CounterBooks. CV Retail Limited CV Retail CV Retail Werdegang 1998 - Chantrey Vellacott DFK, einer...

CounterBooks

CV Retail Limited

CV Retail

CV Retail Werdegang• 1998 - Chantrey Vellacott DFK, einer der 20 führenden

Wirtschaftsprüfungsunternehmen in Groβbritanien, gründet CV Retail (~ 400 Mitarbeiter)

• 1999 – Erste Umsetzung bei Esso

• 2000-02 – Die internetbasierte Version CounterBooks wird entwickelt

• 2003 – CounterBooks wird in der Schweiz und Finnland eingeführt

• 2005 – CounterBooks wird in Deutschland eingeführt

• Heute - CounterBooks ist in Frankreich, Irland, Norwegen und Groβbritanien vertreten

CounterBooksSteuerberater - Lizenzen in

Deutschland

CV Retail

Steuerberater in Deutschland

•Wotax - Juni 2005 •Stümpges – Januar 2004• Contax – Oktober 2005• Egelseer – November 2005• Petro-Consult – Januar 2006• Kunkel - April 2006• Euro Tax – Mai 2006• Hansa Accounting - Januar 2007• Wesselmann & Persch -Januar 2007• Zebransky -Januar 2007

CounterBooks

Das Zusammenspiel von…

Help Desk SteuerberaterRegionales Büro

Franchisee Gruppe

Multi-Anwender Zugang / Online

Berichte

Qualitätsmanagement / KeyPerformance Indikatoren

CounterBooks – Datenzentrum

Rücksprache

Franchisegeber

Systemüberblick

Systemüberblick

Dateneingabe Folien 10-20

Berichte Einzel – Filialen Folien 21-26

• Laufende Berichte Folien 22-24

• Kontrollberichte Folie 25

• Monatsenberichte Folie 26

Berichte Filialennetzwerke Folien 27-30

• Laufend Berichte Folien 29-30

• Monatsendberichte Folien 29-30

• Head Office Berichte Folien 31-45

Systemüberblick

POS Schnittstelle Folien 46-47

• Umsatzdaten können direkt aus einem Kassensystem in CounterBooks geladen werden.

Help Desk Folien 48-49

• Sicheres Nachrichtensystem Folie 50

• Call Logging Folien 51-52

• Online Hilfe Folie 53

Zusätzliche Dienstleistungen Folien 54-70

Kosten Folien 71-72

Vorteile CounterBooks Folien 73-78

CounterBooks Buchhaltung - Dateneingabe -

Einzel - Filialen

Dateneingabe einzelne Filialen

Benutzerdefinierte Zugangsberechtigung

Für jeden Anwender gibt es einen Benutzerzugang – dieser ist individuell anpassbar

Der Zugang ist möglich zu einer einzelnen Filiale, Gebieten oder Gruppen

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Der Zugang kann auf bestimmte Bildschirme, Dateneingabe oder Berichte limitiert werden

Dateneingabe einzelne Filialen

Tagesabrechnung – Umsatz

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Die Bildschirme für die Dateneingabe sind einfach zu verstehen und zu bedienen. Das System ist speziell geeignet für Einzelhandelsbetriebe und deren tägliche Buchhaltung. Die Reihenfolge der

Umsatzkategorien kann an das POS-System angepasst werden

Die täglichen Umsätze werden auf Kategorieebene verbucht. Die Summe des Gesamtumsatz wird mit dem Bericht der Kasse abgeglichen

Dateneingabe einzelne Filialen

Tagesabrechnung - Kreditverkäufe

Im Kreditverkäufebildschirm werden die Gesamtsumme der Kreditkartenverkäufe und Umsätz von Kreditkunden eingegeben

Die Reihenfolge und die vorgegebene Auswahl an Unternehmen/Personen ist individuell anpassbarAndere nicht regelmäßig

gebrauchte Unternehmen für Kreditverkäufe können individuell ergänzt und über das Drop Down Menü aufgerufen werden

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Dateneingabe einzelne Filialen

Tagesabrechnung - Barzahlungen

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In diesem Bildschirm werden alle Bareinzahlungen und Barauszahlungen, die die Kasse betreffen, eingegeben. Es werden Zahlungen mit und ohne Beleg sowie Bargeldeinnahmen mit einem Beleg erfasst

Dateneingabe einzelne Filialen

Tagesabrechnung - Kassenbestand

Bankeinzahlungen auf andere Bankkonten können hier vorgenommen werden

CounterBooks errechnet den Endbestand der Kasse und zeigt die Abweichung von dem tatsächlichen Wert (Kassendifferenz) an

Der Kassenbestandsbildschirm zeigt eine Zusammenfassung aller eingepflegten Daten für diesen Tag

Dateneingabe einzelne Filialen

Tagesabrechnung - Tagesabschluss

Der Tagesabschlussbildschirm zeigt zur Nachprüfung alle Eingaben des Tages

Bevor man den Tag abschließen kann, muss die Kassendifferenz akzeptiert werden

Die Tagesabschlussberichte können auch über das Berichtsmenü für jeden beliebigen Tag eingesehen werden

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Dateneingabe einzelne Filialen

Transaktionen

Der Transaktionenbildschirm wird für Rechnungen, die nicht bar sondern per Banküberweisung beglichen werden, Journalbuchungen, Rechnungsabgrenzungsposten und Rückstellungen verwendet. Die Liste der Unternehmen/ Personen (Handelskreditoren) ist für den einfachen Gebrauch alphabetisch nach Typ geordnet

Jede Transaktion wird automatisch mit einer einmaligen Transaktionsnummer versehen und kann zu jedem späterem Zeitpunkt wieder gefunden werden

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Dateneingabe einzelne Filialen

Zahlungsaufträge

Im nächsten Schritt werde alle fälligen Zahlungen für den ausgewählten Tag angezeigt und ausgewählt, welche Rechnung per Bankübeweisung beglichen werden soll

Einzelne Positionen können nach Fälligkeitsdatum, Unternehmen/Person oder Rechnungsdatum geordnet werden

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Dateneingabe einzelne Filialen

Kontobewegungen

Bankeinzahlungen von Debitoren und Zahlungen an Kreditoren werden hier verbucht

Für jede Buchung kann bei Bedarf ein Buchungstext eingegeben werden

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Dateneingabe einzelne Filialen

Kontoabstimmung

Der Kontobewegungsbildschirm zeigt alle eingegebenen Geldmittelbewegungen (Gutschriften und Zahlungen) auf den Konten für einen bestimmten Zeitraum an

Die erfolgten Gutschriften und Belastung werden mit dem tatsächlichen Bankauszug verglichen und bei Übereinstimmung abgehakt

Systemüberblick

Berichte

Einzel - Filialen

Berichte einzelner Filialen

Laufende Berichte

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Die laufenden Berichte gewährleisten eine vollständige Analyse aller eingegebenen Daten

Über die Benutzerbestimmung kann der Zugang zu den einzelnen Berichten kontrolliert werden

Schlüsseldaten wie Erfolg, Bruttoverdienst pro Kategorie und die Bilanz sind tagesaktuell einsehbar

Berichte einzelner Filialen

Laufende Berichte – Bruttoverdienst Der Bruttoverdienstbericht zeigt den Bruttogewinn pro Verkaufskategorie an. Anhand vorgegebener Margins wird der aktuelle Warenbestand täglich kalkuliert

Die einzelnen Positionen können angeklickt werden und die dahinter stehenden Tranksaktionen eingesehen werden

Berichte einzelner Filialen

Laufende Berichte – Bilanz

Die Bilanz kann für einen gewünschten Zeitraum eingesehen werden. Sie ist stets tagesaktuell

Die einzelnen Positionen können angeklickt werden und die dahinter stehenden Tranksaktionen eingesehen werden

Dateneingabe einzelne Filialen

Kontrollberichte

U.a. gebuchte Rückstellungen, Rechnungsab-grenzungsposten und Transaktionen können für einen gewünschten Zeitraum aufgezeigt werden

Berichte einzelner Filialen

Monatsendberichte

Monatsberichte werden nach der Datenüberprüfung des Steuerberaters erstellt und sind online als pdf einsehbar (siehe pdf Bericht anbei)

Die Zeitspanne zwischen dem Abschluss der Datenprüfung und dem Erstellen der Berichte beträgt 24 Stunden

Berichte

Filialnetzwerke

Berichte Filialnetzwerk

Zugangsberechtigung

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Der Franchisegeber erhält eine Auswahl aller Filialen und kann sich mit seinem Login zu allen Filialen Zugang verschaffen

Für einen Filial- oder Gebietsleiter kann ein limitierter Zugang eingerichtet werden. Der einzelnen Franchisnehmer hat nur Zugang zu seiner Filiale

Berichte Filialnetzwerk

Berichte einzelner Filialen innerhalb eines Netzwerks

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Die laufenden Berichte einzelner Filialen eines Netzwerks beinhalten Tagesabrechnungsanalysen, Erfolgsrechnung, Bruttoverdienst pro Kategorie, sonstiges Einkommen und Kostenanalyse der Filiale

Die Monatsberichte werden für jede Filiale erstellt und beinhalten Umsatz/Gewinn, Nettoeinkommen und Kosten

Berichte Filialnetzwerk

Berichte einer Filial-Gruppe

Laufende Berichte für die Gruppe beinhalten eine Betriebsanalyse für die Gruppe als Ganzes (konsolidierte Berichte)

Monatsberichte für die Gruppe beinhalten Umsatz/Gewinn, Nettoeinkommen, Kosten und Bilanz

Head Office Berichte

Möglichkeiten der Berichtsauswertung

Datenanalyse• Für Gebietsleiter/Head Office

• Echtzeitdaten online verfügbar

• Multi-Filial Analyse und Berichtsystem

• Datenauszug für Excel

HO-Berichte Filialnetzwerk

HO-Berichte Filialnetzwerk

Datenanalyse – Filialauswahl

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In der Datenanalyse werden die Filialen ausgewählt, für welche die Datenanalyse erstellt werden soll

HO-Berichte Filialnetzwerk

Datenanalyse – Kategorieauswahl

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Unterschiedliche Umsatzkategorien werden ausgewählt

HO-Berichte Filialnetzwerk

Datenanalyse – Metrische Auswahl

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Festlegung der Kennzahlen

HO-Berichte Filialnetzwerk

Datenanalyse – Filiale gegenüber Kategorie

Die Datenanalyse kann unterschiedlich dargestellt werden

Die Daten aller Filialen können auf einen Blick verglichen werden

HO-Berichte Filialnetzwerk

Datenanalyse – Kategorie gegenüber Filiale

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HO-Berichte Filialnetzwerk

Datenanalyse – Kategorie gegenüber metrische Auswahl

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HO-Berichte Filialnetzwerk

Datenanalyse – Export in Excel

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Die Daten können bei Bedarf in Excel exportiert und weiter verarbeitet werden

HO-Berichte Filialnetzwerk

Datenanalyse – Bilanzoptionen

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Bilanzposten können ebenfalls als Kennzahlen für die Datenanalyse ausgewählt werden

HO-Berichte Filialnetzwerk

Datenanalyse – Bilanzoptionen

Die Analyse kann unterschiedlich dargestellt werden

Die Bilanzposten der einzelnen Filialen können direkt verglichen werden.

HO-Berichte Filialnetzwerk

Komissions Bericht

Der Komissionsbericht zeigt die Umsätze und dazu gehörende Franchisegebühr pro Filiale auf

HO-Berichte Filialnetzwerk

Aktueller Stand Monatsabschluss – Monatsberichte

Dieser Bericht gibt eine Übersicht über den aktuellen Stand der Monatsabschlüsse durch den Steuerberater und den Pächter sowie der erstellten Monatsendberichte

Graphische Berichtsanalysen (optional erhältlich)

• Für den Datenanalytiker im Head Office

• Überwachung von Kennzahlen

• Abweichungsbericht

HO-Berichte Filialnetzwerk

HO-Berichte Filialnetzwerk

Frühwarnsystem - Liquidität & Kapital

• Das Head Office System zeigt die Daten aller Filialen an.

• Ein Abweichungsbericht zeigt Filialen ausserhalb der erwarteten Toleranzabweichung pro Monat auf

Budgetvergleich – Umsatz

• Vorjahresvergleich Umsatz / Filiale / Monat

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System Überblick

POS Schnittstelle

System Überblick

POS Schnittstelle• Optionen

• Vom POS System an der Station– Manuell– Automatisch

• Von einer zentralen Datenbank

• 1ste Schritte• Meeting POS Anbieter, HO, CVR• Ergebnisse des Meetings:

– Anforderungsdokument– Projektplan– Kosten

System Überblick

Help Desk Service

System Überblick

• Telefonische System- / Buchhaltungshilfe an Wochentagen

• Sicheres, integriertes Nachrichtensystem

• Filialen werden einem Steuerberater zugeordnet (kein Call Centre)

• Online Hilfe

System Überblick

Sicheres Nachrichtensystem

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Das integrierte Nachrichtensystem ermöglicht den Benutzern Fragen und Probleme an das Helpdesk zu kommunizieren

System Überblick

Help Desk – Call Logging

Das Call Loggin System ermöglicht dem Helpdesk Anfragen effektiv zu bearbeiten

Die Integration mit dem Nachrichtensystem ermöglicht es Nachrichten innerhalb des Calls zu versenden

System Überblick

Integriertes Call Logging System

Zur einfachen Bezugsnahme wird jedem Call eine einzigartige ID Nummer zugeordnet

Die Calls sind nach Art und Priorität geordnet um die Arbeit des Helpdesks zu erleichtern

Nachrichten und Calls sind für das gesamte Helpdesk zugänglich. Anfragen können somit zügig von jedem Mitarbeiter bearbeitet werden

System Überblick

Online Hilfe

Online steht dem Benutzer eine Auswahl unterschiedlicher Anleitungen zur Dateneingabe und Berichtserstellung zur Verfügung

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Zusätzliche Dienstleistungen

Sicherheit und Datenaufbewahrung

Zusätzliche Dienstleistungen

Zusätzliche Dienstleistungen

Sicherheit• Der CounterBooks Server befindet sich in einem deutschen

Datenzentrum eines führenden professionellen Hosting Unternehmens mit 24 Stunden, 7 Tage die Woche Sicherheits- und Instandhaltungsservice.

• Alle Daten, die im Bezug zum System stehen, sind in einer zentralen IBM Datenbank gespeichert, von der täglich eine Sicherheitskopie hergestellt wird. Diese Kopien befinden sich in einem sicheren unabhängigen Gebäude.

Datenaufbewahrung• Alle Daten werden mindestens zehn Jahre lang gelagert. Bei

Bedarf stellen wir GDPDU CD`s zur Verfügung.

Zusätzliche Dienstleistungen

Service des Steuerberaters

Zusätzliche Dienstleistungen

Steuerberater Leistungen• Schulung für CounterBooks

• Monatliche Nachprüfung der Buchhaltung

• Monatliche Geschäftsberichte

• Besuche bei den Filialen

• Monatliche MwSt-Rückzahlung

• Unternehmenssteuererklärung

• Nachprüfung des Jahresabschlusses und der Finanzberichte

• Lohnbuchhaltung

Zusätzliche Dienstleistungen

Besuche der Filialen• Mindestens 3 Besuche während des 1. Jahres und 2 während

des 2. Jahres

• Zusätzliche Besuche auf Nachfrage/im Bedarfsfall

• Der erste Besuch wird der Dateneingabe und der Anwendung von CounterBooks gewidmet

• Besuche werden von dem zugewiesenen Steuerberater der Station vorgenommen

Zusätzliche Dienstleistungen

Besuch der Filiale: Inhalt• Vorgehensweise zur Dateneingabe und Benutzung

CounterBooks

• Berichtserstellung

• Analyse der ökonomischen/finanziellen Situation

• MwSt (Vorgehensweise / Buchhaltung)

• Vorbereitung des Jahresabschlusses

• Budget / Bruttoverdienstspanne

• Steuer/ MwSt Änderungen

• Updates in CounterBooks

• Spezifische Fragen einzelner Filialen

Zusätzliche Dienstleistungen

Jährliche Anpassung des Budgets• Jährliche Eingaben des Budgets und der Bruttoverdienstspannen

• Gegebenenfalls Hilfe bei der Erstellung des Budgets und den neusten Schätzungen

• Jährliche Überprüfung der Zielbruttoverdienstspannen

• Vergleich Ergebnis - Budget

Schulung

Zusätzliche Dienstleistungen

Zusätzliche Dienstleistungen

• Schulungsunterlagen

• Basisschulung

• Fortführende Schulung

• Praktische Schulung

• Theorie

• Übungen mit den eigenen Daten

• Schulung zum Berichtssystem

• Schulung für Fortgeschrittene

• Über Zeit, Anzahl der Schulungen und Anzahl der Teilnehmer muss entschieden werden

• Anwesenheit der Schlüsselpersonen ist Voraussetzung

Implementierungsprozess

Implementierungsprozess

Hardware / Software Anforderungen• Minimale Anforderungen

• Windows 2000 SP4

• 1Ghz, 256mb RAM

• Internet Explorer 5.5 SP2

• 128k/sec Broadband

• Adobe Acrobat 5

• Antivirus Software

• Third party firewall

• Empfohlene Anforderungen

• Windows XP SP2• 2Ghz, 512mb RAM• Internet Explorer 6.0• 512k/sec Broadband• Adobe Acrobat 7• Antivirus Software• Microsoft firewall

Implementierungsprozess

• Vorgehensweise Buchhaltung

• Berichtsanforderungen• Franchisee• HO

• Schulung

• Eröffnungsbilanzen – Jahresabschluss

• Budgets

• Treffen mit Franchisees für Systempräsentation

• Change Management Angelegenheiten

• Unterstützung während der Implementierungsphase

• Erste Schulung mit eigenen Daten (Monat 1)

• Zweite Schulung (Monat 2)

• Erster Besuch der Station (Monat 2-3)

• Zweiter Besuch der Station (Monat 6-7)

• Schulung zum Berichtssystem (Monat 9)

• Dritter Besuch der Station (Monat 10-11)

Implementierungsprozess

Unterstützung neuer Franchisees

Unterstützung neuer Franchisees

• One-to-one Training

• Gleiches Konzept wie für das Gruppentraining

• Option der Dateneingabe für die ersten Monate

• Falls notwendig:

• Unterstützung in allen administrativen Angelegenheiten• Wirtschaftlichkeitsuntersuchung/ Budgetierung• Unterstützung bei finanziellen Debatten

Zusätzliche Dienstleistungen

• Unterstützung bei Betriebsprüfungen

• Temporäre Dateneingabe (Neue Stationen/ Probleme)

• Steuerrückzahlung/ Steuerberatung

• Cash Flow und Budgetierung

• Unterstützung bei Insolvenzgefahr/ Liquiditätsproblemen

• Unterstützung bei Bankgesprächen

• Wirtschaftlichkeitsuntersuchung

• Gesellschaftsgründung

• Sonstiges

Kosten

Kosten

• Implementierung

• Buchhaltungsservice für Franchisees

• Zusätzliche Dienstleistungen

• Einmalige Entwicklungskosten

Vorteile CounterBooks

Geschäfts- und Finanzberichte sind stets „up-to-date“

Ein innovatives System, in dem alles über das Internet verar-beitet und organisiert wird

Kein Warten auf Daten und Auswertungen – Berichte sind sofort erhältlich, 24 Stunden am

Tag, 7 Tage die Woche

Echtzeitberichte...

Vorteile CounterBooks

Ermittelt Gewinn und Verlust VOR dem Monatsabschluss

Bessere Kontrolle für Franchisegeber...

Flexibel – Zugang von jedem PC mit Internetanschluss bindet Sie an keinen bestimmten Ort

Direkte Vergleichsmöglichkeiten der Filialen unter einander, kein Zusammentragen von Daten nötig

Unterschiedliche betriebswirtschaftliche Berichte, Auswertungen und Datenanalysen einzelner Filialen und Ihres ganzen Filial-Netzwerks einsehbar

Vorteile CounterBooks

Ermittelt Gewinn und Verlust VOR dem Monatsabschluss

Interaktive Cash- und Bankabstimmung, Kreditoren- und Debitorenkonten Management

Bessere Kontrolle für Franchisenehmer...

Flexibel – Zugang von jedem PC mit Internetanschluss bindet den Benutzer an keinen bestimmten Ort

Eine konfigurierbare Schnittstelle mit Ihrem Kassensystem erspart Ihnen die manuelle Eingabe von Daten

Keine speziellen PC- und Buchhaltungskenntnisse benötigt, da einfache Handhabe

Kein Warten auf Meetings – Ein integriertes Nachrichten- und Helpdesksystem ermöglicht effiziente Kommunikation und Service

Vorteile CounterBooks

Management Fragen - Probleme können früher erkannt und vermieden werden, da Daten online eingegeben werden und eine umfassende Betreuung durch den Steuerberater geleistet wird

Minimierung des operativen Risikos...

Sicherheit - Der Sever befindet sich im Datenzentrum eines professionellen deutschen Hosting Unternehmens; tägliche Sicherheitskopien werden erstellt

Vorteile CounterBooks

Geringere Kosten durch früheres Problemlösen und

sofort erhältlichen Berichten

Durch die eigene Dateneingabe werden Steuerberaterkosten und Zeit für die Aufarbeitung von Unterlagen reduziert

Reduzierte Kosten...

Papierdokumente, Bücher und das Versenden von Rechnungen

gehören der Vergangenheit an

Effizienteres Management von Netzwerken mit Zugang zu Dateneingabe und Berichten unterschiedlicher Filialen

Vorteile CounterBooks