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SAP Seminar 2007Wareneingang verbuchen

Foliensatz

Prozess Bestellung anlegen• Vorbereitendes Customizing, Stammdatenpflege

– Organisationsobjekte anlegen– Stammdaten anlegen

• Bestellung anlegen• Wareneingang verbuchen

– Automatische Kontenfindung einstellen

• Rechnungseingang verbuchen• Zahlungsausgang verbuchen

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Bestellung Anzeigen SAP Easy Access Menü

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Bestellung anzeigen

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Folgefunktion zur Bestellung: Wareneingang (MIGO)

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Bestellung selektieren für Wareneingangsbuchung

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Doppelklick

Wareneingang – Position ok

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Fehlermeldung Periodenverschiebung - 1• Aus finanztechnischen Gründen sollen jeweils nur

die aktuelle Geschäftsjahresperiode und je nach Einstellung die Vorperiode und die folgende Periode bebucht werden.

• Sie sollten im Customizing des Buchungskreises die Geschäftsjahresvariante K4 (Kalendermonate, 4 Sonderperioden) eingestellt haben. Die aktuelle Periode ist also der laufende Monat.

• Im Rahmen der ersten Aufgaben des Customizing haben Sie über den Menüpunkt „Buchungskreise für die Materialwirtschaft pflegen“ die aktuelle Geschäftsjahresperiode eingestellt.

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Fehlermeldung Periodenverschiebung - 2• Falls nun ein Monatswechsel stattfindet, müssen

sie eine Periodenverschiebung durchführen und die Periode aktualisieren.

• Dies geschieht meist im Rahmen von Abschlussarbeiten für einen Monat bei denen auch weitere Auswertungen und ein generieren und fortschreiben von Kennzahlen erfolgt.

• Vorsicht! Wenn Sie die aktuelle Periode im System in die Zukunft verschieben, besteht keine Möglichkeit (für uns!) die Periode zurückzusetzen!

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Fehlermeldung: Buchen in Perioden ….

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Periodenverschiebung durchführen

Periode verschieben (immer um einen Monat!)

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Fehlermeldung: Eintrag in Tabelle (T)169P • Nach dem aktualisieren der Periode (wenn

notwendig durch Monatswechsel) erscheint nun eine weitere Fehlermeldung in der Tabelle T169P ist kein Eintrag für den von Ihnen angelegten Buchungskreis vorhanden.

• Es besteht entweder die Möglichkeit– Über die Customizing Menüs die entsprechenden

Parameter zu pflegen. Dies setzt voraus, dass man zuordnen kann, welche Menüs verwendet werden können.

– Über die erweiterte Tabellenpflege (SM30) im Transaktions-Direkteingabe-Fenster

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Tabellenpflege über die Transaktion SM30 • Die Tabellenpflege über die Transaktion SM30 greift nicht

direkt auf die Datenbanktabellen durch sondern führt vor Änderung umfangreiche Konsistenzprüfungen durch. Dadurch ist gewährleistet, dass die Datenbank immer in einem korrekten (konsistenten) Zustand bleibt.

• Nicht alle Pflegeoperationen können über diese Transaktion vorgenommen werden.

• Falls eine Pflegeoperation nicht möglich ist, kann direkt über einen Link die Customizing Funktion aufgerufen werden.

• Es werden in der Regel mehrere Customizing Funktionen angeboten und man muss aus dem Kontext heraus erkennen, welche Funktion relevant ist.

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Eintrag in Tabelle 169P BK99 nicht vorhanden

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Eintrag in Tabelle 169P

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Tabellenpflege: SM30

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Neue Einträge – besser Kopieren von Vorlage 0001

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Parameter Rechnungsprüfung im Buchungskreis

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TabelleT169P: Parameter Rechnungsprüfung• Grundsätzlich sollte man prüfen, ob man mit dem

Kopieren von Vorlagen aus Vorlagebuchungskreisen (in unserem Kontext sind dies die Buchungskreise 0001 und DE01) die entsprechenden Einträge erzeugen kann.

• Man wählt die Funktion Kopieren , gibt die Vorlage und das Ziel (den von ihn angelegten Buchungskreis an) und erzeugt so einen Eintrag.

• Wir können nun prüfen (u.U. F1-Hilfe), ob die Vorlagen unseren Vorgaben entsprechen und zutreffend sind.

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Zielbuchungskreis eingeben

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Fehlermeldung: Automatische Kontenfindung• Nachdem alle bisherigen Fehler beseitigt sind, erscheint

die Fehlermeldung „Automatische Kontenfindung für den Eintrag– GKR BSX ___ ___ nicht möglich.

• Das System versucht automatisch für die entsprechenden Buchungen der Finanzbuchhaltung ein Konto zu ermitteln und es fehlen die Zuordnungen.

• Die Ermittlung geschieht auf der Basis des verwendeten GKR im Rahmen einer Bestandsbuchung (BSX) und wir müssen die Buchung einem Werk zuordnen (Bewertungsmodifikatonskonstante)

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Fehlermeldung Kontenfindung nicht möglich

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Fehlermeldung: Kontenfindung nicht möglich• Die Wareneingangsbuchung führt zu

– Mengenzugang aus Sicht der Materialwirtschaft– Wertzuwachs auf den Bestandskonten der

Finanzbuchhaltung

• Die Wareneingangsbuchung aus Sicht der Finanzbuchhaltung kann– Manuell erfolgen, indem die Finanzbuchhaltung das

Konto bei der Buchung angibt– Automatisch erfolgen, indem Regeln definiert werden,

mit denen die Kontenfindung automatisch erfolgt

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Kontenfindung aus Sicht der Finanzbuchhaltung• Die Materialbestände müssen zumindest nach

Rohstoffen, Halbfabrikaten und Fertigprodukten oder feiner untergliedert ausgewiesen werden

• Eine weitere Dimension ist das getrennte ausweisen von Beständen zusätzlich nach Werken/Lagerorten

• Aus der Art des Wareneingangs bestimmen sich die Konten, die gebucht werden

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Beispiel Konten bei der Wareneingangsbuchung• Bei einer Wareneingangsbuchung ohne

Bestellung ins Lager ergeben sich– Eine Werterhöhung des Bestandskontos– Gegenbuchung zur Bestandsbuchung (z.B. ein

Ertragskonto)

• Bei einer Wareneingangsbuchung zur Bestellung ins Lager ergeben sich– Eine Werterhöhung des Bestandskontos– Eine Zwischenbuchung auf das

Wareneingang/Rechnungseingang-Verrechnungskonto

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Wareneingang – Bewegungsarten in SAP• Wareneingang zur Bestellung ins Lager (101)• Wareneingang ohne Bestellung ins Lager (501)

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Warenbewegungen - Wareneingang

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Screenshot Wareneingang zur Bestellung

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Wareneingang zur Bestellung - Bewegungsarten

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Buchungskontext• Man muss neben dem Wareneingang und den

damit verbundenen Buchungen ebenso die weiteren Buchungen im Prozessablauf sehen

• Dies sind die mit dem Rechnungseingang verbundene Buchungen der Finanzbuchhaltung

• Und die mit der Zahlung verbundenen Buchungen• Die Buchungen sind nachfolgend im Prinzip

dargestellt

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Buchungen in der Materialwirtschaft – Wareneingang (101)

10.000

Konten:

790 000 Bestand Fertige Erzeugnisse

191 100 WE/RE-Verrechnungskonto

204 700 Ertrag aus Preisdifferenzen

221 500 Aufwand aus Preisdifferenzen

Menge * Bewertungspreis aus dem Materialstamm- Standardpreis- Gleitender Durchschnitt

Menge * Differenz aus dem Bewertungspreis und Beschaffungspreis (aus dem Infosatz)

Menge * Preis aus der Bestellung – aus dem Infosatz

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Buchungen in der Materialwirtschaft – Rechnungseingang

Konten:

191 100 WE/RE-Verrechnungskonto

Kreditorenverbindlichkeiten (Abstimm-konto 160 000)

154 000 Vorsteuer

160.000 Abstimmkonto

10.440

9.000 (Bestand aus Vorbuchungen)

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Buchungen in der Materialwirtschaft – Zahlung Rechnung

160.000 Abstimmkonto

10.440

10.126,00

270,69

43,3110.440 (Bestand aus

Vorbuchungen)1.440 (Bestand aus

Vorbuchungen)

Konten:

Kreditorenverbindlichkeiten (Abstimm-konto 160 000)

154 000 Vorsteuer

113 100 Bankkonto

248 000 Lieferer Skonti

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Steuerung der Verbuchung im Kontext• Unterschiedliche Buchungsvorgänge je nach

Bewegungsart– WE ohne Bestellung ins Lager– WE zur Bestellung

• Forderung: Bestand differenziert ausweisen nach– Werken / Lagerorten – Bewertungskreise, BMOD,

Bewertungsmodifikationskonstante– Materialgruppen (Materialarten)–Kontoklassenreferenz,

Bewertungsklassen zur Kontoklassenreferenz

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Beispiel: Unternehmensstruktur• Unternehmen: Motoren Vertriebs GmbH

Augsburg– Werk München

• Lager Haar– Bestandskonto Finanzbuchhaltung: Rohstoffe– Bestandskonto Finanzbuchhaltung: Fertigfabrikate

– Werk Hamburg• Lager Norderstedt

– Bestandskonto Finanzbuchhaltung: Rohstoffe– Bestandskonto Finanzbuchhaltung: Fertigfabrikate

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Beispiel: Materialien• Materialien

– Material Platinen V2A• Materialbezeichnung: Platinen V2A• Material Nr.: 3288• Materialart: Rohstoffe

– Material Antriebsmotoren• Materialbezeichnung: Antriebsmotoren• Material Nr.: 4448• Materialart: Fertigfabrikate

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Beispiel: Verbuchung auf Lager

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WerkLager

Mater- ial- art

München,Haar

Hamburg,Norder-stedt

Rohstoffe Fertigfabrikate

Konto: 300 000

Konto: 300 100

Konto: 740 000

Konto: 740 100

Buchungskontext Materialien - Steuerung• Material

– Materialart [FERT]• Kontoklassenreferenz [0009]

– Bewertungsklasse [7920]– Bewertungsklasse [ für FERT existier im Standard nur

eine Bewerungsklasse]

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Buchungsvorgänge - Beispiel

• Wareneingangsbuchung ohne Bestellung ins Lager (Hamburg [HAMB], München [MÜNC])– Bestandsbuchung (BSX)– Gegenbuchung zur Bestandsbuchung (GBB)

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Materialbestand: Hamburg Gegenbuchung: Hamburg

Materialbestand: München Gegenbuchung: München

Rohstoffe [ROH]BKLASS: 3000

Fertigprod. [FERT]BKLASS: 7920

Bewertungsfindung in SAP• Materialien / Bewertungsklasse

– Material: Platinen V2A • Materialart: Rohstoffe (ROH)

– Kontoklassenreferenz: 0001• Bewertungsklasse: 3000• Bewertungsklasse: 3001• Bewertungsklasse: 3002• Bewertungsklasse: 3003

– Material: Antriebsmotor• Materialart: Fertigprodukt (FERT)

– Kontoklassenreferenz: 0009• Bewertungsklasse: 7920

• Motoren Vertriebs GmbH– Werk München, Bewertungskreis, Bewertungsmodifikationskonstante, BMOD, MÜNC – Werk Hamburg, Bewertungskreis, Bewertungsmodifikationskonstante, BMOD, HAMB

• Bestandsbuchung BSX, Kontenplan GKR, Rohstoffe (z.B.)– BMOD Bewertungsklasse Konto– HAMB 3000 300 000– MÜNC 3000 300 100

• Bestandsbuchung GBB, Kontenplan GKR, Fertigprodukte– BMOD Bewertungsklasse Konto– HAMB 7920 790 000– MÜNC 7920 790 100

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Steuerung der Buchung durch Bewertungsklasse

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Customizing Materialart - Menü

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Mögliche Bewertungsklassen über die Materialart

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Buchungsvorgaben Materialart• Materialart – Kontoklassenreferenz

– Kontoklassenreferenz • Bewertungsklassen

• Beispiel Materialart Handelsware [HAWA]– Kontoklassenreferenz: 0005– Zuordnung Bewertungsklasse zur

Kontoklassenreferenz: 3100– Materialstammsatz Handelsware:

• Bewertungsklasse 3100

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Fehlermeldung Kontenfindung nicht möglich

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Kontenfindung in der Materialwirtschaft - Customizing

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Bewertungskreise gruppieren

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Kontrolle Einstellungen

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Prüfen Kontoklassenreferenz für Handelsware (0005)

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Prüfen Bewertungsklasse-Kontoklassenreferenz

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Prüfen Zuordnung Materialart-Kontoklassenreferenz

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Einstellen der automatischen Buchungen

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Automatische Buchung – Kontierung auswählen

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Vorgänge zum WE• WE ohne Bestellung ins Lager

– BSX (Bestandsbuchung)– GBB (Gegenbuchung zu Bestandsbuchung)

• WE zur Bestellung ins Lager– BSX (Bestandserhöhung)– WRX (Wareneingang/Rechnungseingangs-

verrechnungskonto)– PRD (Preisdifferenzenbuchung)

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Vorgang BSX pflegen

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Auswählen Kontenplan (Buchungskreis!)

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Eintrag BSX-BW99-3100-Konto:790000

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Einträge in Tabelle• An das Ende der Tabelle springen• Neuen Eintrag mit den entsprechenden Werten• Sichern der Einträge

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Vorgang GBB pflegen

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Eintrag GBB-BW99-ZOB-3100-Konto:400020

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Vorgänge zum Wareneingang zur Bestellung• BSX• WRX• PRD

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Vorgang WRX pflegen

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Eintrag WRX-BWE99-Konto: 191100

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Vorgang PRD pflegen

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Eintrag PRD-BW99-3100-Konten:221701,204701

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Wareneingang zur Bestellung buchen

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Fehler: Nummernkreisintervall nicht vorhanden

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Transaktion FBN1: Aufruf über Transaktionsfenster

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Alternativer Weg über das Customizing

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Angabe Abgrenzung, Quell- und Zielbuchungskreise

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Transaktion FBN1 – Kopieren Vorlagebuchungskreis

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Hinweis: keine automatische Aufzeichnung

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Vollzugsmeldung: Nummernkreise kopiert

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Test: Nummernkreisintervalle anzeigen

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Wareneingang zur Bestellung buchen

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Vollzugsmeldung: Wareneingangsbeleg gebucht

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Anzeige WE-Beleg• Die Anzeige von WE-Belegen erfolgt entweder

über die Funktion Bestandsbuchung Beleganzeige

• Oder über die Infosysteme

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Anzeige über Bestandsführung, Beleganzeige

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Selektionsfenster und Abgrenzung Selektion

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Anzeige der selektierten Materialbelege

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Alternative Anzeige über Infosysteme

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Materialbelege eingrenzen

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Anzeige der Ergebnisse – Sprung Materialbelege

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Eingabe der Abgrenzungen und Anzeige Belegliste

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Anzeige über Infosysteme - Beleganzeige

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Ergebnisliste: Materialbelegliste

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Bestellung mit Status anzeigen

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Bestellung selektieren – Reiter: Bestellentwicklung

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Verzweigung zum Wareneingangsbeleg

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Buchungskontext für den WE-Beleg

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Oben eingestellte Konten werden bebucht!

Einstieg Bestellung anlegen

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Materialart auswählen, Doppelklick auf Mengen/Wertfortschreibung

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