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Change-Management mit (Standard)Software
Am Beispiel des Einsatzes von SAP R/3 in der Bundesverwaltung der Republik Österreich
November 2003
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AusgangslageErfolglose Verwaltungsreformvorhaben
Krise der öffentlichen Finanzen (Defizite)
Kritik an der Dimension der Verwaltung
fehlende Kenntnis über Nachfrage, Kosten, Nutzen der öffentlichen Leistungen
der Bürger wird immer mündiger
ganzheitliche Denkansätze treten in den Vordergrund
neue Techniken schaffen neue Lösungen
...
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Outsourcing als alleinige Antwort?
Ewige Aufgabenkritik?
Was geschieht mit den (verbleibenden) Kernaufgaben?
Weitermachen wie bisher (mit reduziertem Aufgabenumfang)?
Realisierung der Verw-Innovation
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AusgangslageDas Bundesministerium für Finanzen ist gemeinsam
mit dem Rechnungshof verantwortlich für ein einheitliches Haushalts- und Rechnungswesen des Bundes
Das BMF hat sich entschlossen das bestehende Altsystem (Eigenentwicklung) durch den Einsatz von Standard-Software (SAP R/3) bis 2004 breitflächig und und prozessorientiert abzulösen
Seit dem Jahr 2000 wird sukzessive implementiert bzw. umgestelltStatus 11/2003: 9 Ressorts produktiv
2 Ressorts in Vorbereitung
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Standardsoftware -1Beseitigung von Anwendungsstaus
(Mahnwesen, Dauerzlg, etc.)
mehr Flexibilität in den Budget- und Verrechnungsstrukturen
frühzeitige ADV-Unterstützung auch in den Budgeterstellungsprozessen
On-line Zurverfügungstellung aktueller Daten in mit individuellen Auswertungsmöglichkeiten
Integration aller Organisationsebenen
Personaleinsparungen
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Standardsoftware - 2verfügbare Funktionen, individuell mit
Customizing einstellbar
in funktionaler und technischer Sicht durch weltweite Installationen bewährt
kaum Diskussionen über Funktionen, Schnittstellen udgl.
Datenmodell konsistent und übergreifend (Datawarehouse)
Software/Hardware-Plattform unabhängig
Partizipation an technischen Weiterentwicklungen
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Funktionelle HerausforderungBudgetmanagement (Planung, Vollzug)
klassische Buchführung
Cash-Management
Kostenrechnung
Einkauf, Vertrieb
Anlagenverwaltung
Reporting (operativ, Business Warehouse, MIS)
Projektmanagement
Schnittstellen, ......
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Implementierte SAP-Funktionen
BudgetVorbereitung
BudgetErstellung
BudgetVollzug
Liquiditäts-management
Rechnungs-legung
Controlling
ISPSISPS
FIFI
BWBW
PSProjektsystem
PSProjektsystem
MM - Beschaffung
SD - Vertrieb
CO - KORE
.........
MM - Beschaffung
SD - Vertrieb
CO - KORE
.........
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Haushaltsmanagement (IS-PS) Budgeterstellung/-änderungen
Unterstützung der Budget- Erstellungsprozesse auf allen Ebenen
Bottom-Up-Erstellung, Top-Down-Korrektur, Vorgabewerte
Budgetstände der jeweiligen Ebenen sind mit Versionen abbildbar und nur für die Zuständigkeitsbereiche einsehbar
Budgetvollzug
Unterstützung bei allen Budgetvollzugsprozessen(auch der anderen Module)
Buchung = "Abfallprodukt" des Geschäftsprozesses
aktive/passive Budgetverfügbarkeitskontrolle
Budgetstatus/forecast
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Stand des Budgetvollzugs differenzierte Dokumentation des Ist-Standes und Ausblicks (Phase) des Budget-Vollzugsstandes
(Finanzbedarf) aus wertemäßiger, sachlicher und zeitlicher Sicht
Mittelbindung• einzelne finanzielle
Verpflichtung• Bestellung ohne MM• Darlehens- /
Förderungszusagen
Mittelvorbindungverwaltungsinterne Mittelbindung für späteren Bedarf, wie Ausschreibung, Kauf in der zweiten Jahreshälfte
Mittelreservierungaus Dauerschuldverhältnissen, Mieten, Wartungs- / Versicherungsverträgen, Energie, Telefon, Nutzungs- leasing, hochgerechnete Gehälter, Transfers
Rechnung/Vorerfassung (MM-Bezug)
Wareneingang/Leistungs-erbringung (MM-Bezug)
Obligo aus Bestellung(MM-Bezug)
Bestellanforderung(MM-Bezug)
Budgetplanung
Genehmigtes Originalbudget
Aktuelles BudgetZuweisung, Erhöhung,Verminderung, Umschichtung
Verfügbares (Rest-) BudgetAktive / Passive Verfügbarkeitskontrolle
Mittelsperre Vorläufige/endgültige Bindung des BMF, HHLO, ANWO
Rechnungseingangmit Bezug zu Mittelreser-vierung, -vorbindung,-bindung
ZahlungsanordnungZahlungsauftragserteilung
Zahlung
BUDGETSTEUERUNG
INFORMATION
Je Einzel- /Aggre-
gationselement
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Organisatorische Herausforderung
Focus auf Prozesse über
-Standards
-Knowledge-Transfer
-Implementations-Coaching
-Akzeptanz
-Veranwortung
-Evaluierung
-Vermessung
-Nutzen
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ARIS
Wie sieht der Zusammenhang zwischen Aufgaben,Organisationseinheitenund Medien aus?
Wann, innerhalb einesProzesses, soll wasgemessen werden?
ARIS Prozessmodelle sind die Basis für die Initialisierung einer kontinuierlichen Prozessverbesserung
OE-Werkzeug: ARIS
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Ereignis gesteuerte Prozesskette (ePK)
Anweisungs-referent
Medien
Buchhaltungs-referent
Einnahme-buchungen
Anordnungs-befugter
Einnahmen
HV-SAP HV-SAP HV-SAP
Annahmean-ordnunganlegen
Annahmean-ordnungfreigeben
Annahmean-ordnungbuchen
Annahmean-ordnung
ist gebucht
Einnahmen-voraussetzung
ist gegeben
ARIS - Prozessdesign
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Reorganisation des HaReWeDas Projekt zur bundesweiten Einführung von
Standard-Software ist in erster Line ein Prozess-Reengeneering-Vorhaben, Informations-Technologie ist Mittel zum Zweck
Das Reorganisationswerkzeug: SAP R/3
Software als ständiger Organisator von Abläufen
Vereinheitlichung/Standardisierung der Prozessschritte
Bereitstellung von Funktionalitäten, die typisch für die öffentliche Verwaltung sind
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ReorganisationszieleEinheitliches Haushalts- und Rechnungswesen
durch Abbildung des gesamten Budgetkreislaufes
Redesign der Ablauf- und Aufbauorganisation
Schaffung der technisch-funktion. Basis für NPM
Integration der 1. und 2. Ebene der Haushalts-organisation:
oberste Organe, Ministerien, BKA
nachgeordnete Mittelbehörden
Deckung des Informationsbedarfes aller Ebenen (insbesondere BMF)
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HV-SAP - Projektorganisation
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Redesign der Ablauf-/Aufbauorganisation
Eigene Organisationsentwicklung
Standardisierung/Normierung von Geschäftsprozessen
Identifizierung geeigneter Prozesse:
durch mengen- und wertmässige Relevanz
bundesweiter Anfall bringt bundesweiten Nutzen
Umfang der identifizierten Prozesse (ca. 1,7 Mio)
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Prozessbeispiel„Der“ Beschaffungsprozess
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Dienststelle(jeweilige OE)
Wirtschaftstelle
Buchhaltung
IST-Prozess
Wirtschafts-
referat
Buchhaltung
SOLL-Prozess
Genehmigungs-
unterfertigen
Bestell-ZVAprüfen
Bestell-ZVAkontieren
Kontierungprüfen
Bestell-ZVA
in HV eingeben,Eingabe prüfen
pflichtigen Bedarf
Kreditprüfungdurchführen(manuell)
Bestell-ZVAerstellen und unterfertigen
Bestell-ZVAan Buchhaltung
weiterleiten
Papier FormulareHaushalts-verrechnung
Durchlaufzeit
Budgetvollzug / Ausgabenseitiger Geschäftsfall / 1
Medium
Medium
Tag 2 Tag 4 Tag 5Durchlaufzeit
Dienststelle(jeweilige OE)
Phase 3
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Bestell-ZVAablegen
Rechnungs-ZVA
kontieren
Rechnungseingang/Lieferung
Kontierung prüfe
n
Rechnungs-ZVA in HVeingeben
Eingabe prüfen
Haushaltsverrechnung
Zahlungs-ZVAund Rechnung
an Besteller
Ware und Rechnungprüfen bzw.inventarsieren
Papier Formulare
Budgetvollzug / Ausgabenseitiger Geschäftsfall / 2
Papier Formulare
Besteller
Lieferant &
informieren
Tag 6 Tag 7
SOLL-Prozess
IST-Prozess
Phase 4
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Budgetvollzug / Ausgabenseitiger Geschäftsfall / 3
IST-Prozess
SOLL-Prozess
ZVA prüfenund Zahlungs-vermerk setzen
Zahlungs-ZVAkontieren
Zahlungs-ZVA& Rechnung an
Buchhaltung
Kontierungprüfen
Zahlungs-ZVAunterfertigen
Zahlungs-ZVAund Rechnung
OE-Leiter
Papier Formulare
Zahlungs-ZVAin HV eingeben
Eingabeprüfen
Haushaltsverrechnung
Tag 9 Tag 10 Tag 11
Phase 5
Folie: 22Christian Ihle SAP-Projekte_Oesterreich.ppt
SOLL-Prozess
Sammelauftragerstellen &
unterfertigen
Sammelauftragan ÖPSK senden
IST-Prozess
Tag 12
Prozess-Kennzahlen
Am Beispiel eines ausgabenseitigen Beschaffungsprozesses **)
Inhalte IST-Prozess SOLL-Prozess
Anzahl der Prozess-Schritte *) 25Org. Schnittstellen 6Medienbrüche *) 5Anzahl d. Mitarbeiter *) ca. 15Anzahl der Rollen ca. 20Durchlaufzeit ca. 12 TageBearbeitungszeit ca. 44 MinutenRaum/Zeitüberwindung zurKommunikation [*) je 5 Min] ca. 225 Minuten
**)Unter folgenden Bedingungen:- keine Ausschreibung/Anbotseinholung/Interessentensuche- keine weiteres Genehmigungsverfahren (finanz. Wirkungsbereich)- kein Eilnachrichtenverfahren
Basis: ca. 1,0 Mio Bestellvorgänge (Untergrenze)
Beschaffungsvolumen: ca. 60 Mrd ATS
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Prozessoptimierung
Referenzvorgabe
Optimierungsmaßnahmen
Abweichungsanalyse
Bewertung der verbleibenden Abweichungen
Verbesserungs-potential
IST-Prozess
optimierter Prozess
Ereignis 1
Referenzprozess
Ereignis 2 Ereignis 3 Ereignis 4
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OE - Umfeld
ProzesseProzesse
TechnologiTechnologiee
OrganisatioOrganisationn
•Wechselwirkungen
•Nutzung von Synergien
•Abhängigkeiten
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Vorgehensmodell -1
betriebswirts
chaft-
liches W
issen
Sachkompetenz
Systemkenntnis
Vertretung der eig. Ziele
Kenntnis der
Unternehmensabläufe
Organisationsentwicklung
BMF/BRZ
Berater
Ressort-
ExpertenReferenz-Konzept
Ressortlösung
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Vorgehensmodell - 2
Knowledgetransfer und Evaluierung
Projektteam - OE
•Tools
• Modus
•Demo-Lösung
•Referenzprozesse
Organisationsentwicklung (OE)
OE - Ressort
Wissen
Aktivität
4 - 6 Monate
Entwicklung(Ressort)
Evaluierung(Ressort, BMöLS)
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RBE
Unterstützung bei:•Prozess-Analysen•Problemprüfungen•Prozessprüfungen•Zeitreihenprüfungen•Transaktionsprüfungen•Organisationsvergleiche•......
RBE als Tool zur Evaluierung und Vermessung von Prozessen im Vergleich mit Soll- oder Durchschnittswerten
Reverse Business Engineering
Einsatz noch offen
Folie: 28Christian Ihle SAP-Projekte_Oesterreich.ppt
Zukunftsoptionen mit SAP R/3 (1)Technisch/funktionaler Bereich
vorhandene Software-Funktionalitäten - späterer Einsatz geplant
Organisatorischer Bereich
Einbeziehung aller Bereiche der Haushaltsführung (insbesondere Vorfeld)
Aufgehen aller Buchhaltungen in die neu zu schaffende Buchhaltungsagentur des Bundes
Integration der ca. 1500 Kassen in die Buchhaltungsagentur als virtuelle Organisation
„wirtschaftliche Macht des Bundes“ nutzen (Bundesbeschaffungseinrichtungen)
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Zukunftsoptionen mit SAP R/3 (2)Organisatorischer Bereich (Fortsetzung)
flächendeckende (Bundes-)KLR
Förderdatenbank
Facility Management
Connectivity zur Aktenverwaltung (Bundes-ELAK)
Basis für ein gänzlich neues Rechnungswesen (Diskussion Kameralistik versus Doppik) - Globalbudget?
Einsatz von SAP HR in der Personaladmini-stration für Aktive und Pensionisten per 2005
Aufbau eines MIS (HV, PM, BKLR, sonst. Daten)