Historische Dokumentation und

Archivierung Einführung in die Archivwissenschaft

Karsten Kühnel Wintersemester 2013/2014

„Archivar“ = …

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Kommunikationsplattform für den Kurs: Facebookseite des Universitätsarchivs: https://www.facebook.com/pages/Universit%C3%A4tsarchiv-Bayreuth/600345086642467

Inhalte der Veranstaltung

• 1. Terminologie Dokumentation – Archivierung

• 2. Die deutsche Archivlandschaft

• 3. Entstehung von Überlieferung und Archivwürdigkeit

• 4. Bestandsbildung und Erschließung

• 5. Digitale Archivierung und Bestandserhaltung

• 6. Bereitstellung und Nutzbarmachung

• 7. „Archive 2.0“, Crowdsourcing etc.

Archivierung = Konservierung?

„Ich […] glaube, dass es zu den Pflichten der Erben gehört, die Originale, auf denen sich viele Gedanken und Gestalten erstmals gleichsam materialisiert haben, zu schützen und zu erhalten. Archivieren bedeutet nicht Pflege toter Materie, sondern lebendigen Geistes. Davon zehren wir für die gute Zukunft, auf die hin wir doch unser aller Tun gestalten.“ (Bundespräsident Roman Herzog, 13. Mai 1995)

Dictionary of Archival Terminology (DAT

III) Dokumentation Archivierung

• 1) Tätigkeit des Nachweisens, Aufbereitens und der Übermittlung von Information und Wissen

• 2) Innerhalb von Archiven traditionelle Bezeichnung für zeitgeschichtliche Sammlungen,

• 3) Beschreibung von Datenstruktur und Programmen, erforderlich für die Archivierung von maschinenlesbaren Unterlagen.

• Die Tätigkeiten, die Aufzeichnungen aus Verwaltungsarbeit zu Archivgut machen. Dazu gehören Erfassen, Bewertung, Erschließung, Aufbewahrung und Bereitstellung.

Dokumentation vs. Archivierung?

Dokumentation Archivierung

• Wie weisen wir Information und Wissen aus und über die Vergangenheit nach, wie bereiten wir es auf und wie übermitteln wir es?

• Wie machen wir Aufzeichnungen [Information] durch Erfassen, Bewertung, Erschließung, Aufbewahrung und Bereitstellung zu Archivgut?

Gemeinsamkeiten / Unterschiede

Auswahl

Aufbereitung Vermittlung

Erhaltung Bereitstellung

Gemeinsamkeiten / Unterschiede

• Auswahlkriterien ▫ Dokumentar hat an Themen orientierten

Dokumentationsplan ▫ Archivar hat an Institutionen / Personen und deren

Funktionen / Aufgaben orientiertes Archivierungsmodell

• Aufbereitung und Übermittlung ▫ Dokumentation orientiert sich eher an vorgegebenen

Auswertungsthemen ▫ Archivierung bemüht sich Offenheit für alle

Fragestellungen ▫ Dokumentation vermittelt Auswertungsergebnisse ▫ Archivierung verschafft Zugang zu den Quellen

Authentizität der Quellen (nach: Duranti, Diplomatics, http://bit.ly/GW9EyB)

• Records preserve perpetual memory of the acts which they carry out or attest to

• Deposit of the records in a public place guarantees the continuing trustworthiness of records as witnesses of action

• Antiquity provides records with the highest authority

• Unbroken legitimate custody ensures records authenticity

• Authentication is based on record form (Codex Justinianeus, 565 n.Chr.)

Dekontextualisierung durch

dokumentarische Informationsauswahl? • „Dokumentation gesellschaftlicher Phänomene

interessiert sich nicht für Evidenz. Sie läuft Gefahr, Kontexte zu zerstören, ohne zu wissen, was sie tut, da sie nur ihre subjektiven Inhaltsfragen sieht. Dann wird Geschichte zerstört, weil Evidenz vernichtet wird und die Interpretationskontexte für Fakten fehlen.“

• „Wenn Archive sich als Dokumentationsstellen

verstehen, besteht die Gefahr, daß sie sich zu rückwärtsgewandten Dokumentenmuseen entwickeln und vom lebendigen, zukunftsorientierten Zusammenspiel mit der Exekutive abgeschnitten werden.“

(Angelika Menne-Haritz, 1994)

Formen Archivare die Vergangenheit?

• „Documenting society has always been a political activity.“ (R. C. Jimerson, 2011)

• „Who controls the past, controls the future; who controls the present, controls the past.“ (G. Orwell)

• Bewertungshoheit obliegt weitgehend uneingeschränkt den Archivaren.

• Archive nur ein Typ unter den Gedächtniseinrichtungen

• Ausdifferenzierung der Archivlandschaft

Die deutsche Archivlandschaft

Archivlandschaft Deutschland

- Sparten und Sprengel

- Institutionsarchive

- Sammlungsverwahrende Einrichtungen

- Beispiel Bayern: 943 Archive, davon 9 Staatsarchive und 10 Universitätsarchive

Quelle: Bundesarchiv (www.bundesarchiv.de/zwangsarbeit/)

Das heutige Bayreuth in der

deutschen Archivlandschaft

- Bundesarchiv Koblenz: Schriftgut von Bundesbehörden: Bundesnetzagentur, Außenstelle Bayreuth

- Staatsarchiv Bamberg: Landesbehörden

- Stadtarchiv Bayreuth: Dienststellen der Stadtverwaltung

- Landeskirchliches Archiv Nürnberg: Unterlagen des evang.-luth. Dekanats und Kreisdekanats Bayreuth

- Erzbischöfliches Archiv Bamberg: Unterlagen des röm.-kath. Dekanats Bayreuth

- Universitätsarchiv Bayreuth: Unterlagen der Universität

http://upload.wikimedia.org/wikipedia/commons/4/4d/Blickbtstadtkirche.jpg By Thomas Kees (Benutzer:Powerbiker1).Powerbiker1 at de.wikipedia [Public domain], from Wikimedia Commons

Das historische Bayreuth in der

deutschen Archivlandschaft

- Staatsarchiv Bamberg: Markgräfliche Bestände (bis 1792), hohenzollersches Fürstentum und Kgr. Preußen (1792-1810), Regierungen des kgl.-bayer. Obermainkreises und Oberfrankens (ab 1810), staatliche Behörden.

- Geheimes Staatsarchiv Preußischer Kulturbesitz, Berlin: preußische Bestände (insb. 1792-1810)

- Universitätsarchiv Erlangen-Nürnberg

- …

http://upload.wikimedia.org/wikipedia/commons/f/f0/Bayreuth_1900.jpg By Photoglob AG, Zürich, Switzerland or Detroit Publishing Company, Detroit, Michigan [Public domain or Public domain], via Wikimedia Commons

Oberfranken in der

deutschen Archivlandschaft

- Bundesarchiv Koblenz, Berlin, Freiburg

- Bayerisches Hauptstaatsarchiv

- Staatsarchive Bamberg und Coburg

- Erzbischöfliches Archiv Bamberg

- Landeskirchliches Archiv Nürnberg

- Geheimes Staatsarchiv Preußischer Kulturbesitz, Berlin

Die „freien“ und ungewöhnlichen

Archive • Archiv der Jugendkulturen e.V. • Lesbenarchiv Frankfurt • Schwulenarchiv Schweiz • Gesangbucharchiv Frankfurt • Internet Archive (http://archive.org)

„Freie Archive bewahren die Geschichte von unten: die Dokumente der Spontis und der Autonomen, der linken Polit- und Basisgruppen, der Frauen und der Schwulen, der Friedens- und der Umweltbewegungen, der Internationalismusinitiativen und der Jugendszenen, der DDR-Oppositionsgruppen, der Selbsthilfebewegungen und vieles mehr.“ (Archiv der Jugendkulturen, 2013)

„Institutions with Archival Holdings“ vs.

„Collections Holding Institutions“ IAHs CHIs

• Staatliche Archive

• Parlamentsarchive

• Kommunale Archive

• Kirchliche Archive

• Archive von Hochschulen und wiss. Institutionen

• Wirtschaftsarchive

• Literaturarchive

• Medienarchive

• Archive politischer Parteien und Verbände

• Adels- und Privatarchive

• Sammlungen von wiss. Institutionen

• Sammlungen von Gedenkstätten

• Sammlungen von humanitären Einrichtungen mit personenbezogenem Auswertungsauftrag (z.B. KZ-Gedenkstätten, Suchdienste)

• Sammlungen von musealen Einrichtungen

Bestände- und Sammlungstypen

Fonds Collection

• Archivbestände von Unterlagen derselben Herkunft (Bestandsbildungskriterium: Herkunft (Provenienz))

▫ Institutioneller Bestand (Zuständigkeit)

▫ Amtlicher Nachlass (Sonderregistraturen von (ehemaligen) Amtsträgern)

▫ Privater Nachlass (jeweils als eigner Fonds verstanden; Sammlungsprofil)

• Sammlungsbestände von Unterlagen derselben oder unterschiedlicher Herkunft (Bestandsbildungskriterium: beliebig)

▫ Vorarchivische Sammlung (Sammlungsprofil)

▫ Archivische Sammlung (Sammlungsprofil)

▫ Gattungsbestand (z.B. Karten, Fotos, Filme)

Entstehung von Überlieferung

und ihre Archivwürdigkeit

Archivgut

• Als archivwürdig bewertete Teile von Schriftgut aus Verwaltungen. In Abgrenzung zum Archivgut wird der Inhalt von Sammlungen oft als Sammlungsgut bezeichnet. In der Formulierung der Archivgesetze wird der Begriff Archivgut auch als Oberbegriff für die Gesamtheit der Bestände genutzt. cit [ Angelika Menne-Haritz (DAT III) ]

„Schriftgut aus Verwaltungen“

• Unterlagen, die im Zuge der Wahrnehmung einer Funktion bzw. einer übernommenen oder übertragenen Aufgabe entstehen.

• Unterlagen sind jede Form von Informationsaufzeichnung, unabhängig vom jeweiligen Trägermaterial.

• Verwaltungen = Funktions- oder auftragsbasierte Aktionen zur Koordinierung von Prozessen bzw. Institutionen, die solche Aktionen vornehmen; im engeren Sinn: öffentliche Verwaltung auf der Grundlage von Rechtsvorschriften.

Schriftgut: Kompositionslehre

„Vorgang“ als kleinste

Kontextualisierungseinheit • Ein einzelner kooperativer Entscheidungsprozess mit schriftlicher

interner Steuerung und genau definiertem Beginn und Abschluss im Rahmen des Geschäftsgangs.

• Der Begriff bezeichnet ebenso die in seinem Verlauf entstandenen und gemeinsam abgelegten Aufzeichnungen als unterste, sachlich nicht mehr teilbare Schriftgutgemeinschaft.

• Es gibt keine Standardform eines Vorgangs. Allerdings ist das Instrumentarium zu seiner internen Steuerung in der Geschäftsordnung standardisiert ebenso wie die funktionalen Zuständigkeiten, die mit definierten Aufgaben jeweils eine Prüfung vornehmen und deren Ergebnis in der Form von Vermerken als Prämissen zur nachfolgenden Wahrnehmung durch andere Zuständigkeiten bereitstellen. Im Vorgang findet eine fortschreitend sich verstärkende, kooperative Selektion statt, die eine externe Mitteilung vorbereitet. cit [ Angelika Menne-Haritz (DAT III) ]

Der Akt / die Akte als unterste Ebene

eines Ordnungsschemas für Schriftgut • Gesamtheit der analogen oder elektronischen

Dokumente, die im Rahmen einer spezifischen Geschäftstätigkeit (z.B. in einer Behörde) entstehen und aufgrund eines Ordnungsmusters zusammengebracht, also formiert werden. Die Akte bildet als grundlegende Einheit der Schriftgutverwaltung im Idealfall die Aufgaben und Entscheidungsprozesse ab, die zu ihrer Entstehung führten. cit [ University of Marburg, Materialien zur Schriftgutverwaltung und zum Records Management, “Terminologie,” 2010. http://www.archivschule.de/forschung/schriftgut/terminologie/ accessed 6/26/11 ]

Schriftgutverwaltung mit Aktenplan

und Aktenverzeichnis

• Hauptgruppe

▫ Gruppe

Untergruppe

Betreffseinheit (Akten- oder Serientitel)

▫ Verzeichnis der tatsächlich angelegten Akten und Vorgänge

Aktenplan

Aktenverzeichnis

Aktenplan-Grundsätze

Akten entstehen durch die Wahrnehmung einer (übertragenen) Funktion

oder einer Aufgabe

Aktenpläne bezeichnen Funktionen oder Aufgaben, unabhängig davon, wer sie wahrnimmt:

• Funktionsorientierung

•Aufgabenorientierung

•Unabhängigkeit von Organisationsstruktur

Archivwürdigkeit

• Kriterium für die „Bewertung“ von Unterlagen • Sie „bedeutet, daß die Unterlagen dauerhaft

aufzubewahren sind, weil sie für eine mögliche Auswertung geeignet und aussagekräftig sind.“ (Menne-Haritz, DATIII)

• „Archivwürdig sind Unterlagen, die für die wissenschaftliche Forschung, zur Sicherung berechtigter Belange Betroffener oder Dritter oder für Zwecke der Gesetzgebung, Rechtsprechung oder Verwaltung von bleibendem Wert sind.“ (BayArchivG, Art. 2 Abs. 2)

Transformation durch Bewertung

• Selektion

• Statifizierung

• Überführung in anderen Rechtsbereich

• Dauerhaftigkeit

Objekte der Bewertung

• Bewertet werden nicht physische Körper, sondern Information auf beliebigen Trägern.

• Durch die Bewertung gelangt Information zur Archivierung.

• Information liegt in den Inhalten von Unterlagen ebenso wie in den Formen und Trägermaterialien vor.

• Welche Information davon archivwürdig ist, ist das Ergebnis der Bewertung.

Bewertungskriterien

dokumentationsorientiert evidenzorientiert

• Dokumentationsplan der DDR

• Boom‘sches Dokumentationsprofil

• Aktive Dokumentationsaufgabe (Reimann)

• Dokumentationsprofil der BKK für Kommunalarchive

• Dokumentationsprofil für Hochschularchive

• „Archivarisches Fingerspitzengefühl“

• Schellenberg‘scher Ansatz

• Evidenzprinzip nach Menne-Haritz

• Aufgabenorientierte Bewertungsmodelle

• Horizontal-vertikale Bewertung des Landesarchivs BaWü

• Erweitertes funktionales Provenienzmodell des UBT-Archivs

Einflussfaktoren bei der Bewertung

Nach: C. Beckles u.a. (University of Dundee), Archival Appraisal in UK Higher Education Institutions (http://www.archidis-naet.eu/dundee.pdf)

Evidenzorientierte Bewertung

funktionaler Provenienzen • Was ist „funktionale Provenienz“?

• Funktionale Provenienzen in Universitäten

• Was bedeutet Evidenzorientierung im Bewertungsvorgang?

Funktionale Provenienz

• Die Funktion, die ein Akteur wahrnimmt, wird als Ursache für die Entstehung von Unterlagen und somit als Herkunft (Provenienz, „originator“) der Unterlagen verstanden.

• Handlungen von Akteuren müssen analysiert werden, um die sich darin spiegelnden Funktionen zu ermitteln.

• Gleiche Funktionen können bei unterschiedlichen Akteuren wahrgenommen werden.

• Funktionen spiegeln sich nicht nur im Handeln, sondern auch in der Wirkung des Handelns. Unterlagen, die aus dieser Wirkung bei Dritten entstehen, sind sekundäre Produkte einer funktionalen Provenienz.

Funktionsorientierung ermöglicht:

• Das Dokumentationsprofil des Universitätsarchivs Bayreuth ist die Grundlage seiner Bestandsbildung. Es orientiert sich an den Funktionen der Universität in ihrem Handeln und gesamtgesellschaftlichen Wirken und greift somit über die amtliche Überlieferung der Universität hinaus und bezieht externe und private Stellen in die Bestandsbildung mit ein.

Funktionale Provenienz im

Universitätsarchiv • Welche Funktionen nimmt eine Universität

wahr?

• Welche Quellen gibt es dafür?

• Gibt es Untersuchungen und Guides dazu?

▫ Helen Willa Samuels: Varsity Letters (1991)

▫ JISC: HEI Functional Activity Model (2002)

▫ JISC: HEI Business Classification Scheme (2007)

▫ …

Funktionen einer HEI nach Samuels

Das „Evidenzprinzip“ bei der

Bewertung • Evidenz der Handlungen eines Akteurs entsteht aus

Planmäßigkeit und Kontinuität von Aktivität. • Planmäßigkeit erfordert eine Kategorisierbarkeit

von Aktivitäten. • Kategorien von Aktivitäten sind Aufgaben bzw.

Funktionen. • Unser Funktionsbegriff soll Aufgaben und

Funktionen zusammenfassend bezeichnen. • Unterlagen, die aus der Wahrnehmung von

Funktionen entstehen, machen das Handeln und Wirken des Akteurs evident.

Horizontal-vertikale Bewertung

• Wer hat bei den einzelnen Aufgaben und Funktionen die Federführung inne?

• Nur die Überlieferung der federführenden Stelle beinhaltet alle für Entscheidungen relevanten Inhalte.

Kriterien für Archivwürdigkeit

• Unterlagen müssen der Wahrnehmung einer Funktion des Erzeugers der Unterlagen entsprungen sein. ▫ Akten zu Angelegenheiten des Hochschulsports = Aufgabe nach Art. 2

BayHSchG => grundsätzlich archivwürdig. • Die aus der Wahrnehmung einer Funktion entstandenen Unterlagen

müssen eine inhaltliche Aussagekraft besitzen, die über die Definition der Funktion hinausgeht. ▫ Bsp. Vorlesungsverzeichnisse: Funktion Lehre, Aussagekraft: nicht nur,

dass, sondern auch, was/worüber gelehrt wurde. ▫ Bsp. Rechnungen der Beschaffungsstelle: Aussagekraft: Es wurde für den

Dienstbetrieb erforderliches Material beschafft = belegt Funktion Betriebserhalt, Inhalte durch die Funktion vordefiniert.

• Die Unterlagen müssen von der jeweils federführenden Stelle stammen (horizontal-vertikale Bewertung). ▫ Bsp. Hochschulentwicklungsplanung: federführende Stelle(n):

Hochschulleitung, Präsident => Unterlagen aus anderen Stellen (Fakultäten etc.) dazu sind nicht archivwürdig.

Subsidiäre Bewertungskriterien

„Bleibender Wert“ für:

• Wissenschaftliche Forschung

• Sicherung berechtigter Belange Betroffener oder Dritter

• Zwecke der Gesetzgebung, Rechtsprechung oder Verwaltung

Bestandsbildung und

Erschließung

Das Provenienzprinzip

• Grundsatz zur Bildung und Abgrenzung der Bestände nach dem historisch bedingten Entstehungs- und Überlieferungszusammenhang des Archivguts

Die Stufenverzeichung nach ISAD(G)

• Bestand

• Teilbestand

• Serie/Aktengruppe

• Akte/Vorgang

• Einzelstück

Der „Bestand“ als Strukturelement

Archiv

Bestand

Serie

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Serie

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Serie

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Bestand

Serie

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Serie

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Serie

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Bestand

Serie

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Serie

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Serie

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Definition „Bestand“ („Fonds“) • Zentrales Strukturierungselement des

Archivgutes eines Archivs. Ein Bestand umfasst idealerweise eine zusammengehörende Gruppe von Archivgut meist aus einer Behörde. Er ist auf der ersten Gliederungsstufe unter der umfassenden Tektonik eines Archivs angesiedelt. Ein Bestand, der nur Archivgut unter Wahrung der Entstehungszusammenhänge umfasst, wird als Fonds bezeichnet.

• The whole of the documents, regardless of form or medium, automatically and organically created and/or accumulated and used by a particular individual, family, or corporate body in the course of that creator's activities or functions.

• The entire body of records of an organization, family, or individual that have been created and accumulated as the result of an organic process reflecting the functions of the creator.

Bestand

Serie

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Serie

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Serie

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Definition „Serie“ („Series“)

• Gleichförmige Schriftstücke, Amtsbücher oder Akten in alphabetischer, numerischer oder chronologischer Folge in einer Registratur ohne innere Anhaltspunkte zu Systematisierung.

• Documents arranged systematically or maintained as a unit because they relate to a particular function or subject, result from the same activity, have a particular form, or because of some other relationship arising from their creation, receipt, and use.

Serie

Archivalieneinheit Archivalieneinheit Archivalieneinheit

Relation „Bestand“ : „Serie“

• Bestand/Fonds ▫ = Einheit von Produkten eines bestimmten

Akteurs (Corporation, Person, Family (CPF))

• Serie ▫ = Einheit von gleichförmigen Produkten ohne

innere Gemeinsamkeiten (soz. Klammer um die pyhsisch bedingte Zerstückelung einer konzeptualen Einheit)

▫ = Einheit von Produkten mit innerer Gemeinsamkeit hinsichtlich ihres Bezugs oder ihrer Entstehungsursachen

The „Australian Series System“

• Serien bilden Funktionen ab.

• Serien sind das oberste Element der Gliederung eines Archivs.

• Das Series System trägt der Kurzlebigkeit moderner Organisationsstrukturen und unscharfen Zuständigkeitsabgrenzungen Rechnung.

Mögliche Gliederung nach Serien

Archiv

Serie

Creator

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Creator

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Creator

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Serie

Creator

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Creator

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Creator

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Serie

Creator

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Creator

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Creator

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Serien als Funktionen

Archiv

Function

Creator

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Creator

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Creator

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Function

Creator

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Creator

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Creator

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Function

Creator

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Creator

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Creator

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Untergliederung nach Subfunktionen

Archiv

Function

Sub-Function

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Sub-Function

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Sub-Function

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Function

Sub-Function

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Sub-Function

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Sub-Function

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Function

Sub-Function

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Sub-Function

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Sub-Function

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit

Archivalieneinheit als Process/Activity

(= Vorgang/Akte)

Archiv

Function

Sub-Function

Process/Activity

Process/Activity

Process/Activity

Sub-Function

Process/Activity

Process/Activity

Process/Activity

Sub-Function

Process/Activity

Process/Activity

Process/Activity

Function

Sub-Function

Process/Activity

Process/Activity

Process/Activity

Sub-Function

Process/Activity

Process/Activity

Process/Activity

Sub-Function

Process/Activity

Process/Activity

Process/Activity

Function

Sub-Function

Process/Activity

Process/Activity

Process/Activity

Sub-Function

Process/Activity

Process/Activity

Process/Activity

Sub-Function

Process/Activity

Process/Activity

Process/Activity

1992: „The Context is All“

• Heather McNeill: Ein Fonds ist ein Konstrukt auf der Basis von Kontext(en).

• Terry Cook: Fonds ist „an intellectual construct“ [rather than a] „physical entity“.

• Peter Horsman: Provenienz ist definiert als Kontext.

• Geoffrey Yeo: „Fonds are conceptual entities whose membership need not be physically brought together.“

Fonds = Complex Set of Relationships

• Beziehungsgemeinschaften als Bestandsbildungskriterien.

• „Conceptual Fonds“ als temporäres virtuelles Gebilde.

• Visualisierung von Beziehungsgemeinschaften als Repräsentationen von Fonds geschieht on demand.

ICA Metadata Model

Place Event

EAD

EAC

Relationale Erschließung Agent

• performs functions • produces records • is represented in records • participates in events • performs in time periods • performs at places • has relationships to other agents

Records

• are produced by agents • are produced by performing functions

/ represent functions • are produced at certain places • are produced in certain time periods • are produced at an event • have relationships to other records

Functions

• are performed by agents • are are represented in records • are performed at places • are performed in time periods • are performed at events • have relationships to other functions

Places

• are visited by agents • are geo-spatial references to

performance of functions • are the stage for events • are represented in records • have relationships to time periods • have relationships to other places

Time

• is a framework for events • is represented in records • has relationships to agents • has relationships to functions • has relationships to other time periods

Events

• are performed by agents • are represented in records • are performed at places • are oerformed in time periods • are the stage for performing functions • have relationships to other events

Entity „Agent“

Agent

performs functions

produces records

is represented in records

participates in events

performs in time periods

performs at places

has relationships

to other agents

Entity „Records“

Records

are produced by agents

are produced by performing

functions / represent functions

are produced at certain

places

are produced in certain time

periods

are produced at an event

have relationships

to other records

Entity „Functions“

Functions

are performed by agents

are are represented in records

are performed at

places

are performed in time periods

are performed at

events

have relationships

to other functions

Entity „Places“

Places

are visited by agents

are geo-spatial

references to performance of functions

are the stage for events

are represented in records

have relationships

to time periods

have relationships

to other places

Entity „Time“

Time

is a framework for events

is represented in records

has relationships

to agents

has relationships to functions

has relationships to other time

periods

Entity „Events“

Events

are performed by agents

are represented in records

are performed at

places

are oerformed in time periods

are the stage for

performing functions

have relationships

to other events

Findmittelsystem

• Records

▫ „Findbuch“

▫ Encoded Archival Description (EAD)

▫ ISAD(G)

• Agents

▫ Normdateien (Authority Records)

▫ Encoded Archival Context (EAC-CPF)

▫ ISAAR(CPF)

• Functions

▫ Normdateien (Authority Records)

▫ ISDF

• Repositories

▫ Normdateien (Authority Records)

▫ Encoded Archival Guide (EAG)

▫ ISDIAH

Relationale Erschließung

Aufbau eines Findbuchs nach ISAD(G)

• 1. Identifikation

• 2. Kontext: Ursprung und Aufbewahrung

• 3. Inhalt und Ordnung

• 4. Zugangs- und Nutzungsbedingungen

• 5. Sachverwandte Unterlagen

• 6. Anmerkungen

• 7. Kontrolle (Zeitpunkt, Verfahren und Autor der Verzeichnung)

1. Identifikation

• Signatur

• Bezeichnung / Titel

• Laufzeit

• Verzeichnungsstufe

• Umfang

2. Ursprung und Aufbewahrung

• Name der Entstehungsstelle (Provenienzstelle)

• Entstehungs- /Verwaltungsgeschichte / Biographie der Herkunftsstelle

• Bestandsgeschichte

• Abgebende Stelle („immediate source of acquisition“)

3. Inhalt und Ordnung

• Beschreibung des Inhalts

• Information zur Bewertung

• Beschreibung der Akzessionen

• Erläuterung der (archivischen) Ordnung

4. Zugangs- und Nutzungsbedingungen

• Zugangsbedingungen /-beschränkungen

• Reproduktionsbestimmungen

• Sprache der Archivalien

• Einschränkungen aus konservatorischen Gründen

• Verzeichnis der Find- und Findhilfsmittel

5. Sachverwandte Unterlagen

• Lagerungsort der Originale

• Lagerungsort von Konversionsformen

• Verwandte Archiveinheiten

• Veröffentlichungen

6. Anmerkungen

• Zusatzinformationen, die andernorts nicht untergebracht werden konnten

7. Kontrollbereich

• Erläuterungen zum Erschließungsvorgang („Archivist‘s note“)

• Angewandte Regeln, Richtlinien und Standards

• Datum und Autor der Beschreibung

Erschließung nach DACS (USA)

• http://www.youtube.com/watch?v=aSHQH36fEtc&list=PLC822D98314B86E0A

Verzeichnungssoftware „MIDEX“

Findbuch-Titelblatt (http://findmittel.its-arolsen.org/NS1_Lebensborn/)

Findbuch-Titelblatt

Findbuch-Titelliste („Inhaltsangabe“)

Bereitstellung und Nutzung

Verg

angenheit

zum

Kusc

heln

?

„Das pure Chaos!?!“

Quelle: http://archiv.twoday.net/stories/506933956/

Bereitstellung von …

Beschreibungen (Metadaten) Archivalien

• Gedruckte Findbücher im Lesesaal

• Publikationsfindbücher

• Onlinefindbücher PDF

• Onlinefindbücher HTML

• XML-Findbücher

• XML-Normdateien

• Ausgabe im Lesesaal

• Ausleihe

• Digitalisate im Lesesaal

• Digitalisate im Internet

Archivportale etc.

• „Echte“ Archivportale ▫ Archivportal Europa ▫ Archivportal D (geplant) ▫ 12 Archivportale der Bundesländer ▫ Archive in der Arbeitsgemeinschaft Alpenländer ▫ BAM-Portal

• Themen-, Bereichsportale ▫ Kalliope (Nachlässe/Autographen in Deutschland) ▫ Zentrale Datenbank Nachlässe ▫ EHRI (Holocaust)

• Kulturgutportale ▫ Europeana

Archivportal D

• Teil der DDB (Deutsche Digitale Bibliothek) ▫ Nationaler Aggregator für die Europeana

• Präsentation von Erschließungsinformation und Digitalisaten von Archivgut

• Datenaustauschformat: EAD(DDB) ▫ www.landesarchiv-bw.de/ead/

• Daten des Lieferanten werden reduziert dargeboten ▫ Z.B. fallen Angaben zur Bestands- und

Verwaltungsgeschichte weg!

Archivportal Europa

• Portal für europäisches Archivgut • Ausgeführt im EU-Projekt APEx • Präsentation von Erschließungsinformation und Digitalisaten

von Archivgut • Information über die Archive selbst • Information über Provenienzen zusätzlich separat abrufbar

(in Vorbereitung) • Beteiligt derzeit: 323 Institutionen aus 24 Ländern, davon 217

Institutionen aus 20 Ländern mit recherchierbaren Findmitteln (32 Mio VE, 80 Mio Digitalisate)

• Datenaustauschformat EAD (apeEAD) ▫ http://www.apex-project.eu/index.php/outcomes/standards

Europeana

• Portal für europäisches Kulturgut (u.a. Archivgut) • Fokussiert auf digitalen Objekte / Digitalisate • Eigenes Datenmodell EDM

▫ Basiert auf Formaten / Modellen wie Dublin Core (DC), Web Ontology Language (OWL), CIDOC Conceptual Reference Model (CRM), Functional Requirements for Bibliographic Records object orientes (FRBRoo)

• Derzeit 20 Mio Objekte von 2200 Institutionen aus 36 Ländern ▫ www.europeana.eu

ArchiveGrid

• Spartenübergreifendes Portal für Kulturgut weltweit (auf Beständeebene)

• Projekt des Online Computer Library Center (OCLC) • Schwerpunkt Nordamerika; aus D zurzeit: DNB,

BSB, Bundesarchiv • Kein vorgeschriebenes Lieferformat, möglich z.B.:

EAD (verschiedene Profile), MARC, HTML-Seiten, PDF-Dokumente usw.

• Derzeit 2 Mio Beschreibungen aus 1000 Institutionen ▫ https://beta.worldcat.org/archivegrid/ ▫ http://oclc.org/research/activities/archivegrid.html

Archive 2.0, Crowdsourcing etc.

„If we build it, will they come?“ Joy Palmer, in: Ariadne 60 (2009)

• Archivnutzer als Prosument ▫ Archivblogs (Archivalia, Archive 2.0:

http://archive20.hypotheses.org/) ▫ Wikis ▫ Crowdsourcing-Projekte (http://youtu.be/F0-UtNg3ots) ▫ Findbuch 2.0

• Integration ins Kerngeschäft ▫ Kollaborative Erschließungsprojekte mit Nutzerkreisen und

anderen Archiven ▫ Kollaborative Bewertung

• Neue Accesspoints ▫ Direkteinstieg in Archivnutzung von Facebook & Co. ▫ Zugang zum Cloud-Repository

Erreichte Nutzer auf Facebook (22.01.

2014)

FB-Beitrag mit den meisten

Likes/Kommentaren (Jan. 2014)

Erhaltene Seiten-Likes auf Facebook

(22.01.2014)

FB-Interaktionen bei Meldung über

Teilnahme am Archivportal Europa

Richtungsbestimmung Archive 2.0

(nach Sebastian Gillner, 2013) • Virtueller Lesesaal

▫ Archivalien digital im Netz

▫ Virtuelle Forschungsinfrastruktur inkl.

Beschreiben, Favorisieren, Kommentieren, Vernetzen durch Nutzer

• Interaktion mit dem Nutzer

• Vernetzte Informationssphären

Bestandserhaltung

Norm für Bestandserhaltung

• ISO 11799: Information und Dokumentation – Anforderungen an die Aufbewahrung von Archiv- und Bibliotheksgut