die Ontogenese der...

E-Verwaltung mit

Microsoft Office® und SharePoint®

- die Ontogenese der Aktenbearbeitung

Michael Orthey, Dipl. Ing. Techn. Informatik

Teamleiter DMS/Workflow, Business Division Applications

Agenda

Begrüßung

Firmenvorstellung

Elektronische Verwaltungsarbeit

E-Zusammenarbeit

E-Akte mit dem MATERNA eAkte-Basispaket

eAkte-Basispaket mit OpenText Langzeitspeicherung und Aussonderung

E-Vorgangsbearbeitung

E-Fachverfahren (Ausblick)

Schlussbetrachtung

MATERNA-Unternehmensgruppe

155 Mio. € Umsatz

(2011, vorl.)

1.300 Mitarbeiter

Gegründet 1980

Finnland

Schweden

Dänemark

Slowakei

Rumänien

Bulgarien Italien

Schweiz Österreich

Großbritannien Niederlande

Deutschland

Dortmund

Düsseldorf

Bad Vilbel

Göppingen

Erlangen

München

Dresden

Bremen Hamburg

Berlin

Dr. Winfried Materna Helmut an de Meulen

Heidelberg

Tschechien

Government Services – von MATERNA

4 www.materna.de

Behördenkommunikation Automatisierung von

Fachaufgaben Beratungsleistungen

Fachanwendungen Mitarbeiterportale Behördenportale Beratungsergebnisse

Behördendarstellung

Zuständigkeiten &

politischer Auftrag

Interne Kommunikation

Organisationsberatung

Prozessberatung

Change Management

Prozesse zu Bürgern und

Wirtschaft

Verwaltungsinterne

Verfahren

Vorgangsbearbeitung

www.materna.de 4 © MATERNA GmbH 2012

Kompetenzen und strategische Partner DMS/VBS

Mehr als 20 Jahre erfolgreich im Dokumenten-

Management- und DMS/VBS-Markt tätig

Umfangreiches Know-how in Archivierung, DMS,

Workflow, E-Mail-Management, Postbearbeitung,

Output-Management

Team aus über 12 DOMEA®-zertifizierten

Mitarbeitern speziell für die Behördenbetreuung

Entwicklung des eAkte-Basispaketes

Team aus über 14 SharePoint-zertifizierten

Mitarbeitern speziell für die Behördenbetreuung

Microsoft Technologie Partner im Beta-Programm

E-Zusammen-

arbeit

E- Vorgangs-

bearbeitung

E-Fach- verfahren

Quelle: www.microsoft.de/e-verwaltung

Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit

E- Vorgangs-

bearbeitung

E-Zusammen-

arbeit

E-Fach- verfahren

E-Akte E-Akte

E-Zusammenarbeit

Anforderungsüberblick

Kollaborationsmöglichkeiten

Projekträume, virtuelle Arbeitsräume

Diskussionsforen

Wiki (Weborientierte Textsysteme)

Blog (öffentlich geführtes Tagebuch z. B. zu Fachthemen)

Wissensmanagement

muss 3 Faktoren vereinigen: Mensch, Organisation und Technologie

Lässt sich grundsätzlich von SharePoint 2010 bereitstellen

E-Zusammen-

arbeit

E- Vorgangs-

bearbeitung

E-Fach- verfahren

E- Vorgangs-

bearbeitung

E-Zusammen-

arbeit

E-Fach- verfahren

E-Akte E-Akte

Anforderungen elektronischer Verwaltungsarbeitsplatz – E-Akte

www.materna.de 9

• Recherche

• Rechts- und Beweissichere Aufbewahrung

• Aktenzeichen

• Geschäftszeichen

• Aktenplan

• Bestandsverzeichnis

• Aktenbildung

• Vorgangsbildung

Ordnen Registrieren

Bereit-stellen

Langzeit-speicherung

Features: MATERNA eAkte-Basispaket

Registrierung

Recherche Bereitstellung

Wiedervorlage

Zugriffsberechtigung

Aufbewahrung

Aktenplan

Intuitiv

Dokumenten-Management aus Microsoft Office®

Microsoft SharePoint® im Hintergrund

Die Schreibmaschine des 21 Jahrhunderts …

Arbeitsplatz der Zukunft

Dokumentenbearbeitung Wiedervorlage Aktenführung

Webbrowser

Benutzerdialoge des eAkte-Basispakets

Office

Recherche

Aktenablage

Volltextsuche

Parametersuche

• Akten

• Dokumente

• Vorgänge Metadatendialoge

Akte und Vorgang

Dokumente

Schriftstückverwaltung

E-Mail und Anhang

Dateisystem

Office-Dokument

Dokumentvorlagen

Verwaltung

Dokumentvorlagen

Berechtigungen

Organisationseinheiten

Aktenverwaltung

Website-Sammlungen

Kennzeichendefinition

Rechte und Zugriffskonzept

Vorgänge

Sachbearbeiter

Lesen/Anlegen

Sachbearbeiter

Fachadmin

Optional

Skalierbarkeit der Anforderungen: eAkte-Basispaket

::: Szenario :::

Posteingang verbuchen und Rückantwort erstellen

Posteingang Recherche

der Akte

Anlegen eines

Vorgangs

Zuordnen der E-Mail-

Anhänge zum Vorgang

Anlegen einer

Wiedervorlage

Verfassen eines

Schriftstücks

www.materna.de 17

Schritt 1: Bearbeitung des Posteingangs

www.materna.de 18

Schritt 2: Recherche der Akte

www.materna.de 19

Schritt 3: Anlegen eines Vorgangs

www.materna.de 20

Schritt 4: Zuordnung der E-Mail-Anhänge zum Vorgang …

www.materna.de 21

... und Auflistung der übernommenen Dokumente

www.materna.de 22

Schritt 5: Anlegen einer Wiedervorlage…

www.materna.de 23

…und erneutes Öffnen des Vorgangs über den Kontext

www.materna.de 24

www.materna.de 25

www.materna.de 26

Schritt 6: Erstellung eines Antwortschreibens …

www.materna.de 27

… und Ablage des neuen Schriftstücks zum Vorgang

E-Zusammen-

arbeit

E- Vorgangs-

bearbeitung

E-Fach- verfahren

E- Vorgangs-

bearbeitung

E-Zusammen-

arbeit

E-Fach- verfahren

E-Akte E-Akte

Featureliste Nintex

Design, keine Programmierung:

Grafische Oberfläche

Erweiterung über SDK möglich

Verbindung zu Drittsystem über Standards:

SOAP, REST, WebDAV, Exchange Server, SQL…

Leichter Ex-/Import

Features:

Zustandsautomat (Zirkulation, Status, Wiederholung)

Ad-hoc Delegieren

Standardlaufwege für Benutzer

Berechtigungen, Versionierung für Workflows

Schlusszeichnen Mitzeichnen Mitzeichnen

Mitzeichnungsworkflow für die Vorgangsbearbeitung

Sachbearbeiter

Vorgang

Status:

Vorlage

SG-Leiterin

Referats-

leiter

Genehmigt Genehmigt

Abteilungs-

leiter

Abgelehnt Abgelehnt Abgelehnt

Vorgang

Status:

z.d.A.

Danach:

Vorgangsstatus ändern

Vorgangsstatus wird in

„Vorlage“ geändert

Daraufhin startet der

Workflow in SharePoint

E-Mail Benachrichtigung über eine Workflowaufgabe

Mitzeichnungsaufgaben

Vorgang z.d.A. verfügt

E-Zusammen-

arbeit

E- Vorgangs-

bearbeitung

E-Fach- verfahren

E- Vorgangs-

bearbeitung

E-Zusammen-

arbeit

E-Fach- verfahren

E-Akte E-Akte E-Langzeit-

speicherung

Lebenszyklus von Vorgängen innerhalb der E-Akte

(1) Anlegen eines Vorgangs innerhalb der E-Akte

(2) Vorgangsbearbeitung

(3) Aufbewahrung der zugehörigen Akten für Dauer der Transferfrist im Sharepoint

(4) Transfer der Akten in das Archiv - Zugriff über die E-Akte bleibt erhalten

(5) Automatisierte Aussonderung nach Ablauf der Aussonderungsfrist

Initiieren Bearbeitung abgeschlossen Transfer Abschluss

Übernahme Aussonderung

Bearbeitungszeit Transferfrist

Transfer ins Archiv

Aufbewahrungsfrist

OpenText „Archive Server“ – mehr als nur ein Ablageort

Governance Entlastung Retrieval Transparenz

SharePoint-Inhalte im Langzeitspeicher

OpenText Award: Best Partner Solution 2012

E-Zusammen-

arbeit

E- Vorgangs-

bearbeitung

E-Fach- verfahren

E- Vorgangs-

bearbeitung

E-Zusammen-

arbeit

E-Fach- verfahren

E-Akte E-Akte

Content Management Interoperability Services (CMIS)

Ausgangslage

fachspezifische Anwendungen

proprietäre Schnittstellen

Herausforderungen Lösung

Fachverfahren Fachverfahren

Fachverfahren

kein einheitlicher Zugriff

Inkompatibilität

schwieriger Datenaustausch

aufwendige Integration

standardisierte Schnittstelle

Abstraktion von Objekten und

Funktionen

Einheitliche Oberfläche

Einfacher Austausch

Investitionsschutz

DOMEA® in SharePoint®

SharePoint CMIS

Consumer

Fachverfahren und SharePoint® via CMIS

Fachverfahren Microsoft SharePoint

Zusammenarbeit

Oberfläche

Office-Integration

Aktenplan

Geschäftszeichen

Spezifisch auf Fachaufgabe

ausgerichtet

Komplexität

Viele Fachverfahren, Daten für eAkte

Ablage in ein CMIS-System (wie

eAkte Basispaket)

Integration beider Systeme

Nutzung der jeweiligen Stärken

Investitionsschutz

E- Vorgangs-

bearbeitung

E-Fach- verfahren

E-Zusammen-

arbeit

E-Akte E-Akte

weitere Lösungsvariante via CMIS (z. B. Bestandsschutz DOMEA)

DOMEA® und SharePoint® via CMIS

OpenText DOMEA® Microsoft SharePoint

Zusammenarbeit

Workflow-Komponenten

Oberfläche

Office-Integration

Bis Aktenrelevanz, dann Übergabe

per CMIS an DOMEA ®

Aktenplan

aktenrelevante Ablage

Struktur Akte/Vorgang/Dokument

Geschäftszeichengenerierung

Integration beider Systeme

Nutzung der jeweiligen Stärken

Investitionsschutz

Für Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

eakte@materna.de

Michael Orthey, Dipl. Ing. Techn. Informatik

Teamleiter DMS/Workflow, Business Division Applications

die Ontogenese der...

Documents

Von EXTRAPOL zur Polizei-Clouddownload.microsoft.com/download/5/0/8/50856745-C5...April 2013. EXTRAPOL - ARCHITEKTUR EXTRAPOL Information Wissensvermittlung Anwendungen Dienste Zusammenarbeit

Bring Your Own Devicedownload.microsoft.com/download/5/0/8/50856745-C5AE-451A...System Center 2012 Configuration Manager & Windows Intune Title Windows 8 Enterprise Flexible Workstyle

V-Technologieberater Unified Communications b-markum@microsoftdownload.microsoft.com/download/5/0/8/50856745-C5AE-451A-80D… · Windows 8 Release Preview tablet 512 MB Web browser

Roland.schmitsdorf@microsoftdownload.microsoft.com/download/5/0/8/50856745-C5AE-451A-80DC-47A920…SharePoint Server 2010 Business Connectivity Services Secure Store Service (SSS)

Der 15. Bonner Microsoft-Tag für Bundesbehörden zu Besuch in …download.microsoft.com/download/5/0/8/50856745-C5AE-451A... · 2018-10-13 · 15. Bonner Microsoft-Tag für Bundesbehörden

Social Media Integration mittels SharePointdownload.microsoft.com/download/5/0/8/50856745-C5...Einrichtung eines Kompetenz-Teams Social Media Flächendeckende Einführung von Social