1. Kurze Vorstellung der Stadtwerke München
2. Aufgabenstellung: Der Elektronische Bauakt
3. Lösung: Fred & Alfresco
4. Fazit
Agenda
Einer der größten deutschen Energieversorger
Garant der kommunalen Daseinsvorsorge
Unser Profil / Kurzporträt
Eines der größten kommunalen Unternehmen
Deutschlands
Nachhaltiges Angebot: Strom, Erdgas, Fernwärme,
Wasser, Bäder, Nahverkehr und Telekommunikation
Bieten attraktive Leistungen zu einem guten
Preis-Leistungs-Verhältnis
Dezember 2015 / SWM Unternehmenspräsentation5
Begleiten seit über 125 Jahren das Leben in München
Unser Profil / Geschäftsgebiete
Unsere Kernkompetenzen
Dezember 2015 / SWM Unternehmenspräsentation6
Strom: Erzeugung, Verteilung, Vertrieb
Erdgas: Produktion, Transport, Verteilung, Vertrieb
Fernwärme: Erzeugung, Verteilung, Vertrieb
Wasser: Gewinnung, Verteilung, Vertrieb
Bäder: Hallen-, Freibäder, Saunen, Eislauf
Mobilität: U-Bahn, Tram, Busse und mehr
Telekommunikation: Internet, Telefon und TV
über Glasfaser
Kunden mehr als 1,2 Millionen (Energie und Wasser)
Unser Profil / Unternehmensdaten
Kennzahlen
Mitarbeiter rund 9.700
Umsatz 2014 rund 6,1 Milliarden Euro
Stromnetz rund 12.000 km
Fernwärmenetz rund 800 km
Erdgasnetz rund 6.000 km
Wassernetz rund 3.200 km
Verkehrsnetz rund 636 km
Dezember 2015 / SWM Unternehmenspräsentation7
Stadtwerke München: ELBA - Der elektronische Bauakt
Die SWM (Infrastruktur GmbH) betreiben und erweitern die Versorgungsnetz-
Infrastruktur und die Netzanschlüsse.
Es entsteht Dokumentation zu tausenden von Vorprojekten, Baufallprojekten,
Netzanschluss-Vorgängen und Instandhaltungs-Aufträgen
ELBA – der elektronische Bauakt – vervollständigt die ECM Architektur durch
einen digitalen Dokumenten-Prozess zur „Baumappe“:
Aufmaß-Unterlagen, Kostenberechnungen
Pläne
Schriftverkehr
Baustellen-Dokumentation
Angebote & Vertragsunterlagen
…
Aufgabenstellung
/ Alfresco User Day WienDezember 20159
Stadtwerke München: ELBA - Der elektronische Bauakt
Dokumente werden in Papier weitergegeben und am Ende digitalisiert
Verteilte digitale Aufbewahrung in Fachbereichen.
Ausgangssituation vor ELBA
Dezember 2015 / Alfresco User Day Wien10
Vertrieb
Instand-haltung
• SAP
Planen & Bauen
• SAP
• Laufwerke
Digitalisieren & Archivieren
• Individual-Lösung (Java)
Stadtwerke München: ELBA - Der elektronische Bauakt
Digitale Prozesskette
Ziel-Prozess mit ELBA
/ Alfresco User Day WienDezember 201511
Vertrieb
Instand-haltung
• SAP
Planen & Bauen
• SAP
• Alfresco, Fred
QS & Archivieren
• Individual-Lösung (Java)
Stadtwerke München: ELBA - Der elektronische Bauakt
Prozessfortschritt und Zuständigkeiten klar erkennen
Bei der Dokumentenablage so wenig Daten wie möglich per Hand erfassen
Benötigte Dokumente zu einem Vorgang schnell finden
Prozesse vorantreiben - ohne Kommunikation über SAP & DMS Aktionen hinaus
Erfolgskriterien aus Sicht des Anwenders
/ Alfresco User Day WienDezember 201512
Stadtwerke München: ELBA - Der elektronische Bauakt
Alfresco Enterprise
Technische Plattform passend zur Java-Strategie, war bereits als DMS im
Einsatz
Fred (Xenit)
Alfresco Client für Windows-Anwender, ebenfalls bereits im Einsatz
Erleichterter Umstieg vom Windows-Explorer auf Alfresco
Eingesetzte Tools
/ Alfresco User Day WienDezember 201514
ELBA
Weitere Bereiche
webscript Archivwebscript
Stadtwerke München: ELBA - Der elektronische Bauakt
Zentrales Statusmodell als Ordner abgebildet
(Alfresco)
Zugriffsrechte hängen auch vom Status ab
Suche über den Pfad möglich
Akten sind über den Status verknüpft: ggf. über
mehrere Pfade zu finden
… Prozessfortschritt und Zuständigkeiten klar erkennen
/ Alfresco User Day WienDezember 201515
Stadtwerke München: ELBA - Der elektronische Bauakt
Baumappen werden aus Vorlagen erzeugt und sind technisch als folder types
modelliert. Metadaten kommen weitgehend aus dem SAP System.
Dokumente hochladen: Drag & Drop (Fred)
Ansicht in der Metadaten abhängig von Typ und Anwendungsfall Lesen o.
Bearbeitung (Fred)
…so wenig Daten wie möglich per Hand erfassen
/ Alfresco User Day WienDezember 201516
Stadtwerke München: ELBA - Der elektronische Bauakt
Kategorie als zentrales Merkmal am Dokument
Z. T. automatische, regelbasierte Kategorienzuordnung
Massenbearbeitung der Metadaten möglich (Fred)
…so wenig Daten wie möglich per Hand erfassen
/ Alfresco User Day WienDezember 201517
Stadtwerke München: ELBA - Der elektronische Bauakt
Suchaufruf per link (Absprung aus SAP nach Fred)
Facettierte Suche
Gespeicherte Suchen
… Benötigte Dokumente zu einem Vorgang schnell finden
/ Alfresco User Day WienDezember 201518
Stadtwerke München: ELBA - Der elektronische Bauakt
Webscript-Erweiterung für besondere Anforderungen
Schneller Aufruf von Webscripts über das Fred-Kontextmenü
Je nach Prozess manueller oder regelbasierter Statuswechsel (Alfresco)
… Prozesse vorantreiben
/ Alfresco User Day WienDezember 201519
Stadtwerke München: ELBA - Der elektronische Bauakt
Email-Kommunikation durch ad hoc oder regelbasiert gestartete Workflows
ablösen
Workflow-Taskansicht ist in Fred integriert
… Prozesse vorantreiben
/ Alfresco User Day WienDezember 201520
Stadtwerke München: ELBA - Der elektronische Bauakt
Dokumente und Metadaten sind in jedem Status einheitlich zugreifbar und
geschützt
Mit Fred als Client wurde schnell eine hohe Nutzerakzeptanz erreicht
Verteilte Dokumentenablagen auf Laufwerken / in Outlook wurden abgeschafft
Alfresco ließ sich als Plattform leicht in die bestehende Systemlandschaft
integrieren
Lösung wird kontinuierlich weiterentwickelt
Projektziele erreicht
/ Alfresco User Day WienDezember 201522
Stadtwerke München: ELBA - Der elektronische Bauakt
Es ist schwierig Papier-Prozesse auf den ersten Wurf in einem strikten Workflow
zu übernehmen
Gewählte Lösung:
Erst Statusmodell einführen
Fachbereiche erarbeiten eine Prozesslösung in Excel
In späterer Iteration das „ausgereifte“ Excel wieder durch Metadaten-Modell
und BPMN-Workflows ablösen.
Die Erweiterungsmöglichkeiten von Alfresco ausschöpfen: Custom Model,
Behaviours & Policies, Webscripts, activiti, Rules
Gute Zusammenarbeit SWM-IT und
Lessons Learned
/ Alfresco User Day WienDezember 201523