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Veranstaltungen besser organisieren
www.tagungsplaner.de
Organisation von Events
Tipps für Events
Meilensteine für
Profis
www.tagungsplaner.de
Ziele
beschreiben
Messbar, realistisch,
hierarchisch,
verständlich
1.000 zahlende Gäste
im 3. Jahr
Gäste tanzen um
Mitternacht auf den
Tischen
Das komplexe, neue
Produkt kann von
allen erklärt werden
(Test)
Budget/
Controlling
Konzept -
Diskussion
Zeitplan mit
Vorlauf
Maximale Kosten
planen
Realistische Erlöse
Regelmäßig
kontrollieren
Ist – Vergleich
während der
Planung
Budget an alle
„Mitmacher“
kommunizieren
Konzeptskizze mit
potentiellen
Teilnehmern, Kollegen
und Experten
diskutieren.
Stets offen für
Optimierungen
JEDES JAHR ETWAS
UNERWARTETES
Frühzeitig beginnen
Genauen Zeitplan
erstellen, festlegen,
wer bis wann für
was verantwortlich
ist.
Vorlauf nicht
unterschätzen
(Raum, Programm,
Gäste verfügbar)
Genauen Ablauf
frühzeitig festlegen
Checklisten nutzen
Meilensteine
www.tagungsplaner.de
Management &
Koordination
Professionelle Pläne
für alle Gewerke.
Persönliches Briefing
mit allen Gewerken.
Stand By Zeiten
vereinbaren.
„Manager on Duty“
prüft stets, was in den
nächsten 30 Minuten
passieren soll und
prüft ob „Stand By“
Komplexität
reduzieren
Krisen-
Management
Lieber einfach als
kompliziert:
Reduzierte
Getränkeauswahl
(kommuniziert)
Wenige, gute
Showacts
Präsentationen auf
EINEN Laptop (im
Vorfeld anfordern
und im Detail
prüfen)
Helfer für Teilbereiche
verantwortlich
machen (z.B.
Referenten-
betreuung)
Planen, was kann
schiefgehen?
z.B. Referent fällt aus
(welcher der Speaker
könnte verlängern
oder zweiten Vortrag
halten)
Bereit zur
Improvisation
Liste mit mobilen
Telefonnummern aller
Helfer, Speaker,
Künstler
Medizinische Hilfe vor
Ort (Kontaktpunkte
auf Krisen prüfen).
Notfälle planen.
Meilensteine II
Einladung als
Meilenstein
Klare Zielgruppen
Landingpage ein
MUST HAVE
Die richtige Gästeliste
ist der Schlüssel
Warum ich? Warum
überhaupt? Wer
kommt noch?
Teilnehmermanage-
ment nutzen
Marketingplan
„Teilnehmer-
gewinnung“
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Gastgeberrolle
beschreiben
Wichtig
Hemmschwellen
abbauen
Die herzliche
Begrüßung lockert
auf, die charmante
Verabschiedung
bleibt in Erinnerung
Den Gästen eine
Freude machen als
Grundhaltung
Verblüffend anders
sein!
Klarer Start und klares
Ende
Mit der Zeit der Gäste
respektvoll umgehen
Sympathiepunkte
sammeln
Echtzeit Feedback
einholen
„Nach der
Veranstaltung muss
vor der Veranstaltung
geplant werden.
Meilensteine III
Catering als
Meilenstein
Weine und Speisen
testen
Lieber zu viel als zu
wenig (Service
Level definieren)
Keine Buffet -
Warteschlangen
akzeptieren
Besonderheiten
(vegetarisch)
berücksichtigen
Prüfen ob
Inszenierung
möglich
(Essen als Teil des
Programms)
Planung, wie sich
Teilnehmer
untereinander
kennenlernen
Wege festlegen, wie
Stimmung und
Meinungen der
Teilnehmer
eingefangen
werden
Vorstellung der
Experten, Planung
des interaktiven
Austausches
Einbezug der
Teilnehmer planen
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Gabriele Schulze
Herausgeberin twTagungswirtschaft [email protected]
Tel. +49 (0)30 23 13 73 64
