Opacc Software AG © Opacc, XX. Oktober 2009

Das papierlose Büro als Illusion - 1415 - 1435das muss nicht sein.

Lösungswege mit OpaccOne

Opacc Software AG

Grüezi !

Adrian R. Boller, Projektleiter Vertrieb

Das papierlose Büro als Illusion – das muss nicht sein.

Das papierlose Büro als Illusion – das muss nicht sein.

Agenda• Wer ist Opacc?• Papierberge vs. Dokumentenmanagement• Der Tatbeweis OpaccOne DMAS (Dokumentmanagement- und Archivierungssystem)

Take away1.Erfolgsfaktoren für Ihre nächste DMS Evaluation2.Die 6 Fragen bei DMS Projekten

True Business AutomationOpacc und das Besondere an OpaccOne

Opacc Software AG

Opacc – Was Sie von uns erwarten dürfen

Opacc im Blickpunkt

Hersteller und Integrator für ERP Projekte in Handel, Service und Fertigung.

Kunden: 480

User: >10‘000

Mitarbeiter: 100

Eigentümer: Management

Eigenfinanzierung 100%

Gründung 1988 22 Jahre Visionäre Konstanz

Eigenes Q-System, z.B. Support > 70% am selben Tag

100%-ige Update Garantie seit 1988

Partnerschaften Microsoft Certified Gold Partner,HP Preferred Gold Partner,

IBM Business Partnerswiss made software

3 Besonderheiten von OpaccOne

True Business Automation Das Besondere an OpaccOne

Neue Handlungsfelder• Vorwärts• Aufwärts

1

2

3

100% Update-Garantie• Für den Standard• Für ALLE Adaptionen

Software-Familie• Mehrere Anwendungen • Gemeinsame Daten/Funktionen

Papierberge vs. Dokumentenmanagement

Name

Wer kennt das nicht?

Geschäftsdokumente

OR Art. 962

¹ Die Geschäftsbücher, die Buchungsbelege und die Geschäfts-korrespondenz sind während zehn Jahren aufzubewahren.• Bilanzen & Erfolgsrechnungen• Rechnungen, Gutschriften und alle weiteren Belege• Korrespondenz mit Kunden und Lieferanten• Personaldossiers• Kunden- und Auftragsdossiers (Angebote, Zeichnungen, Bestätigungen etc.)• Lieferanten- und Bestellungsdossiers (Anfragen, Pläne, Bestellungen etc.)• E-Mails

• Auswertungen, Statistiken• Dokumentationen (Datenblätter, Bilder etc.)

Anforderungen an ein DMS

Grundfunktionen• Strukturierte Ablage und Verwaltung von elektronischen Dokumenten• Finden von Dokumenten & Informationen mittels Volltextsuche• Weitergabe & Bearbeitung der Dokumente• Versionierung von Dokumenten• Grundlage für rechtssichere Ablage• Eigene Zugriffsberechtigungen

Mehrwert durch Integration im ERP System• Gewohnte Arbeitsumgebung (GUI ERP System)• Dokumente mit Stamm- und Bewegungsdaten verbinden• Dokumente automatisch aus den Prozessen ablegen oder archivieren• Unterzeichnete Dokumente automatisiert hinzufügen• Externe Dokumente automatisiert mit ERP Daten verbinden

DMS Erfolgsfaktor

Ein DMS schafft Mehrwert durch die online Verbindung von Stammdaten und den operativen Prozessen.

Der Schlüssel zum Erfolg liegt in der Integration von DMS & ERP!

OpaccOne DMAS: Überblick

Application ServicesDaten (DMAS-Dokumente, …)

BackOfficeDMAS Standard-Anwendungen

FrontOfficeZugang zu DMAS

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Management

Archiv

Grundfunktionen

Dokumente

OpaccOne DMAS

Grundfunktionen•CheckIn: Automatisch über Agent (Standard, Projekt), manuell •Eigenschaften: Standard, Individuell•Struktur: DMAS-Dokumente können spezifisch strukturiert werden•BO-Modell: DMAS-Dokumente sind in das OpaccOne BO-Modell integriert•Zugriffs-Schutz: DMAS-Dokumente nur für autorisierte Benutzer•Multi-Datei: DMAS-Dokumente können aus mehreren Dateien bestehen•Suche: DMAS-Dokumente können google-like gefunden werden•Outlook-Plugin: ermöglicht die Archivierung und Suche direkt aus Outlook

OpaccOne DMAS: Überblick

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Management

ArchivDokumente

Management• Versionierung: Diese erfolgt automatische für beliebig viele Versionen • History: Zugriffe und Veränderungen werden nach Bedarf historisiert • CheckOut: Ist jederzeit möglich

Archivierung• Recht: Die Archivierung erfolgt rechts- und revisionssicher • Offline: Dokumente können auf offline Datenträger übertragen werden

Grundfunktionen

OpaccOne DMAS

OpaccOne DMAS: Überblick

OpaccOne DMAS (Dokumentmanagement- und Archivierungssystem)

LIVE

Was sehen Sie live?

OpaccOne BackOffice, DMAS• Basisfunktionalität

OpaccOne BackOffice, Adressen & Verkauf• Kundendossier• Auftragsdossier

OpaccOne FrontOffice, WebShop• Produktbilder• Bedienungsanleitung

Das papierlose Büro als Illusion – das muss nicht sein.Take away 1: ERP & DMS „aus einem Guss“

Erfolgsfaktoren für Ihre nächste DMS Evaluation• Ihre Mitarbeiter arbeiten in der gewohnten Umgebung (GUI)• Die Management- und Archivierungsfunktionen sind in die Prozesse integriert• Die DMS Dokumente können beliebig verwendet werden (zB WebShop)• Der Betriebsaufwand wird durch Integration minimiert (keine Schnittstellen)• Durch Automatisierung können kürzere Durchlaufzeiten erreicht werden

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OpaccOne DMAS

Das papierlose Büro als Illusion – das muss nicht sein.Take away 2: Die 6 Fragen bei DMS Projekten

1. Steht das Dokumentmanagement- und / oder Archivierung im Vordergrund?

2. Ist ein DMS als Option zum ERP System verfügbar oder wie lässt sich eine integrierte Lösung realisieren (ERP, Schnittstellen, Kosten)?

3. Sollen neben den interne Dokumenten des ERP Systems auch externe Dokumente verwaltet werden (Lieferanten, Mails etc.)?

4. Kann mit dem neuen DMS die Voraussetzungen für eine rechtssichere Ablage gewährleistet werden (externe Archivierung, zB WORM)?

5. Ergeben sich aus der DMS Evaluation weiterführende Überlegungen damit ein möglichst hoher Integrationslevel erreicht werden kann?

6. Welchen konkreten Mehrwert kann Ihr Unternehmen mit der Einführung eines DMS erzielen (weniger Aufwand, höhere Auskunfsbereitschaft, Web)?

Ihre Fragen?

Vielen Dank!