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3. Potsdamer I-Science Tag
Schaffung einer verbindlichen Basis zur
(behördlichen) Schriftgutverwaltung –
Die Normungsarbeit des AK Schriftgut-
verwaltung im DIN NABD 15
Steffen Schwalm
Potsdam, den 06.03.2012
© 2012 BearingPoint 2 3. Potsdamer I-Science-Tag Public Services
Agenda
Grundlagen zur Normung 1
(ersetzendes) Scannen Normen als verbindliche Basis zur Schriftgutverwaltung
2
© 2012 BearingPoint 3 3. Potsdamer I-Science-Tag Public Services
Norm vs. Standard
Erstellung und Fortschreibung durch anerkannte und akkreditierte Normierungs- institution (ISO, DIN)
branchen- und länder- übergreifend
verbindlich
Best Practice für
ein Anwendungsgebiet
eine Branche oder
branchenübergreifend, zumeist durch anerkanntes Gremium oder Fachverband entwickelt
im Kontext rechtlicher Rahmenbedingungen erstellt
unverbindlich
Norm Standard
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Normungsinstitutionen
ISO
DIN AFNOR ANSI
DIN NABD 15 Seit 1998
© 2012 BearingPoint 5 3. Potsdamer I-Science-Tag Public Services
DIN NABD 15: Arbeitsausschuss Schriftgut-verwaltung und Langzeitverfügbarkeit digitaler Informationsobjekte
1 AK (Arbeitskreis) PDF
2 AK Schriftgutverwaltung
3 AK Vertrauenswürdige digitale Archive
4 AK Persistent Identifier
5 AK Ingest
6 AK Rechtssichere Aufbewahrung
kryptographisch signierter Dokumenten
Struktur des DIN NABD 15
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Der AK Schriftgutverwaltung im DIN NABD
Stadt Kassel FH Potsdam
Fraport Erzbischöfl. Ordinariat München
Hamburg Stadt
Mannheim
AS Marburg BearingPoint
AK Schriftgut-verwaltung
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Aufgaben und Ziele des AK Schriftgutverwaltung
Normung
Unterstützung
Öffentlichkeitsarbeit
• national
• international (Beteiligung)
• Leitfäden
• Handbücher
• Sinn und Zweck
• Nutzen von Normen
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Agenda
Grundlagen zur Normung 1
(ersetzendes) Scannen Normen als verbindliche Basis zur Schriftgutverwaltung
2
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Normen als verbindlicher Rahmen
ISO-15489
OKeVA GEVER PK-DML
MoReq 2010 DoD 5015.02. STD
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Prozesse zur Schriftgutverwaltung
DIN ISO-15489 Baustein E-Akte im Konzept eVA
Identifikation der geschäftsrelevanten Unterlagen
Definition der Aufbewahrungsfristen
Übernahme ins Records Management und Aktenbildung
Registrierung
Klassifizierung
Indexierung
Aufbewahrung
Zugriff
Nachvollziehbarkeit/Protokollierung
Aussonderung
Aktenrelevanz
Ordnen mit
Aktenbildung
Ordnungssystem
Registrierung
Bereitstellen (Recherche)
Langzeitspeicherung und Aussonderung mit:
Definition der Aufbewahrungsfrist
Aussonderung
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Umfang der ISO-15489
Aktenführende Behörde
Aufbewahrungsfrist
dauerhafte Aufbewahrung
Zeit
Zuständiges Archiv
Lesezugriff
Schre
ibzugriff
Phase 1
Bearbeitung
Abschluss
der Bearbeitung
Phase 3
Aussonderung
Archivierung
Aufleben
einer Akte/Akt/Dossier
Übernahme
Von
Aufbewahrungs-
frist, Bewertungs-
vermerken aus
dem Ordnungs-
system auf Akte
und Vorgang
Die zur Vernichtung ausgewählten Akten werden
vernichtet
Vernichtung Phase 2
Langzeitspeicherung
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Verantwortlichkeiten zur Schriftgutverwaltung
• zuständig für alle fachl. Fragen zur Schriftgutverwaltung Registratur
• Richtlinienkompetenz
• Benennung von Verantwortlichen
• Durchsetzung im eigenen Geschäftsbereich
Leitung
• Betrieb RMS IT
Bearbeiter
Archiv
• Umsetzung in der eigenen Aufgabenerfüllung
• Beratung
• Aussonderung, Archivierung
DIN ISO-15489
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Verantwortlichkeiten zur elektronischen Schriftgutverwaltung
Baustein E-Akte im Organisationskonzept eVA
SGV
Zentrale/dezentrale Registratur
Bearbeiterablage
Registratur
Fachliche Fragen
Anlage Akten
Organisationsreferat
Schaffung Richtlinien etc.
Mitwirkung an Konzepten etc.
Bearbeiter
Anlage Vorgänge, Dokumente
Recherche
Führungskraft
Ordnungsgemäße Veraktung in ihrem Zuständigkeitsbereich
Organisationsreferat
Schaffung Richtlinien etc.
Pflege Ordnungssystem
Bearbeiter
Anlage Akten
Anlage Vorgänge, Dokumente
Führungskraft
Ordnungsgemäße Veraktung in ihrem Zuständigkeitsbereich
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Mehrwert der ISO-15489
Mehrwert
Grundlegender und verbindlicher Rahmen
Medien- wie systemunabhängig
Basis für Vergabeverfahren! (Wettbewerb beachten)
Qualitätssicherung, Nutzensdarstellung
Definition von Verantwortlichkeiten
Fachlich
Führungspersonal
Grundlage einer ganzheitlichen wirtschaftlichen, beweissicheren Records Managements
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Umsetzung in Behörde und Unternehmen
Die Rolle des AK Schriftgutverwaltung im Records Management
Richtlinien
Anweisung
entspr.
Branche
Rechtlicher
Rahmen
entspr.
Branche
Branchen-bezogene
Standards
ISO Tc46 Sc11
AK Schriftgutverwaltung im DIN NABD
© 2012 BearingPoint 16 3. Potsdamer I-Science-Tag Public Services
20.05.2012: Handbuch zur Schriftgut-verwaltung nach DIN ISO-15489
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