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Institut für Innovations- und InformationsmanagementMichaela Scheeg (Geschäftsführerin)
Magdeburger Str. 50, D-14770 Brandenburg, Germanywww.drei-i-m.de
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Dokumente digital
verwalten
Bedienung von Zoom
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Bitte beachten Sie
3
− Sie haben ein Chatfenster, in dem Sie sehr gerne Fragen stellen können
− Wir machen regelmäßig kurze Pausen, um Ihre Fragen zu beantworten
− Bitte schalten Sie Ihr Mikrofon stumm, wenn Sie nicht sprechen wollen
− Softwareanbieter nennen wir nur exemplarisch – wir machen keine Werbung
− Nach dem Webinar –> Feedbackbogen mit Foliensatz
Vorstellungsrunde und
Erwartungen
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Dieses Projekt wird unterstützt durch das Land Brandenburg mit Mitteln der Europäischen Union aus dem Europäischen Fonds für regionale Entwicklung (EFRE).
Das Digitalwerk wird betrieben durch das Institut für Innovations- und Informationsmanagement
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Kostenlose Unterstützung für Unternehmen aus Handwerk und Mittelstand im Land Brandenburg bei Digitalisierungsvorhaben, Geschäftsmodell-, Dienstleistungs- und Produktinnovationen.
An Erlebnisstationen, in Workshops und Veranstaltungen können im Digitalwerk digitale Technologien für das Handwerk und den Mittelstand erlebt und ausprobiert werden.
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Das Digitalwerk Team
Anastasia Schad
Workshopentwicklung & Konzeptiona.schad@drei-i-m.de
Sebastian Enger
Entwicklung & Programmierungs.enger@drei-i-m.de
Daniela Dieckmann
Administrationd.dieckmann@drei-i-m.de
Alexander Skambath
Koordinator Handwerksthemena.skambath@drei-i-m.de
Michaela Scheeg
Strategie & Leitungm.scheeg@drei-i-m.de
Prof. Jochen Scheeg
Konzeption & Strategiej.scheeg@drei-i-m.de
Thomas Hettwer
Kommunikationstechnik und Medien
t.hettwer@drei-i-m.de
Colette Hampel
Grafik & Fotografie
c.hampel@drei-i-m.de
Jan Wagener
Projektmitarbeiter
j.wagener@drei-i-m.de
Sophia Klix
Organisation & Assistenzs.klix@drei-i-m.de
Anatol Reinke
Projektmitarbeiter
a.reinke@drei-i-m.de
Juri Shyshlin
UX Creative Designerj.shyshlin@drei-i-m.de
Sebastian Peschke
Öffentlichkeitsarbeits.peschke@drei-i-m.de
My Linh Huynh
Projektmitarbeiterin
m.huynh@drei-i-m.de
mailto:a.schad@drei-i-m.demailto:s.enger@drei-i-m.demailto:d.dieckmann@drei-i-m.demailto:a.skambath@drei-i-m.demailto:m.scheeg@drei-i-m.demailto:j.scheeg@drei-i-m.demailto:t.hettwer@drei-i-m.demailto:c.hampel@drei-i-m.demailto:j.wagener@drei-i-m.demailto:s.klix@drei-i-m.demailto:a.reinke@drei-i-m.demailto:j.shyshlin@drei-i-m.demailto:s.peschke@drei-i-m.demailto:m.huynh@drei-i-m.de
AnschauenAnfassenAusprobieren
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An unseren Erlebnisstationen können die neuesten technischen Lösungen getestet werden.
In Workshops und Veranstaltungen erfahren Sie, welche Lösungen für Ihr Unternehmen am besten geeignet sind.
Gemeinsam finden wir heraus, wie die digitale Zukunft Ihres Unternehmens aussehen kann.
Unsere Erlebnisstationen
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Unsere heutige Agenda
Teil 1: Dokumente digital verwalten ohne Dokumentenmanagement System (DMS)
− Einleitung ins Thema
− Strukturiert arbeiten mit Dateien und Ordnern
− Welche Möglichkeiten zur Verwaltung von Dokumenten gibt es?
− Diskussion
Quelle: https://www.rawpixel.com
Unsere heutige Agenda
Teil 2: Dokumente digital verwalten mit Dokumentenmanagement System (DMS)
− Auswahl passender DMS-Lösungen
− Interaktiv: Blick in ein DMS
− Rechtliches
− Fördermöglichkeiten
Teil 1: Dokumente digital verwalten
ohne Dokumentenmanagement
System (DMS)
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Warum ist das Thema wichtig?
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− „Dokumentenflut“ (intern und extern)
− verschiedene Eingangskanäle →Medienbrüche (telefonisch, digital, Papierform)
− Dokumente durchlaufen verschiedene Prozesse im Unternehmen
− gestiegener Wettbewerb durch Globalisierung und die zunehmende weltweite Vernetzung erfordert Optimierung der Prozesse
− Einhaltung gesetzlicher Vorgaben
Quelle: https://www.rawpixel.com
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Warum ist das Thema wichtig?
Verteilung von Informationen im Unternehmen
Strukturiert arbeiten mit Dateien
und Ordnern
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Exkurs: Wie benenne ich meine Dateien, um diese wiederzufinden?
Eindeutige und konsistente Benennung
− Groß- und Kleinschreibung, Sonderzeichen oder Leerzeichen beachten
− Zuordnung zum Inhalt
− keine uneindeutigen Namen
− nicht zu lange Bezeichnungen
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Exkurs: Wie benenne ich meine Dateien, um diese wiederzufinden?
Bezeichnung Beispiel
Datum der Erstellung/ Änderung + Kurztitel 2019-09-30 Angebot Grünbau
Name oder eindeutiges Kürzel des Erstellers/ Verantwortlichen
2019-09-30 Angebot Grünbau_PEN
Bearbeitungsstadium 2019-09-30 Angebot Grünbau_Entwurf
Versionierung 2019-09-30 Angebot Grünbau_V1
Projektzuordnung 2019-09-30 Angebot Grünbau_Ausschreibung 12345
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Zeit für Ihre Fragen
Quelle: https://www.rawpixel.com
Exkurs: Wie schaffe ich eine sinnvolle Ordnerstruktur?
− optimaler Weise hierarchisch gegliedert
− sollte inhaltlich aufeinander aufbauen
− folgende Ordnungskategorien kommen in Betracht:1. Teilprojekte, Arbeitspakete oder Funktionseinheiten innerhalb eines Projektes2. Personen3. Datum oder Zeitraum (z. B. Monate, Quartale)4. Inhalte der Ordner bzw. Ordnertypen (z. B. Veranstaltungen) 5. Art der Dateien (Formate)
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Exkurs: Wie schaffe ich eine sinnvolle Ordnerstruktur?
Tipps
− Wichtige Ordner oben anlegen
− Verknüpfungen schaffen und nicht doppelt anlegen
− Archivordner anlegen → nur neuste Version behalten
− Systematik einbehalten
− Keine Sammelordner (z. B. Verschiedenes)
− 7-Ordner System anlegen
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Sinnvolle Ordnerstrukturen
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Quelle: http://www.buero-organisation-hamburg.de/tipps-tricks/pc-organisation/ordner-uebersichtlich-gestalten.php
http://www.buero-organisation-hamburg.de/tipps-tricks/pc-organisation/ordner-uebersichtlich-gestalten.php
Zeit für Ihre Fragen
Quelle: https://www.rawpixel.com
Welche Möglichkeiten zur
Verwaltung von Dokumenten gibt
es?
Diskussion/Chat: Beschreiben Sie bitte einen Tag, an dem das Arbeiten mit Dokumenten in der Firma perfekt läuft?
Quelle: https://www.rawpixel.com/
Lösungsmöglichkeiten
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Alles in einen Ordner, aber nachvollziehbare Dateinamen
(z.B. 2019-09-23 Angebot Werder.docx)
− einfach durchsuchbar
− lokal und auf einem Cloud Server umsetzbarbar
− einfache Sicherung möglich
Vorteil:
− Einfach
− Schnell
− Leicht speicherbar/einfaches Backup
Nachteil:
− Unübersichtlich
− Unstrukturiert
https://www.rawpixel.com
Lokale Ordnerstrukturen
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Quelle: https://hilfe.crps-software.de/interface/6__ordnerstruktur_print.htm
Quelle: https://blog.nupis.de/autodesk-vault-komplette-ordnerstrukturen-kopieren/
Lösungsmöglichkeiten
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Nutzung von lokalen Ordnerstrukturen
− lokale Ordner im Dateisystem
− hierarchische Ordnerstruktur mit Unterordnern
− leicht durchsuchbar
Vorteile:
− Einfach
− leicht zu sichern (z. B. auf USB-Stick)
− Realisierbar mit Bordmitteln
Nachteil:
− Datenverlust bei Abstürzen oder Viren
Zeit für Ihre Fragen
Quelle: https://www.rawpixel.com
Nutzung der Funktion „Office –Nachverfolgung“
29 Quelle: https://www.turn-on.de/tech/ratgeber/den-korrekturmodus-in-word-aktivieren-und-verwenden-232914
https://www.turn-on.de/tech/ratgeber/den-korrekturmodus-in-word-aktivieren-und-verwenden-232914
Lösungsmöglichkeiten
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Nur eine Datei vorhalten, diese mittels Office „Nachverfolgung“ verändern und anpassen
− kostengünstig
− Zugriff via MS Office
− einfach Zusammenarbeit möglich
− einfache Sicherungen möglich
Folgende Software bieten ebenfalls Nachverfolgung an:
− https://www.wps.com/ (WPS Office)
− https://www.literatureandlatte.com/(Scrivener)
− https://de.libreoffice.org/ (Libre Office)
https://www.wps.com/https://www.literatureandlatte.com/https://de.libreoffice.org/
Lösungsmöglichkeiten
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Online-Ordnerstrukturen mit Filehosting (z. B. Owncloud)
− einfach durchsuchbar
− mit Extrakosten verbunden (z. B. Hosting)
− Zugriff via Browser und Mobile
− integrierbar in Windows Explorer
− Weitere Anbieter:− https://nextcloud.com/ (NextCloud)
− https://www.google.com/drive/ (Google Drive)
− https://www.dropbox.com/ (Dropbox)
Quelle: http://glatzopatzo.de/2014/09/09/owncloud-php-5-2-netzwerkkalender-synchronisierte-ordner-und-symlinks/
https://nextcloud.com/https://www.google.com/drive/https://www.dropbox.com/http://glatzopatzo.de/2014/09/09/owncloud-php-5-2-netzwerkkalender-synchronisierte-ordner-und-symlinks/
Praxis: Filehosting mit Owncloud
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− Bitte öffnen Sie in Ihrem Webbrowser die Webseite https://demo.owncloud.org/login
− Bitte geben Sie als Benutzer ein: demo
− Bitte geben Sie als Passwort ein: demo
Quelle: https://commons.wikimedia.org/wiki/File:Owncloud-logo.png
https://demo.owncloud.org/loginhttps://commons.wikimedia.org/wiki/File:Owncloud-logo.png
Zeit für Ihre Fragen
Quelle: https://www.rawpixel.com
Lösungsmöglichkeiten
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Kollaboration
(z.B. Office 365 mit SharePoint Integration)
− einfach durchsuchbar
− Server basiert
− mit Extrakosten verbunden (z.B. Hosting)
− Zugriff via Browser, Mobile und MS Office
− einfache Zusammenarbeit mit mehreren Menschen an einem Dokument
Weitere Anbieter:
− https://docs.google.com/ (Google Docs)
− https://www.thinkfree.com/ (Thinkfree Office)
− https://www.zoho.com/ (Zoho Office)
https://docs.google.com/https://www.thinkfree.com/https://www.zoho.com/
Lösungsmöglichkeiten
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Dateien und Ordner auf einem NAS (Network Attached Storage) speichern
− einfach durchsuchbar
− Datensicherheit (z. B. Hardware RAID)
− mit Extrakosten verbunden (z. B. Anschaffung)
− Zugriff via Browser, Mobile und MS Office
− einfach Zusammenarbeit möglich
− VPN Zugriff möglich
Weitere Anbieter:
− www.synology.com
− www.qnap.com
− www.netgear.de
http://www.synology.com/de/http://www.qnap.com/http://www.netgear.de/
Exkurs: Sicherungskopien im NAS
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Funktionen:
+ Ausfallsicher
+ Stationär, mit Internetanschluss
- Preisintensiv
- Erfordert erweiterte IT Kenntnisse
Diskussion/Chat: Nennen Sie die größten Herausforderungen bei Ihrer täglichen Zusammenarbeit an Dokumenten mit Ihren Kollegen!
Quelle: https://www.rawpixel.com
Teil 2: Dokumente digital verwalten
mit Dokumentenmanagement
System (DMS)
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Quelle: https://www.rawpixel.com
CMS - DMS - ECM
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CMS:
− Verwaltung von Informationseinheiten/-blöcken
− Ziel: unterschiedliche Informationsblöcke sinnvoll gruppieren
DMS:
− Verwaltung & Archivierung von Dokumenten
− Daten aus CMS können ins DMS integriert werden
− CMS -> DMS („Entwicklung“)
ECM:
− DMS mit erweitertem Funktionsumfang („Workflows“)
RG
LS
Miet-verträge
Proto-kolle
…
Sicht CMS
Sicht DMS
ECM
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Enterprise-Content-Management (ECM)
− ergänzt das DMS um u. a. folgende Funktionen:
1. Collaboration (=Zusammenarbeit) 2. Web-Content-Management (z.B.
Anbindung an ein Intranet)
3. Workflow
Dokumenten Mgtm.
Workflows (Input, Output, Freigabe, etc.)
Records-Mgtm. (rechtssicheres
Archiv)
Collaboration
Quelle: Elemente des ECM nach AIIM International 2012
Auswahl der passenden DMS-Lösung
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− Anzahl der Implementierungen des Anbieters
− Größe und Sitz des Anbieters
− Branchenspezialisierung
− Funktionsumfang
− Betriebs- und Folgekosten der Lösung
− Verfügbarkeit der Lösung als on-premiseInstallation oder als Cloud-Varianten
− Schnittstellen der Lösung
Auswahl von Anbietern von DMS Lösungen
− https://www.ecodms.de/ (ecoDMS)
− https://edoc.de/ (d.3ecm)
− https://registratur.com/ (doRIS Business)
− https://www.docbox.eu/ (DOCBOX®)
Dokumentenmanagementsystem (DMS) – mögliche Auswahlkriterien
https://www.ecodms.de/https://edoc.de/https://registratur.com/https://www.docbox.eu/
Zeit für Ihre Fragen
Quelle: https://www.rawpixel.com
Warum Dokumentenmanagement Systeme (DMS)?
Quelle: https://www.youtube.com/watch?v=C2zRNkHBmdA&t=8s
https://www.youtube.com/watch?v=C2zRNkHBmdA&t=8s
Mitmachen: die Scanbot App
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− https://apps.apple.com/de/app/scanbot-scanner-app-fax/id834854351#?platform=iphone
− https://play.google.com/store/apps/details?id=net.doo.snap&hl=de
Google Play
Apple iOS Store
https://apps.apple.com/de/app/scanbot-scanner-app-fax/id834854351#?platform=iphonehttps://play.google.com/store/apps/details?id=net.doo.snap&hl=de
Blick in das DMS „ecoDMS“
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Was machen wir?
1. Dokument einlesen2. Dokument verarbeiten3. Archivieren
Quelle: https://www.rawpixel.com
ecoDMS
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− Herr Enger nimmt die Beispielrechnung und überträgt Sie ins ecoDMS
− Er zeigt, wie die Rechnung im ecoDMSverarbeitet wird
Quelle: www.ecodms.de
Gesetze und Rechtliches
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Einhaltung gesetzlicher Vorgaben §§
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Zahlreiche Vorgaben sind zu beachten: HGB, AO und GoBS, GoBD, BGB, SigG, ZPO, sowie weitere Gesetze und Verordnungen.
Was bedeutet revisionssicher?
− Ordnungsmäßigkeit, Vollständigkeit, Prüfbarkeit, Nachvollziehbarkeit
− Schutz vor Veränderung und Verfälschung
− Sicherung vor Verlust
− Nutzung nur durch Berechtigte
− Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
− Dokumentation des Verfahrens
https://de.m.wikipedia.org/wiki/Revisionssicherheithttps://de.m.wikipedia.org/wiki/Aufbewahrungsfrist
Einhaltung gesetzlicher Vorgaben §§
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Beispiel Email-Archivierung (muss aufbewahrt werden):
− Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe,
− Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe,
− Buchungsbelege,
− sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind,
− sowie Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen.
− Weitere Informationen: https://www.lexware.de/artikel/e-mail-archivierung-das-muss-rechtssicher-aufbewahrt-werden/
https://www.lexware.de/artikel/e-mail-archivierung-das-muss-rechtssicher-aufbewahrt-werden/
Einhaltung gesetzlicher Vorgaben
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Beispiel Eingangsrechnung-Archivierung
− Für elektronische Rechnungen gilt die Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren gem. § 147 (3) AO
− Schaffung von revisionssicherer Archivierung (gemäß §§ 239, 257 HGB, §§ 146, 147 AO und GoBS).
− Elektronisch eingegangene Rechnung darf nicht ausgedruckt und archiviert werden, sondern muss gemeinsam mit der E-Mail elektronisch abgelegt werden!
− Papierrechnung darf gescannt und archiviert werden, die Papierrechnung muss nicht aufbewahrt werden.
− Weitere Informationen: https://www.lexware.de/artikel/aufbewahrungsfristen/
https://www.lexware.de/artikel/aufbewahrungsfristen/
Fördermöglichkeiten
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Quelle: https://www.rawpixel.com
Fördermöglichkeiten
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− Mittelstand digital Kompetenzzentren
− Digitalwerk
− IMI
− Brandenburger Innovationsgutschein (BIG)
− ProFIT Brandenburg
− GRW-G Wachstumsprogramm für kleine Unternehmen
− go-digital
− Zentrale Innovationsprogramm Mittelstand (ZIM)
− KMU-innovativ
− EIC: Fast Track to Innovation (FTI)
− Nachhaltige Entwicklung von Stadt und Umland (NESUR-KMU)
− Wirtschaftsförderung Land Brandenburg GmbH (WFBB)
Fördermöglichkeiten
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− Brandenburger Innovationsgutschein (BIG)
− Webseiten: − https://www.ilb.de/de/wirtschaft/zuschuesse/br
andenburgischer-innovationsgutschein-big/
− https://www.wdb-brandenburg.de/Brandenburgischer-
Innovationsgutschein-BIG-BIG-Digital.1038.0.html
− go-digital
− Webseiten:− https://www.bmwi.de/Redaktion/DE/Artikel/Digi
tale-Welt/foerderprogramm-go-digital.html
− https://www.innovation-beratung-foerderung.de/INNO/Navigation/DE/go-
digital/go-digital.html
https://www.ilb.de/de/wirtschaft/zuschuesse/brandenburgischer-innovationsgutschein-big/https://www.wdb-brandenburg.de/Brandenburgischer-Innovationsgutschein-BIG-BIG-Digital.1038.0.htmlhttps://www.bmwi.de/Redaktion/DE/Artikel/Digitale-Welt/foerderprogramm-go-digital.htmlhttps://www.innovation-beratung-foerderung.de/INNO/Navigation/DE/go-digital/go-digital.html
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Vorteile von Dokumentenmanagement Systemen
Sofortiger Informationszugriff
(Transparenz)
Reduktion der Suchzeiten
Beschleunigung der
Arbeitsprozesse
Optimierung der Kommunikation
Medienbrüche minimieren
Senkung der Kosten
Höhere Effizienz
und Produktivität
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!
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Digitalwerk
Eisenbahnstr 109
Im Bahnhof
14542 Werder (Havel)
E-Mail: info@digital-werk.org
Internet: www.digital-werk.org
Institut für Innovations- und
Informationsmanagement GmbH
Magdeburger Straße 50
14770 Brandenburg an der Havel
Registergericht: Amtsgericht Potsdam
Registernummer: HRB 29937 P
UstID: DE312107476
E-Mail: kontakt@drei-i-m.de
Internet: drei-i-m.de
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