Zeitmanagement„Ich hab doch keine

Zeit“

Seminar: Techniken wissenschaftlichen ArbeitensDozentin: C. Eichenberg WS 2004/2005

Datum: 28.01.2005Referenten: Ralf Creutz, Anja Klute und Rene Oehler

28.01.2005 2

Überblick

1. Einführung2. „Die vierte Generation“ nach Merrill

3. ALPEN-Methode 4. Das Zeitplanbuch5. Fazit und Diskussion6. Weitere Zeitspar-Tipps

28.01.2005 3

1. EinführungZeit ist ein wertvolles Kapital• Zeit ist ein absolut knappes Gut • Zeit ist nicht käuflich • Zeit kann nicht gespart / gelagert werden

• Zeit kann nicht vermehrt werden • Zeit verrinnt kontinuierlich und unwiderruflich

Wer alles nimmt, wie es kommt, verliert den Überblick, verliert die Motivation, setzt sich unter Stress

28.01.2005 4

1. Einführung

Zeitmanagement nutzt man, um • zu planen, • zu strukturieren, • zu organisieren und • sich selbst dabei erfolgreich zu führen.

Zeitmanagement ist Reaktion statt Agitation

28.01.2005 5

1. Einführung1. GenerationTagesplanung (Notizen, Checklisten - wesentlich ist hier nur was vor einem liegt.2. GenerationPlanung, Vorbereitung effizientes Arbeiten3. GenerationKontrolle der eigenen Zeit, Verknüpfung von Zielen und Plänen mit Werten. detaillierte Planung, kurz-, mittel- und langfristig4.GenerationSoll auch Platz für Freunde und Beziehung schaffen

2. „Die vierte Generation“Theoretischer HintergrundDringend Nicht

dringend

Wichtig

Nicht wichtig XX XX

- Krisen- Drängende Probleme- Projekte (m.

Zeitlimit)

- Vorbereitung- Vorbeugung- Werteklärung- Planung- Beziehungsarbeit, Erholung

- Unterbrechungen

(Anrufe,Post,

Berichte)- viele beliebte

Tätigkeiten

- Triviales- Fluchtaktivitäten- Wurfsendungen

2. „Die vierte Generation“ Theoretischer Hintergrund

- Konzentration auf Quadrant 2=> bessere Quadrant 1 Koordination

- Herausfinden, was wichtig ist, der

wesentlichen Dinge im Leben- 4 Grundbedürfnisse:Spirituell, Physisch, Sozial, Mental

2. „Die vierte Generation“ Theoretischer Hintergrund

- Handeln an Prinzipien ausrichten nicht an Werten

- Handeln nicht nach Uhr, sondern nach „Kompass“ ausrichten

- „Kompass“ durch vier menschl. Gaben gesteuert:

Selbst-Bewusstsein, Gewissen, Freier Wille, Vorstellungskraft

2. „Die vierte Generation“ Praxis

- Wochenplan - Quadrant 2 Organisation- Rollen definieren (Mutter, Hausfrau, Anwältin etc) Wochenziele

- Lebensphilosophie entwerfen

28.01.2005 10

3. Alpen-Methode

• Arbeitsmethodik, Zeitplanung, Selbststeuerung, kurz vernetztes Zeitmanagement - Mensch als Ganzes betrachten

• Zeit richtig planen• Motivation stärken• Stress vorbeugen

28.01.2005 11

3. Alpen-Methode

Zum Bergsteiger werden

A: Alle aktiven Aufgaben auflisten

L: Länge festlegen (Faktor Zeit)

P: Prioritäten setzen

E: Entscheiden

N: Nachkontrolle A

LP

EN

28.01.2005 12

3. Alpen-Methode

ALPEN• Jeden Arbeitstag konsequent und vernünftig planen

• Alle Tätigkeiten niederschreiben

A

LP

EN

ALPEN• Faktor Zeit berücksichtigen • Bearbeitungszeit pro Aufgabe berücksichtigen, angeben

28.01.2005 13

3. Alpen-Methode

ALPEN •Prioritäten setzten Wichtige Erledigungen gehören an den Anfang der Aufgabenliste

Prioritäten sind zweidimensional

Wichtigkeit oder Dringlichkeit (Deadline)

A

LP

EN

28.01.2005 14

3. Alpen-Methode

ALPEN

Entscheidungen treffen um die Effizienz des Tuns zu steigern

ALPEN

Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser

A

LP

EN

28.01.2005 15

4. Das Zeitplanbuch (1/2)

„Terminkalender sind die Totengräber erfolgreicher Zeitplanung“ (Seiwert)

Vorteile des Zeitplanbuches:• Unterschiedliche Pläne für genauere Planung

• Prioritätensetzung möglich• Ziele - und nicht Termine - bestimmen die Planung

• Aktivitäten oft von außen vorgegeben

28.01.2005 16

4. Das Zeitplanbuch (2/2)

• Aufbau:

• Lebenszielplan (mehrere Ziele können heruntergebrochen werden)

• Mehrjahreskalender (für Langzeitübersicht)• Jahreskalender (Geburtstage…)• Projektplan-Kalender (Übersicht, Controlling, z.B.

Diplomarbeit)• To-do-Listen (undatiert) • Vormerkkalender (wenn genaues Datum noch nicht fest)• Checklisten (täglich, wöchentlich, monatlich, jährlich)• Notizzettel (um keine Ideen zu vergessen)• Arbeitsblätter (Ausgaben, Gesprächsnotizen, Memos)• Adressteil• Fächer für wichtige Unterlagen• Service-Blätter (von Mind-Mapping bis ausländische

Kennzeichen…)

28.01.2005 17

5. Weitere Zeitspar-Tipps (1/5)

• Pareto-Regel: mit 20 Prozent des Aufwandes lassen sich 80 Prozent der Ziele erreichen

=> für viel Output wenig Zeit nötig

0

10

20

30

40

50

60

70

80

ZeitErgebnisse

28.01.2005 18

5. Weitere Zeitspar-Tipps (2/5)

• Mein tägliches Date mit mir selbst:

Reserviere jeden Tageine Stunde, in der du

diewichtigste Aufgabe desTages voran bringst und

lass`dich während dieser

Zeit nicht stören!!!

28.01.2005 19

5. Weitere Zeitspar-Tipps (3/5)

• Richtige Pausen und Zeitlimits:

• Die Leistungs- und Konzentrationsfähigkeit nimmt nach einer Stunde stark ab. Dann 10 Minuten Pause machen (länger bringt keinen besseren Effekt)…und dann geht`s weiter…

• Wenn man sich vor Arbeitsbeginn ein Zeitlimit setzt, schafft man in der vorgegebenen zeit mehr!

28.01.2005 20

5. Weitere Zeitspar-Tipps (4/5)

• Blöcke für gleiche Aufgaben:

• Man spart viel Zeit, wenn man sich für gleiche Aufgaben Zeitblöcke reserviert (z.B. 10 Telefonate hintereinander führen oder alle Mails auf einmal schreiben). So kann die Konzentrationsfähigkeit immer auf eine Aufgabe gerichtet sein, ohne ständige Ablenkung.

28.01.2005 21

5. Weitere Zeitspar-Tipps (5/5)

• Finde deine eigene Leistungskurve:

• Circadianer Rhythmus: Die einen sind Nachteulen, die anderen Frühaufsteher -> wer die wichtigen Aufgaben zu seinen „Schokoladenzeiten“ erledigt, ist erfolgreicher.

• Zu den schwierigen Zeiten (z.B. 13-15h Mittagstief) Routine-Aufgaben erledigen.

• Biorhythmus: a) Körperrhythmus (Dauer:

23Tage)b) Seelischer Rhythmus (Dauer:

28 Tage)c) Geistesrhythmus (Dauer: 33

Tage)

28.01.2005 22

6. Fazit und Diskusssion

Unsere (und auch Eure) Meinung!

28.01.2005 23

7. Literatur

• Beyer, G. (1992). Zeitmanagement. Arbeitsmethodik, Zeitplanung und Selbststeuerung. München: Econ.

• Covey, S. R., Merrill, A. R. & Merrill, R. R. (2000). Der Weg zum Wesentlichen (Zeitmanagement der vierten Generation). Frankfurt: Campus.

• Seiwert, L. J. (1993). Mehr Zeit für das Wesentliche. Landsberg am Lech: mvg-Verlag.

• Seiwert, L. J. (2000). Das neue 1x1 des Zeitmanagement (22.Auflage). Offenbach: Gabal.