Alle haben ein PM Tool und jeder sucht eins
8. PM Symposium 2017 an der FH des BFI Wien, Mi. 7.6.2017, STREAM 2 „Tools – Overload versus Unterstützung“
Ablauf / Agenda
1. Unternehmensvorstellung 2. Projektlandschaft der Wien Energie 3. Funktionale Anforderungen an PPM 4. PPM Projekt Roadmap 5. PPM Implementierung Ergebnisse 6. Maßnahmen die den Projekterfolg bestimmen 7. Lessons Learned aus der Softwareauswahl
und der Implementierung
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100% im Eigentum der Stadt Wien / Konzernbereiche
Wiener Stadtwerke
Quelle: Wiener Stadtwerke, Image Broschüre, Impulse für die Stadt, 2015, S 14
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Versorgungsgebiet und Kraftwerksstandorte außerhalb Wiens
Wien Energie
Quelle: Wien Energie, Wien Energie Jahrbuch 2014, 2015, S 18
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Versorgungsgebiet und Kraftwerksstandorte im Großraum Wien
Wien Energie
Quelle: Wien Energie, Wien Energie Jahrbuch 2014, 2015, S 18
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Projekt: Wärmespeicher Simmering
Projekteckdaten Speichermenge: 11.000 m3 Höhe Druckspeicher: 45 m Druck: 10 bar Speicherboden 6 bar Speicherdecke Speichervermögen: 850 MWh Bauzeit: 12 Monate Wärme: 20.000 Haushalte CO2-Einsparung: ca. 11.000 t Investition: ca. € 20 Mio
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Projekt: Umbau Müllverbrennungsanlage Spittelau
Projekteckdaten Erneuerung Müllkessel 1+2 Austausch Denox-Anlage Ersetzen die alten Elektro-Filter durch Gewebefilter Installation neue Umformerstation zur Fernwärmeauskopplung Ersetzen der Turbine Einrichten neues Entaschungssystem Neuinstallation Speisewasser- behälter und neues Wasser-Dampf-System
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Projekt: Revitalisierung Kraftwerk Opponitz
Projekteckdaten Engpassleistung 12,62 MW Ausbaudurchfluss Krafthaus 12,4 m3/s Wehrturbine 3,9 m3/s RAV 65,600 GWh Restwassermenge 1,2 - 2,2 m3/s Investition ca. € 30 Mio.
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Projekt: BürgerInnen Solarkraftwerk Wien Mitte
Projekteckdaten Leistung: 356 Kilowattpeak (kWp) Aufständerungssystem: Aufdach-Montage Dachfläche: rund 9.000 m² Anzahl der Module: 1.424 Modulfläche: ca. 3.100 m² Jährliche Produktion: ca. 324(MWh) Versorgung: ca. 130 Haushalte CO2-Einsparung: 130 Tonnen CO2
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Projekt: Windpark Glinzendorf
Projekteckdaten Anzahl 9 Windräder Rotordurchmesser 92 m Nabenhöhe 100 m Leistung Windpark 18,45 MW Bauzeit 6 Monate Erzeugung 44.000.000 kwh/a
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Projekt: Abwärme Nutzung Manner
Projekteckdaten Leistung: 1 MW Abwärme-Einspeisung: ca. 5.600 MWh CO2-Einsparung: 1.000 t p.a. Länge dezentrales Netz: 3,5 Km Versorgte Haushalte: 600
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(Auszug)
Innovations- und Produktentwicklungsprojekte
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Alle Anforderungen auf einen Blick
Funktionale Anforderungen
Anforderungen aus dem Projektmanagement
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Anforderungen (Auszug) • Projektauftrag, mit Darstel-
lung der Ziele und Nichtziele • Projektstrukturplan mit
Phasen und Arbeitspaketen • Projektorganisation (Rollen),
Mitarbeiterzuordnung zum Projekt und Arbeitspaket
• Funktionendiagramm • Meilensteinplanung mit MTA • Balkenplan / GANTT Chart • Projektkostenplanung (Top-
Down und Bottom-Up) mit Integration zu SAP ERP
Tool Unterstützung für Einzelprojekte
Anforderungen aus dem Portfoliomanagement
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Anforderungen (Auszug) • Portfoliogliederung; vertikal,
und horizontal, (z.B. IT) • Abbildung von Teilportfolien • Teilportfolien auf Ressort,
Geschäftsfeld und Abteilungsebene
• Projekt Health-Check für aktive Portfolioelemente
• Abbildung des gesamten Projektlebenszyklus
• Portfolioverlauf • Entwicklung des Portfolios
z.B. nach Geschäftsfeldern oder Technologie
Portfoliomanagement mit Stage Gate Prozess und Workflows
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Einzelprojekte werden in 7 Projektarten unterschieden
Projektarten - Wann ist ein Projekt ein Projekt?
Gliederung nach Technologie • Wasserkraft • Windkraft • Photovoltaik • Thermische Strom-
& Wärmeerzeugung • Abfallverwertung • Kälteerzeugung • Wärmeerzeugung • Regenerative
Wärmeerzeugung • Sonstige Bau &
Instandhaltung
Projektart Projektkosten Laufzeit Bau und Instandhaltung
> € 100.000,- (exkl. WE interner Aufwand)
> 6 Monate
TK-Projekte > € 100.000,- (exkl. WE interner Aufwand)
> 6 Monate
Produktentwicklung > € 100.000,- (exkl. WE interner Aufwand)
> 6 Monate
Forschung > € 100.000,- (exkl. WE interner Aufwand)
> 6 Monate
IT-Projekte > € 50.000,- (exkl. WE interner Aufwand)
> 3 Monate
Organisations-entwicklung
> € 100.000,-/150PT (Fremdkosten/ WE interner
Aufwand)
> 6 Monate
Sonstige Projekte > € 100.000,-/150PT (Fremdkosten/ WE interner
Aufwand)
> 6 Monate
Listet ca. 60 Anbieter von Softwarelösungen für Projektmanagement
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Sehr viele Anbieter streiten sich um Marktanteile
Projekt(management) Software Quo Vadis
Listet ca. 160 Anbieter von Softwarelösungen für Projektmanagement
Comparison of project management software
Quelle: Gartner Research, Juni 2010
Gartner PPM Magic Quadrant listet ca. 30 Anbieter von Softwarelösungen für Projektmanagement
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Umsetzung des Zieles in Form einer Projektekette
PPM Projekt Roadmap
Lastenheft/ Beschaffung
Beschaffungs- projekt
Projekt- management
Projekt- management
Stabilisierung
Nachprojekt
Implementierung
Projektmanagement
Umsetzungsprojekt
Bedarfs- u. Marktanalyse
Analyse- projekt
Projekt- management
05/2013 03/2014 01/2015 01/2016 03/2016
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… auf Basis der Bedarfserhebung und Marktanalyse (BVergG)
Evaluierung und Softwareauswahl …
. . . .
Projektmanagement
Aktiv
itäte
n
Vorbereitung Projektkontext
aus Bedarfs- und Marktanalyse
Projektinitialisierung und Detaillierung von
Projektumfang/Zeitplan
Erstellen von Business Case und Projektauftrag
Phase 1 Erstellung Lastenheft
Workshops zur Fixierung der Anforderungen
Erstellung des Lastenheftes
Phase 2 Auswahl
potentieller Bieter
Veröffentlichung Teilnahmeantrag
Bewertung der Bewerber nach Eignungskriterien
Einladung zu Angebotslegung
Phase 3 Bieter-
Evaluierung und Verhandlung
Angebotslegung durch die Bieter
Bewertung der Angebote nach Auswahlkriterien
Short List der Bieter, Bieterpräsentationen und Verhandlungen
Phase 4 Auftragsvergabe
Last & Final Offer Zuschlagserteilung u. Vertragsgestaltung
• Abgestimmte Fachan- forderungen
• Abgestimmtes Lastenheft
• Liste der Bewerber
• Angebote sind evaluiert
• Vergleich auf funktionaler Ebene ist möglich
• Unterschriebener Vertrag
Erge
bnis
se
• Bedarf ist bekannt und abgestimmt
• Potentielle Systeme sind bekannt
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… und Rollout der Software im Unternehmen
PPM Implementierung …
01/2015 Start der Implementierung 01-03/2015 Entwicklung Grundfunktionalitäten EPM
04-05/2015 Workshops mit FB
05-06/2015 Feintuning Funktionalitäten EPM
06/2015 Tests und TA1
06-07/2015 Entwicklung Funktionalitäten Portfoliomanagement
08-09/2015 Integration ERP/PS
11-12/2015 Acceptance Tests
10/2015 Integration Workflows
01/2016 Go Live Trainings
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Begleitmaßnahmen stellen sicher, dass die Organisation den Nutzen einfährt
Erst nach Projektabschluss wird der Projektnutzen sichtbar
Investition / Business Case
Implementierung
Projektmanagement
Umsetzungsprojekt
Lastenheft/ Beschaffung
Beschaffungs- projekt
Projekt- management
Projekt- management
Stabilisierung
Nachprojekt
Bedarfs- u. Marktanalyse
Analyse- projekt
Projekt- management
Nutzung
Management in der Linienorganisation
Benefits Realization Management
Change Management Begleitung
= Projekt SAP PPM
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Softwareunterstützung für das Management von Einzelprojekten
PPM Implementierung Ergebnisse
Zeit
Kosten
Ziele
Triple Constraint
PPM Implementierung Ergebnisse
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• Projektportfolio ist an der Organisation ausgerichtet (ein Gesamtportfolio)
• Kleinste (Teil-)Portfolioeinheit ist die Abteilung, Geschäftsfeld, Ressort
• Sieben Projektarten (Bau- und Instand-haltung: gegliedert in Technologien)
• IT Portfolio wird als Schattenportfolio geführt.
Stage Gate Prozess und Softwareunterstützung für Portfoliosteuerung
• Entwicklung der Vorhaben zu konkreten Projekten über Quality Gates, standardisiert für alle Projektarten
• Deliverables zu den Quality Gates in den Projektarten unterschiedlich
• Anträge, Freigaben und Genehmigungen mittels Workflow unterstützt.
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Projektmanagement über ein Governance-Framework in die Organisation integrieren
Projektmanagement trifft Linienorganisation
Stammorganisation
Strategie der Gesamtorganisation Verantwortung für Gesamt- und
Bereichsziele und Ergebnisse Budgetverantwortung Personalverantwortung Funktionale Verantwortung
Komplexe Prozesse als Projekte abwickeln sowie umfangreiche Prozessoptimierung als Projekt managen
Neue Prozesse als Ergebnis von Projekten, sowie Änderun-gen in Prozessen durch Lessons Learned aus Projekten
Prozessorganisation
Ausrichtung am Kunden Permanente Organisation Wissensmanagement Teams optimieren Bestehendes Funktionsübergreifende Lösungen
Quelle: R. Simsa, C. Badelt, Handbuch der Nonprofit-Organisation, Schäffer-Poeschel, 2013, (Auszug, adaptiert)
Projektorganisation
Innovation und Neuentwicklung Temporäre Organisation Change Management Teams setzen neue Ideen um Funktionsübergreifende Ziele
• Zielsetzung • Anwendungsbereich • Abgrenzung Projekt, Programm,
Portfolio, Linie etc. • Definitionen
− Projektportfolio − Programm − Projekt
• Rechtfertigung eines Projekts • Projektmanagement • Rollen und Verantwortungen im Projekt
− Projektauftraggeber − Projektleiter − Projektteammitglieder und Projektmitarbeiter − Lenkungsausschuss − Projektmanagement Office (PMO)
• Rahmenbedingungen und Einschränkungen bei Projekten • Reporting • Kriterien WSTW Projekt • Mindestanforderungen an
− Projektauftrag − Fortschrittsbericht − Abschlussbericht
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Bildet das Framework für Projektmanagement
Erarbeiten einer Konzernrichtlinie zur Projekt Governance
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M05.02.01 Projekte durchführen
Prozesse im Projektmanagement
Vorhaben prüfen
Projektentwicklung
Grobschätzung durchführen
Projekt steuern und managen
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Während der Implementierung den Stakeholdern regelmäßig Status und Zielbild kommunizieren
Kommunikation aus dem Projekt
2. und 3. Führungsebene Meetings zum Projektstatus und Kommunikation des Zielbildes
Geschäftsführungsebene Update über inhaltliche Themen im Zuge des Quartalsreportings
Projektleiter Informationsmeetings über den
Projektfortschrit und Inhaltsthemen
Supportabteilungen Austausch- und Updatemeetings mit Finance, Einkauf, Prozessmgmt.
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Bestehende Kommunikationskanäle im Unternehmen nutzen
Produktivstart vorbereiten und in Szene setzen
• PM-System Info-Update im Intranet
• FAQ-Liste • Zielgruppengesteuerte E-Mail
Ankündigungen • Power-Screens im gesamten
Unternehmen
• Für Führungskräfte • Für Betriebskaufleute • Für Projektleiter
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Zielgruppengerechte Info-Veranstaltungen im Unternehmen
Info Veranstaltungen Ende 2015, Anfang 2016
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Lösungen für das Onboarding neuer Projektleiter schaffen
Ausreichend Training für Projektleiter sicherstellen
Trainings • Trainings für Projektleiter • FAQ Liste verfügbar machen • Key-User Liste im Intranet
Online Tutorial • Alle Funktionen im Überblick • Rollenbezogene Online Hilfe
für neue Projektleiter oder jene, die nicht so intensiv mit dem System arbeiten.
• Damit auch den 1st Level Support entlasten
Projekt(management) Softwarelösungen gibt es mehr als man gebrauchen kann
Das Unternehmen braucht einen adäquaten Maturity-Level im Projektmanagement
Anforderungen muss passend auf den Maturity Level der Organisation abgestimmt sein (Minimumerfordernis versus weiterer geplanter Ausbau!)
Prozesse im PM müssen insbesondere dort definiert werden, wo die temporäre Projektorganisation auf die Linienorganisation trifft
Dort wo Projektportfolio Management toolmäßig unterstützt werden soll, müssen Steuerungsprozesse vor der Implementierung definiert und sein
Matrix-Organisationen müssen die Schnittstellen zwischen der temporären Projektorganisation und der Stammorganisation klar definieren
Die Project Governance muss als Teil der Unternehmens-Governance das Rahmenwerk für funktionales Projekt- und Projektportfoliomanagement liefern
Lessons Learned - Softwareauswahl
Conclusio
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Mehrwert und Nutzen wird erst nach dem Produktivstart des Systems gestiftet.
Neue Prozesse müssen mit Nachdruck etabliert werden, um ein zurückfallen in alte Strukturen zu verhindern
Die Botschaften müssen sehr oft widerholt werden, bis diese beim letzten Stakeholder angekommen sind
Bestehende Strukturen für die Kommunikation müssen identifiziert und genutzt werden
Umfang und Qualität der Trainings müssen gut geplant werden und auf die jeweilige Zielgruppe abgestimmt sein
Das „onboarding“ neuer Projektleiter / Projektmitarbeiter muss zeitnahe geschehen -> online Tutorials, regelmäßige Trainings über internes Ausbildungsprogramm muss sichergestellt werden.
Je frühzeitiger auf Fragen und Ängste der künftigen Nutzer eingegangen wird desto weniger Aufwand entsteht während und nach dem Go-Live
Lessons Learned – Software Implementierung
Conclusio
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Introduction to the Best Practices Series - The SAP Quality Principles: https://www.sap.com/corporate/en/company/quality/awards.html#excellence
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Bronze in der Kategorie „Business Transformation“
SAP Quality Award, für die Implementierung SAP PPM
Am 3. Mai 2017 wurden im Rahmen des SAP Forums in Linz herausragend umgesetzte Projekte mit dem “SAP Quality Award” ausgezeichnet. Mit diesem Award werden jene Unternehmen prämiert, dessen SAP Software Implementierungsprojekt sich vor allem durch hohen wirtschaftlichen Nutzen und den generierten Mehrwert auszeichnen. Die SAP Quality Awards werden in 3 Kategorien in Gold, Silber und Bronze verliehen.
v.l.n.r.: Gerhard Zeiner (COO SAP Österreich), Felix Klobassa (Quality Manager SAP Österreich), Rudi Richter (Geschäftsführer SAP Österreich), DI(FH) Roman Lenhart (Experte PMO Wien Energie), Thomas Grass (Leiter IT-Demandmanagement Wien Energie), Johannes Kuch (Quality Director SAP Österreich)
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Vielen Dank für`s Zuhören!
Marcus Paulus, zSPM, PMP, Prince2 Practitioner, Leiter PMO Wien Energie, Assessor PMA, SME ISO TC258, nebenberuflich Lehrender IMC, Krems