor die erste Überschrift plazieren, die im zweiten Filialdokument als erste Überschrift

erscheinen soll

Schaltfläche Filialdokument teilen benutzen.Beide Teile sind danach als gleichberechtigte Filialdokumente untereinander angeordnet.

11 1 Grundlagen

Filialdokument verschachteln: gehe in die Zentraldokumentansicht Filialdokumente erweitern Maus-Cursor vor die erste Überschrift plazieren, die im geschachtelten Filialdokument als erste Überschrift

erscheinen soll Schaltfläche Filialdokument erstellen wählen.Man erhält ein Filialdokument im Filialdokument.

2.3.4.5 Zwei Filialdokumente miteinander verbinden

Markiere die beiden Filialdokumente (bei gedrückter -Taste), dann Schaltfläche Filialdokument verbinden wählen.Falls Word den Befehl nicht ausführt, hat man wahrscheinlich eine Leerzeile mit markiert. Leerzeile löschen, zweiter Versuch.

2.3.5 Zentraldokument-Struktur auf bestehenden Text anwendenAnnahme: bisheriger Text wurde mit Dokumentvorlage versehen, Gliederung in einzelne Kapitel besteht.Zentraldokument erstellen: mit Datei/Neu ein neues Dokument mit gewünschter Dokumentvorlage anlegen.

Schaltfläche Filialdokument einfügen benutzen, im geöffneten Dialogfeld das gewünschte Dokument auswählen.

Basiert das Zentraldokument auf einer anderen Dokumentvorlage als das Filialdokument, wird die entsprechende Warnung angezeigt.Enthalten die beiden Dokumentvorlagen gleichnamige Formatvorlagen, wird nachgefragt, ob die Formatvorlage des Filialdokuments umbenannt werden soll. Bei "Ja" wird einfach eine 1 an den Namen angehängt. Bei "Nein" werden die im Zentraldokument definierten Werte für die gleichnamigen Vorlagen verwendet.

2.4 Numerierung und QuerverweiseNumerierung von Kapiteln, Tabellen, Bildern oder Formeln kann mit Wordfunktionen automatisch erfolgen. Querverweise ermöglichen automatisch aktualisierte Verweise auf Kapitel-, Tabellen-, Bilder- oder Formelnummern.Numerierungen bei langen Texten nie von Hand, macht nur wahnsinnig viel Arbeit, wenn man sie zwischendurch ändern will!

2.4.1 Numerieren von KapitelnFür die Kapitelnumerierung gibt es verschiedenste Konzept (arabische/römische Zahlen, mit oder ohne Buchstaben...). DIN 1421 schreibt für Kapitel eines wissenschaftlichen Textes arabische Zählnummern vor. Diese können weiter untergliedert werden, wobei zwischen zwei Stufen ein Punkt gesetzt wird; kein Punkt am Ende. Also: 1.1.2 richtig, 1.1.2. entspricht nicht der DIN-Norm.

Um Überschriften zu numerieren oder Numerierung zu ändern, bearbeite man die Formatvorlage:Format/Formatvorlage Formatvorlage "Überschrift 1" selektieren Schaltfläche Bearbeiten anklicken im so geöffneten Dialogfeld auf die Schaltfläche Format klicken in der Liste Numerierungen auswählen. auf Registerblatt "Gliederung" wechselnHier kann man entweder eine bestehende Gliederung anklicken oder über die Schaltfläche Anpassen eine eigene Version erstellen.

Hat man seinen Text auf mehrere Dateien verteilt, arbeitet jedoch nicht mit einem Zentraldokument, muß man hier den Beginn der Numerierung festlegen (für die Datei mit Kapitel 2 also "Beginn bei 2").

2.4.2 Numerieren von Tabellen und Bildern

2.4.2.1 TabellenüberschriftenDie Tabellenüberschrift soll eine knappe, aber vollständige Beschreibung des Tabelleninhalts liefern, so daß der Leser die Tabelle verstehen kann, ohne die zugehörige Textstelle lesen zu müssen.

1.4 Tabulatoren 12

Die Tabellenüberschrift sollte zudem eine eindeutige Nummer enthalten. Tabellen können einfach durchnumeriert werden, oder man bezieht die Kapitelnummer in die Tabellennummer mit ein.

Tabellenüberschriften sollten mit Einfügen/Beschriftung, Kategorie "Tabelle" eingefügt werden. Standardmäßig wird eine einfache Numerierung verwendet. Soll die Art der Numerierung geändert werden, gehe man mit der Schaltfläche Numerierung in das zugehörige Dialogfeld. Dort kann die Kapitelnummer mit einbezogen werden (natürlich nur, wenn die Kapitelüberschriften auch eine Nummer haben!)

2.4.2.2 BildunterschriftenFür Abbildungen gibt es in Word zwei Kategorien, "Abbildung" und "Bild" (in Word 97 nur Abbildung).Will man in Word 97 auch die Kategorie "Bild" verwenden, muß sie neu angelegt werden: im Dialogfeld von Einfügen/Beschriftung auf die Schaltfläche Neue Kategorie klicken, im folgenden Dialogfeld die Bezeichnung "Bild" in das Eingabefeld eintragen und bestätigen.

Die Numerierung erfolgt, wie sie vorher eingestellt wurde. Hat man also schon Numerierungen für Tabellen verwendet, in die die Kapitelnummer einbezogen wurde, wird dies automatisch auch für die Bildunterschriften vorgeschlagen.

Dummerweise wird von Word jeder Beschriftung die gleiche Formatvorlage zugeordnet. Für eine Überschrift sollte aber der Abstand nach oben größer sein als nach unten, für Bildunterschriften umgekehrt.Lösung: die Bildunterschrift als Beschriftung einfügen (wegen Numerierung etc.) anschließend die (eigene) Formatvorlage "Bildunterschrift" zuweisen.

2.4.3 Fehler in manchen Word 97-VersionenIn den frühen Word 97-Versionen ist die Beschriftungsfunktion fehlerhaft: wird die Kapitelnummer einbezogen, beginnt die Numerierung nach jeder eingefügten (Unter-)Überschrift wieder bei Tabelle 1.1. Die einfache Numerierung (ohne Kapitelnummer) ist dagegen fehlerfrei.

Test, ob der Fehler bei der eigenen Version auftritt: ein leeres Dokument mit gewünschter Dokumentvorlage (mit Kapitelnummern) öffnen einige Buchstaben einfügen, als "Überschrift 1" formatieren mit Einfügen/Beschriftung die Kategorie Tabelle wählen Kapitelnummer einbeziehen (Schaltfläche Numerierung), Beschriftung einfügen; im Text steht nun "Tabelle

1.1" oder "Tabelle 1-1" in die nächste Zeile einige Buchstaben eingeben, als "Überschrift 2" formatieren nach dieser Überschrift wiederum eine Tabellenbeschriftung einfügen.Erscheint im Text die Beschriftung "Tabelle 1.2", ist die Version fehlerfrei; bei fehlerhafter Version erscheint wiederum "Tabelle 1.1".

2.4.4 Falls die Word 97-Nummerierung falsch istFür die Numerierung werden in Word sog. Feldfunktionen eingefügt; Beispiel Seitenzahl: { Seite }; die geschweiften Klammern für eine Feldfunktion fügt man mit der Tastenkombination STRG + F9 ein. In der Regel sind die geschweiften Klammern und die Feldfunktion nicht sichtbar, statt dessen sieht man das Ergebnis der Feldfunktion. Will man die Feldfunktion selbst sehen, verwendet man zum Umschalten die Tastenkombination ALT + F9; mit derselben Kombination schaltet man auch wieder in die Ergebnisansicht zurück.

2.4.4.1 Die Numerierungs-SymbolleisteDiese Symbolleiste ist auf der Begleit-CD enthalten; sie beinhaltet einige Makros, um eine funktionierende Tabellen-, Bilder- und Formel-Numerierung per Knopfdruck zu erzeugen.

Um die Symbolleiste zu verwenden, muß die Dokumentvorlage, die die Symbolleiste enthält, ins Verzeichnis STARTUP kopiert werden: mittels Explorer die Datei NUMMERIERUNG.DOT aus dem Verzeichnis Numerierung der CD kopieren, einfügen in Programme\Microsoft Office\Office\Startup (Word 97) bzw. in Windows\Anwendungsdaten\

Microsoft\Word\Startup (Word 2000) falls Word zu diesem Zeitpunkt geöffnet war, Word schließen und erneut öffnen mit Ansicht/Symbolleisten die Leiste "Numerierung" anzeigen.

Die Schaltflächen haben folgende Funktionalität:

13 1 Grundlagen

erzeugt eine Tabellenüberschrift mit Kategorie "Tabelle" oder "Tab." und einer Numerierung unter Einbeziehung der Kapitelnummer.

erzeugt eine Bildunterschrift mit den Kategorien "Bild", "Abbildung" oder "Abb." sowie einer Numerierung unter Einbeziehung der Kapitelnummer.

erzeugt eine Formel-Numerierung unter Einbeziehung der Kapitelnummer und startet den Formel-Editor innerhalb einer Tabelle, um Verweise auf Formelnummern zu ermöglichen.kontrolliert, ob auf alle im Literaturverzeichnis eingefügten Verweise im Text der Arbeit ein Kurzverweis existiert. siehe Kapitel "Quellen zitieren und nachweisen"

aktualisiert eingefügte Feldfunktionen und Querverweise

zeigt die Feldfunktionen im Text an. Bei nochmaliger Betätigung der Schaltfläche wird wieder in die Ergebnisansicht zurückgeschaltet.

2.4.4.2 Numerierung von TabellenUm eine Tabellenüberschrift einzufügen: Maus-Cursor an der Einfügestelle positionieren Schaltfläche Tabellennummer aktivieren; im folgenden Dialogfeld kann die Art der Beschriftung ("Tabelle"

oder "Tab.") festgelegt werden. Außerdem muß angeklickt werden, ob die Überschrift für die erste Tabelle eines Kapitels oder eine weitere eingefügt wird. Den Beschreibungstext eingeben und "OK" anklicken.

Die Überschrift wird mit der Formatvorlage "Tabellenüberschrift" formatiert; enthält die eigene Dokumentenvorlage eine Formatvorlage gleichen Namens, wird sie also entsprechend dieser Dokumentenvorlage formatiert.

Die Unterscheidung zwischen der ersten und einer weiteren Tabelle in einem Kapitel ist wichtig, weil dafür verschiedene Parameter der Feldfunktion übergeben werden. Mit der Schaltfläche werden die Feldfunktionen {FVREF "Überschrift 1" \n}.{SEQ Tabelle} eingefügt; damit die Zählung in jedem Kapitel wieder bei 1 beginnt, muß für die erste Tabelle eines Kapitels {FVREF "Überschrift 1" \n}.{SEQ Tabelle \r 1} eingefügt werden.

2.4.4.3 Numerierung von BildernUm eine Bildunterschrift einzufügen: Maus-Cursor an der Einfügestelle positionieren Schaltfläche Bildnummer aktivieren; im folgenden Dialogfeld kann die Art der Beschriftung ("Bild",

"Abbildung" oder "Abb.") festgelegt werden. Außerdem muß (wie bei Tabellenüberschriften) angeklickt werden, ob die Bildunterschrift für die erste Abbildung eines Kapitels oder eine weitere eingefügt wird. Den Beschreibungstext eingeben und "OK" anklicken.

Existiert in der verwendeten Dokumentvorlage eine Formatvorlage "Bildunterschrift", so wird automatisch die Bildunterschrift mit dieser Vorlage formatiert.

2.4.4.4 Reihenfolge von Tabellen oder Bildern ändernEs kann jederzeit vor einer bereits existierenden Tabelle eine neue eingefügt werden; anschließend müssen jedoch die Nummern aktualisiert werden; dazu die Schaltfläche Alle Felder aktualisieren benutzen oder die Tastenkombinationen STRG + A (alles markieren) und F9 (aktualisieren). Gleiches gilt für Bilder.Neue erste Tabelle oder neues erstes Bild einfügen:Wird vor der jeweils ersten Tabelle eines Kapitels eine neue Tabelle eingefügt, muß man die Feldfunktion der folgenden (ehemals ersten) Tabelle ändern: neue erste Tabelle einfügen (wie in 2.4.4.2 beschrieben) in die Feldfunktionsansicht umschalten (mit Schaltfläche {a} oder ALT + F9). in der Feldfunktion der früheren ersten Tabelle die Zeichen "\r 1" löschen. die Feldfunktionsansicht ausschalten.

2.4.5 Numerierung von FormelnMan kann entweder alle Formel durchnumerieren (empfohlen), oder nur diejenigen mit einer Nummer versehen, auf die man später verweisen möchte.

1.4 Tabulatoren 14

Die Word-eigene Beschriftung für Formeln weist mehrere Mängel auf; die Autoren empfehlen deshalb ihre eigene, in die Numerierungs-Symbolleiste eingebundene Neuentwicklung. Zur Installation der Symbolleiste siehe 2.4.4.1

Einfügen einer Formel mit Hilfe der Schaltfläche Formel einfügen: Maus-Cursor an die Einfügeposition stellen im Dialogfeld, das mit der Schaltfläche geöffnet wird, zunächst festlegen, ob die Formel linksbündig oder

zentriert eingefügt werden soll angeben, ob die einzufügende Formel die erste im Kapitel oder eine folgende ist. (Grund siehe oben)Auf diese Art wird eine Tabelle eingefügt, in deren letzter Zelle die Feldfunktion für die Numerierung steht; in der Zelle davor wird der Formel-Editor aufgerufen.Die Arbeit mit einer Tabelle ist nötig, um Querverweise auf die Formel zu ermöglichen. Die Tabelle ist automatisch so formatiert, daß die Linien im Ausdruck nicht sichtbar sind. Bei Zentrierung der Formel werden 3 Spalten eingefügt, sonst 2.

Existiert eine Formatvorlage "Formel" (bspw. mit Abständen nach oben und unten), wird sie auf die Zeile mit der eingefügten Tabelle angewendet.

2.4.5.1 Reihenfolge von Formel ändernEs ist kein Problem, vor einer Formel eine andere einzufügen, wenn danach alle Feldfunktionen aktualisiert werden (Schaltfläche Alle Felder aktualisieren oder STRG + A (alles markieren) und F9 (aktualisieren)).Soll eine Formel vor der ersten im Kapitel eingefügt werden, muß die Feldfunktion der bisherigen ersten Formel geändert werden: neue erste Formel einfügen in die Feldfunktionsansicht umschalten (mit Schaltfläche {a} oder ALT + F9). in der Feldfunktion der früheren ersten Formel die Zeichen "\r 1" löschen. die Feldfunktionsansicht ausschalten.

2.4.6 Querverweise erstellenUm in den Text einen Verweis auf eine bestimmte Tabelle aufzunehmen: positioniere den Cursor an der Stelle, wo der Verweis eingefügt werden soll Einfügen/Querverweis öffnet ein Dialogfenster im Dialogfeld links den Verweistyp auswählen, in diesem Fall also "Tabelle" im unteren Feld werden nun alle Tabellenüberschriften aufgeführt; die gewünschte durch Anklicken

markieren. Auswahl, was als Verweis eingefügt werden soll. "Nur Kategorie und Nummer" fügt Text in Form "Tabelle

3.2" ein. es ist möglich, den Verweis als Hyperlink einzufügen. Innerhalb des Dokuments kann man so an die

Verweisstelle springenZum Verweis auf ein Bild selektiert man als Verweistyp den Eintrag "Bild", zum Verweis auf eine Formelgleichung wählt man als Verweistyp die Klammer, die zur Formelnumerierung verwendet wird.Auch auf Überschriften kann verwiesen werden: Verweistyp "Überschrift", die Kapitelnummer,. der Überschriftstext oder die Seite können eingefügt werden.

2.4.6.1 Kapitelübergreifende QuerverweiseSoll bspw. in Kapitel 5 ein Verweis auf Kapitel 2 eingefügt werden, macht man das am einfachsten im Zentraldokument: Zentraldokument öffnen, in der Zentraldokumentansicht alle Filialdokumente erweitern Eingabemarke an die Stelle plazieren, an der der Verweis eingetragen werden soll Einfügen/Querverweis wie zuvor beschrieben verwenden.Danach kann das Zentraldokument gespeichert und geschlossen werden und nur im Filialdokument weitergearbeitet werden.Öffnet man das Filialdokument einzeln, stimmt die erste Zahl der Numerierung, die auf das Kapitel verweist, nicht mehr. Beim Aktualisieren der Feldfunktionen erscheint oft die Meldung "Fehler! Verweisquelle konnte nicht gefunden werden."Die Fehlermeldung kommt zustande, weil das Dokument, auf das verwiesen wird, zur Zeit nicht geöffnet ist und somit nicht gefunden wird. Werden die Felder im erweiterten Zentraldokument aktualisiert, werden die Fehlermeldungen wieder durch die richtigen Verweise ersetzt.

15 1 Grundlagen

2.4.7 Aktualisieren von Numerierungen und QuerverweisenNach Umstellen oder Löschen von Text stimmen oft die Numerierungen und Querverweise nicht mehr, müssen also aktualisiert werden: am besten: Zentraldokument öffnen, Filialdokumente erweitern Schaltfläche Alle Felder aktualisieren (Numerierung-Symbolleiste)Alternative: gesamtes Dokument markieren mit Bearbeiten/Alles markieren oder STRG + A aktualisieren mit F9Je nach Größe des Dokuments kann die Aktualisierung einige Zeit dauern.

2.5 SeitennumerierungEs gibt zwei Möglichkeiten, Seitenzahlen einzufügen: mit Einfügen/Seitenzahlen mit Ansicht /Kopf- und Fußzeile (siehe Kapitel 2.6)Arbeitet man mit Kopf- und Fußzeilen, sollte man auch dort die Seitenzahl einfügen.

Der Befehl Einfügen/Seitenzahlen ruft ein Dialogfenster auf, in dem die Position (Seitenanfang oder -ende) und Ausrichtung (zentriert, rechts oder links) festgelegt wird. Arbeitet man mit zweiseitigem Format, kann man zusätzlich zwischen Innen und Außen wählen.Mit der Schaltfläche Format wird das Format der Seitenzahl festgelegt (oder geändert): arabische oder römische Ziffern oder Buchstaben, Einbeziehung der Kapitelnummer.Für Zentraldokumente ist im unteren Gruppenfeld die (Standard-)Einstellung "Fortsetzen vom vorherigen Abschnitt" sinnvoll (d.h. die Filialdokumente erhalten über das Zentraldokument eine fortlaufende Seitennumerierung). Hat man den Text auf einzelne Dateien verteilt, ohne ein Zentraldokument verwenden, muß man über die Einstellung "Beginnen mit:" selbst für die fortlaufende Numerierung sorgen.

Falls die Seitenzählung in jedem Kapitel wieder bei 1 beginnt, sollte man hier nachschauen, ob die Einstellung "Fortsetzen vom vorherigen Abschnitt" aktiviert ist.Um eine eingegebene Seitenzahl zu löschen, aktiviert man die Kopf-/Fußzeile-Ansicht, markiert die Seitenzahl und ihren Positionsrahmen und löscht beide mit der Entf-Taste.

2.6 Kopf- und FußzeilenIn Kopf- und Fußzeilen können neben der Seitenzahl weitere Informationen wie der Name der Arbeit, Überschriften der ersten beiden Gliederungsebenen (zur besseren Orientierung in einem langen Text) etc. ausgegeben werden.Für einseitige Dokumente ist die Kopfzeile üblicherweise für jede Seite gleich, bei zweiseitigen Dokumenten ändert meist die Seitenzahl ihre Position. Word unterscheidet zwischen ungeraden und geraden Seiten; im Druck erhalten rechte Seiten ungerade Seitenzahlen.

2.6.1 Erstellen von Kopf- und FußzeilenUm Text ein eine Kopf- oder Fußzeile einzufügen, wählt man Ansicht/Kopf- und Fußzeile. Dabei wechselt Word automatisch in die SeitenLayout-Ansicht, da in den anderen Ansichten die Kopf- und Fußzeilen ausgeblendet werden.Auf der Seite erscheint ein gestrichelter Kasten, außerdem eine spezielle Symbolleiste. Auf dem Lineal werden standardmäßig 2 Tabulatoren voreingestellt: ein zentrierender und ein rechtsbündiger.Es kann direkt Text eingegeben werden, der auf jeder Seite als Kopfzeile wiederholt wird.Per Tastendruck auf die Schaltflächen können Seitenzahl, Gesamtseitenzahl, Datum oder Uhrzeit eingefügt werden. Eine weiter Schaltfläche dient zur Formatierung der Seitenzahl.Kopf- und Fußzeilen werden abschnittsweise definiert; mit der Schaltfläche Wie vorherige werden die Einstellungen aus dem vorherigen Abschnitt für den aktuellen übernommen.Im folgenden einige Beispiele:

2.6.1.1 Kopfzeile mit festem Text und SeitenzahlHier soll in der Kopfzeile der Name der Arbeit als Text eingegeben werden, die aktuelle Seitenzahl soll rechtsbündig stehen. Ansicht/Kopf- und Fußzeile Text eingeben den mittleren Tabulator löschen, indem man ihn anklickt und auf die Arbeitsfläche herunterzieht.

1.4 Tabulatoren 16

den rechtsbündigen Tabulator (wenn nötig) soweit verschieben, daß er rechts am Rand der Linealmarkierung steht.

den Cursor mit der TAB-Taste nach rechts bewegen mit der Schaltfläche Seitenzahl einfügen ebendies tun. Schaltfläche Wie vorherige aktivieren mit der Schaltfläche Schließen zurück in den Text, auch Doppelklick auf den Textkörper ist möglich (meiner

eigenen Erfahrung nach aber auch eine Möglichkeit, Word zum Absturz zu bringen...)

2.6.1.2 Kopfzeile mit Text und Nummer der Überschrift der ersten Gliederungsebene Ansicht/Kopf- und Fußzeile Einfügen/Feld, Kategorie Verknüpfungen und Verweise auswählen im rechten Auswahlfenster die Funktion StyleRef (Word 97: FVRef) anklicken. Diese Funktion fügt Text

ein, der mit einer vorgegebenen Formatvorlage formatiert wurde. um die Formatvorlage festzulegen, auf die Schaltfläche Optionen klicken und das Registerblatt

"Formatvorlagen" auswählen. Im Auswahlfeld die Formatvorlage "Überschrift 1" wählen und auf die Schaltfläche Hinzufügen klicken.

Damit wird der Text der auf der entsprechenden Seite gültigen Überschrift der ersten Gliederungsebene eingefügt.

auf das Registerblatt "Spezifische Schalter" wechseln, den Schalter "\n" auswählen und Hinzufügen. Damit wird die Nummer der aktuellen Gliederungsebene eingefügt.

Alle Dialogfelder bestätigen; in der Kopfzeile ein Leerzeichen einfügen. Die Befehlsfolge wiederholen, allerdings ohne Schalter "\n" hinzuzufügen. Den mittleren Tabulator löschen, indem man ihn mit der Maus anklickt und nach unten zieht. Mit der TAB-Taste nach rechts gehen, mit der Schaltfläche Seitenzahl einfügen ebendieses tun. Eventuell

muß die Position des rechten Tabulators korrigiert werden. Schaltfläche Wie vorherige aktivieren Kopfzeile schließen.

Möchte man am Kapitelanfang auf die Kopfzeile verzichten (da Kopfzeile und Kapitelüberschrift die gleiche Information übereinander liefern), erreicht man das so: In der Kopf- und Fußzeilenansicht mit der Schaltfläche Seite einrichten (auch Datei/Seite einrichten

möglich) Dialogfenster aufrufen, das Registerblatt "Seitenlayout" auswählen und Kontrollkästchen "Erste Seite anders" aktivieren. Die Einstellung auf "Gesamtes Dokument" anwenden.

Mit der Schaltfläche Nächste anzeigen kann das Ergebnis kontrolliert werden.

2.6.1.3 Zweiseitige Kopfzeile mit Texten und Nummern der Gliederungsebenen eins und zwei

Für zweiseitige Kopfzeilen muß zunächst ein zweiseitiges Seitenlayout eingestellt werden:Datei/Seite einrichten Registerblatt "Seitenlayout" wählen. Für "Kopf- und Fußzeilen" das Kontrollkästchen "Gerade/Ungerade

anders" und "Erste Seite anders" aktivieren. Damit diese Einstellung nicht nur für den aktuellen Abschnitt gilt, rechts unten "Anwenden auf Gesamtes Dokument" einstellen.

Ansicht/ Kopf- und Fußzeile es werden nun drei verschiedene Kategorien angezeigt: erste Kopfzeile, gerade Kopfzeile und ungerade

Kopfzeile. die erste Kopfzeile erhält keinen Eintrag gerade Kopfzeile: links die Seitenzahl einfügen, mittleren Tabulator löschen, rechts wie im vorherigen

Beispiel beschrieben die Feldfunktionen für Nummer und Text der Überschrift erster Gliederungsebene einfügen.

ungerade Kopfzeile: links Nummer und Text der 2. Überschrift einfügen (dazu die Formatvorlage "Überschrift 2" wählen); rechts die Seitenzahl.

2.6.1.4 Die Feldfunktion StyleRef bzw. FVRefVerwendet man StyleRef (FVRef) in einer Kopfzeile, durchsucht Word die aktuelle Seite von oben nach unten nach der entsprechenden Formatvorlage. Wird diese nicht gefunden, sucht Word vom Anfang der aktuellen Seite bis zum Anfang des Dokuments nach der Formatvorlage. Erst danach wird von der aktuellen Seite zum Ende des Dokuments hin gesucht.

17 1 Grundlagen

Der Schalter "\n" für die Feldfunktion StyleRef (FVRef) bewirkt, daß die Kapitelnummer der Überschrift eingesetzt wird. Will man sowohl Nummer als auch Überschriftstext ausgeben, muß die Feldfunktion zweimal hintereinander verwendet werden, einmal mit und einmal ohne Schalter.

2.6.2 Löschen von Kopf- und FußzeilenUm Kopf- oder Fußzeile zu löschen, alle Einträge im gestrichelten Rahmen löschen (markieren und Entf-Taste).

2.6.3 Abstände für Kopf- und FußzeilenUnter Datei/Seite einrichten, Registerkarte "Seitenränder" wird bestimmt, an welcher Position auf einer Seite die Kopf- oder Fußzeile eingefügt wird.

2.6.4 Formatieren von Kopf- und FußzeilenText in der Kopf- und Fußzeile kann wie anderer Text auch formatiert werden (Format/Zeichen). Für Kopf- oder Fußzeile kann auch eine Formatvorlage angelegt werden, in der Zeichenformatierung, Linien und Tabulatoren definiert sind: Ansicht/Kopf- und Fußzeile markiere die gesamte Zeile Format/Formatvorlage links die Formatvorlage "Kopfzeile" selektieren, auf Schaltfläche "Bearbeiten" klicken, unter "Format" die

gewünschten Werte einstellen.Um eine Linie festzulegen, die die Kopfzeile vom Textkörper trennt: in der Liste zur Schaltfläche "Format" die Option "Rahmen" auswählen die untere Linie des dargestellten Absatzes auswählen, Linienart und -stärke wählen unter "Optionen" kann der Abstand der Linie zum Text der Kopfzeile vergrößert werden; standardmäßig

sind 1pt (Word 2000) bzw. 0pt (Word 97) eingestellt.

2.7 Fuß- und EndnotenFuß- und Endnoten dokumentieren Quellen und Literatur oder dienen für Bemerkungen, Erläuterungen , Hinweise, die nicht unmittelbar in den Text gehören. Unterschied: Fußnoten werden am Seitenende, Endnoten am Kapitelende eingefügt.Die Verwendung von Fuß- und Endnoten ist vor allem Dingen vom Fachbereich abhängig: Naturwissenschaftler verwenden sie in der Regel nicht, während sie für Juristen, Geisteswissenschaftler und BWLler essentiell sein können....(aber der Blick über den Tellerrand schadet selten )

2.7.1 Fuß- oder Endnote einfügen Normalansicht auswählen Einfügen/Fußnote öffnet ein Dialogfeld, in dem man festlegt, ob eine Fuß- oder eine Endnote eingefügt

werden soll; die Art der Numerierung (fortlaufend, auch Symbole sind möglich); soll nicht fortlaufend, sondern seiten- oder kapitelweise numeriert werden, kann das mit der Schaltfläche Optionen eingestellt werden.

Bei Bestätigung der Einstellungen wird am unteren Bildschirmrand ein Fenster geöffnet, in dem bereits die richtige Nummer eingetragen ist; hier wird der Text der Fußnote eingegeben. Mit der Schaltfläche Schließen kehrt man zum Ausgangsbildschirm zurück.

Hat man sowohl Fuß- als auch Endnoten eingefügt, werden diese in zwei verschiedenen Fenstern angezeigt und mit unterschiedlichen Zahlenformatierungen numeriert. Zwischen den beiden Fenstern kann man mit dem Listenfeld (Alle Fußnoten bzw. Alle Endnoten) wechseln.In der Normalansicht werden die Fußnoten nicht angezeigt; der Seitenumbruch wird jedoch passend eingefügt. Um die Seite mit Fußnoten zu sehen, in die Seiten-Layoutansicht wechseln.

2.7.2 Mit Fußnoten/Endnoten arbeitenFußnoten können gelöscht, verschoben und direkt angesprungen werden, auch Formatieren von Fußnotentexten und -zeichen ist möglich. Gleiches gilt für Endnoten.

2.7.2.1 Fußnotentext zu einem Fußnotenzeichen lesenStelle Maus-Cursor zum Fußnotenzeichen. Word zeigt ein gelbes Rechteck mit zugehörigem Fußnotentext an.

2.7.2.2 Fußnotentext zu einem -zeichen editieren Fußnotenzeichen markieren Doppelklick auf das Zeichen oder Ansicht/Fußnoten; Fenster der Fußnoten wird geöffnet, Cursor blinkt vor

dem aktuellen Fußnotentext.

1.4 Tabulatoren 18

2.7.2.3 Fußnoten löschenFußnotenzeichen (hochgestellte Zahl) markieren, mit ENTF-Taste oder STRG + X entfernen. Damit verschwindet auch der zugehörige Fußnotentext, die nachfolgenden Nummern werden aktualisiert.

2.7.2.4 Fußnoten verschieben oder kopierenFußnotenzeichen markieren, Ausschneiden, Kopieren und Einfügen wie normaler Text.

2.7.2.5 Springen zu eingefügten FußnotenKennt man die Nummer der gesuchten Fußnote, mit Bearbeiten/Gehe zu (STRG + G) ein Dialogfeld öffnen; auf der linken Seite "Fußnote" oder "Endnote" wählen, rechts die Nummer eingeben.Mit den Zeichen + und - kann man von der aktuellen Position aus zum nächsten bzw. vorherigen Fußnotenzeichen springen.

Mit der Schaltfläche Browseobjekt auswählen (Word 97: Nach Objekt suchen) auf der rechten Bildlaufleiste ermöglicht gezieltes Anspringen verschiedener Objekte in Word. Schaltfläche anklicken, das gewünschte Objekt wählen; die Doppelpfeile über und unter der Schaltfläche können jetzt zum Springen verwendet werden.

2.7.2.6 Auf Fußnoten verweisen Cursor an die Position bringen, an der der Verweis eingefügt werden soll Einfügen/Querverweis aufrufen Im Auswahlfenster Verweistyp "Fußnote" auswählen; man kann im Auswahlfenster zu Verweisen auf

festlegen, ob der Verweis auf das Fußnotenzeichen oder die Seitenzahl gehen soll. Im unteren Feld die gewünschte Fußnote aussuchen. Der Verweis kann auch als Hyperlink eingefügt

werden. Einfügen.

2.7.2.7 Fußnotentext und -zeichen formatierenEs werden automatisch Formatvorlagen zugewiesen: für Fußnotenzeichen eine Zeichenformatvorlage, für Fußnotentexte eine Absatzformatvorlage.Fußnoten können wie anderer Text auch formatiert werden.

2.7.2.8 Fußnoten in Endnoten umwandeln Markiere das Fuß-/Endnotenzeichen, das umgewandelt werden soll, mit Doppelklick die Fuß-/Endnote

öffnen. im Fußnotenfenster das Kontextmenü aktivieren (rechte Maustaste) die Option In End-/Fußnoten umwandeln wählenDie Fußnote verschwindet aus dem Fußnotenfenster, wird im Endnotenfenster angezeigt.

Im folgenden werden nur noch interessante Einzelheiten aus dem Buch zu den Kapiteln aufgeführt, da das allermeiste gut bekannt sein dürfte.

3 Tabellen

3.1 Tabellen einfügen

3.2 Tabellen formatierenUm Tabellen einheitlich zu formatieren, kann man (zusätzlich zur Tabellenbeschriftung) eine Formatvorlage für den Tabellenkopf (also die Spaltenüberschriften) und die Tabelle selbst definieren.

Werden viele große Tabellen im Text verwendet, kann man die Zeichengröße in den Tabellen um 0.5 oder 1 pt kleiner wählen als im restlichen Text.

Absatzformat für Tabellen: (optisch) sinnvoll: einzeilig mit 3pt Abstand nach oben und unten; (bei kleinen Tabellen) Zeilen nicht trennen und Absätze nicht trennen aktivieren.

Zeigt die Tabelle bei Eingabe von Text diesen nicht an, die Zellenhöhe vergrößert sich aber zunehmend, ist wohl der linke Einzug größer eingestellt als die Spaltenbreite.

19 1 Grundlagen

Man kann auch mit der Maus Zellenhöhen verändern, indem man die horizontale Linie verschiebt. Hält man dabei die ALT- Taste gedrückt, erscheint am linken Seitenrand ein vertikales Lineal.

Tabulatoren innerhalb einer Spalte setzt man mit STRG + TAB; die TAB-Taste alleine läßt den Cursor in die nächste Spalte springen.

In engen Spalten trennt Word die Wörter ohne jede Regel; eine "Sollbruchstelle" kann man mit STRG + "-" einfügen.

Soll eine neue Zeile, jedoch kein neuer Absatz eingefügt werden, verwendet man das "weiche Return": UMSCH + RETURN.

3.3 Umgang mit großen Tabellen

3.3.1 Lange TabellenIst die Tabelle länger als eine Seite, muß sie (wohl oder übel) umgebrochen werden; deshalb im Absatz-Dialogfeld die Option Absätze nicht trennen ausschalten. Sollen Teile innerhalb der Tabelle nicht getrennt werden, kann man die Option für diese Teile aktivieren.

Um den Tabellenkopf auch auf der zweiten und dritten Seite auszugeben: den Tabellenkopf (erste Zeile) markieren Tabelle/Überschriftenzeile wiederholen (Word 2000) bzw. Tabelle/Überschrift (Word 97) wählen.Der Tabellenkopf der zweiten und dritten Seite kann allerdings nicht bearbeitet werden; er ist lediglich eine Kopie des ersten. Änderungen müssen also im ersten Tabellenkopf erfolgen.

3.3.2 Breite TabellenIst die Tabelle breiter als die eingestellte Seitenbreite, kann sie im Querformat eingefügt werden: an der Stelle, an der die Tabelle eingefügt werden soll, mit Einfügen/Manueller Wechsel einen

Abschnittswechsel/Nächste Seite einfügen darunter nochmals so einen Abschnittswechsel einfügen Cursor zwischen die beiden Abschnittswechsel stellen, Datei/Seite einrichten Querformat einstellen zwischen die Abschnittswechsel die Tabelle einfügen

Wurde die Tabelle auf der Seite im Querformat oben ohne Leerzeile davor eingefügt, ist das Einfügen der Tabellenüberschrift problematisch. Maus-Cursor in die erste Zelle der Tabelle stellen, mit STRG + RETURN Seitenwechsel einfügen; auf diese Weise erhält man vor der Tabelle eine Leerzeile Tabellenüberschrift einfügen auf die vorherige leere Seite springen, mit der Entf-Taste den Seitenwechsel löschen

Hat man für die erste Seite eines Abschnitts eine leere Kopfzeile definiert, fehlt nun auf der Querformat-Seite sowie auf der folgenden Seite ebenfalls die Kopfzeile. Man muß also für diese beiden Seiten in Datei/Seite einrichten, Registerblatt Seitenlayout die Option Erste Seite anders deaktivieren.

3.3.2.1 Kopfzeile im Hochformat für Tabelle im QuerformatDie Kopfzeile wird von Word immer "oben" eingefügt. Will man jedoch auch auf einer Seite im Querformat eine Hochformat-Kopfzeile, muß man basteln: Cursor auf die Querformat-Seite stellen die Symbolleiste Zeichnen aktivieren (Ansicht/Symbolleisten) ein Textfeld einfügen, in dem die Hochformat-Kopfzeile Platz hat mit Einfügen/Feld die für die Kopfzeile benötigten Feldfunktionen einfügen (siehe Kapitel 2.6) den rechtsbündigen Tabulator an der passenden Stelle einfügen mit Einfügen/Feld die Feldfunktion {Page} (Word 2000) bzw. {Seite} einfügen Textfeld-Formatierung: weiße Füllfarbe, keine Umrißlinie mit der Schaltfläche Textrichtung ändern den Text des Textfeldes auf die Seite stellen das Textfeld an den rechten Seitenrand schieben, Höhe und Breite richtig aufziehen wenn nötig, eine Linie unter dem Text der Kopfzeile plazieren; das ist zwar ein furchtbares Gebastel, führt

aber wohl eher zum Erfolg als eine über Rahmen und Schattierungen eingefügte Linie

1.4 Tabulatoren 20

3.3.2.2 Kopfzeile im Hochformat für Quertabelle bei zweiseitigem SeitenformatProblem: Kopfzeilen für gerade und ungerade Seiten unterscheiden sich; man weiß nicht, ob die Querformat-Seite gerade oder ungerade wird.Ist die aktuelle Seite eine ungerade Seite, sollen links Überschriftsnummer und -text der 2. Gliederungsebene eingefügt werden, rechts die Seitenzahl. Auf einer geraden Seite steht die Seitenzahl links, rechts Nummer und Überschrift der 1. Gliederungsebene.Lösungsvorschlag: ineinander verschachtelte Feldfunktionen:links: {IF {=MOD({Page};2)} > 0 "{StyleRef 2\n} {StyleRef 2}" {Page}} für Word 2000 bzw.

{WENN {=MOD({Seite};2)}>0 "{FVREF 2\n} {FVREF 2}" {Seite}} für Word 97rechts: {IF {=MOD({Page};2)} > 0 {Page} "{StyleRef 1\n} {StyleRef 1}"} für Word 2000 bzw.

{WENN {=MOD({Seite};2)}>0 {Seite} "{FVREF 1\n} {FVREF 1}"} für Word 97Das ganze packt man wie im vorhergehenden Abschnitt in ein Textfeld, setzt vor die zweite Feldfunktion einen rechts-Tab; Text im Textfeld senkrecht ausrichten und das Textfeld an die richtige Stelle verschieben.

3.4 Tabelleninhalte sortierenTabellen können mit Tabelle/Sortieren alphabetisch oder numerisch sortiert werden.

3.5 In Tabellen rechnenMit Tabelle/Formel kann auch in Word-Tabellen (analog zum Vorgehen in Excel) gerechnet werden; es gibt einige vordefinierte Formeln (Bsp. Mittelwert etc.); die Sache ist allerdings recht mühsam.

4 Bilder und Diagramme

4.1 Bilder in Word

4.2 Grafiken

4.3 Erstellen von Diagrammen in MS-Graph

4.4 Diagramme mit MS Excel

4.5 Bilder und Photos

5 Quellen zitieren und nachweisen

5.1 Quellen zitieren

5.1.1 Kennzeichnung von ZitatenZitate werden durch Anführungszeichen eingeschlossen; in deutschen Texten verwendet man sog. typographische Anführungszeichen „...“. Will man diese verwenden, kann man in Extras/AutoKorrektur, Registerblatt "AutoFormat während der Eingabe" die Option "Gerade Anführungszeichen durch typographische" aktivieren.Steht innerhalb eines Zitates wörtliche Rede, werden laut Duden einfache Anführungszeichen innerhalb der doppelten verwendet: „...‚...‘...“; die einfachen Anführungszeichen kann man über Einfügen /Symbol (Word 2000) oder Einfügen/Sonderzeichen einfügen. Braucht man sie häufiger, verwendet man am besten folgende Tastenkombinationen:

Zeichen Tastenkombination„ “ ALT+0132 ALT+0147‚ ‘ ALT+0130 ALT+0145» « ALT+ 175 ALT+ 174› ‹ ALT+0155 ALT+0139

Ist ein Zitat länger als drei Zeilen, wird es i.d.R. nicht in Anführungszeichen im Absatz integriert, sondern erhält einen eigenen eingerückten Absatz, Text einzeilig.Verwendet man häufig solche längeren Zitate, lohnt sich das Anlegen einer Formatvorlage "Zitat".

21 1 Grundlagen

5.1.2 QuellennachweisMehrere Varianten gebräuchlich:1. [1] im Text, das auf [1] im Literaturverzeichnis verweist 2. "Harvard-System": (Nachname des Autors, Erscheinungsjahr, ggf. Seite) im Text; Komma vor Zahl kann

auch weggelassen werden; "normales" Literaturverzeichnis; bei zwei Autoren werden beide genannt, bei mehr als drei Autoren meist der Zusatz "u.a." bzw. "et al."; mehrere Quellen eines Autors aus dem gleichen Jahr werden mit Kleinbuchstaben unterschieden (Jury 1994b)

3. Kurzform des "Harvard-Systems": Nur die ersten 2-3 Buchstaben des Autors mit Jahreszahl werden angegeben, [Ju, 94]; im Literaturverzeichnis sind diese Kürzel vor die eigentlichen bibliographischen Angaben gestellt.

4. FußnotenDie Wahl des Systems ist abhängig von den Gepflogenheiten des Lehrstuhls.

5.2 LiteraturverzeichnisGrundsätzlich wird ein Literaturverzeichnis alphabetisch nach Autoren sortiert; Angaben werden nach bestimmtem Schema angeordnet (DIN 1505 Teil2); grundsätzlich gilt die ReihenfolgeAutor, Titel, Verlagsort, Verlag, Erscheinungsjahr und - bei Bedarf - Seitenangabe

5.2.1 Selbständig erschienene Werke(Bücher, Nachschlagewerke, mehrbändige Werke)

Nachname des ersten Verfassers, Vorname des ersten Verfassers ; Nachname des zweiten Verfassers, Vorname des zweiten Verfassers etc.: Titel des Werkes : Untertitel des Werkes / Name des Herausgebers oder Übersetzers. Nummer des Bandes. Auflage. Erscheinungsort : Verlag, Erscheinungsjahr (Gesamttitelangabe). - ISBN-Nummer

Teile, die zu einer Literaturangabe nicht zur Verfügung stehen, werden in obigem Schema weggelassen.Die Formatierung der Autorennamen ist freigestellt; die Titel sind im allg. kursiv, Untertitel durch Doppelpunkt abgetrennt.Bsp.:

SCHWAN, MARIANNE: Milchmädchens Rache : eine Abrechnung mit dem von Männern gemachten Steuerrecht. Frankfurt am Main : Eichborn, 1996. - ISBN 3-8218-1373-3

Einordnung der Namen: nach DIN 1505 Teil 2: Familienname des Verfassers wird mit allen zu ihm gehörenden Bestandteilen aufgeführt, der Vorname dann durch Komma getrennt in der Form, daß der erste Vorname ausgeschrieben wird, alle weiteren als Initiale mit Punkt.Bsp.: von Goethe, Johann W.Es gibt aber diverse andere Regelungen...

Wird eine Schrift nicht von einem bestimmten Autor, sondern von einer Institution herausgegeben, übernimmt diese die Stelle des Autors.

Titel werden wörtlich übernommen (also auch mit evtl. Schreibfehlern), englische Titel werden mit der Groß-/Kleinschreibung wie englische Überschriften verwendet, d.h. alle Wörter groß, mit Ausnahme von "the", "a", "to", "at", "from", "by", "with", "and", "or"...Titel und Untertitel werden durch Leerzeichen, Doppelpunkt, Leerzeichen getrennt aufgeführt.Verlagsangaben: werden für einen Verlag (Bsp. Springer) mehrere Verlagsstandorte genannt, muß nur der erste genannt werden. Verlagsort und -name werden laut DIN 1505 Teil 2 mit Leerzeichen, Doppelpunkt, Leerzeichen getrennt.

5.2.2 Unselbständig erschienene Werke(Zeitschriftenartikel, Sammelbände, Zeitungsartikel)Fachzeitschrift:

Nachname des Verfassers, Vorname des Verfassers: Titel der unselbständigen Veröffentlichung. In: Titel der Zeitschrift Serie, Band (Jahr), Nr. Heftnummer, S. erste und letzte Seite der Quelle

Sammelband:Nachname des Verfassers, Vorname des Verfassers: Titel der unselbständigen Veröffentlichung. In: Verfasser oder Herausgeber des Sammelbandes: Titel. Serie. Band- oder Jahrgangsnummer. Erscheinungsort : Verlag, Erscheinungsjahr (Gesamttitel), S. erste und letzte Seite der Quelle

Presse:Nachname des Verfassers, Vorname des Verfassers: Titel der unselbständigen Veröffentlichung. In: Titel der Zeitschrift/Zeitung, Nummer der Ausgabe (Erscheinungsdatum), erste und letzte Seite der Quelle

1.4 Tabulatoren 22

5.2.3 Zitate ohne Bezug auf eine bestimmte Ausgabez.B. Gesetzestexte

5.2.4 Diplomarbeiten, DissertationenAn Stelle des Verlags treten Angaben über die Universität, an der die Arbeit erstellt wurde.

5.2.5 Formatieren eines Literaturverzeichnisses

5.2.5.1 Literaturverzeichnis mit hängendem Absatz Literaturangaben zusammentragen, bei Bedarf mit Tabelle/Sortieren alphabetisch ordnen. alle Literaturangaben markieren, auf dem Lineal oder mit Format/Absatz einen hängenden Einzug

einstellen.Soll der Autorenname in eigener Zeile stehen, verwende man das "weiche Return" UMSCH + RETURN, damit weiterhin sortiert werden kann. Allerdings ist dann kein Blocksatz möglich.

5.2.5.2 Literaturverzeichnis mit numerierten LiteraturangabenVerzeichnis wird als zweispaltige Tabelle aufgebaut, die erste Spalte für die Nummern, die zweite für die Literaturangaben.Um eine automatische Numerierung zu erzeugen: Cursor vor oder unter die Tabelle stellen, Einfügen/Beschriftung eine neue Kategorie "[" erstellen; durch Bestätigung der Eingabe wird im Dialogfeld Beschriftung "[1 "

dargestellt. Man füge ] hinzu und bestätige diese Beschriftung. Im Dokument wird nun die erste Zahl der Numerierung dargestellt; das Leerzeichen vor der 1 löschen, und

der Zeile mit der eingefügten Nummer die Formatvorlage "Standard" zuweisen (bisher "Beschriftung"). die Numerierung mit STRG + X ausschneiden, in die Zellen der ersten Tabellenspalte kopieren. mit F9 aktualisieren

im Buch sind noch 3 weitere Möglichkeiten beschrieben, die sich aber im "Know-how" nicht von diesen beiden unterscheiden.

5.3 Verweise auf Literaturangaben des LiteraturverzeichnissesWerden Literaturangaben zusammen mit dem Text über ein Zentraldokument verwaltet, besteht die Möglichkeit, im Text Querverweise auf Literaturangaben einzufügen.Vorteil der Querverweise: Kontrolle möglich, ob zum Kurzverweis im Text auch wirklich eine Literaturangabe existiert Kontrolle möglich, ob die Literaturangaben im Text auch zitiert werden.

Kapitelübergreifende Querverweise sind nur möglich wenn man im Zentraldokument arbeitet, so daß man im Text Zugriff auf die Textmarken des Literaturverzeichnisses hat.Voraussetzung für einen Querverweis ist eine gesetzte Textmarke, auf die verwiesen werden kann.

Setzen der Textmarken: markiere im Literaturverzeichnis den ersten Autor oder den Kurzverweis. Der hier ausgewählte Text wird

als Inhalt der Textmarke später im Text aufgeführt; markiert man also "Autor Jahr", kann man später im Text nicht "Autor, Jahr" verwenden.

Einfügen/Textmarke; der Textmarke einen Namen geben, anhand dessen man die zugehörige Literaturangabe wiedererkennen kann. (Bsp.: Nachname und Jahr) Leerzeichen sind nicht möglich.

mit Hinzufügen die Textmarke setzen mit allen Autoren so verfahrenIm Text kann man mit Extras/Optionen, Registerblatt Ansicht Textmarken anzeigen lassen. (Textmarke wird mit eckigen Klammern dargestellt)

Im Text für Kurzbelege Querverweise einfügen: Cursor an die Stelle setzen, an der der Verweis eingefügt werden soll Einfügen/Querverweis aufrufen, Verweistyp Textmarke auswählen, verweisen auf "Textmarkeninhalt",

benötigte Textmarke selektieren. Durch Bestätigung der Auswahl wird der Inhalt der Textmarke (z.B. Autorname) eingefügt.

Falls im Literaturverzeichnis alle Autoren mit Textmarken versehen wurden, die Textmarken nun aber nicht zur Verfügung stehen, arbeitet man wohl gerade nicht im Zentraldokument...

23 1 Grundlagen

Verwendete Literaturangaben prüfen:Existiert zum Kurzverweis im Text auch wirklich eine Literaturangabe? mit STRG + A und F9 alle Felder aktualisieren wird eine Textmarke nicht gefunden, gibt Word "Fehler!" an dieser Stelle aus. mit Bearbeiten/Suchen nach "Fehler!" suchen.Gibt es zur Literaturangabe auch einen Querverweis im Text?Voraussetzung: jeder Autor des Literaturverzeichnisses ist mit einer Textmarke versehen; hier wird die Funktion "Literaturverweiskontrolle" der Numerierung-Symbolleiste verwendet. Cursor auf der ersten Textmarke des Literaturverzeichnisses positionieren Schaltfläche Literaturverweiskontrolle; nun werden ab der Cursorposition alle Textmarken registriert;

anschließend wird das Dokument von vorn nach hinten nach Querverweisen durchsucht. Das Ergebnis der Kontrolle erhält man in einem eigenen Dokument. Sind Querverweise in Fuß- oder Endnoten eingefügt, werden die entsprechenden Seitenzahlen in der Ausgabe mit F oder E gekennzeichnet.

6 Mathematische Formeln

6.1 Formeln erstellen(auszugsweise)Will man große Formeln in einem eigenen Fenster bearbeiten, ruft man Bearbeiten/Formel-Objekt Öffnen auf. Die Größe der Anzeige läßt sich mit Ansicht oder den folgenden Tastenkombinationen bestimmen:

Zoomfaktor Tastenkombination100% STRG + 1200% STRG + 2400% STRG + 4Alles anzeigen STRG + Y

6.1.1 Numerieren von FormelnUm Formeln/Gleichungen im Text in der Form (6.12) zu numerieren, kann man mit Einfügen/Beschriftung eine neue Kategorie "(" erzeugen.

Eine einfache (und brauchbar formatierte) Möglichkeit findet sich auch auf der Numerierung-Symbolleiste auf der CD-ROM:Verwendet man die Schaltfläche Formel einfügen, wird an der Cursorposition zuerst ein Return, dann eine Tabelle eingefügt. Für eine korrekte Numerierung ist es erforderlich, zwischen der ersten und jeder weiteren Formel zu unterscheiden (siehe Kapitel 2.4). Die Formelnummer wird automatisch vertikal zentriert eingefügt, falls eine Formatvorlage "Formel" existiert, wird sie der Tabelle automatisch zugewiesen (um andere Abstände zu den Absätzen oben und unten als für normalen Text zu definieren)Wird die Tabelle zwar linksbündig, aber mit einem Einzug eingefügt, markiere man die erste Zelle und definiere mit Format/Absatz den linken Einzug neu.

6.1.2 Verweise auf Formelnummern Cursor an der Stelle positionieren, an der der Verweis eingefügt werden soll. Einfügen/Querverweis, als Verweistyp den Eintrag mit der Klammer ( wählen unter Verweisen auf "Gesamte Beschriftung" selektieren Im Auswahlfenster die Nummer der Formel anklicken

Im Gegensatz zu Tabellen- und Abbildungsbeschriftungen muß man für die Formel wissen, welche Nummer die gewünschte Gleichung derzeit hat. Um das einfacher zu handhaben, kann man mit Textmarken arbeiten: Formelnummer samt Klammern markieren (aber nicht die ganze Zelle!) Mit Einfügen/Textmarke eine Textmarke setzen, die einen aussagekräftigen Namen hat.Um auf eine Formel zu verweisen, kann man nun mit Einfügen/Querverweis den Verweistyp Textmarke benutzen (Verweis auf den Textmarkeninhalt, um die Formelnummer in den Text einzutragen).

1.4 Tabulatoren 24

6.2 Palette der SymbolleisteFast alle Paletten und Zeichen der Formel-Editor-Symbolleiste sind selbsterklärend; im folgenden soll ein Blick

auf die zweite Palette (Leer- und Auslassungszeichen) geworfen werden:

Dieses Zeichen richtet übereinanderstehende Formeln an diesem Zeichen aus:

Das Zeichen ist im Formel-Editor sichtbar, erscheint jedoch nicht im DruckDie Leertaste erzeugt im Formel-Editor keine Leerzeichen; dazu gibt es die folgenden 5 Schaltflächen:

Symbol Abstand Tastenkombinationkeinen UMSCH + LEERTASTE

1-Punkt STRG + ALT + LEERTASTE

Schmales Leerzeichen STRG + LEERTASTE

Breites Leerzeichen STRG + UMSCH + LEERTASTE

3x breiter als breites Leerzeichen

6.2.1 Beispiele will man für eine Variable zwei Ornamente vergeben, z.B. , kann der Abstand der vertikal

übereinanderliegenden Ornamente direkt bearbeitet werden:bei gedrückter STRG-Taste das Ornament anwählen es wird markiertmit STRG + PFEIL NACH UNTEN verschiebt man das markierte Element nach unten, mit STRG + PFEIL NACH OBEN nach oben.

grundsätzlich lassen sich Abstände auf diese Art bearbeiten (auch in Kombination mit PFEIL NACH RECHTS und PFEIL NACH LINKS )

wird so erstellt:

zunächst die Formel ohne Klammer eingeben Zeichen rechts vom Gleichheitszeichen markieren

mit die Klammer einfügen, den Text in das untere Feld schreiben

mit die geschweifte Klammer, danach mit die beiden Zeilen einfügen; "falls" wird im Menü Formatvorlage als "Text" gesetzt (dann lassen sich auch Leerzeichen eingeben)

um den Text der beiden Zeilen übereinander auszurichten, die beiden Zeilen markieren, mit Format/Matrix die Spaltenausrichtung "bei ," setzen.

die Größe der verwendeten Klammern bzw. der Abstand zwischen Formel und der sie umgebenden Klammer kann mit Format/Abstand festgelegt werden.

6.2.2 Tastenkombinationen im Formel-EditorSymbol Zeichen Tastenkombination

Doppelstriche STRG + UMSCH + 2Einzelner Punkt STRG + ALT + "."Überstreichung STRG + UMSCH + "-"Pfeil STRG + ALT + "-"Hochgestellt STRG + H

25 1 Grundlagen

Symbol Zeichen TastenkombinationTiefgestellt STRG + LHochzahl und Index STRG + JTiefgestellt, unterschrieben STRG + T, UUnendlich (infinity) STRG + K, I

Pfeil (arrow) STRG + K, A

Partielle Ableitung (derivation) STRG + K, D

Kleiner gleich STRG + K, <Größer gleich STRG + K, >Mal (Times) STRG + K, TElement von STRG + K, ENicht Element von STRG + K, UMSCH + ETeilmenge von (Container) STRG + K, CNicht Teilmenge von STRG + K, UMSCH + CRunde Klammern STRG + 9Bruch übereinander (Fraktion) STRG + FBruch nebeneinander STRG + UMSCH + 7Integral STRG + T, ISumme STRG + T, SProdukt STRG + T, PWurzel (root) STRG + Rn-te Wurzel STRG + T, N3x3 Matrix STRG + T, M

6.3 Formatierung von FormelnFormat und Aussehen von Formelsatz sind in DIN 1338 festgelegt; damit wird geregelt, welche Zeichen kursiv und welche gerade gesetzt werden usw.Im Formel-Editor lassen sich die entsprechenden Vorschriften einstellen.Kursiv gesetzt werden Variablen, Funktions- und Operatorzeichen im allgemeinen, physikalische Größen.Gerade gesetzt werden Zahlen, Klammern, physikalische Einheiten und spezielle Funktions- und Operatorzeichen (sin, cos, Integral-, Summenzeichen, Ableitungszeichen, Nabla)

Der Formel-Editor hat sieben verschiedene Formatvorlagen, die der Eingabe automatisch zugewiesen werden. Die Formatvorlage "Funktion" wird für feststehende Funktionsbegriffe wie "sin", "cos", "im" verwendet. Gibt man in einer Formel Text ein, so erkennt das Programm manchmal fälschlicherweise Wortteile als "Funktion". In diesen Fällen die betreffenden Stellen markieren und die Formatvorlage "Text" zuweisen.Zum Zuweisen von Formatvorlagen gibt es auch einige Tastenkombinationen:

Formatvorlage TastenkombinationMathematik STRG + UMSCH + OText STRG + UMSCH + EFunktion STRG + UMSCH + FVariable STRG + UMSCH + IGriechische Buchstaben STRG + UMSCH + GMatrix/Vektor STRG + UMSCH + B

Die Formatvorlagen lassen sich anpassen über Formatvorlage/Definieren; Änderungen an den Formatvorlagen gelten für alle Formeln, die schon geschrieben oder noch erstellt werden.Schriftgrößen lassen sich im Menü Schriftgrad zuweisen; sollen die Definitionen für die Schriftgrößen geändert werden, wähle man den Befehl Schriftgrad/Definieren.Abstände werden mit Format/Abstand eingestellt.Die Schaltfläche Standard setzt die geänderten Einstellungen zurück.

1.4 Tabulatoren 26

7 Chemische Formeln

7.1 Die Chemie-Makros

7.2 Das Programm ChemOffice

8 Drucken

8.1 Zu Papier gebracht

8.2 Drucken unter Windows

9 Die Arbeit beenden

9.1 Die TitelseiteLayout: fakultäts- und lehrstuhlabhängigTitelblatt in Zentraldokument einfügen: Einfügemarke an den Anfang des Dokuments stellen, Abschnittswechsel/Nächste Seite einfügen bei zweiseitigem Format: danach noch eine Leerseite einfügen evtl. Kopfzeile auf der Titelseite löschen; vorher(!) kontrollieren, daß Wie vorherige deaktiviert ist (sonst

sind sie alle weg)

9.2 Verzeichnisse im Zentraldokument erstellen

9.2.1 Inhaltsverzeichnis: nach der Titelseite mit Einfügen/Manueller Wechsel neuen Abschnitt einfügen, der auf der nächsten Seite

beginnt. mit Einfügen/Index und Verzeichnisse, Registerblatt "Inhaltsverzeichnis" die gewünschte Vorlage einfügen. sollen andere Formatvorlagen als Überschrift 1 etc. verwendet werden, mit Optionen die gewünschten

Vorlagen aussuchen mit der Option Von Vorlage können für die verschiedenen Ebenen des Verzeichnisses die Formatvorlagen

bearbeitet werdenDas Verzeichnis sollte besser nicht von Hand formatiert werden (obwohl möglich), da bei der nächsten Aktualisierung (die meist beim Drucken ausgeführt wird) diese Formatierungen wieder verloren gehen.

Welche Seitenzahlen verwendet man fürs Inhaltsverzeichnis?I. d. R. wird das Titelblatt nicht mitgezählt, Seitenzahlen werden meist ab Inhaltsverzeichnis vergeben; das Inhaltsverzeichnis kann auch mit römischen Ziffern, ab Einleitung mit arabischen Ziffern gezählt werden (Seitenzahlenformat kann abschnittsweise ausgewählt werden)Vorgehen für römisch/arabisch: Im Abschnitt des Inhaltsverzeichnisses mit Einfügen/Seitenzahl, Schaltfläche Format das Dialogfeld

Seitenzahlenformat öffnen in der Auswahlliste zu Zahlenformat die römischen Zahlen auswählen, Beginnen mit 1 eintragen, dieses

Dialogfeld mit "OK" beenden; das nächste mit "Schließen" (sonst wird eine zusätzliche Seitenzahl eingefügt!)

Cursor in den nächsten Abschnitt stellen, ab dem arabische Zahlen vergeben werden sollen; gleiche Arbeitsschritte wie für röm. Ziffern noch mal ausführen.

Hat man die Überschrift des Inhaltsverzeichnisses mit "Überschrift 1" formatiert, kann man mit der Schaltfläche Numerierung die Nummer unterdrücken.Bei zweiseitigem Text mit unterschiedlichen Kopfzeilen sollte man die Feldfunktion, die Überschrift 2 ausgibt, ändern.

27 1 Grundlagen

9.2.2 Verzeichnisse der Tabellen und BilderIm Grunde genommen gleiches Vorgehen: am Ende der Arbeit (oder wo man die Verzeichnisse haben will) neue Abschnitte einrichten, mit Einfügen/Index und Verzeichnisse, Registerblatt "Abbildungsverzeichnis" die gewünschte Kategorie und das Format auswählen.

9.2.3 Aktualisieren von VerzeichnissenAlle Feldfunktionen eines Textes kann man mit Alles markieren und F9 gleichzeitig aktualisieren; sonst muß jedes Verzeichnis einzeln mit F9 aktualisiert werden.

9.3 Verzeichnisse ohne Zentraldokument erzeugen

9.3.1 Kapitelnummern festlegenMit Format/Numerierung und Aufzählung(szeichen), Registerblatt Gliederung für das jeweilige Kapitel (eigene Datei) die Kapitelnummer mit Beginnen bei festlegen.Falls die so geänderte Kapitelnummer immer wieder zurückspringt, in Extras/Vorlagen und Add-Ins die Option Formatvorlagen automatisch aktualisieren deaktivieren.

9.3.2 Durchgängige Seitennumerierung erstellenMit Einfügen/Seitenzahlen den jeweiligen Beginn festlegen.Inhaltsverzeichnis anlegenDas Inhaltsverzeichnis in einer neuen Datei mit der sonst auch verwendeten Dokumentvorlage anlegen. Einfügen/Feld, Kategorie Index und Verzeichnisse rechts die Feldfunktion RD (referenziertes Dokument) auswählen im unteren Eingabefeld den Namen und Pfad der ersten Datei hinter RD eintragen, \\ verwenden!

Beispiel: RD"C:\\Eigene Dateien\\Diplom\\Einleitung.doc" für alle Dateien, die in das Inhaltsverzeichnis aufgenommen werden sollen, müssen so RD-Funktionen

eingefügt werden.Einzelne Backslashs haben für Feldfunktionen die Bedeutung Schalter; verwendet man sie in Pfadangaben, gibt es Fehlermeldungen der Art "Fehler! Word kann Datei nicht öffnen. ..." mit Einfügen / Index und Verzeichnisse vor den RD-Funktionen das Verzeichnis einfügen

9.3.3 Verzeichnisse für Bilder und TabellenGleiches Vorgehen wie bei Inhaltsverzeichnis; auch hier müssen erst alle Dateien per RD-Funktionen eingefügt werden, davor dann das entsprechende Verzeichnis

9.3.4 Verzeichnisse aktualisierenHier muß nicht nur die Datei, die das Verzeichnis enthält, mit STRG + A, F9 aktualisiert werden, sondern davor auch alle anderen Dateien (zumindest diejenigen, in denen Änderungen aufgetreten sind).

9.4 Die letzte Fehlerkontrolle kurz vor Ende der Arbeit noch mal den gesamten Text auf Rechtschreibung überprüfen - die meisten Fehler

macht man bei den letzten schnellen Änderungen. Mit Hilfe der manuellen Trennhilfe und einem Duden den Text nach möglichen Trennungen durchsuchen -

man verlasse sich besser nicht auf die automatische Trennhilfe; gerade bei Fachbegriffen wird falsch getrennt.

Trennungen sollten nicht über einen Seitenumbruch gehen einzelne Zeilen am Ende und einzelne Wörter zu Beginn einer Seite vermeiden (mit Format/Absatz/Zeilen-

und Seitenwechsel/Absatzkontrolle) Seitennumerierung für zweiseitige Dokumente kontrollieren Numerierungen und Querverweise aktualisieren - alle noch gültig? Text auf "Fehler!" untersuchen (wird

ausgegeben, wenn Querverweis nicht aktualisiert werden kann)

LiteraturDeutsches Institut für Normung: Publikation und Dokumentation 1. DIN-Taschenbuch 153. Berlin : Beuth, 1989

Deutsches Institut für Normung: Publikation und Dokumentation 2. DIN-Taschenbuch 154. Berlin : Beuth, 1989

Eco, Umberto: Wie man eine wissenschaftliche Abschlußarbeit schreibt: Doktor-, Diplom- und Magisterarbeiten in den Geistes- und Sozialwissenschaften. 5., durchges. Aufl. Heidelberg : C. F. Müller, 1992

1.4 Tabulatoren 28

Krämer, Walter: Wie schreibe ich eine Seminar-, Examens- und Diplomarbeit: eine Anleitung zum wissenschaftlichen Arbeiten für Studierende aller Fächer an Universitäten, Fachhochschulen und Berufsakademien. 4., erw. und aktual. Aufl. Stuttgart : G. Fischer, 1995

Lanz, Werner: Das technische Manuskript: ein Handbuch mit ausführlichen Anleitungen für Autoren und Bearbeiter. 3. Aufl. Essen : Vulkan, 1983

Norm DIN 1301 Dezember 1985. Einheiten

Norm DIN 1304 März 1989. Formelzeichen

Norm DIN 1313 April 1978. Physikalische Größen und Gleichungen

Norm DIN 1421 Januar 1983. Veröffentlichungen aus Wissenschaft, Technik, Wirtschaft und Verwaltung

Norm DIN 1502 Januar 1984. Regeln für das Kürzen von Wörtern in Titeln und für das Kürzen der Titel in Veröffentlichungen

Norm DIN 1502 Teil 2 Januar 1984. Titelangaben von Dokumenten

Poenicke, Klaus: Wie verfaßt man wissenschaftliche Arbeiten: ein Leitfaden vom 1. Studiensemester bis zur Promotion. 2., neu bearb. Aufl. Mannheim : Dudenverlag, 1988

Die Normen des Deutschen Instituts für Normung werden vom Beuth Verlag in Berlin verlegt. Der Beuth Verlag hat in den oben aufgeführten DIN-Taschenbüchern 153 und 154 die wesentlichen Normen für Publikationen zusammengefaßt.

Anhang

A.1 Dokumentvorlagen für das BuchAWDIPL1.DOT A4 einseitig 4 Überschriftenebenen, automatische Überschriftennumerierung,

Tabellenformate, Bildformate und Kopfzeile; Schrift: Times RomanAWDIPL2.DOT A4 einseitig wie AWDIPL1, Times Roman aber nur für Textkörper, Überschriften etc. in

ArialAWDIPL3.DOT A4 einseitig wie AWDIPL1, Überschriften in KapitälchenAWDISS1.DOT A5 zweiseitig wie AWDIPL1, zwei unterschiedliche Kopfzeilen für gerade/ungerade SeitenAWDISS2.DOT A5 zweiseitig entspricht AWDIPL2AWDISS3.DOT A5 zweiseitig entspricht AWDIPL3AWDISS4.DOT A4 zweiseitig wie AWDISS1

A.2 FeldfunktionenNumerierungen, Beschriftungen , Querverweise und vieles mehr werden von Word mit Hilfe von Feldfunktionen in den Text eingefügt. Felder sind Anweisungen, die im Text bestimmte Informationen aufnehmen.Hier sollen nur die Funktionen beschrieben werden, die für Numerierungen, Beschriftungen und Querverweise verwendet werden.Meist erzeugt man Feldfunktionen automatisch, ohne es zu merken (vor allem mit den Befehlen des Menüs Einfügen).Beispiel Beschriftung:Mit Einfügen/Beschriftung fügt man die Zeile

Tabelle 1in den Text ein. Für die Numerierung der Tabelle setzt Word eine Feldfunktion ein. Da man im Text normalerweise nur die Darstellung "Feldergebnisse" sieht, fällt das nicht weiter auf.Mit ALT + F9 kann man sich die Feldfunktionen anzeigen lassen; so wird aus der Beschriftung

Tabelle { SEQ Tabelle \* ARABIC }Die Feldfunktion "SEQ" wird zum Zählen benutzt. Feldfunktionen werden von einer speziellen Art von Klammern eingeschlossen, die keine normalen geschweiften Klammern sind! Einfügen mit STRG+F9.

Mit der Tastenkombination ALT + F9 schaltet man wieder zurück in die Feldergebnis-Darstellung.

A.1.1 Aktualisieren von FeldernWird die Reihenfolge von Bildern, Tabellen oder ähnlichem geändert, müssen die Feldergebnisse aktualisiert werden. Dazu die Tastenkombination STRG + A (alles markieren) und F9 (aktualisieren) benutzen.

29 1 Grundlagen

A.1.2 Eingabe von Feldern3 Varianten: Word-Befehle, vor allem aus dem Menüpunkt Einfügen mit Einfügen/Feld per Hand

Einfügen/Feld ruft ein Dialogfenster auf, in dem alle Feldfunktionen von Word, nach Kategorien geordnet, aufgeführt sind. Mit der Schaltfläche Optionen kommt man zu einem weiteren Dialogfeld, in dem bestimmte Einstellungen (Schalter) für die ausgewählte Feldfunktion gesetzt werden können.Im Folgenden sind die im Buch verwendeten Feldfunktionen aufgelistet; die erste Spalte enthält den Word 2000-Befehl, die mittlere den Word 97-Befehl:

Datum und UhrzeitDATE AKTUALDAT Fügt das aktuelle Datum in den Text ein. Wird das Feld aktualisiert,

wird das Datum neu bestimmt.

TIME ZEIT Nimmt die aktuelle Zeit in den Text auf.

Dokument-InformationNUMPAGES ANZSEITEN Ergibt die Anzahl der Seiten des Textes. Wird oft eingesetzt, um

Angaben wie "Seite 1 von 10" in den Text einzufügen

AUTHOR AUTOR Der unter DATEI Datei-Info erfaßte Autor erscheint als Feldergebnis

TEMLATE DOKVORLAGE Fügt den Namen der Dokumentvorlage ein.

FILENAME DATEINAME Ergibt den Namen der Datei. Man kann den Dateinamen beispielsweise in die Fußzeile aufnehmen, um sofort zu wissen, aus welcher Datei der Text stammt.

TITLE TITEL In den Text wird der in DATEI Datei-Info vereinbarte Titel plaziert.

NumerierungPAGE SEITE Ergibt die aktuelle Seitenzahl.

SEQ SEQ Numeriert Elemente eines Textes der Reihe nach durch. Wenn Sie ein SEQ-Feld hinzufügen, löschen oder verschieben, können Sie anschließend alle SEQ-Felder im Text mit der Taste F9 aktualisieren, um die neue Reihenfolge anzeigen zu lassen.

\c Durch den Schalter \c wird Word angewiesen, das SEQ-Feld nicht hochzuzählen, sondern den letzten Wert der SEQ-Reihenfolge erneut auszugeben.

Beispiel:

{SEQ Bild} Ergebnis: 1

{SEQ Bild} Ergebnis: 2

{SEQ Bild \c} Ergebnis: 2

\h Das Feldergebnis wird nicht angezeigt, wenn der Schalter \h angegeben ist. So kann die Sequenz hochgezählt werden, ohne den neuen Wert im Text zu zeigen.

\r n Setzt die Folgenummer auf die angegebene Nummer n zurück. Das Feld {SEQ Bild \r 5} bewirkt z. B., daß die Numerierung von Bildern bei 5 beginnt.

Verknüpfung und VerweiseREF REF Wird für Querverweise verwendet. REF fügt den Text ein, auf den

1.4 Tabulatoren 30

die angegebene Textmarke verweist.

PAGEREF SEITENREF Gibt an, auf welcher Seite sich die angegebene Textmarke befindet.

\p Der Schalter bewirkt, daß ein Verweis auf eine Seite von der relativen Position abhängig gemacht wird. Die Zeichenfolge "Seite #" wird verwendet, wenn sich das PAGEREF-Feld nicht auf der aktuellen Seite befindet. Befindet sich das Feld auf der aktuellen Seite, liefert es als Ergebnis nicht "Seite #", sondern lediglich "oben" oder "unten".

STYLEREF FVREF Nimmt den Text der nächstliegenden angegebenen Formatvorlage in den Text auf. Haben Sie beispielsweise auf einer Seite eine Überschrift mit dem Format "Überschrift 1" formatiert und die Feldfunktion {STYLEREF "Überschrift 1"} in die Kopfzeile aufgenommen, wird der Text der Überschrift in die Kopfzeile eingefügt.

INCLUDEPICTURE EINFÜGENGRAFIK

Fügt eine Grafik in den Text ein. Wird die Feldfunktion aktualisiert, wird die neueste Version der Grafik aufgenommen.

\d Der Schalter \d verhindert, daß Grafikdaten zusammen mit dem Dokument gespeichert werden, und verringert dadurch die Dateigröße.

EMBED EINBETTEN Ist die Feldfunktion zum Einbetten von OLE-Objekten, z.B. Grafiken oder Formeln.

InhaltsverzeichnisRD RD Die Feldfunktion bindet eine Datei in den aktuellen Text ein, so daß

sie beim Erstellen von Inhaltsverzeichnissen berücksichtigt wird, z.B. {RD "C:\\Diplom\\kapitel1.doc"}. Pfadangaben müssen mit doppelten Backslashs getrennt werden

TC INHALT Mit Hilfe der Feldfunktion können zusätzliche Einträge in ein Inhaltsverzeichnis aufgenommen werden. Normalerweise berücksichtigt Word bei der Erstellung von Inhaltsverzeichnissen nur Überschriften mit definierten Formatvorlagen. Durch die Feldfunktion lassen sich beliebige Texte in das Inhaltsverzeichnis aufnehmen.

\l Ebene Der Schalter beschreibt die Ebene eines INHALT-Eintrags. Das Feld {INHALT "Versuchsaufbau" \l 3} erzeugt einen Eintrag der Ebene 3, dem Word automatisch im Inhaltsverzeichnis die Formatvorlage Verzeichnis3 zuweist. Wenn keine Ebene angegeben wird, verwendet Word Ebene 1.

\n Mit dem Schalter \n wird der Eintrag ohne Seitenzahl angezeigt.

A.3 Die CD-ROM zum Buch3 Verzeichnisse: Vorlagen: enthält die in 10.1 beschriebenen Dokumentvorlagen Numerierung enthält eine Vorlage mit der Numerierungs-Symbolleiste (Kapitel 2) Chemie Chemie-Makro, das das Erstellen von chem. Summenformeln und

Reaktionsgleichungen vereinfacht

Demo-Version von ChemOffice unter www.softline.de

Im folgenden sei Word im Verzeichnis \PROGRAMME\MICROSOFT OFFICE auf der Festplatte eingerichtet

A.1.3 Installation der Dokumentvorlagen erstelle neuen Ordner "Wissensch.Arbeiten" im Verzeichnis

C:\Windows\Anwendungsdaten\Microsoft\Vorlagen (Word 2000) bzw.C:\Programme\Microsoft Office\Vorlagen (Word 97)

31 1 Grundlagen

Die Dateien aus dem CD-ROM-Verzeichnis Vorlagen in dieses neue VerzeichnisDie Vorlagen können dann in Word mit Datei/Neu auf der Registerkarte "Wissensch.Arbeiten" benutzt werden.

A.1.4 Installation der Numerierungs-Symbolleiste kopiere die Mustervorlage Nummerierung.dot von der CD ins Verzeichnis

C:\Windows\Anwendungsdaten\Microsoft Word\Startup (Word 2000) bzw.C:\Programme\Microsoft Office\Office\Startup (Word 97)

Somit wird die Mustervorlage bei jedem Start von Word aktiviert, steht also immer zur Verfügung

A.1.5 Installation des Chemie-Makros kopiere die Mustervorlage Chemie.dot von der CD ins Verzeichnis

C:\Windows\Anwendungsdaten\Microsoft Word\Startup (Word 2000) bzw.C:\Programme\Microsoft Office\Office\Startup (Word 97)

kopiere die Dateien Chemie.hlp und Chemie.cnt ins VerzeichnisC:\Programme\Microsoft Office\Office

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