Dokumentations-, Administrations- und Organisationsaufwand der Ärzte im Krankenhaus, Auswirkungen auf die Arbeitszeit

Dokumentations‐, Administrations‐ und Organisationsaufwand der Ärzte im Organisationsaufwand der Ärzte im

Krankenhaus, Auswirkungen auf die Arbeitszeit Auswirkungen auf die Arbeitszeit

D J C l i M SDr. Joannes Castelein, M.Sc.

Tiroler Landeskrankenanstalten GmbHTiroler Landeskrankenanstalten GmbHAusbildungszentrum West für Gesundheitsberufe

Hannover 17.02.2011

1

bl llProblemstellung

D Z h li h h i b „Der permanente Zuwachs an gesetzlich vorgeschriebenen bürokratischen Tätigkeiten, Dokumentations‐ und Verwaltungsaufgaben, behindere die Ärzteschaft Verwaltungsaufgaben, behindere die Ärzteschaft mittlerweile extrem bei ihrer eigentlichen Arbeit – der Versorgung der Patienten“ [ÖÄK‐Brettenthaler 10.05.2006]

„Ist es nötig und möglich, den Anteil nicht ärztlicher und administrativer Aufgaben durch Delegation an andere fg gPersonengruppen oder durch Schaffung einer neuen Funktion zu reduzieren und den Anteil an medizinischen Dienstleistungen und Weiterbildung entsprechend zu Dienstleistungen und Weiterbildung entsprechend zu erhöhen?“ [Peter/Ulich 2002]

2

F h fForschungsfragen

Die primären Fragen:

a. Welche Determinanten bestimmen die zur Verfügung stehende Arbeitszeit der Spitalsärzte und wie haben sich di D t i t ä d t?diese Determinanten geändert?

b. Welche Determinanten bestimmen die Menge an Dokumentations‐, Administrations‐ und Organisations‐Dokumentations , Administrations und Organisationsaufgaben von Spitalsärzten und wie haben sich diese Determinanten geändert?

h k ll l h dc. Können organisatorische, strukturelle, persönliche oder technische Änderungen eine Optimierung des spitalsärztlichen Personaleinsatzes zur Folge haben? spitalsärztlichen Personaleinsatzes zur Folge haben?

3

U t d t F h fUntergeordnete Forschungsfragen

1 Haben sich die Jahresarbeitszeit sowie der Personalstand 1. Haben sich die Jahresarbeitszeit sowie der Personalstand der Spitalsärzte geändert und wie haben sich diese Änderungen ausgewirkt?

2. Wie haben sich die stationären Belagszahlen und die Bettenauslastung entwickelt?

3. Welche Dokumentations‐, Administrations‐ und Organisationsaufgaben werden von den Spitalsärzten erledigt und wie viel Zeit wird dafür gebraucht?erledigt und wie viel Zeit wird dafür gebraucht?

4. Welche finanziellen Auswirkungen hat eine personelle administrative Unterstützung der Spitalsärzte?g p

5. Welche technischen Änderungen können den spitalsärztlichen Personaleinsatz optimieren?p p

4

dAuswertung und Interpretation

Zuteilung der Arbeitszeit zu den spitalsärztlichen Aufgaben in Stunden und Minuten:g

V1.1

St ti ä 1.2

A b l t 1.3I

1.4 O ti

1.5Wi h ft

1.6G t Versorgung Stationäre

PatientenAmbulante Patienten

Im Diagnostischen

Bereich

Operative Versorgung

Wissenschaft und Lehre

Gesamte Arbeitszeit

Summe in 576:30 406:30 69:10 207:15 128:30 1.387:55Stunden

% 41,6% 29,3% 5,0% 14,9% 9,3% 100%

Mittelwert 03:54 02:45 0:28 01:24 0:52 09:22Mittelwert in Stunden

03:54 02:45 0:28 01:24 0:52 09:22

5


Durchschnittlicher Arbeitstag der Spitalsärzte laut Befragung. Dauer 9 Stunden und 22 Minuten.g g 9

6


Durchschnittlicher Arbeitstag, Verteilung auf Deutschland umgelegt. (geringe ambulante Versorgung)g g (g g g g)

7

Auswertung und Interpretationg p

Stationärer Zeitaufwand StationärN=117

GesamtN=148

Arbeitszeit in Stunden 576:30 1 387:55Arbeitszeit in Stunden 576:30 1.387:55

Dokumentations‐, Administrationszeit in Stunden

479:20 479:20

Prozentsatz 83% 35%

Ambulanter Zeitaufwand Ambulant GesamtN=81 N=148

Arbeitszeit in Stunden 406:30 1.387:55

D k i Dokumentations‐, Administrationszeit in Stunden

310:45 310:45

Prozentsatz 76% 22%

8

A t d I t t tiAuswertung und InterpretationVergleich der Prozentsätze der Dokumentations‐,

Administrationszeiten verschiedener UntersuchungenAdministrationszeiten verschiedener Untersuchungen

Autor Bereich Summe % BemerkungEdhag (S) Allgemein 25 Keine Angaben über Arbeitszeit

Peter/Ulich (CH) Innere Medizin stationär 25 Inklusive Überstunden

Bl /Müll (D) Chi i i ä B i A b i i 8 S dBlum/Müller (D) Chirurgie stationär 34 Basis Arbeitstag mit 8 Stunden

Blum/Müller (D) Innere Medizin stationär 40 Basis Arbeitstag mit 8 Stunden

IFES 2006 (A) Allgemein 30 Inklusive ÜberstundenIFES 2006 (A) Allgemein 30 Inklusive Überstunden

Spötl (A) Innere Medizin stationär 32 Inklusive Überstunden

Castelein (A) Allgemein stationär 35 Inklusive Überstunden

Castelein (A) Allgemein ambulant 22 Inklusive Überstunden

Castelein (A) Allgemein Summe 57 Inklusive Überstunden

9

Auswertung und Interpretationg p

Stationärer Zeitaufwand StationärN=117

GesamtN=148

Arbeitszeit in Stunden 576:30 1 387:55Arbeitszeit in Stunden 576:30 1.387:55

Dokumentations‐, Administrationszeit in Stunden

479:20 479:20

Prozentsatz 83% 35%

Ambulanter Zeitaufwand Ambulant GesamtN=81 N=148

Arbeitszeit in Stunden 406:30 1.387:55

D k i Dokumentations‐, Administrationszeit in Stunden

310:45 310:45

Prozentsatz 76% 22%

10

Auswertung und Interpretation

Gruppendiskussionen ‐ Berechnungen

• Anhand der Angaben der Oberärzte, Assistenzärzte und Stationsärzte wurde pro Item der klinikspezifische Zeitwert f lfestgelegt

• Pro Klinik wurden die stationären Leistungen eines Monats abgefragt Bettenzahl stationäre Auslastung Aufenthalte und abgefragt, Bettenzahl, stationäre Auslastung, Aufenthalte und Entlassungen sowie die stationäre Zuordnung der ärztlichen MitarbeiterInnen wurden berücksichtigtg

• Die Dokumentations‐/Administrationszeiten und die Organisationszeiten wurden getrennt berechnet

11

Auswertung und Interpretation g pBeispiel: Klinik 1

Dokumentation und Administration

Zeit in Minuten

Multipli‐kator 1

Summe 1 Multipli‐kator 2

Summe 2Administration Minuten kator 1 kator 2

Anamnese/Aufnahmeuntersuchung(Min./Fall)

5 396(Anamnesen)

1.980 1 1.980

Kurvenführung 8 70 6 564 8 31 17 509Kurvenführung (Min./Fall/Tag)

8 70,6(Betten)

564,8 31(Tage)

17.509

Aufklärungsgespräch(Min./Fall)

5 396 (Aufnahmen)

1.980 1 1.980

Untersuchungen Diagnostik (Min./Fall/Tag)

5 70,6(Betten)

353 31(Tage)

10.943

Konsiliar‐Untersuchung(Mi /F ll/T )

5 396 (A f h )

1.980 1 1.980(Min./Fall/Tag) (Aufnahmen)

Arztbrief‐Prozess (Min./AB) ohne Schreibarbeit

15 416(Entlassungen)

6.240 1 6.240

MEL Verschlüsselung 2 416 832 1 832MEL‐Verschlüsselung (Min./Fall)

2 416(Entlassungen)

832 1 832

ICD‐Verschlüsselung(Min./Fall

2 416(Entlassungen)

832 1 832

12

Summe in Minuten 42.296

Summe in Stunden 705

Auswertung und Interpretation Auswertung und Interpretation Beispiel: Klinik 1

Tätigkeitsart Zeit in Minuten

Multipli‐kator 1

Summe 1

Multipli‐kator 2

Summe2

Organisation Krankengeschichte

10 70,6(Betten)

706 22 (Tage)

15.532

Telefonate Zusatzuntersuchungen

5 70,6(Betten)

353 22 (Tage)

7.766

Telefonate Konsiliar‐ 5 396 1.980 1 1.980Telefonate KonsiliarAnforderungen

5 396 (Aufnahmen)

1.980 1 1.980

Summe Organisations‐zeit in Minuten

25.278zeit in Minuten

Summe Organisation‐zeit in Stunden

424

13

Auswertung und InterpretationAuswertung und Interpretation

Beispiel: Klinik 1Beispiel: Klinik 1

Zusammenfassung Klinik 1 Summe

Ärztliche stationäre Dienstzeit in Stunden 2.560

D k i d Ad i i i i i S dDokumentations‐ und Administrationszeiten in Stunden 705

Dokumentations‐ und Administrationszeiten in % 27,5

Organisationszeiten in Stunden 421Organisationszeiten in Stunden 421

Organisationszeiten in % 16,4

Summe der Dokumentations‐, Administrations‐ und 43,9Organisationszeiten in %

14


Vergleich Dokumentations-/Administrationszeit

Mittelwert

und Organisationszeit in % der stationären ärztlichen Dienstzeit

Klinik 5

Klinik 6

Mittelwert

Klinik 3

Klinik 4

Klinik 1

Klinik 2

0 20 40 60 80

Dokumentations-/Administrationszeit in % Organisationszeit in %

15


Vergleich Dokumentations-/Administrationzeit und Organisationszeit pro belegtem Bett in Stunden pro

Mittelwert

Organisationszeit pro belegtem Bett in Stunden pro Monat

Klinik 5

Klinik 6

Klinik 2

Klinik 3

Klinik 4

0,0 5,0 10,0 15,0 20,0 25,0 30,0

Klinik 1

Dokumentations-/Administrationszeit in Stunden pro belegtes Bett

Organisationszeit in Stunden pro belegtes Bett

16


Vergleich Bettenzahl (belegt) pro VZÄ-Arzt bzw. g ( g ) p

Arztstunden pro belegtem Bett

Klinik 6

Kli ik 4

Klinik5

Klinik 3

Klinik 4

Klinik 1

Klinik 2

0,0 10,0 20,0 30,0 40,0 50,0 60,0 70,0 80,0

belegte Betten pro VZÄ Arzt

17

Arztstunden pro belegtem Bett


Ergebnisvergleich quantitative‐ und qualitative FelduntersuchungErgebnisvergleich quantitative und qualitative Felduntersuchung

Stationär Ambulant Summe 1 OP Summe 2

Arbeitszeit =148 83.275 83.275

Quantitativ 28 760 18 645 47 405 3 720 51 125Quantitativ 28.760 18.645 47.405 3.720 51.125

Prozentsatz der Gesamtarbeitszeit 35 22 57 4,5 61,4Qualitativ 14.451 14.176 28.627 3.720 32.347

Prozentsatz der Gesamtarbeitszeit 17,4 17,0 34,4 4,5 38,9Gesamtarbeitszeit 17,4 17,0 34,4 4,5 38,9Prozentsatz Organisationszeit 5,8 4,7 10,5

18

B d F h fBeantwortung der Forschungsfragen

H b i h di J h b i i i d P l d d1. Haben sich die Jahresarbeitszeit sowie der Personalstand derSpitalsärzte seit 1991 geändert und wie haben sich diese Änderungen ausgewirkt? Zahlen für Österreich!Änderungen ausgewirkt? Zahlen für Österreich!

Jahr Spitalsärzte(N) (VZÄ)

Dienstzeit pro Woche

Jahres‐dienstzeit

Summe JDZ(N x JDZ)

% JDZ(N) (VZÄ) Woche

(WDZ)dienstzeit

(JDZ) (42KW)(N x JDZ)

1991 11.827(1) 74(2) 3.108 36.758.316 100%

%1997 14.606 72 3.024 44.168.544 120%

2007 17.966 59 2.478 44.519.748 121%

1. KAZ 20082. FESSEL 19913. IFES 2006

19

d h fBeantwortung der Forschungsfragen

1. Haben sich die Jahresarbeitszeit sowie der Personalstand derSpitalsärzte seit 1991 geändert und wie haben sich diese Änderungen ausgewirkt? Zahlen für Deutschland!

Jahr Spitalsärzte Dienstzeit pro Jahres‐ Summe JDZ % JDZJahr Spitalsärzte(N) (VZÄ)

Dienstzeit pro Woche(WDZ)

Jahresdienstzeit

(JDZ) (42KW)

Summe JDZ(N x JDZ)

% JDZ

1991 95.208 74 3.108 295.906.464 100%1991 95.208 74 3.108 295.906.464 100%

1997 105.618 72 3.024 319.388.832 108%

2007 126.000 52 2.184 275.184.000 93%

Quelle: Statistisches Bundesamt Dez. 2008Marburger Bunda bu ge u d

20


Jahr Spitalsärzte Dienstzeit pro Jahres Summe JDZ % JDZJahr Spitalsärzte(N) (VZÄ)

Dienstzeit pro Woche(WDZ)

Jahres‐dienstzeit

(JDZ) (42KW)

Summe JDZ(N x JDZ)

% JDZ

1991 95 208 74 3 108 295 906 464 100%1991 95.208 74 3.108 295.906.464 100%

1997 105.618 72 3.024 319.388.832 108%

2007 126.000 52 2.184 275.184.000 93%

Quelle: Statistisches Bundesamt Dez. 2008

7 5 4 75 4 93

2010 132.300 50 2.100 277.830.000 94%

QMarburger Bund

21


2. Wie haben sich seit 1995 die stationären Belagszahlen und dieBelagsdauer seit 1995 geändert? Zahlen für Österreich!

Jahr Stationäre Fälle

Liege‐dauer

Betten Liegetage pro Bett

Auslastung %

Turnover

1991 1.640.790 10,2 59.597 281 77 0,53

1997 2.158.241 6,7 52.902 275 75 0,78

2007 2 743 237 5 6 48 983 316 87 1 08

1 KAZ 2008

2007 2.743.237 5,6 48.983 316 87 1,08

91‐07 + 67% ‐ 45% ‐ 18% + 12% + 100%

1. KAZ 20082. FESSEL 19913. IFES 2006

22


2. Wie haben sich die stationären Belagszahlen und dieBelagsdauer geändert? Zahlen für Deutschland

Jahr Stationäre Fälle

Liege‐dauer

Betten Liegetage pro Bett

Auslastung %

Turnover

Quelle: Statistisches Bundesamt Dez. 2008

1991 14.576.613 14 665.565 307 84 0,42

1997 16.429.031 10,4 580.425 294 81 0,54

8 8 6 8 6Q

DKG

Quelle: Statistisches Bundesamt Dez 2008

2007 17.178.573 8,3 506.954 281 77 0,65

91‐07 + 18% ‐ 60% ‐ 18% ‐ 7% + 55%

Quelle: Statistisches Bundesamt Dez. 2008Marburger Bund

23

Beantwortung der ForschungsfragenBeantwortung der Forschungsfragen

Änderung der spitalsärztlichen Dienstzeit und stationärer Fallzahl g p(Österreich)

Jahr Stationäre Aufnahmen

(SA)

Spitalsärzte

(N)

Dienstzeit pro Woche (WDZ)

Jahres‐dienstzeit

(JDZ)

Summe JDZ

(NxJDZ)

Dienstzeit pro SA

(JDZ:SA)

1991 1.640.790(1) 11.827(1) 74(2) 3.108 36.758.316 22,4 Std.

2007 2.743.237 17.966 59(3) 2.478 44.519.748 16,20 Std.

1. KAZ 20082. FESSEL 19913. IFES 2006

Bem. Die Zeiten für die 13,6 Million spitalsambulanten Fälle sind nicht inkludiert (29% der Dienstzeit)

24

Beantwortung der ForschungsfragenBeantwortung der Forschungsfragen

Ä d d it l ä tli h Di t it d t ti ä F ll hl ? Änderung der spitalsärztlichen Dienstzeit und stationärer Fallzahl ? Zahlen für Deutschland von 1998 bis 2008.

Jahr Stationäre Aufnahmen

(SA)

Spitalsärzte

(N)

Dienstzeit pro Woche (WDZ)

Jahres‐dienstzeit

(JDZ)

Summe JDZ

(NxJDZ)

Dienstzeit pro SA

(JDZ:SA)

1991 14.429.613 95.208 74 3.108 295.906.464 20,3 Std.

2007 17.178.573 126.000 52 2.184 275.184.000 16,0 Std.

2010 17 500 000 128 117 50 2 100 268 800 000 15 4 Std

Quelle: Statistisches Bundesamt Dez. 2008DKG

2010 17.500.000 128.117 50 2.100 268.800.000 15,4 Std.

Bem. Die Zeiten für die 20 Million spitalsambulanten Fälle sind nicht inkludiert (6% der Dienstzeit)

25

d h fBeantwortung der Forschungsfragen3. Welche Dokumentations‐, Administrations‐ und 3. Welche Dokumentations , Administrations und Organisationsaufgaben werden von den Spitalsärzten erledigt und wie viel Zeit wird dafür gebraucht?f g

Stationäre Dokumentations-, Administrations- und Organisationszeiten pro Pflegetag in Minuten

40,0

45,0

50,0 Terminorganisation Konsil

Terminorganisation Diagnostik

Organisation Krankengeschichte

25,0

30,0

35,0 Organisation Krankengeschichte

Verschlüsselungen ICD und MEL

Prozess Arztbrieferstellung

10,0

15,0

20,0 Konsiliaruntersuchungen

Untersuchungsanforderungen Diagnostik

Aufklärungsgespräch

26-

5,0

Klinik 1 Klinik 2 Klinik 3 Klinik 4 Klinik 5 Klinik 6

Kurvenführung

Anamnese / Aufnahmeuntersuchung

Beantwortung der ForschungsfragenBeantwortung der Forschungsfragen4. Welche finanziellen Auswirkungen hat eine personelleadministrative Unterstützung der Spitalsärzte?

Am Beispiel der Hämatologie können die Auswirkungen des Einsatzes p g geines Administrationsassistenten evaluiert und berechnet werden:

Zeitaufwand Administrationsassistent Min./Tag

Summe übernommener Dokumentation, Administration, Organisation 310 Min.

Wegzeiten, Wartezeiten, Gespräche 24 Min.

Kurvenvisite am Nachmittag 28 Min.

Visiten 107 Min.

Dienstzeit 470 Min.

Ärzte Zeitaufwand Min. /Tag

3 Assistenzärzte 3 x 140 Min. delegiert pro Tag 420 Min.

2,87 Fachärzte 2,87 x 30 Min. delegiert pro Tag 86 Min.

Summe Pro Tag 506 Min.

5,87 Ärzte 5,87 x 20 Min. Information pro Tag 117 Min.

27

Eingesparte ärztliche Dienstzeit Pro Tag 389 Min.


• Finanzielle Auswirkung des Einsatzes eines Administrationsassistenten:

Finanzierungsberechnung Berechnung SummeFinanzierungsberechnung Berechnung Summe

Abgegebene ärztliche Tätigkeiten pro Tag in Minuten 389 Min.

Kalkulatorischer Minutenwert Ärzte € 0,836

Kalkulatorischer Wert abgegebener ärztlicher Tätigkeiten 389 x € 0 836 € 325 20Kalkulatorischer Wert abgegebener ärztlicher Tätigkeiten 389 x € 0,836 € 325,20

Verwendete Dienstzeit Administrationsassistent pro Tag in Minuten 407 Min.

Kalkulatorischer Minutenwert Verwaltungsperson € 0 503Kalkulatorischer Minutenwert Verwaltungsperson € 0,503

Kalkulatorischer Wert verwendeter Zeit 470 x € 0,503 € 236,41

Freigekommene Personalkosten in Euro pro Tag € 325 20 € 236 41 € 88 79Freigekommene Personalkosten in Euro pro Tag € 325,20 ‐ € 236,41 € 88,79

Finanzierbare ärztliche Dienstzeit in Minuten pro Tag 88,79 : 0,836 106 Min.

Finanzierbare ärztliche Dienstzeit in % von VZÄ 106 : 4,8 22%

28

Reflektion

Die gesamte Jahresdienstzeit der Spitalsärzte hat sich in Die gesamte Jahresdienstzeit der Spitalsärzte hat sich in Österreich von 1991 bis 2007 um 20% erhöht, in Deutschland ist diese um 7% zurückgegangenin Deutschland ist diese um 7% zurückgegangen

Ohne die ambulante Versorgung zu berücksichtigen ist d l l h lldie spitalsärztliche Dienstzeit pro stationärem Fall in Österreich von 1991 bis 2007 um 28% zurückgegangen, in Deutschland um 21%

In Österreich sind 2009 pro 100 Einwohner 31,9 9 p 3 ,9Spitalsaufnahmen angefallen, in Deutschland waren es 21 8in Deutschland waren es 21,8

29

ReflektionReflektion

I Ö t i h b ht i S h itt j d Ei h In Österreich besucht im Schnitt jeder Einwohner pro Jahr 1,75 mal eine Spitalsambulanz, in Deutschland liegt die Z hl b i Zahl bei 0,25

Im gemischten Tätigkeitsbereich werden in Summe 34% der i l ä li h A b i i i D k i d spitalsärztlichen Arbeitszeit mit Dokumentation und

Administration verbracht. Davon sind etwa 50% delegierbar Im gemischten Tätigkeitsbereich werden in Summe 10,5% der

spitalsärztlichen Arbeitszeit mit Organisationsaufgaben verbracht. Davon sind etwa 80% delegierbar

Delegierbare Tätigkeiten können in gleicher oder teils besserer Qualität kostengünstiger erbracht werden

30

AusblickAusblick

• Der Anteil der hochbetagten Menschen (über 75 Jr.) wird bis 2035 g ( 75 J ) 35auf 30% anwachsen

• Der Anteil der Personen, die in den Arbeitsmarkt eintreten,nimmt von 2010 bis 2020 um ca. 15% ab

• Es droht ein Kapazitätsproblem beim medizinischen Fachpersonal

• Optimierung der Arbeitsprozesse durch:o Die Entwicklung von klinischen Behandlungspfadeno Die Entwicklung von klinischen Behandlungspfadeno Die Entwicklung von technischen Lösungen (ELGA; Terminorganisation; Arztbrieferstellung; Spracherkennung)g ; g; p g)

o Neuverteilung der Aufgaben im Gesundheitsweseno Die Einstellung von medizinischen Organisationsassistenten

31

TILAK S ll filTILAK‐StellenprofilMedizinische/r Organisationsassistent/in

Auf Basis dieser Studie hat die TILAK GmbH beschlossen, i Kli ik it M di i i h O i ti i t t “ eine Klinik mit „Medizinischen Organisationsassistenten“ auszustatten. Ihre Aufgaben sind:1 Aufnahme:1. Aufnahme:

Geplante Aufnahme abwickeln Unterlagen einfordern nach Rasterfragebogen Bettenplan aktuell halten Bettenplan aktuell halten

2. Stationärer Aufenthalt: Ansprechpartner für die Patienten auf Station

ll d d d k h h Kontrolle und Ordnung der Krankengeschichte Visitenbegleitung Telefonfilter bei der Visite

A fli t füh Anruflisten führen

32

ll filTILAK‐StellenprofilMedizinische/r Organisationsassistent/in g

2. Stationärer Aufenthalt:• Fortschrittübersicht des Untersuchungsprogramms Kontaktaufnahme mit Versicherung lt. Checkliste Rückholprozesse administrativ abwickelnp

3. Entlassung: Einpflegen der ICD‐10‐Codierung Entlassungsdokumente zeitgerecht bereitstellen Nachsorge, Nachbehandlung sicherstellen Kontrolltermine vereinbaren Spezialdatenbanken pflegen

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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit

Dr. Joannes H. Castelein, M.Sc.b ld f dh b fAusbildungszentrum West für Gesundheitsberufeder Tiroler Landeskrankenanstalten G.m.b.H.

Innrain 98 A‐6020 InnsbruckInnrain 98, A‐6020 [email protected]

+43(0)50/8648‐2222

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