Vortrag Vereinsarchiv, Siegen 16.4.15

Workshop „Vorbei und vergessen? Die Lösung: Das Vereinsarchiv!“

Thomas Wolf

Siegen, 16. April 2015

Gliederung

• Allgemeine Einführung

• Sicherung der vorhandenen Unterlagen

• Ordnung und Verzeichnung

• Raum- und Klimabedingungen

• Erhaltung des Archivguts/Digitales

• Nutzung

• Literatur/Links

16.04.15Kreis Siegen-Wittgenstein2

„Ordentliche Unordnung II“ Ingeborg Zimmer, Zeichnung 2013

Allgemeine Einführung


Funktion des Archivs:

•1) Rechtssicherheit

•2) Öffentlichkeitsarbeit:

Dokumentation der Vereinsgeschichte



• Lösung:

• Aufbau des Vereinsarchivs:

• verantwortliche Betreuung durch einen Archivar



• Aufgaben des Archivars:

• Sicherung der vorhandenen Unterlagen

• (Zeitaufwand: 1 Woche)

• Sammlung der neuen Unterlagen

• Erstellung eines Findverzeichnisses

• Bereitstellung der Archivalien zur Nutzung und Auswertung



• Ressource Raum

• möglichst zentrale Lagerung:– Verein, der 25 Jahre lang aktiv ist, über

Material in der Größenordnung eines Regalmeters



• Archivischer Super-“Gau“

• Vereinsauflösung

• unklare Nachfolgeregelung

• → Kontakt zu Ihrem Kommunalarchiv!



• Dokumente um die Vereinsgründung

• Verträge, Satzungen, Geschäftsordnungen

• sämtliche Protokolle

• Vorstands- und Mitgliederlisten

• Finanz- und Haushaltspläne, Beitrags- und Kassenbücher

• Rechnungsbelege der letzten 10 Jahre, ausgewählte Beispiele

Sicherung der vorhandenen Unterlagen


• Unterlagen zur Entwicklung des Vereins und zum Vereinsleben (z. B. Übungsangebot, Geräteverzeichnis, Wettkämpfe, Festschriften, Noten usw.)

• Vereinszeitungen

• Fotos, Videoaufzeichnungen usw.

• Homepages, sonstige Webauftritte

Sicherung der vorhandenen Unterlagen


• Analyse des Ist-Bestandes

• Gliederung

• Archivgutbeschreibung:

ein-eindeutige Signatur

Titel

Laufzeit

Ordnung und Verzeichnung


• Womit?

• Tabellenkalkulation (oder Textverarbeitung)

• oder

• MidosaXML (Archivschule Marburg)?



• Beispielliste:

• Lfd Nr. Aktentitel Jahr

• 1 Bodenverkehr 1974







• Schutz gegen:

– Wasser, Feuer– Vandalismus– „Diebstahl“– Tageslicht

Raum- und Klimabedingungen


• Temperatur: Kühl: 16-18° C

• Luftfeuchte: 50 %

• Staubfrei

• Schwankungen: +- 2 Grad, +- 10 % tolerierbar

Raum- und Klimabedingungen


Erhaltung des Archivguts


Foto: Stadt Köln

Erhaltung des Archivgutes


Erhaltung des Archivgutes


• Kein Metall

• Keine Klebestreifen, kein Kleben

• - Fotoecken

• Keine Plastikeinlagen

Erhaltung des Archivguts


• Ordnerstruktur (wie analog)

Erhaltung des Archivgutes: Digitales


Erhaltung des Archivgutes: Digitales

Bsp 1: Bsp 2:


• Formate:

– Text, Tabellen, Präsentationen: PDF/A– Bilder: TIFF + jpeg (für Webauftritt)– Audio: WAV– Filme: mp4

Erhaltungs des Archivgutes: Digitales


•Doppelt + an unterschiedlichen Orten

•Speichermedium: – Externe Festplatte– Glasdiscs

– „Cloud“ (vs. Eigentum)

Erhaltung des Archivgutes Digitales


• allen Interessenten Zugang zum Archivgut.

• Persönlichkeits- sowie Urheberrechte und der Datenschutz bei (lebenden) Personen sind zu wahren.

• Orientierung am Archivgesetz NRW

Nutzung


• Sammeln, Archivieren, Auswerten. Ein Leitfaden für Vereinsarchive, Festschriften und Jubiläumsausstellungen. Maulbronn: Institut für Sportgeschichte Baden-Württemberg e.V., 2000, ISBN 3-933486-20-3

• Praktische Archivkunde : ein Leitfaden für Fachangestellte für Medien- und Informationsdienste - Fachrichtung Archiv / hrsg. im Auftrag des LWL-Archivamtes für Westfalen von Norbert Reimann; Red.: Wolfgang Bockhorst und Hans-Jürgen Höötmann. - 2. überarb. Aufl. - Münster: Ardey-Verl., 2008. - 370 S. - ISBN 978-3-87023-255-9.

Literaturtipps:


• http://www.rheinisches-schuetzenmuseum.de/joomla/images/stories/files/tipps2.pdf

• http://www.vitaminb.ch/static/files/arbeitshilfen/Vereinsarchiv.pdf

• http://www.forum-bestandserhaltung.de/

• http://de.wikipedia.org/wiki/Archivgesetz_Nordrhein-Westfalen

Linktipps


• Bei Rückfragen:

• Thomas Wolf

• Telefon: 0271/333 15 10

• E-Mail: [email protected]

• Blog: http://www.siwiarchiv.de

Noch Fragen?


Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

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Vortrag Vereinsarchiv, Siegen 16.4.15