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Inhaltsverzeichnis
1 Haftung ......................................................................................................................................... 1
2 Ziel des Dokuments .................................................................................................................. 2
3 Neue Menüstruktur ................................................................................................................... 3
3.1 Produktspezifische Menü-Einträge ................................................................................... 4
3.2 Startseite .................................................................................................................................... 4
4 Neue Portalfunktionen ............................................................................................................ 5
4.1 Aktuell laufende Aufträge .................................................................................................... 5
4.2 Ungelesen Nachrichten ........................................................................................................ 6
4.3 Suchfunktion ............................................................................................................................ 6
4.4 Bestandsübersicht .................................................................................................................. 7
4.5 Anzeige von Mahn- und Missbrauchssperren ................................................................. 7
4.6 Anzeige von Tabellen und Suchergebnissen ................................................................. 8
5 Die wichtigsten Änderungen für Administratoren ......................................................... 9
5.1 Teilnehmersuche .................................................................................................................... 9
5.2 Teilnehmer anlegen ............................................................................................................... 9
5.3 Teilnehmer ändern und löschen ........................................................................................ 9
5.4 Anlegen von Gruppen ............................................................................................................ 9
5.5 Gruppen ändern und löschen ............................................................................................ 10
5.6 Rollen- & Rechte-Konzept ................................................................................................. 10
6 Die wichtigsten Änderungen für Anwender.................................................................... 10
6.1 Funktionstasten am Tischtelefon einrichten ............................................................... 10
7 Neue Funktionen in OfficeNet ............................................................................................. 10
7.1 Zielrufnummern .................................................................................................................... 11
7.1.1 Administration .......................................................................................................... 11
7.2 Telefonbuch Import & Export ............................................................................................ 14
7.2.1 Import externer Kontakte ..................................................................................... 14
7.2.2 Export von Kontakten ............................................................................................ 16
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1 Haftung Trotz der angewandten Sorgfalt bei der Zusammenstellung und Präsentation der Informationen in diesem Dokument können sich Daten zwischenzeitlich geändert haben. Daher übernimmt Vodafone keine Gewähr für die Richtigkeit, Vollständigkeit oder Aktualität der zur Verfügung gestellten Informationen. Jegliche Haftung für Schäden ist ausgeschlossen, sofern diese nicht auf Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit auf Seiten von Vodafone beruhen oder sofern keine Haftung aufgrund zwingender gesetzlicher Bestimmungen eintritt.
Befolgen Sie die Anweisungen in dieser Bedienungsanleitung und in der sonstigen Dokumentation des Portals.
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2 Ziel des Dokuments Sie kennen das OneView-Portal als Bestandteil der flexiblen Telekommunikations-lösung Vodafone OfficeNet. Im kommenden Release wird das OneView Administrator-Portal um das Produkt Anlagen-Anschluss Plus erweitert.
Im Zuge dieser Erweiterung werden die Menüstruktur optimiert und die Bedienerfreundlichkeit für Teilnehmer und Administratoren verbessert, sowie neue OfficeNet Funktionen eingeführt.
Dieses Dokument beschreibt die Veränderungen und erklärt die neuen Portalfunktionen.
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3 Neue Menüstruktur Die neue Menüstruktur wurde grundlegend überarbeitet und entspricht der gewohnten Navigation des Vodafone Internet Auftritts. Die neue dropdown-basierte Struktur erhöht die Übersichtlichkeit und stellt gleichzeitig die Erweiterungsfähigkeit sicher.
In der obersten Menü Ebene finden Sie jetzt im Abschnitt „Hilfe & Support“ Produkt-informationen zu allen in OneView einstellbaren Produkten.
Abbildung 1: Kunde mit mehreren Produkten
Sobald der Mauszeiger über einem Eintrag der obersten Menü-Ebene positioniert wird, öffnen sich für dieses Element die darunter liegenden Menü-Ebenen.
Abbildung 2: Menü – Meine Firma
Zum Öffnen eines Menüeintrags zeigen Sie mit der Maus auf das jeweilige Untermenü und klicken Sie dann auf den entsprechenden Menüeintrag.
Ein Klick auf das Vodafone Logo führt Sie immer wieder zurück auf die Übersicht „Meine Firma“.
Alle Informationen und Einstellungen, die für mehrere Produkte relevant sind, werden unter „Meine Firma“ zusammengefasst. Hier finden Sie auch allgemeine Nachrichten zu Ihren Produkten und eine produktübergreifende Suche.
Im Menü „Hilfe & Support können Sie Informationen zu allen Produkten einsehen, die in OneView administrierbar sind. Diese Informationen werden unabhängig davon angezeigt, ob Sie die Produkte bereits nutzen.
Abbildung 3: Menüebene – Hilfe und Support
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3.1 Produktspezifische Menü-Einträge Nachfolgende Abbildung stellt das Menü für das Produkt OfficeNet dar.
Abbildung 4: Menü– OfficeNet
Bitte beachten Sie, dass im Portal nur die Menüpunkte für von Ihnen gebuchte Produkte angezeigt werden. Die Darstellung in diesem Handbuch kann daher von Ihrer OneView-Darstellung abweichen.
3.2 Startseite Die neue Startseite bietet Ihnen einen schnellen Überblick über alle genutzten Produkte über Ihre Daten, den Bestand, erhaltene Nachrichten und die letzten 5 Aufträge.
Die Suchfunktion wird optimiert und bietet Ihnen die Möglichkeit auch produktübergreifend zu suchen.
Abbildung 5: Startseite nach der Anmeldung
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4 Neue Portalfunktionen Das OneView-Portal wird um neue Funktionen ergänzt und für eine optimierte Bedienung und bessere Informationsdarstellung angepasst.
Unter anderem werden neue Symbole und Icons eingeführt die Ihnen einen z.B. schnellen Überblick des Auftragsstatus oder ungelesenen Nachrichten geben. Die „Mouseover“ Funktion wird zur Anzeige von Zusatzinformationen unterstützt. Durch Bewegen des Mauszeigers auf ein Element, z.B. in der Auftragsübersicht auf Auftragstyp eines einzelnen Auftrages, wird der vollständige Auftragstext zu diesem Auftrag angezeigt.
Symbol Kontext Beschreibung
Aufträge Die Zahl im Auftragssymbol gibt die Zahl der
offenen Aufträge an.
Nachrichten Die Zahl zeigt an, wie viele ungelesene
Nachrichten vorliegen.
Bestand Die Zahl des Bestandsymbols gibt die Summe der
OfficeNet- und FNN-Teilnehmer an.
Icon Kontext Beschreibung
Nachrichten Information
Nachrichten Wichtige Information
Aufträge Der Auftrag war erfolgreich
Aufträge Der Auftrag ist fehlgeschlagen
Aufträge Der Auftrag läuft
Aufträge Warnmeldung zum Auftrag
Teilnehmer Der Teilnehmer ist funktionsbereit
Teilnehmer Der Teilnehmer wird eingefügt
Teilnehmer Der Teilnehmer wird geändert
Teilnehmer Der Teilnehmer wird gelöscht
Teilnehmer Der Teilnehmer ist gesperrt im Portal (nach wiederholt fehlerhafter Passworteingabe)
Anschluss/Standort Missbrauchssperre
Anschluss/Standort Sperre aus Mahnwesen
Abbildung 6: neue Icons & Symbole der Übersicht
4.1 Aktuell laufende Aufträge Innerhalb dieser Übersicht werden die letzten 5 Aufträge mit dem entsprechenden Status angezeigt.
Die Zahl im Auftragssymbol gibt die Zahl der offenen Aufträge an.
Die beiden Schaltflächen „Alle offenen Aufträge anzeigen“ und „Alle Aufträge anzeigen“ öffnen die Auftragsübersicht, mit entsprechend gesetztem Filter.
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4.2 Ungelesen Nachrichten In diesem Bereich werden die letzten ungelesenen Nachrichten angezeigt. Die Zahl im Nachrichtensymbol gibt die Zahl der ungelesenen Nachrichten an.
Die Schaltfläche „Alle Nachrichten anzeigen“ öffnet den Posteingang mit allen Nachrichten.
4.3 Suchfunktion Auf der Startseite wird die Suchfunktion angepasst. Sie ermöglicht es z.B. produktüber-greifend nach Namen und Rufnummern zu suchen.
Abbildung 7: Produktübergreifende Suchfunktion
Die Eingabe kann den vollständigen Suchbegriff oder Teile daraus umfassen, indem Sie den Platzhalter * voranstellen.
Beim Durchführen der Suche wird der Platzhalter am Ende des Suchbegriffs auto-matisch ergänzt.
Über dem Eingabefeld für den Suchbegriff wird angezeigt, nach welchen Angaben gesucht werden kann. Die Eingaben in das Suchfeld können mit Hilfe der logischen Operatoren „UND“ oder “ODER“ (bitte Großschreibung beachten!) verkettet werden. Eine Verknüpfung von Suchbegriffen unter gleichzeitiger Verwendung beider logischer Operatoren ist nicht möglich.
Beispiel:
Abbildung 8: Suche mit verknüpften Suchbegriffen
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Wenn Sie auf „Produktübergreifend suchen“ klicken, wird nach Übereinstimmungen des Suchbegriffs in den nachfolgenden Objekten gesucht.
• Standorte/Anschlüsse • Nachrichten • Externes Telefonbuch • Flexible-Rufnummern (alternative Rufnummernanzeige) • Teilnehmer • Gruppen • Aufträge • Funktionsprofile • Wahlberechtigungen • Zielrufnummern • Administratoren • Kontakte (Adressbucheintrag)
Dabei werden z.B. die Attribute Nachname, Vorname, Rufnummern (Festnetz-Nr., Mobil-Nr., Kurzwahl und Flex-Nr.), E-Mail sowie Adressinformationen in diesen Objekten berücksichtigt.
Wenn das Suchergebnis sehr viele Einträge enthält, nutzen Sie die Filterfunktion, um das Suchergebnis einzugrenzen.
4.4 Bestandsübersicht In der neuen Übersicht wird der Teilnehmer- bzw. Anschlussbestand aller Produkte angezeigt. Die Darstellung beinhaltet nur die von Ihnen genutzen Produkte.
Abbildung 9: Bestandübersicht
4.5 Anzeige von Mahn- und Missbrauchssperren Im Falle der Einrichtung von Missbrauchs- oder Mahnsperren, erhalten Sie als Administrator einen entsprechenden Hinweis auf der Startseite. Der Hinweistext zeigt die Art der Sperre an und enthält Links auf Detailinformationen zu den Sperren.
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Abbildung 10: Beispiel für Anzeige aktiver Sperren
4.6 Anzeige von Tabellen und Suchergebnissen Die Darstellung von Tabellen wird im neuen Portal optimiert und ermöglicht Ihnen dank der neuen Filterfunktionen auch bei großen Datenbeständen einen einfachen Überblick.
Die Anzahl der anzuzeigenden Listeneinträge pro Seite wird jetzt gespeichert und bleibt für die gesamte Sitzung gültig.
Abbildung 11: Anzahl der anzuzeigenden Listenelemente
Unterhalb des Eingabefeldes wird eine Buchstabenleiste angezeigt. Durch Anklicken eines Buchstaben, kann die Menge der angezeigten Objekte reduziert werden. Die Leiste wirkt wie ein Filter auf den Anfangsbuchstaben.
Abbildung 12: Suchfunktionalität mit Buchstabenleiste
Filter werden aus Gründen der Übersichtlichkeit beim Formularaufruf zunächst geschlossen angezeigt. Nach dem Klick auf das Symbol des Filters werden die Filterdetails geöffnet.
Abbildung 13: Filterfunktionen
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5 Die wichtigsten Änderungen für Administratoren Die Änderungen beziehen sich im Wesentlichen auf eine optimierte Anordnung der Funktionen im Rahmen der neuen Navigation und die Erweiterung der Tabellen-ansichten mit den neuen Such- und Filterfunktionen.
5.1 Teilnehmersuche Sie gelangen direkt zur Teilnehmersuche, wenn Sie im Menü auf „OfficeNet“, „Teilnehmer“ oder „Teilnehmer suchen“ klicken. Die neuen Such- und Filterfunktionen stehen Ihnen hier jetzt zur Verfügung.
Abbildung 14: Teilnehmer suchen
5.2 Teilnehmer anlegen Wählen Sie „OfficeNet“ in der Menüleiste und klicken dann im Menü „Teilnehmer “ auf „Teilnehmer hinzufügen“. Im Anschluss werden Sie, wie gewohnt, durch den Einrichtungsprozess geführt.
Abbildung 15: Teilnehmer hinzufügen
5.3 Teilnehmer ändern und löschen Um existierende Teilnehmer zu ändern oder zu löschen beginnnen Sie zunächst mit der Teilnehmersuche. Markieren Sie, wie gewohnt, den gewünschten Teilnehmer mit einem Haken und wählen Sie dann den Button „Ändern“ oder „Löschen“.
5.4 Anlegen von Gruppen Wählen Sie „OfficeNet“ in der Menüleiste aus und klicken Sie im Menü „Gruppen“ auf „Gruppe hinzufügen“.
Abbildung 16: Gruppe hinzufügen
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5.5 Gruppen ändern und löschen Im Menü „OfficeNet“ klicken Sie direkt auf das Menü „Gruppen“. Es werden alle eingerichteten Gruppen angezeigt. Markieren Sie die gewünschte Gruppe und klicken Sie entsprechend auf „Gruppe ändern“ oder „Gruppe löschen“.
Abbildung 17: Gruppen ändern
5.6 Rollen- & Rechte-Konzept Die Rolle des kaufmännischen Administrators wird mit diesem Release nicht mehr unterstützt. Die vorhandenen Administrator-Accounts werden umgestellt. Sie werden mit der Umstellung des Portals die Rolle „Gesamtadministrator“ erhalten.
6 Die wichtigsten Änderungen für Anwender
6.1 Funktionstasten am Tischtelefon einrichten Um Funktionstasten auf Ihrem Tischtelefon zu konfigurieren wählen Sie das Menü „Mein OfficeNet“ und klicken Sie unter „Einstellungen“ auf „Tastenbelegung“.
Abbildung 18: Funktionstasten einrichten
7 Neue Funktionen in OfficeNet Zusätzlich zu den Änderungen der Bedienoberfläche stehen Ihnen mit der neuen Version des Portals folgende Funktionen zur Verfügung:
• Zielrufnummern • Import externer Kontakte • Export externer Kontakte
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7.1 Zielrufnummern Die Funktion Zielrufnummern ermöglicht Ihnen die komfortable Einbindung von häufig gewählten externen Rufnummern in den internen OfficeNet Rufnummernplan.
Einzelrufnummern oder Anlagennummern externer Telefonanlagen werden hierfür als Weiterleitungsrufnummer mit einer frei definierbaren Kurzwahl verknüpft.
Beispiel 1: Einzelrufnummer
Weiterleitungsrufnummer: +492115330
Zugeordnete Kurzwahl: 99
Wählt ein OfficeNet Teilnehmer von seinem Telefon die Kurzwahl 99, so wird er mit der Rufnummer +49211533-0 verbunden
Beispiel 2: Anlagennummer (Rufnummernbereich)
Weiterleitungsrufnummer: +49211533xxxx
Zugeordnete Kurzwahl: 9xxxx
Wählt ein OfficeNet Teilnehmer von seinem Telefon die Kurzwahl 9 gefolgt von einer beliebigen 4-stelligen Durchwahl (z.B. 91234), so wird er mit der Rufnummer +492115331234 verbunden.
7.1.1 Administration Wählen Sie das Menü “OfficeNet” und klicken Sie unter „Einstellungen“ auf „Zielrufnummern“.
Abbildung 19: Administration Zielrufnummern
Hinweis: Zielrufnummern gelten übergreifend für alle OfficeNet-Standorte.
Die Kurzwahl einer Zielrufnummer darf zwischen 3 und 15 Stellen lang sein.
Im Falle von Rufnummernbereichen wird das Zeichen „X“ als Wildcard genutzt. Entsprechend der Länge der Durchwahlen der externen Telefonanlage wird die gleiche Anzahl Wildcards angefügt.
Wildcards können nur in zusammenhängender Folge am Ende der Kurzwahl, bzw. Weiterleitungsrufnummer, verwendet werden. Die Eingabe 9xx2 ist z.B. nicht zulässig.
Die Weiterleitungsrufnummern können beliebige öffentliche Rufnummern (inklusive Sonderrufnummern) sein.
Wenn Sie die Zielrufnummer 5500 für die Anwahl der Mailbox ändern oder löschen, berücksichtigen Sie bitte, dass ggf. auf Mobiltelefonen gespeicherte Kurzwahlen entsprechend manuell aktualisiert werden müssen.
Die Abrechnung der Gespräche erfolgt zu Lasten des OfficeNet-Teilnehmers, der die Kurzwahl der Zielrufnummer gewählt hat. Die
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Berechnung erfolgt gemäß des Teilnehmer-Tarifs und der zugeordneten Weiterleitungsnummer.
7.1.1.1 Einrichten
1. Klicken Sie auf Zielrufnummer hinzufügen.
Abbildung 20: Zielrufnummern hinzufügen
2. Geben Sie einen Namen ein, unter dem die neue Zielrufnummer gespeichert werden soll.
3. Legen Sie fest, welche Kurzwahl die OfficeNet-Teilnehmer wählen sollen, um mit der Weiterleitungsnummer verbunden zu werden. Wenn nach der Kurzwahl die Eingabe eines Rufnummernbereichs gewünscht ist, ergänzen Sie die Kurzwahl mit der entsprechenden Anzahl an Wildcards (Zeichen X).
4. Die Funktion VoiceMail wird nur benötigt, wenn Sie abweichend zur 5500 eine neue Kurzwahl für den Zugriff auf das Mailboxsystem einrichten wollen. Setzen Sie hierfür bitte den Haken bei Voice Mail. Die Weiterleitungsnummer wird in diesem Fall automatisch konfiguriert, eine Eingabe der Weiterleitungsnummer ist daher nicht mehr möglich.
5. Geben Sie unter Weiterleitungsnummer das Anrufziel der Kurzwahl ein. Wenn Sie für die Kurzwahl Wildcards verwendet haben, müssen Sie die gleiche Anzahl an Wildcards am Ende der Rufnummer anfügen.
6. Klicken Sie auf Speichern, um die Einstellungen zu übernehmen und die Zielrufnummer zu aktivieren.
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7.1.1.2 Ändern
Sie können bereits gespeicherte Zielrufnummern jederzeit ändern.
1. Klicken Sie auf den Namen des zu ändernden Listeneintrags.
(Alternativ können Sie in der Zeile des zu ändernden Listeneintrags anklicken, um Details anzuzeigen und danach auf Zielrufnummer ändern klicken)
Abbildung 21: Zielrufnummer ändern
2. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor.
3. Klicken Sie auf Speichern, um die Einstellungen zu übernehmen.
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7.1.1.3 Löschen
1. Markieren Sie die gewünschte(n) Rufnummer(n) in der Spalte Auswahl.
Abbildung 22 Zielrufnummern löschen
2. Klicken Sie Löschen. Eine Sicherheitsabfrage wird angezeigt.
3. Klicken Sie auf Fortfahren, um die Löschung der Zielrufnummer(n) zu bestätigen.
7.2 Telefonbuch Import & Export
7.2.1 Import externer Kontakte Diese Funktion ermöglicht das Hinzufügen von externen Kontakten zum Telefonbuch. Wählen Sie das Menü „OfficeNet“ und klicken Sie unter „Externes Telefonbuch“ auf „Kontakte importieren“.
Abbildung 23: Kontakte importieren
Externe Kontakte können im Text- oder Microsoft Excel-Format (MS Excel 5.0/95, 97 oder 2003) importiert werden.
Hinweis: Zum Erstellen einer Importvorlage, können Sie aus dem OneView-Portal ein Telefonbuch-Export ausführen, ohne ein Telefonbuch zu selektieren (vgl. Abbildung 27). Sie erhalten dann eine leere Datei mit den vordefinierten Spaltenüberschriften.
Klicken Sie auf „Durchsuchen“ und wählen Sie die entsprechende Datei mit den Kontakten aus, die Sie importieren möchten. Im Anschluss klicken Sie auf „Weiter“.
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Im nächsten Schritt werden Ihre Daten geprüft und in folgende Kontakt Kategorien aufgeteilt:
• importierbare, neue Kontakte
• bereits vorhandene Kontakte
• nicht importierbare, fehlerhafte Datensätze
Sollten sich in den Daten nur importierbare, neue Kontakte befinden, klicken Sie auf „Weiter“ um fortzufahren.
Befinden sich bereits vorhandene oder nicht importierbare Kontakte in Ihren Daten, werden Sie aufgefordert festzulegen wie mit diesen Daten weiter vorgegangen werden soll. Legen Sie dies mit den dafür vorgesehenen Schaltflächen fest und klicken anschließend auf „Weiter“.
Abbildung 24 Schaltfläche Aktualisieren/Ignorieren
Sie sehen nun eine Zusammenfassung, der Sie mit Klicken auf den „Import starten“ Button zustimmen.
Abbildung 25 Import Kontakte starten
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7.2.2 Export von Kontakten OfficeNet-Telefonbücher können über den Menüpunkt „Kontakte exportieren“ exportiert werden.
Abbildung 26: Export Kontakte
Das Telefonbuch kann im Excel- oder im CSV-Format exportiert werden. Sie können festlegen, ob nur interne oder externe Kontakte exportiert werden sollen und in welcher Sortierung das Telefonbuch zu erzeugt werden soll.
Persönliche Telefonbücher können nur vom Anwender exportiert werden.
Durch Klicken auf „Daten exportieren“ wird der Export des Telefonbuchs gestartet.
Abbildung 27: Export Kontakte durchführen