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Formulare starten Arbeitsprozesse! Welche Möglichkeiten gibt es diese mittels Workflows zu automatisieren? Was ist dadurch zu gewinnen? Mit welcher Technologie? Lessons learend und ein Beispiel. siehe auch http://bauer42.blogspot.com/ und www.bauer42.net
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aforms2web AFS Usergroup, 2. Dezember 2010
AFS und Workflows
DI Christian Bauer, zSPMBauer42
2 | aforms2web AFS Usergroup 2.12.2010
Agenda
• Workflows
• Beispiele LLV Personalantrag
• Software Architektur
• Lessons learned aus Workflowprojekten
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Workflows
4 | aforms2web AFS Usergroup 2.12.2010
Formulare starten Arbeitsprozesse
• Personen einbeziehen
• Entscheidungen treffen
• kontextbezogen Daten zur Verfügung stellen
• Aktivitäten initiieren
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Warum Automatisierung mittels Workflows
• Immer gleiche Routinetätigkeiten ersparen
• Fehlerquellen reduzieren
• Prozesse vereinheitlichen
• Klar was zu tun ist
• Zuständige und Vertreter
• Information über Workflow-Status
• Nachvollziehbarkeit
• Statistische Auswertungen
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Beispiel PersonalantragLiechtenstein‘sche Landesverwaltung
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Personalantrag der LLV
• Aktuell PoC-Projekt• Personalantrag• IT Beschaffungsprozess
• Prozesse definiert + optimiert• Datenbasis vorhanden• Aufbau Infrastruktur (Nintex WF)
und Basiskomponenten• Anbinden von Fachinformationssystemen
• Integrationsframework• AFS WebService Extender• 1. Anwendung: Org. und Kontaktdaten aus LOGA
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Leistungen Christian Bauer
• Beratung, Design und Durchführung eines Workshops • Alle ins Boot holen• Gemeinsame Sicht auf das Thema• Welche Komponenten gibt es schon?• Entscheidung und Vorgehen
• Realisierung Proof of Concept (Personalantrag)
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Software Architektur und Tooling
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Software Tooling Optionen
• AFS Formularserver• Workflow-Software
• Sharepoint Server 2010• Nintex Workflow 2010 auf Sharepoint Foundation• K2 Blackpoint auf Sharepoint Foundation• K2 Blackpearl• ACTA NOVA
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AFS WebService Extender
• Vorbefüllung von Formularen mit kontextrelevanten Daten etwa aus Fachinformationssystemen
• Abfragen der Berechtigungen eines Users > Steuerung der Formularlogik
• Einbeziehen von externen Funktionalitäten z.B.: Währungsumrechnung..
• Anstoß von Funktionen z.B.: Aufruf eines weiteren Systems• Integration mit Workflowsystemen• AFS kann mit einem WebService-Extender als Ad Hoc
Applikations-Frontend verwendet werden.
• In Vorbereitung
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Lessons learned aus Workflowprojekten
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Lessons learned aus Workflowprojekten
• Starkes Interesse + positives Feedback
• Angst vor zu starker Vereinheitlichung (Verlust von „Hintertürchen“)
• IST Prozess(e) ≠ SOLL Prozess
• Prozessanalyse (bzw. -Vereinbarung) aufwendig
• Wer kümmert sich um Prozessmanagement?
• Anbindung von Systemen und Datenquellen aufwendig (Forschungsarbeit)
• Rollen- und Berechtigungskonzept nötig
• Sehr geringer Aufwand bei technische Realisierung und Changes (wenn Basis und Architektur OK)
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aforms2web solutions & services GmbH
Alser Straße 4 / Hof 1 | A-1090 Wien | www.aforms2web.com
[email protected] | Tel.: +43 1 288 88 04 -0 | Fax: -799
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