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Steuer-Luchs
Rückstellungen für die Aufbewahrung
von Geschäftsunterlagen
Die Steuerluchs Redaktion hofft, dass Sie gut ins neue Jahr gerutscht sind und dass wir Sie
auch im Jahr 2016 mit interessanten Artikeln rund um das Steuerrecht begeistern können.
Kaum sind die paar besinnlichen Tage vorbei, geht es sofort mit vollem Tempo wieder wei-
ter. Nicht nur das tägliche Geschäft steht auf der Tagesordnung, sondern auch die jedes
Jahr wiederkehrenden Jahresabschlussarbeiten. Dabei ist gerade auch die Beschäftigung
mit dem Thema Rückstellungen extrem wichtig.
Das Handelsgesetzbuch regelt in § 249 HGB abschließend, für welche Sachverhalte Rück-
stellungen zu bilden sind. Dabei haben die Unternehmen kein Wahlrecht, vielmehr sind Auf-
wendungen als Rückstellungen in die Bilanz einzustellen, die im abgelaufenen Geschäftsjahr
wirtschaftlich verursacht wurden. Diese Aufwendungen waren notwendig, um die im abge-
laufenen Jahr ausgewiesenen Erträge zu erzielen, haben aber noch nicht zu einer konkreten
Verbindlichkeit oder einem Zahlungsabfluss geführt.
Eine klassische Rückstellung ist die Rückstellung für die Aufbewahrung von Geschäftsun-
terlagen. Nach ständiger Rechtsprechung des Bundesfinanzhofes muss das Unternehmen
für die zukünftigen Kosten der Aufbewahrung eine Rückstellung bilden. Ende des Jahres
2015 hat sich die Oberfinanzdirektion Niedersachsen mit der Rückstellung für die Aufbewah-
rung von Geschäftsunterlagen näher beschäftigt und eine Verfügung erlassen.
Grundsätzlich sind insbesondere Jahresabschlüsse mit allen dazugehörigen Unterlagen,
Buchungsbelegen sowie Ein- und Ausgangsrechnungen über 10 Jahre aufzubewahren.
Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von
Bedeutung sind, sind 6 Jahre aufzubewahren.
Folgende Kosten sind berücksichtigungspflichtig.
Einmaliger Aufwand für das Einscannen oder die Einlagerung der noch nicht
archivierten Unterlagen
Raumkosten für das Archiv (Miete oder AfA, Grundsteuer, Gebäudeversicherung, In-
standhaltung, Heizung, Strom, Reinigung)
Einrichtungsgegenstände (AfA für Regale, Schränke)
Anteilige Finanzierungskosten für Server, PC oder Archivräume
Zinsanteil aus Leasingraten
Nicht rückstellungsfähig sind:
Kosten für die Entsorgung der Unterlagen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist
Kosten für die Einlagerung künftiger zu archivierender Unterlagen
Kosten für die zukünftige Anschaffung von z.B. Regalen
Bei der Berechnung der Rückstellung gibt es dabei zwei Möglichkeiten.
Nach der Möglichkeit 1, werden die Kosten für die Unterlagen eines jeden aufzubewahren-
den Jahres gesondert ermittelt. Dieser Betrag ist dann mit der Anzahl der Jahre bis zum Ab-
lauf der Aufbewahrungsfrist zu multiplizieren. Diese Möglichkeit ist jedoch aufwendig.
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Daher bietet sich Möglichkeit 2 an. Nach dieser sind die jährlich anfallenden Kosten mit der
durchschnittlichen Restaufbewahrungsdauer (Faktor 5,5, arithmetisches Mittel der Jahre eins
bis zehn) zu multiplizieren.
Dabei ist zu berücksichtigen, dass die Rückstellung für die Aufbewahrung von Geschäftsun-
terlagen nicht abzuzinsen ist.
Hinweis:
Insbesondere sind auch folgende Rückstellungen für ein Autohaus von hoher Relevanz:
Rückstellung für Gewährleistung und Kulanz, Rückstellung für Rücknahmeverpflichtungen,
Personalrückstellungen, Rückstellung für unterlassene Instandhaltung, Rückstellung für Jah-
resabschlusskosten, etc.
Hinweis in eigener Sache:
Seit Januar dieses Jahres wird die Steuerluchs-Redaktion durch Herrn Maximilian Appelt,
Rechtsanwalt und Steuerberater, Partner bei RAW-Partner unterstützt. Bei Fragen oder An-
regungen können Sie sich in Zukunft neben Frau Lux-Krönig ([email protected]) auch an
Herrn Appelt ([email protected]) wenden.
