Lei t faden für Z ie lvere inbarungen
Gemeinsam
Ziele setzen
Leitfaden für Zielvereinbarungen
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„Nur wer das Ziel kennt, kann es auch treffen“
(Griechisches Sprichwort)
Inhalt Einleitung ................................................................................................................................................. 1
1 Allgemein ......................................................................................................................................... 2
2 Zielformulierung .............................................................................................................................. 3
3 Zielkategorien .................................................................................................................................. 4
4 Ebenen des Zielvereinbarungsprozesses ......................................................................................... 6
5 Zielvereinbarungsprozess als jährlicher Kreislauf ........................................................................... 7
6 Die Zielvereinbarungsgespräche ..................................................................................................... 8
7 Ziel‐Status‐Analyse .......................................................................................................................... 9
8 Effizienz und Transparenz des Zielvereinbarungsprozesses ........................................................... 9
9 Beauftragte/r für den Zielvereinbarungsprozess ......................................................................... 10
10 Formulare ..................................................................................................................................... 11
10.1 Formular 1: Impulsformular .................................................................................................. 11
10.2 Formular 2: Zielvereinbarungsformular ................................................................................ 12
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Leitfaden für Zielvereinbarungen
Einleitung Der Zielvereinbarungsprozess trägt dazu bei, Ressourcen bewusst und wirtschaftlich auf gemeinsam
gesetzte Ziele hin zu planen. Entscheidend dabei ist es, die Erfolge messbar zu machen. In der Folge
erleichtert der Zielvereinbarungsprozess auch das Controlling. Indem der Zielvereinbarungsprozess
alle Mitarbeiter1 des Landratsamts 2 in die Verwaltungssteuerung einbindet, lässt sich überdies das
Wissens‐, Kreativ‐ und Erfahrungspotenzial des gesamten Landratsamts aktivieren.
Der Zielvereinbarungsprozess schafft die Voraussetzungen dafür, dass die angebotenen Dienstleis‐
tungen mit nachhaltig hoher Effizienz erbracht werden. Dadurch vermag er auf der Kundenseite die
Akzeptanz des Dienstleistungsunternehmens Landratsamts weiter zu steigern. Zugleich lassen sich
durch Zielvereinbarungen auch Freiräume für ein verantwortlicheres, kreativeres und damit auch
befriedigenderes Arbeiten aller Mitarbeiter schaffen.
Der Zielvereinbarungsprozess bringt daher sowohl den Kunden wie auch den Mitarbeitern des Land‐
ratsamts greifbare Vorteile.
Das Instrument des Zielvereinbarungsprozesses sollte mit den Mitarbeitergesprächen und dem Be‐
richtswesen Hand in Hand gehen.
Wirkungsmechanismus Zielvereinbarungsprozess:
1 Um die Lesbarkeit zu erleichtern, wird in diesem Leitfaden auf die ständige Formulierung in weiblicher und männlicher Form verzichtet. Der Grundsatz, dass auch sprachlich der Gleichstellung von Frau und Mann Rech‐nung getragen werden muss, soll dadurch nicht in Frage gestellt werden. 2 Einschließlich der Mitarbeiter des Abfallwirtschaftsbetriebs.
Effizienter Ressourceneinsatz Mitarbeiterbeteiligung
Mitarbeiterzufriedenheit Kundenakzeptanz
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Leitfaden für Zielvereinbarungen
1 Allgemein
Das Leitbild des Landratsamtes Böb‐
lingen steht im Mittelpunkt des Ziel‐
findungsprozesses. Seine Leitsätze
sind für alle Beteiligten Anspruch und
Maßstab zugleich. Sie prägen damit
wesentlich die Zielsetzungen, Ent‐
scheidungen und Maßnahmen des
Landratsamtes.
Die im Zielvereinbarungsprozess zu entwickelnden Ziele lassen sich vier Dimensionen zuordnen.
Die vier Zieldimensionen:
Mit den vier Zieldimensionen vor Augen können wir verhindern, dass der Zielvereinbarungsprozess in
dem Sinne eindimensional wird, dass etwa nur finanzrelevante Ziele vereinbart werden. Gerade auch
das Leitbild des Landkreises verdeutlicht, dass die Zielvereinbarungen des Landratsamtes der vierfa‐
chen Anforderung von Finanz‐, Kunden‐, Mitarbeiter‐ und Prozessorientierung Rechnung tragen
müssen. Schließlich erstrecken sich auch die Leitsätze des Landkreises auf alle vier Zieldimensionen.
Finanzen Kunden
Mitarbeiter
Lernen, Entwicklung
Prozesse
Innovation, Aufgaben
Leitbild
Orientierung für
alle Mitarbeiter
Ziele der Dezernate
zwischen Landrat
und Dezernenten
Ziele der Ämter
zwischen
Dezernenten
und Amtsleitern
Ziele der
Sachgebiete
Ziele der
Bereiche
Ziele der
Mitarbeiter
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Leitfaden für Zielvereinbarungen
Zuordnung der Leitsätze des Leitbildes zu den Zieldimensionen:
Leitsatz: Zuordnung zu Zieldimension:
Gemeinsam stellen wir uns neuen Herausforderungen +
Wir arbeiten miteinander +
Führen ist Verpflichtung +
Wir arbeiten für und mit den Menschen in unserem Landkreis +
Wir arbeiten kostenbewusst, wirtschaftlich und umweltbewusst +
2 Zielformulierung
Damit alle an Zielvereinbarungen beteiligten Personen Gewissheit über die zukünftigen Aufgaben
haben, ist es wichtig, die Ziele klar und verständlich festzulegen.
Feste Elemente der Zielformulierung sind daher:
Zielinhalt: Wo wollen wir hin? Was wollen wir erreichen?
Zuständigkeit: Wer ist für die Erreichung des Ziels zuständig?
Zeitpunkt: Bis zu welchem Zeitpunkt soll das Ziel erreicht werden? Auch Sitzungstermine
können einen Zeitpunkt vorgeben.
Kenngröße: Kriterien für die Messung des Zielerreichungsgrades. Dies kann zum Beispiel die
Quantität oder Qualität eines Produktes sein.
Damit die Ziele möglichst präzise messbar sind, soll die Formulierung nach den SMARTN‐Kriterien
erfolgen.
Wofür stehen diese 6 Buchstaben?
Abkürzung Begriffserläuterung
S spezifisch und schriftlich fixiert
M messbar
A anspruchsvoll, ausführbar, akzeptiert
R realistisch, relevant
T terminiert
N nachhaltig
Mitarbeiter
Mitarbeiter
Mitarbeiter
Prozesse
Prozesse
Prozesse
Kunden
Finanzen
Prozesse
Prozesse
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Leitfaden für Zielvereinbarungen
MESSBAR:
Wer eine Dienst‐aufsichtsbeschwerde einlegt, erhält innerhalb von 3 Wochen
eine Antwort.
NICHT MESSBAR:
Dienstaufsichtsbeschwerden sollen schneller bearbeitet werden.
Beispiel für eine Zielformulierung nach SMARTN Kriterien:
3 Zielkategorien
Es gibt die unterschiedlichsten Zielkategorien und hochkomplexe Zielsysteme. Allerdings bringt eine
starke Ausdifferenzierung nicht unbedingt einen höheren Ertrag bei der Zielerreichung. Im Landrats‐
amt wird daher lediglich zwischen zwei Kategorien unterschieden:
Oberziele
Unterziele
Oberziele stellen die übergeordneten Ziele dar und sind für jede hierarchische Ebene zu formulieren.
Für die Oberziele einer Ebene soll eine Reihenfolge nach der Priorität gebildet werden. Dies erleich‐
tert die Zeit‐ und Ressourcenplanung. Insbesondere auf Dezernatsebene werden die Oberziele viel‐
fach strategischen Charakter haben. Jedes Dezernat und jedes Amt soll mindestens drei Oberziele
haben, wobei auch mehrere Dezernate bzw. Ämter dasselbe Oberziel formulieren können. Oberziele
können nach SMARTN Kriterien formuliert sein, müssen es aber nicht.
Die Unterziele konkretisieren die definierten Oberziele und sind wie diese für jede Hierarchieebene
zu formulieren. Jedes Oberziel soll auf derselben Hierarchieebene durch mindestens zwei Unterziele
konkretisiert werden. Um Klarheit und Verbindlichkeit des Ziels zu wahren, müssen die Unterziele
nach SMARTN Kriterien formuliert werden. Unterziele einer höheren Hierachieebene können unver‐
ändert an diejenige Hierachieebene durchgereicht werden, die zuständig ist. Diese stuft das betref‐
fende Ziel entsprechend der eigenen Zielarchitektur entweder als Ober‐ oder Unterziel ein.
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Leitfaden für Zielvereinbarungen
Zielarchitektur:
Nachfolge
Beispiele für ein Oberziel mit je zwei Unterzielen:
Beispiel Straßenverkehrsamt:
Oberziel: Höhere Verkehrssicherheit
Unterziele:
Zielinhalt Zuständigkeit Zeitpunkt Kenngröße
Vollständige Digitalisie‐rung der Geschwindig‐keitsmessung zwecks höherer Auswertequalität
Amt 32 07/2010 3 Kfz mit Digitaltechnik
Zielinhalt Zuständigkeit Zeitpunkt Kenngröße
Beschleunigte Vollstre‐ckung von Betriebsunter‐sagungen nach Fahrzeug‐Zulassungsrecht
Amt 32 03/2010 Erste Vollstreckungshand‐lung spätestens 3 Werktage nach Vollstreckungsauftrag
Beispiel Straßenbauamt:
Oberziel: Sensibilisierung der Bevölkerung für die Arbeit des Straßenbauamtes
Unterziele:
Zielinhalt Zuständigkeit Zeitpunkt Kenngröße
Tag der offenen Tür in Straßenmeisterei
Amt 31 12/2010 1 Tag/Jahr
Zielinhalt Zuständigkeit Zeitpunkt Kenngröße
Mehr Pressearbeit über starke Umweltorientie‐rung bei Straßenbau‐maßnahmen
Amt 31 12/2010 Mind. 4 Pressemitteilungen / Jahr
Oberziel 1 Oberziel 2 Oberziel 3
Unterziel 1a Unterziel 1b Unterziel 3a Unterziel 3bUnterziel 2a Unterziel 2b
Können
SMARTN sein
Müssen
SMARTN sein
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Leitfaden für Zielvereinbarungen
Beispiel Öffentlichkeitsarbeit/Statistiken (kann auch von anderen Ämtern verwendet werden):
Oberziel: Männer und Frauen fühlen sich durch Publikationen des Landratsamtes, die sich an
beide Zielgruppen richtet, gleichermaßen angesprochen und informiert
Unterziele:
Zielinhalt Zuständigkeit Zeitpunkt Kenngröße
Publikationen des Land‐ratsamts richten sich gleichermaßen an Bürge‐rinnen und Bürger
Amt 10 12/2010 Alle neuen Publikationen mit der Zielgruppe beider Ge‐schlechter, zeigen Frauen und Männer bzw. Mädchen und Jungen, soweit Bildmaterial von Personen verwendet wird.
Zielinhalt Zuständigkeit Zeitpunkt Kenngröße
Statistiken zu Planungs‐zwecken differenzieren nach Geschlechtern
Amt 21 12/2010 Alle Erhebungen/Statistiken differenzieren nach Ge‐schlecht (z.B. Anzahl weibli‐che/männliche Nutzer)
4 Ebenen des Zielvereinbarungsprozesses
Zielvereinbarungen werden immer mit dem direkten Vorgesetzten getroffen. Hieraus ergeben sich
fünf Ebenen des Zielvereinbarungsprozesses, die den Hierarchieebenen des Landratsamtes entspre‐
chen:
1. Zielvereinbarung zwischen Landrat und Dezernent (obligatorisch)
2. Zielvereinbarung zwischen Dezernent und Amtsleiter (obligatorisch)
3. Zielvereinbarung zwischen Amtsleiter und Sachgebietsleiter (obligatorisch)
4. Zielvereinbarung zwischen Sachgebietsleiter und Bereichsleiter (falls vorhanden obligato‐
risch)
5. Zielvereinbarung zwischen Bereichsleiter bzw. – falls nicht vorhanden – Sachgebietsleiter und
Mitarbeiter (fakultativ)
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Leitfaden für Zielvereinbarungen
5 Zielvereinbarungsprozess als jährlicher Kreislauf
Der Zielvereinbarungsprozess läuft parallel zum Prozess der Haushaltsaufstellung ab. Dadurch wird
die Zielplanung unmittelbar und effizient mit der Ressourcenplanung verknüpft.
Zeitlicher Ablauf des Zielvereinbarungsprozesses:
ab 01. April
•Landrat setzt ‐ etwa im Rahmen einer Klausur mit den Dezernenten ‐ Impulse zur strategischen Ausrichtung. Als Hilfestellung für Impulse kann die Nachhaltigkeitsstrategie des Landes verwendet werden; siehe www.nachhaltigkeitsstrategie.de.
bis 15. Mai
•Die Impulse werden durch alle Hierarchieebenen bis hinunter zu den Sachgebieten bzw. Bereichen verfeinert.
bis 31. Juli
•Vom Bereich bzw. Sachgebiet aufwärts werden nacheinander die Zielvereinbarungen erarbeitet. Diese orientieren sich an den ggf. gesetzten Impulsen.
•Das sogenannte erste Zielvereinbarungs‐Gespräch hat den Zweck, die unterjährige Ziel‐Status‐Analyse durchzuführen und die neue Zielvereinbarung vorzubereiten.
bis 30. September
•Der Zielvereinbarungsprozess ist, vorbehaltlich des vom Kreistag zu beschließenden Haushaltsplans, abgeschlossen und die Zielvereinbarungen sind elektronisch veröffentlicht.
bis 31. Dezember
•Zielvereinbarungen werden angepasst, soweit der vom Kreistag beschlossene Haushalt dies nachträglich erfordert.
•Das sogenannte zweite Zielvereinbarungsgespräch hat den Zweck, die abschließenden Ziel‐Status‐Analyse für die Zielvereinbarungen des ablaufenden Jahres durchzuführen und zeitgleich die Zielvereinbarungen für das kommende Jahr formell abzuschließen.
ab 01. Januar
•Mit Beginn des neuen Jahres werden die konkreten Maßnahmen zur Zielerreichung umgesetzt.
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Leitfaden für Zielvereinbarungen
6 Die Zielvereinbarungsgespräche
Die beiden Zielvereinbarungsgespräche im Sommer und zum Jahresende sind fester Bestandteil des
Zielvereinbarungsprozesses und fördern die Transparenz über die Zielvorstellungen der Beteiligten.
Zur Natur einer Zielvereinbarung gehört es, dass beide Parteien mit den Zielen einverstanden sind.
Sollte es in den Zielvereinbarungsgesprächen nicht gelingen ein einvernehmliches Verständnis über
die Ziele zu erlangen, so kann der jeweilige Beteiligte seinen Zweifel oder seine Kritik in dem Feld
„Anmerkungen“ in dem Zielvereinbarungsformular vermerken. Am Ende werden die Zielvereinba‐
rungen von beiden Beteiligten akzeptiert und damit abgeschlossen.
Fragestellungen zur Zielfindung
Die nachfolgenden Fragen können bei der Zielfindung helfen:
Was soll für welche Zielgruppe wann erreicht werden? (Ergebnis/Wirkung)
Welche Maßnahmen müssen in welcher Reihenfolge ergriffen werden, um das Ziel zu errei‐
chen? (Prozess)
Welche Ressourcen sind verfügbar bzw. erforderlich für die zu erzielende Leistung? (Perso‐
nal, Finanzen)
Im Zeitraum von Mai bis Juli findet das erste Zielvereinbarungsgespräch statt. Darin wird zum einen
über Zielvorstellungen des nächsten Jahres gesprochen und zum anderen die unterjährige Ziel‐
Status‐Analyse zu den Zielen des laufenden Jahres (siehe Ziel‐Status‐Analyse) durchgeführt.
Im Dezember erfolgt das zweite Zielvereinbarungsgespräch. Dabei werden zunächst die Arbeitser‐
gebnisse zu den Zielen des laufenden Jahres abschließend betrachtet (siehe Ziel‐Status‐Analyse).
Darauf aufbauend werden die Zielvereinbarungen für das nächste Jahr besprochen und unterzeich‐
net. Organisationseinheiten, die im besonderen Maße von Ergebnissen der Haushaltsberatungen des
Kreistags betroffen sind, schließen das zweite Zielvereinbarungsgespräch bis spätestens 31.01. ab.
Das Zielvereinbarungsgespräch soll in einem zeitlich ausreichenden Rahmen und in ungestörter At‐
mosphäre durchgeführt werden.
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Leitfaden für Zielvereinbarungen
7 Ziel‐Status‐Analyse
Schon bei der Zieldefinition muss auf die Messbarkeit der Ziele geachtet werden, denn nur messbare
Ziele können überprüft werden.
Die halbjährliche Ziel‐Status‐Analyse zur Zwischenauswertung, die gemeinsam mit dem ersten Ziel‐
vereinbarungsgespräch stattfindet, soll folgende Fragestellungen berücksichtigen:
Sind Korrekturen notwendig?
Ist Unterstützung von anderer Stelle erforderlich?
Müssen weitere Ressourcen zur Verfügung gestellt werden?
Welche Hindernisse können mit welchen Maßnahmen beseitigt werden?
Die abschließende Ziel‐Status‐Analyse erfolgt im Dezember mit dem zweiten Zielvereinbarungsge‐
spräch. Der Grad der Zielerreichung wird im Zielvereinbarungsformular in der Spalte „Status“ sowohl
in Prozentangaben sowie durch die manuelle Ampelschaltung dargestellt.
8 Effizienz und Transparenz des Zielvereinbarungsprozesses
Um die Effizienz des Zielvereinbarungsprozesses zu gewährleisten, wird dieser ausnahmslos mit Hilfe
elektronischer Formulare abgewickelt. Das elektronische Zielvereinbarungssystem (kurz: Zielversys)
kommt mit zwei Formularen aus, dem Impuls‐ sowie dem Zielvereinbarungsformular. Diese beiden
Formulare finden auf allen Ebenen Anwendung. Das Zielvereinbarungsformular ist mit der Ziel‐
Status‐Analyse verknüpft. EDV‐technisch wird sichergestellt, dass die Ziele und die Ziel‐Status‐
Analyse fortgeschrieben werden können. Die Fortschreibungshistorie kann innerhalb von Zielversys
abgerufen werden.
Der Zielvereinbarungsprozess muss grundsätzlich transparent sein. Dadurch können Zielkonflikte
frühzeitig erkannt, Synergien genutzt und die Identifikation der Mitarbeiter mit den ihnen gesetzten
Zielen gefördert werden.
Die von Anfang April bis Mitte Mai gesetzten Impulse können nach ihrer Veröffentlichung im Prinzip
von allen Mitarbeitern des Hauses gelesen werden. Allerdings besteht die Möglichkeit einzelne Im‐
pulse als „vertraulich“ einzustufen. Der betreffende Impuls kann dann nur von derjenigen Person
gelesen werden, an die er unmittelbar gerichtet ist.
Auch die veröffentlichen Zielvereinbarungen können in weiten Teilen von allen Mitarbeitern des
Hauses gelesen werden. Dies gilt allerdings nicht für die Angaben, die Rückschlüsse auf den aktuellen
Grad der Zielerreichung zulassen. Diese Informationen sind nur amtsintern sowie für alle weisungs‐
befugten Vorgesetzten verfügbar.
10
Leitfaden für Zielvereinbarungen
Darüber hinaus können einzelne Ziele als „vertraulich“ eingestuft werden. Dann können die betref‐
fenden Einträge insgesamt nur von den Zielvereinbarungspartnern gelesen werden.
Dem Kreistag können ausgewählte Ober‐ und Unterziele vorgestellt werden.
9 Beauftragte/r für den Zielvereinbarungsprozess
Dem Zielvereinbarungsprozess kommt zentrale Bedeutung für die Steuerung und das Controlling im
Landratsamt zu. Ihn funktionsfähig zu halten und ständig zu verbessern, liegt daher im vitalen Inte‐
resse unseres Hauses. Der/die jeweilige Leiter/in des Dezernats Steuerung ist Beauftragte/r für den
Zielvereinbarungsprozess.
Böblingen, 17.03.2010
Roland Bernhard Wolf Eisenmann
Landrat Erster Werkleiter
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Leitfaden für Zielvereinbarungen
10 Formulare
10.1 Formular 1: Impulsformular
Übergreifende Impulse:
Impulse Organisationseinheit 1: Impulse Organisationseinheit 2: Impulse Organisationseinheit 3: Impulse Organisationseingheit 4:
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Leitfaden für Zielvereinbarungen
10.2 Formular 2: Zielvereinbarungsformular
Vereinbarungspartner: ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐
Zielinhalt Welches Ziel soll erreicht
werden?
Zuständigkeit Wer soll dieses Ziel
erreichen?
Zeitraum Zeitpunkt oder
‐raum der Zielerreichung +
evtl. Sitzungstermine
Kenngröße Kriterien zur
Beurteilung des Ergebnis
Zielerreichungsgrad2 Wurde das Ziel erreicht?
Anmerkungen
Presse‐relevanz
Oberziele1 in Prozent
optional
Unterziele1 in Prozent
1 Bitte Ober‐ und Unterziele durch Auswahl der Hintergrundfarbe einer bestimmten Zieldimension zuordnen. Sofern ein Ziel mehreren Zieldimensionen
zuordenbar ist, ist auf die schwerpunktmäßig betroffene Zieldimension abzustellen.
2 erst bei der Ziel‐Status‐Analyse notwendig.
Finanzen KundenMitarbeiter Prozesse
Impressum: 2010, Landkreis Böblingen Steuerung