Fachtagung Intranet - So bekommen sie den information overflow in den griff

Beherrschbar: Wie Sie den Information Overflow in den Griff bekommen. Namics.

Dr. Bernd Langkau. Principal Consultant. Partner.

19. Mai 2011

Namics.08.04.2023 Fachtagung. Information Overflow. So klappt es.2

Agenda.

Schritt 1: Die Schwachstellen analysieren

Schritt 2: Entrümpeln

Schritt 3: Logisch strukturieren

Exkurs: Globale Informationsarchitektur

Schritt 4: Personalisieren

Schritt 5: Individualisieren

Namics.08.04.2023 3 Fachtagung. Information Overflow. So klappt es.

Schritt 1: Die Schwachstellen des Intranets analysieren.


Home Office

Nicht selten der erste Eindruck…

Die Schwachstellen des Intranets analysieren.

Wo ist meinFinanzordner?

Hier oben?

Oder etwa hier drunter?

Oder hab ich noch garkeinen angelegt?

Vielleicht dieser Hefter?

Ähm - wie komme ich nun dahin?

Gehören die Kinderbücher nicht ins Kinderzimmern?

Und die leeren Dosen in den Müll?

Und überhaupt – brauch’ Ich den ganzen

Krempel noch?

Namics.

Statements aus Befragungen von Intranetnutzern.


08.04.2023 Fachtagung. Information Overflow. So klappt es.5

Welches sind die schlechtesten Eigenschaften vom heutigen Intranet?

Struktur muss logischer aufgebaut seinEs braucht zu viele Klicks.

Ich muss wissen wo suchen,Sonst finde ich es nicht

Viele irrelevante Treffer

Suchfunktion nicht zu gebrauchen

Informationen sind schwer zu findenBietet keinen Mehrwert

Es gibt einige Bereiche, die nicht mehr aktuell sind


Probleme, die zur Informationsüberflutung führen.

Intranets sind i.d.R. über Jahre gewachsen, meist...

ohne klares Konzept für die Weiterentwicklung im Betrieb

ohne Content Guidelines was wo wie publiziert werden soll

ohne veraltete Inhalte zu überarbeiten oder zu entfernen

Contentverantwortliche können Strukturen beliebig breit und tief anlegen

Ursprüngliche Informationsarchitektur – und Navigationskonzepte werden umgangen

Fehlendes Gesamtkonzept für das Unternehmen

resultiert u.a. in Abteilungsintranets, Länderintranets ohne Gemeinsamkeiten und ohne Vernetzung



Resultat.

User wissen nicht, wo sie suchen sollen

Welches Intranet/welche Datenquelle, welcher Bereich?

...sehen keine Logik in der Ablage von Informationen

......müssen viel zu häufig klicken, um an die für sie wichtigen Informationen zu gelangen...

...erhalten dann häufig alte oder unzuverlässige Informationen

...haben das Gefühl, die meisten Inhalte sowieso nicht zu benötigen

...sind frustriert und boykottieren im schlimmsten Fall das Intranet



Schritt 2: Entrümpeln.


Knallhart:Was keiner braucht, fliegt raus!


Schritt 1a: Qualitative Inhalts- und Strukturanalyse.

Wenig hilfreiche Inhalte erkennt man oft auf den ersten Blick

…erstellt am 15.09.2004

...lange Seiten Prosatext

...Seiten im 8. Level oder tiefer

...leere Zwischenseiten

...bunte Bildchen und Animationen

...“Baustellenseiten“

Entrümpeln.


Schritt 2a: Quantitative Inhaltsanalyse.

Entrümpeln.


Schritt 2a: Quantitative Inhaltsanalyse.

Entrümpeln.


Empfehlung.

Ein Intranet-Relaunch ist eine gute Gelegenheit, um...

nicht benutzte und veraltete Inhalte zu eliminieren

strukturelle Verbesserungen zu schaffen

und Inhalte zu konsolidieren

Ziel sollte sein, eine Struktur mit max. 5-6 Navigationsebenen zu schaffen

TIPP: Nach Launch des neuen Intranets, das alte auf einer „Fallback-Domain“ noch 3-6 Monate laufen lassen

Zugriffe monitoren

Beschwerden ernst nehmen

Entrümpeln.


Schritt 3: Logisch strukturieren.


Häufigste 1. Level Navigationspunkte “NN/g Top 10 Intranets” 2007-2011.

Policies

My Intranet

Projects

My Division/BU/Dept.

Knowledge

Directories

Business Units / Dept.

Collaboration

News (& Events)

(Business)

Employee Center

Tools & Services

About us

0 5 10 15 20 25 30

Logisch strukturieren.


Bewährte Navigationskonzepte einsetzen.


Volltext-/Personensuche

1. Level

Top Links__________________________________________________________________________________________

Corporate News__________ ____________________ ____________________ _________________ __________

__________ ____________________ ____________________ __________________ __________

Zuletzt aktualisiert

________________________________________________________________________________

Abteilungs-/ Standort News__________ ____________________ ____________________ ____________________ ____________________ ____________________ ____________________ ____________________ ____________________ __________

Meine Kontakte__________________________________________________

Dashboards

Meine Apps

Meine Links____________________________________________________________

A

B

C

D

E

A B C D E

(Picture)

2. Level 2. Level 2. Level 2. Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level

3. Level

1. Level 1. Level 1. Level 1. Level 1. Level

2. Level 2. Level 2. Level 2. Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level

3. Level


Bewährtes Navigationskonzepte einsetzen.


Volltext-/Personensuche

1. Level

Titel 3. Levelseite_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

1. Level 1. Level 1. Level 1. Level 1. Level

2. Level2. Level2. Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level 4. Level 4. Level 4. Level 3. Level 3. Level2. Level

Kontextinfos____________________________________________________________

2. Level2. Level2. Level 3. Level 3. Level 3. Level 3. Level 4. Level 4. Level 4. Level 3. Level 3. Level2. Level

Titel 4. Levelseite

_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

5. Level 5. Level 5. Level 5. Level

Titel 5. Levelseite

_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

5. Level 5. Level 5. Level 5. Level


Informationsarchitektur.

Nicht alle Inhalte müssen über eine hierarchische Navigation erschliessbar sein

Alternativen

Strukturierte Suche (z.B. im Bereich Knowledge Management, Selfservices, Formulare)

Dynamische Drop-Down Navigation (z.B. im Bereich Produktkataloge)



Beispiel Alternativer Zugang: Servicekatalog.


Filter

Suche

Alphabetische Sortierung


Exkurs: Globale Informationsarchitektur.

Namics.

Für alle Mitarbeiter relevante Information

Globale Informationsarchitektur: Ein oder mehrere Intranets?

Globale Informationsarchitektur.


Standortspezifische Informationen


Namics.

Globale Informationsarchitektur: Autarke Regionen/Länder.



Corporate Intranet

Land 1 Land 2 Land … Land n

Namics.

Globale Informationsarchitektur: Autarke Tochtergesellschaften/Divisionen/Business Units.



Corporate Intranet

Division 1 Division 2 Division … Division n


Schritt 4: Personalisieren.


Wer braucht was?

Namics.

Von Personalisierung zur Individualisierung.

Personalisieren.


Personalisierung

Erkennung des Benutzers und Anzeige von benutzerspezifischen Inhalten.

- Gruppenbildung und Definition von entsprechenden Inhalten

- Zentrale Definition von angezeigten Inhalten

Individualisierung

Erkennung des Benutzers und Anzeige von Inhalten, welche durch den Nutzer bestimmt wurden.

- Individuelle Zusammenstellung durch den User Auf Bedürfnis des Users optimiert

- Keine zentrale Steuerung

Namics.


Beispiel: Personalisierung aufgrund Organisationseinheit und/oder Standort.

Personalisieren.


OE

spez

ifis

che

Info

rmat

ion

en

Mei

ne

OE


Mein Standort


Personalisierung “Mein Standort”.

Personalisieren.


Mögliche Problematiken bei der Personalisierung.

Die Informationen der Gruppenzugehörigkeit muss an zentraler Stelle vollständig gepflegt sein (z.B. Active Directory)

User fühlen sich u.U. ausgegrenzt oder bevormundet

Abwägung Closed User Group vs. Schnellzugriff

Gruppenzugehörigkeit vor allem in Matrixorganisationen nicht immer ein-eindeutig

Personalisieren.

Quelle: Wikipedia


Schritt 5: Individualisieren.


Jeder nach seinem Geschmack…

Namics.


Individualisierung.

Personalisieren.


OE

spez

ifis

che

Info

rmat

ion

en

Mei

ne

OE


Mein Standort

IndividuelleInformation


Individualisierung auf “Mein Intranet”.

Individualisieren.

Mein Intranet


Individualisierung “Wählbare Startseite”.

Individualisieren.

Individualiserbarer Bereich

Wählbarer Einstieg


5 Prinzipien…

…damit sich Ihre User trotz der Vielfalt zurechtfinden!

Namics.

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit.

[email protected]

© Namics

08.04.2023 36 Fachtagung. Information Overflow. So klappt es.

Technology

Fachtagung Intranet - So bekommen sie den information overflow in den griff