1 Ausgangspunkt für die zielorientierte Arbeit in der Kirche Der Auftrag der Kirche, in welchem...

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Ausgangspunkt für die zielorientierte Arbeit in der Kirche

Der Auftrag der Kirche, in welchem ihre Freiheit gründet, besteht darin, an Christi Statt und also im Dienst seines Wortes und Werkes durch Predigt und Sakrament die Botschaft von der freien Gnade Gottes auszurichten an alles Volk. (Barmer Theologische Erklärung, These 6)

Leitfaden zur Zielorientierung und zum Berichtswesen für die Outputsteuerung

UAG Berichtswesen

Juni 2012, AG Outputsteuerung und Zielorientierung 3

Zielorientierung und Outputsteuerung

Zielorientierung gibt Antwort auf die folgende Frage: Wissen wir, für welche Ziele wir unsere

Ressourcen einsetzen?

Outputsteuerung schafft die Verbindung zwischen Aufgabenstellung, Aufgabenerfüllung und Ressourceneinsatz.

Dies erzeugt eine höhere Transparenz.

Gliederung des Leitfadens

1. Zielorientierung 1.1. Zielfindung

1.1.1. Zielebenen

1.1.2. Zielbeschreibung

1.1.3. Kommunikation für Zielfindung

1.2. Zielerreichung (Messbarkeit)

1.2.1. Auf welchen Ebenen sollen Ziele gemessen werden?

1.2.2. Was wird gemessen?

1.2.3. Wie wird gemessen?

4Juni 2012, AG Outputsteuerung und Zielorientierung

Gliederung des Leitfadens (2)

2. Berichtswesen2.1. Voraussetzungen

2.2. Berichtszwecke

2.3. Berichtsempfänger

2.4. Informationsübermittlung

2.5. Berichtsgestaltung

2.6. Einführung des Berichtswesens

Anlage: Berichtsmuster

5Juni 2012, AG Outputsteuerung und Zielorientierung

1.1. Kirchliche Steuerungsebenen

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Operative Ziele, Projekte, Maßnahmen

Strategie

Vision/Leitbild

Auftrag

Operative Steuerung

Strategische Steuerung

Normative Steuerung

Juni 2012, AG Outputsteuerung und Zielorientierung

Juni 2012, AG Outputsteuerung und Zielorientierung 7

1.1. Ziele benötigt man

zur Planung u. Steuerung in den Aufgabenbereichen Operative Ziele, Projekte, Maßnahmen

Strategie

Vision/Leitbild

Auftrag

zur Begründung, Orientierung und Sinnstiftung (Ziele von Kirche)

als Handlungsrahmen(Ziele einer Organisation)

zur Ausrichtung auf die Zukunft(Ziele in einer Landeskirche)

als Grundlage für das Berichtswesen und Vorgabe für die Zielvereinbarung

1.1.1. Zielebenen

8Juni 2012, AG Outputsteuerung und Zielorientierung

Wirkung

Ressourcen (Input)

Handlungs-prozesse

Leistung (Output)

Effekt Rezeption Wandel

Objektiv Subjektiv Gesellschaftlich/(Landes-)Kirchlich

Effizienz (Wirtschaftlichkeit)

Operative Ebene

Effektivität (Wirkungsgrad/Wirksamkeit)

Strategische Ebene

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1.1.1. Strategie

Handlungsrahmen für kirchliche Arbeit und Organisation

Handlungsrahmen für Veränderungen des kirchlichen Umfeldes

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1.1.1. Standardziele

Standardziele sind Ziele der vorhandenen Aufgaben ohne Veränderungsbedarf

Sie können bei veränderten Rahmenbedingungen zu strategischen Zielen werden

Beispiel:Die Pastoralausbildung deckt den langfristigen Bedarf.

Mit den strategischen Zielen werden Schwerpunkte und nicht das komplette Aufgabenspektrum der Organisation abgebildet

Sie werden vom Entscheidungsgremium (z. B. Synode) vorgegeben

Beispiel:Familienarbeit (z. B.: Wir sind in Familien als Kirche präsenter.)

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1.1.1. Strategische Ziele

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1.1.1. Operative Ziele

Sowohl strategische Ziele, als auch die Standardziele werden durch operative Ziele umgesetzt

Die nachgeordnete Ebene formuliert die operativen Ziele und die zu ergreifenden Maßnahmen und reflektiert sie mit der strategischen Ebene

Mit der Verabschiedung der zugehörigen Mittel werden die operativen Ziele mittelbar beschlossen

Beispiel: Familienarbeit (Die Angebote für die kindliche Früherziehung sind zum Ende der Haushaltsperiode um 10 % gestiegen.)

1.1.2. Zielbeschreibung

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Als Ziele sind nicht Aufgaben oder Tätigkeiten zu beschreiben, sondern der Zustand (Ergebnis), der erreicht werden soll und zwar so, als sei er schon erreicht. Operative Ziele sind daher:

Spezifisch (Das Ziel muss konkret beschrieben werden)

Messbar (Für das Erreichen des Zieles müssen konkrete Messgrößen – quantitativ und qualitativ - bestimmbar sein)

Angemessen (akzeptabel, anspruchsvoll, den Verhältnissen entsprechend)

Realisierbar (liegt die Erreichung des Ziels im Steuerungsbereich des Verantwortlichen, z. B. stehen die Ressourcen zur Verfügung?)

Terminiert (wann soll das Ziel – der Zustand - erreicht sein?)

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Zur Zielerreichung ist es notwendig, Leistungen zu definieren.

Leistungen sind: – zielorientierte– geplante– mit Prozessen und dem Einsatz von Ressourcen

verbundene– Handlungsergebnisse– für einen oder mehrere EmpfängerBeispiel:

Bedarfsdeckende Familienarbeit für alleinerziehende Väter und Mütter

1.1.2. Zielerreichung

1.1.3. Kommunikation für Zielfindung

15Juni 2012, AG Outputsteuerung und Zielorientierung

Strategieklausur der Entscheidungsebene

Strategiebeschluss der Entscheidungsebene

Formulierung der operativen Ziele mit Maßnahmen und Projekten

Rückkopplung zur Entscheidungsebene

Leistungs- und Ressourcenplanung

Interne Planungs-vorbereitung

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Strategische Planung und Prüfung der strategischen Ziele in der Regel alle 6 Jahre - Empfehlung: in der Mitte der Legislaturperiode der Synode

Operative Ziele im Haushaltszyklus

1.1.3. Zielfindungszyklen

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1.2.1. Zielerreichung (Messbarkeit)

Auf welche Ebenen sollen Ziele gemessen werden?

Operative Ziele, Projekte, Maßnahmen

Strategie

Vision/Leitbild

Auftrag

Diese Ebenen sind für (Steuerungs- und) Berichtszwecke relevant

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In der Regel bestehen Ziele aus drei Dimensionen:

–SachdimensionenWas soll erreicht werden?

–QualitätsdimensionenWie, in welcher Güte, soll die Leistung erbracht werden?

–FormaldimensionenMit welchen Vorgaben ist die Erreichung der Sach- und Qualitätsdimensionen zu gewährleisten?

1.2.2. Zieldimensionen

1.2.3. Zielerreichung erfassen

Zählung/Messung

Beobachtung

Ableitung (Rückschlüsse)

Schätzung

Nicht erfassbar

Berechnung

... was ist (mit sinnvollem Aufwand) zählbar/messbar? z. B. Teilnehmendenzahlen

... was ist von dem, was nicht messbar ist, beobachtbar? z. B. Begeisterung

... was ist von dem, was nicht direkt beobachtbar ist, ableitbar? z. B. Stichproben

... was ist von dem, was nicht ableitbar ist, schätzbar? z. B. große Teilnehmendenzahlen

... Weniges, das nicht erfassbar ist!

... was ist aus den vorhandenen Zahlen berechenbar? z. B. Veranstaltungskosten

19Juni 2012, AG Outputsteuerung und Zielorientierung

1.2.3. Was sind Kennzahlen?

Kennzahlen = quantitative Daten,• die in konzentrierter Form über (wirtschaftliche, ...) Fakten,

Tendenzen und Vorgänge informieren und• einen raschen Überblick erlauben• Als absolute Größe (z. B. 150 Teilnehmende) und als relative

Größe (z. B. +15%; Quoten)

Beispiele:• Zahl der Gemeindeglieder• Zahl der Familien• Auslastung der Angebote• Taufen (absolut und Taufen je Tausend Einwohner)

Juni 2012, AG Outputsteuerung und Zielorientierung 20

1.2.3. Was sind Indikatoren?

Indikatoren • sind ein Ersatz für Messgrößen. Sie werden herangezogen, wenn

jene nicht exakt oder nur mit viel Aufwand ermittelbar sind • sind leicht erhebbar und lassen Rückschlüsse auf die

Zielerreichung zu• bedürfen der Vereinbarung

Beispiele:• Zuzug von Familien (als Indikator für

künftige Nachfrage)

• Warteliste (für die Qualität des Angebotes)

• Engagement als Ehrenamtliche (für Akzeptanz und Mitgliederbindung)

• Anzahl der Teilnehmenden durch Mund-zu-Mund-Propaganda

21Juni 2012, AG Outputsteuerung und Zielorientierung

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1.2.3. Mengenindikatoren

bilden das Erreichen der Sachdimension abBeispiel Familienarbeit:Sachdimension „Beratung, Wissensvermittlung“

– Beteiligung an Gesprächen (Prozentsatz der Beteiligten)

messen das Erreichen der Formaldimension, meist über konkrete Kennzahlen

Beispiel Familienarbeit:Formaldimension „Effizienz“

– eingesetzte Gesamtkosten in Bezug zu erreichten Familien – Kostenentwicklung absolut und relativ zum Gesamtbudget

Juni 2012, AG Outputsteuerung und Zielorientierung

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1.2.3. Qualitätsindikatoren

bilden das Erreichen der Qualitätsdimension abBeispiel Familienarbeit:Qualitätsdimension „kompetent, freundlich“

– Besuch von Fortsetzungsveranstaltungen– Feedback, Fragebogen nach Veranstaltung

können auch quantitative Indikatoren seinBeispiel Familienarbeit:

– Anzahl Anmeldungen, Anzahl Stornierungen

– Anzahl der Teilnehmenden am Anfang und am Ende einer Veranstaltung

2. Berichtswesen

Berichtswesen ist die zielbezogene Informationsversorgung zu Steuerungszwecken

Beispiele: Verknüpfung der Ziele mit dem dafür nötigen Ressourceneinsatz im Haushaltsbuch, Berichte über die Erreichung der Ziele

24Juni 2012, AG Outputsteuerung und Zielorientierung

2.1. Grundlagen für ein Berichtswesen

Eindeutige Zuordnung der Ressourcen zu Aufgaben/Leistungen, Regelung über eine einheitliche Buchungssystematik

Zweckmäßige Aufbauorganisation (Einheit von Aufgaben, Kompetenzen, Fach- und Ressourcenverantwortung)

Auf die Leistungserstellung abgestimmte Ablauforganisation

Einführung der Leistungsdokumentation Klarheit über Berichterstatter, -empfänger, -inhalte, -

formen, -zyklen

25Juni 2012, AG Outputsteuerung und Zielorientierung

2.1. Methodische Voraussetzungen

Klare Beschreibung der Ziele und ihrer Messgrößen (Kennzahlen und/oder Indikatoren)

Eindeutige Beschreibungen der Aufgaben und Leistungen, über die berichtet werden soll

Es muss differenziert werden, ob über die Zielerreichung und/oder über die Aufgabenerfüllung zu berichten ist

26Juni 2012, AG Outputsteuerung und Zielorientierung

2.2. Berichtszwecke

Vorbereitung von Entscheidungen Darstellung und Analyse der Ergebnisse Auslösen von Handlungen

(Konsequenzen/Empfehlungen) Dokumentation (Dokumentationszweck: Beweis,

Veranschaulichung, Archivierung, ...)

27Juni 2012, AG Outputsteuerung und Zielorientierung

Berichtsempfänger sind alle entscheidenden, beratenden und steuerenden Leitungsebenen

Beispiele: Synode, Kirchenleitungen, Kollegium, Dezernate, Leitende von Diensten und Werken, …

2.3. Berichtsempfänger

28Juni 2012, AG Outputsteuerung und Zielorientierung

Die Berichte sind zeitnah zu erstellen

Entscheidend für den Berichtszeitpunkt ist nicht der Zeitpunkt der Entstehung der Information, sondern der Zeitpunkt der Informationsnotwendigkeit der Adressaten

2.4. Herausforderung 1: Aktualität

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BerichtBericht

Juni 2012, AG Outputsteuerung und Zielorientierung

2.4. Herausforderung 2: Datenflut

Aus allen verfügbaren Informationen gilt es nur diejenigen zu extrahieren, die für den Berichtszweck erforderlich und geeignet sind

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Informationspotenzial

BerichtBericht

Filtern

Verdichten

Juni 2012, AG Outputsteuerung und Zielorientierung

2.4. Herausforderung 3: Qualität

Die Qualität der Berichte hängt entscheidend von der Qualität der zugrunde liegenden Daten ab

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Qualität der Daten

Qualität des Berichts

BerichtBericht

Juni 2012, AG Outputsteuerung und Zielorientierung

2.4. Herausforderung 4: Verständlichkeit

Die Information muss in leicht zu erfassender Weise präsentiert werden

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Acht-ung Achtung

Juni 2012, AG Outputsteuerung und Zielorientierung

2.4. Herausforderung 5: Relevanz leben

Kenntnisnahme und Verwendung der Berichte muss durch Führung vorgelebt und gefördert werden

Juni 2012, AG Outputsteuerung und Zielorientierung 33

2.5. Berichtsgestaltung

Berichtsfrequenz– der Rhythmus ist regelmäßig

(z. B. Jahres-, Quartal-, Monats-Berichte)

– der Zeitpunkt ist durch ein bestimmtes Ereignis ausgelöst (z. B. immer nach Ende der Veranstaltung)

– Inhalt und Zeitpunkt entsprechen der konkreten Nachfrage

Berichtsstandard– Auswahl, Verdichtung und Darstellung der relevanten

Informationen (z. B. Trendlinien statt Datenwüste)

– Plan, Ist und Abweichung bezogen auf Berichtsperiode und Steuerungsperiode

– Kommentierung der Berichte: Problembeschreibung, Problemhistorie und Lösungsvorschläge

34Juni 2012, AG Outputsteuerung und Zielorientierung

2.5. Berichtsgestaltung

Typische Gliederung für Berichte– Ziele und Leistungen– Zahlen (Soll-/Ist-Vergleich)– Erläuterungen/Rückblick– Entwicklungen und Tendenzen für die Zukunft– ggf. Handlungsempfehlung

Juni 2012, AG Outputsteuerung und Zielorientierung 35

2.6. Einführung des Berichtswesens

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Startworkshop-Steuerungsverständnis-Ziele und Aufgaben des Berichtswesens-Projektgruppe

Ist-Analyse

Workshopsmit einzelnenOrganisations-einheiten

Zusammen-fassung derErgebnisse

Konsolidierungzu einem Gesamt-konzept undBeschluss

Ableitungvon Leitfäden undHandreichungen

Schulungenund technischeEinrichtung

AktiveNutzung des

Berichts-wesens

Evaluationund konti-nuierlicheAnpassung

Juni 2012, AG Outputsteuerung und Zielorientierung

Aufbau der Leistungsplanung

A Grundsätzlicher Auftrag der Organisationseinheit

B1 Rückblick auf die Tendenzen und Entwicklungen des letzten PlanungszeitraumesB2 Tendenzen und Entwicklungen im neuen Planungszeitraum

C Ziele im Planungszeitraum

C1 Standardziele C2 Umsetzung der strategischen Ziele

D Tätigkeiten und Leistungen

E Zieldokumentation

E1 Standardziele E2 Umsetzung der strategischen Ziele 37

Anlage : Berichtsmuster aus der EKiBa

Haushaltsbuch1.2.1 Öffentlichkeitsarbeit Berichtsmuster EKiBa

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Berichtsmuster Kirchenamt der EKD - Entwurf

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Berichtsmuster Kirchenamt der EKD (2)

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Berichtsmuster Kirchengemeinde der Ev. Kirche der Pfalz

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Handlungsfeld: Arbeit mit Kindern und Jugendlichen, Teil Ziele

Berichtsmuster Kirchengemeinde der Ev. Kirche der Pfalz

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Handlungsfeld: Arbeit mit Kindern und Jugendlichen, Zahlenteil

Berichtsmuster Kirchengemeinde der Ev. Kirche der Pfalz

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Kostenstelle Gebäude

Berichtsmuster Kirchengemeinde der Ev. Landeskirche in Württemberg

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Berichtsmuster Ev. Landeskirche in Württemberg

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Berichtsmuster der Ev. Landeskirche in Württemberg (2)

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Berichtsmuster der Ev. Kirche in Hessen und Nassau

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