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Herzlich Willkommen
zum Workshop
Projektcontrolling in Theorie und Praxis
Referenten / Moderatoren:
Thor Möller und Jan-Henning Dose
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Unser Programm heute
Uhrzeit Thema
18.00 Begrüßung und Vorstellung
18:05 Idee, Vorgehen und Ziele des Workshops
18:15 Abfrage der Teilnehmer zum Projektcontrolling
18:35 Übersicht von fünf wichtigen PM-Standards
19:00 Abgleich der Standards mit Wissen der Teilnehmer
19:25 Ergebnisse Thesenmarkt
19:30 Verabschiedung und Ausblick
19:35 Ende der Veranstaltung
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Unser Programm heute
Uhrzeit Thema
18.00 Begrüßung und Vorstellung
18:05 Idee, Vorgehen und Ziele des Workshops
18:15 Abfrage der Teilnehmer zum Projektcontrolling
18:35 Übersicht von fünf wichtigen PM-Standards
19:00 Abgleich der Standards mit Wissen der Teilnehmer
19:25 Ergebnisse Thesenmarkt
19:30 Verabschiedung und Ausblick
19:35 Ende der Veranstaltung
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Neuausrichtung der Region Bremen
Vilfredo Pareto
(1848 – 1923)
Das Pareto-Prinzip
(80:20-Regel) besagt, dass
mit 20% Input 80% Output
erzielt werden.
Für die restlichen 20% Output
benötigt man also 80% Input.
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Pareto-Prinzip
80%
80%
20%
20%Symbolisch gesehen kann mit
einem Input von 20% ein Output
von 80% erreicht werden. Die
übrigen 20% Output erfordern
dafür 80% Input.
Beispiele:
Kundenstruktur: 20% der Kunden erbringen 80% des Umsatzes
Selbstmanagement: in 20% der Zeit schafft man 80% des Tagesergebnisses
Input Output
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Neuausrichtung der Region Bremen
"Die Schwierigkeit ist nicht, neue Ideen zu finden,
sondern den alten zu entkommen.“
John Maynard Keynes (1883 - 1946)
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Neuausrichtung der Region BremenJoseph Alois Schumpeter
(1883 - 1950)
Theorie der
schöpferischen Zerstörung
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Region Bremen
Not everything that counts
can be counted,
and not everything that can
be counted counts.
Albert Einstein (1879 – 1955)
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Ziele und Ergebnisse des Workshops
• Intensiver Austausch zum Thema
• Überblick PM-Standards
• Vergleich Standards und PM-Praxis
• Thesenmarkt
• Net(t)-Working
• Protokoll für Teilnehmer
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Unser Programm heute
Uhrzeit Thema
18.00 Begrüßung und Vorstellung
18:05 Idee, Vorgehen und Ziele des Workshops
18:15 Abfrage der Teilnehmer zum Projektcontrolling
18:35 Übersicht von fünf wichtigen PM-Standards
19:00 Abgleich der Standards mit Wissen der Teilnehmer
19:25 Ergebnisse Thesenmarkt
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19:35 Ende der Veranstaltung
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Vorgehen und Tools bei Projektcontrolling
• Was wollen Sie über das Thema wissen?
• Welche Erfahrungen haben sie mit Projektcontrolling?
• Welche Tools verwenden Sie?
• Welche Standards verwenden Sie?
• Wie ist das Vorgehen in Ihrem Unternehmen?
• Gibt es ein PM-Office, das das Projektcontrolling unterstützt?
• Gibt es ein PM-Handbuch, das das Projektcontrolling vorgibt?
• Mit welcher PM-Software wird das Projektcontrolling unterstützt?
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Unser Programm heute
Uhrzeit Thema
18.00 Begrüßung und Vorstellung
18:05 Idee, Vorgehen und Ziele des Workshops
18:15 Abfrage der Teilnehmer zum Projektcontrolling
18:35 Übersicht von fünf wichtigen PM-Standards
19:00 Abgleich der Standards mit Wissen der Teilnehmer
19:25 Ergebnisse Thesenmarkt
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Workshop Projekt-ControllingStandard: PM3 (GPM/IPMA)
© Dr. Thor Möller (con-thor)
Jan-Henning Dose
(PLANKTON)
Die Dargestellten Inhalte unterliegen teilweise eigenen Urheber- und
Nutzungsrechten.
Quelle: Quelle: www.ipma.ch und www.gpm-ipma.de
Kontextabhängige Kompetenzen
•Projektorientierung
•Programmorientierung
•Portfolioorientierung
•Projekt-, Programm- und Portfolioeinführung
•Stammorganisation
•Geschäft
•Systeme, Produkte und Technologie
•Personalmanagement
•Gesundheit, Betriebs-, Arbeits- und Umweltschutz
•Finanzierung
•Rechtliche Aspekte
Verhaltenskompetenzen
•Mitarbeiterführung
•Engagement und Motivationsfähigkeit
•Selbstbeherrschung
•Durchsetzungsvermögen
•Entspannung
•Offenheit
•Kreativität
•Ergebnisorientierung
•Effizienz
•Rücksprache
•Verhandlungsführung
•Konflikte und Krisen
•Zuverlässigkeit
•Wertschätzungsfähigkeit
•Ethik
Technische Kompetenzen
•Projektmanagementerfolg
•Betroffene Interessensgruppen
•Projektanforderungen und -
zielsetzungen
•Risiken und Chancen
•Qualität
•Projektorganisation
•Teamarbeit
•Problemlösung
•Projektstrukturen
•Leistungsbeschreibung und
Deliverables
•Zeitplan und Projektphasen
•Ressourcen
•Kosten und Finanzierung
•Beschaffung und Verträge
•Änderungen
•Kontrolle und Berichtswesen
•Information und Dokumentation
•Kommunikation
•Start
•Abschluss
Workshop Projekt-ControllingStandard: PMBoK® (PMI)
© Dr. Thor Möller (con-thor)
Jan-Henning Dose
(PLANKTON)
Die Dargestellten Inhalte unterliegen teilweise eigenen Urheber- und Nutzungsrechten.
Quelle: A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Fifth Edition;
2013
Workshop Projekt-ControllingStandard: Project Excellence (GPM/IPMA)
© Dr. Thor Möller (con-thor)
Jan-Henning Dose
(PLANKTON)
Die Dargestellten Inhalte unterliegen teilweise eigenen Urheber- und
Nutzungsrechten.
Quelle: www.ipma.ch und www.gpm-ipma.de und www.pm-poster.de
Projektmanagement
(500 Punkte)1. Zielorientierung (140 Punkte)
Wie das Projekt seine Ziele aufgrund umfassender
Informationen über die Anforderungen seiner
Interessensgruppen formuliert, entwickelt,
überprüft und umsetzt. Es ist nachzuweisen, wie
1.1. die Interessensgruppen und deren
Erwartungen und Anforderungen identifiziert
werden (Die Bewerbung soll eine Liste der
identifizierten Interessensgruppen und deren
Erwartungen und Anforderungen enthalten. Dabei
sollen die Interessensgruppen entsprechend der
Kriterien 6 bis 8 gegliedert sein),
1.2. die Projektziele auf der Basis umfassender
und relevanter Informationen entwickelt sowie
konkurrierende Interessen integriert werden und
wie
1.3. die Projektziele vermittelt, anerkannt,
überprüft und angepasst werden.
2. Führung (80 Punkte)
Wie das Verhalten aller Führungskräfte im Projekt
Project Excellence inspiriert, unterstützt und
promotet. Es ist nachzuweisen, wie alle
Führungskräfte des Projekts
2.1. Project Excellence glaubwürdig vorleben,
wirksam promoten und aktiv Verbesserungen
innerhalb des Projekts fördern und
2.2. sich um Kunden, Lieferanten und andere
Organisationen bemühen.
3. Mitarbeiter (70 Punkte)
Wie die Projektmitarbeiter einbezogen, ihre
Potentiale erkannt und genutzt werden. Es ist
nachzuweisen, wie
3.1. die Potentiale aller Mitarbeiter erkannt, im
Sinne der Projektziele genutzt, aufrechterhalten
und weiterentwickelt werden und wie
3.2. alle Mitarbeiter einbezogen, beteiligt und zu
selbständigem Handeln autorisiert werden.
4. Ressourcen (70 Punkte)
Wie die vorhandenen Ressourcen wirksam und
effizient eingesetzt werden. Es ist nachzuweisen,
wie das Projekt
4.1. Finanzmittel,
4.2. Informationen,
4.3. Lieferanten (Unterauftragnehmer) und deren
Lieferungen und Leistungen sowie
4.4. andere Ressourcen plant und steuert.
5. Prozesse (140 Punkte)
Wie im Projekt wertschöpfende Prozesse
identifiziert, überprüft und gegebenenfalls
verändert werden. Es ist nachzuweisen, wie
5.1. die für den Projekterfolg wesentlichen
Prozesse systematisch identifiziert, geführt,
überprüft sowie angepasst und optimiert werden.
(Die Bewerbung soll eine Liste der identifizierten
Schlüsselprozesse enthalten, insbesondere der
Prozesse und Teilprozesse, die einen
signifikanten Einfluss auf die Kriterien 6 bis 9
haben)
5.2. Projektmanagementmethoden und –systeme
effektiv eingeführt, angewandt und verbessert
werden und wie
5.3. das Projekt die entstandenen und
entstehenden Erfahrungen so aufbereitet und
darstellt, dass diese für andere Projekte
personenunabhängig nutzbar sind
Projektergebniss
e (500 Punkte)6. Kundenzufriedenheit (180
Punkte)
Was das Projekt im Hinblick auf
die Erwartungen und die
Zufriedenheit der Kunden leistet.
Es ist nachzuweisen, wie die
Kunden das Projekt in seinen
Leistungen und Ergebnissen
6.1. direkt und
6.2. anhand weiterer Messgrößen
indirekt beurteilen.
Die Darstellung zu 6.1 und 6.2
sollte differenziert nach den
verschiedenen Kundengruppen
erfolgen.
7. Mitarbeiterzufriedenheit (80
Punkte)
Was das Projekt im Hinblick auf
die Erwartungen und die
Zufriedenheit seiner Mitarbeiter
leistet. Es ist nachzuweisen, wie
die Mitarbeiter und
Führungskräfte das Projekt, die
Zusammenarbeit im Projekt sowie
die Leistungen und Ergebnisse
des Projekts
7.1. direkt und
7.2. anhand weiterer Messgrößen
indirekt beurteilen.
8. Zufriedenheit sonstiger
Interessensgruppen (60
Punkte)
Was das Projekt im Hinblick auf
die Erwartungen und
Zufriedenheit sonstiger
Interessensgruppen
leistet. Es ist nachzuweisen, wie
die sonstigen Interessensgruppen
die Auswirkungen des Projekts
8.1. direkt wahrnehmen und
8.2. anhand weiterer Messgrößen
indirekt beurteilen.
Die Darstellung zu 8.1 und 8.2
sollte differenziert nach den
verschiedenen
Interessensgruppen erfolgen.
9. Zielerreichung (180 Punkte)
Was das Projekt im Hinblick auf
das geplante Projektziel leistet.
9.1. Es ist nachzuweisen,
inwieweit das Projekt die Ziele
erreicht (75%).
9.2. Es ist anhand über 9.1
hinausgehender Messgrößen die
„Performance“ des Projekts
nachzuweisen (25%).
Workshop Projekt-ControllingStandard: PRINCE2 (OGC)
© Dr. Thor Möller (con-thor)
Jan-Henning Dose
(PLANKTON)
Die Dargestellten Inhalte unterliegen teilweise eigenen Urheber- und
Nutzungsrechten.
Quelle: Follert 2009; QRP 2009; Serview 2007; Zwick 2011
Workshop Projekt-ControllingCMMI for Development (SEI, CMU)
© Dr. Thor Möller (con-thor)
Jan-Henning Dose
(PLANKTON)
Die Dargestellten Inhalte unterliegen teilweise eigenen Urheber- und
Nutzungsrechten.
Quelle: Carnegie Mellon University 2006; WIBAS 2011
Workshop Projekt-ControllingSCRUM (Schwaber, Sutherland)
© Dr. Thor Möller (con-thor)
Jan-Henning Dose
(PLANKTON)
Die Dargestellten Inhalte unterliegen teilweise eigenen Urheber- und
Nutzungsrechten.
Quelle: www.scrum.org und eigene darstellungen
Produkt Owner
Servan
t
Leader!
Scrum Master
3-9 Personen
Entwicklungs-Team
verantwortet
Produkt
Backlog
SCRUM-Team
Transpare
nz
Überprüfu
ng
(Inspectio
n)
Anpassun
g
(Adaption)
Product Backlog
Sprint Backlog
Sprint 1 Sprint 2 Sprint 3 Sprint 4 Sprint 5
Daily Scrums
Sta
rt
En
de
Ereignisse:
•Sprint
•Sprint Planning
•Daily Scrum
•Sprint Review
•Sprint
Retrospective
Artefakte:
•Product Backlog
•Sprint Backlog
•Inkrement
•Definition von
“done”+ Sprint Goal
+ Product Burndown Charts
+ Sprint Burndown Charts
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18:15 Abfrage der Teilnehmer zum Projektcontrolling
18:35 Übersicht von fünf wichtigen PM-Standards
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19:30 Verabschiedung und Ausblick
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18:05 Idee, Vorgehen und Ziele des Workshops
18:15 Abfrage der Teilnehmer zum Projektcontrolling
18:35 Übersicht von fünf wichtigen PM-Standards
19:00 Abgleich der Standards mit Wissen der Teilnehmer
19:25 Ergebnisse Thesenmarkt
19:30 Verabschiedung und Ausblick
19:35 Ende der Veranstaltung
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WS Projekt-Controlling: Ergebnisse Thesenmarkt
1) Unser Projektcontrolling gibt uns ausreichende Informationen.
2) Unser Projektcontrolling ist über alle Projekte standardisiert (Vorgabe).
3) Werden die Standards von allen angewendet?
4) Wir verwenden ein bestimmtes Tool für das Projektcontrolling aller Projekte.
5) Das Projektcontrolling aller Projekte ist einfach nach oben aggregierbar.
6) Das Einzelprojektcontrolling wird über das gesamte Projektportfolio aggregiert. Portfolio-Controlling.
7) Alle Messparameter (KPI) sind eindeutig definiert.
nicht ausreichend recht lückenhaft stimmt teilweise stimme zu stimme voll zu
gar nicht ein wenig stimmt teilweise stimme zu stimme voll zu
gar nicht ein wenig stimmt teilweise stimme zu stimme voll zu
kein Tool ein wenig stimmt teilweise stimme zu stimme voll zu
gar nicht ein wenig stimmt teilweise stimme zu stimme voll zu
gar nicht ein wenig stimmt teilweise stimme zu stimme voll zu
gar nicht ein wenig stimmt teilweise stimme zu stimme voll zu
8) Alle Ausprägungen der Messparameter (KPI) sind eindeutig definiert, z.B. Ampelfarben, wann ist es rot?
(qualitative und quantitative Ausprägungen)gar nicht ein wenig stimmt teilweise stimme zu stimme voll zu
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Uhrzeit Thema
18.00 Begrüßung und Vorstellung
18:05 Idee, Vorgehen und Ziele des Workshops
18:15 Abfrage der Teilnehmer zum Projektcontrolling
18:35 Übersicht von fünf wichtigen PM-Standards
19:00 Abgleich der Standards mit Wissen der Teilnehmer
19:25 Ergebnisse Thesenmarkt
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Ausblick
• Sollen in unseren Veranstaltungen öfter Workshops
angeboten werden?
• Soll das Thema Projektcontrolling vertieft werden?
• Welche Themen würden Sie noch interessieren?
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Regelkreis (Kybernetik)
Situationsanalyse
Zielsetzung
Projektplanung und Feinplanung
SOLL-IST-Vergleich
Ursachenanalyse
ggf. Planrevision
Steuerungs-
maßnahmen planen
Permanente Fort-
führung des Projektes
Bei Abweichungen inner-
halb der ToleranzgrenzeBei größeren Abweichungen
oberhalb der Toleranzgrenze
Soll-Vorgaben und
Anweisung Mitarbeiter
IST-Aufnahme
(Magisches Dreieck)
Projektidee
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Grundfehler beim Projektcontrolling
Tracking von Aufgaben anstatt von Ergebnissen
KOMPETENZDie GPM stellt sich vor | www.gpm-ipma.de Seite 27
Wirtschaftlichkeit im Produktlebenszyklus
t
Geldeinheiten
+
-
Auszahlungen
Einzahlungen
Geldbestand
Finanzierungs-
bedarf
Kapital-
überschuss
Projekt
Betriebsphase
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Magisches Dreieck im Projektverlauf
Start Übergabe
Störung
Projektlebensweg
Ko.Pl.
St.
Pl. = Planung, Ko. = Kontrolle, St. = Steuerung
von L = Leistung, K = Kosten und Z = Zeit
Q
L
K Z
Über den gesamten Projektverlauf müssen die wichtigsten Parameter beobachtet werden.
Ergeben sich Änderungen gegenüber der Planung, dann müssen diese analysiert und korrigiert
werden, um das vollständige Projektergebnis innerhalb der Zeit und des Budgets zu erreichen!
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EVA – Earned value Analysegeplantes
Projektende
Zeit
Kosten
in T€
Plankosten
Istkosten
Reifegrad
(Sollkosten)
Leistungs-
verzug
Mehrkosten
Stichtag
geplantes
Projektende
Zeit
Kosten
in T€
Plankosten
Istkosten
Reifegrad
(Sollkosten)
Stichtag
So soll es nicht laufen:
Bis zum Stichtag
entsprechen die Istkosten
und der Reifegrad nicht
dem geplanten Ablauf.
Die Prognose über den
weiteren Ablauf enthält
eine Verzögerung und
Budgetüberschreitung.
So könnte es laufen:
Bis zum Stichtag
wntsprechen die Istkosten
und der Reifegrad nicht
dem geplanten Ablauf.
Die Prognose zeigt aber,
dass das Projektende und
das Budget eingehalten
werden können.
Sie müssen zu jedem Stichtag
innerhalb des Projekts einen
Überblick haben, ob Ihre
Parameter Leistung, Kosten
und Termine auf dem richtigen
Weg zum Ziel sind. Sobald Sie
Abweichungen in die negative
Richtung feststellen, müssen
Sie intervenieren.
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Statusermittlungen und Prognosen
Wie weit ist der qualitative
Leistungsfortschritt?
Sind wir in der Zeit?
Sind wir im Budget?
Erreichen wir zu Projektende
die volle Ergebnisqualität?
Werden wir das Projekt
rechtzeitig beenden?
Werden wir mit dem übrigen
Budget auskommen?
STATUS PROGNOSE
Ständige Überprüfung der
Machbarkeit über alle
Projektphasen!
Ständige Überprüfung der
Wirtschaftlichkeit über alle
Projektphasen!