Trivadis TechEvent 2016 Die Rolle der Unterschrift bei der Digitalisierung von papierbasierten Geschäftsprozessen von Elke Mittendorf

BASEL BERN BRUGG DÜSSELDORF FRANKFURT A.M. FREIBURG I.BR. GENF

HAMBURG KOPENHAGEN LAUSANNE MÜNCHEN STUTTGART WIEN ZÜRICH

Die Rolle der Unterschriften bei der Digitalisierung von papierbasierten Geschäftsprozessen:

Unterschreiben: Vom Stolperstein zur Anforderungsquelle

Elke Mittendorf,

Principal Consultant,

Regensdorf, 10.09.2016

Darum geht es: «Analoge Unterschriften» digitalisieren

2

Prozess mit «analogen Unterschriften»

Medienbrüche eliminieren

Papierkosten reduzieren

Prozesskosten reduzieren (3-5 CHF pro Beleg/Dokument)

Fehler vermeiden,

Nachweisbarkeit

verbessern

Neue Kundenkanäle

eröffnen

Prozess mit «elektronischer Signatur»

Inhalt

Elektronische

Signatur

Rechtliches

und Risiken

Geschäfts-

prozesseTechnisches

3

Grundsätzliches U-Funktionen Beispiel

Abschluss

Echtheitsnachweis

Identifikation

Beweis

Aktive Willenserklärung/

Bewusstmachung/Warnung

Wichtiges

Elektronische

Signatur

Rechtliches

und Risiken

Geschäfts-

prozesseTechnisches

4


Abschluss

Echtheitsnachweis

Identifikation

Beweis



Initiativen zur

elektronischen

Unterschrift

Business Case

Elektronische

Kundenunterschrift für

den beleglosen SchalterUnterschied

«Digitale Signatur»

«Elektronische Signatur»

Nicht Unterschrift sondern

ihre Funktionen

digitalisieren

Ideen für Business Case

5

Beispiel: elektronische

Kundenunterschrift

bei

Raiffeisen/ARIZON

Über ARIZON

6

49%51%

Beste Retailbanking Plattform

der Schweiz

Implementation & Betrieb

Banking

Führender Anbieter von

integrierten Lösungen auf

höchsten

Technologiestandards

Technology

Führende Schweizer Retailbank

Die ARIZON Sourcing AG ist für den

Aufbau und den Unterhalt der

modernsten Retailbanking-Plattform der

Schweiz für die Raiffeisen verantwortlich.

Wir schaffen dabei ein einzigartiges

integriertes digitales und physisches

Kundenerlebnis, bei dem alle Vertriebs-

kanäle auf einer Plattform verschmelzen.

Die ARIZON Sourcing AG ist ein

Gemeinschaftsunternehmen von

Raiffeisen und Avaloq.

Migration der Kernbankenplattform bis

1.1.18

Dokumenten-Services

7

Outputmanagement (kuehn&wey)

Archivierung, zentraler und dezentraler Druck

Elektronisches Kundendossier

Scanning/Inputmanagmenent

interaktive Dokumentenbearbeitung.

Initiativen im Zusammenhang mit elektronischer

Kundenunterschrift

9

Hohe Druck- und

Prozesskosten für

Schalterbelege

eliminieren

Digital

Onboarding

Online

Hypotheken

Digitale Beraterbank

schafft mehr Kundennähe

Beispiel

Raiffeisengeschäftsstelle

Lungern

Produkte im

e-banking

oder

durch andere

elektronische

Kanäle vereinbaren

Initiativen im Zusammenhang mit elektronischer

Kundenunterschrift

10

Hohe Druck- und

Prozesskosten für

Schalterbelege

eliminieren

Digital

Onboarding

Online

Hypotheken

Digitale Beraterbank

schafft mehr Kundennähe

Beispiel

Raiffeisengeschäftsstelle

Lungern

Produkte im

e-banking

oder

durch andere

elektronische

Kanäle vereinbaren

11

Technisches und rechtliches zur

elektronischen Signatur

Digital signieren – ein mathematisches Verfahren

12

private

Identität

in der digitalen Welt (ihr gehört der «private Key») Authentifizierter User

Chip/Stück Hardware

Schlüsselpaar:

Public Key

Private Key

Elektronisches

DokumentDigital signiertes

Dokument

Digital signieren – ein mathematisches Verfahren

13

public

private

Zertifikatsauthorität

Mit einer Public Key Infrastruktur (PKI)

Public Key

Digital Signieren: Beispiel Strafregisterauszug

14

Das mathematische Verfahren «digitale Signatur»

16

Beweist: Niemand hat die Daten verändert

Beweist: Urheberschaft «Identität in der digitalen Welt»

Beweist noch nicht:

1. Neben der PKI braucht es noch Mechanismen der Identifizierung/Authentifizierung

2. Digitale Signaturen kann man nicht ausdrucken/Wert nur digital

Identität in der digitalen Welt Identität in der analogen Welt

Elektronische Signatur und Digitale Signatur

17

Elektronische Signatur: ein Begriff des Gesetzgebers

18

(aus Entwurf 18.3.16 – ZertES –Totalrevision)


19


Daten zu Daten

hinzugefügt, die zur

Authentifizierung

dienen


20



21


• Besondere Anforderungen

an Zertifikatsauthoritäten

• Braucht IMMER ein Stück

Hardware im Besitz des

Unterschreibenden § gleichgestellt

Digitalisierung mit der handgeschriebenen Unterschrift

Anwendung bei fortgeschrittener eS

22

Pads robust

genug für

Massenbetrieb

in der

Geschäftsstelle

Smartphones und

Tablets

Im Besitz des

Kunden

Papier + «Blaupause auf

Spezialtablet» wenn das Gesetz

Schriftlichkeit verlangt

Digitalisierung mit der handgeschriebenen Unterschrift

23

Pads robust

genug für

Massenbetrieb

in der

Geschäftsstelle

Smartphones und

Tablets

Im Besitz des

Kunden

Papier + «Blaupause auf

Spezialtablet» wenn das Gesetz

Schriftlickeit verlangt

• Seine Unterschrift hat der Kunde “immer dabei”

• Mit Hilfe Schriftbild und weiterer biometrischer

Merkmale sehr fälschungssicher

• Unterschreiben kann der Kunde NICHT

unbewusst

• Kombinierbar mit Digitaler Signierung->

fortgeschrittene Signatur von hoher Qualität

Analyse von biometrischen Merkmalen von digital erfassten

handgeschriebenen Unterschriften

24

Neben dem «Bild» sind dies:

Druck

Geschwindigkeit

Schreibrichtung

Erhöht Beweisbarkeit / Identifizierbarkeit

Analysesoftware für Sachverständige

Aber nicht für automatische

Legitimation

Biometrie sorgfältig aufbewahren

->weitere PKI und Aufbewahrungen

eines privaten Schlüssels z.B. beim NotarQuelle: Signotec

http://www.signotec.com/portal/sei

ten/unterschriften-vergleich-

900000038-10002.html

25

Erkenntnisse für

Geschäftsprozesse

Inhalt

Elektronische

Signatur

Rechtliches

und Risiken

Geschäfts-

prozesseTechnisches

26


Abschluss

Echtheitsnachweis

Identifikation

Beweis



Initiativen zur

elektronischen

Unterschrift

Business Case

Elektronische


den beleglosen Schalter

Konsequenzen für die Geschäftsprozesse

1. Infrastrukturen (Digitales Signieren und Verschlüsselung, ev. Archivierung)

2. Infrastruktur für Unterschriftenbilder (von Mitarbeitern)

3. Verschiedene Hardware in verschiedenen Situationen (beim Kunden/in der Geschäftsstelle)

4. Signier-Reihenfolgen und Gültigkeitszeiträume

5. Validieren/Verifizieren von elektronischen/handgeschriebenen/kombinierten Signaturen sind

unterschiedlich

6. Logistik: Ein Exemplar für alle Parteien verteilen (statt „Exemplar für Bank, für Kunden, etc.)

7. „Nebenfunktionen“ des Papiers“, z.B. notieren der „Stückelung“ am Schalter

8. Zeit und Ort der Unterschrift kommt eine neue Bedeutung zu.

9. Unterschriftenparteien müssen das gleiche Medium benutzen.

(eine digitale Signatur kann man nicht ausdrucken)

27

Auslegeordnung Risiko und Unterschriftenregelung

28

Formlos

Schriftlichkeit

Qualifizierte

Schriftlichkeit

…

…

Mündlich

Unterschriebenes

Dokument

Notariell Beurkundet

Schalterbelege

Kartenanträge

Formular A

Kreditverträge

z.B.

Grundbucheintrag

Komplexität

Integration(#Parteien/Dokumente/

Abhängigkeiten)

BeispielProzess-

anforderung

So

rtieru

ng

nach

Risik

o

Menge/Anzahl

Auslegeordnung Risiko und Unterschriftenregelung

29

Formlos

Schriftlichkeit

Qualifizierte

Schriftlichkeit

…

…

Mündlich

Unterschriebenes

Dokument

Notariell Beurkundet

Schalterbelege

Kartenanträge

Formular A

Kreditverträge

z.B.

Grundbucheintrag

Komplexität

Integration(#Parteien/Dokumente/

Abhängigkeiten)

BeispielProzess-

anforderung

So

rtieru

ng

nach

Risik

o

Menge/Anzahl

• Grösstes Potenzial für Einsparungen

• Kleinsten Geschäftsrisiken

• Geringe Integrationskosten

• Wenig rechtliche Anforderungen

Ein paar Zahlen aus den Raiffeisenbanken

30

Die mit grossem Abstand am häufigsten gedruckten Belege/Dokumente in den

Geschäftsstellen: Schalterbelege (Kasse, Ein-/Auszahlungen)

Ein-/Auszahlungsbelege : 12 Millionen (Tendenz leicht sinkend)

Die 72 aus 300 «belegintensivsten» Raiffeisenbanken:

60 000 und 190 000 Schalterbelege pro Jahr pro Raiffeisenbank

60,549

0

100,000

200,000

RB rangiert

Schalterbelege pro

Raiffeisenbank

Business Case für Digitalisierung der Schalterbelege: ROI im ersten Jahr

31

Druckkosten pro Beleg 0.10 CHF

Prozesskosten pro Beleg >0.50 CHF (oft: 3-5 CHF)(sortieren, ablegen, scannen, vernichten)

Druckkosten pro Jahr und RB 6 000 CHF – 19 000 CHF

Prozesskosten pro Jahr und RB 30 000 CHF – 95 000 CHF

Investitionskosten für eine Raiffeisenbank < 5 000 CHF pro Jahr10 Schalter/Pads pro RB, Lizenzen auf 72 RB verteilt

10 Pads 2 450 Euro

Lizenz-, Einrichtung,

Beratung Hersteller –

verteilt auf 72 RB

700 bis 1 400 Euro

Kosten

Umbau/Verkabelung

Annahme keine.

Integrationskosten «Klein»

Betriebskosten pro Jahr:

Lizenzen Softwarepflege

(insgesamt)3 000 -10 000 Euro

<100 Euro / RB

Ersatzpads/-stifte Vernachlässigbar

Betrieb/Schulungen Kaum Zusatzaufwand

da neue Plattform

Archivierungskosten

für signierte

Dokumente

Eher geringer als

bisher.

Entscheidung Raiffeisen/ARIZON: «Belegloser

Schalter»

32

Unterschriften auf einem Schalterpad

ermöglichen

Unterschriftenbilder, biometrische

Merkmale mit digitaler Signatur in den

Beleg «verpackt»

Bankseitiger Beleg existiert nur digital

Kunde bekommt bei Bedarf

Papierbeleg mit analoger Unterschrift

33

Was sind denn nun die

Anforderungen an die

Digitalisierung der Unterschrift??

Es muss einfach

gleich bleiben

Die Funktionen

müssen gleich bleiben

Warum unterschreiben wir seit mehr als 1000 Jahren

Dokumente?

34

Obligationenrecht,

Literatur zur Rechtssprechung liefert Begründungen, indem sie die

Funktionen der Unterschrift analysieren

Abschlussfunktion

Echtheitsfunktion

Identifikationsfunktion

Beweisfunktion, Non-Repudiation

Aktive Willenserklärung, Bewusstmachung, Warnung

Analog Digital Unser Projekt

Abschlussfunktion:

Jetzt gilt’s! Das gilt!

35

Analoge

Unterschrift

Digitalisierungs-

möglichkeiten

++

Beispiel

Digitalisierung

Unterschrift

Schalterbeleg

• Dokument unter

das die

Unterschrift

gesetzt wird muss

eine Einheit

bilden.

• Spätere

Änderungen

nichtig.

Digitale Signatur

«verpackt» den

Inhalt eindeutig und

identifiziert den

Zeitpunkt!

z.B. wichtig: gesamte

Info (z.B. Betrag,

Währung, neuer

Saldo) auf dem

Unterschriftendevice

anzeigen.

Zusatzanforderung an

die Software.

Echtheitsfunktion.

Das Dokument ist genau das, was ich unterschrieben habe.

36

Analoge

Unterschrift

+

Digitalisierungs-

möglichkeiten

++

Beispiel

Digitalisierung

Unterschrift

Schalterbeleg

• z.B. Durch

Gleichheit

verschiedener

Exemplare.

• Sachverständige.

Digitale Signatur

verhindert

nachträgliche

Änderungen oder

weist sie nach!

Wenig Relevanz.

Identifikationsfunktion.

37

Analoge

Unterschrift

-

Digitalisierungs-

möglichkeiten

-

Beispiel

Digitalisierung

Unterschrift

Schalterbeleg

Namen

Als Zusatz zu

anderen

Identifikations-

mechanismen

Ermöglicht

Abgleich mit

Unterschriften-

karte

Authentifizierungs-

mechanismen

handschriftliche

Unterschrift ->

biometrische

Eigenschaft.

Die Identifikation

des Kunden am

Schalter wird auf

absehbare Zeit

noch analog

(Ausweis,

persönlich

bekannt, …)

stattfinden.

… an der Schnittstelle zwischen analoger

und digitaler Welt.

Beweisfunktion: Non-Repudiation

Das warst tatsächlich Du, der zum DatumX diesen Inhalt unterschrieben hat.

38

Analoge

Unterschrift

0

Digitalisierungs-

möglichkeiten

+

Beispiel

Digitalisierung

Unterschrift

Schalterbeleg

Experten können

Unterschriften-

Merkmale

analysieren.

Eigenschaften von

Papier und Tinte.

Schwächer bei

gescannten

Dokumenten

Digitale Signatur in

Kombination mit

revisionssicherer

Software.

Zusätzliche

Möglichkeiten

Biometrie der

Unterschrift.

Kamera im

Schalterraum

Aktive Willenserklärung, Bewusstmachung, Warnung

Ich weiss, was meine Unterschrift bedeutet!

39

Analoge Unterschrift

+++

Digitalisierungs-

möglichkeiten

Beispiel Digitalisierung

Unterschrift

Schalterbeleg

Unterschrift kann ich

kaum unbewusst

geben.

Analoge Unterschrift

nimmt Tempo aus

dem Prozess

Haptisches Erlebnis

hilft Aufmerksamkeit

zu lenken

Handschriftliche

Unterschrift einsetzen!

«do you really want…»

z.B. Video ins

Dokumente einbinden.

Qualifizierte eS

alleine genügt nicht.

Oft in Konkurrenz zu

Digitalisierungszielen.

Kein zentrales

Thema.

Digitalisierung der U-Funktionen

40

Alle Funktionen können – oft mit Verbesserung der Qualität – digitalisiert werden.

Vielfältige Umsetzungsmöglichkeiten.

Spannungsfeld «Warnfunktion/aktive Willenserklärung» zu Digitalisierungszielen.

Der Gesetzgeber benachteiligt Digitalisierungen, selbst wenn sie die U-

Funktionen besser umsetzen als analoge Unterschrift und Qualifizierte eS.

Risikobetrachtung:

Raum für kreative Ideen und Dienstleistungen zur Digitalisierung der

U-Funktionen.

41

Zusammenfassung

Inhalt

Elektronische

Signatur

Rechtliches

und Risiken

Geschäfts-

prozesseTechnisches

42


Abschluss

Echtheitsnachweis

Identifikation

Beweis



Initiativen zur

elektronischen

Unterschrift

Business Case

Elektronische


den beleglosen Schalter

Session Feedback – now

TechEvent September 201643 09.09.2016

Please use the Trivadis Events mobile app to give feedback on each session

Use "My schedule" if you have registered for a session

Otherwise use "Agenda" and the search function

If the mobile app does not work (or if you have a Windows smartphone), use your

smartphone browser

– URL: http://trivadis.quickmobileplatform.eu/

– User name: <your_loginname> (such as “svv”)

– Password: sent by e-mail...