BPM-Club: Vortrag "Prozessmanagement bei der Hamburt Port Authority" - 11.05.16 in Hannover

HPA PROZESSMANAGEMENT

HPA Prozessmanagement


Prozessmanagement bei der HPA

12.05.2016



01

02

03

04

Agenda

2

Die Hamburg Port Authority (HPA)

Das Prozessmanagement Konzept der

HPA

Prozessmanagement Werkzeuge bei

der HPA

Status Quo Prozessmanagement bei

der HPA



3

Die Hamburg Port Authority

01




4

• Anstalt des öffentlichen Rechts

• Zukunftsorientiertes Hafenmanagement aus einer Hand

seit 2005

• HPA ist hervorgegangen aus Funktionsbereichen

Hamburger Behörden, die Aufgaben im Hafen erfüllen

• Durchführung von Infrastrukturmaßnahmen

• rund 1.800 Mitarbeiter




5

Kernaufgaben:

• Wasser- und landseitige Infrastruktur

• Sicherheit des Schiffsverkehrs

• Hafenbahnanlagen

• Immobilienmanagement

• hoheitliche Aufgaben innerhalb des Hafengebiets

Herausforderungen:

• Wachstum auf begrenzter Fläche schaffen

• Hafen als Industriegebiet inmitten der Stadt Hamburg



6

Das Prozessmanagement

Konzept der HPA

02



7

Organisatorische Einbindung Prozessmanagement

Stabsstelle

Prozesssteuerung



8

Das Prozessmanagement Konzept der HPA

Die Rolle der Prozesssteuerung und unsere Umsetzung

Wir verstehen uns als Prozessberater für die HPA. Wir beraten sowohl in strategischen

als auch in operativen Fragen zum Prozessmanagement. Bei Bedarf geben wir Training

und Coachings. Wir vernetzen alle am Thema Prozessmanagement beteiligten

Kolleginnen und Kollegen.

Zentrale Steuerung

QualitätssicherungCoaching

Kollaborationsplattform (MS SharePoint) ProzessportalUnterstützung im operativen Prozessmanagement

Ansprechpartner zum Prozessmanagement

Process Management On Demand

DigitalisierungWeiterentwicklungen

Process Governance



9

Prozessmanagement der HPA – bei uns gibt es „On Demand“

• Integration von Führung, Organisation, Menschen und IT in das Thema Prozessmanagement

• Etablierung von Prozessmanagement als Management- und Steuerungsinstrument

• Steigerung von Qualität und Effizienz

• Definition und Umsetzung der Prozessmanagementstrategie der HPA

• Entwicklung und Bereitstellung von Methoden-Standards und

Werkzeugen

• Maßgeschneiderte interne Beratung aller Business Units der HPA

• Vernetzung aller am Thema beteiligten Personen

• Change Management in allen Phasen des Prozessmanagements



Prozessmanagement bei der HPA – Der Rahmenwerk

10

HPA Process Management Framework, © Hamburg Port Authority

Rollen

Kommunikation

Ziele

HPA-Standards

Vorgehen

Ku

nd

en

sp

ezif

isc

he

An

pa

ss

un

ge

n u

nd

Ma

ßn

ah

me

n

Ku

nd

en

sp

ezifis

ch

e

An

pa

ss

un

ge

n u

nd

Ma

ßn

ah

me

n

1

2

3

4



11

Standards unterstützen HPA-weit die einheitliche Umsetzung von Prozessmanagement

• Prozesse werden stufenweise modelliert

• Denken – Malen - ModellierenProzess-

Modellierungsmethode

• Zentrale Definition der genutzten Begriffe und Beschreibungen

• Informationsquelle für die ganze HPAProzessglossar

• Prozesslandkarte

• Textuelle Prozessbeschreibung

• Visuelle Prozessmodelle

Prozesslandkarte und -beschreibung

• Einheitliche Notation (BPMN 2.0)

• Prozessmanagement Software

• Reifegradmodell

Prozesssprache und Werkzeuge



12

Kommunikation spielt eine wesentliche Rolle und ist der Schlüssel zum Erfolg

• Ohne Kommunikation keine erfolgreiche

Umsetzung von Prozessen

• Wir fördern eine offene und direkte

Kommunikation

• Kommunikation ins Haus über die Prozesse

wird gemeinsam vereinbart

Kommunikation im Prozessteam

Die erfolgreiche Einführung und/oder Neugestaltung von Prozessenkann nur gemeinsam im Prozessteam gelingen (�� Change Management)

• Prozessberater sind Ansprechpartner für die

Prozessteams

• Prozessberater unterstützen mit Methoden

und Tools

• Freigegebene Prozesse und alle relevanten

Infos stehen den Beschäftigten im

Prozessportal zur Verfügung.

Kommunikation mit Prozessberatern



13

Wir orientieren uns am Kundenbedarf

• Unsere Kunden sind alle Führungskräfte der HPA

• Wir bieten einen Katalog mit definierten Services

• Vorgehensweisen und Maßnahmen werden individuell zusammengestellt und angewendet.

• je nach Anforderung der jeweiligen Business Unit bzw. des Prozessteams

• je nach Phase im Prozessmanagement

• Anforderungen werden durch die Prozessteams mit Unterstützung durch die Prozessberater formuliert.

Kein „Pauschal“-Prinzip trotz Standards: Kundenspezifische Anpassungen & Maßnahmen

Wir machen Prozessmanagement on demand!



14

Prozessmanagement

Werkzeuge bei der HPA

03



15

• Standardtool zur Modellierung und Dokumentation von Prozessen

• Visio basiert und daher leicht verständlich

• Integration mit Microsoft SharePoint – eine von drei strategischen Säulen der HPA IT

• Für die Modellierung steht bei der HPA ein Subset der BPMN 2.0 zur Verfügung. Dies sorgt für eine

leichte Verständlichkeit der Modelle für alle Mitarbeiter der HPA.

Modellierungssoftware: Prozessmodellierung und Dokumentation



16

• Wir nutzen standardisierte Zusammenarbeitsräume in den Unternehmensbereichen um die Arbeit an

Prozessen zu organisieren

• Die Verantwortung für die Räume liegt dezentral in den Unternehmensbereichen und wird hier durch

Prozesskoordinatoren wahrgenommen

• Prozesse werden per Workflow freigegeben und automatisch dem Prozessportal zur Verfügung

gestellt

Dezentrale SharePoint-Räume: Zusammenarbeit an Prozessen

• Die Veröffentlichung von

Prozessen und zugehörigen

Dokumenten erfolgt durch die

Stabsstelle Prozesssteuerung.



17

• Prozessportal als zentrale Wissensplattform zum Thema Prozessmanagement bei der HPA

- Realisiert auf Basis Microsoft SharePoint

- Prozesslandkarte des Unternehmens mit allen veröffentlichten Prozessen des Unternehmens

- Wissen zum Prozessmanagement für alle Mitarbeiter

- Schulungsunterlagen und aktuelle Infos

Zentrale SharePoint Wissensplattform: Prozesslandkarte des Unternehmens und Wissen zum Prozessmanagement (Prozessportal mit SemTalk Services)



18

Status Quo

Prozessmanagement bei der

HPA

04



19

Status Quo – Prozessmanagement bei der HPA 2016

• Konzept der dezentralen Prozessverantwortung eingeführt – Prozesskoordinatoren in allen Unternehmensbereichen installiert.

• Prozessmanagement on demand als geeignete Methode für die HPA etabliert

• Zentrale Steuerung und Beratung durch die Prozessberater

• Vernetzung und Information der Kolleginnen und Kollegen aus dem Prozessmanagement durch eigenständige Formate

• Prozessberatung ist Bestandteil des Service Kataloges der HPA

• Kommende Aufgaben:

• Unternehmensweite Steuerung über Kennzahlen

• Prozessorientierte Risikoanalyse

• Etablierung von KVP

• Strategische Beratung des Unternehmens

Dezentrales Prozessmanagement on demand unter einer zentralen Federführung



20

Status Quo – Prozessmanagement bei der HPA 2016

• 400 Prozesse gestaltet

• 200 Prozesse veröffentlicht und implementiert

• 35 Projekte zum Prozessmanagement durchgeführt

• 30 interne Prozesskoordinatoren gecoacht

• 4 HPA interne User Foren Prozessmanagement durchgeführt – über 50 Teilnehmer aus allen Bereichen des Unternehmens

5 Jahre Prozessmanagement bei der HPA



21

Kontakt

Hamburg Port Authority AöR

Jan Krause

Corporate Process Management

E-Mail: [email protected]

© Alle Bilder: Hamburg Port Authority, 2014