Zeitmanagement- Profil - dieunternehmenslotsen | …dieunternehmenslotsen.com/wp-content/uploads/2014/07/...Auswertungsbericht-Effektiver Umgang mit der Zeit MarcusHausner|DieUnternehmenslotsen|+49(0)7161-5079513|

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Zeitmanagement-Profil

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Zeitmanagement

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15. Juli 2014

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Marcus Hausner

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Die Unternehmenslotsen

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Einzelprofile

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Marcus Hausner | Die Unternehmenslotsen

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Auswertungsbericht - Effektiver Umgang mit der Zeit

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Marcus Hausner | Die Unternehmenslotsen | +49(0) 71 61 - 5 07 95 13 | www.dieunternehmenslotsen.com

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© 2014. persolog GmbH, Remchingen. Alle Rechte vorbehalten.

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Das Werk einschließlich all seiner Teile ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwendung ist nur mit Zustimmung derpersolog GmbH zulässig. Das gilt auch für Vervielfältigungen, Übersetzungen, Mikroverfilmungen und dieEinspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen.© 2010. persolog GmbH Remchingen. Alle Rechte vorbehalten.

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.....Inhaltsverzeichnis

1 Zeitmanagement - der Schlüssel zu mehr Lebensqualität 4

2 Zeitbericht Schritt für Schritt verstehen 5

3 Ihre Ergebnisse im Überblick 63.1 Ihre Gesamtergebnisse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

4 Ihre persönliche Analyse 94.1 Kompetenzbereich: Umgang mit der Zeit - Einstellungen und Werte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94.2 Kompetenzbereich: Umgang mit der Zeit - Zeitwahrnehmung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124.3 Kompetenzbereich: Disziplin und Organisation - Arbeitsplatzorganisation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174.4 Kompetenzbereich: Ziel- und Prioritätensetzung - Prioritätensetzung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

5 Ihre persönliche Zeitbilanz 28

6 Haftungsausschluss: 33

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.....1 Zeitmanagement - der Schlüssel zu mehr Lebensqualität

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Zeitmanagement ist der Schlüssel zu mehr Lebensqualität. Viele erfolgreiche Persönlichkeiten bekunden, dass es aufihrem Weg zum Erfolg von maßgeblicher Bedeutung war, den bewussten Umgang mit der Zeit zu lernen - ein oft sehrlangwieriger und mühsamer Prozess. Ein Prozess, der sich dennoch lohnt, denn angesichts der zunehmendenArbeitsverdichtung in unserer Zeit werden die Techniken des Zeitmanagements sowohl in der Kompetenz, sich selbstzu führen, als auch im Umgang mit dem eigenen Stress benötigt. Und das nicht nur am Arbeitsplatz.

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Zwischen Verpflichtungen aller Art kommt häufig das Wichtigste zu kurz: Zeit für die Familie, Zeit für Freunde, Zeit fürsich selbst und eigene Hobbys. Besseres Zeitmanagement bedeutet daher auch, mehr Zeit für die wirklich wichtigenDinge des Lebens zu gewinnen. Konsequent und systematisch angewendet verhilft Zeitmanagement den Menschendazu, bei gleichbleibendem Zeiteinsatz mehr zu erreichen.

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Mit der Online-Auswertung des persolog Zeitmanagement-Profils können Sie

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y Ihr momentanes Zeitverhalten analysieren und eigene Zeitgewohnheiten reflektieren;

y sich eigener Stärken und Schwächen bewusst werden;

y Ansatzpunkte für die persönliche Weiterentwicklung erarbeiten;

y sich ein ausgezeichnetes System aneignen, das Ihnen hilft, Ihre Zeit optimal zu planen;

y lernen, kompetenter und sicherer mit Ihrer Zeit umzugehen.

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.....2 Zeitbericht Schritt für Schritt verstehen

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Der vorliegende Bericht liefert Ihnen das Feedback zu Ihren aktuellen Zeitgewohnheiten in insgesamt 6 Kapiteln. DerBericht beginnt mit der Darstellung Ihrer Gesamtergebnisse, die sechs Schlüsseldimensionen mit insgesamt zwölfKategorien beinhaltet. Diese Dimensionen sind: Umgang mit der Zeit, Ziel- und Prioritätensetzung, Tages- undWochenplanung, Zeitverhalten unter Druck, Zusammenarbeit und Führen, Disziplin und Organisation. Die Ergebnisse inzwölf Kategorien liefern detaillierte Informationen über die für Sie charakteristischen Fähigkeiten in dem jeweiligenKompetenzbereich.

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Weiterhin finden Sie die grafische Darstellung der ausgewählten kritischen Kategorien, die für Sie persönlich vonbesonderer Bedeutung sind. Dabei handelt es sich einerseits um Ihr Ergebnis in der Kategorie mit der stärkstenAusprägung und anderseits um die Ergebnisse mit den geringsten Werten. Das erste spiegelt Ihre gut entwickeltenFähigkeiten und Kompetenzen wider, die anderen wiederum weisen auf Ihr momentanes Entwicklungspotenzial hin. Soerhalten Sie ein Portrait, das Sie in Ihrer aktuellen Arbeits- und Lebenssituation am besten beschreibt. Das zu erkennenund darüber zu reflektieren ist wichtig, um sich mit dem eigenen Umgang mit der Zeit intensiver zu befassen.Insbesondere das Ermitteln von den am wenigsten entwickelten Fähigkeiten hilft Ihnen, diese verstärkt unter die Lupezu nehmen, sie zu hinterfragen und gegebenenfalls zum primären Gegenstand Ihrer persönlichen Weiterentwicklung zumachen.

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Der Bericht beschreibt außerdem Ihre individualisierten Ergebnisse in jeder der für Sie relevanten Kategorien desZeitmanagements im Einzelnen. Im Anschluss jeder Ergebnisinterpretation sind die auf Sie zugeschnittenen persologEmpfehlungen zu finden, die Ihnen helfen, Ihren momentanen Umgang mit der Zeit zu optimieren. Diese beinhaltenMethoden, Strategien und Tipps zur Optimierung der Zeitgewohnheiten in der jeweiligen Kategorie und sollten Ihnen alsLeitlinie für nachhaltige Weiterentwicklung dienen. So sollten Sie versuchen, konsequent an eigenen Problembereichenzu arbeiten, ohne schnell den Mut zu verlieren. Denn der Mensch ist ein „Gewohnheitstier“. Und besonders diejenigenGewohnheiten, die der Bequemlichkeit dienen, halten sich oft hartnäckig.

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Bitte bedenken Sie beim Lesen Ihres Berichts folgendes:

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Dieser Bericht ist eine Standortanalyse Ihres Zeitmanagements.

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.....3 Ihre Ergebnisse im Überblick

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Die Ergebnisse Ihrer Auswertung sind in der nachstehenden grafischen Übersicht dargestellt. Die Ergebnisse sind aufdem Balkendiagramm den vier festgelegten Ausprägungsbereichen von „gering“ bis „ausgezeichnet“ zugeordnet:

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y Ergebnisse aus dem Bereich „gering“ deuten auf die zum heutigen Zeitpunkt unterentwickelten Fähigkeiten hin, dieals nächstes verbessert werden sollten, um einen optimalen und effektiven Umgang mit der Zeit zu erreichen.

y Werte aus dem Bereich „durchschnittlich“ weisen die Fähigkeiten auf, die zwar gegeben, jedoch noch ausbaufähigsind. Durch die Bearbeitung und Umsetzung der Empfehlungen und Techniken zur entsprechenden Zielkategoriekann die eigene Effektivität gesteigert werden.

y Ergebnisse aus dem Bereich „gut“ zeigen eine relativ effektive und wirksame Ausprägung. Sie deuten auf ein leichtüberdurchschnittliches Kompetenzniveau im Vergleich zur Vergleichsgruppe hin.

y Werte aus dem Bereich „ausgezeichnet“ zählen eindeutig zu persönlichen Stärken und sind in der aktuellen Arbeits-und Lebenssituation der betreffenden Person sehr gut entwickelt.

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Die Balken reflektieren Ihre persönlichen Ergebnisse. So werden die Ergebnisse für Sie fassbar und Sie können Ihrenmomentanen Standort bestimmen, Ihre zeitbezogenen Stärken bzw. Schwächen interpretieren, kritisch hinterfragen und,wenn nötig, Ansatzpunkte für persönliche Weiterentwicklung ableiten.

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Ab wann besteht nun der Handlungsbedarf?

Die individuellen Ergebnisse, die auf die Bereiche „gering“ und „durchschnittlich“ fallen, sollten vorrangig behandeltwerden. Die konkreten praktischen Empfehlungen, die im Anschluss jeder Interpretation gegeben sind, bieten Ihnen dieUnterstützung dazu, ein für sich angemessenes und angepasstes System für den Umgang mit der entsprechendenZielkategorie zu erarbeiten. Hierbei werden Sie aufgefordert, eigenes Wissen und die Fähigkeiten anhand der vonpersolog ausgearbeiteten Arbeitsblätter, Formulare usw. Schritt für Schritt zu optimieren.

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Sollten Ihre Fragebogen-Ergebnisse auf die Ausprägungsbereiche „gut“ bzw. „ausgezeichnet“ fallen, so besteht keindringender Handlungsbedarf. Dennoch sind im Bericht weiterführende Empfehlungen und Tipps zu finden, die Sie dazuanimieren können, die bereits gut entwickelten Fähigkeiten noch mehr zu festigen und es zu verhindern, dass sichirgendwann blinde Automatismen einschleichen.

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Die Darstellung unten zeigen Ihre Gesamtergebnisse im Überblick.

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.....3.1 Ihre Gesamtergebnisse

...KATEGORIE

..AUSPRÄGUNG

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gering

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durchschnittlich

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gut

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ausgezeichnet

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Arbeitsplatzorganisation

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Disziplin und Organisation

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Besprechungen und Sitzungen

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Delegation

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Umgang mit Informationen

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Zusammenarbeit und Führen

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Umgang mit Störungen

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Stille Stunde

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Zeitverhalten unter Druck

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Nutzung der Zeitplansysteme

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Tages- und Wochenplanung

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Prioritätensetzung

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Zielsetzung

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Ziel- und Prioritätensetzung

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Einstellungen und Werte

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Zeitwahrnehmung

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Umgang mit der Zeit

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8..

.....Aus den zwölf Zeitmanagement-Kategorien sind in der Abbildung unten die Kategorien ausgewählt worden, die für Siepersönlich von großer Bedeutung sind und Sie in Ihrem Umgang mit der Zeit momentan am besten beschreiben. Dassind insgesamt vier Zeitmanagement-Kategorien. Der oberste Balken drückt Ihre momentan am stärksten ausgeprägteZeitmanagementkompetenz aus, die weiteren drei Kategorien deuten auf Ihr momentanes Entwicklungspotenzial hin.

...KATEGORIE

..AUSPRÄGUNG

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gering

.

durchschnittlich

.

gut

.

ausgezeichnet

..

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Stärke

...KATEGORIE

..AUSPRÄGUNG

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gering

.

durchschnittlich

.

gut

.

ausgezeichnet

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Prioritätensetzung

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Zeitwahrnehmung

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Entwicklungspotential

.....Ihr persönliches Zeitmanagement ist durch gut entwickelte Fähigkeiten in der Kategorie „Einstellungen und Werte“geprägt. Ihre allgemeine Zeitkompetenz können Sie nun optimieren und verbessern, wenn Sie sich verstärkt um IhreFähigkeiten und Fertigkeiten aus den Bereichen „Zeitwahrnehmung“, „Arbeitsplatzorganisation“ und„Prioritätensetzung“ kümmern. Sie sollten Ihre Gewohnheiten in jedem dieser Kompetenzbereiche genau unter die Lupenehmen und überprüfen, wie zufrieden Sie damit wirklich sind und ob Sie tatsächlich daran etwas verändern bzw.verbessern möchten.

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Inwiefern entsprechen die ermittelten Ergebnisse Ihrer persönlichen Einschätzung?

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Nehmen Sie die Kategorien mit dem größten Entwicklungsbedarf näher unter die Lupe. Mit welcher Kategorie möchtenSie beginnen? Bilden Sie eine Rangfolge und notieren Sie diese hier.

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1. Kategorie

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2. Kategorie

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3. Kategorie

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Kompetenzbereich - Umgang mit der Zeit

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9..

.....4 Ihre persönliche Analyse

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4.1 Kompetenzbereich: Umgang mit der Zeit - Einstellungen und Werte

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Allgemeine Beschreibung

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„Was bedeutet Zeit überhaupt für mich? Wie empfinde ich dies und welche Auswirkung hat das auf die verschiedenenBereiche meines Lebens?” Solche Fragen stellen sich viele Menschen im Laufe des Lebens bestimmt hin und wieder.Dennoch gelingt es nicht vielen, diese Frage für sich klar, nachvollziehbar und eindeutig zu beantworten.

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Zeitwahrnehmung ist das Bewusstsein von Zeit, genauer gesagt des Inhaltes des Zeitfensters. Diese existiert bei allenMenschen auf den drei Ebenen Denken, Fühlen und Handeln. Menschen nehmen Zeit wahr, indem sie denken, dasssie keine Zeit haben, indem sie fühlen, dass sie etwas zeitlich nicht schaffen können, indem sie handeln undunangenehme Aufgaben einfach liegen lassen. Ob die Personen der eigenen Wahrnehmung nach zu viel oder zuwenig Zeit haben, bemisst sich daran, ob sie die Dinge, die für sie von Bedeutung sind, im eigenen Leben verwirklichenund ihre verfügbare Zeit mit sinnvollen Dingen ausfüllen können. Zeit lässt sich nicht managen und manipulieren. DieMenschen können nicht veranlassen, dass sich die Uhren schneller oder langsamer drehen. Das Einzige, was sie tunkönnen, ist sich selbst bewusst zu werden, wie sie die eigene Zeitwahrnehmung zum Positiven ändern können. Siehaben nicht die Wahl ob, sondern lediglich wie sie ihre Zeit nutzen wollen und können.

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Und noch Etwas: Das Zeitverhalten ist das Resultateigener Einstellungen und Werte, denn diese geben denMenschen und deren Handlungen eine Richtung, um diefür sie wichtigen und sinnvollen Ziele zu erreichen. Nurwenn sie wissen, was sie wollen, was Sinn ergibt undihnen gut tut, werden sie motiviert, etwas in dieserRichtung zu tun. So können die Menschen ihrZeitverhalten selbstverantwortlich steuern.

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Umgang mit der Zeit - Einstellungen und Werte

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10..

.....Was bedeutet „Einstellungen und Werte“ für Sie persönlich?

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Betrachten Sie bitte Ihre persönlichen Ergebnisse im Bereich „Einstellungen und Werte“....

KATEGORIE..

AUSPRÄGUNG.

gering

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durchschnittlich

.

gut

.

ausgezeichnet

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Umgang mit der Zeit

.....Ihr Ergebnis

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Mit Ihrer Zeit- und Arbeitseffizienz sind Sie offensichtlich zumeist zufrieden.Menschen mit einem vergleichbaren Ergebnis wie Sie haben oft denEindruck, genügend Zeit für die Dinge zur Verfügung zu haben, die ihnenwirklich wichtig und wertvoll sind. Sie können zumeist eigenverantwortlichentscheiden, woran ihnen am meisten liegt und was sie sich am meistenwünschen. Hierbei sind Ihre Fähigkeiten im Vergleich zu anderenüberdurchschnittlich gut ausgeprägt. Über Ihren Zeitkonsum undverfügbares Zeitreservoir sind Sie sich anscheinend meist bewusst.Offenbar besitzen Sie auch eine gesunde Portion an Selbstdisziplin und dieFähigkeit, sich selbst dazu zu bringen, das zu tun, was Ihnen in derSituation passend, realisierbar und vernünftig erscheint.

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Umgang mit der Zeit - Einstellungen und Werte

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11..

.....Strategien zu mehr Effektivität – Einstellungen und Werte

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Bei Ihren überdurchschnittlich guten Ergebnissen könnte man Ihnen nur noch ein Zitat von Charles Swindoll auf denWeg mitgeben: „Ich bin davon überzeugt, dass mein Leben zu 10% aus dem besteht, was mit mir geschieht, und zu90% aus dem, wie ich darauf reagiere …“

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Kompetenzbereich - Umgang mit der Zeit

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12..

.....4.2 Kompetenzbereich: Umgang mit der Zeit - Zeitwahrnehmung

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Diese Zeitmanagement-Kategorie wurde in Ihrem Bericht bereits auf Seite 9 erklärt. Bitte lesen Sie die allgemeineBeschreibung zum zugehörenden Kompetenzbereich noch einmal durch oder gehen Sie hier direkt zur InterpretationIhrer Ergebnisse.

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Umgang mit der Zeit - Zeitwahrnehmung

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13..

.....Was bedeutet „Zeitwahrnehmung“ für Sie persönlich?

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Betrachten Sie bitte Ihre persönlichen Ergebnisse im Bereich „Zeitwahrnehmung“....

KATEGORIE..

AUSPRÄGUNG.

gering

.

durchschnittlich

.

gut

.

ausgezeichnet

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Zeitwahrnehmung

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Umgang mit der Zeit

.....Ihr Ergebnis

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Vermutlich fällt es Ihnen schwer, den eigenen Umgang mit der Zeit klar zudefinieren. Offensichtlich haben Sie oft das Gefühl, nicht viel Zeit zu haben.Menschen mit einem vergleichbaren Ergebnis wie Sie klagen oft übermangelnde Zeit und das macht sie in ihrer Arbeit sowie in anderenBereichen des Lebens unzufrieden. Anscheinend reflektieren sie selten, wieviel Zeit und warum sie für bestimmte Aktivitäten aufwenden, und wie vielZeit sie im Idealfall dafür gerne zur Verfügung hätten. Über dieAuswirkungen der negativen Zeitwahrnehmung sind solche Menschen sichnicht wirklich bewusst.

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14..

.....Strategien zu mehr Effektivität – Zeitwahrnehmung

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Ihre Auswertungsergebnisse in diesem Bereich weisen auf ein großesEntwicklungspotenzial hin. Mit den folgenden Übungen lernen Sie, Ihre Zeitbewusster wahrzunehmen und die Verantwortung für eigene Zeiteinteilungzu übernehmen. Das wird Ihnen helfen, Ihre Kompetenz im BereichSelbstwahrnehmung sukzessiv zu verbessern.

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...... Gehören solche Ausdrücke wie „Dafür habe ich keine Zeit“, „Ich stehe unter Zeitdruck“ zu Ihrer alltäglichenSprache? Dann ändern Sie es! Setzen Sie einfach einen Gedankenstopp ein:

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...... Jedes Mal, wenn Sie sich dabei erwischen, dass Sie den Begriff „Zeit“ im negativen Kontext aussprechen,stoppen Sie sich dabei und ersetzen Sie bewusst das Wort Zeit durch das Wort „Existenz“. Fahren Sie damitin dem angefangenen Satz/ Gedanken fort (statt „Ich stehe unter Zeitnot“ denken Sie dann „Ich stehe unterExistenznot“). Wenn Sie das bewusst und diszipliniert eine Weile durchhalten, werden neue Einsichten undGefühle generiert, bevor Sie danach dann plötzlich keinerlei „Existenznot“ mehr spüren werden.

......

...... Notieren Sie hier die für Sie typischen Ausdrücke zum Thema „Zeit“:...

...... Mit welchem persönlich wichtigen Wort können Sie das Wort „Zeit“ ersetzen?...

...... Formulieren Sie Ihre oben aufgelisteten Sätze um und schreiben Sie diese hier neu auf:...

...... Versuchen Sie nun, die neu entworfenen Ausdrücke zu verinnerlichen und in Ihren Alltag zu übertragen.Folgen Sie dabei dem Denkmuster: Gedanke „Zeit“ ➔ Gedanke „STOPP“ ➔ Neues Wort „…“ ➔ Folgen

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15..

...... Ihre Zeitwahrnehmung ändert sich zum Positiven, indem Sie sich regelmäßig Gedanken darüber machen,was Sie tun und was Sie tatsächlich tun wollen. Wenn Sie wissen, dass Sie die Zeit eher mit Sachen verbrin-gen, die Ihnen gar nicht so wichtig sind, dann legen Sie ein Zeitprotokoll an. Schreiben Sie mindestens eineWoche lang auf, mit welchen Aktivitäten Sie Ihre Zeit verbringen und wie viel Zeit Sie dafür benötigen. Sokönnen Sie visualisieren und festhalten, wofür Sie die meiste Zeit verwenden und inwiefern diese TätigkeitenIhren eigenen Bedürfnissen entsprechen. Analysieren Sie Ihr Zeitprotokoll und überlegen Sie sich, auf wasSie verzichten können und was Sie intensivieren wollen. Entscheiden Sie aktiv, wann etwas getan oder erlebtwerden soll.

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......Tagesprotokoll

.......was

.ist veränderbar, weil...

.ist nicht veränderbar, weil...

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5.00 Uhr

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5.30 Uhr

.....

6.00 Uhr

.....

6.30 Uhr

.....

7.00 Uhr

.....

7.30 Uhr

.....

8.00 Uhr

.....

8.30 Uhr

.....

9.00 Uhr

.....

9.30 Uhr

.....

10.00 Uhr

.....

10.30 Uhr

.....

11.00 Uhr

.....

11.30 Uhr

.....

12.00 Uhr

.....

12.30 Uhr

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16..

.......was

.ist veränderbar, weil...

.ist nicht veränderbar, weil...

.....

13.00 Uhr

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13.30 Uhr

.....

14.00 Uhr

.....

14.30 Uhr

.....

15.00 Uhr

.....

15.30 Uhr

.....

16.00 Uhr

.....

16.30 Uhr

.....

17.00 Uhr

.....

17.30 Uhr

.....

18.00 Uhr

.....

18.30 Uhr

.....

19.00 Uhr

.....

19.30 Uhr

.....

20.00 Uhr

.....

bis 22.00 Uhr

......Überlegen Sie sich:

...... Auf was kann ich verzichten? Was kann ich durch eine Alternative ersetzen?.

...... Was möchte ich noch intensivieren?..

...... Bitten Sie eine andere Person um Rückmeldung, wie Sie Ihre Zeit verschwenden oder besser nutzen können.Häufig sieht Ihr Umfeld etwas, was Sie selbst aus „Betriebsblindheit“ nicht erkennen.

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Kompetenzbereich - Disziplin und Organisation

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17..

.....4.3 Kompetenzbereich: Disziplin und Organisation - Arbeitsplatzorganisation

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Die Person kommt morgens ins Büro und auf dem Schreibtisch ist genügend freier Platz, die notwendigen Unterlagenfür die Aufgaben liegen griffbereit. Die Stapel von unerledigten Aufgaben sind übersichtlich geordnet und erzeugen keinschlechtes Gewissen mehr. Die Zeit, die diese Person sonst mit dem Suchen nach Unterlagen verbracht hat, kann siejetzt mit produktiver Arbeit verbringen. Sie hat nicht mehr das Gefühl, Feuerwehr zu spielen, sondern hat einenÜberblick über die zu erledigenden Aufgaben. Und abends bleibt noch Zeit für die Familie und Freunde!

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Diese Vorstellung zu realisieren ist dann sinnvoll und erspart Zeit, wenn sie mehr bringt als die Menschen dafüraufbringen müssen. Auch hier gilt die Pareto- Regel: 20% Aufwand für 80% Nutzen. Die häufige Klage „Wo nehme ichdie Zeit dazu her?“ entsteht, weil man die Zeit zur Organisation nicht zu haben glaubt. Das Hauptprinzip lautet „OrdnenSie, strukturieren Sie Ihre Arbeitsweise und seien Sie konsequent!“ Wenn die Person ihre Arbeit einmal organisiert hat,dann wird sie es merken, wie einfach es ist, organisiert und diszipliniert zu bleiben. Die Zeit, die sie benötigt, um sicheinmal richtig zu organisieren und aufzuräumen, ist gewonnene Zeit!

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Jeder kann sehr schnell davon profitieren, denn ein gutorganisierter Arbeitsplatz ermöglicht einem einenbesseren Überblick, verbessert die Konzentration aufdas Wesentliche, erleichtert und beschleunigt dieArbeitsabläufe, spart Zeit und Kosten, hält die Arbeitbesser unter Kontrolle, schützt vor Stress und bringtinnere Ruhe.

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Disziplin und Organisation - Arbeitsplatzorganisation

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18..

.....Was bedeutet „Arbeitsplatzorganisation“ für Sie persönlich?

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Betrachten Sie bitte Ihre persönlichen Ergebnisse im Bereich „Arbeitsplatzorganisation“....

KATEGORIE..

AUSPRÄGUNG.

gering

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durchschnittlich

.

gut

.

ausgezeichnet

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.....Ihr Ergebnis

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Menschen mit einem vergleichbaren Ergebnis wie Sie sind mit der Effizienzihrer Arbeit meist unzufrieden. Sie beschweren sich oft über Chaos auf demeigenen Schreibtisch und glauben, keine Zeit zum Aufräumen zu haben. Siegeraten häufig in Hektik, wenn sie in Eile Unterlagen bzw. Daten findenwollen, die sie verlegt haben. Wegen auf dem Arbeitstisch stapelndenunerledigten Vorgängen leiden solche Menschen nicht selten unter einemschlechtem Gewissen. Vermutlich haben sie noch kein für sich optimalesAblagesystem gefunden und arbeiten deshalb oft mit Notizen und Skizzen.Organisation und Disziplin gehören nicht unbedingt zu ihren Stärken.

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19..

.....Strategien zu mehr Effektivität - Arbeitsplatzorganisation

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Ihre Auswertungsergebnisse in diesem Bereich weisen auf ein großes Entwicklungspotenzial hin. Mit den folgendenÜbungen lernen Sie, wie Sie Ihren Arbeitsplatz für sich optimal organisieren und Ordnung auf Ihren Arbeitstischschaffen können. So können Sie Ihre Kompetenz im Bereich „Arbeitsplatzorganisation“ verbessern.

...... Beginnen Sie bei der Organisation Ihres Arbeitsplatzes mit dem Bereich, der am weitesten von Ihrem Schreib-tisch entfernt ist – Entscheidungen fallen leichter; keine aktuellen, dringenden Angelegenheiten; Platz frei;kurzfristige motivierende Erfolge.

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...... Wenn Sie entschieden haben, sich am Arbeitsplatz zu organisieren, sollten Sie sich an folgende Regelnhalten:

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y Entscheiden Sie für Ihre Ziele.

y Akzeptieren Sie, dass nicht alles auf einmal gemachtund erledigt werden kann.

y Beginnen Sie langsam (z. B. eine Schublade nach deranderen).

y Wenn Sie mit einem Bereich fertig sind, belohnen Siesich.

y Machen Sie eine Pause, wenn Sie merken, dass Sie mü-de sind.

y Beginnen Sie jene Bereiche zu ordnen, welche am wei-testen von Ihrem Schreibtisch entfernt sind.

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20..

...... Beginnen Sie mit der Organisation am besten schon heute. Die folgende Methode führt Sie zur optimalenArbeits- und Zeitplanung.

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y a. Listen Sie alles auf, das zu Ihrem Arbeitsprozess gehört. Merken Sie sich: auf die Arbeitsfläche gehörtnur ein Vorgang.

y b. Führen Sie ein Papierkorb- Management ein: versehen Sie Ihre Unterlagen, Dateien oder Akten miteinemWegwerfdatum. Entsorgen Sie Informationen, die leicht wiederzubeschaffen sind. Heben Sie wichtigeKundenunterlagen für Rückfragen oder Reklamation auf.

y c. Räumen Sie mit System auf. Es bieten sich nur vier Möglichkeiten, was Sie mit Ihrem Papierkram tunkönnen – wegwerfen, delegieren, erledigen oder terminieren. Entscheiden Sie für jedes Papierdokument,was Sie damit tun wollen. Ihre E-Mails sollten Sie nur einmal lesen und nach dem ähnlichen Prinzip undnach Prioritäten abarbeiten.

y d. Standardisieren Sie Ihre Büroorganisation, indem Sie Ihr Ablagesystem - sowohl Papier als elektronisch- organisieren. Das Ablagesystem soll einfach und übersichtlich sein. Sortieren Sie Ihre Dateien nachdenselben Kriterien wie Ihr Papier-Ablagesystem. Nehmen Sie sich Zeit, Ihre Ablage regelmäßig auf demneusten Stand zu halten, sodass Sie keine Zeit mit dem Suchen vergeuden.

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...... Sorgen Sie für eine kontinuierliche Verbesserung Ihrer Arbeitsprozesse und -abläufe. Denken Sie daran,dass Organisation nicht ein Vorgang, sondern ein Prozess ist. Deshalb:

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y a. Am Ende eines Arbeitstages den Arbeitsplatz aufräumen.

y b. Seien Sie sehr wählerisch bezüglich dessen, was Sie behalten wollen.

y c. Legen Sie rasch ab bzw. rasch wieder zurück.

...... Das werde ich tun:..

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Kompetenzbereich - Ziel- und Prioritätensetzung

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.....4.4 Kompetenzbereich: Ziel- und Prioritätensetzung - Prioritätensetzung

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Keine Zeit heißt oft „Anderes ist mir wichtiger“. Was genau ist dieses„Anderes“? Ziele sind ein Maßstab zur Beurteilung des eigenen Erfolges.Ohne feste Ziele können die Menschen leben und arbeiten und dabeiimmer das Gefühl haben, dass ihnen eigentlich etwas fehlt. Etwas, das sieselbst gestalten. Dabei darf die Messlatte gerne hoch angesetzt werden(jedoch realistisch). Je näher ich meinem Ziel dann letztlich komme, destozufriedener werde ich sein. Mit jeder neuen Zielsetzung wird auch dieEinschätzung der eigenen Fähigkeiten sicherer. Forschungen ergaben,dass es einfacher ist, Flow im Job als in der Freizeit zu empfinden. DieVoraussetzungen dafür sind im Beruf nämlich perfekt: es gibt feste Ziele,das Können wird bewusst eingesetzt und die Bestätigung erfolgt direktnach dem Abschluss. Egal ob im Beruf oder im privaten Bereich,entscheidend ist, sich der eigenen Ziele bewusst zu werden und diese auchregelmäßig zu kontrollieren. Denn: mit 20% des Aufwandes erreichen dieMenschen bereits 80% der Ergebnisse, mit den restlichen 80% desAufwandes nur noch 20% der Ergebnisse. Deshalb ist es wichtig, dieeigenen Erfolgsfaktoren herauszufinden und sich zu fragen: „Welche 20%meiner Aufgaben (Tätigkeiten) werden vermutlich 80% meines Erfolgesverursachen?“ Und danach sollte das eigene Zeitmanagement ausgerichtetwerden, denn ein zielorientiertes Planen und Handeln ist eine wichtigeGrundvoraussetzung für den effektiven Umgang mit der Zeit.

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Ziel- und Prioritätensetzung - Prioritätensetzung

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22..

.....Was bedeutet „Prioritätensetzung“ für Sie persönlich?

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Betrachten Sie bitte Ihre persönlichen Ergebnisse im Bereich „Prioritätensetzung“....

KATEGORIE..

AUSPRÄGUNG.

gering

.

durchschnittlich

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gut

.

ausgezeichnet

..

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Prioritätensetzung

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.....Ihr Ergebnis

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Im Vergleich zu anderen liegen Sie im durchschnittlichen Bereich. Dennochmachen solchen Menschen wie Ihnen das Arbeitspensum und anderealltägliche Verpflichtungen schon ganz schön zu schaffen. Es kann sein,dass sie manchmal nicht mehr wissen, wie sie ihnen entfliehen könnten. Esist nicht auszuschließen, dass Sie sich häufig von IhrenLieblingsbeschäftigungen leiten lassen und vergessen es, sich hin undwieder zu fragen: „Ist das, was ich tue, wirklich wichtig (für mich bzw. fürmeine Zielerreichung)?“ Alle anfallenden Aufgaben zu priorisieren undWesentliches von Unwesentlichem zu trennen – das ist der Ausweg ausdem Chaos im Kopf.

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23..

.....Strategie zu mehr Effektivität - Prioritätensetzung

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Ihre Auswertungsergebnisse in diesem Bereich weisen auf ein noch ausbaufähiges Potenzial hin. Mit den folgendenÜbungen lernen Sie, Wesentliches vom Unwesentlichen besser zu unterscheiden und Ihre Aufgaben/Tätigkeitendanach zu priorisieren. Das wird Ihnen helfen, Ihre Zeitplanung besser in den Griff zu bekommen und dem Zeitdruck zuentfliehen.

...... Ihre vorhandene Kompetenz in diesem Bereich können Sie noch mehr steigern, indem Sie lernen, Ihre Auf-gaben in Prioritäten zu teilen. Dieses wird Ihnen leichter fallen, wenn Sie dabei das sogenannte Pareto-Prinzipnutzen. Fragen Sie sich hierzu: Welche 20% meines Arbeitsinhalts verursachen vermutlich 80% meines Ar-beitserfolgs? Gestalten Sie Ihren Arbeitstag möglichst so, dass Sie mit denjenigen Aufgaben beginnen, dieden größten Beitrag zur Zielerreichung leisten können.

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......Prioritäten – was ist zu tun?

...... Prioritäten beinhaltet das lateinische „prio“ (vor). Prioritätensetzung heißt also, sich täglich neu für das zuentscheiden, was ich vor allem anderen tun will oder muss.

...... Prioritätensetzung beseitigt (manchmal mehrmals täglich/wöchentlich) das allgegenwärtige Tages- oder Wo-chenchaos.

......Pareto-Zeitprinzip – 80:20-Regel. Was ist wichtig? Was ist unwichtig?

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.......Aus dem Buch „Das 80/20-Prinzip“ (R. Koch: Das 80/20-Prinzip. Campus-Verlag, 1998)

Vilfredo Pareto lebte im 19. Jahrhundert und beschäftigte sich mit Fragen von Reichtum undEinkommen, von Grundstücken und deren Besitzer usw.

Er stieß auf eine Tatsache, die ihm höchst bedeutsam erschien. Er entdeckte ein wiederkeh-rendes mathematisches Verhältnis zwischen dem Anteil von Personen (als Prozentsatz dergesamten relevanten Bevölkerung) und der Höhe des Einkommens oder Reichtums dieserGruppe.

Dabei kommt es weniger auf die genaue Prozentverteilung an als auf die Tatsache, dass dieReichtumsverteilung in der Bevölkerung berechenbar unausgewogen war.

Das 80/20-Prinzip stellt eine inhärente Unausgewogenheit zwischen Ursachen und Wirkungen,Aufwand und Ertrag, Anstrengung und Ergebnis fest. Und das 80/20-Verhältnis bietet einegute Richtschnur für diese Unausgewogenheit:

Ein typisches Verteilungsmuster zeigt, dass 80% des Ertrags von 20% des Aufwands herrührt,dass 80% der Wirkungen durch 20% der Ursachen bedingt sind oder dass 80% der Ergebnis-se auf 20% der Anstrengungen zurückgehen.

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Beispiele

20% der Produkte, 80% des Umsatzes20% der Kunden, 80% des Umsatzes20% der Produkte, 80% des Gewinnes einesUnternehmens20% der Kriminellen, 80% des Gesamtschadensdurch Verbrechen20% der Fahrerverschulden, 80% der Unfälle20% der Verheirateten machen zu 80% dieScheidungsstatistik aus20% der Teppichfläche, 80% des Verschleißes20% unserer Kleider tragen wir in 80% unsererZeit20% der möglichen Ursachen lösen 80% derFehlalarme aus20% der Kirchgänger, 80% des Opfers20% der Mitarbeiter, 80% der Krankheit

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25..

......Üben Sie das 80/20 Prinzip ein. Erstellen Sie hierzu eine Liste: Nennen Sie acht Ihrer momentanenAufgaben/Prioritäten.

......1.

......2.

......3.

......4.

......5.

......6.

......7.

......8.

...... Fassen Sie nach dem 80/20-Prinzip zusammen: Welche zwei der oben genannten Aufgaben sind mir amwichtigsten?

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......Bei der Umsetzung: Was oder wer ist wichtig, wenn ich die folgenden Bereiche oder Beziehungen betrachte?

......

q Aufgabenstellungen

q Entscheidungen

q Lebensbereiche/Rollen

q Menschen

q Situationen

...... Anders gefragt: Welcher meiner eben genannten Bereiche oder Beziehungen bringt mich am weitesten imBlick auf meine Zielerreichung?

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26..

...... Das werde ich als Nächstes tun, um meiner Zielerreichung näher zu kommen:..

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27..

...... Trennen Sie mit der ABC-Analyse Wesentliches vom Unwesentlichen. Analysieren Sie alle anstehendenAufgaben und ordnen Sie sie den A, B oder C-Prioritäten zu. A-Priorität vorrangig behandeln (15% IhresZeitaufwandes), B-Priorität auch delegieren (20% Ihrer Zeit), C-Priorität ist Routine (65% Ihrer Zeit).

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Dinge, die noch heute erledigt werdenmüssen, weil sie dringend und wichtigsind.

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A

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Meine A-Tätigkeiten

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Dinge, die wichtig sind, aber heute nichterledigt werden müssen.Terminieren!

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B

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Meine B-Tätigkeiten

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Dinge, die anscheinend dringend sind,aber nicht wichtig. Bleiben Sie ruhig unddelegieren Sie möglichst!

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C

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Meine C-Tätigkeiten

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28..

.....5 Ihre persönliche Zeitbilanz

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Liebe/r Herr /Frau Hausner,

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beim Durcharbeiten dieses Auswertungsberichts haben Sie bereits erste Schritte auf dem Weg zur Optimierung IhresUmgangs mit der Zeit gemacht. Die Analyse Ihrer momentanen Zeitgewohnheiten gibt Ihnen hierzu einen Schlüssel andie Hand. Die hier enthaltenen persolog Empfehlungen sollen Sie dabei unterstützen, Ihre vorhandeneZeitkompetenzen zu steigern, die Arbeitseffizienz zu verbessern, einen nonproduktiven Stress zu vermeiden und somitein neues Lebensgefühl zu gewinnen. Es bedarf nun eines großen Engagements, Ihre alten Gewohnheiten zuverändern. Und diese Möglichkeiten sind Ihnen gegeben, Sie müssen sie bloß annehmen und verinnerlichen.

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Zunächst erscheinen diese Schritte vielleicht unnatürlich oder mechanisch. Versuchen Sie konsequent an Ihren„Problembereichen“ zu arbeiten und verlieren Sie nicht zu schnell den Mut. Wenn Sie die ersten zwei oder drei Ihrerneuen Gewohnheiten zunächst erfolgreich in Griff bekommen haben, werden Sie feststellen, wie Ihnen dieser Prozessjedesmal leichter fällt und immer besser und schneller funktioniert. Bedenken Sie, der Mensch ist ein Gewohnheitstier.Und besonders die Gewohnheiten, welche der Bequemlichkeit dienen, können sich oft hartnäckig halten.

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Gestalten Sie Schritt für Schritt Ihre Zeit sinnvoll, ausgewogen und kontrolliert!

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Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Fortschritte

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Erarbeiten Sie Ihren persönlichen Aktionsplan. NutzenSie hierzu die auf den folgenden Seiten gegebenenArbeitsblätter.Registrieren Sie innerhalb der kommenden drei Monatealle zwei Wochen Ihre neuen Erkenntnisse und haltenSie Ihre Erfolge schriftlich fest. Tragen Sie die weiteren„Erfolgskontroll-Termine mit sich selbst“ in IhrZeitplansystem ein.

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29..

....Aktionsplan. Ihre persönliche Weiterentwicklung

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Wo fange ich jetzt an?

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Halten Sie sich Ihre Notizen von denzugehörenden Seiten dieses Berichts vorAugen. Welche Maßnahmen, wie genauund bis wann werde ich als Nächstes inAngriff nehmen?

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Im Bereich: Zeitwahrnehmung

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Meine Erfolge:

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nach 2 Wochen

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nach 4 Wochen

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nach 6 Wochen

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nach 8 Wochen

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nach 10 Wochen

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nach 12 Wochen

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...KATEGORIE..

AUSPRÄGUNG.

gering

.durchschnittlich

.gut

.ausgezeichnet

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.Arbeitsplatzorganisation

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Delegation

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Stille Stunde

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Prioritätensetzung

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Zielsetzung

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Zeitwahrnehmung

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Umgang mit der Zeit

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Im Bereich: Arbeitsplatzorganisation

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Meine Erfolge:

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nach 2 Wochen

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nach 4 Wochen

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nach 6 Wochen

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nach 8 Wochen

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nach 10 Wochen

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nach 12 Wochen

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...KATEGORIE..

AUSPRÄGUNG.

gering

.durchschnittlich

.gut

.ausgezeichnet

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Delegation

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Stille Stunde

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Prioritätensetzung

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Zielsetzung

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Zeitwahrnehmung

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Umgang mit der Zeit

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Im Bereich: Prioritätensetzung

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Meine Erfolge:

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nach 2 Wochen

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nach 4 Wochen

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nach 6 Wochen

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nach 8 Wochen

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nach 10 Wochen

...

nach 12 Wochen

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...KATEGORIE..

AUSPRÄGUNG.

gering

.durchschnittlich

.gut

.ausgezeichnet

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Delegation

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Stille Stunde

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Prioritätensetzung

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Zielsetzung

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Zeitwahrnehmung

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Umgang mit der Zeit

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.....Lesetipps

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Auf diese Seite sind einige Lesetipps gegeben. Es handelt sich dabei um Ratgeber und Bücher zum Thema Zeit- undSelbstmanagement.

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y Bossong, C. (2000). Effektives Zeitmanagement. Compact-Verlag

y Corssen, J. (2004). Der Selbst-Entwickler. Marixverlag

y Covey, S. (2003). Der Weg zum Wesentlichen. Campus Verlag

y Knoblauch, J. et al. (2003). Dem Leben Richtung geben. In drei Schritten zu einer selbstbestimmten Zukunft.Campus Verlag

y Mackenzie, A. (1995). Die Zeitfalle: sinnvolle Zeiteinteilung und Zeitnutzung. Heidelberg, Sauer.

y Roebuck, C. (2001). Professionell delegieren. Mvg

y Seiwert, L. (2007). Das neue 1x1 des Zeitmanagement. Gabal Verlag

y Seiwert, L (2009). Noch mehr Zeit für das Wesentliche. Goldmann Verlag

y Stollreiter, M. & Völgyfy, J.(2001). Selbstdisziplin. Handeln statt aufschieben. Gabal Verlag

y Kinderbuch: Visser, R. (2009). Theodor trödelt. Tulipan Verlag, Berlin

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Auswertungsbericht - Haftungsausschluss:

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.....6 Haftungsausschluss:

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Für das PROGRAMM und das schriftliche Begleitmaterial gewähren wir keinerlei Haftung. Das gesamte Risiko in Bezugauf Inhalt, Ergebnis und Ausdruck übernimmt der Nutzer. persolog GmbH und Geier Learning International gewährenkeine weiteren ausdrücklichen oder stillschweigenden Gewährleistungen, insbesondere hinsichtlich derMarktgängigkeit und Eignung für einen bestimmten Zweck und schriftliches oder gedrucktes Material. persolog GmbHoder Geier Learning International haften in keinem Fall für Gewinnausfälle oder andere gewerbliche Schäden,insbesondere für konkrete, sekundäre, mittelbare oder andere Schäden, die durch die Nutzung oder dieNutzungsunfähigkeit von Internet-Material, schriftlichen oder gedruckten Materialien dieses Produktes entstehen, auchwenn persolog GmbH oder Geier Learning International auf die Möglichkeit der Entstehung solcher Schädenhingewiesen wurde. (c) persolog GmbH 2004. Alle Rechte vorbehalten. Originalversion (c) 1995 - 1999 John G. Geier,Ph.D. Urheberrecht in den U.S.A. und Weltweit.

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Die Vervielfältigung dieses Produkts in irgendeiner Form, elektronisch oder mechanisch, durch fotokopieren,aufzeichnen oder jegliches andere System zur Datenspeicherung oder auf andere Weise ist ohne schriftlicheGenehmigung des Herausgebers nicht gestattet: Persolog GmbH, Postfach 11 25, D-75189 Remchingen/Deutschland.

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Kontaktinformationen: Marcus Hausner

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Zeitmanagement- Profil - dieunternehmenslotsen | …dieunternehmenslotsen.com/wp-content/uploads/2014/07/...Auswertungsbericht-Effektiver Umgang mit der Zeit MarcusHausner|DieUnternehmenslotsen|+49(0)7161-5079513|