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ERM-Systeme: welche Perspektiven bieten sich den Bibliotheken?

Zum Abschlußbericht der AG ERM der FAG Lokale Geschäftsgänge

Peter Sbrzesny, FAG Lokale GG

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ERM-Systeme: welche Perspektiven bieten sich den Bibliotheken?

• Ausgangslage– Zunehmende Bedeutung elektronischer

Ressourcen– Speicherung der relevanten Informationen in

verschiedenen Systemen (EZB, lokales Erwerbungssystem, Excel-Tabellen …)

– Wunsch nach einem kompakten System, mit dem alle Informationen verwaltet werden können (Electronic Resources Management)

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ERM-Systeme: welche Perspektiven bieten sich den Bibliotheken?

• Fragebogenaktion der Geschäftsstelle des Niedersachsen-Konsortiums 2006:erster Überblick über die Erwartungen der Bibliotheken

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ERM-Systeme: welche Perspektiven bieten sich den Bibliotheken?

• Ergebnis:unterschiedliche Schwerpunkte:

– Lizenzadministration– Schnittstellen– Strukturierte Darstellung– Verwaltung von Paketen– Konsortialverwaltung– Modellierung von Geschäftsgängen– Hilfe für Erwerbungsentscheidungen

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ERM-Systeme: welche Perspektiven bieten sich den Bibliotheken?

• Fazit:– großes Interesse im GBV an einer möglichst

zeitnahen Einführung eines ERM-Systems– Unsicherheit in Bezug auf Kosten und Nutzen

der am Markt angebotenen Systeme

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ERM-Systeme: welche Perspektiven bieten sich den Bibliotheken?

• Einsetzung einer AG ERM durch die Facharbeitsgruppe Lokale Geschäftsgänge im Sommer 2006

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ERM-Systeme: welche Perspektiven bieten sich den Bibliotheken?

• Mitglieder:– Dr. Ewald Brahms (UB Hildesheim)– Carsten Chorengel (IBIT Oldenburg)– Kirstin Kemner-Heek (VZG)– Claudia Rölleke (SUB Göttingen, Nds.-

Konsortium)– Peter Sbrzesny (SUB Göttingen, FAG Lokale

GG)– Dr. Silke Trojahn (SB Berlin)

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ERM-Systeme: welche Perspektiven bieten sich den Bibliotheken?

• Zielsetzung:– Erarbeitung von Anforderungen an ein

System für die Verwaltung elektronischer Ressourcen

– Abgabe einer Empfehlung für die Benutzung eines konkreten Systems

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• Procedere:– Kriterienkatalog– Auswahlverfahren– Sichtung

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• Kriterienkatalog(http://www.gbv.de/wikis/cls/images/8/8b/Antworten_kumulation_wiki_fassung.xls)

– Konkrete Fragestellungen zu den Bereichen Allgemeines, technische Voraussetzungen, Benutzeroberfläche und Knowledgebase

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• Auswahlverfahren– Kontaktaufnahme mit fünf Anbietern, die

auf dem europäischen Markt präsent sind und ihr System als Standalone-Lösung anbieten

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ERM-Systeme: welche Perspektiven bieten sich den Bibliotheken?

• Sichtung– Rücklauf von drei Anbietern:

• Exlibris (VERDE)• ProQuest (SerialsSolutions)• Innovative Interfaces (Millennium)

– Präsentation aller drei Systeme

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ERM-Systeme: welche Perspektiven bieten sich den Bibliotheken?

• Sichtung– Vorstellung der VERDE-Installation in Berlin

(Freie Universität, Friedrich-Althoff-Konsortium, KOBV):System in der Testphase, geplanter Produktionsbeginn im Laufe des Jahres 2007

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ERM-Systeme: welche Perspektiven bieten sich den Bibliotheken?

• Bewertung– Alle Produkte werden noch intensiv weiter

entwickelt– Die Bewertung kann nur eine

Momentaufnahme darstellen

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ERM-Systeme: welche Perspektiven bieten sich den Bibliotheken?

• Bewertung– Erhebliche Unterschiede hinsichtlich Kosten

und Funktionalitäten– Qualität und Umfang der Knowledgebase

differieren ebenfalls stark

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ERM-Systeme: welche Perspektiven bieten sich den Bibliotheken?

• Vor- und Nachteile sind für verschiedene Zielgruppen unterschiedlich:– Kleine Bibliotheken (geringere Titelmengen,

Finanzierbarkeit des Tools)– Große Bibliotheken (Qualität der

Knowledgebase, Unterstützung von Geschäftsprozessen)

– Konsortialgeschäftsstellen

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ERM-Systeme: welche Perspektiven bieten sich den Bibliotheken?

• Die verfügbaren ERM-Systeme decken nicht alle Erwartungen ab:– Preisermittlung– Kostenkalkulation– Erzeugung fachbezogener Listen– Verknüpfung zum Printbestand

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• Bewertung– Millennium von Innovative Interfaces:

• Knowledgebase erfüllt nicht die Anforderungen (Umfang, Ausrichtung vorrangig auf nordamerikanischen Markt)

• Hochpreisiges Produkt• Kam nicht in die engere Auswahl

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ERM-Systeme: welche Perspektiven bieten sich den Bibliotheken?

• Bewertung– VERDE von Exlibris:

• Hohe Qualität und großer Umfang der Knowledgebase

• Unterstützt Geschäftsprozesse• Sehr komplexes System• Hohes Preisniveau• Ist am weitesten verbreitet

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• Bewertung– SerialsSolutions von ProQuest:

• Anwenderfreundliches System• Kostengünstiger als die anderen untersuchten

Produkte• Vor allem für kleinere Bibliotheken interessant

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ERM-Systeme: welche Perspektiven bieten sich den Bibliotheken?

• Sicht der VZG– Keine Festlegung auf ein einziges System– Bereitstellung von Schnittstellen (z. B. zum

ACQ), wenn sich Bibliotheken für bestimmte Produkte entscheiden

– Budgetkalkulator zur Aufteilung von Kosten über Schnittstellenprogrammierung denkbar

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ERM-Systeme: welche Perspektiven bieten sich den Bibliotheken?

• Angebot des KOBV– Hosting von VERDE gegen Gebühr als

weitere Instanz im Zuge einer Aufgaben- und Arbeitsteilung der Verbünde

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ERM-Systeme: welche Perspektiven bieten sich den Bibliotheken?

• Ausblick– Jeder potentielle Anwender muß für sich

klären:• Wo sind Erleichterungen absolut notwendig?• Welche Prozesse sollen unterstützt werden?• Welche Nachweissysteme müssen trotzdem

parallel weiter betrieben werden?• Welche Finanzmittel stehen zur Verfügung?• Welches und wieviel Personal kann eingesetzt

werden?

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ERM-Systeme: welche Perspektiven bieten sich den Bibliotheken?

• Ausblick– Jeder potentielle Anwender muß für sich

klären:• Weitere Entwicklung: • evtl. Aufbau einer bundesweiten Geschäftsstelle

(Nationallizenzen)• künftige Rolle der Konsortien• Späterer Export der Daten aus dem ERM-System

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ERM-Systeme: welche Perspektiven bieten sich den Bibliotheken?

• Ausblick– Jeder potentielle Anwender muß für sich

klären:• Lohnt sich vor diesem Hintergrund der Einsatz

eines ERM-Systems?

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ERM-Systeme: welche Perspektiven bieten sich den Bibliotheken?

• Stand im August 2007:– Das Niedersachsen-Konsortium untersucht

die Möglichkeit des Aufbaus einer konsortialen Instanz

– Es besteht Kontakt zu Exlibris zur Klärung offener Fragen und zur Konkretisierung von Arbeitsabläufen

– Neue Entwicklungen werden im Verbund bekannt gegeben

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ERM-Systeme: welche Perspektiven bieten sich den Bibliotheken?

• Detaillierte Informationen zu den Systemen finden Sie im GBV-Verbund-Wiki unter

http://www.gbv.de/wikis/cls/images/f/f0/Ag_erm_bericht_070420.doc

bzw.

http://www.gbv.de/wikis/cls/images/8/8b/Antworten_kumulation_wiki_fassung.xls

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ERM-Systeme: welche Perspektiven bieten sich den Bibliotheken?

Danke für Ihr Interesse!