Objektorientierte Geschäftsprozessmodellierung mit BPMN und
UML
Einstellungsprozess derStadtwerke-Flensburg GmbH
VorgehensweiseProjektvorbereitung - Teambildung
• Personalentwicklung• Softwareentwicklung
VorgehensweiseProjektvorbereitung – Projektplanung
VorgehensweiseProjektvorbereitung – Prozessauswahl
• Prozess „Mitarbeiter einstellen“
VorgehensweiseProjektvorbereitung – Projektziele
• Initiale Definition des Prozessablaufs• Reduzierung der Zeitkomplexität• Rechtskonformität herstellen
VorgehensweiseIst-Aufnahme
• quantitative und qualitative Erfassung
VorgehensweiseIst-Aufnahme – Daten erheben
• Nicht-standardisiertes Interview
VorgehensweiseModellierung des Ist-Zustandes
• BPMN für Prozessablauf• UML für Prozessobjekte
VorgehensweiseModellierung des Ist-Zustandes
Proz
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VorgehensweiseModellierung des Ist-Zustandes
Proz
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Funk
tions
nam
e
Personalfragebogen ausgeben
Zusageschreiben und Vertrag
ausgeben
Arbeitsvertrag prüfen Daten bereitstellen
ok ja
nein
ok ja
nein
Daten versenden
Daten erhalten
Vertrag versenden
Absage versenden
Absage erhalten
Vertrag erhalten
Anfrage versenden
Anfrage erhalten
Daten versenden
Absage versenden
Absage erhalten
Daten erhalten
VorgehensweiseModellierung des Ist-Zustandes
Proz
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r Sup
port
Serv
erdi
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e
Eintrag für Servicefunktionen
erstellen
Benutzer im active directory anlegen
Benutzer im HR anlegen
Eintrag in Telefonanlage
vornehemn
SAP Stammnummer
Zutrittsberechtigung erstellen
Personalakte anlegen
ELB anmeldenVBL anmeldenSozialversicherung und Krankenkasse
anmelden
Mitarbeiterausweis bereitstellen
Personalakte
VorgehensweiseModellierung des Ist-Zustandes
Proz
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Neu
er M
itarb
eite
r
Mitarbeiter Ausweis erstellen
AusweisNr im HR nachpflegen
AusweisNr
Mitarbeiter-Ausweis erhalten
Ausweis versenden
Ausweis erhalten
VorgehensweiseModellierung des Ist-Zustandes
Proz
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burg
Abte
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slei
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Ab
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Zutrittsberechtigung beantragen
Antrag bearbeiten Antrag genehmigt nein
Zutrittsberechtigung erstelln
ja
VorgehensweiseModellierung des Ist-Zustandes
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Kran
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Krankenkasse prüfen
Sozialversicherung prüfen
Krankenkasse vorhanden
Sozial-Versicherung
vorhanden
Bei beliebiger Krankenkasse
anmelden
Bei beliebiger Sozialversicherung
anmelden
nein
ja
nein
ja Versicherungen im HR eintragen
VorgehensweiseModellierung des Ist-Zustandes
Proz
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mel
den
“
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es B
unde
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der
Mitarbeiter bei VBL anmelden
Anmeldung verarbeiten
Laufende Laufende VBL-Nummer
VBL-Nummer im HR eintragen
Anmeldung erhalten Laufende VLB-Nummerversenden
Laufende VLB-Nummer erhalten
Anmeldungversenden
VorgehensweiseModellierung des Ist-Zustandes
Proz
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Prüfen ob Mitarbeiter gwerblich
gewerblich Arbeitsbereich prüfen Erzeugung Netzteneinnein nein
ja
ja
ja
Mitarbeiter im ELB anlegen
VorgehensweiseModellierung des Ist-Zustandes
Proz
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Neu
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Eintrag in der Telefonanlage
erstellen
Daten erhalten
Zugangsdaten erhalten
Zugangsdaten versenden
VorgehensweiseModellierung des Ist-Zustandes
Proz
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ren
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burg
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Datensatz n aus Telefonanlage lesen
Mapping Intranet Datenbank
Mapping erfolgreich
Datensätze vergleichen
Datensätze unterschiedlich
Datensatz eintragen
nein ja
Datensatz-Menge < n ja
nein nein
n++
VorgehensweiseModellierung des Ist-Zustandes
Proz
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Dokumente bearbeiten
Pc-Regeln und Verpflichtungserklär
ung nach Bundesdatenschutz gesetzt anfordern
Dokumente unterschrieben
nein
ja Personalakte anlegenDokumente prüfen
Daten senden
Daten erhalten Daten senden
Daten erhalten
VorgehensweiseModellierung des Ist-Zustandes
Proz
ess:
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Abte
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Arbeitsbekleidung bereitstellen
Notebook bereitstellen
Schlüssel bereitstellen
VorgehensweiseModellierung des Ist-Zustandes
Proz
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Abte
ilung
Abte
ilung
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tung
Lage
rhal
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Tätigkeit erfordert BekleidungTätigkeit prüfen
Arbeitsbekleidung beantragen
Antrag prüfen genehmigt
ja
Arbeitsbekleidung ausgeben
ja
nein
nein
VorgehensweiseModellierung des Ist-Zustandes
Proz
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„N
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llen
“
Stad
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ke-F
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burg
Abte
ilung
Abte
ilung
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tung
Tech
nisc
her S
uppo
rt
Notbook ausgeben
Tätigkeit erfordert Notebook
Tele-Arbeitsplatz Tätigkeit prüfen nein
ja ja
Notebook beantragen
Antrag prüfen genehmigt nein
ja
nein
VorgehensweiseModellierung des Ist-Zustandes
Proz
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“
Stad
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burg
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ilung
Abte
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Net
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istu
ngen
Tätigkeit erfordert Schlüssel
Schlüssel beantragen
Schlüssel ausgeben
Tätigkeit prüfen
Antrag prüfen genehmigt
ja
nein
ja
nein
VorgehensweiseModellierung des Ist-Zustandes
Proz
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eben
“
Stad
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burg
SAP Benutzer anlegen
Arbeitsplatz ermitteln
Tätigkeit erfordert SAP-
Zugangja SAP Berechtigungen
vergeben
Tätigkeit erfordert
Zugangsberechtigung
Erweiterte Zutrittsberechtigung
erstellenja
nein
nein
VorgehensweiseModellierung des Ist-Zustandes
Proz
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„SA
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verg
eben
“
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burg
Mod
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rant
wor
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trie
bsra
t
Berechtigungen ermitteln
Berechtigung für HR
Genehmigung einholen
Genehmigung prüfen
ja genehmigt nein
Berechtigung beantragennein ja
Antrag prüfen genehmigt
ja
nein
Berechtigungen erstellen
VorgehensweiseModellierung des Ist-Zustandes
Proz
ess:
„Zu
tritt
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echti
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en
verg
eben
“
Stad
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lens
burg
Abte
ilung
slei
tung
Ab
teilu
ng
Zutrittsberechtigung beantragen
Antrag bearbeiten Antrag genehmigt nein
Zutrittsberechtigung erstelln
ja
VorgehensweiseModellierung des Ist-Zustandes
Proz
ess:
„G
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tsun
ters
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ng
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“
Stad
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Neu
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eite
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Termin prüfen
Gesundheitsuntersuchung durchführen
Krankheit verbietet Tätigkeit
nein
Termin vorschlagen
zustimmung
ja
An Gesundheitsuntersuchung teilnehmen
ja
Termin versenden
Termin erhalten Bestätigung versandt
Ablehnung versandt
Ablehnung erhalten Bestätigung erhalten
VorgehensweiseModellierung des Ist-Zustandes
Proz
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Neu
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itarb
eite
r
Gefährlichkeit des Arbitsplatzes
ermitteln
Arbeitsplatz gefährlich
Termin vorschlagen
ja
Mitarbeiter zur Warteschlange
hinzufügennein
Größe der Warteschlange
ermitteln
Warteschlange > 9
ja
nein
Termin prüfen
Sicherheits-Unterweisung durchführen
Wartschlane leeren
Teilnahmebescheinigungen verarbeiten
An Sicherheits-Unterweisung
teilnehmenTermin ok
nein
ja
Termin versenden
Termin erhalten
Ablehnung senden
Ablehnung erhalten
Bestätigung empfangen
VorgehensweiseModellierung des Ist-Zustandes
Proz
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Pers
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Letze Sicherheitsunterwei
sung prüfen> 1 Jahr neinMitarbeiter n
ermitteln
n++Anzahl Mitarbeiter >= n ja
nein
Sicherheitsunterweisung durchführen
ja
VorgehensweiseModellierung des Ist-Zustandes
Klas
send
iagr
amm
der
Pro
zess
obje
kte
-Personalnummer-Pin-Kostenstelle-Abteilung-Telefonnummer-Letzte Sicherheitsunterweisung : Date-Schlüssel erhalten-SAP-Berechtigungen-Zutrittsberechtigung
Mitarbeiter
-Anschreiben-Lebenslauf-Zeugnisse-Zertifikate-Betriebsratsmeldung-Verpfichtungserklärung nach Bundesdatenschutzgesetz
Personalakte
-Täufling
Pate
-Personalnummer-Beginn der Beschäftigung-Organisation-Geschlecht-Name-Vorname-Familienstand-Adresse-Benkverbindung-Beschäftigungszeit-Lohnsteuer-Sozialversicherung-Krankenkasse-VBL-Nummer-weitere Beschäftigungsverhältnisse
Personalfragebogen
1
1
11
Elektronisches Lohnbuch
-Start-Ende-Wochentag-Feiertag : bool-Kostenstelle
ELB-Eintrag
1
0..*
Gewerblicher Mitarbeiter Mitarbeiter Erzeugung Mitarbeiter Netze Mitarbeiter Andere
1
1
1
1
1
1
1
0..1
VorgehensweisePotentialanalyse
Erke
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von
Sch
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llen
1. Subprozess „Arbeitsmittel bereitstellen“ parallelisieren.
2. Kommunikation aus „Personalakte anlegen“ nach „Mitarbeiterdaten erfassen“ verlagern.
3. Kommunikation aus „Mitarbeiterdaten erheben“ zusammenfassen.
4. Subprozesse im Hauptprozess parallelisieren.
5. Subprozesse im Subprozess „Mitarbeiter organisatorisch zuordnen“ parallelisieren.
6. Elemente im Subprozess „Sozialversicherung und Krankenkasse anmelden“ parallelisieren.
7. Sicherheitsunterweisung rechtswidrig.8. Fehlende Vertretungsregeln.
VorgehensweiseModellierung von Sollprozessen
Subp
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Arbe
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iere
n
Abte
ilung
Arbeitsbekleidung bereitstellen
Notebook bereitstellen
Schlüssel bereitstellen
VorgehensweiseModellierung von Sollprozessen
Subp
roze
ss „
Arbe
itsm
ittel
ber
eits
telle
n“
para
llelis
iere
n
Aktivität / Subprozess Dauer min Dauer max
Schlüssel bereitstellen 5 Minuten 5 Minuten
Notebook bereitstellen 14 Tage 16 Tage
Arbeitsbekleidung
bereitstellen
10 Minuten 10 Minuten
Sequenzielle Ausführung
Best-Case 0min + 0min + 0min = 0 min //keine Arbeitsmittel benötigt
Worst-Case 5 min + 16 Tage + 10 min = 16 Tage 15 min
Parallele Ausführung
Best-Case Max(0min + 0min + 0min) = 0 min
Worst-Case Max(5 min, 16 Tage, 10 min) = 16 Tage
Verbesserung
Best-Case
Worst-Case
VorgehensweiseModellierung von Sollprozessen
Mita
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aten
erhe
ben
zusa
mm
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ssen
Stad
twer
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burg
Pers
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ung
Neu
er M
itarb
eite
r
Personalfragebogen ausgeben
Zusageschreiben und Vertrag
ausgeben
Pc-Regeln und Verpflichtungserklär
ung nach Bundesdatenschutz gesetzt anfordern
Personalfragebogen prüfen
Arbeitsvertrag prüfen
Pc-Regeln und Verpflichtungserklär
ung prüfenok ok okja ja ja
nein
nein
nein
Daten versenden
Daten erhalten
Absage erhalten
Daten erhalten
Daten versenden
Absage versenden
VorgehensweiseModellierung von Sollprozessen
Mita
rbei
terd
aten
erhe
ben
zusa
mm
enfa
ssen
Verbesserung
•Ein Dokument benötigt 4 Kommunikationsschritte
•Drei Dokumente benötigen 3 x 4 = 16 Kommunikationsschritte
•Parallele Versendung erfordert 4 Kommunikationsschritte
VorgehensweiseModellierung von Sollprozessen
Subp
roze
sse
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aupt
proz
ess
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Stad
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Neu
er M
itarb
eite
r
Serv
erdi
enst
e
Paten zuweisen
Mitarbeiterausweis und Zugangsdaten
erhalten
Betriebsratsmeldung vornehmen
Sicherheits-Unterweisung durchführen
Jährliche Sicherheits-
Unterweisung durchführen
Gesundheits-Untersuchung durchführen
Arbeitsmittel bereitstellen
Meldung prüfen
Zustimmung nein
ja
Mitarbeiter Daten erheben
Anforderung bearbeiten
Organisatorisch zuordnen
tätigkeitsspezifische Berechtigungen
vergeben
Telefonanlagedaten für Servicefunktionen
exportieren
Anforderung senden
Anforderung erhalten
Daten senden
Daten erhalten
Daten erhalten
VorgehensweiseModellierung von Sollprozessen
Subp
roze
ss „
Arbe
itsm
ittel
ber
eits
telle
n“
para
llelis
iere
n
Aktivität / Subprozess Dauer min Dauer max
Tätigkeitsspezifische Berechtigungen
vergeben
1 Tag 2 Wochen
Gesundheitsuntersuchung durchführen 1 Woche 2 Wochen
Sicherheitsunterweisung durchführen 1 Tag 4 Wochen
Paten zuweisen 1 Tag 1 Tag
Sequenzielle Ausführung
Best-Case 0 min + 1 Woche + 1 Tag + 1 Tag = 1 Woche 2 Tage
Worst-Case 2 Wochen + 2 Wochen + 4 Wochen + 1 Tag = 8 Wochen 1 Tag
Parallele Ausführung
Best-Case Max(0 min, 1 Woche, 1 Tag, 1 Tag) = 1Woche
Worst-Case Max(2 Wochen, 2 Wochen, 4 Wochen, 1 Tag) = 4 Wochen
Verbesserung
Best-Case
Worst-Case
VorgehensweiseModellierung von Sollprozessen
Subp
roze
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sche
r Sup
port
Serv
erdi
enst
e
Eintrag für Servicefunktionen
erstellen
Benutzer im Domänencontroller
anlegen
Benutzer im HR anlegen
Eintrag in Telefonanlage
vornehemn
SAP Stammnummer
Zutrittsberechtigung erstellen
Benutzer im ELB anlegen
VBL anmelden
Sozialversicherung und Krankenkasse
anmelden
Mitarbeiterausweis bereitstellen
Personalakte anlegen
VorgehensweiseModellierung von Sollprozessen
Subp
roze
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im S
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Aktivität / Subprozess Dauer min Dauer max
Mitarbeiterausweis bereitstellen 10 min 15 min
Zutrittsberechtigungen erstellen 10 min 15 min
Sequenzielle Ausführung
Best-Case 10 min + 10 min = 20 min
Worst-Case 15 min + 15 min = 30 min
Parallele Ausführung
Best-Case Max(10 min + 10 min) = 10 min
Worst-Case Max(15 min + 15 min) = 15 min
Verbesserung
Best-Case
Worst-Case
Erster Prozesspfad (Personalentwicklung)
VorgehensweiseModellierung von Sollprozessen
Subp
roze
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n
Aktivität / Subprozess Dauer min Dauer max
Sozialversicherung und Krankenkasse anmelden 1 min 5 Tage
VBL anmelden 5 min 5 min
ELB anmelden 5 min 5 min
Sequenzielle Ausführung
Best-Case 1 min + 5 min + 5 min = 11 min
Worst-Case 5 Tage + 5 min + 5 min = 5 Tage 10 min
Parallele Ausführung
Best-Case Max(1 min + 5 min + 5 min) = 5 min
Worst-Case Max(5 Tage + 5 min + 5 min) = 5 Tage
Verbesserung
Best-Case
Worst-Case
Zweiter Prozesspfad (Personalbetreuung)
VorgehensweiseModellierung von Sollprozessen
Elem
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Pers
onal
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Krankenkasse prüfen
Sozialversicherung prüfen
Krankenkasse vorhanden
Sozial-Versicherung
vorhanden
Bei beliebiger Krankenkasse
anmelden
Bei beliebiger Sozialversicherung
anmelden
nein
ja
nein
ja Sozial-Versicherung im SAP eintragen
Krankenkasse im SAP eintragen
VorgehensweiseModellierung von Sollprozessen
Elem
ente
im S
ubpr
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s „S
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d Kr
anke
nkas
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lelis
iere
n
Aktivität / Subprozess Dauer min Dauer max
Sozialversicherung anmelden 1 min 5 Tage
Krankenkasse anmelden 1 min 5 Tage
Sequenzielle Ausführung
Best-Case 1 min + 1 min = 2 min
Worst-Case 5 Tage + 5 Tage = 10 Tage
Parallele Ausführung
Best-Case Max(1 min + 1 min) = 1 min
Worst-Case Max(5 Tage + 5 Tage) = 5 Tage
Verbesserung
Best-Case
Worst-Case
VorgehensweiseModellierung von Sollprozessen
Sich
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wid
rig
Stad
twer
ke-F
lens
burg
Arbe
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entw
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Neu
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itarb
eite
r
Fristen prüfen
Gefährlichkeit des Arbitsplatzes
ermitteln
Arbeitsplatz gefährlich
Termin vorschlagen
ja
Mitarbeiter zur Warteschlange
hinzufügennein
Größe der Warteschlange
ermitteln
Warteschlange > 9
ja
nein
Termin prüfen
Sicherheits-Unterweisung durchführen
Wartschlane leeren
Teilnahmebescheinigungen verarbeiten
An Sicherheits-Unterweisung
teilnehmenTermin ok
nein
ja
Mitarbeiter n Tage bis erster
Arbeitstag prüfen <= 7
n++Warteschlange < nnein
n=0nein
ja
ja
Termin versenden
Termin erhalten
Ablehnung senden
Ablehnung erhalten
Bestätigung empfangen
7 Tage warten
VorgehensweiseModellierung von Sollprozessen
Fehl
ende
Ver
tret
ungs
rege
ln
Vertretungsregeln
VorgehensweiseEmpfohlene Modifikationen
Empf
ohle
ne M
odifi
katio
nen
•Durchsetzung der Vertretungsregeln.•Rechtkonformität im Subprozess „Sicherheitsunterweisung durchführen „herstellen. •Kommunikation aus „Mitarbeiterdaten erheben“ und „Personalakte anlegen“ zusammenfassen. •Subprozesse im Hauptprozess parallelisieren. •Elemente im Subprozess „Sozialversicherung und Krankenkasse anmelden“ parallelisieren.
VorgehensweiseZukunft
Tech
nisc
her W
orkfl
ow
•Implementierung als technischen Workflow