Wolfgang WittpothWesel, 21. Juni 2006 Vermögenserfassung und –bewertung bei Stadt Moers Der Weg vom Excel-Ansatz zum Einsatz einer professionellen Inventarisierungslösung

Wolfgang Wittpoth Wesel, 21. Juni 2006

Vermögenserfassung und –bewertung bei Stadt Moers

Der Weg vom „Excel-Ansatz“ zum Einsatz einer professionellen

Inventarisierungslösung

S t a d t M o e r s Vermögenserfassung und –bewertung bei der Stadt Moers


Das Modellprojekt Doppik in NRW

Innenministerium Nordrhein Westfalen

Stadt Brühl

Stadt Dortmund

Landeshauptstadt Düsseldorf

Kreis Gütersloh

Stadt Münster

Mummert + PartnerUnternehmensberatung AG

Stadt Moers

GemeindeHiddenhausen

IM-Initiative im Frühjahr 1999



Stufenweise Umstellung

2000

Flächen-deckender KameralerProdukthalt

2002

NKF für VHS Zentralbibliothek Musikschule

2004

NKF für Gleichstellungsstelle Feuerwehr Sportamt Bauverwaltung

+



Stufenweise Umstellung

200920082007

NKF für Jugendamt Sozialamt Schulen Einwohnermeldeamt

+

2005

NKF für Presseamt RPA Rechtsamt Ordnungsamt Standesamt Stadtplanungsamt Vermessungsamt Amt für Wohnungswesen

+

2006

keine neuen Ämter-übrige Ämter+

insgesamt 93 doppische Produkte



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7

Personelle Situation zu NKF / Buchhaltung

Anzahl Mitarbeiter 2004 / 2006

NKF-Steuerung Vermögens-

erfassung und -bewertung

KIRP-Verant. bwl. Steuerung Kostenrechnung Gebührenhaushalt

Geschäftsbuchführung doppisch / kameral Anlagenbuchaltung Jahresabschluss sonstige NKF-Aufgaben

Kasse doppisch kameral



Vermögenserfassung /-bewertung

2005 2006 2007 20092008

Betriebs-/Geschäftsausstattung, Fahrzeuge

bebaute Grundstücke

unbebaute Grundstücke

Infrastrukturvermögen

08/2007

Ende = Option für kompletten NKF-Umstieg in 2008



Hilfen / Unterlagen für die Ämter

Den NKF-Ämtern wird ein Handbuch / Ordner bereitgestellt mit folgenden Inhalten

Allgemeines (Schaubilder, Ablaufpläne etc.)

Beschreibender Teil

Bewertungsrichtlinie

Inventurrichtlinie und Muster-Sonderrichtlinie

Inventurhilfen, Inventurrahmenplan

Zähllisten (bisherige Exceltabellen)

Afa-Tabelle

KAI-Arbeitshilfen



Erfassungsliste in Excel (bisher)



Ablauf der bisherigen Folgeinventuren

Buch-/Beleginventur Vorhandene Excel-Listen werden mit der Anlagenbuchhaltung abgeglichen und

aktualisiert Jährlich werden die Excellisten in die Ämter gegeben, um den Bestand zu

überprüfen Ämter melden das Inventar per Listenrückgabe in elektronischer Form Änderungen (Abgänge etc.) werden erst am Jahresende festgestellt Änderungen werden in die Anlagenbuchhaltung übernommen

Körperliche Inventur Inventurrahmenplan (Sach-, Personal- und Zeitplan) wird aufgestellt Listenweitergabe Listenrückgabe Die Vermögensgegenstände werden körperlich aufgenommen Nur PC, Drucker etc. erhalten einen Aufkleber



Erfahrungen mit Excel

Man kann nicht schnell nach einem Vermögensgegenstand suchen

Die Verwaltung der Excel-Dateien ist aufwendig

Nicht alle Mitarbeiter halten sich an die Spielregeln

Änderungen sind nicht immer direkt ersichtlich

Rückfragen werden verursacht

Doppelter Pflegeaufwand in KIRP-Anlagenbuchhaltung und in Excel

Fazit:

Wir arbeiten mit Excel unwirtschaftlich

Mit KAI könnten die Prozesse wirtschaftlicher erledigt werden, da mehr

Möglichkeiten bestehen.



Planung

Die neuen NKF-Ämter werden die Erstinventur mit KAI durchführen

PC, Drucker, etc. und neu erworbene „hochwertige“ Vermögensgegenstände

werden einen Barcode-Aufkleber erhalten

Fremdeigentum und GWG werden mit einem farblichen Punkt gekennzeichnet

Bei den Folgeinventuren können die Kollegen sich nur auf die wesentlichen

Gegenstände konzentrieren

Dezentralen Zugang der Ämter zu KAI

Unterjährige Pflege der Vermögensgegenstände

Bereinigung der Anlagenbuchhaltung um die 1,-€-GWG

Gesamte Inventarführung mit KAI



Noch Fragen ?



Vielen Dank für IhreAufmerksamkeit !

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