HPA PROZESSMANAGEMENT
HPA Prozessmanagement
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Prozessmanagement bei der HPA
12.05.2016
HPA PROZESSMANAGEMENT
HPA Prozessmanagement
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Agenda
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Die Hamburg Port Authority (HPA)
Das Prozessmanagement Konzept der
HPA
Prozessmanagement Werkzeuge bei
der HPA
Status Quo Prozessmanagement bei
der HPA
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Die Hamburg Port Authority (HPA)
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• Anstalt des öffentlichen Rechts
• Zukunftsorientiertes Hafenmanagement aus einer Hand
seit 2005
• HPA ist hervorgegangen aus Funktionsbereichen
Hamburger Behörden, die Aufgaben im Hafen erfüllen
• Durchführung von Infrastrukturmaßnahmen
• rund 1.800 Mitarbeiter
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Die Hamburg Port Authority (HPA)
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Kernaufgaben:
• Wasser- und landseitige Infrastruktur
• Sicherheit des Schiffsverkehrs
• Hafenbahnanlagen
• Immobilienmanagement
• hoheitliche Aufgaben innerhalb des Hafengebiets
Herausforderungen:
• Wachstum auf begrenzter Fläche schaffen
• Hafen als Industriegebiet inmitten der Stadt Hamburg
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Organisatorische Einbindung Prozessmanagement
Stabsstelle
Prozesssteuerung
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Das Prozessmanagement Konzept der HPA
Die Rolle der Prozesssteuerung und unsere Umsetzung
Wir verstehen uns als Prozessberater für die HPA. Wir beraten sowohl in strategischen
als auch in operativen Fragen zum Prozessmanagement. Bei Bedarf geben wir Training
und Coachings. Wir vernetzen alle am Thema Prozessmanagement beteiligten
Kolleginnen und Kollegen.
Zentrale Steuerung
QualitätssicherungCoaching
Kollaborationsplattform (MS SharePoint) ProzessportalUnterstützung im operativen Prozessmanagement
Ansprechpartner zum Prozessmanagement
Process Management On Demand
DigitalisierungWeiterentwicklungen
Process Governance
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Prozessmanagement der HPA – bei uns gibt es „On Demand“
• Integration von Führung, Organisation, Menschen und IT in das Thema Prozessmanagement
• Etablierung von Prozessmanagement als Management- und Steuerungsinstrument
• Steigerung von Qualität und Effizienz
• Definition und Umsetzung der Prozessmanagementstrategie der HPA
• Entwicklung und Bereitstellung von Methoden-Standards und
Werkzeugen
• Maßgeschneiderte interne Beratung aller Business Units der HPA
• Vernetzung aller am Thema beteiligten Personen
• Change Management in allen Phasen des Prozessmanagements
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Prozessmanagement bei der HPA – Der Rahmenwerk
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HPA Process Management Framework, © Hamburg Port Authority
Rollen
Kommunikation
Ziele
HPA-Standards
Vorgehen
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Standards unterstützen HPA-weit die einheitliche Umsetzung von Prozessmanagement
• Prozesse werden stufenweise modelliert
• Denken – Malen - ModellierenProzess-
Modellierungsmethode
• Zentrale Definition der genutzten Begriffe und Beschreibungen
• Informationsquelle für die ganze HPAProzessglossar
• Prozesslandkarte
• Textuelle Prozessbeschreibung
• Visuelle Prozessmodelle
Prozesslandkarte und -beschreibung
• Einheitliche Notation (BPMN 2.0)
• Prozessmanagement Software
• Reifegradmodell
Prozesssprache und Werkzeuge
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Kommunikation spielt eine wesentliche Rolle und ist der Schlüssel zum Erfolg
• Ohne Kommunikation keine erfolgreiche
Umsetzung von Prozessen
• Wir fördern eine offene und direkte
Kommunikation
• Kommunikation ins Haus über die Prozesse
wird gemeinsam vereinbart
Kommunikation im Prozessteam
Die erfolgreiche Einführung und/oder Neugestaltung von Prozessenkann nur gemeinsam im Prozessteam gelingen (���� Change Management)
• Prozessberater sind Ansprechpartner für die
Prozessteams
• Prozessberater unterstützen mit Methoden
und Tools
• Freigegebene Prozesse und alle relevanten
Infos stehen den Beschäftigten im
Prozessportal zur Verfügung.
Kommunikation mit Prozessberatern
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Wir orientieren uns am Kundenbedarf
• Unsere Kunden sind alle Führungskräfte der HPA
• Wir bieten einen Katalog mit definierten Services
• Vorgehensweisen und Maßnahmen werden individuell zusammengestellt und angewendet.
• je nach Anforderung der jeweiligen Business Unit bzw. des Prozessteams
• je nach Phase im Prozessmanagement
• Anforderungen werden durch die Prozessteams mit Unterstützung durch die Prozessberater formuliert.
Kein „Pauschal“-Prinzip trotz Standards: Kundenspezifische Anpassungen & Maßnahmen
Wir machen Prozessmanagement on demand!
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• Standardtool zur Modellierung und Dokumentation von Prozessen
• Visio basiert und daher leicht verständlich
• Integration mit Microsoft SharePoint – eine von drei strategischen Säulen der HPA IT
• Für die Modellierung steht bei der HPA ein Subset der BPMN 2.0 zur Verfügung. Dies sorgt für eine
leichte Verständlichkeit der Modelle für alle Mitarbeiter der HPA.
Modellierungssoftware: Prozessmodellierung und Dokumentation
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• Wir nutzen standardisierte Zusammenarbeitsräume in den Unternehmensbereichen um die Arbeit an
Prozessen zu organisieren
• Die Verantwortung für die Räume liegt dezentral in den Unternehmensbereichen und wird hier durch
Prozesskoordinatoren wahrgenommen
• Prozesse werden per Workflow freigegeben und automatisch dem Prozessportal zur Verfügung
gestellt
Dezentrale SharePoint-Räume: Zusammenarbeit an Prozessen
• Die Veröffentlichung von
Prozessen und zugehörigen
Dokumenten erfolgt durch die
Stabsstelle Prozesssteuerung.
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• Prozessportal als zentrale Wissensplattform zum Thema Prozessmanagement bei der HPA
- Realisiert auf Basis Microsoft SharePoint
- Prozesslandkarte des Unternehmens mit allen veröffentlichten Prozessen des Unternehmens
- Wissen zum Prozessmanagement für alle Mitarbeiter
- Schulungsunterlagen und aktuelle Infos
Zentrale SharePoint Wissensplattform: Prozesslandkarte des Unternehmens und Wissen zum Prozessmanagement (Prozessportal mit SemTalk Services)
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Status Quo – Prozessmanagement bei der HPA 2016
• Konzept der dezentralen Prozessverantwortung eingeführt – Prozesskoordinatoren in allen Unternehmensbereichen installiert.
• Prozessmanagement on demand als geeignete Methode für die HPA etabliert
• Zentrale Steuerung und Beratung durch die Prozessberater
• Vernetzung und Information der Kolleginnen und Kollegen aus dem Prozessmanagement durch eigenständige Formate
• Prozessberatung ist Bestandteil des Service Kataloges der HPA
• Kommende Aufgaben:
• Unternehmensweite Steuerung über Kennzahlen
• Prozessorientierte Risikoanalyse
• Etablierung von KVP
• Strategische Beratung des Unternehmens
Dezentrales Prozessmanagement on demand unter einer zentralen Federführung
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Status Quo – Prozessmanagement bei der HPA 2016
• 400 Prozesse gestaltet
• 200 Prozesse veröffentlicht und implementiert
• 35 Projekte zum Prozessmanagement durchgeführt
• 30 interne Prozesskoordinatoren gecoacht
• 4 HPA interne User Foren Prozessmanagement durchgeführt – über 50 Teilnehmer aus allen Bereichen des Unternehmens
5 Jahre Prozessmanagement bei der HPA
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Kontakt
Hamburg Port Authority AöR
Jan Krause
Corporate Process Management
E-Mail: [email protected]
© Alle Bilder: Hamburg Port Authority, 2014